Какви първични документи има? Как работи първичното счетоводство?

Всички бизнес транзакции, извършвани в предприятието, трябва да бъдат документирани. За всяка операция трябва да се изготвят подходящи подкрепящи изходни документи счетоводство.

Първични счетоводни документи - какво се отнася за тях?

Първично счетоводство счетоводни документисе делят на административни и оневинителни.

Първите включват на първо място различни видове инструкции, заповеди за извършване на всички видове операции. По правило тези форми се одобряват от ръководството на предприятието.

Оправдателните документи включват документи, потвърждаващи факта на сделката.

Също така административни и оправдателни формуляри могат да бъдат комбинирани в един счетоводен документ, който ще съдържа както заповед за извършване на действие, така и потвърждение за изпълнението на това действие.

Оправдателните счетоводни документи иначе могат да бъдат наречени първични счетоводни документи. Първичните счетоводни формуляри са първото доказателство за сделката и са задължителни за отразяване на сделката в счетоводството. Всички счетоводни записи трябва да бъдат отразени само след получаване на правилно изпълнен подкрепящ документ. Нещо за запомняне важно правило: „Няма документ – няма окабеляване!“

Важно е не само да имате формуляр за оправдателна присъда, но и да го оформите правилно. Наличието на грешки може да го направи невалиден, следователно, когато получавате формуляр, не забравяйте да проверите всички редове за правилно попълване. Задължително се проверява наличието на подписи на отговорни лица и наличието на печат, като той трябва да е ясен и четим. Само с правилна регистрация можете да сте сигурни, че в бъдеще няма да имате проблеми с контролните органи. Правилно съставените първични документи в счетоводството трябва да съдържат определен набор от подробности.

Задължителни данни за първичните документи:

• наименование и код на формуляра;
• дата на съставяне;
• име на организацията;
• вид на стопанската сделка и нейното съдържание;
• натурални и парични измерители на дейността;
• подписи на отговорни лица.

Държавният комитет по статистика на Русия е установил унифицирани форми на първични документи, които трябва да се използват при регистриране на бизнес транзакции.

Стандартни форми на първични счетоводни документи се използват за записване на парични операции, за дълготрайни активи, нематериални активи, инвентаризация, търговски операции, както и операции, свързани с.

Ако е необходимо да се направят промени в съществуващите унифицирани формуляри, да се допълнят с подробности и необходими редове, тогава предприятието трябва да издаде заповед или заповед за въвеждане на допълнителни подробности. Когато променяте стандартната форма на първичния счетоводен документ, си струва да запомните, че не можете да изтриете съществуващи данни, можете само да ги допълвате.

Ако унифициран формуляр не е одобрен за нито един първичен счетоводен документ, тогава организацията самостоятелно разработва формуляр, удобен за себе си, в този случай основните изисквания за изменените формуляри са наличието в тях на всички задължителни данни, посочени по-горе.

Правото на подписване на първични документи може да бъде възложено само на определен кръг лица, чийто списък с имена и длъжности трябва да бъде отразен в съответния документ за правото на подписване на конкретен документ (например можете да изтеглите примерна власт на адвокат от линка).

Ако е допусната грешка във вече попълнен първичен счетоводен документ, той може да бъде коригиран, ако не е касова или банкова бланка. За последното не се допускат корекции. Ако са допуснати грешки в паричните формуляри, тогава такъв формуляр се зачертава и изхвърля, след което се попълва нова форма. Примери за формуляри, които не позволяват корекции, включват входящи и изходящи касови ордери, касови чекове и съобщения за парични вноски.

Корекциите в първичните счетоводни документи се извършват по следния начин: трябва да се задраскат грешните данни и да се напише правилната информация най-отгоре да се посочи датата на промяната и подписа. Корекциите трябва да бъдат съгласувани с лицата, които са съставили този формуляр и са го подписали. При одобрение, до корекцията, трябва да посочите фразата: „коригиран и съгласуван“.

