معدل دوران نموذجي. خطاب عمل

رسالة تذكير- أحد الأصناف المراسلات التجارية. يمكن استخدام هذا النوع من المراسلات في مواقف مختلفة تمامًا ، على وجه الخصوص ، عندما تحتاج إلى تذكير الطرف الآخر

• على الوفاء بالالتزامات المتعهد بها ،
• على الامتثال للقانون ،
• حول اقتراب حدث أو تاريخ مهم ، إلخ.

عادة ما يسبق الخطاب تذكير شفهي ، ولكن إذا لم يكن له التأثير المطلوب ، يلجأ المرسل إلى إشعار مكتوب. وبالتالي ، فإن هذه الرسالة ليست فقط بمثابة تذكير ، ولكنها أيضًا دليل على الإجراء الذي تم اتخاذه.

في بعض الحالات ، يتم استخدام رسائل التذكير عندما يكون شكل آخر من أشكال إرسال الرسائل من طرف إلى آخر مستحيلًا لأي سبب (على سبيل المثال ، وفقًا لشروط العقد).

ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف

من يكتب الرسالة

عادة ، يتم تعيين كتابة هذه الرسائل إلى رئيس الوحدة الهيكلية التي تتأثر مصالحها ، أو محام أو سكرتير المنظمة. ولكن ، بغض النظر عمن يشارك بشكل مباشر في تجميعها ، فمن المستحسن إعطاء الخطاب للتوقيع عليه إلى رئيس المؤسسة - وبهذه الطريقة ، سيكتسب الخطاب صلابة وأهمية أكثر أهمية بالنسبة للمرسل إليه.

قواعد لكتابة رسالة تذكير

لا تحتوي الرسالة على نموذج موحد موحد ، لذا يمكن وضعها في شكل حر. ومع ذلك ، عند القيام بذلك ، يجدر الالتزام ببعض القواعد والمعايير الخاصة بالمراسلات التجارية.

يجب أن تحتوي رسالة التذكير

• معلومات حول المرسل والمرسل إليه (الأسماء الكاملة للشركات ، وإذا كان الأمر يتعلق بالمرسل إليه ، فعندئذ أيضًا المنصب والاسم الكامل لموظف معين) ،
• سبب التذكير
• بالإضافة إلى الإشارات إلى القوانين واللوائح ذات الصلة بالموضوع أو الموقف الذي يتم استدعاؤه (إذا لزم الأمر).
• إذا كانت القضية تتعلق بعدم الوفاء بالالتزامات أو انتهاك القانون ، فيجب إدراج الإشارات إليها ، بالإضافة إلى العقوبات والتدابير المحتملة التي يكون المرسل جاهزًا لاتخاذها لحل المشكلة (مع الإشارة إلى التوقيت أو الفترة) .
• ولن يكون من غير الضروري التذكير بإمكانية حل المشكلة سلمياً بما يناسب الطرفين.
• في الحالات التي يتم فيها إرفاق أي مستندات إضافية بالرسالة ، يجب أيضًا الإشارة إلى ذلك في محتواها ، مع الإشارة إلى عدد المرفقات وصفحات كل منها على حدة.

يجب أن تكون نبرة الخطاب مهذبة وصحيحة للغاية ، إذا كان هناك مناشدة لمسؤول معين ، فتأكد من استخدام لقب "عزيزي". للتذكير ، فإن تشويه الحقائق ، وتقديم معلومات غير صحيحة ، وهناك المزيد من التهديدات غير مقبولة على الإطلاق. عند تجميع خطاب تذكير ، من المهم أن تتذكر أنه في أي وقت يمكن أن يصبح مستندًا مهمًا من الناحية القانونية.

يمكن أن تكون هذه الرسالة قصيرة جدًا ، وتتألف من عبارة واحدة فقط ، أو موسعة ، بما في ذلك عدة نقاط. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إرسال تذكير أكثر من مرة ، عدة مرات (في مثل هذه الحالات ، تحتاج إلى إدخال عبارات فيه ، مثل "نذكرك مرة أخرى" ، "نذكرك مرة أخرى").

يُسمح بكتابة خطاب يدويًا وفي شكل مطبوع ، ولكن بغض النظر عن الخيار الذي يتم اختياره ، يجب أن يكون مصدقًا عليه بتوقيع "مباشر". بالإضافة إلى ذلك ، يجب تسجيله في مجلة التوثيق الصادر. ليس من الضروري المصادقة على الرسالة بختم ، منذ عام 2016 اشتراط استخدام الأختام والطوابع في الأنشطة لـ الكيانات القانونية، كما كان من قبل وألغيت لـ IP.

مثال على كتابة رسالة تذكير

1. يشار في بداية الرسالة مرسل، بمعنى آخر. يتم كتابة الاسم الكامل للشركة في الأسطر المطلوبة (وفقًا لـ الوثائق التأسيسية) والعنوان ورقم الهاتف للتواصل. مزيد من النوبات متلقي: اسمه والشخص المعين الذي يتم تقديم الاستئناف إليه مباشرة (المنصب ، اللقب ، الاسم الأول من العائلة).
2. ثم عليك أن تضع تاريخكتابة رسالة و مجالعلى تدفق المستندات الداخلي للشركة ، وكذلك المعين عنوان الوثيقةمع تحديد قصير لمعناه (في هذه الحالة ، "بشأن تحويل المدفوعات بموجب العقد").
3. ثم يمكنك الذهاب إلى جزء وصفي. تحتاج أولاً إلى تحديد سبب التذكير. إذا كان هذا انتهاكًا لبند من بنود العقد ، فقم بإدخال تاريخه ورقمه وجوهره ، إذا كنا نتحدث عنه السيولة النقدية، ثم يجب الإشارة إليها بالأرقام والكلمات. ثم يجب عليك صياغة تذكير وعرض الوفاء بالتزاماتك ضمن إطار زمني محدد (أيضًا بالأرقام والكلمات). أخيرًا ، يمكنك سرد الإجراءات التي يكون المرسل جاهزًا لاتخاذها لحل المشكلة بشكل جذري.
4. في النهاية ، مطلوب خطاب الإشتراك، مع فك تشفير التوقيع وبيان موقف الموقّع.

كيفية إرسال بريد إلكتروني للتذكير

يمكن إرسال الرسالة عبر

• البريد الإلكتروني،
• رسالة فاكس
• أو عبر البريد الروسي.

يمكنك الجمع بين الخيارين ، على سبيل المثال ، البريد الإلكترونيمع رحيل "مباشر" ، خاصةً إذا قمت بعمل نسخة احتياطية من الإيصال الأخير (سيكون هذا بمثابة دليل آخر على إرسال الرسالة ، والأهم من ذلك ، أنه تم تسليمها إلى الأيدي اليمنى). على أي حال ، تجدر الإشارة إلى أن الرسائل تمر عبر البريد الروسي لفترة طويلة ، لذلك ، باستخدامها ، يُنصح بترك بعض الوقت أو تكرار طريقة الإرسال هذه للآخرين.

إذا لم يعمل البريد الإلكتروني للتذكير

تشير القواعد غير المكتوبة للمراسلات التجارية إلى أن خطاب التذكير يتطلب استجابة إلزامية من المستلم (كتابيًا أيضًا). إذا لم يكن للتذكير النتيجة التي توقعها المرسل ، فإن الخطوة التالية هي الكتابة ، والتي ، كقاعدة عامة ، أكثر صلابة وتسبق مباشرة الذهاب إلى المحكمة.

رسالة تذكير مع اقتراح للتعاون

عندما تبحث منظمة بنشاط عن شركاء ، يمكنها إرسال خطاب إلى طرف محتمل لعلاقة مستقبلية مع اقتراح للتعاون. لذلك لا يمكنك توسيع سوق المبيعات فحسب ، بل يمكنك أيضًا العثور على موردين مربحين ، مؤديين للخدمة المطلوبة.

يمكن استهداف خطاب العرض هذا ، ولكن يمكن توجيهه إلى العديد من الأطراف المقابلة المحتملة في وقت واحد أو إنشاؤه في شكل معمم لمجموعة واسعة من المعارف.

يمكنك إرسال مثل هذا الخطاب بأي شكل مناسب:

• بالبريد؛
• عن طريق البريد؛
• بالبريد الالكتروني؛
• الفاكس.
• أنقل شخصيًا.

في وقت لاحق ، يمكن إعادة صياغة مثل هذه الرسالة في رسالة تذكير إذا كانت هناك إشارة من الجانب الآخر حول إمكانية التعاون ، ولكن الحرف الأول ، على سبيل المثال ، بسبب ضيق الوقت ، لم يتم النظر فيه بعناية.

