عينة من خطابات العمل. أخلاقيات المراسلات التجارية

ثم لا ينبغي أن تثار أسئلة حول كيفية وبأي وسيلة يمكنك إنشاء وإرسال ، من حيث المبدأ. ومع ذلك ، ليس الجميع مستعدًا لبدء هذه المهمة فورًا عندما يتعلق الأمر بالرسائل الرسمية ، خاصةً عندما يتوقع مؤلف الرسالة تلقي ردًا عليها. سأفتح لك أسرار صغيرةالمراسلات التجارية ، كلما كانت الرسالة أكثر صرامة في طابعها وأسلوبها ، زادت احتمالية تلقيها استجابة من المستلم. في هذا البرنامج التعليمي ، سأقدم لك بعض نماذج رسائل البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تساعد المستخدمين على تطوير أسلوبهم الخاص وكتابة أفضل رسائل البريد الإلكتروني الممكنة في المستقبل.

أولاً ، عليك أن تقرر ما هو الحرف الذي سننشئه. أقسم جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

• عرض الأعمال
• طلب عمل
• معاملة ودية

وفقًا لذلك ، بالنسبة لجميع الأنواع الثلاثة ، لدي قوالب فارغة ، سواء في شكل ملفات نصية بسيطة أو في شكل قوالب مصممة خصيصًا لبرامج بريد إلكتروني معينة. دعنا ننتقل إلى كل منهم بالترتيب.

عرض الأعمال

مرحبًا (مساء الخير) [اسم الشخص الموجه]!

يُنصح بالإشارة إلى الاسم في أي حرف عند التواصل ، لأن الاستئناف الشخصي يضع الشخص في مزاج ودي. ومع ذلك ، إذا لم يكن من الممكن العثور على الاسم ، فسيكون من الكافي استخدام قالب تحية.

دعني أقدم لك خدمة جديدة ( منتج جديد) من شركتنا [اسم الشركة].

اسمحوا لي أن أقترح التعاون في مجال [اسم مجال النشاط].

بعد ذلك ، صِف بإيجاز مزايا عرضك من حيث السعر أو بعض خصائص الجودة. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. ميغا بايت من النصوص ، وحتى الصور الزاهية التي لا معنى لها ، تخيف الناس فقط. إذا كان مستلم الخطاب مهتمًا بعرضك من الأسطر الأولى ، فسيتصل بك بالتأكيد للحصول على معلومات إضافية.

إذا كنت مهتمًا بجدية الناس الضرورييناتصلت بك في أول اتصال ، أي أنه من المنطقي التفكير في إمكانية الوصول ليس فقط من خلال بريد إلكتروني. لن يكون إنشاء حسابات في خدمات مثل ICQ وسكايب. في بعض الأحيان يكون من الأسهل على الشخص الاتصال بك عن طريق هاتف عادي ، إذا كنت ستترك رقم هذا ، بالطبع ، بحكمة في التوقيع.

لماذا تحتاج إلى تكرار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في التوقيع ، كما تسأل ، إذا تمت إعادة توجيهه تلقائيًا بواسطة خادم البريد. هناك قاعدة تنص على أن المعلومات الزائدة في المراسلات التجارية ليست ضرورية على الإطلاق. دعنا نتخيل موقفًا عندما يتلقى رسالتك من قبل شخص يحتمل ألا يكون مهتمًا بالاقتراح ، أو ببساطة غير مؤهل للإجابة عليه بشكل صحيح. يقوم بإعادة توجيه الرسالة المستلمة إلى مستخدم آخر ، ولكن لسبب ما ، يتم فقد المعلومات حول المرسل الحقيقي من البيانات المضافة تلقائيًا ، مما يجعل من الصعب الاتصال بك. ومع ذلك ، يكفي دائمًا النظر إلى التوقيع لتحديد كاتب الرسالة وجهات الاتصال الضرورية.

طلب عمل

مرحبا مساء الخير)!

أو ، إذا كان اسم المستلم معروفًا ، فحينئذٍ (عزيزي ، [الاسم ، عائلته])!

يرجى تقديم معلومات حول المنتج (الخدمة) [اسم المنتج / الخدمة] مع وصف الخصائص الكاملةوالصفات التنافسية.

قائم على قانون اتحاديالاتحاد الروسي [رقم الوثيقة وتاريخها] ، يرجى تقديم معلومات [وصف البيانات اللازمة للحصول عليها].

يمكنك أيضًا الاتصال بإدارة خدمة معينة على الإنترنت ، في حالة انتهاك حقوقك.

فيما يتعلق بانتهاك الفقرة [رقم الفقرة في اتفاقية المستخدم] من اتفاقية المستخدم ، وهي: "[اقتباس نص كاملالمسماة نقطة] "، أطلب منك التحقق واتخاذ العقوبات المناسبة ضد المذنب [المسؤول (إذا كنا نتحدث عن موظفي الخدمة)] الشخص [الموقع (اسم الموقع)]. يرجى إبلاغ نتائج الشيك والعقوبات المفروضة على [عنوان بريدي الإلكتروني].

معاملة ودية

تحياتي (يوم سعيد) (مرحبًا) [اسم الشخص]!

عند الاتصال لأول مرة بطريقة ودية ، مؤشر جيدسيكون اكتمال الاستئناف النصي الخاص بك. سيشير النص الضخم المكتوب بشكل صحيح إلى اهتمامك الكبير بالاتصال به الشخص المناسبوإثارة الرغبة في الرد. لا تنس أن تبدأ المحادثة ببعض الأسئلة الأولية.

مثال على البريد الإلكتروني

في الظروف العالم الحديثغالبًا ما ينشأ الاتصال التجاري من المراسلات التجارية - شكل مكتوب من التفاعل التجاري ، والذي يتضمن أي نوع من المراسلات (رسالة ، رسالة ، إلخ) ، والتي يتم إرسالها من قبل أي مسؤول نيابة عنه وبحكم منصبه.

جانب مهم هو مراعاة بعض قواعد الآداب. خلاف ذلك ، قد تنكسر العلاقات القائمة ، وسيفقد العميل أو الشريك التجاري. تساهم المراسلات التجارية المصممة بشكل صحيح في تكوين الانطباع الأكثر ملاءمة لك أو للشركة.

إن امتلاك سحر الحروف أمر مهم لكل شخص. دعنا نقول ، عند البحث عمل جديد: تجميع وإرسال السير الذاتية ، مهام الاختبار, تغطي الرسائل، معلومات إضافية عنك ، الموافقة على وقت الاجتماع.

ومن المثير للاهتمام أن قواعد المراسلات التجارية الموجودة اليوم قد تطورت منذ حوالي 150 عامًا في إنجلترا.