Първични счетоводни документи. Обработка

При пристигането си в предприятието първичните счетоводни документи се проверяват за коректност: дали всички редове са попълнени, дали сумите са изчислени правилно, дали има подписи и печати, дали всички данни са въведени правилно. След това формулярът трябва да бъде регистриран в специални дневници. например, ведомост за заплатиформуляр Т-53 се регистрира в регистъра за заплати, формуляр Т-53а, а входящите и изходящите касови ордери се регистрират в регистъра на входящите и изходящите касови документи, формуляр КО-3. След регистрация документите се предават за съхранение в счетоводството, където се завеждат в съответните папки и се съхраняват там за определен период от време. След определен период от време документът се прехвърля в архива. Срокът за съхранение на първичните документи се определя и регламентира от архивното законодателство. Съхранение и организация счетоводни документив предприятието се нарича документооборот. Прочетете повече за съхраняването и унищожаването на документи.

Законът, който определя условията за съхранение на първичните счетоводни документи, се нарича Федерален законот 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация“.

Отговаря за правилна организациясъхранение и унищожаване е ръководителят на организацията. За безопасност и правилен дизайнЗа документите отговаря главният счетоводител.

На нашия уебсайт можете да изтеглите много формуляри и бланки на първични счетоводни документи в раздела „”, където ще намерите както празни формуляри, така и образци за попълването им с кратки препоръки за изпълнение. За да улесните намирането на формуляра, от който се нуждаете, те са разделени на секции, които лесно можете да разберете и да намерите формуляра, от който се нуждаете.

Видео урок. Изтриване на документи в 1C Accounting: инструкции стъпка по стъпка

Практически видео урок за изтриване на документи в 1C Accounting 8.3. Проведено от Олга Ликина: експерт на сайта „Счетоводство за манекени“, счетоводител по заплати в M.Video Management LLC. Урокът обхваща инструкции стъпка по стъпказа изтриване на документи.

Видео урок „Как да съставим първична документация за предприятие“

Гледайте видео урока от преподавателя на сайта „Счетоводство за манекени” Н. В. Гандева.

Първичната документация заема доста важно място сред цялата документация, поддържана от счетоводния отдел. Той постоянно се проверява от данъчната служба и трябва да бъде съставен в съответствие с необходимите норми и закони, действащи в Руската федерация. Какво се отнася до първичната документация, как да я формализираме и съставим правилно, за да нямаме проблеми с нея по-късно данъчна службаНека да го разгледаме в нашата статия.

Първична документация в счетоводството - какво е това?

Първичните документи са основата, върху която могат да се извършват счетоводни записвания и да се вписват в общия регистър. това важна частуправленска документация на предприятие или организация.

Във всички предприятия, които държавата принуди да водят счетоводни записи, бизнес транзакциите трябва да бъдат формализирани в съответствие с първичната документация. Под бизнес операция се разбира всяка дейност на предприятие, която включва движение пари в бройили структурата на неговите активи.

Съгласно закона за счетоводството изготвянето на първична документация трябва да се извършва едновременно с бизнес действията, тоест трябва да бъде незабавно документирано. Но ако това не е възможно, можете да направите документация веднага след края на действието.

Първична документацияможе да се изготви както на хартия, така и в електронен формуляр. Но във втория вариант всички документи трябва да бъдат заверени електронен подпис, в противен случай те просто няма да имат правна сила. Но ако договорът ясно посочва наличието на хартиена версия на документа, тогава той трябва да е наличен.

Първичните документи ще се съхраняват 4 години. През този период данъчната служба има право да поиска от тях по всяко време да проверят Вас и Вашия контрагент. Трябва да сте особено внимателни към документите, в които купувате каквото и да било. Не забравяйте, че благодарение на тях ще можете да се обърнете към съда, ако възникне необходимост.

Разделяне на документи по бизнес етапи

Всички транзакции, извършвани от предприятие или организация, могат да бъдат разделени на 3 етапа:

1. Обсъждане на условията по сделката. По това време трябва да обсъдите всички нюанси и да стигнете до общо мнение. Резултатът от този етап ще бъде подписване на договор и издаване на фактура за плащане.
2. Заплащане според сделката. То трябва да бъде потвърдено с извлечение от разплащателната ви сметка, ако плащането е извършено по банков път, или с чекове и формуляри за строга отчетност, ако плащането е извършено в брой.
   Вторият вариант често се използва от служители на организация, когато вземат средства по сметка.
3. Получаване на платени стоки или услуги. Трябва да има доказателства, които потвърждават, че стоките са получени или услугата е предоставена, в противен случай данъчната служба просто няма да ви позволи да намалите размера на събирането на данъци.

