Одобрение на управленския отчет. Какво е. Принципи, на които се основава формирането на управленската отчетност

Във възможностите на всяка компания е да изгради ефективна и проста система за генериране на основни управленски отчети за относително кратък период от време. В крайна сметка такива отчети се основават на информацията, която по правило има всяко предприятие.

С развитието на бизнеса способността на ръководството да контролира основните параметри на дейността на компанията започва да играе основна роля за нейната устойчивост и възможността за по-нататъшно развитие. Най-ясна и пълна картина за състоянието на предприятието дават отчетите на ръководството - за паричните потоци, печалбите и загубите и баланса на управлението.

Изтеглете полезни документи:

Изходна информация за генериране на отчети за управление

Генерирането на основни отчети за управление се основава на информацията, която по правило притежава всяка компания.

Първо, всяко предприятие има пълна информация за паричните потоци. Това могат да бъдат както счетоводни данни (извлечения по сметки в рубли и валута, касови отчети, сетълменти с отговорни лица), така и информация, която може да не е в счетоводните данни, например от регистъра на сетълментите между отделни предприятия в холдинга и др. . Второ, всяко предприятие под една или друга форма има в своя арсенал отчети, които характеризират състоянието и динамиката на най-важните активи и пасиви. По този начин можем да кажем с увереност, че всяко предприятие води записи на материални запаси, взаимни разплащания с купувачи и доставчици на продукти или други активи и пасиви, които са значими за този вид бизнес.

Често тази информация се съдържа в няколко софтуерни продукта, поради което данните в получените отчети не винаги съответстват помежду си. Въпреки това наличността на тази информация е достатъчна, за да започнете да генерирате основни отчети за управление.

В същото време, в процеса на формиране на управленския баланс, всички несъответствия в отчетите ще бъдат автоматично идентифицирани и съответно ще бъдат открити източници на разходи, които преди това са били просто игнорирани.

Най-удобният начин за изготвяне на отчети за управление е в Excel. Този софтуерен продукт разполага с отлични инструменти за анализ и обработка на данни, включително когато става въпрос за големи количества информация. Между другото, има удобна услуга за поддържане на управленско счетоводство в облака и вече няма да имате нужда от отчети в Excel. .

Личен опит
Сергей Дмитриев,

План за внедряване на управленско счетоводство

Преди генерирането на отчет за паричните потоци е необходимо да се извършат следните процедури, които впоследствие ще гарантират, че информацията е получена в необходимия контекст и с необходимата степен на детайлност.

1. Анализ на структурата на предприятието. Ако предприятието извършва няколко независими области на дейност, тогава е препоръчително да поддържате управленско счетоводство за тях отделно. Необходимо е да се подчертаят за всяко направление онези сметки за парични потоци, които го обслужват. Ако имате сметки, обслужващи няколко вида бизнес наведнъж, най-лесният начин е да създадете вътрешнофирмен център за парични разплащания (RCC) и да включите всички такива сметки в него. В същото време, за да генерирате отчет за паричните потоци за всеки вид бизнес, трябва да използвате извлечения от центъра за парични потоци за транзакции, свързани с тази област.

2. Анализ на структурата на отделен бизнес бизнес. Ако е необходимо, можете да маркирате подразделенията, за които ръководството на компанията би искало да види отчет. Това детайлизиране играе важна роля при изготвянето на бюджетите на паричните потоци на компанията по отдели. Ако е включено начална фазаАко не бъде осигурена такава аналитична част от информацията, то в бъдеще няма да има механизъм за наблюдение на изпълнението на бюджетите от всяко едно от направленията.

3. Формиране на план за артикули парични потоци. това е същото важна стъпка, от което ще зависи видимостта на финалния отчет. Изграждането на схема на статии обаче е доста проста и стандартна процедура, така че в рамките на тази статия няма смисъл да се спираме на нейното описание.

Ако всички предварителни стъпки, описани по-горе, са изпълнени, тогава по-нататъшното генериране на отчета за паричните потоци е доста просто. техническа работа. В MS Excel е необходимо да създадете формата на необходимата справка. След това трябва да импортирате отчети за паричните потоци от съответните програми и след като сте написали съответните формули, да обобщите данните за всяка позиция за парични потоци в обобщения лист на отчета за оборота. Също така е доста просто и полезно да се правят отделни отчети с разбивки на всеки елемент от паричния поток в контекста на елементарни транзакции. Пример за такъв отчет е даден в табл. 1.

маса 1Разяснение на чл. 15. Отдаване под наем на помещения

дата	Сметка за парични потоци	Доход (търкайте)	Разходи (RUB)	Описание		статия	Салдо по позиции (RUB)
				Контрагент	Забележка	КОЕФИЦИЕНТИ
							0,00
12.03.06	Calc. проверка		152 000,00	LLC "Складови услуги"	Наем за май	15.1.	152 000,00
14.03.06	Calc. проверка		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за май	15.1.	511 700,00
15.03.06	Calc. проверка		87 705,53	ОАО "Мосенерго"		15.2.	599 405,53
18.03.06	Касов апарат		140 000,00	Частна охранителна фирма "Гранит"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Calc. проверка		359 700,00	LLC "Наем на офиси"	Наем за април	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Calc. проверка		221 670,73	OJSC "Топлинни мрежи"	Топлинна енергия за март	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	RCC		12 000,00	LLC "Наем на оборудване"		15.1.	1 332 776,26
ОБЩА СУМА:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Обобщение на подточките
			15.1.	Отдаване под наем на помещения	883 400,00
			15.2.	Комунални плащания	309 376,26
			15.3.	Сигурност	140 000,00
			ОБЩА СУМА:		1 332 776,26

Тези прости процедури, които могат да бъдат изпълнени за много кратък период от време (от една седмица до месец, в зависимост от структурата на предприятието), ви позволяват да установите пълен контрол върху получаването и разходването на средства. В допълнение, генерирането на отчет за паричните потоци ви позволява да започнете да създавате бюджет за парични потоци в контекста на избрани подразделения и позиции, както и да наблюдавате изпълнението на тези бюджети, което значително повишава финансовата дисциплина в предприятието.

Личен опит
Николай Синицин,

В началния етап на създаване на компания беше необходимо бързо да се организира управленско счетоводство и да се генерират основни отчети за управление, за да се осигури контрол на управляващото дружество върху търговските и финансови дейности на регионалните подразделения. Първоначално беше решено да се разработи и внедри единна автоматизирана система за управление на предприятието, включително управление, счетоводство и данъчно счетоводство, базирано на 1C.

Въпреки това беше ясно, че разработването на програмата ще отнеме значително време. В тази връзка, на първия етап от развитието на компанията, управленското счетоводство в регионалните търговски и производствени подразделения се извършва съгласно методологията, описана от автора в тази статия. Това позволи на управляващото дружество, по време на разработването на автоматизирана счетоводна система, да работи с регионалните отдели за планиране, счетоводство и контрол на техните дейности и в процеса да усъвършенства принципите и алгоритмите за отчитане, които да бъдат автоматизирани.

Управленски баланс и отчет за приходите и разходите

Нека веднага да отбележим, че формирането на тези два отчета за управление е единен неразделен процес. Почти невъзможно е да съставите правилен отчет за печалбата и загубата, ако паралелно с него не изготвите управленски баланс.

Отчитането ще изисква отчет за паричните потоци и отчети, описващи промените в основните активи и пасиви на компанията. Въз основа на данните, взети от тези отчети, ще бъдат направени основните записи за формиране на отчета за доходите и промените в баланса на управлението.

Преди да започнете да съставяте отчети, е необходимо да анализирате структурата на активите, пасивите, приходите и разходите на предприятието и да съставите сметкоплан и статии на приходите и разходите, за да съставите отчет за приходите и разходите.

За по-голяма яснота, нека разгледаме методологията за създаване на управленски баланс и отчет за приходите и разходите за конкретен пример. Да приемем, че предприятието се занимава с търговия и закупуване, плаща данъци в бюджета и заплати на служителите. Всички останали аспекти от дейността на предприятието в този примерняма да ги разглеждаме, тъй като те по никакъв начин не засягат методологията на отчитане.

За такова предприятие може да се представи под формата на таблица опростен сметкоплан на управленския баланс и графика на позициите в отчета за приходите и разходите. 2 и табл. 3.

таблица 2. Структура на акаунта

Таблица 3Структура на позициите в отчета за доходите

Трябва да се отбележи, че в основата си отчетът за печалбата и загубата е препис на промените в позицията на баланса „Печалба“ за отчетния период. Поради тази причина генерирането на отчет за приходите и разходите без съставяне на баланс обикновено води до неверни резултати.

Включването на спомагателна сметка (04) в сметкоплана на баланса на управлението е свързано с необходимостта да се подчертаят всички несъответствия между данните от различни отчети за по-нататъшния им анализ и елиминиране (или отписване към финансовия резултат на отчетния период).

Сега нека да разгледаме отчетите за управление, от които се нуждаем за нашата работа, и да сравним всяка от стойностите в отчетите с определено осчетоводяване в балансовите сметки, а ако осчетоводяването се отнася до сметка „Печалба“, тогава и осчетоводяването на статии от отчета за приходите и разходите (Таблица 4, Таблица 5, Таблица 6, Таблица 7).

Таблица 4.Отчет за паричния поток

Заглавие на статията	Сума	Пример в цифри	Електрически инсталации
Баланс в началото на периода	Съвпада с позиция 01 от баланса в началото на периода	35	–
Постъпления от продажби	а'	1000	№ 1 Dt 01. Kt 04.
Плащане към доставчици	Б'	800	№ 2 Dt 04. Kt 01.
Заплата	° С'	105	№ 3 Dt 06. Kt 01.
Данъци	Д'	110	№ 4 Dt 07. Kt 01.
Салдо в края на периода	Съвпада с позиция 01 от баланса в края на периода	20	–

Таблица 5Отчет за разплащания с клиенти

В този и следващите примери, когато правим записи по сметка 08. „Печалба“, ще посочим позицията в отчета за доходите като допълнителен анализ, което ще ни позволи да генерираме правилно този отчет.

Моля, обърнете внимание, че A' в отчета за паричните потоци и A'' в отчета за вземанията представляват един и същ параметър. На практика обаче не винаги е възможно да се постигне пълно съвпадение на тези стойности. В този пример A' и A'' са равни съответно на 1000 и 1002. Такова несъответствие може да се дължи на различни причини - наличие на човешки фактор, генериране на отчети в различни валути без правилно отчитане на валутния курс. различия и т.н.

Осчетоводяването, свързано с тези суми, се извършва транзитно през спомагателна сметка 04. В същото време разликата между А' и А'' остава засега в сметка 04. Същото трябва да се направи с всички подобни параметри, които присъстват в двата доклади. В този пример това се отнася за параметри A, B и F.

Таблица 6.Отчет за движение на стоките

Таблица 7. Отчет за задълженията

След извършване на записите в съответствие с данните, получени от докладите за управление, обсъдени по-горе, получаваме частично попълнен баланс на управлението. В същото време се финализират позиции 01, 02, 03 и 05 в баланса, тъй като салдото по тези сметки е изчислено въз основа на налични отчети. Статии 06 и 07 (и съответно 08) изискват допълнителни записи, свързани с начисляването на заплати и данъци. Това е лесно за изпълнение чрез извършване на следните транзакции, посочени в таблицата. 8.

Таблица 8.Допълнителни операции по балансови позиции, които нямат специализирани справки

Сега остава само да се справим със салдата по сметка 04, което е сбор от отклонения между подобни данни в различни справки. Ако такива отклонения са значителни и причината за тяхното възникване не е очевидна, трябва да анализирате отчетните данни, да идентифицирате източника на несъответствията и, ако е необходимо, да направите корекции, за да елиминирате причината за възникването им. Ако размерът на тези отклонения е незначителен или причината за тях е известна, тогава сметка 04 трябва да се нулира чрез приписване на тези суми към съответните позиции в отчета за приходите и разходите.

Да кажем, че отклоненията A’ от A’’ и B’ от B’’ в примера, който разглеждаме, са свързани с курсови разлики (отчетите са генерирани в различни валути). Отклонението на F' от F'' се дължи на факта, че отчетът за движение на стоките не отчита пристигането на незначителна част от асортимента (например опаковъчен материал). В този случай можете да нулирате спомагателна сметка 04 с транзакциите, посочени в таблицата. 9.

Таблица 9Допълнителни транзакции по подбалансова сметка

Така успяхме да изградим система от записи, които формират отчета за печалбата и загубата и промените в управленския баланс за отчетния период. В този случай бяха използвани данни, взети от стандартни отчети, генерирани във всяко предприятие. И въпреки факта, че в действителност структурата на баланса, отчета за печалбите и загубите и отчетните форми, които се използват с този подход, са по-сложни, отколкото в дадения пример, тази техника може лесно да се приложи в почти всяко предприятие.

Личен опит
Николай Синицин,Ръководител на отдел "Планиране и счетоводство" на ОАО "Търговска компания "Алко-Трейд"

Силните страни на такава методология включват възможността за сравнително бързо организиране на управленско счетоводство в предприятието и независимостта от използваните счетоводни софтуерни продукти. Недостатъците са, че този механизъм е по-фокусиран върху финансовата част на управленската отчетност.

На практика оперативното управление на едно предприятие изисква друга важна информация, необходима за задълбочен анализ, контрол и управление на продажбите, складовите наличности, взаимните разчети с клиентите и др. С други думи, описаното от автора експресно управленско счетоводство не навлиза достатъчно дълбоко в бизнес процесите на предприятията. Ако такива проблеми се решават в рамките на съществуващите счетоводни системи, тогава използването на описаната методология за отчитане като временна мярка е напълно оправдано.

В допълнение, недостатъците на този подход включват факта, че служителите на клоновете на компанията, в които се прилага управленско счетоводство, са изправени пред допълнителни разходи за труд - те трябва да водят записи за себе си и записи за компанията майка, която, естествено, остава второстепенна за тях . Това често води до несъответствие между счетоводните данни и действителното състояние в предприятието.

