Ефективно планиране на времето: моите препоръки. Как да управлявате всичко или ефективно планиране на времето

Планирането на работното време не е просто набор красиви думи, а система от знания, която може да донесе ползи както на индивидуално ниво, така и в цялото предприятие.

Ще научите:

• Какво осигурява рационалното планиране на работното време в предприятието?
• Какви методи за планиране на работното време съществуват.
• Какви са правилата за ефективно планиране на работното време?

Не е тайна, че ефективността на една организация не на последно място се влияе от възвръщаемостта от ежедневната работа на управленския персонал. Липсата на съвременни техники и методи на работа, отказът да се подобри индивидуалният стил на работа на мениджъра и неговите подчинени водят до факта, че трудностите при организирането на работата на такъв екип се превръщат в аксиома.

Компонентите, които определят колко е подготвен лидерът да бъде успешен, са доста прости. Това са неговите умения, способности, знаниеи, разбира се, лични качества. Въпреки това не трябва да се отхвърля анализът на причинно-следствените фактори, които причиняват проблеми и трудности, както и желанието да се преодолеят и да се подобри качеството на работата. Тук на помощ идва рационалното използване на работното време от мениджъра, с други думи, неговото планиране. В края на краищата той е предназначен да елиминира дефекти в ежедневния работен процес.

Ефективността на планирането на работното време се основава на целите на дейността в зависимост от тяхната продължителност: краткосрочни и дългосрочни. Такава база за управление не изисква допълнителни усилия, тъй като всички определени действия и дейности са получили своите крайни срокове в процеса на организация.

Целите, поставени от мениджъра, имат две функции: да определят действията, необходими за тяхното изпълнение и да стимулират тяхното изпълнение. Когато лидерът си постави ясна задача, действията му стават съзнателни при нейното изпълнение. Поставянето на цели е вид движеща сила, която зарежда актьора с енергия до самото постигане на резултата.

За да бъде планирането на баланса на работното време възможно най-ефективно, мениджърът трябва да прибегне до тактиката на „периодите на планиране“ (те могат да бъдат различни периоди от време: година, месец, седмица, ден). Особеността е в индивидуалността на всеки такъв диапазон, което предполага създаването на отделни планове, които да отразяват съответния период от време.

По този начин, основният положителен акцент правилно планиранесвободното време се превръща в печалба на самото време. Мениджърът ще може ефективно и ефикасно да постигне описаните работни цели, като същевременно отделя възможно най-малко време. При организирането на индивидуалната работа ролята на планирането трудно може да бъде надценена: в края на краищата, то помага да се подготвите за постигането на поставените цели и да структурирате времето, отделено за работа.

Как да делегирате задачи, за да спестите 25% от работното си време: контролен списък

За да се справите с огромния поток от информация и да развиете бизнес, е важно да управлявате времето рационално и да не губите енергия за рутинни неща. За да направите това, трябва правилно да делегирате задачи на подчинени и да наблюдавате тяхното изпълнение.

Вижте контролния списък, изготвен от редакторите на списанието " Търговски директор“, дали управлявате правилно работното си време или правите грешки при делегирането на задачи и оставате до късно на работа.

Методи за планиране на работното време

Принцип на Парето

Уилфред Парето (1848–1923) формулира принципа, че в рамките на дадена група обективното значение на някаква малка част ще бъде значително по-голямо от относителната й тежест в тази група. Парето използва формулата 80/20 в своя модел, който започва да се използва навсякъде.

• От 20% от продадените стоки можете да получите 80% от печалбата.
• 80% от останалите продукти ще генерират само 20% от печалбата.
• 20% от грешките причиняват 80% от загубите.
• 80% от другите грешки причиняват 20% от загубите.

Феновете на планирането на работното време също не са заобиколили този принцип. Ако го проектираме върху работата на мениджъра, резултатът ще бъде следният: за да постигнете 80% от резултатите, трябва да отделите само 20% от работното си време. Останалото прекарано време носи само 20% от общия резултат.

На езика на трудовия процес това би означавало, че лесната и приятна работа, изискваща минимални усилия, но достойно работно време, не трябва да бъде приоритет. Необходимо е да започнете дейности с максимално отчитане на важността на всяка задача. Жизненоважните въпроси трябва да са на първо място при планирането на работа.

За пълно прилагане на принципа на Парето по въпросите на рационалното планиране и отчитане на работното време е необходимо да се анализират всички задачи по отношение на процента на техния принос към общия резултат и също така да се разпределят в категории ABC.

ABC планиране

ABC анализът се основава на опит, показващ, че пропорциите на случаите с по-висока и по-ниска важност често са приблизително еднакви. Буквите A, B и C се използват за разпределяне на важността на задачите по отношение на изпълнението на целите в три класа. Този принцип е харесал много мениджъри.

Можете също да използвате този анализ при планиране на използването на вашето работно време. Основното нещо е да запомните какво да разпространявате работно временеобходимо е по отношение на важността на задачите, а не на тяхната трудоемкост и тежест в общия план на дейността.

ABC анализът се основава на опит, основан на три стълба.

• Задачите от категория А (най-важните) получават 15% от общите задачи на мениджъра. Въпреки ниското им относително тегло в планирането, те допринасят с 65% за постигането на целите.
• Задачите от категория B (важни) съставляват приблизително 20% от общ показателзадачи, като тяхната важност също се оценява на 20%.
• Задачи от категория C (като най-маловажни): на тях се разпределят около 65% от общата цифра, но важността им е незначителна - само 15% от относителната тежест.

Съответно, при планиране на работното време, ABC анализът фокусира вниманието си върху първоначалното изпълнение на задачите от категория А, тъй като лъвският дял от крайната ефективност трудова дейностТе са тези, които го носят. Следващи по ред са въпросите от група Б, чийто принос за крайния резултат също не трябва да се пренебрегва. И накрая, можете да решите какво да правите с останалите задачи от категория C: да ги включите в планирането на работното си време или да ги делегирате.

Принципът на Айзенхауер в планирането на времето

Матрицата на Айзенхауер (приоритети) е спечелила широко признание като инструмент за планиране на личното и работното време.

Състои се от четири полета (квадранти), като всяко от тях отговаря на определена категория задачи. Категориите се основават на два принципа: важност и спешност. Тяхната връзка е най-добре илюстрирана на фигурата по-долу.

Квадрантите се попълват само ако въведените в тях дела отговарят на определено поле. За да разберете напълно как работи тази матрица, трябва да идентифицирате задачите, които съответстват на всеки квадрант. Струва си да запомните, че матрицата ще бъде ефективна само за задачи през целия ден или друг кратък период от време.

1. Квадрант 1: Важен и спешен

Сърцето на матрицата на Айзенхауер е именно първият квадрант, тъй като съдържа основна тайна- остава празен. Това ще покаже, че лицето притежава умението за ефективно планиране на работното време за постигане на целите.

Наличието на случаи, борещи се за първи квадрант, показва постоянни бързи работни места в живота и работата на такъв човек. Следователно човек не е свикнал с разпределението на своите дела и отговорности, а вместо това отлага всичко, което може, за последния момент. И когато крайните срокове са притиснати, той се захваща за работа.

Разбира се, най-добре е да се предотврати възможни ситуации, ако обмислите всичко предварително. В крайна сметка има добре известен принцип, според който винаги е по-трудно да се премахнат последствията, отколкото да се предвидят всички възможни проблеми. Ако такива задачи могат да се изпълняват от други хора, те трябва да бъдат прехвърлени.