Потвърждението може да бъде товарителница или разписка в случай на получаване на стоки или сертификат за завършена работа в случай на предоставяне на услуга.

Какви документи са необходими?

В зависимост от операцията, която ще се извърши, списъкът необходими документиможе да варира. Нека да разгледаме най-често срещания списък с необходими документи. Обикновено всички документи се изготвят или от изпълнителя, или от доставчика на стоките.

Списъкът с документи изглежда така:

Характеристики на счетоводния регистър

След изготвянето на първичните документи се извършва проверка на формата и съдържанието им. След това, ако всичко е направено правилно, те се формализират и се извършва икономическото групиране на съдържащите се в него данни. обща системасчетоводство. За да направите това, цялата информация за баланса на имуществото, паричните средства и бизнес транзакциите на дружеството от първични (безплатни) документи се прехвърля в счетоводни регистри.

Самите счетоводни регистри са специализирани таблици, които се съставят в строго определена форма, в пълно съответствие с икономическата групировка на информацията за имуществото на фирмата и източниците на нейното възникване.

Всички съществуващи регистри са разделени на 3 групи:

• С уговорка. В зависимост от този критерий регистрите се делят на хронологични, систематични и комбинирани. Всеки отделен тип има свой собствен ред на записване на данни.
• Въз основа на обобщението на данните регистрите се разделят на интегрирани и диференцирани. Всеки може да бъде разгледан от конкретното към общото или обратно, от отчета към първичните документи.
• от външен вид. Те могат да имат почти произволна форма: книга, списание, карта, печатни листове.

Счетоводните регистри трябва да съдържат:

• Пълно име.
• Посоченият период от време за регистриране на бизнес транзакции и за кой период на фактуриране се отнася.
• Подписи и инициали на отговорните лица. Това дава възможност при спорни въпроси да се открият и посочат лицата, участвали в сделката.

Извършените стопански операции трябва да бъдат отразени именно в периода, в който са извършени. Ако документалното отразяване не може да се извърши директно по време на бизнес транзакция, тогава регистрацията трябва да се извърши веднага след нейното приключване.

По принцип счетоводните регистри се създават с цел натрупване и систематизиране на информация за приетите за регистрация първични документи с цел изобразяване на финансови отчети. Ако финансовата и първичната документация на предприятието се съхранява в печатна форма, тогава по искане на други участници в стопански операции или правоприлагащи органи (ако това е в рамките на тяхната компетентност) копия трябва да бъдат предоставени от лицето, което ги е съставило и ги представи за подпис.

1в счетоводна първична документация

По време на финансовото управление - стопанска дейностЕдин счетоводител ще трябва да работи с огромно количество документация. това различни видовеформуляри, договори, отчетна документация, оценки и калкулации. Някои от тях не са от голямо значение и са второстепенни, но има и много важни документи, в които дори една малка грешка може да доведе до пагубни последици за цялото предприятие и за отделни служители. Това са основните документи на организацията.

С помощта на програмата 1C ще можете да ги контролирате и управлявате много по-лесно. Функциите му включват управление на товарителни и парични документи, складови документи и такива, свързани с търговията на дребно.

Към днешна дата софтуерКомпанията 1C заема водеща позиция сред счетоводните програми, които се използват постоянно у нас.

Сред най-популярните функции на 1C са следните:

• Пълна автоматизация на всички видове счетоводство.
• Изчисляване заплатислужители.
• Управление на счетоводството на персонала и производството.

Програмата има голям бройрежими и настройки, с помощта на които можете напълно да го персонализирате за себе си, да го настроите по удобен за вас начин.

Подготовката на първичната документация е сложна и старателна задача, но просто необходима. Модерни, за да ви помогнат компютърни технологиии висококвалифицирани служители. Ако подходите с цялата отговорност и познаване на въпроса, тогава няма да има проблеми.