Сергей Дмитриев,Финансов директор на Aludeko-K LLC (Кострома)

Способността да се създаде визуална система за финансово управление на предприятието в най-кратки срокове, без да се изразходват значителни ресурси и без да се правят значителни промени в съществуващите счетоводни програми, със сигурност е силна странаразглежданата техника. Що се отнася до недостатъците, на практика човек трябва да се сблъска с определени трудности при анализирането на несъответствията в данните от различни отчети. Разбира се, мащабът на този проблем зависи до голяма степен от качеството на управлението първична документацияв предприятието.

В табл 10 показва пример за изчисляване на промените в сметките на управленския баланс и позициите на отчета за приходите и разходите в съответствие с направените по-горе записи.

Таблица 10.Изчисляване на промените в балансовите сметки на управлението и позициите в отчета за приходите и разходите за отчетния период

Номер на окабеляване	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Обща сума
Активи
01. Парични средства	1000	–800	–105	–110												–15
02. Разплащания с клиенти					1300	–1002										298
03. Продукти							950	–968								–18
04. Подакаунт	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
Задължения
05. Разплащания с доставчици									947	–804						143
06. Разчети с персонал			–105								127					22
07. Разчети с бюджета				–110								118				8
08. Печалба					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Статии в отчета за доходите
08.01. Приходи от продажби					1300											1300
08.02. Себестойност на продадените продукти								968								968
08.03. Заплата											127					127
08.04. Данъци												118				118
08.05. Курсови разлики													2	–4	–3	–5

Мнение на практиката
Ирина Караваева,Ръководител на отдела за финансов контрол и анализ на ОАО "Руска електроника".

Според мен основната цел на организирането на управленско счетоводство в предприятията е да предостави на мениджърите прозрачна и навременна информация за вземане на управленски решения. Това ви позволява да разрешите основните счетоводни проблеми:
- липса на оперативна отчетност (по закон се изисква тримесечна отчетност);
- липса на прозрачност на информацията (методологически се препоръчва да се разграничат само 5 групи разходи).

По този начин, когато се формира управленски баланс и отчет за приходите и разходите, акцентът е върху въвеждането на допълнително счетоводно отчитане на позициите на разходите и приходите, които са жизненоважни за управлението на предприятието, области на дейност, тоест осигуряване на принципа на прозрачност на отчитането.

Трябва също така да се отбележи, че в съответствие със законодателството на Руската федерация всички предприятия са длъжни да водят счетоводна документация и да изготвят финансови отчети (изключение правят предприятията, които са преминали към опростена система за данъчно облагане, но дори и в този случай те имат опростени финансови отчети). Следователно, от една страна, можем да се съгласим с автора, че всички предприятия първоначално разполагат с всички необходими отчети за финансовите и икономическите дейности за организиране на управленско счетоводство и отчитане, но, от друга страна, предложеният алгоритъм не взема предвид фактът, че внедрените форми вече са налични в предприятието.

Ако разглеждаме статията като алгоритъм за създаване на управленско счетоводство за предприятия с опростена данъчна схема, които са освободени от изготвянето на отчет за паричните потоци и баланс (с изключение на отчет за дълготрайни активи и нематериални активи), тогава, според мен предложената методика съдържа следните неточности:

1. Генериране на отчет за паричните потоци. Алгоритъмът не обхваща дейността на спомагателните, поддържащите и административните отдели; вниманието също не е фокусирано върху формирането на паричния поток за оперативната, инвестиционната и финансовата дейност на предприятието. С други думи, няма да бъде постигната основната цел на въвеждането на отчет за паричните потоци - изграждане на система за управление на паричните потоци на предприятието и тяхното оптимизиране. По този начин натрупването на потоци в основните области на дейност и след това детайлизирането на тези потоци по подразделения по позиции на паричните потоци няма да ни позволи да идентифицираме нетния паричен поток за всички оперативни дейности, както и за инвестиционни и финансови дейности.
2. Формиране на управленски баланс и отчет за приходите и разходите. Статията представя алгоритъм за генериране на баланс, докато условните сметки и кодификацията се използват за описание на процеса. Това според мен създава известно объркване, тъй като съгл нормативни документиИма счетоводен план, който би било логично да се използва.

За какви цели се използва вътрешното управленско отчитане? Какво представлява процедурата по докладване и какво включва тя? Къде мога да намеря образец за попълване на формуляр за отчет за управление?

Нека си представим ситуацията. В едно предприятие финансовата служба изготвя седмични управленски отчети за ръководството, които съдържат всичко: основни финансови показатели, фирмени разходи, информация за пратки и оставащи стоки в склада, информация за погасяване на кредити и др.

В друга фирма млад счетоводител се занимава с финансови документи; Така директорът дори не знаекъде отиват парите и как вървят нещата с плащанията по кредита.

В коя компания смятате, че ръководството взема по-умни и по-ефективни решения? Разбира се, в този, отговаряте вие, където има ясно взаимодействие между изпълнители и ръководство. Отчитането на управлението служи точно за това. връзка.

Относно, как се изготвя управленската отчетност, и какви проблеми решава, аз, Денис Кудерин, експерт по икономически въпроси, ще ви кажа в нова статия.

Настанете се удобно и прочетете до края - накрая ще намерите преглед на компаниите, които помощ при организирането на управленското счетоводствовъв вашето предприятие, както и съвети как да различите професионални изпълнители от аматьори.

1. Какво е управленско отчитане и за какво се използва?

Управление на предприятието– непрекъснат процес, чиято същност е въздействие върху обект с цел стабилизиране, контрол или промяна в съответствие с бизнес целите. Друга контролна функция е рационално използванеработна сила и фирмени ресурси за подобряване на рентабилността.

За да поддържат бизнеса в ефективно и конкурентно състояние, мениджърите трябва постоянно вземат определени решения. Тези решения се основават на актуална информация за делата на предприятието. Именно това е информацията, която управленската отчетност (МА) предоставя на ръководството.

– инструмент за вътрешен контрол на компанията и начин за оценка на нейните икономически перспективи.

За разлика от финансовите отчети, никой не те задължава да изготвяш отчети за управление . Но мениджърите се нуждаят от него, за да управляват ефективно бизнеса си. УО съдържа информация за всички структурни подразделения на предприятието.

Може да се твърди, че компетентният мениджър е в състояние да оцени икономическите показатели въз основа на счетоводни записи. Това е отчасти вярно, но счетоводството не разкрива всички нюанси на предприятието.

От счетоводни отчети Трудно е да се разбере кои продукти са с голямо търсене, а коя е обратното. показва по-ясна картина.

Пример

Компания "Сибирски полуфабрикати"разшири продуктовата си гама миналата година. С помощта на управленската отчетност, която изпълнителният директор предложи да се въведе в предприятието, ръководството установи това най-търсенинасладете се на продуктите" Семейни кнедли" И " Селска наденица" Решихме да увеличим производството на тези артикули.

УО също показа, че закупуването на опаковъчни материали от доставчици е по-малко изгодно, отколкото да ги правите сами. Директор реши да отвори нова работилницаза производство на собствени опаковки.

Отчитането е необходимо на икономични, далновидни и предпазливи собственици, които искат да реализират печалба не само чрез увеличаване на производствените обеми, но и чрез увеличаване на производителността на труда, както и намаляване на ненужните разходи. Това е неразделна част от грамотността.

Кой е клиентуправленско отчитане? ТОП мениджъриИ линейни ръководители– производствени директори, финансови директори, мениджъри продажби и др.

За съставяне на документа използвайте различни форми, по-често - таблици, графики, диаграми.

Информацията трябва да бъде:

• надежден– отразяват реални процеси без добавки и манипулации;
• адрес– адресирани до конкретни потребители, например генерален директор;
• поверително– няма нужда външни лица да знаят за вътрешните работи на компанията;
• оперативен– готови за използване в точното време и съдържащи актуални данни;
• полезенза вземане на управленски решения.

Къде мога да получа данни за отчет? От счетоводни програми, финансови документи, счетоводни справки. Като начало, разбира се, трябва да създадете функционална система за предаване на информация в предприятието.

Например, консумативи са влезли в производство от склад - отговорните лица (складодържател и ръководител на цех) трябва да документират този въпрос.

В едно голямо предприятие ще бъде трудно да се обхванат всички аспекти на производството, така че отговорните за изготвянето на УО трябва да действат по предварително разработен план.

- « Другарю Новоселцев, това вашият доклад ли е? Трябва да се заемете сериозно с въпроса или изобщо да не го правите. Статистиката е наука, тя не търпи приближения. Как можете да използвате непроверени данни? Вземете го и го преправете!“

От филма "Office Romance"

Новоселцев с репортаж - кадър от филма "Служебен романс".

Сега ще изброя основните задачи на УО:

• предоставяне на ръководството на надеждни и актуални данни относно финансовата и производствената дейност на дружеството;
• прогнозиране и анализ на дейността на предприятието и неговите клонове;
• повишаване на финансовата дисциплина;
• намаляване на производствените разходи;
• увеличени печалби в резултат на вземане на икономически целесъобразни решения.

Не е необходимо MA да се изпраща до Федералната данъчна служба или където и да е другаде. Това е документ за вътрешни нужди. Позволява на мениджърите или собствениците да са наясно с обективната ситуация в предприятието. Документът отразява основните процеси, които се случват или са се случили в компанията през отчетния период.

2. Какво включва управленската отчетност - преглед на основните точки

Сега за това, което е включено в UO. За разлика от финансовото и данъчното счетоводство, които са строго регламентирани от закона, управленската отчетност се изготвя в свободна формаи отговаря на нуждите на ръководството на конкретна фирма и отговаря на целите.

Поради тази причина има много опции за такива документи. Има обаче точки, които трябва да бъдат включени в доклада непременно, така че ръководството да може да анализира текущата икономическа ситуация в компанията и обективно да оцени перспективите.

Точка 1. Оперативни отчети

Оперативни дейности- Това е основната работа на компанията, насочена към печалба. Това включва производството на продукти, предоставянето на услуги и всяка друга основна дейност, чрез която компанията печели пари.

Този отчет включва следните данни:

• върху производството на стоки;
• за придобиване на материални запаси;
• за закупуване на суровини, консумативи и компоненти;
• върху наличностите на готова продукция в складовете;
• относно паричния поток;
• относно вземанията.

Инструкциите за експлоатация са документ, който отразява текущото състояние на нещата.

Точка 2. Отчети за инвестиционна дейност

Инвестиция- част от финансовата дейност на дружеството. Дори едно малко предприятие инвестира в развитието и разширяването на производството.

MA за инвестиции отразява следните параметри:

• движение на ДМА;
• движение нематериални активикомпании;
• дългосрочни парични депозити;
• планирани капиталови инвестиции;
• данни за изпълнение на инвестиционни проекти.

Точка 3: Финансови отчети

Финансови дейности– това са краткосрочни инвестиции, привлекателни взети назаемИ акционерно дружество капитал, кредитиранеи управление на парични средства (корпоративна каса). Всички тези аспекти са отразени във финансовия LO.

Точка 4. Отчети за продажби или предоставени услуги

Доклад за продажбитесъставен от службата за продажби на предприятието за ръководителя на отдела за продажби, търговския и генералния директор. Показва количеството продадени продукти и на какви цени.

Понякога се включват допълнителни артикули - динамика на пратката, информация за наличности в складове, разходи за продажба, информация за вземания.

Точка 5. Доклади за обществени поръчки

IN доклад за обществената поръчкавключва информация за закупуване на суровини, консумативи, оборудване, инструменти и други производствени активи. Отделен документ от този вид е необходим в големи производствени мощности, където се използват различни материални активи за работа.

За по-голяма яснота, нека поставим основните типове образователни институции в таблица:

3. Процедурата за изготвяне на управленска отчетност – 6 основни етапа

Изготвя се управленска отчетност различни начини. Преди няколко години работих във фирма, където участвах в изготвянето на отчетни документи цял екип от счетоводителии финансови специалисти.

Докладът беше подробен и подробен, което позволи на ръководството да изпълни цялостни анализи и своевременно коригиране на работата на предприятието, ако е необходимо.

В друга компания, в която също работех, отчетът се обработваше от един счетоводител с помощта на 1C и той въведе всички данни в програмата ръчно. Нямаше много смисъл от такъв доклад.

За да създадете компетентен и полезен отчет, използвайте готов алгоритъм. Схемата не претендира за истина от последна инстанция - когато създавате собствен отчет, вземете предвид спецификата на предприятието и неговия мащаб.

Етап 1. Поставяне на цели и задачи

Първо се нуждаем от ясно разбиране на проблемите, които трябва да бъдат разрешени с помощта на управленско отчитане. Полезно е изпълнителният директор на компанията да разполага поне с необходимата информация всяка седмица . И ако компанията е във време на промяна и въвеждане на нови технологии и методи, тогава по-често.

Целите във всеки случай са индивидуални: контрол на приходите и разходите, анализ на себестойността на продукта, оценка на ефективността на отделите, проследяване на динамиката на вземанията и задълженията.

Важна е и формата, в която УО се предоставя на ръководството. По-удобно е да използвате таблиции графики, отколкото текстови файлове. Колкото по-подробни са документите, толкова по-добре..

Но помнете – не можете да прегърнете необятността. Трябва да можете да структурирате информацията по групи приходи и разходи, по видове клиенти, по отдели, обобщаване на междинни резултати.

Честотата на докладване се регулира от самото ръководство. Ако директорът изисква доклад да се изготвя всяка седмица, той ще се изготвя всяка седмица. Подобно е положението и с детайлирането.

Етап 2. Определяне на кръга от служители, които се нуждаят от управленска отчетност

Това е необходим етап за ефективната организация на процеса на подготовка на УО. Решен на кого точно и каква отчетностпредоставени.

Също така е важно да не забравяме отговорен за докладването. Често за отговорни се назначават ръководители или водещи специалисти от съответните отдели. Те отговарят както за съдържанието на докладите, така и за времето на тяхното изготвяне и подаване.