العناصر الإلزامية لخطاب التذكير:

• مناشدة المرسل إليه (إلى رئيس المنظمة ، بالاسم أو المنصب ، إلى شخص معين أو ، إذا كانت الرسالة معممة ، يتم اختيار نموذج أقرب ما يمكن إلى الفرد) ؛
• عنوان الوثيقة (اقتراح تعاون ، اقتراح تجاري ، اقتراح تجاري ، إلخ ، حسب الغرض) ؛
• ملخص للبيانات حول المنظمة المرسلة ، وهو أمر مهم للتعاون المستقبلي ؛
• الشروط التي بموجبها يُقترح التفاعل ؛
• تفاصيل الاتصال (الهاتف ، الفاكس ، البريد الإلكتروني ، العنوان)

تأكد من الإشارة إلى التاريخ واسم رئيس المنظمة وتثبيته بتوقيعك وختمك.

نموذج رسالة تذكير مع اقتراح للتعاون

خطاب تذكير بالوفاء بالالتزامات

يتم إرسال مثل هذا الخطاب إلى المنظمة إذا ، لسبب ما ، لم تف بالتزاماتها السابقة فيما يتعلق بالطرف المقابل في الوقت المحدد ، أو إذا اقترب الموعد النهائي ، وكانت نوايا الشريك غير واضحة.

من المهم أن تكون الرسالة مجرد تذكير وليس عتابًا أو تهديدًا. لهجة النوايا الحسنة أمر لا بد منه. دون معرفة أسباب التأخير ، قد يكون اتهام الشريك متهورًا ، ومن المحتمل تمامًا أن يكون لديه ظروف موضوعية.

يمكن تكرار التذكير. إذا لم يتم إرسال مثل هذا الخطاب لأول مرة ، فيجب عليك في النهاية الإبلاغ عن نيتك النهائية ، على سبيل المثال ، الذهاب إلى المحكمة.

مرحبا اناستازيا!

يشير خطاب الاعتذار إلى نوع خطاب العمل ، لذلك يجب ألا تختلف قواعد تكوينه وهيكله كثيرًا عن قواعد تكوين وهيكل أي حرف آخر.

في سطر موضوع الرسالة ، لا تشر تحديدًا إلى أن هذا اعتذار. فليكن مكتوبًا بشكل محايد: "عند التوقيع على فعل أكمل ...." "حول التسليم بموجب العقد ..." ، إلخ.

اكتب نص خطاب الاعتذار نيابة عن رئيس القسم أو ... أفضل ، بالطبع ، من المنظمة. من خلال القيام بذلك ، ستثبت أن الإدارة على دراية بالمشكلة وملتزمة شخصيًا بحلها. بناءً على ما سبق ، من الأفضل الاستغناء عن الدعائم "المقاول".

اطبع الخطاب على ورق الشركة ذو الرأسية وسجل كرسالة صادرة بالطريقة العامة.

بنية:

يمكن تقسيم نص الحرف نفسه إلى عدة أجزاء دلالية:

يجب أن يكون الاعتذار أول فقرة أو جملة. يتم تقديم الاعتذارات فقط في بداية الرسالة.

عزيزي فاسيلي إيفانوفيتش ، فيما يتعلق بالظروف ، نعتذر لك عن الأفعال

شرح الأسباب

تكتب هنا عن الأسباب التي أدت إلى عدم تنفيذ الأمر. يجب ألا تزين التفاصيل أو تخترع تفاصيل غير موجودة - وإلا فقد لا يؤدي ذلك إلى عواقب وخيمة. تجنب أيضًا عبارات مثل "كان هناك سوء فهم" ، "مشكلة صغيرة" ، "تأخير عرضي" ، إلخ.
حتى إذا كنت تعتقد أن الموقف الذي نشأ هو في الواقع سوء فهم بسيط ، فيجب أن تفكر في حقيقة أن هذا يمكن أن يكون مصدر إزعاج كبير للعميل.

تأخر تسليم المنتجات بسبب ……. ، الذي حدث في القسم …… كذا وكذا: تم إدخال رمز منتج غير صحيح في التطبيق عن طريق الخطأ.

التعبير عن الندم والحزن

الشيء الرئيسي هو عدم تكرار الاعتداء. تم القيام بذلك بالفعل مرة واحدة في بداية الرسالة ، ولم تعد هناك حاجة إليه. الغرض من هذا الجزء هو توضيح للعميل أن الحادث غير السار هو استثناء لقواعد الشركة.

على سبيل المثال:

نأسف لأنك اضطررت إلى إضاعة وقتك المحجوز …….

رسالة حول الإجراءات المتخذة لحل المشكلة

في هذا الجزء من الرسالة ، يجب تجنب الفعل المستقبلي: "سنحاول معرفة ذلك" ، "سيتم معاقبة الموظفين المسؤولين عن هذا الموقف" ، "سيتم اتخاذ الإجراءات" ، إلخ. اكتب بصيغة المضارع. على سبيل المثال: تم إجراء محادثة مع موظفي قسم المبيعات حول عدم المقبولية سلوك فظمع الزوار. فيما يتعلق بإيفانوف بى تى. مُطبَّق إجراءات تأديبيةمثل ……. الخاتمة وهنا لا بد من شكر العميل على تفهمه وصبره والتعبير عن الأمل في ألا تتكرر مثل هذه المواقف في المستقبل. مثال: شكرا لتفهمك ونتمنى الا تؤثر هذه الحادثة على تعاوننا الطويل والمثمر.

تعد المراسلات التجارية من أهم مكونات تنظيم عملية التصميم. المستندات الأساسية التي يعتمد عليها مدير المشروع في عمله هي العقد وجدول العمل ومهمة التصميم والبيانات الأولية. ومع ذلك ، فإن عملية تطوير المشروع معقدة للغاية بحيث لا يمكن عكس جميع الفروق الدقيقة في المهمة مقدمًا في مرحلة إبرام العقد. في هذا الصدد ، أثناء عملية التصميم ، هناك حاجة لتوضيح المعلومات ، والاتفاق على الحلول التقنية ، وتأكيد أهم البيانات ، وما إلى ذلك.

تدل الممارسة على أن أي محادثة مع العميل تتعلق بعنصر التصميم يجب أن تكون مصحوبة بخطاب رسمي مع التاريخ والرقم والتوقيع. تقوم تقنيات الاتصال الحديثة بإجراء تعديلاتها الخاصة على عملية المراسلات: اليوم ، يعد إرسال رسالة ورقية بالبريد استثناءً. ومع ذلك ، كلما اقتربنا من الالتزام بشرائع العمل المكتبي ، والنتيجة هي مجلد صلب مع مجموعة ترتيب زمنيالمراسلات ، كان ذلك أفضل.

يجب تأريخ الخطاب الرسمي ورقمه. أشر دائمًا أيضًا إلى موضوع الرسالة.

الأسباب والأسباب الرئيسية لكتابة خطاب للعميل

يقول مديرو المشاريع وواجهة المستخدم الرسومية ذوي الخبرة: كلما زاد عدد الورق ، كان المؤخرة أنظف. لا يبدو جميلاً ولكنه يعكس جوهر العلاقة مع العميل بشكل صحيح. أي قرار فني يتم اتخاذه دون مشاركة العميل أو الاتفاق معه شفهيًا فقط يمكن أن يتحول إلى مشكلة في المستقبل.

أولاً ، قد ينسى ممثل العميل المحادثة الشفوية (أو يتظاهر بأنه نسي) ، وثانيًا ، قد يتغير شخص الاتصال الذي أبرمت معه اتفاقيات من جانب العميل. لذلك ، يجب توثيق جميع مناقشات قرارات التصميم دون فشل. يجب تأريخ الخطابات وترقيمها وتوقيعها وتسليمها رسميًا إلى مكتب العميل (ربما عن طريق البريد الإلكتروني ، ولكن إلى العنوان الرسمي لمنظمة العميل).

الأسباب الرئيسية التي تجعلك تكتب خطابًا إلى العميل هي كما يلي:

• أي رسومات أولية ، اسكتشات ، حلول فنية ترسل إلى العميل للموافقة عليها يجب أن تكون مصحوبة تغطية الحرف، والتي تشير بوضوح إلى متى ولمن ولأي غرض يتم إرسال الوثائق ؛
• إذا لم يقدم العميل أي بيانات أولية أو لم يكن هناك اتفاق رسمي حل تقني- يجب إخطاره كتابيًا ، وكلما كان ذلك أفضل ، كان ذلك أفضل. عندما تبدأ المواعيد النهائية للمشروع في "الاحتراق" - لن تسمح مجموعة من هذه الرسائل للمصمم بأن يكون متطرفًا ؛
• في حالة عدم وجود مدفوعات مخطط لها من قبل العميل - دفعة مقدمة أو تسويات مؤقتة ، يجب عليك إبلاغه كتابيًا على الفور ، وتحذيره من احتمال حدوث فشل في وقت التصميم الإجمالي (إذا كان ، بموجب شروط العقد ، بدء العمل مرتبط بدفعة مقدمة) ؛
• إذا لم يتمكن المشروع لسبب ما من توفير الحل الذي طلبه العميل (على سبيل المثال ، بسبب انتهاك المعايير) ، فمن الضروري إخطاره بذلك كتابيًا ، مع وجود مبرر مناسب ؛
• يجب أن يتم تبرير استحالة الاستثمار ضمن الشروط المحددة في العقد بشكل صحيح في خطاب مرفق اتفاقية اضافيةلإعادة الجدولة
• كقاعدة عامة ، يظهر عمل إضافي في عملية التصميم. قد تكون هذه شروطًا أو رغبات جديدة للعميل ، تتطلب تعديلات طفيفة أو تعديلات كبيرة على الوثائق ؛ قد تكون هناك أعمال جديدة ، لا يمكن تحديد الحاجة إليها في مرحلة إبرام العقد ؛ قد تكون هناك حالات أخرى. يجب إخطار العميل بذلك كتابيًا ، وأن يتلقى منه تأكيدًا بالحاجة إلى الأداء عمل إضافيواستعدادها لإبرام اتفاق إضافي ؛
• إذا تم العثور على خطأ في المشروع ، فمن الضروري ، بالإضافة إلى تصحيحه فعليًا ، تبرير الأسباب التي تم من أجلها بشكل صحيح وواضح في خطاب ؛
• قد يطلب العميل استخدام أنواع معينة من المعدات في المشروع و مواد بناء. غالبًا ما يقرر العميل استخدام نظائرها الأرخص ثمناً ، مقارنةً بتلك التي يوفرها المصمم. ا العواقب المحتملةيجب إبلاغ العميل بمثل هذا الاستبدال بشكل معقول.