Всеки ден една компания претърпява много операции. Счетоводителите издават фактури на контрагентите и им изпращат пари, изчисляват заплати, неустойки, начисляват амортизации, изготвят отчети и др. Ежедневно се съставят десетки документи от различни видове: разпоредителни, изпълнителни, първични. Последна групае от голямо значение за дейността на предприятието.

Какво представляват "първичните документи"?

Всяко събитие в икономическия живот на една организация трябва да бъде потвърдено на хартия. Формира се в момента на сделката или непосредствено след нейното приключване. Подготовката на записи и поддържането на отчетност се извършва въз основа на информацията, посочена в първичните счетоводни документи. Списъкът с тях е голям. В тази статия ще разгледаме основните, най-често използвани документи.

Защо е необходим първичен?

Първичната документация е неразделна част от счетоводството. Както бе споменато по-горе, той се формира в момента на приключване или непосредствено след приключване на операцията и е доказателство за реалността на един или друг факт от икономическия живот на предприятието.

Списъкът на първичните счетоводни документи за една сделка може да включва:

1. споразумение.
2. Проверете.
3. Касов чек или друг платежен документ.
4. Товарителница.
5. Сертификат за свършена работа.

Задължителни подробности

В момента има унифицирани форми на първични счетоводни документи. Те се използват за отразяване на информация за различни операции, съответно списъкът на колоните в тях е различен. Междувременно всички първични документи съдържат еднакви задължителни данни. Сред тях:

1. Име на предприятието.
2. Заглавие на документа (до
3. Дата на образуване.
4. Съдържание на операцията, за която е съставен документът. Например, когато попълвате фактура, в съответната колона може да се посочи „Предаване на материали за обработка“.
5. Парични средства и натурални показатели. Първите се използват за отразяване на себестойност, вторите - количество, тегло и др.
6. Длъжности на отговорни служители ("главен счетоводител", "складодържател" и др.).
7. Подписи на лицата, участващи в сделката.

Важен момент

Първичният документ, съдържащ всички необходими данни, има юридическа сила.

Моля, имайте предвид, че правилно оформените документи могат да се използват в съдебни производства като доказателство за валидността (или не) на исковете. Много документи се изготвят от контрагентите. Необходимо е внимателно да се проверява правилността на регистрацията и в никакъв случай да не се подписва за доставчици (изпълнители и др.), ако те не са го направили.

Необходимо е внимателно да се съхранява първичната документация.

Имате ли нужда от печат на първичната?

На практика много контрагенти правят оплаквания относно липсата му във формуляра TTN и някои други документи. Припомняме, че от 2015 г. повечето организации са освободени от задължението да имат печат. Такива предприятия могат да го използват по свое усмотрение. Ако съществува, тогава информацията за неговото наличие трябва да бъде посочена в счетоводната политика.

В случай, че контрагентът настоява за използване на печат при регистриране на първичния документ и дружеството има право да не го постави на законово основание, на контрагента трябва да бъде изпратено подходящо писмено уведомление с връзки към разпоредбите, регулиращи този въпрос.

споразумение

Ако контрагентът е дългогодишен партньор, тогава е напълно възможно да се сключи споразумение за няколко сделки. В този случай е важно ясно да се посочат сроковете за изпълнение на задълженията, последователността и процедурата на изчисление и други нюанси. Може да се сключи споразумение за продажба на стоки, предоставяне на услуги или извършване на работа. Струва си да се каже, че гражданското право също позволява устно сключване на споразумение. В стопанската дейност обаче по правило се използват писмени форми на договори.

Проверете

В този документ доставчикът посочва сумата, която трябва да бъде преведена на контрагента за продукта, услугата или работата. При извършване на плащане по подразбиране се приема, че субектът е съгласен с транзакцията.

Фактурата трябва да включва:

1. Име на документа.
2. Име на услугите (стоки, работи), за които се извършва плащане.
3. Цена.
4. Обща сума.
5. Данни за плащане.

В момента целият списък от счетоводни документи се съдържа в програмата 1C, така че те се обработват автоматично.

Моля, имайте предвид, че акаунтът няма специална стойност за регулаторните органи. При него продавачът фиксира определена цена. От позицията на счетоводителя, сметката е най-важният първичен документ, въз основа на който счетоводни записвания.

