قواعد إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال اليوم ، هذا هو:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو إفساد الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة ، يمكنك جعل حياتك أسهل بكثير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي إيقاظك ، وتشتيت انتباهك ، وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من هذه المواقف وانظر في العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسالة

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدم مثاله. دعنا ننشئ حرفًا جديدًا وننتقل من أعلى إلى أسفل عبر قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

ربما لا يعرف شخص ما ، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى من: نكتب المستلم الرئيسي أو عدة مستلمين مفصولين بفاصلة منقوطة.
• ينسخ: نكتب شخصًا يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه رد فعل.
• نسخة مخفية: نكتب شخصًا يجب أن يقرأ الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولًا لبقية متلقي الرسالة. من الملائم بشكل خاص استخدام المراسلات الجماعية للرسائل التجارية ، مثل الإخطارات.

خطأ في البريد الجماعي ، حدد المستلمين من خلال حقلي "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل تسرد 50-90 مستلمًا في الحقل "نسخة". هناك خرق للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكونوا أشخاصًا يعرفون بعضهم البعض. وإذا كانت هناك شركات متنافسة في القائمة لا تعرف بعضها البعض؟ كحد أدنى ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، وعلى الأقل لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تفعل ذلك بهذه الطريقة.

موضوع الرسالة

غالبًا ما تكتب خدمات البريد الاحترافية عن أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم. ولكن هناك غالبًا ما نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل موضوع الرسالة مشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، فإن اجتهادك سيعود إليك في شكل كارما للعديد من رسائل الاستجابة ، فقط مع البادئات يكرر:أو fwd، من بينها سيكون عليك البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات التي تستغرق يومًا واحدًا لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد خطاباتهم يتجاوز أحيانًا 200 حرف أو أكثر يوميًا. إذن مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على سطر موضوع فارغ.

إذن ، كيف تصوغ موضوع الرسالة بشكل صحيح؟

خطأ # 1 : فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "السماء" وكل شيء. أولاً ، ربما لا تكون أحد أفراد شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، مثل هذا الموضوع لا يحمل أي معنى ، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ تقريبا مثل هذا.

هل من الملائم البحث في مثل هذه المواضيع؟

خطأ # 2 : براقة ، بيع العنوان. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب مثل هذه العناوين. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر الموضوع لرسالة العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من الأدلة لكتابة النصوص للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، يمتلك مكسيم إلياخوف وألكساندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمة الكثير من المعلومات المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين الأسلوب العام للكلام الكتابي.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة . في بداية الخطاب ، يمكنك أن تطمس في المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن لم أتحدث إليك كتابةً ، والتي عانيت منها بنفسي ولم أنم حتى آخر الليل ، التفكير ". مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث الوقت اللازم لتأليف مثل هذه المقدمة أو من حيث وقت المحاور لقراءتها. المراسلات عمل ، تذكر؟ عدم كتابة نوع رسائلي للمسابقة وليس رسالة من والدته إلى راسكولينكوف ، ولكن مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

إن تقديم نفسك وتذكر ظروف معارفك أمر منطقي فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، ...".

جاذبية . كنت دائمًا قلقًا بشأن السؤال حول من يجب الاتصال به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة موجهة إلى ثلاث فتيات يُدعى آنا. دون أي تردد ، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أتناول حمام بخار. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين وليس لديهم نفس الاسم؟ يمكنك أن تسرد بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، بولشيريا ، أفدوتيا ، وبيوتر بتروفيتش." لكنها طويلة وتستغرق وقتًا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!".

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة لأخاطب بالاسم الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة ، لا تتصلوا إطلاقاً. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس . غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل مع الأسئلة والأجوبة - في كلمة واحدة ، حوار. يعتبر عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس طريقة جيدة ، بحيث يمكنك بسهولة قراءة الحوار من أعلى إلى أسفل من خلال التواريخ التنازلية عند العودة إلى هذه المراسلات في غضون أسبوع.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "تعيين المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "الخيارات" حساب← «التكوين والمعالجة». يجب أن يكون الأمر كذلك.