أنواع خطابات الأعمال

لتحديد كيفية كتابة خطاب ، عليك معرفة الاختلافات بين أنواعه. سيساعد هذا في تحديد موضوع الرسالة وتصميمها الصحيح. سيساعد هذا على ألا تبدو غبيًا في نظر خصم مهم.

وفقًا لهيكل التصميم ، يميزون:

• خطابات التواصل

ويشمل ذلك رسائل الرفض والادعاءات والأعذار والاعترافات. كل ما يستخدمه الموظف في سياق أنشطته المهنية.

• خطابات الاتفاق

شكل مهم من أشكال الكتابة. بفضلها ، قاموا بتلخيص نتائج الاجتماع ، وتشكيل الاتفاقيات ، وتحديد وقت إكمال المهام ، والتأكد من أن كلا الطرفين يفهم العقد بشكل صحيح.

قواعد خطاب العمل

الطريقة التي يسمح بها المدونون لأنفسهم بالتعبير عن أنفسهم ليست خيارك. لا يوجد عذر للخطأ والأخطاء المطبعية. لا يمكنك مواساة نفسك بصعوبات تعلم اللغة منذ الطفولة. يجب أن تكون متطلبًا من نفسك قدر الإمكان. وإلا فإنه يرسم صورة غير مواتية لشخصيتك وتعليمك.

تتمثل إحدى ميزات المراسلات التجارية في أن الأخطاء الإملائية في المجال المهني تعتبر مؤشرًا على عدم كفاءة الشخص في المجال المختار.

القواعد الاساسية:

1. تجنب استخدام الكلمات التي لا تعرف التعريف الدقيق لها. كحل أخير ، تحقق من معانيها في القواميس.
2. تجنب استخدام مصطلحات محددة. قد تكون بعض الكلمات غير مألوفة لدى المحاور وقد أساء تفسيرها. تعني آداب المراسلات التجارية في مثل هذه الحالات تقديم شرح للمصطلحات والاختصارات.
3. اكتب جمل قصيرة. طول التصميمات وزخرفتها مناسبان عند كتابة رواية ، وليس في مفاوضات العمل.
4. اكتب الرسالة مسبقًا ليس في نص الرسالة ، ولكن في مستند على جهاز كمبيوتر أو محرر عبر الإنترنت. الجانب الإيجابي هو التهجئة التلقائية وعلامات الترقيم في النص. كما أنه يزيل الإرسال العرضي المبكر للخطاب إلى المرسل إليه أو فقدانه بسبب إغلاق المتصفح أو فقدان الإنترنت. عند العمل في Microsoft Word ، استخدم مواد الحفظ التلقائي على فترات منتظمة.
5. يجب تجنب كتابة رسالة على هاتفك أو جهازك اللوحي. هناك خطر التصحيح التلقائي غير المناسب.
6. تحقق قبل الإرسال من وجود أخطاء واتساق بناء النص. يوصى بالتحقق مرة أخرى من النص المكتوب في غضون ساعة ، والتبديل مؤقتًا إلى أشياء أخرى ونسيان كتابتها. سيساعد هذا في النظر إلى النص من الجانب الآخر ، ورؤية جميع الأخطاء.

تنسيق خطاب عمل

مطلوب اهتمام خاص بالتفاصيل في تصميم وإجراء المراسلات. يتحدث أيضًا عن احترام الخصم ، ويسمح لك بتوفير الوقت الذي يمكن إنفاقه في إعادة صياغة المادة.

لا تهمل الجوانب التالية:

• الملء الصحيح لموضوع الرسالة

إذا كانت هذه هي المشاركة الأولى ، فقد يكون العنوان ساطعًا. ومع ذلك ، إذا كان الاتصال مع الخصم موجودًا بالفعل ، فيجب أن يكون موضوع الرسالة قصيرًا ومختصرًا. هذه هي أساسيات الاتصال. إنها تساعد في العثور على الرسالة في الوقت المناسب لإعادة قراءتها ، وسيكون من السهل على كل من المرسل والمتلقي.

• الاقتباس

قد تحتوي الرسالة المرسلة على أسئلة يجب عليك الإجابة عليها. من المنطقي الإجابة عليها ، نقلاً عن كل منها على حدة. عند إرسال حرف به عدة عناوين ، يجدر استخدام الترقيم وتقسيم النص إلى فقرات. لذلك سوف يفهم المحاور السؤال الذي تجيب عليه.

تخلق سلاسل الاقتباس الكثيرة إحساسًا بالفوضى في المنشورات. ومع ذلك ، إذا كانت هناك حاجة للعودة إلى الرسائل المرسلة مسبقًا أو تذكير المحاور بشيء ما ، فإن هذا يستحق القيام به. على وجه الخصوص ، عندما يتعلق الأمر بالميزانية وحزمة الخدمة والوقت.

• ضع في الاعتبار جميع المعلومات الواردة

عند كتابة خطاب ، يجب عليك التعليق بإيجاز على جميع المستندات المرفقة من قبلك أو من قبل المحاور. بهذه الطريقة ، سيتضح للمستلم على الفور محتوى الملفات الذي ينتظره.

• التوقيع الخاص - تشبيه لبطاقة العمل

المراسلات التجارية تتطلب التوقيع. يمكن جعله تلقائيًا ، ثم سيكون موجودًا في كل رسالة مرسلة. كيف تكتب التوقيع بالمعلومات؟ استخدم الاسم الأول والأخير والوظيفة الحالية وجهات اتصال العمل وشعار الشركة.

على سبيل المثال: "مع الاحترام ، إيفان إيفانوف ، مدير مشروعك ، رقم هاتفك أو أي مراسلات أخرى." أو "مع أطيب التحيات إيفان إيفانوف ...".

أيضًا ، يمكن أن يكون التوقيع جذابًا ومبدعًا ، مما يشير إلى وجود صلة خاصة بالشركة أو القضية. على سبيل المثال ، يمكن لموظفي شبكة صناعة الكتب استخدام عبارة "أنا أقرأ حاليًا ..." لإدخال اسم المنتجات الجديدة الحالية. لكن مثل هذه الأشياء يتم تنسيقها بشكل أفضل مع السلطات.

• العنوان البريدي

تتضمن قواعد المراسلات التجارية عرض العنوان البريدي. من الأفضل أن تعمل بحتة. قد يعرض اسم الشركة أو المنصب أو الاسم الأول أو الأخير ، ولكن ليس سنة الميلاد أو الألقاب / الكلمات المرحة. من الأفضل التفكير في الأمر الاسم الصحيحالعنوان لسنوات عديدة إذا كنت تخطط لتركه حتى عند تغيير الأنشطة أو المواقف.

• الخط والتباعد

الخط الأكثر استخدامًا للتوثيق هو 12 Times New Roman للجداول أو 14 للنص. 1.5-2 فترات. هذه هي الأسس غير المعلنة.