Фактурата е вид фактура. Този документ съдържа специален ред за посочване на сумите на ДДС.

Документация за плащане

Можете да потвърдите факта на плащане с касова бележка или друг подобен документ. Плащането потвърждава факта на плащане за доставка на продукти, услуги или работа. Конкретният вид документ се избира в зависимост от начина на плащане: в брой или по банков път.

Един от най-популярните платежни документи е платежното нареждане. Представлява нареждане от собственика на сметката банката да преведе средства по посочената сметка. Документът може да се използва при плащане на услуги, стоки, за авансово плащане, погасяване на кредит и др.

При вноски към бюджета се попълва поле 22 „Код”. IN платежно нарежданеТази колона показва UIN (уникален идентификатор). Благодарение на него данъчният орган разпознава платеца.

Полето "Код" в платежно нареждане може да бъде попълнено по различен начин. Това зависи от това как точно предприятието изпълнява задължението си към бюджета: доброволно или по искане на регулаторния орган.

Товарителница

Формулярът TTN се издава от изпращача. е основание за предаване на товара на получателя. Документът се съставя в 4 екземпляра. Съгласно ТТН продавачът отчита продажбата, а купувачът – доставката на стоките.

Моля, имайте предвид, че формулярът за превоз на товари се съставя при транспортиране на товари. на нашите собственипредприятия. Ако транспортът се извършва от трета компания, се издава формуляр 1-T.

друг важен момент: информацията в TTN трябва да съвпада с информацията във фактурата.

Сертификат за свършена работа

Този документ се съставя между клиента и доставчика. Актът е потвърждение за завършване на работата и предоставяне на услуги на договорената цена в рамките на срока, определен от споразумението. Просто казано, това е отчетът на изпълнителя пред клиента.

Към момента унифицираната форма на акта не е одобрена. Предприятието има право да разработи формуляр самостоятелно и да го консолидира в своите счетоводни политики.

Основните детайли на акта са:

1. Номер и дата на регистрация в счетоводна документация.
2. Дата на съставяне.
3. Подробности за споразумението, в съответствие с което е съставен актът.
4. Продължителност, обем, цена на работа.
5. Данни за сметката, чрез която ще се извършва плащането.
6. Име на клиента и изпълнителя.
7. Подписи на страните по сделката.

Актът винаги се съставя в два екземпляра.

Формуляр М-15

Това съкращение се използва за обозначаване на фактура за освобождаване на материали настрани. Трябва да се отбележи, че този документ не е задължителен, но често се използва от предприятията.

Фактура за освобождаване на материали на трета страна се издава, когато е необходимо да се прехвърлят ценности от главния (централния) офис на отдалечени подразделения или други компании (предмет на специално споразумение).

Правила за регистрация f. М-15

Първата част на документа съдържа номер в съответствие с документооборота на предприятието. Тук трябва да посочите и пълното име на компанията и OKPO.

Първата таблица отразява датата на съставяне на документа, кода на сделката (ако се използва подходящата система), името на структурната единица и сферата на дейност на предприятието, което издава фактурата.

По същия начин се посочва информация за получателя и лицето, отговорно за доставката. Следва линк към документа, по който се издава фактурата. Това може да бъде споразумение, поръчка и др.

В основната таблица в колони 1 и 2 се посочва счетоводната подсметка и код аналитично счетоводствовсички материали подлежат на отписване.

• наименование на материалите, посочващо индивидуалните характеристики, марка, размер, клас;
• номер на артикул (ако го няма, клетката не се попълва);
• код на единица;
• наименование на мерната единица;
• количество на прехвърлените стоки;
• информация за реално освободени от склада обекти (попълва се от складодържателя);
• обща ценаматериали;
• цена без ДДС;
• размер на разпределения ДДС;
• обща стойност с ДДС;
• инвентарен номер на материалите;
• номер на паспорт (ако има такъв);
• регистрационен номер в съответствие с регистрационната карта.

Фактурата се подписва от счетоводителя, служителя, отговорен за освобождаването на ценностите от склада, и получателя.