Организират се и големи компании специални звенаотносно изготвянето на управленска отчетност.

Етап 3. Определяне на информацията, която трябва да бъде представена в управленския отчет

Каква информация ще се съдържа в доклада зависи от целта на съставянето на този документ. По правило той включва най-важните данни, които отразяват реалното икономическо и финансово състояние на предприятието.

Ще бъде добре, ако се вземе предвид логическа връзка на показателитеза удобство на процеса на анализиране на UO и заключения. Понякога мениджърите питат тези, които генерират отчети веднага формулирайте ключови изводи .

Етап 4. Определяне на възможността за използване на информация, генерирана в счетоводните системи

Преценете каква информация ни е необходима за целите на управлението вече се съдържат в счетоводните информационни системи компании. Става въпрос за счетоводство, финансови, данъки други счетоводни системи, които вече са изградени и успешно работят в предприятието.

Ако това е така, тогава можете и трябва да опитате да го използвате, което може значително да опрости задачата и да ви спести от "двойна работа".

Отчитането трябва да бъде редовно, ясно и структурирано

Етап 5. Разработване на регламенти за управленска отчетност

Определено е необходимо регламенти за отчитане – кой, под каква форма и в какъв срок ще ги предостави. Документирайте тези споразумения.

Нека всеки ръководител на FRC (център за финансова отговорност) наблюдава изпълнението на процеса.

Етап 6. Разработване на инструменти за събиране, генериране и обработка на управленска отчетна информация

Инструктирайте ИТ специалистите да разработят програми (или файлови шаблони), в които отговорните лица да генерират отчети.

Но не забравяйте за основните принципи:

• разходите за автоматизация трябва да се компенсират от ползите от нейното използване;
• лоша програма - по-лоша от внимателно проектирана система за електронни таблици на Excel.

Ако компанията няма собствени ИТ специалисти, използвайте помощта на трети страни. В следващия раздел има информация за тях.

- Людмила Прокофиевна, ти се оказа удивително проницателен. Ти просто гледаш в далечината! В момента работя върху доклада си и той става все по-добър и по-добър пред очите ми!

Радвам се за вас, другарю Новоселцев...

От филма "Office Romance"

4. Съдействие при изготвяне на управленска отчетност – преглед на ТОП 3 обслужващи компании

Искате ли да внедрите система за управленски отчети във вашата компания, но нямате идея откъде да започнете? Искате ли да поверите тази задача на професионални изпълнители?

Експертният преглед ще ви помогне да изберете надеждни партньорикойто ще разработи, внедри и стартира ефективна система за управление във вашата компания.

Мултидисциплинарна компания, която работи на пазара на консултантски услуги повече от 20 години. Сферите на интереси на компанията включват: управленско и данъчно консултиране, организация и автоматизация на счетоводството, разработване на системи за бюджетиране и много други подходящи услуги за бизнеса.

Специалистите ще разработят ефективно управленско счетоводство за компанията на клиента въз основа на софтуерни продукти 1C. Клиентът получава: отстраняване на грешки в бизнес процесите, консултантска поддръжка на всички етапи на внедряване на управленско отчитане, модерна автоматизирана система за управление на предприятието.

Опитен екип от практици с богат опит в изграждането и отстраняването на грешки в системите за управленско счетоводство и бюджетиране. Професионалисти ще създаде счетоводство от нулатаза малкия и среден бизнес ще подобрят системата за финансов и управленски контрол в големите предприятия.

При необходимост специалисти от фирма Учет Четко обучете служителите сиосновите на работа с автоматизирани системи, организиране на работа с документи, оптимизиране на разходите на предприятието и разработване на уникални програми за индивидуална употреба.

3) GBCS

Консултантската компания GBCS разполага с 28 квалифицирани специалисти в областта на автоматизацията на управленското счетоводство. Специалистите ще създадат ефективна счетоводна система, ще установят бюджетиране на сайта на клиента, ще подобрят финансовото състояние на производството и ще намалят разходите.

Не губете време да разработвате управленско счетоводство сами - доверете се на тези, които знаят как да го направят бързо и професионално. По сметката на фирмата - повече от 50 готови проекти . Разработките на GBCS вече помогнаха на клиентите да спечелят повече от 60 000 000 рубли нетна печалба.

5. Как да изберем компания за отчитане на управлението – 3 признака, че работите с професионалисти

Изборът на наистина компетентни изпълнители винаги е труден.

Трябва да предостави на всички потребители информацията, необходима за вземане на решения. Следователно трябва да вземете решение относно списъка с отчети за управление и тяхното съдържание.

трябва да бъде отбелязано че тази работа, за съжаление, няма ясна и недвусмислена технология. Можем да кажем, че разработването на форми за управленска отчетност е вид изкуство.

В крайна сметка трябва да можете да разработите формати за отчети за управление, които, от една страна, ще съдържат наистина полезна информация, а от друга страна, разходите за получаване на тази информация ще бъдат приемливи за ръководството на компанията.

Между другото, въпроси относно връзката между полезност и разходи ще възникнат по време на целия проект за създаване и автоматизиране на управленското счетоводство.

По този начин тази статия обсъжда всички практически аспекти, свързани с разработването на система за управленско отчитане. По-конкретно, при разработването на формати за управленски отчети е необходимо да се вземат предвид основните характеристики, на които те трябва да отговарят.

В допълнение, тази статия представя класификация на управленската отчетност и показателите, които могат да се съдържат в нея.

Характеристики на управленската отчетност

Управленската отчетност може да се характеризира главно само с качествени изисквания. Въпреки че някои компании могат да използват количествени параметри.

Може би най-често срещаната количествена характеристика на управленския доклад е броят на страниците в управленския доклад. Смята се, че един доклад трябва да бъде поставен на една страница, в противен случай ще бъде много трудно да се анализира. Вярно, не уточнява за какъв формат на страницата говорим и какъв шрифт.

В някои компании, които стриктно спазваха този принцип, съм виждал отчети, отпечатани на страница А3 и то с много дребен шрифт. Да, формално тези отчети бяха поставени на една страница, но беше много трудно да се използват.

По принцип не трябва да прилагате това количествено ограничение толкова директно. Ако отчетът за управлението е поставен на две страници А4 и наистина никакви данни от такъв доклад за управление не са излишни, тогава изобщо не е необходимо да го отпечатвате с много дребен шрифт, за да го поставите на една страница.

Въпреки че доста често, при по-внимателно разглеждане на такива дълги отчети за управление се оказва, че те могат лесно да бъдат поставени на една страница. Една компания, например, имаше доклад за управление, който, въпреки използването на много малък шрифт, едва се побираше на две страници.

Освен това значимите статии от отчета за управлението не бяха достатъчно подробни, а по-малко значимите статии бяха представени с прекомерни подробности. След проста процедура (намалихме ненужните детайли по несъществени елементи), докладът за управление се побра на една страница без никакви проблеми и стана много по-лесен за използване на практика.

Понякога управленските отчети се правят „големи“, защото за всеки случай в тях са включени максимално възможните подробности. Например такава позиция в отчета за управление като „Приходи от продажби“ в отчета за продажбите може да бъде отпечатана с подробности за групи или с подробности за конкретна позиция.

Ясно е, че във втория случай отчетът за управление може да се окаже много по-тромав. Между другото, за да избегнете подобни проблеми с визуализирането на отчетите за управление, можете да ги видите в в електронен форматизползване на софтуерен продукт, който, ако е необходимо, ви позволява да разширите определен йерархичен индикатор.

Така че, ако се върнем към разглеждането на качествените характеристики на управленското отчитане, тогава сред най-важните можем да подчертаем следното:

разбираемост;

значимост;

надеждност (достоверност);

съпоставимост.

Яснота на управленската отчетност

Веднага трябва да се отбележи, че познаването на целите за изготвяне на конкретен доклад за управление може значително да увеличи разбираемостта му за потребителя. Целите на изготвянето на управленски доклади трябва да се определят при разработването на класификатор на управленския доклад.

Така че очевидно е, че отчитането на управлението трябва да бъде разбираемо за потребителите, но има едно важно предупреждение. За да разберат управленските отчети, потребителите трябва да имат определени познания. По-специално, трябва да знаете поне основите на икономиката и финансите.

Разбира се, мениджърите на компаниите не са длъжни да познават в детайли методологията за генериране на управленски отчети, но трябва да разбират значението на всеки показател от управленския отчет, който използват. Тези знания включват, наред с други неща, познаване на управленските счетоводни политики, тъй като стойностите на повечето показатели за управленски отчети пряко зависят от тях.

Ето защо, като част от проект за създаване и автоматизиране на управленското счетоводство, трябва да се планира обучение, включително и за мениджъри на фирми. Между другото, липсата на обучение в такива проекти има много негативно въздействие върху крайните резултати, но въпреки това много често се обръща твърде малко внимание на този въпрос.

По този начин информацията, съдържаща се в управленските отчети, трябва да бъде разбираема за потребителите, запознати с принципите на управленското счетоводство и основите на икономиката и финансите.

Значението на управленското отчитане

Освен яснота, отчетите за управление трябва да притежават още едно важно свойство – да съдържат съдържателна информация. Изглежда очевидно, че управленските доклади се изготвят за вземане на решения, а не просто за да бъдат. Но въпреки това доста често отчетите за управление са претоварени с напълно ненужни данни.

Отново, една от причините за подобно информационно претоварване в управленската отчетност е липсата на необходимата подготовкаи планиране на проект за създаване на управленско счетоводство.

По-специално, класификацията на управленската отчетност не се обмисля предварително, целите на отчетите не се определят и т. В резултат на това се оказва, че постепенно почти всички отчети на ръководството са затрупани с напълно ненужна информация. Това означава, че е ненужен за този отчет за управлението.

Между другото, тези, които обичат да добавят допълнителна информация към отчетите за управление, така да се каже, за всеки случай, могат да се възползват от възможностите на софтуерните продукти, които позволяват не всички индикатори да се показват на екрана. От една страна, можете веднага да предоставите в настройките всички потенциално интересни индикатори за конкретен отчет, но от друга страна, когато го визуализирате, маркирайте само някои от тях.

Трябва да се отбележи, че значимостта на даден показател в отчетите за управление може да зависи от периода, за който е съставен. Например, в една компания, занимаваща се с пътно строителство, управленският апарат изисква своите производствени звена (DRSU - ремонт на пътища строежи), разпръснати из целия регион, ежедневно отчитане на ръководството.

Ясно е, че отдалечените обекти изискват оперативно управление. Но, както се оказа при анализа на управленската отчетност, сред показателите, които се събират всеки ден, не повече от 30% са наистина значими. Изготвянето на всички останали показатели на ежедневните отчети беше просто неефективно използване на времето на специалистите, работещи в ДРСУ.

Така че информацията, съдържаща се в управленския доклад, трябва да бъде полезна за вземане на решения и да помогне за оценка на минали, настоящи и бъдещи събития, да потвърди или коригира минали оценки.

Надеждност (автентичност) на управленската отчетност

Надеждността на управленската отчетност също е логическа характеристика, както и предходните две. Въпреки че една от разликите между управленското счетоводство и счетоводството е, че не винаги се изисква много щателна точност.

В крайна сметка понякога за един мениджър е много по-важно да получи отчет за управлението, който не е абсолютно точен, но в необходимия срок, отколкото отчет, който е проверен до последната стотинка, но закъснява. Тази забележка изобщо не означава, че точността няма никакво значение за управленското счетоводство.

Но най-важното е, че управленската отчетност трябва да разкрива реалните дейности и състоянието на компанията и да не съдържа съществени грешки.

Има определени условия за гарантиране на надеждността на управленските отчети:

правдивост;

неутралност;

преобладаването на същността над правната форма;

предпазливост (консервативност).

Достоверност на управленската отчетност

Правдивостта означава, че управленските сметки трябва да отразяват вярно транзакциите и другите събития, на които се основават. Липсата на достоверност може да се дължи на трудности при идентифицирането на събитията и тяхната оценка.

Това може да се случи например при попълване на аналитични стойности при въвеждане на данни в счетоводната база данни, особено в случаите, когато е невъзможно да се определи аналитичността въз основа на първични документи.

Или може да се окаже, че оригиналът на първичния документ не е пристигнал навреме и „вътрешният“ първичен документ съдържа грешки.

Неутралност на управленската отчетност

Неутралността предполага, че информацията, съдържаща се в управленския доклад, трябва да бъде безпристрастна и да не влияе върху вземането на решения за постигане на планирания резултат. Това може да се случи доста често в случаите, когато мениджърите разчитат твърде много на интуицията си.

Това е готово решениете вече го имат в главите си и с помощта на управленски доклад искат само да потвърдят неговата коректност. В такива случаи докладът за управление може да бъде „приспособен“ към готов резултат. Естествено, тук не говорим за умишлено изкривяване на данни.

„Коригирането“ може да се състои например в изключване от отчета за управление на показатели, които ясно показват недостатъците на подготвено или вече внедрено решение. Друг начин за „коригиране“ може да бъде използването на различна счетоводна политика при изчисляване на определени показатели.

В края на краищата едни и същи показатели могат да имат различни значения, когато се използват различни принципи за разпознаване и оценка на бизнес транзакциите. Вярно е, че този метод на „настройка“ може успешно да се прилага главно при разработване на планирани управленски отчети (бюджети), т.к. действителните отчети могат да бъдат получени само въз основа на вече въведена информация, което означава, че е доста трудно да се променят управленските счетоводни политики.

Вярно е, че управленските счетоводни политики могат първоначално да бъдат избрани по такъв начин, че когато се използват, показателите, които интересуват собствениците на компанията, ще изглеждат по-привлекателни.

Преобладаването на същността над правната форма на отчетите за управление

Преобладаването на същността над правната форма също е напълно логично условие за осигуряване достоверността на управленската отчетност.

Събитията трябва да се представят в съответствие с тяхната икономическа същност и икономическа реалност, а не само с правната им форма, които невинаги си кореспондират.

Очевидно това условие има пряка връзкакъм управленските счетоводни политики, или по-точно, към възможните разлики между управленските счетоводни политики и счетоводните политики.