1. Квадрант 2: Важни и неспешни

При планирането на работното си време Айзенхауер определя задачите от втори квадрант като най-важни задачи. Ако изпълнителят постоянно изпълнява задача, поставена в даден квадрант, навреме, тогава той може да си позволи да отдели толкова време за нея, колкото е необходимо. Той няма да бъде преследван от суета, прибързаност и различни негативни последици. Много е като да отидете на лекар: как превантивният очен преглед ще предотврати повече сериозни проблемис визия, а правилното време за работа по отчета ще ви позволи да избегнете спешния нощен извънреден труд.

Планирането и записването на работното време във втори квадрант се извършва по такъв начин, че да се постигнат личните цели на служителя.

И въпреки че дамоклевият меч под формата на спешност на работата не виси над работниците, което им позволява да се съсредоточат върху качеството на работата, не бива да забравяме, че все още има срокове и те трябва да бъдат наблюдавани, тъй като неуспехът изпълни задача във втория квадрант автоматично я прехвърля в първия. И този резултат е изпълнен с последствия за планирането на личното време.

1. Квадрант 3: Спешно и маловажно

Типът дела, съответстващ на трети квадрант, не ви позволява да се концентрирате върху по-важни въпроси поради своята спешност. И такива въпроси лесно се бъркат с неща от първи квадрант. Струва си обаче да се направи граница между спешно и важно, тъй като тези понятия не са синоними. Има прост начин да направите това решение: трябва да се запитате дали тази или онази задача ви доближава до постигането на дадена цел. Обикновено случаите от третия квадрант получават отрицателен отговор.

Най-често ежедневните проблеми са включени в този квадрант: химическо чистене на дрехи в края на сезона, помощ на съседите с спешен въпрос, Не важни срещии преговори. Има и друг пример - ремонт на компютри, но тук трябва да бъдете изключително внимателни: ако това оборудване е необходимо за работа, тогава ремонтът му ще стане задача от първостепенно значение (тоест първият квадрант), а ако се използва само за развлечения, тогава мястото на този проблем е в третия квадрант.

Нещата в този квадрант не само не се вписват в планирането на работното време, но дори отвличат вниманието от основните цели и отнемат ценно време. Най-добре е да не им обръщате внимание, ако е възможно. Как можете да определите важността на дадена задача за себе си? Много просто. Въпросът, който трябва да си зададете е: „Какво ще стане, ако не направя това?“

1. Квадрант 4: Маловажно и не спешно

Тази категория включва неща от нашето ежедневие, които нямат нищо общо с работата: социални мрежи, форуми, сърфиране в интернет, компютърни игри, гледам сериали. Да, тези дейности определено са приятни, но не са задължителни.

Като цяло, тази дейност значително намалява производителността на работния ден;

Вземете например серия с продължителност 200 часа - при преизчисление получавате цяла седмица загубено време, което можеше да се използва с много по-голяма полза.

Ето защо е необходимо да идентифицирате своите лични ядещи и да се стремите към строг контрол върху тях, като планирате не само работното, но и личното време.

В този квадрант има и рутинни задачи, които за мнозина не са толкова приятни: например миене на чинии, чистене, готвене. И тук си струва да потърсите компромис с хората, с които живеете в една къща, за да планирате равномерно натоварване.

Здравословно безразличие: инструкции за тези, които не вярват в управлението на времето

Инструкциите, изготвени от редакторите на списание „Търговски директор“, ще ви кажат как да намерите хармония в живота дори в безнадеждни ситуации, ще ви обяснят от кои нагласи, наложени от обществото и медиите, трябва спешно да се отървете и какво да правите, ако нямате достатъчно време дори за един ден, за да свършите работата.

Таблица за планиране на работното време

Нека дадем прост пример под формата на таблица.

вторник		Подзадача	Коментирайте
	Проверете списъка си със задачи
	Пътуване до работа
	Телефонни разговори		Вземете номерата на два контакта от служебния си имейл
	Писане на статия	Анализ на материалите
	Писане на статия	Превод допълнителни материалиот чужд език и набиране на основен текст	Не забравяйте да предоставите бележки под линия към източниците и да коригирате тирета върху тиретата
	Отивам до редактора
	Среща
сряда

Този пример ясно демонстрира принципа на конструиране на работни планове. При необходимост таблиците могат да бъдат по-дълбоки, с повече място за бележки. Няма значение каква програма ще се използва за изпълнение, да речем, индивидуално планиране на работното време на ръководител/специалист. маса -Инструментът е универсален, може да се рисува дори на обикновена хартия. Това, което наистина е важно, е да можете да го адаптирате към себе си, вашите задачи и цели и да определите за какви времеви интервали ще се използва: по ден, седмица, месец.

Как се планира фондът работно време

Първоначалният етап на планиране се състои в анализиране на първоначалните параметри на системата - наличието на дейност за подобряване на фонда работно време (РВ) и нейните направления. Следва отговор на въпросите: кой е отговорен за тази дейност (специалисти, служби) и нейното планиране? До каква степен се отчита работното време? Следи ли се прекараното работно време? Разкрити ли са резервите на Федералната резервна банка? Взети ли са мерки за намаляване на загубата на работно време на етапа на планиране? Какви методи се използват за това?

Следващият етап е анализът на използването на PDF. В нейните рамки се изследва динамиката на продукцията на работниците (времева - почасова, дневна, годишна) и се идентифицират факторите, които влияят върху нея; анализира състоянието на FRF и идентифицира неизползваните възможности за намаляване на определени видове отсъствия; проучване на данни от наблюдения върху функционирането на фонда работно време и др. Повече информация за методите за анализ на използването на фонда работно време можете да намерите в учебно-методическата литература.

Информационната база за анализ на FRF се състои от данни от статистически и ведомости за работното време; резюме на първичното счетоводство (лист за престой, извънреден труд, отстраняване на дефекти); Автоснимки и снимки на работно време; данни от проучвания и въпросници.

Анализът разглежда приложението на целия PDF и неговите компоненти- дневни и вътрешносменни фондове в рамките на различни нива на предприятието (структурни подразделения, предприятието като цяло, професии и групи). Този подход дава възможност да се идентифицират тесните места, които първо трябва да бъдат решени. Резултатът от анализа е оценка на резервите за подобряване на използването на FRF и съответно повишаване на ефективността на планирането на работното време.

Получените резултати се използват за планиране на полезното работно време. Това събитие включва изготвяне на планиран балансов бюджет, сравняване на неговите компоненти с корпоративните стандарти, както и спестяване на работно време за непродуктивни разходи. Методите за разпределение на баланса на работното време са получили адекватно отражение в учебни материали и ръководства.

Планирането и анализът на работното време придобиха специфични черти в пазарната икономика. Например задължителните административни отпуски са полезни за предприятието по отношение на разходите. Работещите на непълен работен ден загубиха статута си на резерв.

При планирането на Федералния резерв диференцираният подход става подходящ за постоянните служители на пълен работен ден и временните работници; в режими на непълно работно време.

За най-ефективно организиране и планиране на работното време предприятието провежда специални мерки: социално-икономически, организационни, технически и терапевтични и превантивни. Те се отразяват в различни организационни и технически планове, планове за подобряване на условията на труд и др. Участието на външни участници трябва да се обсъди с местните власти и едва тогава да се включи в планирането на дейността. Всяко събитие трябва да бъде базирано на ресурси.