Предварителни отчети в "1C"

Генерирането на отчетни документи е една от най-честите дейности на счетоводителя. Много плащания, направени в брой, се обработват предварителни документи. Те включват пътни разходи, бизнес покупки и др.

Често служителите на компанията получават средства от касата за бизнес разходи. След закупуване на необходимите ценности (например канцеларски материали), служителите докладват и предоставят на счетоводния отдел оправдателни документи.

Счетоводителят от своя страна трябва да записва всички разходи в счетоводната система. Можете да отворите „Авансови отчети“ в „1C“ в раздел „Банка и каса“, подраздел „Каса“. Нов документ се въвежда чрез бутон "Създай".

В горната част на формуляра посочете:

1. Име на предприятието.
2. Складът, в който ще бъдат капитализирани новопостъпилите ценности.
3. Служител, който се отчита за получените средства по отчета.

Документът съдържа 5 отметки. В секцията „Аванси“ трябва да изберете документа, за който са издадени средствата:

1. Паричен документ.
2. Разходен касов ордер.
3. Дебитиране от сметката.

Ако стоките са закупени с издадените средства, те се отразяват в раздела със същото име. В секцията „Контейнер“ посочете информация за контейнери за връщане (например бутилки за вода). В раздела "Плащане" се отразява информация за парични средства, изплатени на доставчици за закупуване на обект или издадени срещу предстояща доставка.

В раздел „Други“ се посочват данни за пътните разходи: дневни, разходи за гориво, билети и др.

"Универсална" форма

В списъка на първичните счетоводни документи има един документ, който може да се използва в различни ситуации. Използва се при формирането както на счетоводството, така и на данъчна отчетност. Говорим за счетоводен документ. Формулярът е задължителен, ако е необходимо да се коригира грешка. Освен това документът е необходим при извършване на транзакции, които изискват обяснения, отразяване на изчисления, потвърждение на транзакции, ако липсват други документи.

Нюанс

Струва си да се каже, че предприятието има право да потвърди извършването на транзакции, които не изискват изпълнението на стандартни (стандартни, унифицирани) формуляри, не с помощта на сертификат, а чрез независимо разработени първични счетоводни документи. Списъкът с тях обаче трябва да бъде заложен във финансовата политика на компанията.

Правила за изготвяне на сертификат

За този документ не е одобрен единен унифициран формуляр. Съответно специалистите могат да го съставят в свободна форма или да използват шаблони, разработени в предприятието. Сред задължителната информация, която сертификатът трябва да съдържа, трябва да се отбележи следното:

1. Информация за предприятието.
2. Дата и причини за съставяне.
3. Първични счетоводни документи и счетоводни регистри, към които се прилага удостоверение.
4. Подпис на отговорния служител.

Можете да го напишете на обикновен бял лист А4 или на фирмена бланка.

Когато компилирате, трябва да сте много внимателни, за да избегнете грешки. Колкото по-подробен е сертификатът, толкова по-малко допълнителни въпроси ще имат инспекторите.

Документът, разбира се, трябва да съдържа само надеждна информация. Ако се открият грешки по време на писането, препоръчително е да изготвите сертификата отново.

Функции за съхранение

Всичко, свързано с първичните счетоводни документи, трябва да се съхранява в предприятието най-малко 5 години. Изчисляването на този период започва от крайната дата на отчетния период, през който са издадени книжата.

Допълнително

Първичният формуляр може да бъде издаден на хартиен или електронен носител. IN напоследъкВсе по-често предприятията дават предпочитание електронен документооборот. Това е разбираемо: отнема много по-малко време за попълване и изпращане на документи.

Електронните документи трябва да бъдат заверени с електронен подпис (усилен или обикновен - по договореност между контрагентите).

Отговорност

Първичната документация е най-важният елемент от икономическия живот на предприятието. При отсъствието му компанията ще понесе сериозни санкции от регулаторните органи. Глоби ще се налагат и при установяване на грешки или неточна информация в първичната документация.

Нарушаването на разпоредбите води до наказание не само по Данъчния кодекс, но и по Кодекса за административните нарушения. При наличие на основание извършителите могат да бъдат привлечени и към наказателна отговорност.