أسلوب التواصل التجاري

تتضمن كتابة الأعمال موازنة دقيقة على الحافة. التواصل الودي غير مناسب هنا ، لكن بالتأكيد القاسي ليس مناسبًا أيضًا.

ميزات الاتصال:

• صرامة التصاميم

الكلمات الضئيلة والتعبيرات العامية ستكون غير مناسبة.

• استخدام الرموز

الاستخدام الحذر للوجوه التعبيرية أو تجنبها. الاتصال الأول لا يسمح بوجودهم من حيث المبدأ. في المستقبل ، قد تكون الأقواس حاضرة ، ولكن إيجابية فقط ، باعتدال. الرحمة والفكاهة غير مقبولة في هذا النمط من التواصل. هذا النموذج غير مقبول إذا كنت تابعًا للمحاور.

• تحية بالاسم وعائلته

تتضمن قواعد إجراء المراسلات التجارية موقفًا محترمًا تجاه المحاور والاهتمام والاهتمام بشخصه. هذا يزيد من اهتمام الخصم بك ، ويزيد من فرصة تساهله. من المستحسن أن تعرف مقدمًا اسم الشخص الذي تخاطبه ، بالإضافة إلى تفضيلاته للتحدث.

• أجب في غضون يومين

من الصحيح إرسال رد على الرسالة في غضون أيام عمل قليلة. وإلا فإنه يعتبر عدم احترام. إذا تم إرسال الرسالة قبل عطلة نهاية الأسبوع أو الإجازة ، فلا يمكنك الرد عليها إذا لم تكن عاجلة. خلاف ذلك ، تحتاج إلى تحذير المحاور من الغياب المؤقت لإجابتك أو إلغاء الاشتراك لفترة وجيزة حول محتويات الرسالة.

• عدم الأهمية

السؤال باستمرار عن شيء ما ، سيظهر لك طلب التأكيد بطريقة ليست أفضل. إذا كان التأكيد مطلوبًا من المحاور ، فيمكنك تذكيره بالحاجة إلى الرد بعد ثلاثة أيام. إذا كان الأمر عاجلاً ، فمن الأفضل ذكره أولاً في رسالتك الأولى.

• حكم المرآة

غالبًا ما تسمح لك آداب المراسلات التجارية بمخاطبة خصمك بالطريقة التي يتعامل بها. هذا يزيد من إمكانية التفاهم المتبادل والتواصل على نفس المستوى. تتبع ما هي المصطلحات وأسلوب الاتصال والجاذبية التي يستخدمها المحاور الخاص بك.

• اجازة سعيدة

إذا تم الاتصال حول أو أثناء العطلات الرسمية ، فمن الجدير تهنئة المحاور. هذه هي قواعد المراسلات التجارية. من المفيد أيضًا معرفة موعد عيد ميلاد خصمك.

• اِمتِنان

ستكون المجاملة الأولية عبارة عن كلمات الامتنان ردًا على التهنئة والدعوات والتفسيرات.

بالنظر إلى جميع الميزات المذكورة أعلاه ، لن يكون من الصعب إقامة اتصال مع المحاور وتكوين رأي إيجابي عن نفسك.

أهمية قواعد كتابة الأعمال

بشكل أساسي ، أي بريد إلكتروني تم إرساله - بطاقة العمل، عرض موقف العمل الذي اخترناه. لجعله يبدو لائقًا ، ويلهم الاحترام والثقة ، وكانت المفاوضات مصحوبة بالراحة والكفاءة في حل المشكلات ، ومعرفة القواعد اخلاق حسنهواحترامها المستمر هو ضمان لا يتزعزع للنجاح.

فيما يتعلق بأي مراسلات ، على الإنترنت أو في الرسائل ، تنطبق نفس القواعد الصارمة كما هو الحال عند الاتصال عبر الهاتف ، والمفاوضات الشخصية. المبادئ التي يقوم عليها التفاعل:

• الاحترام المتبادل للمعارضين فيما يتعلق بشخصية شخص آخر وموقعه التجاري ؛
• الانتباه إلى المصالح التجارية للخصم ؛
• احترام السرية ؛
• الالتزام بالمواعيد في حل المهام الهامة.

المراسلات التجارية ضرورية للأسباب التالية:

• عند إرسال خطاب لا توجد إجابة ، حتى لو كان ذلك ضمنيًا ؛
• تُفقد الرسائل في تدفق المعلومات غير الضرورية ويتصل الموظفون باستمرار ، ويطلبون التحقق من البريد ؛
• بعد قراءة البريد الإلكتروني ، من غير الواضح تمامًا ما هو المطلوب منك ؛
• بسبب كثرة التفاصيل وفوضى المعلومات في الرسائل ، يتم الخلط بين الأفكار و مسألة معقدةلذلك لم يتم حلها.

يمكنك توفير الكثير من وقت الفراغ إذا قمت بتنفيذها قواعد عامةإجراء المراسلات التجارية. هذا سوف يساعد في تجنب المشاكل المذكورة أعلاه.

دائمًا ما يستخدم أي شخص يسعى في دوائر الأعمال ليبدو لائقًا. وهو يتذكر دائمًا الشيء الرئيسي - يجب ألا يشوه البريد الإلكتروني المرسل إليه ، أو سمعة الشركة التي يمثلها ، أو صورة العمل.

تعد القدرة على إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني بشكل صحيح وكفء العنصر الرئيسي لصورة المدير الحديث. هذه علامة على مستوى ثقافي عام ومؤشر على المهنية الشخصية. وفقًا لكيفية قدرة الشخص على صياغة أفكاره وإضفاء الطابع الرسمي عليها ، يمكن للمرء أن يحكم بثقة على موقفه تجاه الآخرين وتجاه نفسه شخصيًا. يمكن للبريد الإلكتروني ، المكتوب بإهمال ، أن يفسد بسهولة سمعة عمل المؤلف في أعين الشركاء والزملاء.

قواعد البريد الإلكتروني للأعمال

1. استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض تجارية فقط. إذا قمت بإرسال خطاب من خادم يعمل أثناء العمل ، فسيتم حفظه ، سواء البريد الصادر أو الوارد. يمكن لصاحب العمل قراءة الخطاب في أي وقت. إجراء المراسلات التجارية فقط داخل جدران المكتب.

2. افهم بوضوح لمن توجه رسالتك ولمن قد تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة. لمن توجه رسالتك؟ عميل؟ شريك؟ زميل؟ المرؤوس؟ رئيس؟ المرسل إليه مبين في العمود "لمن" ، المهتمين - "نسخة". لا ترسل نسخًا إضافية ، خاصة إلى رئيسك في العمل. إذا تم ذكر أطراف ثالثة في البريد الإلكتروني ، فسيتم إدخالهم ، كقاعدة عامة ، في عمود "نسخة".