Как да планирате правилно работното си време

Правило 1. Ставайте по едно и също време

Този начален етап от всяко планиране е много дисциплиниран и насърчава прилив на сила.

Правило 2. Положително настроениев началото на деня

Работете върху настроението си всяка сутрин, защото то силно влияе върху решаването на задачите за постигане на вашите цели. За да направите това, можете да си зададете три въпроса:

• Как „днес“ ще ме доближи до успеха?
• Какво трябва да направя, за да направя днешния ден възможно най-много радост?
• Какво трябва да направите на този ден, за да запазите здравето си?

Отговаряйки на тези въпроси и създавайки положителна мотивациячесто не надвишава две минути. Подарете си ги, преди да започнете редовните си сутрешни дейности.

Правило 3. Започнете деня правилно

Ключът към хармоничното утро е силен нощен съни добра закуска. Но мнозина ги жертват, използвайки извинението за липса на време. И двете мисии обаче изискват само приоритизиране по време на етапа на планиране на ежедневието - по същество просто трябва да разпределите времето си, така че да си легнете рано.

Правило 4: Вземете предвид фактори като умората, когато планирате работния си ден

Много хора смятат, че производителността им на работа се променя през целия ден като синусоида. Това не зависи от дневните биоритми - дали сте „чучулига“ или „нощна сова“. Струва си да откриете вашите лични периоди на повишена активност и да поставите най-важните неща в планирането на активността си за този дневен интервал. По-добре е да посветите следобедното време на ежедневна рутинна работа, която не е особено важна.

Правило 5. Правете почивки навреме

Едно от основните правила за планиране на работното време е кратката почивка, тъй като тя позволява на тялото да възстанови силите си и да възвърне вниманието за работа. Не забравяйте да правите кратки почивки в работата; сами определяйте продължителността и честотата. Не забравяйте да сте редовни.

Правило 6. Завършете започнатото

Опитайте се да не прескачате в работата си и доведете започнатата работа до логичен край. Не се разсейвайте с по-дребни неща, защото те крадат от работното време. Не забравяйте, че всеки път, когато се върнете към нещо, което вече сте започнали, ще трябва да повтаряте стари действия и това ще повлияе на баланса на планирането на вашата лична дейност.

Правило 7. Намерете полезно приложениесвободно време

Стремете се да запълвате всички неотчетени пропуски в графика си (чакане на опашка, неинформативна среща) с полезни дейности. Определете сами същността му, като си зададете въпроса: „Как мога да запълня тези минути, за да извлека максимална полза?“

Правило 8. Придържайте се към принципа 70/30

Трябва да записвате само 70% от работното си време в дневника си. В противен случай, дори ако планирате работния си ден на 100%, няма да получите гаранции, че всички задачи ще бъдат изпълнени и дори повече: много действия няма да съвпадат с графика. Целта на планирането на работното време според този принцип е да се предпази нервната система от претоварване, да се предотврати усещането за машина и затворен в твърда рамка.

Правило 9. Вечерта направете план за утрешния ден

Планирайте задачите си за утре в края на днешния ден и ги направете под формата на писмен списък - по този начин няма да пропуснете нищо. По-добре е предварително да установите важността на задачите и да ги разпределите в колони. Това ще даде възможност да се съсредоточи вниманието върху необходимите задачи, а по-малко значимите могат да бъдат преместени в случай на форсмажорни обстоятелства.

Правило 10. Намерете време за почивка на всеки час

Неизменно правило за всички. Колкото по-често намирате време за почивка, толкова по-продуктивни ще бъдете на работа по-късно. През този период можете да почистите работното си място или дома, да измиете чиниите, да прочетете списание или книга, да се разходите чист въздух, помогнете на другите. Ако не можете да направите това спонтанно, подчинете тези действия на планиране.

Правило 11. Бъдете реалисти относно вашите възможности.

Не се затрупвайте с огромно количество работа, мислейки, че можете да се справите с всяка планина. Подхождайте трезво към оценката собствена силаи по-добре вземете това, което гарантирано ще се справите за ден/седмица/месец; такова планиране на работното време ще бъде по-ефективно.

Правило 12. След като използвате предмет, върнете го на мястото му

Този подход към предметите на масата и в офиса помага да спестите време в бъдеще. Създайте си правило, след като сте използвали предмет, да го върнете там, откъдето сте го взели. Определете конкретни места за различни видове неща - папка за документи, молив, чекмедже на бюрото или касова кутия.

Правило 13. Бъдете активни и здрав образживот

Изглежда, защо един офис работник се нуждае от спорт, йога, фитнес, правилното хранене, гимнастика? Тогава какво здраво тялои доброто здраве са най-добре настроени към положителна енергия и готовност за високопродуктивна трудова дейност, особено след нейното висококачествено планиране.

Правило 14. Правете това, което ви носи удоволствие

Най-добрият начин да се организирате в планирането и изпълнението професионална дейност- изпитвате чувство на удовлетворение и любов към работата си. Предимството му е, че мотивацията не трябва да се изтръгва с клещи, тя идва сама и в големи количества.

Планиране и организиране на работното време на мениджъра

Съвет 1. Прегледайте плановете си за деня

За да направите това, можете да използвате ABC анализ или матрицата на Айзенхауер. Дори десет минути подготовка за работния ден могат да спестят до два часа на ден. Използвайте ги разумно.

Съвет 2. Формиране на блокове от подобни случаи

Постоянно разсеян човек се нуждае от много повече време за работа, отколкото концентриран и ентусиазиран човек. Това се случва поради необходимостта от друго „излитане“ и „потапяне“, тоест връщане към трудова дейност. Блокове от задачи от един и същи тип ще ви помогнат да спестите работно време: те са по-лесни за коригиране на етапа на планиране на дейностите.

Съвет 3. Отделете си лично време на работа

Често посетители, подчинени или клиенти по телефона ви отвличат от преките ви задължения. Всички те създават силни смущения при изпълнение на наистина важни задачи и нарушават баланса на работното време. В тази връзка е невъзможно да сте на разположение на всички през целия работен ден - както в офиса, така и по телефона. В процеса на планиране на работното си време, майсторите на занаята си организират периоди за себе си, когато никой няма да ги безпокои. Можете също да използвате техните инструменти, например да зададете часове за посещения, да използвате телефонен секретар.

Съвет 4: Отделете ограничено време за всяка работна задача

Продължителността на даден вид работа е в пряка зависимост от наличното време. Дори и най-малката задача подлежи на планиране: научете се да отделяте точно толкова време за задача, колкото е необходимо за нейното изпълнение. например, бизнес преговориняма нужда да отлагате, трябва да обсъдите всички въпроси, които ви интересуват, колкото е възможно повече, но не повече от час. Това може да стане с помощта на строги времеви рамки и разпоредби. Бъдете напътствани просто правило: „Времето е пари“, ценете го и го пестете.

Съвет 5: Използвайте делегиране

Никой уважаващ времето човек не трябва да изпълнява всички задачи сам. Този подход вече е описан в принципите и правилата за планиране на работното време: всичко, което може да бъде делегирано на други хора (65% от задачите, които отнемат време и усилия, но не носят значителни резултати), трябва да им бъде делегирано. Това се отнася не само за помощта на служителите, но и за използването на помощ от трети страни агенции, организации и консултантски фирми.