الغرض من الرسالة . خطابات العمل من نوعين:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز في الشهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من خطابات التحفيز أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في خطاب بنص عادي. يجب أن يتبع العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء الاسم الأول وأن تكون الجملة الأخيرة من الحرف.

خطأ : "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من قتل المرأة العجوز."

يمين : "بورفيري بتروفيتش ، أنا من قتلت المرأة العجوز ، برجاء اتخاذ إجراء بشأن اعتقالي ، لقد تعبت من المعاناة!"

لماذا يجب أن يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص . يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، يسمح لك جميع عملاء البريد الإلكتروني بإعداد الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "الاحترام ، ..." الكلاسيكي. في Mozilla ، يتم ذلك في قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب".

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هي مسألة شخصية للجميع. ولكن إذا كنت مرتبطًا بطريقة ما بالمبيعات - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم المعاملة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيتم العثور عليك في المستقبل بسهولة باستخدام جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا." بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا ترسل النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الشريحة بحكمة. إذا قام شخص ما بالرد على رسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فقد يؤدي هذا الإنذار ، إذا لم يسيء إليه ، إلى إجهاده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن لجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مع مرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - جدًا أداة يدويةوفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ : حجم استثمار ضخم. غالبًا ما نتلقى رسائل بريد إلكتروني بها مرفقات يصل حجمها إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. يكاد يكون من المؤكد أن برنامج بريد المراسل سيتوقف لعدة دقائق في محاولات عقيمة لتنزيل معاينة هذا المرفق. والعياذ بالله يحاول المستلم قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي ...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي بريدك الإلكتروني في سلة المهملات قبل قراءته؟ التحكم في حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك للحصول على تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة يتم الحصول على عمليات مسح قابلة للقراءة تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar archiver أو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سيتم إنقاذ تخزين المعلومات على السحابة: Dropbox و Google Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط تخزين سحابية. لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم . يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. مرة واحدة في الشركة ، كنا نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى ... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير مع مشروع CP للموافقة عليه ، وفي المرفق كان هناك ملف باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، تم إجراء حوار بالمحتوى التالي:

عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للتعامل مع هذا الأمر شخص محترموندعوه في وجه فديا؟

بطريقة ما لا ، شخص محترم ، يناديه الجميع باسمه الأول وعائلته.

لماذا سميت المرفق "For Fedi"؟ إذا أرسلتها إليه الآن ، هل تعتقد أنه سيشتري منا محاور على هذا CP؟

كنت سأقوم بإعادة تسمية ...

لماذا تعد قنبلة موقوتة - الرفض عميل محتمل- أو إنشاء عمل إضافي لنفسك بإعادة تسمية الملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fedor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Sky_Axes.docx".

لذلك ، مع البريد الإلكتروني باعتباره "وجهًا" تم فرزها بشكل أو بآخر. دعنا ننتقل إلى البريد الإلكتروني كأداة إنتاجية ونتحدث عن إلهاءه.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد من خلال تشديد القواعد وتنفيذ جداول العمل.

كحد أدنى ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل كل إشعارات البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك و إشارة صوتية، وامض الرمز الموجود بجانب الساعة ، واعرض معاينة للحرف. باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن العمل الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

بالنسبة للبعض ، تسمح لك قوة الإرادة القوية بعدم تشتيت انتباهك بالإخطارات ، ومن الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقاف تشغيلهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال قائمة "أدوات" ← "إعدادات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، تخصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد الخاص بك وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال في وقت الغداء وفي المساء ، أو أثناء التوقف القسري ، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يسأل الناس ، ماذا عن أوقات الاستجابة ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ أجب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك من خلال قنوات أخرى - الهاتف ، والرسائل القصيرة ، وسكايب. ثم ستنتقل بوعي إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") معيار الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى 24 ساعة. إنها قاعدة عادية اخلاق حسنه- لا تتوقع إجابات فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. في حالة وجود رسالة عاجلة ، قم بالإبلاغ عنها من خلال قنوات اتصال أسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما ذهبنا إلى البريد وانخرطنا في نشاط يسمى "تحليل البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ ، لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع على Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا إذا تمت الإشارة إلى معلمو GTD في التعليقات أو استكمال أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس مخطط مهام أو أرشيف لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد علبة الوارد فارغًا دائمًا. إذا كنت قد تناولت تحليل البريد الوارد ، فلا تتوقف ولا تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete على لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إجبار نفسك على حذف البريد الإلكتروني ، فسيتعين عليك اتخاذ قرار بشأن ما يجب فعله به.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل تحتاج إلى إجابة؟ نعم ، هذا صحيح ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم تجيب على الفور.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم برنامج جدولة المهام الذي يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة ونسيانها لبعض الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم الخدمة الرائعة للغاية Doit.im. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على رسالة أو تحويلها إلى مهمة أو مجرد قراءتها ، عليك أن تقرر ما ستفعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويل المدى لدي.