Предпазливост (консервативност) на управленската отчетност

Предпазливостта или консерватизмът в отчитането на ръководството означава, че в условията на несигурност трябва да се внимава при правенето на преценки, така че активите да не бъдат надценени и пасивите да бъдат подценени.

Когато несигурността е висока, събитията трябва да се оповестяват само в бележките към отчетите. С други думи, управленската отчетност не трябва да се „украсява“, така че да е по-приятна за ръководството и/или собствениците на компанията.

Съпоставимост на управленската отчетност

Тази характеристика на управленското отчитане, като сравнимостта, е не по-малко важна от предишните три, обсъдени по-горе. Ясно е, че ако форматите на управленските отчети се променят твърде често, ще бъде много трудно да се контролира и анализира динамиката на показателите на такива отчети.

Разбира се, не винаги е възможно да се разработи необходимата форма на отчет за управление от първия път. За да се уверите най-накрая, че формулярът е пълен, като правило е необходимо да се състави доклад за управление няколко пъти, за да се тества с числа.

В този случай са възможни корекции на форматите на отчетите за управление, но в бъдеще е препоръчително да не се правят промени във формите на доклади за управление, освен ако не е необходимо. Подобна необходимост може да се дължи на промяна в стратегията на компанията, което може да изисква планиране и наблюдение на нови показатели, които преди това не са били включени в управленската отчетност.

Да, в този случай форматите на отчетите за управление могат да се променят, но все пак компанията обикновено не променя стратегията си толкова често, така че формите на отчетите за управление не трябва да се променят често.

Броят и съставът на управленските отчети може да се промени по друга причина. Ако компанията има система за управление на бюджета и моделът на планиране по определени причини е детайлизиран, което доведе до появата на нови бюджети и нови показатели, тогава, естествено, ще е необходимо да се увеличи броят и съставът на действителното управленско отчитане, така че че е възможно да се получат планово-фактологични справки за последващ анализ.

Такива действия, разбира се, могат да доведат до промени в съществуващите формати на действителното управленско отчитане.

Класификация на показателите за управленска отчетност по параметъра “време”.

Всички управленски отчетни показатели за параметъра „време“ могат да бъдат разделени на три групи:

интервал (револвиращ);

незабавен (баланс);

смесен.

Интервалните или оборотните показатели на управленската отчетност предоставят информация за определен период от време (ден, седмица, месец, тримесечие, година и др.). Такива показатели могат да включват например обем на продажбите, приходи от продажби, печалба, финансов поток и др.

Индикаторите за момента или баланса на управленското отчитане предоставят информация в определен момент от време. Такива индикатори могат да бъдат например паричен баланс, вземания/задължения, материални запаси и др.

Смесените показатели се формират от интервални и моментни. Примери за такива показатели могат да бъдат оборотът на активите (всички или някои елементи: вземания, материални запаси и т.н.), възвръщаемост на активите, възвръщаемост на собствения капитал и т.н.

Необходимо е да се обърне внимание на факта, че за анализа на управленската отчетност е по-добре да не се използва чиста формамигновени индикатори, т.к те могат да варират значително във всеки период. По-добре е да разчитате на интервални или смесени (интервални и моментни) индикатори.

Например, ако вземанията или запасите на компанията се увеличат, тогава въз основа на тази информация е невъзможно да се направи недвусмислено заключение. Ако периодът на оборот на вземанията или материалните запаси се увеличава, тогава това очевидно е отрицателна тенденция, но растежът на вземанията или запасите сам по себе си не говори много.

Класификация на управленската отчетност според времевите характеристики на показателите

Всички управленски отчети за времевите характеристики на показателите могат да бъдат разделени на три основни групи:

фактическо управленско отчитане;

планирано управленско отчитане;

планово-фактическо управленско отчитане.

От наименованието на тези групи отчети става ясно каква информация съдържат. Но все пак е необходимо да се направят няколко коментара.

При изготвянето на фактически и планирани управленски отчети трябва да се използват едни и същи управленски счетоводни политики на дружеството. В противен случай това ще усложни анализа на планово-фактическото управленско отчитане.

В края на краищата някои отклонения от плана могат да възникнат само поради различия в счетоводните политики, използвани по време на планирането и счетоводството.

Когато генерирате отчитане за управление на план-факт за центровете за финансова отговорност (FRC), трябва да запомните, че в този случай е необходимо да използвате принципите на гъвкавото бюджетиране.

По този начин, когато се формират планово-действителните бюджети на Централния федерален окръг, първо е необходимо да се изчисли гъвкав план и след това да се изчислят планово-действителните отклонения. Ако това не бъде направено, тогава оценката на резултатите от работата на Централния федерален окръг през отчетния период ще бъде неправилна.

Класификатор на управленската отчетност (по вид отчет)

Преди да започнете да разработвате формати за отчети за управление, първо трябва да създадете класификатор на отчети, тоест пълен списък на всички необходими отчети с Кратко описаниетяхното съдържание.

Разбира се, отчетите за управление могат да бъдат класифицирани по различни начини. Всъщност не е толкова важно коя конкретна класификация ще се използва във всяка конкретна компания. Основното е, че е извършено и ясно записано в съответните нормативни документи.

По правило класификацията на управленската отчетност се съдържа в Правилника за управленското счетоводство. Естествено, класификацията на управленската отчетност трябва да бъде удобна за използване в практиката.

Пример за възможна класификация на отчетите за управление е представен на Фигура 1. Веднага трябва да се отбележи, че имената на отчетните групи не са общоприети. Всяка компания като цяло може да използва своя собствена класификация на отчетите.

Фиг. 1. Класификация на управленската отчетност

Макар и частично финансови отчетиВече са установени определени стандарти. Тоест във всяка компания, независимо от сферите на дейност, организационната структура, бизнес процесите и т.н. Трябва да се изготвят три финансови отчета: отчет за доходите, отчет за паричните потоци и баланс (вж. Ориз. 1).

Това е необходимо, за да се контролира финансово-икономическото състояние на дружеството. Обикновено основните потребители финансови отчетиса собственици и генерален директор на дружеството. Трябва да се отбележи, че участието на генералния директор в разработването на формати за управленски отчети, поне финансови отчети, е необходимо условие за успеха на проекта за управленско счетоводство.

Това изобщо не означава, че самият генерален директор трябва да разработи формати, но той трябва да разгледа проектите на форми на управленски отчети, предложени от работната група на проекта за създаване на управленско счетоводство и, естествено, трябва да се задълбочи в същността на тези отчети .

Всъщност една от причините за безразличието на генералния директор към подобни проекти може да е навикът му да управлява не от системата, а от очите си. Финансовият директор на една компания, в самото начало на консултантски проект за създаване на управленско счетоводство, се оплака на нашия екип от консултанти от генералния директор.

Той каза, че ако кажете на главния изпълнителен директор, че трябва да разбере три финансови отчета, тогава най-вероятно нищо няма да излезе от това начинание. Финансовият директор обясни, че от няколко години прави подобни опити, така да се каже, за да приучи генералния директор към използването на управленска отчетност при управлението на компанията, но за него дори един доклад е много.

Наистина ни отне доста време да убедим изпълнителния директор, че е просто невъзможно да се постигне контрол върху финансовото и икономическото състояние, особено в бързо развиващите се компании, по друг начин. Затова похарчихме индивидуални сесиипърво чрез изучаване на финансови отчети, а след това и на оперативни.

Между другото, финансовите отчети се наричат ​​така, защото съдържат само показатели за разходите. Финансовите отчети, разбира се, могат да съдържат и относителни показатели (например възвръщаемост на продажбите или възвръщаемост на активите), но тези показатели се извличат от показателите за разходите.

Тоест във финансовите отчети няма показатели, които да се измерват например в бройки, килограми, километри и т.н. Всички позиции във финансовия отчет се измерват в пари. Но в оперативните отчети освен разходните показатели може да има и натурални показатели.

Обекти на управленското счетоводство

Оперативните отчети всъщност могат да се състоят от няколко групи (вж. Ориз. 1). За да разберете по-лесно разглеждания пример за класификация на отчетите за управление, трябва да комбинирате класификатора на отчетите за управление с класификатора на счетоводните обекти (вж. Ориз. 2).

Фиг.2. Връзка между класификатора на отчетите за управление и обектите на управленското счетоводство

Финансовите отчети се изготвят за обект като компания като цяло или за група от компании, ако говорим за холдинг. Между другото, изготвянето на консолидирани финансови отчети за холдингова компания може да бъде доста сложна задача.

Ако холдингът се състои от компании, които не са свързани помежду си на оперативно ниво, тогава задачата за консолидиране на финансовите отчети се решава доста просто. Ако се извършват бизнес транзакции между дружествата на холдинга, тогава в този случай не всичко е толкова очевидно, защото ще е необходимо да се вземат предвид взаимните транзакции, за да не се изкривят данните за приходите и разходите, активите и пасивите на нивото на държане в консолидираните отчети.

И така, финансовите отчети предоставят информация за финансовото и икономическото състояние на компанията като цяло. Но за да разберем защо точно са получени стойностите на показателите на финансовите отчети, е необходимо да се потопим в по-ниско (оперативно) ниво. Докладите за управление от по-ниско ниво могат да бъдат различни видове в зависимост от счетоводните обекти.

Сред счетоводните обекти от по-ниско ниво могат да се разграничат бизнес процеси, проекти и подразделения. Освен това проектите могат да бъдат разделени на текущи и инвестиционни. Факт е, че текущите дейности, от които компанията печели печалба, могат да бъдат организирани по различни начини.

Някои компании (процесни компании) печелят пари, като организират верига от редовни бизнес процеси от доставки до продажби, докато други (проектни компании) правят пари, като изграждат система за извършване на ограничени във времето действия (проекти). Компаниите за процеси могат да включват например организации, занимаващи се с масово производство или търговски дружествазанимаващи се с редовна търговия на едро или продажбите на дребно.

Строителните организации се считат за типични представители на проектантските фирми, т.к печелят чрез изграждането и продажбата на определени обекти. Изграждането на такива съоръжения в случая са текущи проекти. По правило всички тези обекти са уникални по свой начин, така че този вид дейност не може да се счита за повече или по-малко типична като масово производство.

Всъщност напоследък се забелязва нарастваща тенденция за размиване на границата между процесната и проектната организация на текущите дейности. Например, някои производствени компании могат да работят на базата на работа по поръчка, което може да се счита за проектна дейност. И сред строителните компании има такива, които редовно изграждат повече или по-малко стандартни обекти, например кули за клетъчни оператори.

Една компания може да има няколкостотин такива повече или по-малко стандартни обекти през цялата година. Въпреки това текущите дейности на всяка компания са свързани по-скоро с процесни или проектни дейности. Това е основата за разработването на класификатор на обектите на управленското счетоводство и класификатор на управленската отчетност.

По този начин една процесна компания просто няма такъв обект като текущи проекти. Но освен текущи проекти, независимо от организацията на текущата дейност, всяка компания може да има проекти за развитие. Целта на тези проекти е коренно различна от целите на текущите проекти.

Текущите проекти позволяват на компанията да печели от съществуващия си потенциал, а проектите за развитие са предназначени да променят значително потенциала на компанията, което в бъдеще, естествено, трябва да има положително въздействие върху крайното финансово и икономическо състояние на компанията.

И така, за контрол на текущите дейности на процесните компании се използват функционални (процесни) отчети за управление, които съдържат информация за финансови и икономически показатели, характеризиращи ефективността на изпълнението на бизнес процесите. Броят и съставът на функционалните отчети се определят индивидуално във всяка фирма.

За наблюдение на текущата дейност на проектните компании се използват отчети за управление на текущи проекти, които съдържат информация за финансови и икономически показатели, характеризиращи ефективността на изпълнението на бизнес проекти.

За наблюдение на ефективността на инвестиционните дейности се използват инвестиционни отчети, които съдържат информация за финансови и икономически показатели, характеризиращи ефективността на изпълнението на проектите за развитие.

И накрая, за наблюдение на работата на центровете за финансова отговорност (FRC) се използват отчети за FRC, които съдържат информация за финансови и икономически показатели, характеризиращи работата на онези подразделения, на които е присвоен статут на FRC.

Забележка: темата на тази статия се обсъжда по-подробно на семинара "Организация и автоматизация на управленското счетоводство", която се извършва от автора на тази статия -

Поради особеностите на законодателството предприятията в Русия имат някои задължения, свързани с предоставянето на различни отчети на държавните органи. Компетентното изготвяне на необходимите документи често изисква консолидиране на големи обеми вътрешни корпоративни ресурси. Повечето компании изготвят и управленски отчети, които не трябва да се представят на държавни агенции, но много компании изготвят тези документи. Така че защо е необходим този тип докладване?

Защо се изготвят отчети за управление?

Отчетът за управление на предприятието е вътрешен документ, който съдържа определени цифри, отразяващи различни аспекти от дейността на компанията.

Такова отчитане е важен компонент на бизнес планирането. Документите, които го формират, отразяват данни, които имат достатъчно голямо значениепри изчисляване на перспективите за всякакви управленски решения. Когато един или друг етап от развитието на компанията е завършен, тези документи ни позволяват да анализираме и идентифицираме грешките на ръководството на компанията, както и причините за тези недостатъци и възможни вариантидруги решения.

Важно е да се разбере, че финансовото, счетоводното и управленското отчитане са различни едно от друго. Първо, те имат различна методология. Така че, ако първите два вида отчитане представляват статистически данни, които отразяват оборота на капитала, тогава управленското отчитане не само отразява статистика, но също така интерпретира числата. По този начин ръководството не само вижда числата, но и разбира какво означават.

Например управленската отчетност показва какво определя по-високата рентабилност при производството на определени видове продукти или, обратно, каква е причината за недостатъчните показатели за приходи и твърде високите разходи в определена област на бизнеса. Такива интерпретирани цифри в тези отчети помагат на мениджърите да вземат правилни решения, да актуализират дълготрайните активи, да модернизират оборудването навреме и т.н.