Заключение

В работата на едно предприятие могат да се използват различни документи. Освен това някои от тях могат да имат унифицирана форма, а други могат да бъдат разработени самостоятелно от компанията. Независимо от това обаче, всички необходими данни трябва да присъстват в документите.

Някои предприятия практикуват използването на комбинирани документи. Говорим за унифицирани форми, допълвани в съответствие със спецификата на дейността на организацията.

Важно е да се отразят избраните видове първична документация в счетоводната политика на предприятието. В хода на дейността на фирмата може да възникне необходимост от нови документи. Ако те са разработени от предприятието, те трябва да бъдат посочени в счетоводната политика.

Моля, имайте предвид, че контрагентът може също самостоятелно да разработи определени форми на документи. Във финансовата политика трябва да се посочи, че компанията приема такива документи от контрагенти.

За записване на много транзакции организациите може да не използват унифицирани форми на първична документация. Ако обаче говорим за парични операции, тогава те се изпълняват изключително чрез одобрени нареждания и други платежни документи.

Първични счетоводни документи има важноне само по счетоводни въпроси, но и по отношение данъчно законодателство, по-специално определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и които са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Правилата показват, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчни структурикато потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Заслужава да се отбележи, че на законодателно нивоКонкретни форми на първична документация не са фиксирани. По този въпрос бизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи нуждите му и ще служи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

като правило, пълен списъксертификатите, изпълняващи основни функции, остават непроменени и са одобрени на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

1. споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансови въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. И така, от момента, в който купувачът получи разписка за продажба, сделката се счита за сключена.
2. Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да включват допълнителни условиясделки и фиксирани конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
3. Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
4. Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на посочените по-горе критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
5. фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
6. Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
7. Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретна целизползване на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективното извършване на стопанска дейност в рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

1. Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
2. Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
3. Счетоводни документи. Тази категорияе обобщаващ и е необходим за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. IN тази групаможем да включим тези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационна и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се показват на потребителите под формата на книги, прости листовеи сметки карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още 3 групи:

1. Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
2. систематично,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Най-много ярък примерСистематичният регистър е касовата книга.
3. Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

• име на документа;
• дата на съставяне;
• информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
• същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
• финансови изчисления по сделката;
• подписи на длъжностните лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчната служба открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да бъдете подложени на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

1. Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
2. Компилирането може да започне, когато се планира извършването на определени бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
3. Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
4. Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

1. Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, отразяващи получаването и разходването на средства, този метод ще бъде неподходящ.
2. Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
3. Обръщане. Неправилен запис се коригира с помощта на отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. Напоследък много компании дублират информация и компилират както хартия, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява никакви задължителни формуляри за първична документация, което дава право на стопански субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще се използва на практика в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

Документооборотът в организациите е неразделна част от бизнес процесите. Счетоводните документи са предназначени да записват в писмена форма всички събития, настъпващи в предприятията, които засягат проблемите на работата.

Същност и значение на счетоводните документи

Законодателните изисквания, по-специално разпоредбите на Закона за счетоводството, налагат задължително документиране на всички събития в икономическата сфера. Счетоводните документи се използват за потвърждаване на извършването на всякакви транзакции и служат като писмено доказателство за текущи процеси.

Счетоводният документ е форма, в която могат да бъдат записани текущи събития, тяхната оценка и други критерии, които отличават една бизнес транзакция.

По вид финансово-счетоводните документи и тяхното предназначение могат да бъдат класифицирани, както следва:

1. Административни. Въз основа на тях не се записват стопански операции. Тези документи действат като инструкции за извършване на определени действия. Тази група включва заповеди и инструкции от ръководството.
2. Оневиняващи - потвърждават извършването на реални сделки в текущата дейност на компанията. Те са основата за водене на записи, например актове за приемане и предаване на ценности, фактури за отписване, вътрешно движение. Често присъствието им трябва да бъде потвърдено с административни документи.
3. Счетоводните документи са предназначени да опростят счетоводната процедура. Те представляват различни отчети, счетоводни удостоверения, които обясняват реда за извършване на действия и тяхната целесъобразност.
4. Сборните документи носят характеристиките едновременно на разпоредителни и оневинителни документи. Те служат като основа за възникване на стопанска сделка и също така съдържат индикация за нейното завършване. В този случай, като пример, можем да разгледаме касови документи (разходен касов ордер).