يتم وضع الخطاب على نموذج وفقًا للقواعد الأساسية للعمل المكتبي: يُشار إلى مؤسسة العميل والوظيفة واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص المخول بإجراء مراسلات تجارية على أنها المرسل إليه. هذه وثيقة رسمية (والتي ، من بين أمور أخرى ، يمكن أن تنظر فيها المحكمة) ، وبالتالي ، يجب أن يكون لها تاريخ ورقم ومصدق عليها بتوقيع شخص مخول (المدير ، كبير المهندسين ، كبير مهندسي المشروع ، إلخ. .) خطاب صادر على المؤسسات ذات الرأسية ، والطباعة الرطبة الإضافية غير مطلوبة. يجب أن يحتوي الخطاب على الموضوع: "حول تقدم التصميم" ، "عند الدفع" ، وما إلى ذلك.

يجب أن تبدأ الخطاب باستئناف عادي ، على سبيل المثال - "عزيزي إيغور بتروفيتش!" من المهم مخاطبة العميل بالاسم والعائلة. إذا كنت تقوم بإعداد رد على خطاب ، وليس لديك بيانات الشخص الذي تخاطبه ، فأنت بحاجة إلى معرفة ذلك (اتصل بمكتب الاستقبال أو المنفذ المباشر للخطاب).

تشير الرسالة إلى اسم المنظمة والشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه. يجب معالجة المرسل إليه بالاسم الأول واسم الأب.

في نهاية الخطاب ، تحت التوقيع ، يجب الإشارة إلى المؤدي وتفاصيل الاتصال به. على سبيل المثال ، إذا تم إعداد مادة الخطاب الموقعة بواسطة واجهة المستخدم الرسومية أو كبير المهندسين بواسطة مهندس التصميم ، فيجب أن يكون ممثل العميل قادرًا على الاتصال به مباشرة لتوضيح التفاصيل الفنية.

أسفل التوقيع ، من الضروري الإشارة إلى جهات اتصال فنان الأداء لإمكانية توضيح التفاصيل الفنية

لا ينبغي إدراج الصور والجداول في نص الرسالة: تصنع هذه المواد كمرفقات برقمها واسمها. توجد في نهاية الخطاب قائمة بجميع المرفقات توضح الرقم التسلسلي والعنوان وعدد الصفحات وعدد النسخ.

تسمح لك المدققات الإملائية الحديثة (بما في ذلك تلك المضمنة في MS Word) بإعداد مستندات متعلمة تمامًا. لا يُسمح بأي أخطاء إملائية وعلامات ترقيم وأسلوب في المراسلات التجارية.

بعض النقاط التي يجب على المصمم الانتباه إليها من أجل كتابة خطاب للعميل بشكل صحيح

حتى ياماموتو تسونيتومو في القرن السابع عشر ، قال في مجموعته لقواعد سلوك الساموراي ، إنك بحاجة إلى كتابة خطاب بطريقة يريد المرسل إليه تعليقه على الحائط كعمل فني. حتى لو كان النص في الغالب تقنيًا ومشبعًا بالأرقام والبيانات ، فسيتم قراءته من قبل شخص على قيد الحياة.

لن يعجب أي شخص ، وخاصة العميل ، إذا كانت الرسالة تبدأ بالكلمات "نبلغك ..." ، "مرة أخرى نبلغك ..." ، حتى لو كان الغرض من الرسالة هو الإعلام أو التذكير . يجب تخفيف هذه العبارات ، إن أمكن ، ونقلها إلى الفقرتين الثانية أو الثالثة.

مثال على موقع الكتل الدلالية

يمكنك بدء حرف ، حسب محتواه ، بالعبارات التمهيدية التالية:

• شكرا لدعوتك للتعاون ...
• نقدم احترامنا لكم ...
• استمرار المحادثة الهاتفية ...
• حسب الاتفاق أبلغكم ...
• شكرًا لك على ردك في الوقت المناسب على رسالتنا رقم.

يجب أن يُذكر النص الرئيسي للرسالة ، الذي يحتوي على أسئلة ، ووصف المشكلات ، ورؤيتك لحلها ، في شكل واضح ومختصر ، دون معلومات غير ضرورية. من المستحسن أن يتم وضع الحرف بأكمله في صفحة واحدة (ليس هذا هو الحال دائمًا).

في نهاية الرسالة ، يجب أن تلخص وتوضح بوضوح ما تتوقعه من العميل ، وانتبه إلى الإلحاح ، وأولوية مهام معينة.

يجب أن تكون العبارة الأخيرة قبل التوقيع أيضًا تعبيرًا عن الاحترام: "مع الاحترام ..." ، "على أمل التفاهم المتبادل" ، "على أمل المزيد من التعاون ..." ، إلخ.

يجب أن تكون نهاية الرسالة محترمة

توصي قواعد المراسلات التجارية بكتابة خطابات تغطية عند إرسال أي وثائق ، بغض النظر عما إذا كانت في شكل ورقي أو إلكتروني. في المقالة ، نفهم كيفية كتابة خطاب تغطية ، وإرسال المستندات إلى العميل.

لماذا أكتب

على الرغم من أن التشريع لا يحدد أي متطلبات لتصميم خطاب تغطية ، إلا أن هناك قواعد لمراسلات العمل وأعمال المكتب. يوصون أيضًا بإعداد مثل هذه الورقة. للوهلة الأولى ، يبدو أن هذا إجراء شكلي بسيط ، وليس أكثر من تقدير مجاملة. لكن من الناحية العملية ، فإن خطاب الغلاف هو الذي يساعد على إنقاذ المورد من العديد من المشاكل ، مثال على هذه الحالات:

• التوقيع المتأخر
• فقدت الأوراق
• العثور على مستندات مفقودة.

الهدف الرئيسي هو فقط إصلاح كل شيء نقاط مهمة: تاريخ التحويل ، وما هو بالضبط والغرض الذي يتم إرساله ، وبأي شروط يتوقع الرد ، على سبيل المثال ، إعادة نسخة موقعة ، وجرد للمستندات المنقولة. وبالتالي ، إذا ظهرت اتهامات لا أساس لها ، فسيكون من السهل استعادة الحقيقة.

إذا تم تسليم المستندات شخصيًا أو عن طريق البريد ، فقم بعمل نسختين من المستند المصاحب. سيبقى المرء مع المستلم ، سيضع الرقم الوارد في الثاني ، ويوقع على أن الجرد صحيح ، ويعيده إليك. سيكون هذا تأكيدًا على تبادل المستندات.

متى تكتب

في المشتريات العامة ، غالبًا ما يتم كتابة الدعم:

• إرسال المستندات للتوقيع (، إلخ) ؛
• لقانون المصالحة ؛
• يسأل أو يستجيب ؛
• عند نقل أي مستندات مهمة.

لا يهم كيف يتم إرسال الوثائق: شخصيًا أو عاديًا أو عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق البريد.

قالب خطاب الغلاف

ماذا اكتب

لذا ، دعنا نتعرف على ما نكتبه في خطاب الغلاف. تذكر أن القانون لا يحدد أي متطلبات. من المعتاد استخدام نموذج رسمي ، لكن هذا ليس ضروريًا ؛ يمكن رسمه على ورقة بيضاء ، ويفضل ألا يكون مكتوبًا بخط اليد ، ولكن في شكل مطبوع.

يتم تجميع الشخص المرافق ، كقاعدة عامة ، من قبل الموظف الذي يرسل الوثائق. التوقيع كافٍ للحصول على الشهادة ، ولكن إذا كانت المنظمة تستخدم ختمًا ، فيمكنك أيضًا وضعه. تذكر الآن أن الختم الدائري ليس إلزاميًا (82-FZ بتاريخ 04/06/2015).