3. لنفسك ، قم بصياغة الغرض من الرسالة. ما هو هدفك: ما الذي تحاول تحقيقه من قارئ رسالتك؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب على المستلم ، بعد قراءة رسالتك ، أن يفهم على الفور ما تحتاجه منه. قواعد السلوك بريد إلكتروني:

إذا كنت ترغب في إضفاء مظهر فردي على الأحداث - من الشخص الأول (نحن ، أنا)
إذا كانت رسالتك ذات طبيعة طلبية أو إرشادية - من الشخص الثاني (أنت ، أنت)
إذا كنت تكتب رسالة كمراقب خارجي وتريد إبلاغ المرسل إليه بالحقائق أو الأحداث الماضية - من الشخص الثالث (هم ، هي ، هو).

4. لا تترك حقل "الموضوع" فارغًا. يبدأ معظم الأشخاص الذين يتلقون بريدًا إلكترونيًا دراستهم للمراسلات من خلال النظر في حقل "الموضوع". يتخذ الشخص قرارًا بقراءة الرسالة في بضع ثوانٍ ، لذلك يجب أن ينعكس محتوى الرسالة في سطر الموضوع. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا وغنيًا بالمعلومات.

5. اتبع مضمونًا واضحًا: الاستئناف والتحية ، الجزء الرئيسي ، الملخص ، التوقيع ، جهات الاتصال. يجب أن يحتوي كل حرف آداب البريد الإلكتروني. لا تكن كسولًا ولا تتخطى أيًا من أجزاء المحتوى المقبول ، فالرسالة المصممة بشكل صحيح هي مؤشر على احترافك.

6. مناشدة وتحية المرسل إليه - مؤشر على احترامك له. ابدأ كل حرف برسالة شخصية وتحية ، إن أمكن. إنه لأدب أن تخاطب شخصًا ما باسمه الأول. بعد الاستئناف ، ضع فاصلة إذا كنت تريد إعطاء الرسالة طابعًا يوميًا. وإذا كنت تريد التأكيد على الرسمية والأهمية ، فعندئذٍ ضع علامة تعجب ، حتى لو كانت هذه الرسالة موجهة إلى زميل تتواصل معه غالبًا.

7. التمسك بالمبدأ: قصير وواضح (KJ). إحدى القواعد الرئيسية لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "الحد الأدنى من الكلمات - الحد الأقصى من المعلومات". اذكر أفكارك بشكل محدد (واضح) ومتسق ودقيق ومفهوم. يجب أن تكون الجمل قصيرة ، لذلك يسهل على المرسل إليه نقلها معلومات ضرورية. هناك واحد البريد الإلكتروني القاعدة الذهبية- مجزأة ، موضوع واحد - حرف واحد. من الأفضل إرسال عدة رسائل (لكل منها موضوع واحد) بدلاً من إرسال واحد رسالة عظيمةمع بعض الأفكار غير ذات الصلة.

8. لا تجعل المراسلات التجارية من الاتصالات غير الرسمية. لا عاطفة في البريد الإلكتروني! إذا كنت ترغب في التأكيد على النقاط الواردة في بريدك الإلكتروني عاطفياً ، فيجب إخفاء النص الفرعي العاطفي خلف نغمة عرض محايدة وهادئة وصحيحة ظاهريًا. يتم تحقيقه بالمحتوى وليس عن طريق اللغة.

9. التمسك بهيكل واضح لبناء النص الرئيسي للرسالة. غالبًا ما تتكون الرسالة من ثلاثة أجزاء:

سبب كتابة الخطاب (السبب ، الأسباب). عادة ما يكون هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان.
العرض المتسلسل لجوهر القضية
القرارات والطلبات والاقتراحات والاستنتاجات

10. يجب أن يكون مظهر الرسالة ملائمًا للغاية للإدراك. قسّم النص إلى فقرات ، بحيث لا يزيد عدد الأسطر عن خمسة إلى ستة أسطر. من الأفضل فصل الفقرات عن بعضها بسطر فارغ. اختر لونًا واحدًا وخطًا واحدًا ، حتى يتم فهم النص بشكل أفضل. من الأفضل عدم الاستخدام ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية. نقاط أستفهام، المشاعر ، الاختصارات ، عناصر مخطوطة.

11. اكتب جيدا. تشير الرسالة الأمية إلى أن المؤلف غير متعلم بما فيه الكفاية. تم تشويه سمعة عملك بسبب الأخطاء المطبعية والأخطاء في النص. قبل إرسال الخطاب آداب البريد الإلكترونيتوصي بقراءة الرسالة بعناية. يمكن للعديد من برامج البريد ومحرري النصوص التحقق من علامات الترقيم والهجاء ، وعندما يعثرون على أخطاء ، فإنهم يعرضون خيارات التصحيح. هذه الخدمة مطلوبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

12. فكر في الوثائق التي تحتاجها لنقلها إلى المرفقات. يجب ألا يحتوي نص الرسالة على معلومات مفصلة ، فمن الأفضل إرسالها كملف منفصل. تأكد من الإشارة في سطر الموضوع إلى الملف الذي تقوم بإدراجه ، وإلا فقد يعتبره المستلم فيروسًا. يجب فحص جميع الملفات باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات قبل الإرسال.

13. اكتب دائمًا معلومات الاتصال والاشتراك. هذا سيظهر لك من الجانب الجيد ويظهر صفاتك المهنية. يجب ألا يزيد التوقيع عن خمسة أو ستة أسطر. يجب أن يتكون من اسم الشركة واسمك الأول واسم العائلة لمنصبك. عادةً ، بالنسبة للمستلمين الخارجيين ، يتم أيضًا الإشارة إلى عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان موقع الشركة على الويب.

14. نادراً ما يستخدم التذييل في المراسلات التجارية. إذا كنت تستخدم ملحقًا في رسالتك ، فهذا مؤشر على أنك لم تفكر بشكل كافٍ في محتوى الرسالة.

15. فقط في مناسبات خاصةيتم عرض إيصال بالقراءة. عادة ، يجب تعيين إيصال بالقراءة فقط للمستلمين الخارجيين وفقط عندما يكون الرد متوقعًا من المستلم.

16. استخدم العلم "عالي الأهمية" فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا. إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات مهمة تحتاج إلى دراسة عاجلة ، فاضبط الأهمية على "عالية". سيؤدي هذا إلى تمييز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. لكن لا ينصح بإساءة استخدام هذه الوظيفة عبثًا.

17. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. هل كل شيء موجز ومحدد وواضح ، هل هناك أي معلومات غير مناسبة و أخطاء قواعدية. هل معلومات الوجهة صحيحة؟ تحقق من اتساق العرض التقديمي ومنطقه.

18. الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. الإخطار باستلام خطاب هو مظهر من مظاهر احترام الزملاء أو الشركاء ، وعلامة على الذوق السليم. إذا لم تتمكن في الوقت الحالي من الرد على الخطاب ، فيجب إبلاغ المؤلف والتعهد بأنك ستجيب على الفور في أقرب وقت ممكن. أجب على جميع الأسئلة بالتسلسل. لا تبدأ ردك كحرف جديد. إذا لم يتم الرد على الرسالة في غضون 48 ساعة ، فقد يعتقد المرسل إليه أن رسالته قد تم تجاهلها أو فقدها.

19. الذي بادر بالمراسلة ينهي الحوار الإلكتروني.

20. تذكر ذلك قواعد التواصل عبر البريد الإلكتروني، أو بالأحرى ، احترامهم هو مؤشر على وجود مدير محترف حديث.

من الصعب جدًا اليوم العثور على شركة لم تستخدم إنجازات التقدم العلمي والتقني في ممارستها للاتصالات الشخصية: البريد الإلكتروني ، ICQ ، الفاكس ، الاتصالات المتنقلة. وإذا كانت لدينا ، إلى حد كبير ، فكرة عن قواعد المراسلات التجارية ، محادثة هاتفية، ثم قلة من الناس لديهم فكرة عن كيفية التصرف على الإنترنت. ولكن هنا ، أيضًا ، هناك بعض قواعد الآداب التي تنظمها Netiquette.

القاعدة الأساسية في Setiquet هي نفسها كما في أي آداب أخرى: التصرف بطريقة يسهل فهمها ، ولا تخلق مشاكل للآخرين ولا تتدخل في الحوار العادي ، حتى لو تم إجراؤه عبر البريد الإلكتروني. تصرف دائمًا بطريقة لا تسيء إلى الشخص الذي تدردش معه على الإنترنت.

كتب تشاك مارتن ، رئيس شركة الاستشارات الأمريكية "مجموعة ديجيتال إستيت جروب" في مقالته "50 قاعدة عملية من قواعد العمل التجارية (Netiquette)": شبكات الحاسب. يعد الامتثال لهذه القواعد أمرًا مهمًا بشكل خاص بسبب الطبيعة الإلكترونية للبيئة ، ومن المستحيل الفصل بين موقع الشركة والعميل. ظهرت "قواعد شبكة الأعمال" كمبدأ توجيهي لإقامة علاقات صحية وسعيدة والحفاظ عليها نشاطات تجاريةوعملائها ".

في هذا القسم ، لن نأخذ في الاعتبار قواعد السلوك في المنتديات والمدونات والمحادثات ، ولكن سنخبرك فقط بكيفية إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني من أجل جعل التواصل مع الشركاء والزملاء والأصدقاء أكثر ملاءمة وكفاءة.

أسلوب الاتصال

عند الاتصال عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك حذف المناشدات والتحيات والوصول مباشرة إلى النقطة المهمة. ولكن ، إذا كنت تريد أن يكون بريدك الإلكتروني أكثر رسمية ، يوصي المؤلف باستخدام صيغة العنوان التالية: "مساء الخير ، عزيزي (عزيزي) + الاسم الأول والاسم الأوسط للعنوان." وبعد ذلك فقط يجب أن تنتقل إلى الغرض من الاستئناف الخاص بك.

مع كل الاتصالات غير الرسمية ، من الضروري تذكر واتباع أحد أهم القواعد عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني – التمسك بمبادئ محو الأمية والمنطق. حقيقة أن البريد الإلكتروني هو الطريق السريعالتواصل لا يعني أنه يجب أن يكون قذرًا. تأكد من أن تبدأ جملتك بحرف كبير مع وضع نقاط توقف. يجب أن تبدأ الأسماء والعناوين بـ بأحرف كبيرة. من الصعب قراءة النص المكتوب بأحرف صغيرة بدون نقاط أو علامات ترقيم أخرى. يُنظر إلى النص ، المكتوب بأحرف كبيرة فقط ، بشكل عام عند القراءة على أنه صراخ مستمر.

من الضروري استخدام المسافات (الأسطر الفارغة) أو علامة الحذف لفصل فكرة عن أخرى ، كما هو الحال في البريد الإلكتروني ، فإنها عادةً ما تلعب دور فقرة.

تنسيق البريد الإلكتروني

في العديد من الشركات ، يوجد معيار واحد للشركة لتصميم رسائل البريد الإلكتروني ، والذي يتضمن هيكل الرسالة نفسها ، وقواعد الاتصال بالعميل ، وتفاصيل التوقيع (الاسم ، والوظيفة ، وهواتف العمل ، وعنوان البريد الإلكتروني ، ورابط إلى موقع الشركة). بالإضافة إلى ذلك ، قد يحظر هذا المعيار استخدام الرموز التي لا تتعلق بمجال الأعمال.

في نظرة عامةهيكل الأعمال بريد إلكترونييمكن تقديمها بالشكل التالي:

1. "القبعة" بأسلوب الشركة.

2. التحية

4. الوداع

5. التوقيع الشخصي مع جهات الاتصال.

7. الشعار إذا لزم الأمر.

عند إرسال بريد إلكتروني ، يجب ملء الحقول التالية:

1. "الموضوع" ("الموضوع").
2. "إلى" ("إلى")
3. "أهمية الكتابة" إذا لزم الأمر.

عند إرسال رسائل إلكترونية ، يتم إدخال عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم في حقل "إلى". في بعض الأحيان ، تكون هناك حاجة لإرسال حرف بنص واحد إلى عدة مستلمين ، ثم يمكن إدخال عناوينهم مفصولة بفواصل. تأكد من ملء حقل "الموضوع" ، وإلا فقد يتم حذف رسالتك كبريد عشوائي. هنا يجب عليك إدخال بضع كلمات تميز موضوع الرسالة.

تسمح لك بعض برامج البريد الإلكتروني بتحديد أهمية الرسالة. هذا ضروري ببساطة إذا كان المستلم يتلقى يوميًا عدد كبير منحروف. تتلقى الرسائل التي تم وضع علامة عليها على أنها "مهمة" الأولوية عند فحص البريد. لكن لا ينبغي إساءة استخدام هذه الميزة. المهم سيفقد تدريجيا هذه الجودة.

حجم البريد الإلكتروني

تحدد قواعد Setetiquette الحجم بالضبط: يجب أن يكون البريد الإلكتروني أقصر بمرتين مما هو مكتوب على الورق. إذا كنت بحاجة إلى إرسال معلومات مهمة تحتوي على كمية كبيرة ، فمن الأفضل كتابة نص قصير مرفق في رسالة بريد إلكتروني ، وترتيب المعلومات نفسها كمرفق.