Управленската отчетност в рамките на компанията, когато е съставена правилно и своевременно, помага да се идентифицират по-малко ефективни области на бизнеса.

Експертно мнение

Как отчитането на управлението може да бъде полезно

Евгений Кабанов,

Генерален директор на групата компании Kubanagroprod, Краснодарски край

За да разберете защо са необходими управленско счетоводство и отчетност, трябва ясно да дефинирате целите, които преследвате, както и задачите, които трябва да бъдат решени. Акционерите на компанията, включително и аз, сме принудени да търсим отговори на различни стратегически въпроси, защото трябва да видим резултатите от дългогодишната си бизнес дейност. Основният показател на управленската отчетност е стойността на компанията. Методологията за измерване на тези данни изисква разбиране на алгоритъма за изчисляване на частната стойност на една компания и как тя се различава от метода за изчисляване на стойността на компания, чиито акции се котират на фондовия пазар.

Освен това различни индустриални фактори могат значително да повлияят на стойността на една компания. В случая на нашия бизнес цената на холдинг зависи от абсолютни и относителни показатели за обем на продажбите, нетна печалба, финансов ливъридж и граница на финансова сила. Опитваме се да обърнем внимание на себестойността на обработката и нейното осчетоводяване, тоест на нивото на производителност на труда. При равни други условия този показател определя победителя в състезанието.

Особено значение се отдава на нефинансовите показатели (например брой клиенти за определен период), клиентската структура и други данни. Именно управленската отчетност позволява те да бъдат получени.

В момента в системата за управленски отчети на нашата компания информацията идва от автоматизирано счетоводство, плюс това се генерира и анализира в Excel. За да премахнем организационните проблеми и други неудобства, свързани със събирането, обработката и анализа на информация, в края на 2005 г. решихме напълно да прехвърлим счетоводството в нашите предприятия към автоматизирана система.

Най-характерният пример е Enron. Инвеститорите и кредиторите на тази компания загубиха голяма част от парите си именно защото посветиха цялото си внимание на финансовите отчети и не видяха други важни показатели, отразяващи развитието на бизнеса зад тези данни.

Какво е включено в управленския отчет

Управленската отчетност няма строга регламентация в рамките на закона, тя се формира в свободна форма и трябва да отговаря изключително на нуждите на управлението на конкретна компания. Поради това има голям брой възможности за такава документация. Има обаче някои нюанси, които е важно да включите в доклада.

1. Оперативни отчети

Оперативните дейности представляват основната работа на компанията, която е насочена към получаване на печалба (това е производството на стоки, предоставянето на услуги и други дейности, генериращи печалба).

Това отчитане включва данни за:

• производство на стоки;
• придобиване на материални запаси;
• закупуване на суровини, консумативи и компоненти;
• наличности на готова продукция в складове;
• паричен поток;
• вземания.

По този начин такъв отчет отразява текущото състояние на дейността на компанията.

2. Отчети за инвестиционната дейност

Инвестициите са важна част от дейността на компанията. В крайна сметка дори най-малкото предприятие отделя средства, които отиват за развитие и разширяване на бизнеса.

Този тип управленско отчитане съдържа данни за:

• движение на ДМА;
• движение на нематериалните активи на дружеството;
• дългосрочни парични депозити;
• планирани инвестиции и капитални вложения;
• изпълнение на инвестиционни проекти.

3. Отчети за финансовата дейност

Този отчет обхваща краткосрочно инвестиране, набиране на дългов и собствен капитал, кредитиране и управление на парични средства.

4. Справки за продажби или предоставени услуги

Тези отчети се изготвят от службата за продажби за ръководството и топ мениджърите на организацията. Такъв документ показва в какви обеми се продават продуктите и на каква цена. Понякога може да бъде отразена допълнителна информация за динамиката на доставките и наличностите. складове, разходи за продажба на продукти и други подобни.

5. Доклади за обществени поръчки

Такъв отчет съдържа данни за покупки на суровини, консумативи, оборудване, инструменти и други производствени активи. Този документ е особено важен в голямо производство, където в работата се използват голям брой различни материални активи.

Експертно мнение

Отчитането на управлението трябва да отразява ключови показатели за ефективност на компанията

Наталия Газизова,

Ръководител на представителството на Epicor Scala CIS, Москва

За да се изключи творчески подход към изготвянето на управленския отчет на компанията в работата на финансовите услуги, мениджърът трябва ясно да подчертае основните показатели за дейността на компанията. В същото време тези данни трябва да бъдат информативни и да позволяват да се наблюдават резултатите от работата и да се правят прогнози. В нашата компания включваме следните показатели:

• обем на вземанията и неплатените фактури (DSO, английски: daily sales unstanding - показател за неплатени продажби);
• съотношението на обемите на продажбите към настоящи и нови клиенти за отчетния период;
• брутен марж (кръстосан марж);
• анализ на фирмените разходи (run-rate analysis);
• приносът на всяка област на дейност (всеки вид продукт) към печалбата на компанията (принос);
• капиталови разходи.

Поради факта, че сме консултантска и проектно-ориентирана фирма, за нас е важно да вземем предвид и средната часова ставка на консултанта и изпълнението (този показател ни позволява да определим степента на заетост на нашите консултанти в проекти).

Основни форми на управленска отчетност

Има няколко форми на управленско отчитане, като управленския баланс.

Управленски баланснай-вече подобно на счетоводството. Съществува обаче ключова разлика от управленското счетоводно отчитане, което е неговото функционално предназначение. Този тип отчитане не само отразява числата, но също така ви позволява да ги интерпретирате от гледна точка на ефективността на бизнес модела на организацията, тоест дава възможност да видите картина на общото състояние на нещата по отношение на активи и различни задължения на дружеството към съдружници и обратно.

В зависимост от това как се интерпретират индикаторите за управленски отчети се формира оригинална структура на управленски отчети. В този случай кой точно ще използва тези отчети е от особено значение.

Управленският баланс е универсален документ, тъй като включва информация, която е интересна не само за генералния директор, но и за неговия заместник и самия собственик на бизнеса.

Какви други видове управленско отчитане има?

Отчет за печалби и загубие документ, който трябва да бъде предоставен на съответните органи. В същото време той може да се използва като източник при създаване на управленски отчети; това се улеснява и от удобната структура на този документ.

Такъв отчет е предназначен да записва резултатите от дейността на компанията през определен период от финансова гледна точка. Съдържа цифрови данни за приходите, разходите и финансовите резултати с кумулативна сума. В рамките на управленската отчетност се отразяват: източници на приходи, разходни позиции и рентабилност на компанията. Но за да не са само цифри, а и тълкуване, е необходимо гореописаните данни да бъдат придружени с допълнителни източници, които да записват необходимите разяснения по отношение на показателите, описани в отчета.

Друг важен вид отчитане е отчет за паричните потоци. Този документ показва получаването на финансиране във връзка с източниците. В допълнение, той отразява плащанията на организацията по отношение на ключови области на разходите (за определен период от време) и ни позволява да определим кредитоспособността на компанията. Такъв отчет е полезен не само за ръководството на предприятието, но и за неговите собственици.

Всички разглеждани видове управленски отчети могат да бъдат допълнени от други източници, които от своя страна могат да се основават на различни подходи за тяхното изготвяне.

Изисквания, на които трябва да отговаря вътрешното управленско отчитане

1. Яснота.

Важно е да се знае, че разбирането на основните цели на определен тип управленско отчитане значително увеличава неговата разбираемост за конкретен потребител. В същото време целите на отчетите трябва да бъдат определени по време на разработването на класификатора за управленски отчети.

По този начин е ясно, че такъв отчет трябва да бъде разбираем за потребителя на управленски отчети, но има определен нюанс: този потребител от своя страна също трябва да има някои специални познания. Основата за това е финансово-икономическа информация.

Разбира се, ръководството на компанията не е задължено да разбира задълбочено методологията за генериране на отчети за управление, но мениджърите трябва да са наясно със значението на основните показатели, посочени в отчетите, както и да познават управленската счетоводна политика. В тази връзка е важно да се планира специализирано обучение, както и за мениджъри на фирми. Повечето компании не обръщат достатъчно внимание на този въпрос, а липсата на обучение води до много негативни последици.

Така че информацията, съдържаща се в отчета, трябва да бъде разбираема за потребител, който е запознат с принципите на управленското отчитане и има основни познания по икономика и финанси.

2. Значение

Управленските отчети трябва винаги да отразяват изключително релевантни информационни данни. Въпреки факта, че от името на документите става ясно, че такива отчети са важни за организацията и трябва да съдържат само значими данни, в много компании те все още са претоварени с ненужна информация. Нещо повече, именно липсата на подходяща подготовка за отчитане е причината за такъв излишък на информация. Особено често те не обмислят основния класификатор на управленската отчетност и забравят ясно да дефинират целите. Резултатът е доклади, затрупани с ненужна информация.

Тези, които обичат да добавят допълнителни данни към отчета, могат да се възползват от специалните възможности на специализирани софтуерни продукти, които позволяват не всички показатели да бъдат изведени на екрана. От една страна, можете веднага да предоставите в настройките всички потенциално интересни индикатори за конкретен отчет, но от друга страна, когато го визуализирате, маркирайте само някои от тях.

Важно е да се разбере, че един или друг индикатор може да има различно значение в различни периоди от време. Например в пътностроителна компания топ мениджърите изискват производствените отдели да предоставят ежедневни отчети. Въпреки факта, че дистанционната работа винаги осигурява по-голям контрол, такива отчети, поради факта, че се съставят всеки ден, са само 30% от значение за цялостния бизнес. Така този подход се оказа просто загуба на време за служителите на ДРСУ (пътни ремонтни строителни обекти).

Така че цялата информация за отчетите на управлението трябва да е полезна и да допринася за вземането на решения, както и за оценката на минали, настоящи и бъдещи събития, което от своя страна ви позволява да коригирате или потвърдите предишни оценки.

3. Надеждност (надеждност)

Въпреки факта, че за разлика от финансовото отчитане, управленското отчитане не изисква стриктна точност, тази характеристика все още е много важна при изготвянето на отчет. Факт е, че понякога за мениджъра е по-важно да получи относително точен отчет, но в рамките на строго определено време, отколкото отчет, проверен до най-малкия детайл, но със закъснение. Това обаче не означава, че управленската отчетност изобщо не изисква точност.

Акцент:Докладът за управлението трябва да отразява реалното състояние на организацията и да не съдържа съществени грешки.

Важно е да бъдат изпълнени определени условия, за да се осигури надеждно управленско отчитане.

4. Правдивост

Това условие гласи, че отчетът трябва да отразява истински транзакции и други събития, които са били основата за неговото изготвяне. Липсата на вярна информация понякога възниква поради трудности при идентифицирането на събитията и тяхната оценка. Това може да се случи при попълване на справка и въвеждане на данни, особено ако въвеждането се основава на първична документация, в която е невъзможно ясно да се дефинират анализи. Това се случва и когато първичният документ не е получен навреме и вътрешният първичен документ съдържа някои грешки.

5. Неутралност

Това условие е представената информация да е безпристрастна и да не влияе върху вземането на решения за постигане на планирания резултат. Въпреки че липсата на неутралност често се случва, когато мениджърите разчитат твърде много на интуицията си. С други думи, те държат в главата си готово решение и възприемат отчета на ръководството само като инструмент за потвърждаване на това решение. Тогава информацията може просто да се коригира до същия краен резултат, макар и несъзнателно.

Такова коригиране на информацията може да включва изключване от докладването на ръководството на тези индикатори, които ясно демонстрират слабостите на внедреното или предстоящото решение. Също така, за да се приспособи отчетът към картината, която е узряла в главата, може да се използва различна счетоводна политика при изчисляване на показатели.

Факт е, че едни и същи показатели често имат различно значение в зависимост от използването на различни принципи за разпознаване и оценка на бизнес транзакциите. Този метод за коригиране на информацията може успешно да се използва по време на разработването на планирани отчети за управление (бюджети), тъй като всъщност отчетите могат да бъдат получени само въз основа на предварително въведени данни, което означава, че политиките за управленско счетоводство не могат лесно да се променят.

Важно е да се разбере, че управленските счетоводни политики могат първоначално да бъдат избрани по такъв начин, че когато се използват, онези показатели, които представляват интерес за собствениците на компанията, да изглеждат по-привлекателни.

6. Превес на същността над правната форма

За да се гарантира достоверността на информацията, тя трябва да бъде представена, като се вземе предвид нейната икономическа същност и реалност, а не само в съответствие с нейната правна форма. Ясно е, че това условие е пряко свързано с управленската счетоводна политика и по-точно с всяка нейна разлика от счетоводната политика.

7. Дискретност(консервативност)

Тази концепция предполага предпазливост, когато се правят преценки при докладването, особено при условия на несигурност. Не трябва да надценявате активите си и да подценявате задълженията си.

Ако степента на несигурност е много висока, тогава събитията трябва да бъдат оповестени изключително в бележките към доклада. С други думи, отчетът не трябва да се разкрасява така, че да се хареса повече на мениджъра или собственика на предприятието.

8. Съпоставимост

Важно е да се разбере, че при честите промени във форматите за отчетност на управлението ще бъде изключително трудно да се сравняват, контролират и анализират динамиката на показателите на такива документи.

Разбира се, не във всички случаи е възможно веднага да се създаде оптималната форма на управленско отчитане. И ако искате да сте напълно уверени в пълнотата на формуляра, като правило трябва да съставите отчет за управление повече от веднъж, за да го тествате с числа.

Има различни корекции на форматите за отчети за управление, но впоследствие е по-добре да не променяте формата на отчетите, освен ако не е абсолютно необходимо. Тази необходимост може да възникне във връзка с промяна в стратегията на компанията, което ще доведе до планиране и наблюдение на всички нови показатели, които не са били използвани преди това при изготвянето на отчета.

В такава ситуация форматът на управленския отчет може да стане различен, но организацията, като правило, рядко променя стратегията си и следователно формата на отчета варира изключително рядко.