Съвет 6. Разбийте големите задачи на компоненти

Хората са склонни да избягват големи или обемисти задачи и да забавят изпълнението им по всякакъв възможен начин, защото резултатът им се струва твърде далеч. Този факт показва лоши умения за планиране на лично време, но може да бъде заобиколен. Почти всеки харесва неща, които дават най-бързи резултати. Алберт Айнщайн забеляза това с примера с цепенето на дърва. Същото може да се направи с дългосрочни цели и големи проекти: Разделете ги на малки задачи, планирайте ги и след това методично ги изпълнете за определен период от време (например два часа на ден). След, да речем, седмица ще се появят първите резултати - целта на първата част от проекта ще бъде постигната (според плана), това ще даде сила и мотивация да продължим да работим в тази посока.

Съвет 7. Дайте си лични срокове за приоритетни задачи

Когато предварително знаете точно кои задачи ще бъдат приоритетни за текущия месец, можете да ги отбележите в работния календар и да ги вземете предвид в личното си планиране на задачите наравно със същите преговори/срещи. По този начин, когато възникне необходимост да планирате друго събитие или действие за тази дата, то вече ще бъде „резервирано“, което още веднъж ще ви напомни за обективната значимост на поставената задача. Този съвет е от особено значение по отношение на планирането на работните дейности.

Съвет 8. Организирайте правилно работно място

На първо място, това се отнася до реда на работния плот. На него трябва да се оставят само онези документи, които са необходими за изпълнение на задачи от категория А. Това действие има психологическа основа: редът на масата помага за ред в мислите, а допълнителните документи отнемат време.

Съвет 9. Опитайте се да не позволявате на другите да ви натоварват с допълнителни отговорности.

Мениджърите често се интересуват и се ангажират с нови дейности, разширявайки областите си на компетентност. Излизайки от личен интерес на преговори, на които един служител обикновено не присъства, той може да попадне в работни групи или да получи допълнителни задачи, които не са включени в плана му и в крайна сметка да се превърнат в тежест за основната работа и нейното планиране. Най-добре е да проверите отново всичките си действия, за да видите дали са необходими в обхвата на вашата позиция, като по този начин подобрите уменията си за планиране на работното време.

Съвет 10. Преценете колко важни и спешни са нещата, в които изведнъж искат да ви въвлекат, наистина важни и спешни.

Форсмажорните обстоятелства и други неотложни въпроси са често срещано явление за всяка фирма или предприятие, дори ако се стреми да работи в рамките на строго планиране. За решаването им се мобилизират всички налични ресурси. Ако се съгласите да помогнете в тази ситуация, не забравяйте, че това ще отнеме време от важни задачи в графика ви, така че винаги претегляйте дали си струва да се жертвате.

Съвет 11. Не действайте импулсивно – вземайте само информирани решения

Понякога определени решения се вземат в резултат на импулс, неконтролируем импулс. Но това провокира отклонения в графика и пречи на ефективното планиране на работното време за постигане на целта. Ако почувствате моментно желание да направите нещо (например да се обадите), помислете добре и преценете дали наистина си струва да осъществите плана си.

Съвет 12. Поставете правилно приоритетите си

В голям поток от неща – конференции, срещи, обаждания, текстови съобщения – може да бъде много трудно да се ориентирате и когато поемете всичко наведнъж или грабнете части от различни краища, в крайна сметка ще свършите много малко. Тук е полезно да запомните такъв метод за планиране на времето като приоритетна матрица и да започнете дейности, като завършите ясно дефинирани и ясно значими задачи, като постепенно се придвижвате към по-малко важни.

Планиране на работното време на секретарката на управителя

Основната отговорност и цел на планирането на индивидуалното работно време на секретаря е да облекчи максимално шефа и да му помогне да разпредели времето си. Негова отговорност е да повиши ефективността на използване на всички възможни часове и минути за трудова дейност. Това означава, че задачите и планирането на дейностите на управителя и секретаря са взаимозависими.

На първо място, секретарят помага в организационните, подготвителните и управленските видове работа, освобождавайки място за творчество на шефа. За целта асистентът трябва да познава дневния режим на по-горното ниво, графика на задачите си за всички възможни периоди - ден/месец/тримесечие. Ефективното планиране на работното време на секретаря зависи от графика на неговия непосредствен ръководител, тъй като той участва в подготовката на всички срещи, преговори и други въпроси (приемане на посетители, обработка на документи), които са в графика на шефа. Ключова роля при планирането играе йерархията на задачите според тяхната стойност и важност.

В допълнение, задълженията на секретаря включват и друга работа, която не зависи от ежедневието на шефа (и се отразява в планирането на работната дейност): проверка на пощата и отговаряне на кореспонденция, документооборот, контролна картотека и др. Уменията на асистента за планиране на времето трябва да са отлични. Началните точки на неговия график винаги са повтарящи се действия, например:

• подгответе работното място на мениджъра;
• подредете собственото си работно място;
• обработва всички видове входящи писма;
• преглед на контролната карта;
• предоставя на ръководството обобщение на състоянието на нещата и изяснява графика за текущия ден.

Нека да разгледаме прост пример за планиране на работното време във връзка с графика на мениджъра. Програмата за действие на секретаря ще изглежда така. Когато плановете на шефа включват среща в 11:00, тогава планът на асистента за 10:30 ще включва нейната организация с всички последващи действия: напомняния, фотокопиране на материали, почистване на конферентната зала, водене на протокол. Ако в 14:00 мениджърът е планирал преговори извън офиса, тогава графикът на секретаря ще включва елементи за повикване на кола и събиране на документи. Списъкът на работата също така посочва с кого и по кое време трябва да се свърже шефът за телефонен разговор, коя документация трябва да бъде коригирана и коя трябва да бъде попълнена от нулата и т.н.

Най-добрият вариант е да определите заедно с шефа си постоянен интервал от време за ежедневните дейности: подписване на документация, приемане на посетители. Това ще подобри работата и ще спомогне за планирането на работното време както на специалиста, така и на неговия асистент. Когато съставяте работен график, трябва да оставите и приличен резерв в случай на внезапни спешни и важни задачи, телефонни обаждания и други извънредни ситуации.

Секретарят посвещава края на работния ден на изпращане на изходяща кореспонденция, а също така планира събития за утре.

Когато работният ден приключи и мениджърът закъснее в офиса, асистентът може да се прибере вкъщи само ако има подходящо споразумение между тях и той предостави на шефа всички необходими данни.

Преди да напусне помещението, секретарят премахва всички документи, затваря шкафове и сейфове, изключва електронното оборудване (това не се отнася за телефона, модема, факса) и подрежда работното място.

Планиране на работното време на мениджъра

Същността на планирането е подготовка за изпълнение на целите и регулиране на работното време. Принципите на планиране на работното време на мениджъра не се различават особено от общи принципирегулиране трудова дейност. Рационалното използване на вашите времеви ресурси включва разбиране на вашите функции, цели, цели и времеви бюджет.

В процеса на организиране на работното време на специалиста се използват широко известни техники за планиране. Мениджърът трябва да спазва следните правила:

• 60% от дневния работен план се разпределя за планирана работа;
• 20% от времето - за непредвидени действия;
• Последните 20% е най-добре да оставите за спонтанно възникнали задачи.