عند الاستعداد لإرسال مرفق كبير يتجاوز حجمه 200-500 كيلو بايت ، تأكد من تحذير المستفتى بشأن هذا الأمر. من الأفضل عدم إرسال مرفقات كبيرة في رسائل البريد الإلكتروني. هناك العديد من الطرق الأخرى لإرسال نصوص كبيرة أو صور أو صوت بدون بريد إلكتروني. على سبيل المثال ، من خلال خوادم بروتوكول نقل الملفات أو من خلال واجهة الويب.

دفتر العناوين

في المراسلات التقليدية ، كان على المرء إما تخزين المغلفات مع العناوين أو تدوينها. لا يمكن أيضًا تذكر عناوين البريد الإلكتروني لجميع أصدقائك وشركائك ، وهو ليس ضروريًا. للقيام بذلك ، يحتوي أي برنامج بريد على وظيفة "دفتر العناوين" ، حيث يمكنك تخزين البريد الإلكتروني الخاص بمراسليك ومعلومات الاتصال الأخرى. عند استخدام هذه الوظيفة ، يكون من الأسهل بكثير إرسال "ورقة" عبر البريد الإلكتروني ، فقط قم بتمييز الاسم المطلوب في دفتر العناوين وانقر فوق الزر "إرسال بريد".

عندما تصل رسالة بريد إلكتروني من أحد المستجيبين المدرجين في دفتر العناوين الخاص بك ، ستعرف دائمًا من الذي تلقيت البريد الإلكتروني منه بالضبط ، حيث ستنعكس جهة الاتصال المسجلة في الحقل "من".

الرد على البريد الإلكتروني

للرد على الرسالة المستلمة ، ما عليك سوى النقر فوق الزر "رد" في برنامج البريد. في الوقت نفسه ، يظهر نموذج لرسالة جديدة ، يتم فيه إدخال عنوان المستلم تلقائيًا في حقل "إلى" ، وسيكون موضوع الحرف الأصلي مع علامة "Re:" في بداية السطر الواردة في حقل "الموضوع". بهذه العلامة ، سوف يفهم المرسل إليه أنك أرسلت له ردًا على رسالة حول موضوع معين. وبالتالي ، يمكن للمستلم أن يتذكر بسهولة معنى المراسلات.

إذا كنت تكتب إلى الأصدقاء وتريد أن تمتثل رسالتك لقواعد Setiket ، فقم بتحرير نص الرسالة الأصلية ، وترك فقط تلك الأسطر المهمة لفهم إجابتك (اقتباس). بعد التحيات المعتادة و ملاحظات افتتاحيةاكتب تحت كل اقتباس إجابتك على الجملة أو السؤال المحدد.

إذا كان هذا ردًا على خطاب عمل ، فاترك كل النص السابق دون تغيير ، واكتب إجابتك في الأعلى.

الاقتباس - إحضار أجزاء من النص الأصلي (في هذه الحالة ، الحروف) في الرسالة لاستعادة جوهر المحتوى. لاحظ أنه في معظم برامج البريد الإلكتروني ، يتم تمييز المقطع المقتبس بعلامة أكبر من (>).

الوجوه الضاحكة

في التواصل العادي ، لا يتأثر المحاورون بالكلمات فقط ولا يتأثرون كثيرًا بالصوت والتنغيم وتعبيرات الوجه والإيماءات. هذا هو ناقص الاتصال عبر البريد الإلكتروني - يجعل من المستحيل تبادل المشاعر. ومع ذلك ، تم التغلب على هذا القصور جزئيًا. حاليًا ، في الاتصالات الافتراضية ، بما في ذلك من خلال البريد الإلكتروني ، تُستخدم على نطاق واسع ما يسمى بـ "الرموز" (تمثيل رسومي لمشاعرك) - وجوه مكونة من نقاط وفواصل وواصلات ورموز أخرى. إنهم قادرون على تلوين النصوص عاطفيا بطريقة أو بأخرى. يجعل استخدام الرموز التعبيرية المراسلات أكثر حيوية - لا ينقل المؤلف أفكاره فحسب ، بل ينقل مشاعره أيضًا. فيما يلي رموز المشاعر الأكثر شيوعًا:

هناك الكثير من الرموز التعبيرية للدلالة على كل من مشاعر وحالات الشخص أو مظهره. الرموز الكلاسيكية:

1. :-) يبتسم
2. :-))) يضحك
3. :-ديضحك بسعادة
4. :-| مدروس ومحايدة
5. :-(حزين
6. :-/ غير راضٍ أو محتار
7. :-0 مندهش (فم مفتوح)

في بعض الأحيان يتم حذف حرف الأنف "-" لسهولة الكتابة. على سبيل المثال ، يقومون ببساطة بطباعة :) أو :(. In مؤخراغالبًا ما يتم استبدال النقطتين بعلامة يساوي ، على سبيل المثال ، =) بدلاً من :). عادة لا يتم وضع "الأنف" في مثل هذه الحالات. من الشائع أيضًا في الدردشات استخدام أقواس الفتح أو الإغلاق فقط. على سبيل المثال ،)))) أو ((((. عدد الشخصيات في هذه الحالة يتوافق مع مستوى الفرح أو الحزن.

لكن لا تنجرف في استخدام الرموز عند كتابة خطاب عمل ، وإلا فقد تكتسب سمعة كشخص تافه.

التوقيع الإلكتروني

التوقيع الإلكتروني هو ملف تم إنشاؤه خصيصًا (توقيع) ، وهو توقيع نصي. يعد وجود توقيع إلكتروني في الرسائل ممارسة جيدة لمراسلات الأعمال. التوقيع الإلكتروني هو أيضًا إعلان غير مزعج لنشاط تجاري. يُنظر إلى الإعلان المباشر في الرسائل من الغرباء والأشخاص غير المألوفين ، كقاعدة عامة ، بشكل سلبي ، وسيتم قبول بعض أسطر التوقيع بإخلاص.

استخدم التوقيع دائمًا - سيساعد المستفتى على التعرف عليك بشكل فريد. وتأكد من تضمين البعض الطرق الممكنةالتواصل معك. عادة ما تكون هذه أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني والفاكس و ICQ

القواعد الأساسية لتجميع التوقيع الإلكتروني:

1. يجب ألا يتجاوز التوقيع الإلكتروني 5-6 أسطر.
2. يجب ألا يتجاوز عدد الأحرف في السطر 70 حرفًا.