Съставът и броят на отчетите може да се промени по други причини. Например, една компания използва система за управление на бюджета и по някаква причина моделът на планиране беше детайлизиран, което стана основа за появата на бюджети и показатели. В този случай е необходимо също така да се увеличи броят и съставът на действителната управленска отчетност, така че да е възможно да се получат планово-фактически отчети за последващ анализ.

Тези действия, от своя страна, могат да доведат до промени в съществуващите формати на действителното управленско отчитане.

Експертно мнение

Принципи за генериране на информативна управленска отчетност

Павел Меншиков,

Главен счетоводител на управлението на генералния директор на компанията "Мостотрест", заместник-главен счетоводител на компанията "Мостотрест", Москва

Има няколко принципа, които могат да ви помогнат да организирате управленското счетоводство по такъв начин, че да не прекарвате ненужно време в изучаване на отчетни документи.

1. Няма нужда да усложнявате нищо.По-добре е да използвате таблична форма. Ако е възможно да направите отчета графичен, тогава трябва да използвате графики и диаграми.
2. Трябва оценка на състоянието на фирмата в три основни форми:баланс, отчет за доходите и отчет за паричните потоци. В малките предприятия, използвайки тези формуляри, можете да анализирате състоянието на активите и да оцените резултатите от операциите. Но ако управленските счетоводни политики се различават от счетоводните, тогава формите не трябва да бъдат счетоводни, а управленски.
3. Разходи Разделете основните показатели на управленската отчетност на абсолютни и относителни. Показателите за обем на приходите, печалба, пределен доход и разходи трябва да се считат за абсолютни. Освен това те могат да бъдат представени не само в парично изражение, но и в натура. Втората група показатели има за цел да може да оцени представянето на компанията, подразделението и служителите. Най-добре е тези показатели да се анализират във времето. Освен това относителните показатели ви позволяват да сравните ключовите показатели за ефективност на вашата компания с тези на други компании в индустрията.
4. Колкото по-голяма е вашата организация, толкова по-често струва следете основните показатели(веднъж месечно или седмично). В същото време мениджърът трябва лично да оцени малка група от показатели, тоест няма нужда да поема твърде много. По-добре е да дадете съответните указания на вашите заместници, които също лично ще следят някои показатели.
5. Съберете висококачествена първична информация.Така че, ако производствен отдел бъде освободен от склада без претегляне на две торби захар със стандартно тегло от 50 kg всяка, тогава трябва да се запише освобождаването на две торби от 50 kg, а не 100 kg захар. Разбира се, можете да вземете предвид теглото в килограми, но само когато се претеглят продаваните материали, тъй като стандартното тегло понякога се различава значително от действителното. Друг често срещан проблем е качеството на базите данни. Например, един и същ контрагент може да бъде въведен в базата данни под различни имена (LLC „Stroymarket“, „Stroymarket“, „Stroy Market“, „Stroy-market“). Подобен проблем възниква при писане на имената на материали. За да премахнете неточностите от този вид, струва си да работите върху добра, компетентна автоматизация. В малки организации е най-добре да използвате Excel. Но ако компанията е голяма и отчетите за управление се съставят от няколко десетки души, тогава е необходимо да се използва специализирана информационна система.
6. Поддържайте единна база данни.Често информация за, да речем, вземания има в търговската дирекция, финансовата служба и счетоводния отдел. Освен това всеки отдел има собствена микросистема за лично счетоводство. За да можете бързо да получите качествен отчет за управлението, е необходимо да използвате единна информационна система и стриктно да задължите всички отдели да водят записи само в нея. Така например можете да изпратите продукти от склад или да издадете консумативи за производство само като влезете в системата и разпечатате придружаващия документ. Въпреки това ще бъде възможно да го получите само ако всички необходими данни са въведени правилно в базата данни.

Формиране на управленска отчетност: основни етапи

Етап 1.Съставяне на списък на хората, които трябва да използват управленско отчитане

Този списък трябва да включва генерални и търговски директори, топ мениджъри и мениджъри по продажбите, защото рано или късно всички те ще имат нужда от управленски отчети.

Етап 2.Колекция от съществуващи управленски отчети, каквито са

В случаите, когато се използва финансови отчети, той трябва да бъде включен в комплекта.

Етап 3.Съставяне на матрица за управленско отчитане

Съставянето на тази матрица включва въвеждане на следната информация: отчетни потребители/видове отчети, в пресечната точка е необходимо да се запише какво точно гледа всеки потребител в отчета (буквално къде гледа, в коя клетка, какъв резултат - по ред за откриване на безполезна информация или информация в неудобна форма, когато потребителят на отчета преизчислява нещо друго на калкулатора).

Освен това трябва да се задават подходящи въпроси, за да се определи какво точно потребителите пропускат в отчета. Така че, ако компанията има индикатори, които се използват като контролни и целеви индикатори, тогава трябва да ги включите в таблицата в клетките на отчетите, от които са взети техните стойности. Това е изключително важно при изготвянето на управленски отчети.

Таблица. Матрица за отчитане на управлението

	Отчетни данни за холдингови продажби. Целеви индикатор – обем на продажбите	Отчитане на данни за продажбите на всеки клон. Бенчмарк - обем на продажбите на всяко клоново подразделение	Отчет за вземания Бенчмаркове – суми на вземания от клонове	Отчет за разходите за дистрибуция. Бенчмарк – Марж
изпълнителен директор	Обръща внимание на резултата от продажбите. Задължително: общо по региони	Обръща внимание на общите продажби на всички клонове. Задължително: общо по групи позиции	Обръща внимание на общата сума за просрочени задължения	Сравнява общите разходи с маржа. Недостатъци: липса на маржин индикатор в същия отчет. Няма нужда да дешифрирате разходите над дреболии. Необходимо: отделете производствените разходи от административните разходи
Търговски директор	Обръща внимание на обема на продажбите във всички региони.	Обръща внимание на размера на продажбите за всеки мениджър. Задължително: проследявайте броя на новите клиенти на мениджър	Обръща внимание на просрочени и общи задължения за всеки мениджър

На този етап се получава картина как стоят нещата в действителност. От него е необходимо да се изберат най-рационалните показатели, така че новото управленско счетоводство да включва всичко, което е използвано преди.

Етап 4.Разработване и създаване на управленски класификатор

На този етап е важно да се създаде компетентен класификатор, който да отразява разходите и приходите, както и паричните потоци (CBDS) и инвестиционния бюджет, както и да съдържа позиции за отчитане на оборота между позициите на баланса.

Етап 5.Преценка какви други аналитични справочници са необходими

Следващата стъпка е да решите какви други аналитични справочници са необходими при изготвянето на управленски отчети. Да предположим, че обръщайки внимание на таблицата, описана по-горе, можем веднага да заключим, че ще станат необходими директории по подразделения (клонове), по региони, по продуктови групи, по мениджъри, а също така, вероятно, и по разходни позиции и изпълнители. Отчитането на управлението на паричните средства по правило изисква аналитично отчитане на местата, където се съхраняват финансови активи (разплащателни сметки, каси, отговорни лица). Тези указатели трябва да бъдат взети от вече разработени бази данни (от счетоводна база данни можете да вземете например указател за контрагенти) или можете сами да създадете нови, но те трябва да бъдат съгласувани с всички лица, които използват отчета за това конкретно полза.

Етап 6.Съставяне на основни отчетни форми

Сега е необходимо да се разработят основните форми на управленска отчетност (BDR, BDDS, баланс). Необходимо е да се провери дали отчетът съдържа точно информацията, която ръководството е използвало преди това. Следователно формулярите трябва да са базирани на реални данни. Така че, ако формулярите са разработени в таблица на Excel, не забравяйте да добавите цялото необходимо аналитично счетоводство към него (например според позициите на оборота), да показвате региони или продуктови групи и да правите колони по месеци.

Ако го използвате за създаване на формуляри софтуер„Бизнес планиране“, тогава можете да се справите само като попълните справочника „Бюджетни формуляри“ и след това проверите дали отчетът показва разбивката на анализите, от които се нуждаете.

Етап 7.Изготвяне на други отчетни форми

Въз основа на използваните аналитични справочници е необходимо да се създадат и други форми на управленска отчетност. Първоначално трябва да направите формуляри, които ще бъдат подобни на тези, които вече се използват в организацията. След това трябва да разгледате материалите на организации, подобни на вашата компания, и да оцените техните потребители, след което трябва да представите предложение за въвеждане на допълнителни форми за отчитане.

Етап 8.Добавяне на формули и изчислени стойности към генерирани отчети

На този етап документацията започва да придобива формата на управленски отчет.

Етап 9.Попълване на отчетни форми

Трябва да попълните формулярите изключително с реални данни за същия месец. Необходимо е също така да се координират попълнените формуляри с тези лица, които преди това са участвали в изготвянето на управленски отчети.

Етап 10.Координиране на отчетите с потребителите

Попълненото отчитане трябва да бъде съгласувано с потребителите. В този случай съществува възможност документацията за управление на отчетите да трябва да бъде коригирана и финализирана в съответствие с получените коментари.

Така че изготвянето на управленски отчети става на етапи. Освен това всеки от тях е много важен и трябва да сте сигурни, че е попълнен правилно. Само тогава докладът ще бъде съставен компетентно.

Колко често се изисква докладване на ръководството?

Колко често трябва да се изготвят управленски отчети се решава от всеки мениджър поотделно. Основният критерий при избора на честота е навременността на вземане на решения въз основа на тези доклади. В същото време за по-ниските нива на управление ефективността на вземане на решения е по-важна, отколкото за по-горните. Следователно честотата на докладване на по-ниските нива трябва да бъде по-честа.

Прието е да се разграничават три условни основни периода за предоставяне на управленски отчет.

1. Краткосроченотчитането се съставя възможно най-често - всеки ден или веднъж седмично. Но крайният период зависи единствено от спецификата на производството. Такава отчетност се генерира въз основа на първични документи по различни аспекти. С други думи, това е най-подходящата информация за компанията, отразяваща най-важните и динамично променящи се аспекти на производството. Най-често тази форма на управленско отчитане се използва от мениджъри на средно ниво, които вземат своите решения въз основа на тези документи.
2. Средносрочен планотчитането се генерира седмично или месечно. Комбинира текущи и прогнозни показатели. По този начин можете да проследявате промените в цените на стоките, като използвате данни за завършения месец и да прогнозирате по-нататъшни промени въз основа на променящите се пазарни цени. Основните потребители на тези отчети са топ мениджъри и бизнес лидери. Решенията, взети въз основа на тези доклади, са особено важни за компанията и влияят значително върху резултатите от нейната дейност.
3. Периодично (или дългосрочен)управленската отчетност се изготвя ежемесечно или веднъж на шест месеца. Основната му цел е да установи връзка с финансовите отчети, за да отрази промените и връзките между показателите за управление и отчетните данни. Поради факта, че всяка компания има тримесечни отчети, този тип управленско отчитане е изключително стратегически и аналитичен инструмент. Тъй като е необходимо да се реагира на промените в ситуацията в съответствие с финансовите отчети на тримесечие, най-важното все още е краткосрочното управленско отчитане, отразяващо промените в динамиката.

Въпреки факта, че подготовката на отчетите се определя индивидуално от самата компания, изключително важно е да се състави подходящ график, тъй като такива отчети са неразделна част обща системавътрешен контрол в организацията.

Ако няма навременна обратна връзка, има голяма вероятност от загуба на контрол от страна на мениджъра. Тогава всички цели губят своята актуалност и остават просто нереализирани планове, записани на хартия. Ако няма начин бързо да разберете колко ефективна е организацията, мениджърът губи възможността да прави корекции, насочени към решаване на различни проблеми. Вътрешното управленско отчитане е важен инструмент в ръцете на мениджъра, който носи голяма отговорност за постигането на всички поставени цели и изпълнението на всички възложени задачи.

Основният недостатък на вътрешните отчети при традиционните подходи за тяхното формиране е прекомерният фокус върху грешките, вместо да предоставят необходимата информация за топ мениджърите, което всъщност ще им позволи да предприемат ефективни действия. По този начин обратната връзка често е насочена само към организиране на одит или търсене на пропуски, които вече не могат да бъдат коригирани, а акцентът върху минали събития не оставя възможност за работа с бъдещето.

Какви трудности могат да бъдат свързани с изготвянето на управленски отчети?

Експертите в областта на бизнеса и управлението смятат, че основният проблем при изготвянето на управленски отчети е липсата на достатъчна лоялност към такава документация от страна както на служителите на организацията, така и в някои случаи от страна на бизнес мениджърите и собствениците. Това често се дължи на нежеланието да се отделя време за генериране на допълнителни отчети, тъй като компаниите вече имат задължения да предоставят определени официални документи на държавните органи, което също отнема много време и усилия. Следователно се случва отчетността на управлението просто да не се възприема като документация, която наистина заслужава внимание. Освен това не само директорът, но и самите собственици на бизнес, както беше споменато по-горе, могат да мислят по този начин. Факт е, че ръководството често възприема подобно отчитане като друг метод за заблуда на представителите на ръководството, особено когато има нужда да се отклони вниманието от всякакви неуспешни производствени показатели.

Какво може да е решението на този проблем?Обикновено анализаторите съветват да започнете от управленско ниво. Топ мениджърите трябва да се интересуват преди всичко от изготвянето на управленски отчети, тъй като те са тези, които могат да формулират всички необходими местни правни актове, според които другите служители ще трябва да помогнат при формирането на съответните документи.

Друга трудност при решаването на този проблем е необходимостта от непрекъснато разработване на нови подходи за тълкуване на цифрите, съдържащи се в доклада. Съществува обусловеност на този факт от промени в структурата на бизнес производството. Когато работите със счетоводни и финансови отчети, няма нужда да интерпретирате числата, което означава, че можете да използвате стандартизирани формуляри, които записват съответните показатели.