"плосък" организационни структуриизползвани в малки предприятия за решаване на сложни проблеми в условия на значителна несигурност. Такива звена се характеризират със следните недостатъци: прекомерно натоварване на мениджърите, трудност при контролиране на действията голямо количествохора, както и трудности, свързани с координирането на работата на отделите.

Прекараното време (особено ако не е отбелязано на етапа на планиране) трябва да бъде записано със задължително посочване за какво и как е използвано. Това допринася за факта, че след като получи пълна картина на разходите за работното си време, мениджърът ще може по-ефективно да организира планирането си в бъдеще; За да се разработи качествен план, задачите ще бъдат разделени на краткосрочни, средносрочни и дългосрочни.

Редовността, систематичността и последователността трябва да бъдат позиционирани като основни принципи на планирането. Трябва да следвате един от важни принципипланиране на дейности – реалността на целите: поемете колкото се може повече отговорности, с които можете да се справите.

Рационалното използване на работното време на мениджъра се основава на неговия дългосрочен план. Това е многогодишна система, като се вземат предвид годишните и тримесечните планове. Последните могат да се съгласуват с годишните и да се разделят на месечни. Дневните и седмичните планове са напълно съобразени с тях и в същото време най-точно отразяват използването на работното време на мениджъра. Планирането на работните дейности на ниво един ден е важна стъпка в цялостното планиране на работните дейности на мениджъра, подлежи на постоянно наблюдение и корекция в зависимост от ситуацията.

В статията започнахме да обсъждаме темата за управление на времето, сега нека поговорим за правилата за планиране.

Както каза Бенджамин Франклин, „Времето е пари“. Ние използваме тази аксиома повече от 250 години.

Но някои съвременни бизнес философи вярват, че времето и капиталът са еквивалентни понятия само по два начина:

• времето и парите са ограничен ресурс;
• времето и парите си имат цена.

Според много други времето е много по-ценно, защото:

• не можете да получите повече време за никакви пари;
• никой не получава повече или по-малко време от вас.

„Имате точно толкова време, колкото са имали Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томас Джеферсън, Пастьор, Хелън Келър, Алберт Айнщайн“ – Джаксън Браун;

• парите могат да бъдат взети назаем, но времето никога не може да бъде взето назаем;
• парите могат да бъдат похарчени утре, но времето може да бъде похарчено само днес.

Въпреки различията във възгледите по въпроса за еквивалентността на времето и капитала, ясно е, че времето е ограничено във всяка област на бизнеса и планирането е ефективен инструмент за управление на този безценен ресурс.

… „Плановете са безполезни, планирането е безценно“ Дуайт Дейвид Айзенхауер, 34-ти президент на Съединените щати.

Така че, ако искате да оползотворите максимално времето си, запомнете няколко основни неща правила за планиране.

Основни правила за планиране:

1. Никога не започвайте деня си, ако вече не е планиран на хартия.

Ако целта ви не е записана, значи тя изобщо не съществува. Списъкът с планирани задачи е карта, която няма да ви позволи да напуснете или да се отклоните от пътя към целта си.

2. Работата с писмен списък от планирани задачи повишава общата ефективност на вашите дейности още от първия ден на планирането.

Вечерта подгответе списък със задачи, които трябва да изпълните на следващия ден. Благодарение на това винаги ще знаете откъде да започнете деня си.

3. Работете върху списъка, който сте направили през целия ден.

Ако имате такива нова задача, добавете го, като вземете предвид приоритета по отношение на предварително планирани задачи. След като изпълните друга задача от списъка, не забравяйте да я зачеркнете. Това ще ви накара да се чувствате удовлетворени от работата си, ще ви даде ентусиазъм и ще ви вдъхнови за следващите задачи.

4. Планирайте от високо към ниско, от дълго към късо, от житейска целкъм плана за деня.

За всяка задача поставете фиксиран срок, когато трябва да бъде изпълнена. ..."Една завършена продуктивна задача струва петдесет наполовина завършени задачи." — Малкълм Форбс.

5. Винаги разделяйте сложната задача на малки подзадачи.

Тук добре работи дърво на решенията, където ключовата задача е дърво, а подзадачите за нейното изпълнение са клонове. Продължете с разклоняването, докато процесът на изпълнение на цялата задача стане прост и прозрачен. Тук много ще ви помогне MindManager, с помощта на който можете лесно да създадете интерактивна визуална мисловна карта.

Преди да започнете да правите нещо, запомнете основното правила за планиранеНе забравям за правило 10/90: 10% от времето, прекарано в планиране преди започване на задача, ще спести 90% от времето за нейното решаване. И успехът ви определено е гарантиран!

И накрая, кратко видео за управлението на вашето време от Стивън Кови, специалист по лидерство и управление на живота, учител и консултант по организационно управление.

Оксана КлименкоВодещ обучител-консултант по управление на проекти, ръководител на отдел „Управление на проекти” в Just Consulting, Москва
Списание “Нов мениджмънт”, бр.11 за 2007г

Какво трябва да направите, за да използвате най-добре най-ценния си ресурс – времето? Как да се научите да планирате ефективно и точно да следвате планираното? Какви умения са необходими за успешно изпълнение на ежедневните планове?

Да започнем с един пример. Ръководителят на компанията посреща новия ден с надеждата, че ще успее да направи всичко планирано за днес и ако се получи, тогава би било хубаво да вмъкне още няколко срещи в графика и да се обади на важен партньор, с когото отдавна се канех да говорим, но все не се получаваше. Мениджърът/топ мениджърът отива на работа с такава оптимистична нагласа. Той идва в офиса, потапя се в бизнеса и скоро се хваща на мисълта, че ще бъде много проблематично да се направи всичко планирано днес. Възникват спешни проблеми, които изискват незабавни решения, а планът се променя до неузнаваемост. Снежната топка от задачи се превръща в лавина, има катастрофална липса на време и в края на работния ден мениджърът, недоволен от себе си, отлага всичко, което не е имал време да направи днес, за утре.

Има мнение, че ако планът не се изпълнява на сто процента, тогава работим неефективно. Това е един от много разпространените митове за планирането и, разбира се, като всички митове, не претендира да е истина. На първо място, трябва да разберете това планът не е догма, но постоянно променящ се инструмент за управление. Съгласете се, когато времето се промени рязко, ние също понякога изпитваме негативни емоции: твърде горещо е, после есента с дъжд и вятър дойде в неподходящия момент или снегът се стопи по-рано от необходимото ... Но времето все пак ще се промени - независимо от нашето настроение. И трябва да приемем това за даденост. Така е и с планирането. Колкото по-спокойно реагираме на необходимостта от постоянна корекция на плановете и толкова по-бързо признаем като аксиома, че Планът винаги се променя по време на изпълнение, толкова по-успешно можем да го реализираме.

Класифицирайте всички неща, които правите

Има много методи за ефективно планиране, за тях са написани книги и статии, разработени са специализирани обучения и семинари. Всичко това може и трябва да се научи. Има и различни видове планиране, сред които най-често срещаните са стратегическо, тактическо и оперативно или текущо. Ще се спрем само на няколко аспекта на оперативното планиране, които заслужават специално внимание. Защото ежедневният стрес и претоварването в графика на мениджъра причиняват най-големия стрес. Как да избегнем това? Нека разгледаме няколко класификации, които ще помогнат на мениджъра по-съзнателно и точно да извършва ежедневното планиране.