• 0_Run.ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك إضافة أحرف هنا تتطلب دراسة مفصلة. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن مع اتباع نهج مدروس في ذلك الوقت المخصص لهذا الغرض.
• 1_المرجعهنا أضع رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع.هنا يتم تخزين أرشيف للمراسلات حول الشركاء والمشاريع التي لها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يوجد مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "Sky" المرتبطين بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف.هنا أرمي تلك الحروف التي يؤسفني حذفها ، والفوائد منها ليست واضحة. أيضا المجلدات مع مشاريع مغلقةمن "2_Projects". باختصار ، يتم تخزين المرشحين الأوائل للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات.في ما يلي رسائل تحتوي على نماذج مستندات إلكترونية قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، أعمال التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات. يحتوي المجلد على الكثير من القواسم المشتركة مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، فقط يقوم بتخزين المعلومات المحاسبية ، وفي المجلد "2_Projects" - معلومات الإدارة. في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - مباشر.
• 5_المعرفة.هنا أضع فقط المراسلات المفيدة حقًا ، والتي أرغب في العودة إليها بعد فترة للإلهام أو البحث عن حلول.

هناك إعدادات عميل بريد أخرى مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، بشكل افتراضي ، يحتوي Thunderbird على مربع الاختيار "وضع علامة على الرسائل كمقروءة". أنا أفضل أن أفعل ذلك بوعي ، لذلك تم إيقاف العلم! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "إعدادات" ← "خيارات متقدمة" ← "القراءة والعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات . في السابق ، كنت أستخدم بفعالية عوامل تصفية تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد تخليت عن هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من القضايا تتعلق بمشروع أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا: قررت إضافة الوعي. عليك أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم عوامل التصفية فقط للفرز في مجلدات بأحرف عادية تلقائية من أنظمة مختلفةوهي رسائل لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة "أدوات" ← "عوامل تصفية الرسائل".

لذلك ، في النهج الصحيحيجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، حسب حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. هل قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة؟ ؛)

يرتبط النجاح في أنشطة أي منظمة أو شركة تجارية أو مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بثقافة السلوك وآداب السلوك. يجب على جميع تصرفات المدير والموظفين بالتأكيد مراعاة قواعد الذوق السليم وتتوافق مع الموقف.

تعتبر المراسلات التجارية من أهم أجزاء آداب التعامل.

تشير التقديرات إلى أن ما يقرب من 50٪ من وقت العمل يعتمد على الإلمام بالأوراق والبريد. لكن هذا ضروري ، لأن المراسلات التجارية المختصة يمكن أن تزيد بشكل كبير من معدل دوران الشركة ، وتسريع التفاعل بين الخدمات والإدارات المختلفة.

بالطبع ، هناك أنماط معينة هنا ، وبالتأكيد ستتم مناقشتها في هذه المقالة. قواعد المراسلات التجاريةمنذ فترة طويلة موحدة. سيساعد GOST R.6.30-2003 الحالي على وضع النص بشكل صحيح على الورقة ، ويخبرك بالمسافات البادئة والهوامش والخطوط المطلوب إجراؤها. تتميز المراسلات التجارية بتوحيد وتكرار المنعطفات الكلامية.

ومع ذلك ، كل حرف مختلف. تترك بصمة كبيرة على هوية المرسل ، ومنصبه ، ووضعه ، والمرسل إليه. تعتبر المراسلات التجارية إلى حد ما مزيجًا من الإبداع والعمل الشاق.

أنواع المراسلات التجارية

يتم تنفيذ تدفق المستندات على الورق وعبر البريد الإلكتروني.