ميزات Setiket عند إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني

لذلك ، لقد أرسلت بريدًا إلكترونيًا وتشعر بقلق شديد بشأن وصوله إلى المرسل إليه. و في المرة التاليةمن أجل راحة بالك ، أنت تقوم بالفعل بإرسال بريد إلكتروني للتأكيد. لكن وفقًا لقواعد Setiquet ، فإن هذه العلامة هي علامة على عدم احترام شريكك وعدم الثقة فيه. من الأفضل ، بعد إرسال رسالتك عبر البريد الإلكتروني ، الاتصال بالمرسل إليه وتوضيح ما إذا كانت رسالتك قد وصلت أم لا. في كثير من الأحيان ، تُستخدم الصياغة التالية للتأكيد: بعد نص الرسالة الرئيسية ، قبل توقيعك الإلكتروني ، تتم كتابة العبارة: "يُرجى تأكيد استلام الخطاب عن طريق خطاب الإرجاع أو عن طريق الاتصال بالأرقام أدناه"

وفقا لقواعد Setiket ، يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني. ويجب ألا يتجاوز زمن الرد على البريد الإلكتروني يومين. إذا كنت بحاجة إلى المزيد منذ وقت طويلللرد على الخطاب يجدر توضيح أسباب التأخير. من الضروري الرد على الحروف بترميز معطل. في هذه الحالة ، من الأفضل إرفاق مرفق مع الشروحات حتى يتمكن مراسلك من قراءته بالتأكيد. وتأكد من الرد على الرسائل التي تحتوي على مرفق: يجب التأكد من وصول المرفق وفتحه بشكل طبيعي.

تنتهي جلسة الحوار الإلكتروني وفق قواعد آداب الهاتف: من بدأ المراسلات أولاً ينتهي بها أولاً.

ضع في اعتبارك أنك إذا لم ترد على رسالة بريد إلكتروني في غضون 7 أيام ، فهذا يعد رفضًا واضحًا للتواصل. لذلك ، إذا كنت تريد الاحتفاظ بها علاقة عملتحتاج إلى الاتصال أو إرسال خطاب متابعة إلى شريك عملك بعد 2-3 أيام من إرسال البريد الإلكتروني لتوضيح ما إذا كانت المعلومات قد وصلت إليه أم لا.

تذكر أنه في عالم الأعمال ، يجب عليك دائمًا الرد على الرسائل ، سواء كانت ورقية أو إلكترونية. خلاف ذلك ، قد يتم اعتبارك شخصًا غير مسؤول وتافه ، وهذا بالطبع ليس كذلك بأفضل طريقةتؤثر على سمعة عملك.

جزء من كتاب الآداب العالمية. الخصائص آداب العمل دول مختلفة". يتم إعداد الكتاب للنشر من قبل دار فينيكس للنشر ، روستوف-دون في عام 2008.

النتيكيت - (الإنجليزية نت - شبكة + آداب - آداب) - قواعد السلوك الأخلاقية في شبكات الحاسب. قواعد السلوك على الويب ، تهدف إلى عدم تعقيد حياة الآخرين. مفكرة

مبتسم ، مبتسم (مبتسم إنجليزي) هو إيديوغرام يصور عاطفة. يتكون من رموز مختلفة ، بما في ذلك رموز الخدمة. توزيع الرموز الواردة على الإنترنت والرسائل النصية القصيرة. في عام 1969 ، ذكر فلاديمير نابوكوف ، في إحدى مقابلاته ، أن الأمر يستحق إنشاء علامة ترقيم خاصة لعرض الرسوم البيانية للعواطف. ومع ذلك ، لم يكن سكوت فالمان حتى عام 1982 أول شخص في العالم يقترح الرمز بالشكل الذي يستخدم به اليوم. مفكرة.

البريد العشوائي (البريد العشوائي باللغة الإنجليزية) - الرسائل المرسلة بالجملة إلى الأشخاص الذين لم يوافقوا على تلقيها. إعلانات غير مرغوب فيها. مفكرة.

ويكيبيديا - الموسوعة الحرة ، http://ru.wikipedia.org

ICQ- اسم برنامج العميل الخاص بشبكة الرسائل الفورية OSCAR التي طورتها شركة ميرابيليس. الاختصار "ICQ" ثابت العبارة الإنجليزية"أنا أبحث عنك" (أنا أبحث عنك) ، في عامية الكمبيوتر الروسية تسمى ICQ "ICQ" أو "Asya". مفكرة

في كثير من الأحيان ، يبدأ الاتصال الأول في عالم الأعمال بالاتصالات المكتوبة - الرسائل التجارية. ولكن إذا تمت كتابته دون اتباع قواعد آداب خطاب العمل ، فيمكن مقاطعة جهات الاتصال التي بدأت للتو ، وستفقد عميلًا أو شريكًا تجاريًا. لذلك ، ربما لن تضطر إلى إقناع أي شخص بمدى أهمية أن تكون قادرًا على كتابة خطابات عمل تساعد في تكوين انطباع إيجابي عنك شخصيًا وعن شركتك ككل.

القواعد الأساسية للمراسلات التجارية. تطورت الأشكال الحديثة للمراسلات منذ أكثر من 150 عامًا. من المقبول عمومًا أن موطنهم هو إنجلترا ، حيث تم تقديم قواعد تجميع المراسلات التجارية لأول مرة.

القواعد العامة للمراسلات

1. قبل البدء في كتابة الرسائل إلى شريك تجاري ، يجب أن تفهم النقاط التالية بنفسك:

نوع الخطاب (خطاب تغطية ، خطاب طلب ، خطاب إشعار ، خطاب تذكير ، خطاب تقديم ، خطاب رفض ، خطاب ضمان ، إلخ) ؛

هل من المتوقع الرد على رسالتك (هناك شروط لا يتوقع فيها الرد على خطاب ، على سبيل المثال ، خطاب تقديم) ؛

هل سيتم فهم محتوى الرسالة بوضوح من قبل المرسل إليه ، هل ستترك أي غموض فيما يتعلق بمسألة المراسلات ؛

هل أنت متأكد من وصول الرسالة المرسلة بالبريد في الوقت المحدد (إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن الأفضل استخدام خدمات الفاكس خدمات DHLأو إرسال بريد إلكتروني عبر الإنترنت).

2. يجب أن تظل نغمة الرسالة صحيحة دائمًا.

3. من الضروري اختيار المفردات بعناية ، وتجنب عدم الدقة والغموض والاستخدام المفرط للكلمات المهنية. يجب أن يكون نص الرسالة سهل الفهم.

4. يجب كتابة خطاب العمل فقط على ترويسة المنظمة التي تتحدث نيابة عنها. لأن مظهرالورق ذو الرأسية هو نوع من بطاقة الزيارة لشركتك ، ثم يجب التعامل مع تصميم الخطاب الرسمي بعناية خاصة. كلما كانت الورقة ذات الرأسية أكثر رسمية ، يجب أن تكون نغمة الرسالة أكثر رسمية.