Отчитането на управлението е предназначено да решава други проблеми. На първо място, тези отчети са необходими на самата компания, а не на която и да е правителствени агенции(за разлика от счетоводните и финансовите отчетни форми). Дори когато интерпретацията на цифрите, съдържащи се в управленската отчетност, предвид структурата на производството в определен период, е изиграла положителна роля, няма гаранция, че тя ще бъде също толкова полезна, при условие че характеристиките на определени бизнес процеси са се променили.

Ако настъпят промени в производствената зона, съставителят на отчетната документация ще бъде принуден да подобри подходите за интерпретиране на цифрови данни. Това е доста дълъг процес, тъй като компилаторът най-вероятно ще трябва да отдели не само своето време, но и личното време на колеги, към които може да се обърне за съвет, мнение или за някои помощни показатели, отразяващи резултатите от предприятието.

Отлично решение на този проблем е установената комуникация между колеги (например срещи, на които се преглеждат текущите показатели и се разработват мерки за подобряването им, включително чрез въвеждане на нови методи за отчитане, като управление).

Какво включва анализът на управленската отчетност?

Изключително важно е не само правилното изготвяне на управленски отчети, но и правилното интерпретиране на получените показатели и данни. За по-добро и визуално възприятие трябва да използвате не само електронни таблици, но и графични изображения (включително диаграми) с текстови описания. Ще бъде полезно сравнителен анализпоказатели от текущия период с подобни за минали години и др.

Целта на анализа на управленската отчетност е да се оцени ефективността на предприятието за отчетния период.

Извършва се аналитична работа за оценка на:

• изчисляване на оперативна и нетна, както и други видове печалба;
• съотношението на дълга и собствения капитал, способността за плащане на задължения.

Струва си да се използват групи от финансови показатели за ликвидност, бизнес активност, платежоспособност, пазарна активност и капиталова структура. Те са разработени на базата на основните нужди на управлението и могат да се използват не само заедно, но и поотделно.

Индикаторите, които се планира да бъдат използвани в бъдеще за вземане на стратегически решения, трябва да се третират изключително внимателно. В случаите, когато се използват неточни данни или груби методологични грешки при изчисляването им, вие сте изложени на голям риск, тъй като можете да създадете сериозни управленски грешки, които ще доведат до значителни финансови затруднения.

Друг важен момент е да се разберат фундаментално важните разлики между руските и международните стандарти за финансова отчетност. Факт е, че някои понятия, когато се превеждат на руски език, могат да се тълкуват по различен начин (например в Руската федерация парични средства се разбират като средства, които са в касата на предприятието или в банкова сметка, и в рамките на международния Стандартите, паричните ресурси също включват всички високоликвидни активи, които могат да бъдат конвертирани в еквивалент в чуждестранна валута). Друга важна разлика е счетоводният метод: например в Руската федерация понякога се използва методът на начисляване, докато според МСФО се приема само касовият метод.

МСФО предоставя най-необходимата информация за управленското счетоводство; тя се използва по-бързо и често от финансовите директори.

Кога е необходима автоматизация на управленските отчети?

Струва си да започнете да автоматизирате отчитането на управлението, когато вече имате разработени счетоводни процедури от този вид или в случаите, когато първоначално можете да съставите ясна и компетентна техническа спецификация за програмисти, които ще работят с избрания софтуерен продукт.

Въвеждането на автоматизирана управленска отчетност трябва да става постепенно. Трябва да започнете с автоматизиране на финансовото счетоводство. Струва си да се състави бюджет за движението на финансовите ресурси в детайли по точки на отговорност, елементи на приходи и разходи. Всичко това е просто контролиран счетоводен процес.

Ако компанията изобщо няма управленско счетоводство или е в процес на разработване, тогава си струва да се обмисли подходът „преход от просто към сложно“.

За правилното изготвяне на управленски отчети се нуждаете от:

• дефинирайте диаграма на точките на отговорност;
• установете формата на паричния бюджет, който изисква компетентно разпределение на елементите на този бюджет;
• подайте заявка за плащане.

В същото време, за да се автоматизира системата за управленски отчети, не е необходимо да се закупува скъпа ERP система. Има голям избор от счетоводни програми, които ще ви позволят да автоматизирате управленските отчети.

Ако все още нямате 1C, за да започнете да автоматизирате отчитането на управлението, тогава си струва да закупите тази програма. Той помага за автоматично проследяване на движението на средствата. Разбира се, има опции и за по-скъпи програми, но трябва да имате предвид следното.

1. Вашата компания не се нуждае непременно от широк набор от функции.
2. Ако вашата организация все още не е разработила управленски отчети, тогава няма да можете веднага да съставите компетентни технически спецификации за програмисти. Освен това, колкото повече области от вашата бизнес дейност планирате да отчетете, толкова повече време ще ви трябва, за да направите подходящите настройки.
3. Не всяко стандартно решение, което консултант ще ви предложи, ще бъде подходящо за вашия бизнес. Ако искате да сте в крак със стандартите, тогава трябва или да промените производството си към програмата, или да коригирате програмата към вашето производство, но не всички софтуерни продукти се поддават на такава обработка. Освен това това ще отнеме време.
4. Не си мислете, че само защото сте платили много пари на известен доставчик на пазара, успешната автоматизация е гарантирана. Във всеки случай ще трябва сами да създадете техническото задание, тъй като ако е съставено от представители на компанията доставчик, те едва ли ще могат да вземат предвид всички важни нюанси на вашия бизнес.

Когато няма добре установени процедури за управленско счетоводство, изготвянето и съгласуването на техническите спецификации ще изисква разработване на всички аспекти на вашия бизнес от самото начало. В същото време е изключително важно да не губите време и да не забавяте целия този процес.

Генериране на управленски отчети чрез аутсорсинг

Ако решите да започнете да използвате управленско отчитане във вашата организация, но не разбирате откъде да започнете, тогава трябва да изберете специалисти в тази област и да им поверите тази задача. Ето основните признаци, които характеризират истинските професионалисти в тази област.

1. Ефективност на отчитането

В случаите, когато отчетната документация се предоставя бавно и със закъснение, данните стават неуместни. Такива доклади нямат никаква стойност, защото е невъзможно да се приемат правилно решение, въз основа на данни, които вече не са актуални.

В случаите, когато отчетът пристига много по-късно от заявката от мениджъра, той няма стойност - помислете за внедряване нова системаот друга аутсорсинг компания.

1. Надеждност на информацията

В случаите, когато е невъзможно да се потвърдят данните и служителите не могат да обяснят откъде идват определени цифрови данни, струва си да се направи изводът, че системата далеч не е перфектна или не знаят как да я използват компетентно. Така или иначе виновни са тези, които са въвели такава система за отчитане на управлението.

1. Отчитането се предоставя в прост и разбираем формат

Най-често мениджърите нямат време да се посветят на разбирането на сложни таблици и графики, както и на търсене на важна информация сред ненужни данни. Следователно докладването на ръководството трябва да бъде ясно, кратко и структурирано. Въпреки това си струва да запомните, че прекомерната подробност е също толкова лоша, колкото и ненужната информация. Следователно е необходимо да се намери средно положение.

Информация за експертите

Евгений Кабанов, генерален директор на групата компании Kubanagroprod, Краснодарски край. ГК "Кубанягропрод" е агропромишлена вертикално интегрирана компания, която контролира цялата технологичен процеспроизводство на фуражен соев протеин за селскостопански животни (изкупуване на соя, съхранение, преработка) и продажба на крайни продукти - соев протеин и соево масло. Групата включва три компании в Краснодарския край и търговски офис в Москва. Организационна форма: LLC. Местоположение: Краснодарски край

Наталия Газизова, ръководител на представителството на Epicor Scala CIS, Москва. Компанията Epicor Scala CIS се занимава с разработването и внедряването на информационни системиклас на автоматизация на управлението ERP, SCM (управление на веригата за доставки - интегрирано управление на материални и информационни потоци по цялата верига на доставки), CRM и ESA (автоматизация на корпоративните услуги - автоматизация на обслужващи компании и проектно-ориентирани бизнеси). Компанията има офиси в Москва, Санкт Петербург, Алмати и Киев. Със седалище в Ървайн (САЩ, Калифорния), офиси и клонове са разположени по целия свят. Сред корпоративните клиенти в ОНД: Novotel, Marriott, Hyatt, Tetra Pak, ABB, Danone, CPC Foods, Bolshevik factory, Chelyabinsk Electrometalurgical Plant, Svetogorsk OJSC, Novorossiysk Shipping Company.

Павел Меншиков, главен счетоводител на управлението на генералния директор на компанията Мостотрест, заместник-главен счетоводител на компанията Мостотрест, Москва. Павел Меншиков завършва Московския институт за стомана и сплави (МИСиС). Експерт в изграждането на ефективно работещи отдели и внедряване на корпоративни информационни системи. Преди да се присъедини към Мостотрест, той ръководи консултантски проекти в различни индустрии (от сектора на услугите до индустрията; изпълнява поръчки от най-големите индустриални холдинги, включително Обединената металургична компания и компанията Уралкалий). Провежда семинари по управленско счетоводство, документооборот и организационно развитие. Автор на книгата „Счетоводство без бърза работа и проблеми. Как да настроите ефективна работасчетоводен отдел Практическо ръководство за директори и счетоводители" (М.: Добрая книга, 2010 г.).

Системи за електронни таблици Excel
с удобни анализи

Създаването на първоначално (управленско) счетоводство е създаване на инструменти за получаване на информация за действителното състояние на бизнеса. Най-често това е система от таблици и справки, базирани на тях в Excel. Те отразяват удобни ежедневни анализи за реални печалби и загуби, паричен поток, просрочени заплати, разплащания с доставчици или клиенти, разходи и др. Опитът показва, че система от 4-6 лесни за попълване таблици е достатъчна за малък бизнес.

Как работи

Специалистите на фирма “Моят финансов директор” се впускат в детайлите на вашия бизнес и форма оптимална системауправленско счетоводство, отчитане, планиране, икономически изчисления въз основа на най-достъпните програми (обикновено Excel и 1C).

Самата работа се състои във въвеждане на изходни данни в таблици и отнема не повече от 1-2 часа на ден. За да го изпълните, са достатъчни 1-2 от наличните ви специалисти на пълен работен ден, които нямат счетоводни умения.

Може да се организира система от таблици с разделяне на достъпа до информация. Само директорът (собственикът) на бизнеса ще вижда общата картина и секретната част от данните, а изпълнителите ще виждат всеки своята част.

Получените автоматични отчети предоставят картина с необходимото ниво на детайлност: разходи и рентабилност отделно по продуктова линия, обобщения на разходите по групи разходи, отчет за печалбата и загубата, отчет за паричните потоци, баланс на управлението и т.н. Вие вземате решения въз основа на информирани, точна и оперативна управленска информация.

В секцията Въпроси и отговори ще намерите примери за план за парични потоци и система за отчитане на паричните потоци с придружаващите отчети.

ВАЖНО! Получавате услуги на ниво опитен финансов директор на ниво обикновен икономист.

Преподаване или дирижиране

Ние се грижим да обучим вашите служители да работят самостоятелно с маси. Ако нямате на кого да поверите тази работа, ние сме готови да изнесем вашето счетоводство. Това е 2-3 пъти по-евтино от наемането и издръжката на физическо лице.

Гарантирана поддръжка и поддръжка 24/7

Извършената работа се покрива с гаранция. Първоначалната счетоводна система се поддържа в работно състояние, докато я използвате. При желание получавате всички необходими консултации и разяснения.

Ако искате да промените или добавите нещо, нашите специалисти ще направят необходимите промени, независимо от колко време е предоставена услугата. Свържете се с нас, услугата за поддръжка е на разположение 24/7.

Откъде да започна

Обадете се +7 950 222 29 59 да зададете всякакви въпроси и да получите допълнителна информация.

Изтегляне на анализи и отчети в Excel формат

Архив на примерни файлове за статии на сайта за внедряване различни задачив Excel: анализи, отчети, формуляри за документи, таблици с формули и изчисления, графики и диаграми.

Изтеглете примери за анализи и отчети

Шаблон за телефонен указател.
Шаблон за интерактивен указател с контакти за бизнес. Удобно управление на голяма база данни с контакти.

Безплатно изтегляне на инвентаризация в Excel.
Софтуерът за складово счетоводство е създаден изключително с помощта на функции и стандартни инструменти. Не са необходими макроси или програмиране.

Формула за възвръщаемост на капитала "ROE".
Формула, която показва икономическия смисъл на финансовия показател „ROE”.

Управленско счетоводство в предприятието - примери за Excel таблици

Ефективен инструмент за оценка на инвестиционната привлекателност на предприятието.

График на търсене и предлагане.
Графика, която показва връзката между две основни финансови величини: търсене и предлагане. Както и формули за намиране на еластичността на търсенето и предлагането.

Цялостен инвестиционен проект.
Готов подробен анализ инвестиционен проект, което включва всички аспекти: финансов модел, калкулация икономическа ефективност, периоди на изплащане, възвращаемост на инвестициите, моделиране на риска.

Съкратен инвестиционен проект.
Базов инвестиционен проект, който включва само основните показатели за анализ: срокове на изплащане, възвръщаемост на инвестициите, рискове.

Анализ на инвестиционния проект.
Пълно изчисление и анализ на рентабилността на инвестиционен проект с възможност за моделиране на рисковете.

Графика на формулата на Гордън.
Начертаване на графика с експоненциална тренд линия с помощта на модела на Гордън за анализ на възвръщаемостта на инвестициите от дивиденти.

Диаграма на модела на Бертран.
Готово решение за построяване на графика на модела на Бертран, която може да се използва за анализ на зависимостта на търсенето и предлагането в условията на дъмпинг на цените на дуополни пазари.

Алгоритъм за декодиране на TIN.
Формула за дешифриране на номера на данъчния индикатор за: Русия, Украйна и Беларус.

Поддържат се всички видове TIN (10 и 12-цифрени номера) на физически и юридически лица, както и личен номер.

Факторен анализ на дисперсии.
Факторен анализ на отклоненията в пределния доход на предприятието с отчитане на показателите: материални разходи, приходи, пределен доход, ценови фактор.