يمكن تقسيم جميع المراسلات في المؤسسة بشكل مشروط إلى المجموعات التالية:

المراسلات الرسمية / غير الرسمية ؛

داخلي وخارجي.

تشمل المراسلات الرسمية العروض التجارية وخطابات الشكر والضمانات والاتفاقيات التجارية وأوامر المؤسسة ، الواجبات الرسميةالطلبات والمطالبات والمطالبات.

المراسلات غير الرسمية هي تهنئة مختلفة لشركاء الأعمال والعملاء والموظفين ؛ التعازي والاعتذار والدعوات والشكر.

يتم تعميم المستندات الداخلية فقط بين إدارات مؤسسة واحدة ، بينما تتجاوز المستندات الخارجية ذلك.

قواعد المراسلات التجارية: المحتوى الداخلي

الشرط الرئيسي هو الإيجاز والقدرة على الرسالة. لا تمد النص على عدة صفحات. أفضل رهان هو التمسك بواحد.

تتضمن قواعد المراسلات التجارية استبعاد الكلمات والتعبيرات المعقدة وغير المفهومة والأجنبية والمتخصصة للغاية من النص. يجب أن تكون جميع الجمل قصيرة ، مع الأفكار الرئيسية للمؤلف وبدون "ماء".

تجنب التفسيرات المزدوجة في الرسالة ، وإلا إذا نشأت خلافات ، فسيكون من الصعب الدفاع عن وجهة نظرك وإثبات ما تعنيه بعبارة معينة.

تلزم قواعد تسجيل المراسلات التجارية الكاتب بأن ينادي المرسل إليه بالاسم وعائلته ، قبل الإشارة إلى الاستئناف "عزيزي (أعزائي) ...". ودائما على "أنت" ، حتى لو كان متلقي الرسالة لديه علاقة ودية جيدة.

في المقدمة ، بالإضافة إلى الإشارة إلى اللقب والاسم ، يتم تحديد الغرض الرئيسي من الرسالة. تعرف أمثلة المراسلات التجارية ما يكفي من القوالب والطوابع لمثل هذه الحالات: "فيما يتعلق بالحرف السابق ..." ، "نذكّرك ..." ، "نبلغك ..." وغيرها.

قم بتخفيف الإجابة غير المواتية للمتلقي (رفض العرض ، رفض التعاون) بعبارات: "للأسف ، لن نتمكن من استخدام الشروط المقترحة ..." أو ما شابه ذلك.

توثيق الأعمال الورقية الخارجية

يجب كتابة أي خطاب عمل على ورق الشركة مع تفاصيل الشركة وجميع تفاصيل الاتصال.

تأكد من اخماد التاريخ المحددوثيقة.

الركن الأيمن العلوي من الورقة مشغول بالأحرف الأولى من المرسل إليه وعنوان الشركة المستلمة.

قسّم النص إلى فقرات دلالية حتى يسهل على القارئ فهمها وإدراكها. لا يزيد عن 4-5 أسطر.

كتابة جميع الكلمات بالأحرف الكبيرة هو شكل سيء.

يمكن إرفاق المستندات بالرسالة. في هذه الحالة ، يتم سردها في سطر منفصل في الجزء الأيسر السفلي من الورقة. بواسطة آداب العمليجب استلام الرد على الخطاب في غضون 10 أيام. إذا كانت المشكلة تتطلب مزيدًا من الوقت لحلها ، فيجب على المرسل إليه الإخطار بذلك.

بعد الكتابة ، تأكد من فحص النص بعناية مرة أخرى بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. إذا كان لديك متسع من الوقت ، يجب أن تضع الخطاب جانبًا والعودة إليه مرة أخرى لاحقًا. كقاعدة عامة ، سيتم اكتشاف أخطاء لم يتم ملاحظتها في البداية. هذه النصيحة هي الأكثر أهمية عند الرد على شكوى العميل. يجب ألا تزعج شخصًا أكثر بحرف أمي.

عندما تتم كتابة المستند وفحصه عدة مرات ، اطبعه على ورق A4. يتم استخدام هذا الحجم بشكل قياسي لأي مراسلات ، حتى لو كان النص نفسه يشغل نصف الصفحة فقط.