عند إعداد المستندات ، يوصى باستخدام النص محرر مايكروسوفت Word (منتج برمجي لشركة Microsoft Corporation) باستخدام حجم خط Times New Roman Cyr رقم 12 (للمواد المجدولة) ، 13 ، 14 ، 15 ، حجم Times DL رقم 12 ، 13 ، 14 مع فواصل زمنية 1-2.

عند كتابة خطاب عمل ، يتم لصق أرقام الصفحات في الأسفل بـ الجانب الأيمنالصفحة ، وعند إعداد مستندات عمل أخرى - في منتصف الهامش العلوي للورقة.

يوصى بطباعة نص الحرف نفسه على نماذج A4 عند تباعد الأسطر 1.5-2 ، على أشكال A5 وأصغر - عند تباعد سطر واحد. تتم طباعة تفاصيل المستند (باستثناء النص) ، المكونة من عدة أسطر ، مع تباعد سطر واحد.

يجب الرد على الطلبات الكتابية في غضون 10 أيام من استلامها.

يجب الرد على الفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني في غضون 48 ساعة ، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع

قواعد لكتابة خطاب عمل في روسيا

في روسيا ، يتم تنظيم تصميم النماذج الرسمية الوثائق المعياريةوقبل كل شيء ، GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق.

أنشأت GOST تنسيقين قياسيين لنماذج المستندات - A4 (210 × 297 مم) و A5 (148 × 210 مم). يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند ، يتم وضعها في نموذج وليس عليها ، على هوامش لا تقل عن 20 مم - على اليسار ؛ 10 مم - يمين ؛ 20 مم - أعلى ؛ 20 مم - أقل.

تم إصلاح هذه المتطلبات لتنفيذ المستندات التشريع الروسي، لكن المؤلف يوصي باستخدامها عند كتابة خطاب عمل لشريك أجنبي.

اعتمادًا على درجة القرب من مراسلك ، قد يبدأ الاستئناف بالكلمات "عزيزي + اللقب (الاسم الأول ، اسم الأب)" أو "عزيزي + الاسم الأول واسم الأب (الاسم الأول)". كلمات مثل "عزيزي" ، "السيد" ، "سيدتي" ، "نائب المدير" ، "رئيس القسم" ، إلخ. لا ينبغي تخفيضه تحت أي ظرف من الظروف. خلاف ذلك ، يحق للمتلقي أن يعتقد أنك لا تحترمه كثيرًا حقًا. ويجب أن تنتهي الرسالة بكلمات الامتنان للتعاون. ثم قبل توقيعك يتم وضع التعبير: "مع احترام ، ..." أو "مع خالص التقدير لك ...".

من غير المقبول استخدام كلمة "أنت" في الرسائل الرسمية ، حتى لو لم تكن أنت وهذا الشخص في الحياة تعملان فقط ، ولكن أيضًا بشروط ودية.

عادة ، يتكون خطاب العمل أو الخدمة من عدة عناصر هيكلية نموذجية:

1. منطقة الرأس.
في هذا الجزء من الخطاب ، يتم وضع ختم الزاوية للمؤسسة على اليسار ، يشير إلى اسم المنظمة وتفاصيلها البريدية وغيرها من التفاصيل ، بالإضافة إلى رقم التسجيل وتاريخ تسجيل الخطاب كمستند صادر. إذا كان خطاب الخدمة عبارة عن رسالة رد ، فإنه يشير أيضًا إلى المستند الذي تستجيب له هذه الرسالة.
يتم وضع تفاصيل المرسل إليه على الجانب الأيمن من الرأس.

يوجد أسفل ختم الزاوية عنوان لنص المستند. قد يبدو هيكل لغة العنوان كما يلي:

ü حرف الجر "O" + اسم. الخامس متحيز: "على توريد المركبات" ؛

ü حول السؤال "حول" + اسم. في حالة حرف الجر: "في مسألة توريد قطع الغيار" ؛

ü بخصوص + اسم. في الحالة المضافة: "بخصوص أمر الشراء" ، إلخ.

2. النص الفعلي للرسالة. الملامح الرئيسية لتصميم نص الرسالة هي كما يلي.

ü يجب أن يتعلق نص خطاب العمل ، كقاعدة عامة ، بموضوع واحد أو أسئلة متعددة إذا كانت مرتبطةوسيتم النظر فيه في وحدة هيكلية واحدةمنظمة الوجهة.

ü يتألف نص الحرف كقاعدة عامة من جزأين. يحدد الجزء الأول سبب أو أساس أو مبرر تجميع الخطاب ، ويوفر روابط للمستندات التي تشكل أساسًا لإعداد الخطاب. الجزء الثاني ، بدءًا من فقرة ، يحتوي على الاستنتاجات والمقترحات والطلبات والقرارات وما إلى ذلك.

هيكل خطاب العمل

1. اسم المنظمة المرسلة.

3. تاريخ كتابة الخطاب.

4. عنوان مستلم الرسالة.

5. إشارة إلى شخص معين.

6. عنوان الافتتاح

7. إشارة إلى المحتوى العام للرسالة ، أي موضوع الرسالة.

8. النص الرئيسي للرسالة.

9. الصيغة النهائية للأدب.

10. التوقيع.

11. بيان التطبيق.

عند كتابة خطاب عمل إلى شريك روسي ، هناك بعض القواعد التي يجب تذكرها.

يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه مفعولية غير مباشرة، على سبيل المثال:

إلى الرئيس التنفيذي
JSC "Alfa Business"
V.A. بروخوروف

JSC "Beta Holding"
رئيس الحسابات
في. إيفانوف

إذا وضعت الاختصارات "السيد" ، "السيدة" ، فسيتم كتابة لقب المدعى عليه أولاً ، متبوعًا بالأحرف الأولى.

يجب ألا يحتوي المستند على أكثر من أربعة مستلمين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخ" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع. في أكثريشكل المستلمون قائمة توزيع المستند.

عند إرسال رسالة إلى المنظمة تشير إلى اسمها ، ثم العنوان البريدي.

عند تقديم وثيقة للفردتشير إلى الاسم والأحرف الأولى من اسم المستلم ، ثم العنوان البريدي

يتم وضع علامة على وجود الطلب المسمى في نص الرسالة على النحو التالي:

الاستعمال: 5 لترات. في نسختين .

إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها ، على سبيل المثال:

إذا كانت التطبيقات ملزمة ، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المشار إليها في المستند ، فسيتم وضع علامة على وجوده على النحو التالي:

الاستخدام: 3 لترات. في 5 نسخ. فقط في العنوان الأول.

يتضمن "التوقيع" المطلوب اسم منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (كامل إذا لم يتم إصدار المستند على ورق ذي رأسية ، ومختصر - على مستند صادر على ورق الشركة الرسمي) ؛ توقيع شخصي؛ فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب) ، على سبيل المثال:

التدريبات