عند تطوير عينة من كيفية كتابة خطاب الغلاف ، يمكنك الالتزام بالبنية التالية:

• تفاصيل المرسل
• بيانات التسجيل (الرقم والتاريخ الوارد والصادر) ؛
• معلومات حول المستلم (اسم المنظمة والعنوان واسم ومنصب الموظف المسؤول) ؛
• نص الاستئناف.
• وصف الوثائق المرفقة.
• اسم وتفاصيل الاتصال الخاصة بالمترجم.

يتم ترقيم المرافقين وفقًا لقواعد العمل المكتبي ، مثل جميع المراسلات. بعد ذلك ، يمكنك استخدام هذه البيانات في المراسلات ، على سبيل المثال ، "الرد على استئنافك المرجع. رقم ... من ... ".

يمكن أن يبدأ جزء المحتوى بعبارة "نحن نرسل لك ..." ، "نرسل لك ...". بعد ذلك ، حدد الأوراق التي تتحدث عنها ، ومن المستحسن إعطاء الاسم الكامل لكل منها ، على سبيل المثال لا الحصر "نحن نرسل الوثائق للتوقيع". ثم تأكد من كتابة الإجراءات وضمن الإطار الزمني الذي تتوقعه من المستلم: "يرجى قراءة التعليقات وإرسالها في النموذج في موعد أقصاه 1 ديسمبر 2019" أو "الرجاء التوقيع وإرجاع نسخة واحدة من كل مستند قبل 1 ديسمبر 2019 . " من المقبول إبراز الأماكن المهمة في النص بالخط العريض.

بعد ذلك ، قم بإعداد وصف. أسهل طريقة للقيام بذلك هي في شكل جدول. حدد العنوان الكامل لكل مستند مع كافة التفاصيل (على سبيل المثال ، "العرض التجاري رقم 11 بتاريخ 12/01/2017") ، وعدد الصفحات ، وعدد النسخ. في النهاية ، لا يضر الإشارة الرقم الإجماليالصفحات.

في في الآونة الأخيرةيحتل البريد الإلكتروني مكانة متزايدة في المراسلات التجارية. مزاياها واضحة: الكفاءة والتوافر وسهولة الاستخدام. في نفس الوقت ، يجب أن نتذكر ذلك مراسلة عبر البريد الاكترونيله الفروق الدقيقة الخاصة به.

استلام الرسائل

1. تحقق من بريدك مرتين على الأقل في اليوم - في الصباح وبعد الظهر. خلاف ذلك ، يمكنك إيقاف عمل الأشخاص الآخرين وتأخير حل المشكلات ؛
2. إذا تلقيت خطابًا ، فهذا يعني أن شخصًا ما أرسله وقام بذلك لسبب ما. لذلك ، يجب قراءة الرسائل المستلمة. بالطبع ، لا يتم اعتبار البريد العشوائي هنا ؛
3. إذا كنت مديرًا ، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني لا يقوم بإلغاء التحميل طوال اليوم ويتحقق من البريد تلقائيًا. قم بإعداد التسليم / الاستلام التلقائي للبريد كل 10 دقائق (ويفضل 2-3) دقائق ؛
4. إذا كنت مشغولاً للغاية وتلقيت خطابًا ، فقم بتقييم من هو ، والموضوع وتصفحه بعينيك - سيساعدك هذا على فهم ما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة عاجلة أو يمكنك الانتظار قليلاً ؛
5. أبسط و طريقة فعالةلتحريك الأمور إلى الأمام وليس لتجميع عوائق البريد - للرد فورًا على الرسائل. لذلك ، إذا كنت لا تجري محادثة أو نشاطًا آخر لا يسمح بالمقاطعة ، فقم بالرد على الرسالة على الفور.

إلى حقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة"

يجب أن تفهم الحقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة" وتتذكرها وتستخدمها بشكل صحيح. تعتمد أفعالك على استلام الرسالة أو تصرفات المستلم على هذا.

1. "إلى من". إذا قمت بإرسال سؤال ، فأنت تنتظر الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت المتلقي ، يجب أن تجيب. أي أن الرسالة والمعلومات أو الأسئلة الواردة فيها موجهة مباشرة إلى المستلم المشار إليه في هذا الحقل.
2. "ينسخ". يتلقى المستلمون الموجودون في هذا المربع خطابًا للحصول على معلومات أو "شهود مدعوون". يجب ألا يستجيب المستلم في النسخ بشكل عام للرسالة. علاوة على ذلك ، يعتبر البدء بعبارة "آسف للتدخل" أمرًا مهذبًا ، إذا لزم الأمر.
3. "نسخة مخفية". حقيقة إرسال الرسالة إلى الشخص المحدد في حقل "نسخة مخفية الوجهة" لن يعرفها المستلم الرئيسي أو أولئك الموجودون في النسخ. يتم استخدام هذا الحقل أيضًا للبريد الجماعي بحيث لا يعرف جميع المستلمين دفتر العناوين الخاص بك.

عند الإجابة ، لا تنس زر "الرد على الكل" - فهذا سيحفظ مستلمي الحرف الأول في نسخ ولن تمر إجابتك عليهم. يمكنك دائمًا إزالة المستلمين غير المرغوب فيهم أو إضافة آخرين.

إذا كان هناك أكثر من مستلمين في الرسالة المستلمة في حقل "إلى" ، فهذا يعني أنه يجب على كل من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الإجابة. تقرر من يجب أن يجيب. ومع ذلك ، كن حذرًا عند إرسال رسائل تحتوي على أكثر من مستلمين في الحقل "إلى": بالنسبة للرسالة المرسلة إلى الجميع ، فإنك تخاطر بعدم تلقي رد من أي شخص.

حقل الموضوع

يجب ألا تترك هذا الحقل فارغًا. قد يتلقى الأشخاص الذين تراسلهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية محتوى البريد الإلكتروني بسرعة.

يجب أن يعكس موضوع الرسالة موضوع الرسالة بإيجاز. عناوين مثل "سؤال" ، "مرحبًا!" أو العناوين الفارغة تخونك كمبتدئ ، أو تفتقر إلى مهارات الكتابة التجارية الأساسية.

"أهمية الكتابة"

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول التغييرات العاجلة أو نص أي عقد أو معلومات أخرى يجب الانتباه إليها أولاً وقبل كل شيء ، فاستخدم القيمة "مرتفع" ، حيث سيؤدي ذلك إلى تمييز الحرف الموجود في مجلد البريد الوارد.

• لا تستخدم أهمية "عالية" عبثا!
• خطاب شخصي لمراسل أعمال أو خطاب يحتوي على صورة أو رابط مضحك وغير عملي ، ضع علامة على الأهمية على أنها "منخفضة".

كتابة رد

1. ابدأ بتحية ، إنه مهذب.
2. تحدث نفس اللغة مع الشخص. هذا لا ينطبق فقط على اللغة الروسية / الإنجليزية ، ولكن أيضًا على شكل النص. الرد غير الرسمي على خطاب رسمي هو عدم احترام للمستجيب وإثبات ثقافة المرء المنخفضة.
3. لا تستخدم التحويل الصوتي إلا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني باستخدام أجهزة محمولة. إذا كان عميل البريد الخاص بك لا يدعم الترميزات الروسية أو المفسدة ، فيرجى إرفاق نص الرد في المرفق.
4. خطاب عمليجب أن تكون دقيقة ومحددة وموجزة.
   • صحة- حدد البيانات الدقيقة التي تشير إليها (على سبيل المثال ، تاريخ الاجتماع ، أو بند جدول أعمال الاجتماع ، أو تاريخ وموضوع بريد إلكتروني آخر ، أو اسم الملف).
   • واقعية- يجب أن يكون واضحًا من الرسالة بالضبط ما هو المطلوب بالضبط من المستلم.
   • الإيجاز. من يفكر بوضوح ، يقول بوضوح ، ويراه المرسل إليه. لذلك ، ليس من الضروري أن نذكر في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. نص العمل المختصر ليس الجفاف ، ولكنه يوفر الوقت ودقة التفكير.
5. إذا كانت الرسالة تحتوي على العديد من الأسئلة أو الموضوعات أو المهام ، فقم بترتيبها وفصلها. من الصعب قراءة "تيار الغسل" المستمر ويمكنك في الواقع تخطي السؤال الرئيسي للحرف.
6. استجب للطلبات الواردة في الرسالة بأكبر قدر ممكن من الدقة. الإجابة على طلب أو مهمة "لنفعلها!" غير مكتمل "سنفعل ذلك بحلول هذا التاريخ" ، "في كذا وكذا" ، "بعد كذا وكذا حدث" هي إجابة أكثر تحديدًا ودقة.
7. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء! الأخطاء المطبعية ليست فظيعة ، ولكن إذا كتبت كلمات بشكل غير صحيح في كل حرف ، فإنها تصبح ملحوظة بسرعة كبيرة وتترك بصمة سلبية على صورتك كشريك في العمل.
8. لا ترسل خطابًا أبدًا دون قراءة ما كتبته! اقرأ إجابتك وتأكد من أن كل شيء موجز ودقيق ومفهوم ومحدد ولا يحتوي على الأخطاء النحوية. تحقق مما إذا كان قد تم تحديد جميع المستلمين الضروريين ، وإذا تم وضعهم بشكل صحيح في حقلي "إلى" و "نسخة". تحقق من وجود أخطاء نحوية.
9. اقتبس نص الرسالة الأصلية.
10. عند الاقتباس بالكامل (إذا كانت إجابتك للحرف بأكمله) اكتب نص الإجابة في بداية الرسالة ، وليس في نهايتها!
11. إذا كانت إجاباتك نقطة بنقطة ، فافصل بين الاقتباس بأسطر فارغة أعلى وأسفل.