Един от начините за планиране е по време на работния ден:

• сутрин (какво трябва да се направи в самото начало на работния ден);
• ден (задачи за първата и особено втората половина на деня);
• вечер (въпроси, които могат да бъдат решени в края или дори в края на работния ден).

Тоест всички предстоящи задачи за утре са групирани в три блока в зависимост от вашия тип личност („сутрешен човек ли сте или нощен бухал“). Задачите, които изискват значителни усилия, се справят най-добре, когато ефективността ви е най-висока.

Следващият метод е по вид дейност:

• писма;
• работа с документи;
• съвещателни дейности в рамките на компанията (работни срещи, срещи и др.);
• съвещателни дейности извън компанията (срещи и преговори с партньори, доставчици, клиенти и др.).

Използвайки тази класификация при определяне на обема работа за следващия ден, вие ще можете, първо, да прецените кой тип задачи са изпълнени най-много, и второ, да ги коригирате по такъв начин, че да премахнете монотонността. В идеалния случай мениджърът трябва да разпредели определени часове за работа с писма и други документи и да ги отбележи в работния график.

Можете също да сортирате ежедневните задачи по области на управление:

• финанси;
• продажби;
• производство;
• маркетинг;
• управление на персонала и др.

Списъкът е съставен в съответствие с вида на дейност на фирмата. Той (списъкът) трябва да бъде достатъчно пълен, така че нищо да не бъде забравено и всичко да бъде взето предвид. Какво ще постигне такова планиране? Първо, всички предстоящи задачи (провеждане и участие в срещи, изготвяне и анализ на документи) могат да бъдат ясно свързани със сферата на управление и конкретните хора, които участват в тези задачи и отговарят за тяхното изпълнение. А това от своя страна ви позволява да поставяте задачи на вашите подчинени - (да речем, да подготвите необходимата информация за среща). Второ, след месец ще бъде възможно например да се анализира коя област получава достатъчно внимание и коя получава по-малко и да се установят причините. И накрая, такъв анализ ще ви позволи да планирате по-равномерно и целенасочено работата си в бъдеще.

Като се има предвид фактът, че всеки процес преминава през определени етапи, можем да разграничим друг вид класификация на ежедневните дела - по етап на процеса:

• инициация (всички неща, които трябва да бъдат започнати, т.е. инициирани);
• планиране (събития, които са в процес на разработка и изискват планове);
• изпълнение (неща, които се изпълняват в момента);
• анализ (работа с документи, отчети, както и решаване на други проблеми от психическо естество);
• контрол (събития, насочени към проверка на работата на определени отдели и служители, наблюдение на изпълнението на проекти и др.);
• завършване (неща, които трябва да бъдат завършени).

Сега трябва да изберете две класификации, които са най-удобни и разбираеми за вас, които могат да станат най-много ефективни средствапланиране на работния ден.

Като пример, нека разгледаме сортирането на случаи по област на управление и по етап на процеса.

Правим таблица (вижте по-долу). В първата колона въвеждаме етапите на процеса, в първия ред - областите на управление. Поставяме предстоящи задачи в клетките на пресечката. Също така е удобно да използвате различни маркери, отбелязващи събития с определени букви и цветове. Можете да обозначите желаното време от деня с букви: U - сутрин, D - следобед, V - вечер. може различни цветовеприоритизирайте (червено - много важно, жълто - важно, зелено - по-малко важно).

Таблица 1. Пример за планова матрица по области на управление и етапи на процеса (с маркери).

Области на управление/ Етапи на процеса	Финансов мениджмънт	Управление на производството	Управление на продажбите	Управление на маркетинга	Управление на персонала
Посвещение		Започване на изпълнението на програма за разработване на нови рецепти (среща с главния технолог и ръководител производство) - У
Планиране				Планирайте промоция (писмо, посочващо задачата до специалиста по маркетинг) - U
Изпълнение					Одобряване на системата за мотивация (работа с документи) - D
	Отчет за 2 тримесечия кв.(работа с документи) - Д		Анализ на резултатите от участието в изложбата (среща) - У
контрол	Отчет за 2 тримесечия кв.(работа с документи) - Д
Завършване					Подгответе реч въз основа на резултатите от конкурса на идеи (реч) - Б

Важно е да попълвате такава матрица постепенно през целия ден, когато възникнат задачи. В завършен вид можете да прехвърлите матрицата със задачи на вашия асистент, за да направите корекции в графика за следващия ден, или можете да го направите сами. Така вместо хаотичен списък със задачи ще имате структурирана таблица, която е удобна и нагледна. Остава само да ги съпоставим с определени днии с часове.

Може би ще изберете два други типа класификация, които са по-подходящи за вас. Във всеки случай планирането на две нива наведнъж дава много по-голям ефект от съставянето на обичайния дълъг списък от задачи, които трудно могат да бъдат вкарани в работно време.

Подобрете и развийте уменията си за планиране

Не е тайна, че успешното планиране изисква определени умения. Това е фокусиране върху основното, изграждане на логически вериги, приоритизиране на гъвкавостта на мисленето, работа с голямо количество информация, систематично виждане на цялостната картина и т.н. Ако настъпят промени в графика през деня, възможността за бързо и лесно превключване от една тема към друга, понякога несвързана с предишната, ще бъде полезна. В малките и средни фирми може да се наблюдава такава картина. Мениджърът работи с документи, като фокусира цялото си внимание върху доклада, съдържащ важни финансови показателиза определен период. И изведнъж например в кабинета влиза началник на отдел и като в известната руска комедия вдига ръце към небето и вика: „Началник! Всичко изчезна! След което, с мъка сдържайки вълнението си, той казва, че работата е на ръба на провала, че е почти невъзможно да се промени нещо и че цялата надежда е в мениджъра. Трябва да превключите от отчет към отдел за няколко секунди, да анализирате ситуацията и бързо да вземете ефективно управленско решение.

Възможно ли е да развиете непрекъснати умения за планиране, които ще ви помогнат да се справите с неочаквани промени в плановете? Нека дадем серия прости упражнения, чиято цел е да научите как ефективно да планирате и да се ориентирате в процеса на изпълнение на планираните за деня задачи. Всеки от тях отнема няколко минути (можете да ги изпълнявате например в почивки между сложни задачи) и с повече или по-малко редовно обучение можете значително да увеличите ефективността си при планирането на задачите.

Упражнение„Цел“.Това упражнение развива способността да се концентрирате върху едно важно нещо. На лист хартия нарисувайте голяма мишена - като на стрелбище. Подредете задачите за следващия ден в произволен ред в кръговете на целта, оставяйки точката в центъра свободна. По-далечни въпроси могат да бъдат поставени на лист извън целевата зона. Колкото повече различни неща и събития си спомняте, толкова по-добре. Сега погледнете центъра на мишената и фокусирайте вниманието си върху едно нещо. Задръжте вниманието си върху него за една минута. След това насочете погледа си към другите бележки на листа, сякаш наблюдавате отстрани, като по този начин си давате малко почивка. Погледнете отново центъра на целта, като се концентрирате върху друга задача, също за една минута. По този начин, като редувате концентрирането върху едно нещо с гледането на много други неща, можете да станете добре обучени в способността да подчертавате главното и да отхвърляте маловажното, което ще ви позволи бързо да определите основните и най-важни задачи при планирането.