Какво се отнася за счетоводните документи

Документите, регулиращи счетоводството, се формират според реда, в който са съставени, т.е. те се разделят на първични и консолидирани. Основа за извършване на счетоводни записвания са първичните счетоводни документи. Те могат да бъдат генерирани директно в предприятието или могат да бъдат получени отвън - от доставчици, купувачи и други контрагенти. Основните счетоводни документи, свързани с първичните са фактури, платежни, касови, банкови и други документи. Обобщените отчети се съставят въз основа на първични данни и съдържат обобщена информация.

Според съдържанието си те могат да приемат материални и парични стойности. Веществената част отразява наличието и движението на стокови и други ценности. Например актовете за приемане и предаване, фактурите за освобождаване на стоки дават точна представа за видовете и количествата на имуществото, което се премества. Дадена е и оценка на разходите за извършената операция.

Някои документи се отнасят изключително до тези за сетълмент. Става дума за фишове за заплати, касови ордери, банкови извлечения. Информацията, която носят, е изключително финансова - състояние на разчети с контрагенти, заплати на служителите.

Доскоро се запазваше изискването за задължително използване на унифицирани форми в счетоводството. Влизането в сила на Закон № 402-FZ за счетоводството дава възможност на ръководството на организациите самостоятелно да разработва форми на първични документи. Но в същото време остават някои изисквания за наличието на задължителни подробности. Тоест в първичното счетоводство единственият валиден счетоводен документ е формуляр, отразяващ следната информация:

• име и дата на изготвяне на формуляра;
• подробности за стопанския субект;
• съдържанието на операцията и нейните характеристики в парично и количествено изражение;
• подписи на отговорни лица.

За какво се използват счетоводните документи?

За организациите и дори предприемачите значението на счетоводните документи е голямо. Те не само служат като потвърждение на извършените факти на икономическата дейност, но също така помагат да се определи текущата финансово състояниефирми. Въз основа на тях субектите извършват данъчни изчисления, докато намаляването на данъчната основа е възможно само ако имат правилно изготвени документи от гледна точка на законодателството.

Липсата на необходимите първични документи, сертификати и извлечения може впоследствие да създаде много проблеми за организацията, повдигайки допълнителни въпроси от регулаторните органи. Често този факт служи като основа за преизчисляване на данъчната основа.

Какви счетоводни документи трябва да има LLC, за да гарантира текущата дейност на предприятието? В зависимост от спецификата на работата това са документи, регламентиращи дейността на предприятието - заповеди, инструкции, счетоводна политика. Потвърждение на фактите за получените приходи и направените разходи са фактури, фактури, ведомости за заплати с персонал и други парични и банкови документи. За опростяване на счетоводната процедура широко се използват отчети за оборот и натрупване, съдържащи обща информация за хомогенни транзакции.

Прехвърляне на документи и срок на съхранение

Като се има предвид, че ролята и значението на счетоводните документи са неоспорими за всеки стопански субект, тяхното движение и съхранение също трябва да се подчинява на определени правила.

Организациите самостоятелно съставят график на първичния документооборот, който включва следните етапи:

• рецепция или регистрация;
• обработка;
• съхранение;
• прехвърляне в архива.

Посоченият график трябва да съдържа оптимално времепри обработка на получените данни. При необходимост се допускат корекции на установените периоди.

Съхранението на първичните документи се осигурява от служители на счетоводната служба. В същото време при смяна на отговорни лица е необходимо да се състави акт за приемане и предаване на счетоводни документи, чийто образец е разработен, като се вземат предвид характеристиките на компанията. Но в същото време е необходимо да се създаде подробен регистър на счетоводните документи при прехвърляне на дела, чиято извадка ще предостави пълна информация за съществуващия обем на транзакциите.

Срокът за съхранение на документите е различен в зависимост от тяхното предназначение. Информацията, предоставяща данни за изчисленията на данъците, трябва да е налична поне 4 години. Попълнените формуляри за информация за служителите се съхраняват до 75 години.

Регистър на счетоводни документи при прехвърляне на дела (образец)