الاستثمارات

1. لا تقم بإرفاق ملفات بتنسيقات EXE و PIF و BAT و COM و CMD و SCR برسائل البريد الإلكتروني - حيث يقوم العديد من عملاء البريد الإلكتروني أو الخوادم بحظر هذه المرفقات بإحكام ولن يقرأها المستلم أبدًا. قم بتجميعها في أرشيف (zip ، rar) كما هو الحال في غلاف ووضعها في هذا النموذج.
2. يعتبر إرسال مرفقات يصل حجمها إلى 2 إلى 3 ميغا بايت دون سابق إنذار أمرًا طبيعيًا. إذا كنت ترغب في إرسال مرفق حجم أكبرتحقق مع المراسل ما إذا كان مثل هذا الملف سيمر عبر الخادم الخاص به أم أنه سيلائم صندوق البريد.
3. الامتناع عن مرفقات المحتوى المشكوك فيه: أولاً ، قد لا يشارك مراسلك ذوقك ، وثانيًا ، يمكنك التسبب في مشكلة لشخص يعمل في مؤسسة حيث يتم استخدام الاطلاع على البريد.

التوقيع الإلكتروني

1. وجودها مفيد (معلومات الاتصال الخاصة بك متوفرة) وهي نغمة جيدة لإظهار احترافك.
2. يجب ألا يتجاوز التوقيع 5-6 أسطر. يجب أن يتضمن على الأقل اسمك الأول والأخير. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحسن الإشارة إلى رقم هاتفك وعنوانك بريد إلكترونيواسم الشركة وعنوانها الفعلي وكذلك عنوان موقعها على الإنترنت.
3. لديك خياران للتوقيع الإلكتروني: لخطابات المبادرة (الخاصة) مع التوقيع الكامل

يجب أن يكون لرسالة العمل هيكل واضح ، وتتمثل مزاياها في:

• توفير وقتك ووقت المرسل إليه ؛
• ضمان قراءة الرسالة من قبل المرسل إليه والفهم الصحيح لجوهرها ؛
• الحصول على إجابة واضحة وموجزة.

هيكل خطاب العمل

مناشدة

وهو موجود في "رأس" الرسالة ويحتوي على المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه. بالنسبة للمراسلات التجارية الرسمية ، فإن المعاملة القياسية هي "Dear" ، وهي مكتوبة بحرف كبير وفي وسط الورقة. ثم هناك الكثير من الخيارات ، اعتمادًا على ما يكتبونه ولمن. لذلك ، من المعتاد في روسيا معالجة الاسم والعائلة ، في الشركات ذات الطابع الغربي ثقافة الشركة- بالاسم فقط. إذا كنت تعرف شريكك شخصيًا ، فيمكنك أن تتحدث عنه على النحو التالي: "عزيزي أندري بتروفيتش" ، إذا كنت لا تعرف - "عزيزي السيد سميرنوف". بالمناسبة ، عند مخاطبة شخص ما ، لا يمكن اختصار كلمة "سيد" إلى "السيد". ولا ينبغي بأي حال من الأحوال أن تكتب "عزيزي السيد سميرنوف أ. ب.". إما "أندريه بتروفيتش" أو "السيد سميرنوف".

إذا كنت لا تكتب إلى الأشخاص الدم الملكيوممثلي الطوائف الدينية والرؤساء وأعضاء البرلمانات مختلف البلداناعتبر نفسك محظوظا. بالنسبة لهم ، هناك صيغ تحويل رسمية ، ولكل رتبة صيغ خاصة. قبل إرسال مثل هذا الخطاب ، تحقق بعناية مما إذا كان الاستئناف المحدد يطابق حالة المرسل إليه. من الأسهل بكثير أن نتذكر كيف تكتب إلى العسكريين: "الرفيق العزيز العقيد" ، حتى لو كان هذا العقيد امرأة. لكن نداء "سيداتي سادتي" علماني ، والأفضل استخدامه ، لنقل ، لدعوة افتتاح صالون. ثياب الموضة. إذا كنت تدعو إلى عرض تقديمي للأعمال ، على سبيل المثال ، أجهزة حفر جديدة ، فوفقًا للممارسات المتبعة ، فإن العنوان المشترك للجميع هو "أعزائي السادة". في هذه الحالة ، لا يهم أن تعمل النساء أيضًا في هذه المنظمة.

مثال:

إلى الرئيس التنفيذي
LLC "كونكورد"
دوبروفولسكي بي.

عزيزي بافيل إيليتش!
أو
عزيزي السيد دوبروفولسكي!

الديباجة

يؤلف الفقرة الأولى من الرسالة ، والتي تحدد الغرض منها ، والسبب الذي دفعك إلى كتابتها. بعد قراءة الديباجة ، يجب أن يفهم المرسل إليه جوهر الرسالة. مثال: أكتب إليكم للتعبير عن عدم رضائي عن جودة المواد الخام لإنتاج الأثاث الذي تزودنا به شركتكم ، وأنا أتطلع إلى إجراءات تهدف إلى تغيير الوضع بسرعة للأفضل وتعويض الخسائر التي لحقت بنا.

مثال:خلال الشهر الماضي ، بدءًا من 2 يونيو من العام الحالي ، يكون 10-15٪ من كل دفعة من المواد الخام معيبة. تم توثيق هذه الحقائق بشكل صحيح من قبل المتخصصين في شركتنا. تم إرفاق نسخ من المستندات بهذه الرسالة. تبلغ خسائر شركتنا فيما يتعلق باستلام المواد الخام المعيبة حوالي مليون روبل. نحن نتعاون مع شركة Concord LLC منذ خمس سنوات ، وحتى الآن ليس لدينا سبب للشكوى. في هذه الحالة ، نصر على التعويض الكامل عن خسائرنا. إذا لزم الأمر ، فنحن على استعداد لإجراء فحص مشترك للمواد الخام المرفوضة.

استنتاج

من الضروري الحصول على تلخيص موجز لكامل الاستنتاج المكتوب والمنطقي للرسالة.

مثال:أنا متأكد من أنك ستفهم هذا الوضع ، وفي المستقبل القريب سيعود تعاوننا إلى طبيعته.

إمضاء

تنتهي الرسالة بتوقيع (الموضع + الاسم الكامل) للمرسل ، والذي يسبقه النموذج المهذب القياسي "بكل احترام". الخيارات ممكنة أيضًا: "مع خالص التقدير لك" ، "مع الأمل في التعاون المثمر" ، "مع الامتنان للتعاون" ، إلخ. عند التوقيع على خطاب ، من المهم أن تأخذ في الاعتبار رتبة المرسل إليه والمرسل إليه. يجب أيضًا توقيع خطاب موجه إلى الرئيس التنفيذي من قبل الرئيس التنفيذي ، أو نائبه على الأقل. في الوقت نفسه ، يجب أن يتوافق التوقيع مع نصه: الموقف عندما يضع نائب المدير شرطة مائلة بجانب اسم العائلة ويوقع باسمه غير مقبول.

مثال:مع خالص التقدير ، أ.د كيسليوف ، المدير العام لمصنع أثاث زاريا

ملاحظة

التذييل (PS) - التذييل في نهاية الرسالة بعد التوقيع - نادرًا ما يستخدم في المراسلات التجارية. إنه يعمل على إبلاغ المرسل إليه حدث مهمالذي حدث بعد كتابة الخطاب ، أو لإعطائه معلومات تتعلق بشكل غير مباشر بموضوع الرسالة.

مثال 1:ملاحظة. أبلغكم أن نسبة العيوب في دفعة المواد الأولية التي تم استلامها قبل 3 ساعات قد ارتفعت إلى 17٪!

المثال 2:ملاحظة. سيجتمع رئيس قسمنا لاستقبال المواد الخام مع المتخصصين في مؤسستك غدًا في الساعة 14:00.

التطبيقات

تُعد التطبيقات إضافة اختيارية للنص الرئيسي للرسالة ، وبالتالي يتم وضعها على أوراق منفصلة - كل تطبيق على الورقة الخاصة به. لا توجد قواعد لكتابتها.

عبارات قياسيةالمراسلات التجارية

إشعارات

• نعلمكم أن التأخير في الشحن ... حدث بسبب ...
• نود إبلاغكم أن إدارة المصنع قررت ...
• نعلمك أنه تم قبول اقتراحك.
• نعلمكم أننا ...
• نود أن نعلمك أن…
• نود إخبارك أنه للأسف لا يمكننا ...