Упражнение"Превключване на телевизия"Тази проста и добре позната процедура в психологически контекст се нарича „синдром на бутона“. Мислено си представете, че имате дистанционно управление на телевизора в ръцете си. Опитайте се да „превключите“ мислите си от една тема към друга - всеки път, когато натиснете бутон на въображаемо дистанционно управление. Изберете темпото на превключване, което е удобно за вас. Първо можете да правите това бавно, след това постепенно да ускорявате. Като опция можете да редувате времето, през което мислите за нещата. Основното е, че „бутонът на дистанционното управление“ означава сигнал за превключване от тема на тема. По този начин ще се научите бързо да пренасочвате вниманието си от един въпрос към друг, без да се забивате в една тема за дълго време.

Упражнение"Свържете думите заедно." Творчески задачиизискват гъвкавост на мисленето от изпълнителя. Навикът да мислите стандартно не е най-добрият помощник за разработване на оптимално решение и е малко вероятно да помогне за постигане на желаните резултати. Креативността и спонтанността са също толкова важни компоненти на ефективния мисловен процес, колкото последователността и последователността. Можете да развиете такива умения чрез игри. Задачата е следната: в двойка думи, които са напълно несвързани една с друга, трябва да намерите нещо общо. Първо, можете да направите списък с двойки думи (5-6 двойки), след което една по една се опитайте да намерите общото във всяка. Например „крокодил“ и „владетел“. Какво е общото между тях? Друг вариант е и двете да са зелени. Такова обучение развива гъвкавостта на мисленето и помага за успешното намиране оптимални опциирешаване на проблеми за минимално време.

Упражнение"Дърво".Често, за да зададете правилно приоритетите, трябва да планирате всички неща според принципа на важност или фундаменталност: солидни, въз основа на които се извършва всичко останало, и малки, но също необходими. Начертайте дърво върху лист хартия, от корени до листа. И разпределете задачите по следния начин: корени - основни, основни приоритетни въпроси; багажник - стратегически направленияразвитие; клонове - дейности в области на управление или отделни сфери на дейност; листа - специфични задачи.

След като получите визуално представяне на информацията, продължете към по-нататъшна работа - направете разяснения, изберете персонал за работа в определени области, за изпълнение на конкретни задачи и т.н.

Планирайте ежедневно, постоянно, развивайте уменията си, подобрявайте уменията си, измисляйте нови методи и методи. Направете процеса на планиране положително и творческо изживяване. Успех в планирането и бизнеса!

Здравейте, мили приятели!

В днешната статия ще говорим за най-ценното нещо в живота ни. Това, което се използва незабелязано, дава се на безценица или се използва добре. Често ни липсва и дори двадесет и четири часа в денонощието ни се струват минимум, който не може да задоволи всичките ни нужди. И така, разбра ли? да, да, ще говоримгоре-долу време. Как да вместите всичко необходимо в деня си?

Какво е необходимо за маневриране на минутите, за да постигнете максимален ефект? В днешния материал можете да намерите полезни инструкциии начини за управление на стрелките на циферблата. Ефективно използваневремето е инструментът, без който не можете на съвременния човекв един също толкова модерен свят.

Какво е времето?

Времето е илюзорно и доста голямо напомняне, че животът е мимолетен.Можете да го видите на снимки, можете да го срещнете в огледалото, можете да го видите, като погледнете децата си, забелязвайки колко бързо растат.

Всеки ден, като огромен супермаркет, без отстъпки и промоции, ни предлага нови двадесет и четири часа, за да се реализираме в космоса. Или използваме времето ефективно, или наблюдаваме какво се случва. Свършвате ли всичко за един ден? Повечето от нас нямат гувернантки, слуги или готвачи.

Колосално време се поглъща от ежедневието, работата и маниакалното желание да се направи всичко: учене, дом, работа, срещи с приятели, не забравяйте да посетите родители и баби, да изберете подарък за рождения ден на любим човек и т.н. Ситуации и житейски обстоятелствапонякога падат върху главата ни и се блъскат през покрива, който почти мърда от суматохата на неизпълнените задачи.

Често ли сте изпитвали нужда от асистент или друга джаджа, която да опрости живота ви?

Моят личен асистент

Съвременните джаджи са отлична причина да овладеете нови продукти и да прибягвате до тях електронна помощ. Днес броят им расте като гъби и радва най-разглезените и изискани купувачи. Органайзери, таблети, тефтери- всичко това е създадено, за да направи живота по-лесен за вас и мен. Приложенията, които се инсталират на телефона ви за секунди, с радостни, а не скучни известия, ще ви помогнат да планирате времето си и да не забравите това, което техният малък, изкуствен малък мозък не може да забрави, дори и да иска.

Човекът е създание по природа и прави всичко, за да гарантира, че положените усилия са 100% оправдани. Но понякога, когато времето вече не е под наш контрол и се изплъзва между пръстите ни, отделянето на десет минути, за да опишете всичко необходимо в дадено приложение или да си водите бележки в бележник, изглежда просто невъзможна задача. Звучи познато, нали?

Яжте правилният начинда се справят с настоящата ситуация и временен хаос. Ролята на Чип и Дейл е да планират деня си.

Как да се научите да планирате деня си?

Планирането е нещо, за което нашите родители често са ни казвали като деца. Ясното разделение на задачите, тяхното изграждане и структуриране играе ролята на добър и качествен блокер на разстройството. В края на краищата, не забравяйте, че сте си направили домашното - излязохте на разходка, разходихте кучето, изхвърлихте боклука или измихте чиниите - можете да гледате любимите си анимационни филми.

Свършихте работата си, разходете се!

Теоретично нищо не се е променило, освен че е минало време, ние сме узрели и сме свикнали да решаваме проблемите си ситуативно. Тоест това, което вече е паднало върху и без това измъчената ни главичка. Как да се справим с това? Как да се бием?

Как да организирате деня си и да изберете стратегия за планиране?

Със сигурност преди лягане или сутрин всеки мисли какво трябва да се направи и кога е най-добре да го приложи в управлението на времето си. Можете да планирате деня си по различни начини.След като се научихте да правите това за краткия период от деня, можете спокойно да преминете към планове за седмицата, месеца и годината.

По този начин всяка минута от ценния ви живот няма да бъде пропиляна.

Способността за приоритизиране е придобито умение, от което се нуждаем толкова много, за да разпределяме компетентно товара.

Планирането може да бъде разделено на две части:

Краткосрочно планиране

Всичко, което вие, като Супермен, можете да промените или коригирате през деня.

Краткосрочното планиране е уникален начин за изгодно разпределяне на енергоемки действия за решаване на ежедневни дела и успешно маневриране в тяхното преструктуриране и движение за оптимално постигане на броя на завършените елементи.

Краткосрочното планиране включва съставяне на списъци със задачи или задачи, които бихте искали да завършите утре, днес или в рамките на един час.

Дългосрочно планиране

Можете да се научите да планирате по-дълги времеви разстояния, като използвате тази точка. Искахте ли да отидете на почивка през лятото? Да оцелеете след глобален ремонт на хола? Разпределяйте разумно времето и енергията си. Дългосрочното планиране включва краткосрочно планиране и едното не може да изключи другото.

Бързам да регистрирам един важен съвет. Няма място за условности в планирането. Много важен анализирайте всеки малък детайл, дарявайки я със сила. Картината на вашето време е изградена от малки пъзели и ако хармонията бъде нарушена, резултатът няма да е шедьовър. Нека го разгледаме с пример.