افحص الحبر في الطابعة قبل الطباعة لتجنب اللطخات والارتباك.

في بعض الحالات ، يمكنك إرفاق بطاقة العمل الخاصة بك بالمستند ، وإرفاق الورقة المطبوعة نفسها بملف شفاف.

يعتبر أيضًا مظروف الشركة الذي يحمل شعار الشركة شكلاً جيدًا.

غالبًا ما تكون قواعد إجراء المراسلات التجارية في طائرة غير رسمية أكثر عاطفية منها في أوراق العمل ، وأقل ختمًا. الاختصارات مناسبة هنا ، استخدام الصفات الملونة ، على سبيل المثال ، في التهاني: مذهل ، متعاطف ، لطيف.

رسائل البريد الإلكتروني التجارية

لا ينبغي أن تهدأ حقيقة أنك لا ترسل مراسلات في مظروف عبر الشبكة البريدية. تنطبق قواعد المراسلات التجارية في هذه الحالات أيضًا.

تخلق رسائل الأعمال الإلكترونية المختصة والصحيحة صورة إيجابية لكل من المؤسسة والفرد. السمعة في العمل تستحق الكثير!

القواعد الأساسية لمراسلات البريد الإلكتروني

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للغرض المقصود منه.

انتبه إلى العنوان صندوق بريد. لا تسمح عند العمل بأسماء غير صحيحة مثل "baby" و "superman" ، حتى لو تم الإشارة إليها في النسخ الإنجليزي.

قم دائمًا بملء عمود "الموضوع" ، وإلا فقد ينتهي الأمر برسالتك في رسائل غير مرغوب فيها. الأوصاف مثل "الخطة" ، "القائمة" ، "العرض" ، "التقرير" لن تعمل. قد يكون هناك عدد كبير جدًا من الرسائل المتشابهة في صندوق بريد المستلم. كن محددًا قدر الإمكان حول موضوع رسالتك. لا تستخدم أكثر من خمس كلمات. اكتب الموضوع بحرف كبير. لا تحتاج إلى وضع نقطة في النهاية.

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تلقيتها سابقًا ، فتأكد من إزالة "Re" في سطر الموضوع.

أسلوب الاتصال

احتفظ بتنسيق خطاب العمل. إزالة نبرة التهديد والتوسل والأمر.

لا تسمح قواعد البريد الإلكتروني باستخدام الرموز ، عدد كبيرعلامات الاستفهام أو التعجب في النص.

كن مهذبا. التحية الإلزامية في البداية ووديع المحاور في النهاية شكل جيد. على سبيل المثال ، "مع الاحترام ..." أو مثل هذا: "مع خالص التقدير لك ...".

البريد الإلكتروني للأعمال و قاعدة ذهبية»: لا تخلط عدة مرات مواضيع مختلفة. من الأفضل إرسال سلسلة من الرسائل.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني قصيرة مرتين مثل الرسالة الورقية.

التعامل مع المرفقات

إذا كان هناك الكثير من المعلومات لإرسالها ، فلا تضعها كلها في نص الرسالة ، ولكن أرفقها كمستندات منفصلة في مرفق.

من أجل راحة المتلقي ، أعد تسمية المستندات التي أعددتها إلى أسماء مفهومة له. سيظهر هذا اهتمامك ويكسبك. فكر في عدد مجلدات العمل التي يمتلكها المستلم على جهاز الكمبيوتر الخاص به وكيف سيبحث عن رسالتك فيما بينها.

تأكد من إخبار المستلم عن الملفات التي ترسلها حتى لا يعتبرها فيروسات عرضية. أرشفة المستندات الكبيرة.

ومن الأفضل إرسال مرفقات كبيرة جدًا (من 200 كيلو بايت) بطرق أخرى ، على سبيل المثال ، عبر خادم بروتوكول نقل الملفات.

تنسيق مثل COM و EXE و CMD و PIF وعدد آخر ، لا تسمح بعض خوادم البريد وتحظر.

إذا كان هناك العديد من المستلمين لرسالتك ، فلا تكن كسولًا جدًا في حذف جميع الأدلة على إعادة التوجيه الجماعي في كل مرة. لا يحتاج المرسل إليه على الإطلاق إلى مثل هذه المعلومات الإضافية. سيساعدك أمر "النسخة المخفية".