نماذج التعبيرات التي توضح الدوافع (العبارات الأكثر شيوعًا في بداية خطاب العمل القياسي)

حسب البروتوكول ...
• من أجل تعزيز أمن الممتلكات ...
• استجابة لطلبك ...
• تأكيدا لمحادثتنا الهاتفية ...
• تأكيدا لاتفاقنا ...
• من أجل تقديم المساعدة الفنية ...
• بسبب الوضع الصعب ...
• فيما يتعلق بالعمل المشترك ...
• حسب خطاب العميل ...

إذا كان المؤلف كيانًا قانونيًا ، فسيتم نقل الإجراءات:

1. الفريق الثالث صيغة المفرد، على سبيل المثال:
   • نبتة زاريا لا تعترض ...
   • المشروع الروسي-الإنجليزي المشترك "Soyuz K" يقدم ...
   • تعاونية نيف تضمن ...
2. الفريق الثالث جمععلى سبيل المثال: الإدارة واللجنة النقابية لمصنع زاريا يسألان بجدية ...
3. صيغة المتكلم بصيغة الجمع:
   • رجاء…
   • التأكد...
   • نبلغ…

إذا كان المؤلف شخصًا طبيعيًا ، يتم نقل الإجراءات:

1. صيغة المتكلم الأول ، على سبيل المثال:
   • لمعلوماتك…
   • يطلب…
   • أبلغكم ...
2. الجمع الأول ، على سبيل المثال:
   • نوافق...
   • لقد تلقينا برقيةك ...
   • تهانينا...
   • نحن ندعم…

طلب

• برجاء التحقق من سير العمل ...
• رجاءا اتخذ اجراء…
• الرجاء تقديم بيانات الأداء ...

إرسال المستندات أو القيم المادية

• جارٍ إرسال رسومات تجميع الماكينة ...
• نرسل المستندات التي تهتم بها بالبريد المسجل ...
• نرسل العقد الموقع من جانبنا ...

تأكيد

• مع امتناننا لاستلام طلبك والمضي قدما في تنفيذه ...
• نؤكد استلام المواصفات لـ ...
• مصنع زاريا يؤكد شروط تسليم المعدات ...

عرض

• يمكننا أن نقدم لك …
• ندعوك لشراء ...
• يمكننا أن نوصيك ...

دعوة

• ندعوكم للمشاركة في مناقشة المشروع ...
• يرجى الانضمام إلى المناقشة ...
• ندعو ممثل شركتك لزيارة ...

رفض ورفض الاقتراح (المشروع)

• لا يمكن الموافقة على مسودة قائمة العناوين التي أرسلتها لمشاريع البناء بمبلغ ... للأسباب التالية.
• تم رفض اقتراحك (مشروعك) للأسباب التالية ...

تذكير

• نذكرك أنه وفقًا لخطة العمل المشتركة يجب ...
• نذكرك أنه وفقًا لـ ... يجب عليك ...
• نذكرك أن متأخرات السداد الخاصة بك تصل إلى ...
• نذكركم بانتهاء مهلة تقديم المخطوطة ...

ضمانات

• نحن نضمن الدفع.
• نحن نضمن المواعيد النهائية.
• نحن نضمن جودة المنتجات.

تفسير موقف المرء

• لم تؤد نداءاتنا بشأن هذه المسألة إلى نتائج إيجابية.
• ليس لدينا اعتراضات على التصميم.
• لا يمكننا تسليم البضائع لك ... للأسباب التالية: ...

تفسير تصرفات الطرف الآخر

• يمكن أن يؤدي هذا التأخير إلى ...
• لا يمكن تفسير سبب تأخير مصنعك لإرسال القوالب ...
• لم يتم الوفاء بوعودك.

الكلمات الأخيرة

• نأمل أن يتم تلبية طلبنا.
• نحن نتطلع إلى مزيد من التعاون.
• مع تمنياتي بالنجاح.
• نرجو منكم عدم تأخير الإجابة.
• يرجى المعذرة عن التأخير في الرد (لخطأ).

المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية

تعتمد المراسلات التجارية ، مثل أي شكل آخر من أشكال التفاعل البشري ، على مجموعة من القواعد والمعايير الأخلاقية ، وأهمها "الصدق واحترام الشريك". حتى إذا كان الغرض من الرسالة هو التعبير عن مطالبة ، فلا ينبغي أن يحتوي نصها على كلمات وقحة وتعبيرات غير صحيحة قد تسيء إلى الطرف المقابل. من خلال الحرص على الحفاظ على كرامة المرسل إليه ، فإنك بذلك تحافظ على كرامتك.

• ابدأ الرسالة ببيان رفض. بادئ ذي بدء ، يجب أن تذكر الدافع قراروتوضيح أنه في ظل ظروف معينة يمكن إعادة النظر في القضية ؛
• فرض النتيجة المتوقعة للسؤال على المرسل إليه ، على سبيل المثال: "أطلب منك دراسة المشكلة وحلها بشكل إيجابي" أو "أطلب منك الموافقة على هذا الترشيح"
• شجع المرسل إليه على الإسراع عند اتخاذ قرار بالكلمات "عاجل" ، "فوري" ، "في وقت أقصر". من الأفضل استخدام صيغ آداب السلوك "أطلب منك الإجابة بحلول هذا التاريخ" ، "أطلب منك بجدية إبلاغك على الفور بقرارك"
• تلميح إلى المرسل إليه في عدم انتباهه الخيالي ، وعدم كفاءته ، وإدخال صياغة في نص الرسالة مثل "أقترح أن تدرس بعناية ...".

بالنسبة لمتلقي خطابات العمل ، فإن المتطلبات الإلزامية ، من وجهة نظر المعايير الأخلاقية ، هي:

• رفض نموذج الرد ، حيث يتم إعادة خطاب الاستفسار أو خطاب العرض إلى المؤلف مع نشر معلومات الرد عليها ؛
• استجابة سريعة وواضحة للمؤسسة المرسلة. قد يُنظر إلى التأخير أو عدم الاستجابة على أنه غير متعاون.

إن اتباع المعايير الأخلاقية لمراسلات العمل المذكورة أعلاه لن يتطلب منك القيام بعمل فذ وسيصبح في النهاية سهلاً ومألوفًا. علاوة على ذلك ، ستزودك بسمعة طيبة كشخص لبق وحتى تعلمك كيفية تحويل الخصوم إلى حلفاء.

القواعد العامة لكتابة خطابات الأعمال

بالإضافة إلى الهيكل ، هناك عنصر مهم آخر في خطاب العمل المختص وهو تصميمه الأنيق.

بريد المعلومات

بريد المعلومات- هذه رسالة عمل تُعلم المرسل إليه بمعلومات ذات طبيعة رسمية.

يتراوح طول خطاب المعلومات من فقرة واحدة إلى عدة صفحات.

كقاعدة عامة ، يتم توقيع الرسائل الإخبارية من قبل رئيس المؤسسة ، وفي حالة المراسلات الجماعية (على سبيل المثال ، إلى جميع عملاء الشركة) ، قد لا تحتوي على توقيع يدوي على الإطلاق. غالبًا ما تكون الرسائل الإخبارية من طبيعة نموذجية.

استفسار- خطاب عمل يتم إرساله للحصول على أي معلومات أو مستندات رسمية.

بشكل عام ، تتكون خطابات الاستفسار بنفس طريقة كتابة خطابات الطلب. يتم التوقيع على خطابات الاستفسار ، كقاعدة عامة ، من قبل رئيس المنظمة أو مسؤول مخول رسميًا.

يجب أن يحتوي نص خطاب الطلب على مبرر الحاجة إلى توفير المواد أو المعلومات والبيان الفعلي للطلب.

يتطلب خطاب الاستفسار خطاب رد.

خطاب الرد

خطاب الرد هو خطاب خدمة يتم كتابته كرد على خطاب استفسار أو خطاب طلب.

يمكن أن تكون الإجابة بالنفي (خطاب الرفض) أو بالإيجاب.

في نص خطاب الرد ، يجب استخدام نفس العبارات والمفردات اللغوية التي استخدمها المؤلف في خطاب المبادرة ، بشرط أن يكون خطاب الطلب مكتوبًا بشكل صحيح بلغة لغوية.

يجب ألا تُدرج في نص خطاب الرد رابطًا للخطاب المستلم ("إلى رسالتك المؤرخة _______ رقم ___").

يتم تضمين معلومات حول خطاب المبادرة في رقم التسجيل لخطاب الرد. يُنصح ببدء خطاب الرفض مع سبب الرفض: "فيما يتعلق بـ ..." ، حيث يجب تبرير الإجابة السلبية ، لا يمكنك ببساطة رفض الطلب دون تفسير.

رسالة تأكيد

خطاب التأكيد هو خطاب رسمي يؤكد فيه المرسل إليه الاتفاقات أو النوايا التي تم التوصل إليها مسبقًا أو استلام المعلومات أو المستندات أو المواد الأخرى ، إلخ.