Дългосрочно планиране: ремонтирайте хола. Изглежда, че нещо не е ясно? Нека да копаем по-дълбоко и да забележим целия обем на айсберга. Във вашата джаджа или бележник ще трябва да разбиете артикула подробно, като вземете предвид времето, мястото и събитието.

Например, за ремонт на хола до края на 2016 г.:

• разпределете бюджет (10 000 USD)
• намерете допълнителен доход в размер на 400 USD месечно
• работа по интериора с дизайнера до септември 2016 г. и др.
• вземете решение за стила на обновяване

Всеки елемент може да бъде разделен на детайли ad infinitumили вашето пълно удовлетворение, че всичко е кратко, просто и ясно. И в крайна сметка целта ще бъде постигната. Мисията е изпълнена! Вие сте страхотни.

Планирате деня си и откъде да започнете?

Как да си направим план за деня, ще попитате? Не мога без съвет. Стратегията за планиране работи перфектно, ако вие сложни задачище го изпълниш приоритетно. Често не искаме веднага да се потопим в басейна стремглаво и да правим неприятни, безинтересни или скучни неща, отлагайки такова удоволствие за вечерта.

Работата на нашия мозък при залез е по-малко ефективна, отколкото сутрин. Затова бъдете търпеливи и решавайте глобални проблеми, когато си сиво веществонай-ефективно, тоест сутрин.

Тази тактика е напълно приложима при организиране на работния ден. Ако вече сте в бърза ситуация, маркирайте най-трудните и необходими задачи възможно най-скоро, за да ги разрешите победоносно с вик „Банзай!“ По този начин ще освободите деня си от излишни грижи и ще можете да се похвалите с удоволствие, като маркирате този елемент като изпълнен.

Планирането и неговите видове са предназначени за факта, че в близко бъдеще ще станете истински господар на времето на деня си и по този начин на живота си. Като работите ежедневно във вашето приложение, притурка или органайзер, вие ще растете добър навик, което може да стане причина утре да сме по-добри от вчера.

Постигането на резултати зависи пряко от вас и от желанието ви да контролирате времето си и да живеете всеки ден възможно най-ярко и продуктивно. Действието в името на действието без е празно потръпване на пространството. какви са твоите мечти ?

След като сте описали всички стъпки стъпка по стъпка, ще се радвате да отбележите, че в главата ви изглеждаше много по-страшно и по-обемно, отколкото в електронен екранили парче бележник. Стъпка по стъпка, изпълнявайки задача след задача, вашата производителност и ефективност ще нарастват, а хаосът, безпорядъкът и страхът ще намаляват правопропорционално.

С това може би ще приключа епичните си размисли и ще ви оставя насаме със съзнанието за времето и неговата сила. Надявам се, че минутите, които прекарахме заедно, ще бъдат полезни, а съветите, представени в тази статия, ще ви помогнат да се справите с потока от задачи, чието отчитане е лесно и просто.

Скъпи приятели, абонирайте се за актуализации на блога, кажете ни в коментарите как планирате времето си? Препоръчайте го на вашите приятели социалните мрежиза четене и дано ние с теб имаме планираното щастие!

Ще се видим скоро в блога на elenarou. чао чао

Вероятно ви се случва в края на тежък ден да се чувствате празни, не защото сте уморени, а защото не сте постигнали значими цели. Всеки от нас има извинение за това: безкрайни срещи, често разсейване, неотложни въпроси. Но резултатът е един и същ - не сте имали време да направите нищо, което сте планирали предварително. И така, как можете да се научите да планирате делата си така, че да имате време за всичко - важни задачи, семейство, развлечения?

Значението на планирането

Ако планирате ефективно и мъдро, това умение ви позволява да:

• Разберете колко време ще отнеме реалистичното постигане на определена цел.
• Уверете се, че имате достатъчно време, за да завършите най-важните си задачи.
• Планирайте време за непредвидени обстоятелства.
• Избягвайте да поемате твърде много задачи, които не можете да изпълните.
• Работете усилено за вашите лични и кариерни цели.
• Имайте достатъчно време за семейство, приятели, саморазвитие и хобита.
• Постигнете .

Времето не може да се купи или забави, но може да се пропилее и да се съжалява за миналото. Планирането ви помага да се насладите на настоящето и да се стремите към успех в бъдещето.

Как да планирате времето си

Много неща е най-добре да направите днес и сега, но най-доброто време да започнете да планирате е в началото на седмицата или месеца и да го правите редовно. Въпреки това, ако сте на свободна практика, можете да започнете сега.

Има стотици различни техники и приложения, които ще ви позволят да управлявате ефективно времето си. Например:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Тези услуги са удобни, позволяват лесно въвеждане и получаване на данни обратна връзкапод формата на графики и допълнителна информация.

Определете вашето налично време

Със сигурност имате неща, които правите всеки ден и отделяте определено време за тях. Изкушаващо е да включите и това, но бъдете реалисти – трябва да планирате свободно време. Решете предварително колко свободно време ще отделите за работа, колко за саморазвитие и колко за здраве, семейство и развлечения.

Планирайте основните си дейности

Какви действия трябва да предприемете, за да сте сигурни, че вършите работата си добре? Започнете от това, не го правете лошо, не отнемайте това време.

Идентифицирайте елементи с висок приоритет

Това са нещата, които трябва да са на първо място за вас, което не означава непременно да ги направите първо (може да има определено време за тях, извън вашия контрол). Това означава да отделите време за старателна подготовка.

Например, вашият основен приоритет е да учите за годината. Записахте се за курс и три пъти седмично трябва да сте на определено място от шест до осем часа вечерта. Не трябва да пропускате нито един урок, внимавайте да не закъснявате за курсове и да правите всички домашни, ако има такива. Това е вашият основен приоритет. Не забравяйте също, че самото посещаване на курсове няма да е достатъчно, защото човек ще постигне високи резултати само когато вплете ново умение в ежедневието си. В случая с английски това означава четене на книги и гледане на филми на този език. Може да не правите това всеки ден, но трябва да вземете курсове и да сте подготвени за тях.

Планирайте време за непредвидени обстоятелства

Често срещана грешка при планирането на начинаещите е да мислят, че всичко ще върви точно както е планирано. В нашия свят всеки и всичко може да ви разочарова: хора, обстоятелства, метеорологични условия, валутни курсове, правителствени политики, собственото ви тяло. Така че бъдете мъдри и отделете няколко часа за всеки случай.

Планирайте свободното си време

Дискреционното време е времето, което остава между вашите задачи, ако ги завършите по-рано от очакваното. Това е и съзнателно отделен период от време, през който искате да постигнете целите си. Всичко зависи от вашите ценности и приоритети. За някои хора това може да е четене на книга или гледане на филм.

Анализирайте дейностите си

Когато планирате, няма да е достатъчно да се опитате да свършите всичко. Ще трябва да потърсите може би вечен баланс. Дори най-много успешни хораса изключително гъвкави при планирането – те, тяхното тяло и неговите възможности, за да подобряват списъка си със задачи всяка седмица. Можете също така да делегирате своите отговорности, да поискате помощ и да възлагате задачи на външни изпълнители.

За по-задълбочено разбиране на планирането вземете курс по . В него можете да научите за неговите основи, както и да изберете техника, която ви подхожда.

Желаем ви късмет!