График за време.
Изтеглете график в Excel с формули за автоматично попълване на таблицата + поддържане на справочници за улеснение на работата.

Прогноза за продажбите, като се вземе предвид сезонността.
Готова прогноза за продажбите за следващата година въз основа на данните за продажбите от предходната година, като се вземе предвид сезонността. Приложени са графики за прогноза и сезонност.

Прогноза за показателите за ефективност на предприятието.
Форма за прогнозиране на дейността на предприятие с формули и показатели: приходи, материални разходи, пределен доход, режийни разходи, печалба, възвръщаемост на продажбите (ROS)%.

Баланс на работното време.
Доклад за планиране на работното време на служителите на предприятието според показатели за време като: „календарно време“, „време“, „максимално възможно“, „присъствие“, „действително“.

Чувствителност на инвестиционния проект.
Анализът на динамиката на промените в резултатите във връзка с промените в ключовите параметри е чувствителността на инвестиционния проект.

Изчисляване на точката на рентабилност на магазина.
Практически пример за изчисляване на времето на рентабилност за магазин или друг вид търговски обект.

Маса за държане финансов анализ.
Софтуерният инструмент е направен в Excel и е предназначен за извършване на финансови анализи на предприятия.

Система за анализ на предприятието.
Информативен финансов анализ на предприятие може лесно да се извърши с помощта на аналитична система от професионални специалисти в областта на икономиката и финансите.

Пример за финансов анализ на рентабилността на бизнеса.
Таблица с формули и функции за анализ на рентабилността на бизнеса въз основа на финансовите показатели на предприятието.

Пример за поддържане на управленско счетоводство в Excel

Управленското счетоводство е предназначено да представя действителното състояние на нещата в предприятието и съответно да взема управленски решения въз основа на тези данни. Това е система от таблици и отчети с удобни ежедневни анализи за парични потоци, печалби и загуби, разплащания с доставчици и клиенти, разходи за продукти и др.

Всяка компания избира свой собствен метод за поддържане на управленско счетоводство и данните, необходими за анализа. Най-често таблиците се съставят в Excel.

Примери за управленско счетоводство в Excel

Основните финансови документи на предприятието са отчетът за паричните потоци и балансът. Първият показва нивото на продажбите, разходите за производство и продажба на стоки за определен период от време. Вторият е активите и пасивите на дружеството, собственият капитал. Сравнявайки тези отчети, мениджърът забелязва положителни и отрицателни тенденции и взема управленски решения.

Справочници

Нека опишем отчитането на работата в кафене. Фирмата реализира собствена продукция и закупени стоки. Има неоперативни приходи и разходи.

За автоматизиране на въвеждането на данни се използва таблица за управление Excel счетоводство. Също така се препоръчва съставянето на справочници и списания с първоначални стойности.

Ако икономист (счетоводител, анализатор) планира да изброи приходите по позиции, тогава може да се създаде същата директория за тях.

Удобни и разбираеми отчети

Няма нужда да поставяте всички цифри за работата на кафенето в един отчет.

Нека това са отделни маси. И всеки заема една страница. Препоръчва се широко използване на инструменти като „Падащи списъци“ и „Групиране“. Нека да разгледаме пример за управленски счетоводни таблици за ресторант-кафене в Excel.

Отчитане на приходите

Нека да разгледаме по-отблизо.

счетоводство, отчети и планиране в Excel

Получените показатели се намират с помощта на формули (използвани са обичайни математически оператори). Попълването на таблицата е автоматизирано с помощта на падащи списъци.

Когато създаваме списък (Данни – Проверка на данни), ние се позоваваме на Директорията, създадена за доходи.

Счетоводство на разходите

Същите техники бяха използвани за попълване на отчета.

Отчет за печалби и загуби

Най-често за целите на управленското счетоводство се използва отчетът за доходите, а не отделните отчети за приходите и разходите. Тази разпоредба не е стандартизирана. Следователно всяко предприятие избира самостоятелно.

Създаденият отчет използва формули, автоматично попълване на статии с помощта на падащи списъци (връзки към директории) и групиране на данни за изчисляване на резултатите.

Анализ на структурата на собствеността на кафенето

Източник на информация за анализ е активът на баланса (раздели 1 и 2).

За по-добро възприемане на информацията, нека направим диаграма:

Както се вижда от таблицата и фигурата, основен дял в структурата на собствеността на анализираното кафене заемат нетекущи активи.

Изтеглете пример за управленско счетоводство в Excel

Пасивът на баланса се анализира по същия принцип. Това са източниците на ресурси, чрез които работи кафенето.

Разходни елементи

Така че имаме нужда от бюджет на проекта, който се състои от разходни елементи. Първо, нека създадем списък със същите тези разходи в Micfosoft Project 2016.

Ще използваме персонализирани полета за. Създаваме заместваща таблица за персонализирано поле от типа Текст за таблицата Ресурси, например, както е на тази фигура (разбира се, ще имате свои собствени разходни елементи, този списък е само пример):

Ориз. 1. Формиране на списък с разходни позиции

Работата с потребителски полета беше разгледана в урока за управление на проекти на Microsoft Project 2016 (вижте раздел 5.1.2 Основен етап). За удобство полето може да бъде преименувано на Разходни елементи. След генериране на списък с разходни елементи, те трябва да бъдат присвоени на ресурси. За да направите това, добавете полето Разходни артикули към изгледа Ресурси и задайте на всеки ресурс своя собствена разходна позиция (вижте.

Управленско счетоводство в предприятие: пример за таблица в Excel

Ориз. 2. Присвояване на разходни позиции на ресурси

Функциите на Microsoft Project 2016 ви позволяват да присвоите само една разходна позиция на ресурс. Това трябва да се вземе предвид при създаването на списък с разходни елементи. Например, ако създадете две разходни позиции (1. Заплата, 2. Социалноосигурителни вноски), те не могат да бъдат присвоени на един служител. Поради това се препоръчва групиране на разходни позиции, така че една позиция да може да бъде присвоена на един ресурс. В нашия пример можете да създадете една разходна позиция - заплати.

За визуализиране на бюджета по отношение на разходни артикули и периоди от време, изгледът за използване на ресурси е много подходящ, който трябва да бъде леко модифициран, както следва:

1. Създайте групиране по позиции на разходите (вж. Урокотносно управлението на проекти в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Използване на групиране)

Ориз. 3. Създаване на групиране на разходни позиции

2. От лявата страна на изгледа, вместо полето Разходи за труд, покажете полето Разходи.

3. В дясната част на изгледа, вместо полето Разходи за труд, покажете полето Разходи (като щракнете върху дясната страна на мишката):

Ориз. 4. Изберете полета от дясната страна на изгледа Използване на ресурси

4. Задайте удобна скала за дясната страна, например по месеци. За да направите това, щракнете с десния бутон върху заглавката на таблицата от дясната страна.

5. Пример за бюджет на проекта

В резултат на тези прости стъпки в Microsoft Project 2016 получаваме бюджета на проекта в контекста на определени разходни елементи и времеви периоди. Ако е необходимо, можете да опишете подробно всеки разходен елемент до конкретни ресурси и задачи, като просто щракнете върху триъгълника от лявата страна на полето Име на ресурса.

Ориз. 6. Детайлизиране на разходите по проекта

Проектна S-крива

За графично показване на промените в разходите във времето е обичайно да се използва крива на разходите по проекта. Формата на кривата на разходите е типична за повечето проекти и наподобява буквата S, поради което се нарича още S-крива на проекта.

S-кривата показва зависимостта на размера на разходите от времето на проекта. Така че, ако работата започне „Възможно по-рано“, S-кривата се измества към началото на проекта, а ако работата започне „Възможно по-късно“, съответно, към края на проекта.

Ориз. 7. Крива на стойността на проекта в зависимост от сроковете на изпълнение на задачите

Чрез планиране на задачи „Възможно по-рано“ (това се задава автоматично в Microsoft Project 2016 при планиране от началото на проекта), ние намаляваме рисковете от пропускане на крайни срокове, но в същото време е необходимо да разберем графика за финансиране на проекта , в противен случай може да има парична разлика по проекта. Тези. разходите за нашите задачи ще надхвърлят наличния финансов ресурс, което крие риск от спиране на работата по проекта.

Чрез планиране на задачи „Възможно по-късно“ (това се задава автоматично в Microsoft Project 2016 при планиране от края на проекта), ние излагаме проекта на по-големи рискове от пропускане на крайни срокове.

Въз основа на това мениджърът трябва да намери „златна среда“, с други думи, определен баланс между рисковете от пропускане на срокове и рисковете от паричния дефицит на проекта.

Ориз. 8. Крива на стойността на проекта в MS-Excel чрез изтегляне на информация от MS-Project

Съставяне на бюджет на предприятието в Excel, като се вземат предвид отстъпките

Бюджетът за следващата година се формира, като се вземе предвид функционирането на предприятието: продажби, покупки, производство, съхранение, счетоводство и др. Бюджетното планиране е дълъг и сложен процес, тъй като обхваща по-голямата част от работната среда на организациите.

За ясен пример, нека разгледаме дистрибуторска компания и съставим прост корпоративен бюджет за нея с пример в Excel (примерен бюджет може да бъде изтеглен от връзката под статията).

Управленско счетоводство в предприятие с помощта на Excel таблици

В бюджета си можете да планирате разходи за бонус отстъпки за клиенти. Тя ви позволява да моделирате различни програми за лоялност и в същото време да контролирате разходите.

Данни за бюджетиране на приходи и разходи

Фирмата ни обслужва около 80 клиента. Гамата от стоки е около 120 артикула в ценовата листа. Тя прави надценка на стоките от 15% от тяхната себестойност и така определя продажната цена. Такава ниска надценка е икономически оправдана от интензивната конкуренция и е оправдана от големия оборот (както в много други дистрибуторски предприятия).

На клиентите се предлага бонус система за възнаграждение. Процент отстъпка при покупки за големи клиенти и дистрибутори.

Условията и лихвата на бонусната система се определят от два параметъра:

1. Количествен лимит. Количеството закупен конкретен продукт, което дава възможност на клиента да получи определена отстъпка.
2. Процентна отстъпка. Размерът на отстъпката е процент, който се изчислява от закупената от клиента сума при преодоляване на количествения лимит (лента). Размерът на отстъпката зависи от размера на количествения лимит. Колкото повече закупени стоки, толкова по-голяма е отстъпката.

В годишния бюджет бонусите принадлежат към раздела „планиране на продажбите“, така че те засягат важен показател на компанията - марж (индикатор за печалба в процентот общия доход). Ето защо важна задача е възможността да зададете няколко опции за бонус с различни граници на нивата на продажби и съответния % бонуси. Необходимо е маржът да се поддържа в определени граници (например не по-малко от 7% или 8%, защото това е печалбата на компанията). А клиентите ще могат да избират няколко опции за бонус отстъпки.

Нашият бюджетен модел с бонуси ще бъде доста прост, но ефективен. Но първо, нека изготвим отчет за движението на средствата за конкретен клиент, за да определим дали е възможно да му дадем отстъпки. Обърнете внимание на формули, които препращат към друг лист, преди да изчислите процентната отстъпка в Excel.

Изготвяне на корпоративни бюджети в Excel, като се вземе предвид лоялността

Бюджетният проект в Excel се състои от два листа:

1. Продажби – съдържа историята на движението на средствата през изминалата година за конкретен клиент.
2. Резултати – съдържа условията за изчисляване на бонусите и проста сметка за представянето на дистрибутора, която определя прогнозата за показателите за привлекателност на клиента за компанията.

Парични потоци по клиенти

Структурата на таблицата „Продажби за 2015 г. по клиент:“ на лист „Продажби“:

Бюджетен модел на предприятието

На втория лист задаваме границите за постигане на бонуси и съответните проценти отстъпка.

Следващата таблица е основна форма на бюджет за приходи и разходи в Excel с общ финансови показателифирми за годишен период.

Структура на таблицата „Условия на бонусната система“ на лист „резултати“:

1. Бонус бар граница 1. Поставете, за да зададете нивото на границата по количество.
2. Бонус % 1. Място за задаване на отстъпка при преминаване на първа граница. Как се изчислява отстъпката за първа граница? Ясно се вижда на листа „продажби“. Използване на функцията =IF(Количество > лимит от 1 бонус лента[количество]; Обем на продажбите * процент от 1 бонус отстъпка; 0).
3. Лимит на бонус бар 2. По-висок лимит в сравнение с предишния лимит, което дава възможност да получите по-голяма отстъпка.
4. Бонус % 2 – отстъпка за втора граница. Изчислено с помощта на функцията =IF(Количество > лимит 2 на бонус лентата [количество]; Обем на продажбите * процент от 2 бонус отстъпка; 0).

Структура на таблицата „Общ отчет за оборота на фирмата” на лист „резултати”:

Готов шаблон за бюджет на предприятието в Excel

И така имаме готов бюджетен модел на предприятието в Excel, който е динамичен. Ако лимитът на бонуса е на ниво 200, а бонус отстъпката е 3%. Това означава, че миналата година клиентът е закупил 200 бр. И в края на годината ще получи бонус отстъпка от 3% от цената. А ако клиент закупи 400 броя от определен продукт, това означава, че е преминал втората граница на бонусите и вече получава 6% отстъпка.

При такива условия ще се промени индикаторът „Марж 2“, т.е. нетната печалба на дистрибутора!

Задачата на ръководителя на дистрибуторска компания е да избере най-оптималните нива на ограничителните ивици, за да предостави отстъпки на клиентите. Трябва да изберете така, че индикаторът „Марж 2“ да е поне в рамките на 7% -8%.

Изтеглете корпоративния бюджет-бонус (образец в Excel).

За да не търсите произволно най-доброто решение и да избегнете грешки, препоръчваме да прочетете следната статия. Описва как да направите прост и ефективен инструмент в Excel: Таблица с данни в Excel и матрица от числа. С помощта на „таблица с данни“ можете автоматично да визуализирате най-много оптимални условияза клиента и дистрибутора.