الصيغة اللغوية الأساسية لهذا النوع من الخطابات هي: "نؤكد (استلام المستندات ، الموافقة المبدئية ، الموافقة على ...)".

عند تأكيد اتفاق مبدئي في نص الرسالة ، من الضروري توضيح جوهرها بإيجاز.

إذا تم تأكيد استلام المستندات ، فيجب تسميتها ، وما إلى ذلك. قد ينتهي خطاب التأكيد بطلب أو رغبة أو عرض.

خطاب المطالبة

خطاب الشكوى هو رسالة عمل مبادرة ، والغرض منها هو التعبير عن مطالبة أو عدم رضا المرسل إليه.

في الختام ، ينبغي التعبير عن رغبات أو مقترحات محددة لتصحيح الوضع.

خطاب الضمان

تهدف خطابات الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات خطية من أجل تأكيد بعض الوعود أو الشروط أو النوايا أو الإجراءات الخاصة بالمؤلف (المنظمة المرسلة) ، بطريقة أو بأخرى تؤثر على مصالح المرسل إليه.

خطابات الضمان موجهة إلى منظمة أو فرد. لا يجوز ذكر كلمة "ضمان" على الإطلاق في نص الرسالة ، ومع ذلك ، ستبقى الرسالة وثيقة تحتوي على ضمان.

يمكن ضمان الدفع مقابل العمل المنجز ، وتوقيت إنجازه ، وجودة العمل ، وجودة البضائع ، وتوقيت تسليمها ، ودفع ثمن المنتجات المستلمة ، وما إلى ذلك. ويمكن أن تشكل هذه الجوانب المحتوى للحرف بأكمله أو أدخل نص الحرف كمكون له.

تتسم خطابات الضمان بطابع قانوني مؤكد ، وتتوافق من حيث الوضع مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية. في أغلب الأحيان ، يتم إصدار خطابات الضمان لتأكيد الدفع.

في هذه الحالة ، من الضروري الإشارة إلى رقم العقد والفاتورة التي يجب أن يتم الدفع بموجبها.

تتميز خطابات الضمان بالوضوح والدقة والصياغة الواضحة - لأننا نتحدث عن تقديم ضمانات إلى المرسل إليه نيابة عن منظمة أو مسؤول. يجب أن يشير إلى نوع العملية التي سيتم تنفيذها.

قد تبدأ هذه الرسائل ببيان بجوهر الضمانات المقدمة إلى المرسل إليه ، على سبيل المثال: "أضمن بهذا الخطاب ...".

في حالات أخرى ، قد يحتوي خطاب الضمان على بيان بالأسباب التي أدت إلى نية المؤلف لإعلان استعداده لتقديم ضمانات معينة إلى المرسل إليه. في هذه الحالة ، تتم صياغة البيان المقابل في الجملة الأخيرة ، على سبيل المثال: "نحن نضمن الدفع" أو "في الوقت المناسب و دفع كاملأنا أضمن."

من سمات هذا النوع من الخطابات الحضور ، جنبًا إلى جنب مع توقيع المؤلف (على سبيل المثال ، مدير المنظمة) ، توقيع مسؤول مسؤول مباشرة عن الشؤون المالية أو غيرها. إذا تم إرسال خطاب ضمان كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة مقدمة وما إلى ذلك ، فيجب أن يحتوي على التفاصيل المصرفية للمؤسسة المدفوعة.

قد تتضمن العبارة الرئيسية لخطاب الضمان الكلمات والعبارات:

• نحن نضمن…
• نحن نضمن أن ...
• تضمن الشركة الشريكة ...
• يرجى إرسال الدفع نقدًا عند الاستلام (نوع الضمان) إلى عنواننا ...
• دفع مضمون ...
• نضمن بموجبه ...

ملخص

السيرة الذاتية هي نوع من رسائل العمل تهدف إلى العرض التقديمي الأكثر اكتمالا وربحية للمتخصص إلى صاحب العمل.

عند تجميع السيرة الذاتية ، يجب أن تتبع بدقة عددًا من القواعد:

1. عرفنى بنفسك
2. تعليم
3. خبرة في العمل
4. هل أحتاج إلى تحديد مستوى الراتب المطلوب؟
5. هل أحتاج إلى تقديم معلومات إضافية عن نفسي؟
6. هل التفاصيل الشخصية مطلوبة؟
7. صمم سيرتك الذاتية وفقًا لمتطلبات صاحب العمل
8. الموقف من السفر
9. توافر التوصيات
10. تغطية الحرف

لا توجد ولا يمكن أن تكون سيرة ذاتية واحدة لجميع المناسبات ، والتي يمكن إرسالها إلى جميع الشركات دون تغييرات.

في كل مرة ، يجب أن تفكر أولاً في الصفات التي سيتم تقييمها عمل جديد، ووفقًا لها ، قم بتعديل السيرة الذاتية. يجب أن تكون المعلومات الواردة في السيرة الذاتية موثوقة. لا تترك أماكن فارغة في سيرتك الذاتية.

والأهم من ذلك - يجب أن يكون الملخص قصيرًا: لا يزيد عن صفحة واحدة - صفحة ونصف. قدرتك على التعبير بإيجاز هي مؤشر مستوى عالالثقافة العامة.

وجود صورة في السيرة الذاتية مرحب به.

1. تأكيد حقيقة وشروط العمل في المنظمة ، معلومات مختصرةحول المناصب والواجبات المؤداة (بالنسبة لخطاب توصية من شخص عادي ، تشير هذه الفقرة إلى أي فترة زمنية وبأي صفة يعرف مؤلف الرسالة الشخص الموصى به). من قائمة الواجبات ، يجب أن تكون مؤهلات الشخص الموصى به مرئية. إذا شغل الشخص الموصى به مناصب مختلفة ، فقم ببيانات عن المناصب التي تم شغلها وأدائها الواجبات الرسميةمبين لكل فترة زمنية. مثال:عمل سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش في شركة "Vector" من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 ، بما في ذلك من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 - كمدير لقسم التجارة والمشتريات ، من 17 مارس إلى 25 نوفمبر ، 2002 - في منصب مدير أول من نفس القسم. كانت واجباته كمدير هي تنظيم توريد المكونات ، كمدير أول - لتنظيم التفاعل بين موردي المكونات والإنتاج.
2. وصف موجز للصفات المهنية والتجارية والشخصية للموصى به والنجاحات التي حققها خلال عمله في المنظمة. يجب أن تتخلى عن كلمات عامة مثل موثوق ، ومختص ، وضمير ، وما إلى ذلك ، والتركيز على الحقائق المحددة التي تميز الموصى بها من حيث صفاته المهنية ، والقدرة على التعامل مع مهام معينة. هنا يمكنك التركيز على فئات مثل مستوى المعرفة والعمل الجاد في أداء الواجبات الأساسية ، والقدرة على التعامل مع المهام غير القياسية ، والإبداع ، والمبادرة ، والقدرة على التعلم ، والقدرة على التكيف مع حالات مختلفة، الاستقرار العاطفي ، الصفات القيادية ، يمكنك هنا أيضًا إعطاء مقارنة تقريبية للعمل الموصي به مع عمل زملائه ، وبيان أهم الإنجازات والمشاريع التي طورها ونفذها بنفسه. مثال:أتقن البرنامج بشكل مستقل ، بشكل مستقل وبنجاح المفاوضات التجارية، قاد المرؤوسين بشكل فعال ، إلخ.
3. أسباب تغيير مكان العمل (ترك المنظمة ، الانتقال إلى مكان آخر). قد يكون هذا تغييرًا في ملف تعريف المنظمة ، وإغلاق الوحدة ، وتغييرات الموظفين في المنظمة ، وتغيير الإقامة ، وما إلى ذلك.
4. الموجودات. تقييم موجز ومحدد للكفاءة والصفات التجارية للموصى له إِبداعوالفرص التطوير الوظيفي. توصيات لشغل منصب أو مناصب معينة (في بعض الحالات من المستحسن الإشارة هنا إلى الدرجة التي توصي بها شخصًا للوظيفة التي تبحث عنها: لا أوصي به دون قيد أو شرط وبقوة مع بعض التحفظات). مثال:سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش يجيد التكنولوجيا ... (لديه خبرة واسعة في العمل مع الخادم البرمجيات... أو ... يمكنه العمل بشكل مستقل مع عملاء الشركة… إلخ.). أعتقد أن السيد سيدوروف يمكنه أداء واجبات رئيس القسم بشكل فعال ، حيث يعمل كرئيس القسم ، ونائب رئيس قسم الكمبيوتر في مؤسسة متوسطة الحجم.
5. تفاصيل الاتصال بالشخص الموقع على الخطاب. هذه النقطة مناسبة بشكل خاص لخطابات التوصية المكتوبة من قبل الأفراد ، لأنه من الممكن تمامًا أن يكون صاحب العمل الجديد قد قرأ خطاب توصيةيريد توضيح بعض التفاصيل.

بيان صحفي

البيان الصحفي هو رسالة إعلامية لوسائل الإعلام ، وتتمثل مهمتها في لفت الانتباه إلى حدث معين (حدث أو سيأتي) من أجل زيادة تغطية هذا الحدث في وسائل الإعلام.

يتم تجميع البيانات الصحفية وتوزيعها من قبل الخدمات الصحفية للشركات والمؤسسات ولها قواعد كتابة معينة:

• يجب أن يحتوي عنوان الوثيقة على كلمة "بيان صحفي" وتاريخ توزيعها ؛
• يجب أن يعكس عنوان البيان الصحفي موضوعه بوضوح ، رسالة الرسالة الإعلامية ؛
• بمزيد من التفصيل ، يمكن الكشف عن جوهر عنوان البيان الصحفي في العنوان الفرعي (في نفس الوقت ، يكون وجوده اختياريًا) ؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأولى من البيان الصحفي على المعلومات التالية: ماذا وأين ومتى حدث (سيحدث) ؛
• يجب ألا يتجاوز حجم البيان الصحفي صفحة ونصف من النص المكتوب على الآلة الكاتبة. في هذه الحالة ، من المستحسن تحديد صفحة واحدة ، بما في ذلك التوقيع ورؤوس وتذييلات الصفحة ذات الرأسية الخاصة بالمؤسسة ؛
• قد يتضمن البيان الصحفي اقتباسات من صانعي الأخبار - المتحدثين المسؤولين عن المنظمة ؛
• بيان صحفي مكتوب على ترويسة المنظمة ؛
• يجب أن يتضمن توقيع البيان الصحفي اسم الشخص الذي يمكن الاتصال به معلومات إضافيةحول موضوع البيان الصحفي ، وبيانات الاتصال به: الهاتف (يفضل المحمول) ، البريد الإلكتروني ، رقم ICQ.

خطاب تهنئة

ينتمي تنسيق "Congratulations" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم رسمها على ورقة ترحيب أو بطاقة بريدية ، وعندما يتم وضعها ، يمكن ويجب أن تسود إِبداع. هذا ينطبق على كل من نص الرسالة وتصميمها.

يمكن أن تكون التهاني شخصية (عيد ميلاد سعيد) أو جماعية (على سبيل المثال ، سنة جديدة سعيدة).

في الحالة الأولى ، يجب أن يكون عنوان المرسل إليه شخصيًا - بالاسم والعائلة ؛ في الحالة الثانية ، يمكن أن تكون عامة ، على سبيل المثال ، "أصدقائي الأعزاء!".

علاوة على ذلك ، في كلتا الحالتين ، يجب على المرسل توقيع التهاني شخصيًا (عند إرسال تهنئة جماعية ، يتم استخدام الفاكس).

التهاني الشخصية

مبروك جماعي

خطاب دعوة

ينتمي تنسيق "الدعوة" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إصداره على ورق رسمي أو بطاقة بريدية ويهدف إلى إخطار المرسل إليه بالبعض حدث رسميالذي هو مدعو لزيارته.

يجب أن تحتوي الدعوة على معلومات حول مكان ووقت الحدث ، بالإضافة إلى اسمه.

يجب أن تشير الدعوة إلى رمز اللباس المقبول (على سبيل المثال ، أسود وربطة عنق) ، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين تشملهم الدعوة.

كقاعدة عامة ، تكون الدعوة رمزية ، ولكن خلال أحداث جماعيةقد تكون غير شخصية.

دعوة شخصية

دعوة مجمعة

شكرا لك الرسالة

ينتمي تنسيق "Thanks" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن الامتنان للمرسل إليه.

كقاعدة عامة ، يتم إصدار الشكر على الترويسة الرسمية للمنظمة ، ولكن يمكن إصدارها كبطاقة بريدية.

نص خطاب الشكر مكتوب بأسلوب موجز وودي رسمي مع الإشارة إلى الحدث الذي دفع المرسل للتعبير عن امتنانه للمرسل إليه. إذا رغبت في ذلك ، يمكن أيضًا إدراج مزايا أخرى للمرسل إليه. يتم التصديق على الامتنان من خلال التوقيع الشخصي للمرسل ، وفي بعض الحالات ، من خلال ختم المنظمة.

مثال: رسالة من رئيس وزراء بريطانيا العظمى إلى رئيس مجلس مفوضي الشعب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (25 أبريل 1942) "إنني ممتن جدًا لك على رسالتك في 23 أبريل. بالطبع ، سنرحب بزيارة السيد مولوتوف ، وأنا متأكد من أننا سنكون قادرين على فعل الكثير معه. عمل مفيد. أنا سعيد جدًا لأنك وجدت أنه من الممكن السماح بهذه الزيارة ، وأنا متأكد من أنها ستكون ذات قيمة كبيرة.

خطاب تعزية

ينتمي تنسيق "التعزية" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن التعاطف والدعم للمرسل إليه بشأن حدث أو خسارة حزينة أخرى.

عند كتابة التعازي ، من المهم جدًا اختيار الكلمات الصادقة المناسبة التي يمكن أن تدعم المرسل إليه في حزنه.

في الوقت نفسه ، من المهم التعبير عن مشاعرك وتجاربك فيما يتعلق بما حدث.

يتم إصدار التعازي بأسلوب متحفظ وصحيح على ورق رسمي أو بطاقة بريدية خاصة ومصدقة بالتوقيع الشخصي للمرسل.

خطاب عمل- وثيقة تستخدم للاتصال ونقل المعلومات عبر مسافة بين مراسلين يمكن أن يكونا كيانات قانونية وأفراد.

يحتاج المدير أو أخصائي الإدارة حسب طبيعة نشاطه إلى كتابة الكثير من الرسائل التجارية.

تتضمن خطابات العمل الشهادات ، والسير الذاتية ، وخطابات التوصية ، ورسائل التذكير والامتنان ، وخطابات الدعوة إلى مقابلة أو عرض تقديمي ، وخطابات الرفض ، بيانات المطالبةوالشكاوى وما إلى ذلك.

كيف تكتب خطاب عمل

• يجب أن تكون ورقة خطاب العمل جودة جيدة، نظيفة تماما ، مشذبة بدقة ؛
• من المستحسن أن يكون شكل خطاب العمل مع شعار المنظمة ، الخاص به الاسم الكاملوالعنوان البريدي والبرقي والهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني والتفاصيل المصرفية ؛
• تتم طباعة خطابات العمل الرسمية على الجانب الأمامي من الورقة ، بدون بقع ؛ جميع الصفحات ما عدا الأولى مرقمة بالأرقام العربية ؛
• يجب أن يكون عرض الهامش على الجانب الأيسر من الورقة 2 سم على الأقل ، وتبدأ الفقرة بخط أحمر بمسافة بادئة بخمس مسافات من الحافة اليسرى للخط ؛ تتم طباعة النص في فترة ونصف - فترتان ؛ من المستحسن تجنب التفاف الكلمات ؛
• في الزاوية اليمنى العليا من خطاب العمل ، تحت عنوان المنظمة المرسلة ، يتم وضع التاريخ ، ويفضل أن يكون كاملاً (على سبيل المثال ، 2 يناير 2007) ؛
• يتم وضع اسم المنظمة أو اسم العائلة وعنوان الشخص الذي تم إرسال خطاب العمل على الجانب الأيسر من الورقة ؛
• أدناه ، من حافة السطر أو في وسط الورقة مكتوب مجاملة؛ على سبيل المثال ، "عزيزي إيفان إيفانوفيتش" ؛ الفاصلة مطلوبة بعد التحويل ، ولكن غالبًا ما يتم وضعها علامة تعجبلبدء العبارة التالية بخط أحمر وحرف كبير ؛
• ينتهي خطاب العمل بكلمات الامتنان للتعاون وتعبيراً عن الأمل في استمراره ؛
• يتم وضع التوقيع الجانب الأيمنورقة ، بعد العبارة الأخيرة من المجاملة ، على سبيل المثال ، "مع الاحترام ..." ، تتم طباعة اسم الموقع تحت توقيعه بخط اليد ؛
• يجب أن يتم اتخاذ القرارات بشأن جميع أنواع المراسلات الواردة بالقلم الرصاص أو على أوراق منفصلة ؛ يتم طي خطاب العمل مع وجود النص بداخله ، ولا يتم طي خطابات العمل الأكثر أهمية ، حيث يتم إرسالها في مظاريف سميكة كبيرة ؛
• يجب الرد على طلب التلغراف في غضون 3 أيام ، خطاب العمل - 10 ؛ إذا كان الطلب يتطلب دراسة مفصلة ، فيجب عليك في غضون 3 أيام إبلاغ أن خطاب العمل قد تم أخذه في الاعتبار وإعطاء إجابة نهائية في غضون 30 يومًا.

• دقة ووضوح عرض الأفكار - كلمات قصيرة ، عبارات قصيرة، فقرات قصيرة
• أقصى قدر من الوصول إلى النص للفهم ، واستخدام عبارات بسيطة تعبر بدقة وبشكل لا لبس فيه عن الجوهر
• معرفة القراءة والكتابة
• صحة