قواعد المراسلات التجارية بريد إلكترونيتتضمن إبلاغ الطرف الآخر باستلام المراسلات. إذا لم يكن من الممكن الرد في الوقت الحالي ، فأخبر المحاور بذلك. احفظ تاريخ المراسلات لتجنب المزيد من الأسئلة والإجراءات.

إذا كانت الاستجابة مهمة وعاجلة ، فيسمح أيضًا بإخطار المرسل إليه عبر الهاتف أو Skype أو ICQ. إذا لم تتحقق نتيجة إيجابية حتى بعد ذلك ، فذكر نفسك مرة أخرى.

هناك حالات متكررة عندما تأتي الاستجابة عند طلب مستند رسالة فارغةمع الملف المرفق. إنه غير مقبول. تتطلب أمثلة المراسلات التجارية وضعًا إلزاميًا للمعلومات ذات الصلة في نص المستند. على سبيل المثال ، هذا: "أنا أرسل البيانات اللازمة لطلبك".

لا تنس الإشارة إلى الإحداثيات في نهاية الحرف: الكل الطرق المتاحةالروابط ، الموقع ، موقع الشركة ، روابط الشبكات الاجتماعية.

عند كتابة جهات اتصال المنظمة ، قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات - رقم هاتف برمز منطقة ، وعنوان برمز بريدي. بعد كل شيء ، لا يتم اتصالك فقط مع سكان منطقتك. إذا كانت لديك جميع البيانات ، فسيكون من الأسهل الاتصال بك.

والقاعدة الأخيرة: يجب على من بدأ المراسلات إنهاء الحوار الإلكتروني.

خاتمة

الكتابة التجارية هي مسألة حساسة. في بعض الأحيان تكفي نظرة واحدة لتشكيل رأي محدد حول الشخص والمؤسسة التي يمثلها. معرفة قواعد كتابة الأعمال يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في حياتك المهنية.

يعد الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من عمل أي موظف مكتب حديث. والمحاسبون ليسوا استثناء. كيف تجري المراسلات بطريقة تجعل التواصل التجاري منتجًا ومريحًا عاطفيًا وأخلاقيًا للغاية؟ أقدم للقراء بعض النصائح العملية.

نصيحة 1. لا تهمل في رسائلك الاستئناف الشخصي إلى المرسل إليه

وبالتالي ، ستظهر اهتمامك بشخصية الشخص. إذا كانت الرسالة مكتوبة إلى مستلم معين ، فإن عدم وجود استئناف شخصي فيها يبدو غير صحيح وغير مهذب.

عندما تكتب أحد الأحرف الأولى إلى المرسل إليه ، فإن السؤال الذي يطرح نفسه غالبًا: ما هي أفضل طريقة لمخاطبته - فقط بالاسم أو بالاسم والعائلة؟ في هذه الحالة ، تحتاج إلى إلقاء نظرة على ما هو مكتوب في التوقيع الذي ينهي خطاب هذا الشخص لك. إذا تمت الإشارة إلى الاسم هناك (بدون اسم الأب) ، على سبيل المثال "سفيتلانا كوتوفا"ثم لا تتردد في الاتصال بالاسم. وإذا كان التوقيع يقول "سفيتلانا فاسيليفنا كوتوفا ، رئيس الحسابات LLC "Trenzor"، فأنت بحاجة إلى مخاطبة المرسل إليه وفقًا لذلك. على أي حال ، فإن الخيار الثاني صحيح للغاية ، وبالتالي فهو مربح للجانبين.

لا أوصي بالتركيز على المعلومات الموجودة في الحقل "من". في الواقع ، غالبًا ما يتم ملؤه في البداية ليس من قبل مالك عنوان البريد الإلكتروني ، ولكن بواسطة متخصص تكنولوجيا المعلومات في الشركة عند إعداد البريد الإلكتروني.

بالمناسبة ، عند مخاطبة شريك تجاري أو عميل ، أنصحك بشدة بعدم استخدام الشكل المختصر للاسم ("Sash" بدلاً من "Sasha" ، "An" بدلاً من "Anya") ، بغض النظر عن مدى ديمقراطية أسلوب الكتابة هو وبغض النظر عن طول مراسلاتك. ما يبدو مألوفًا في الكلام الشفوي ، في اللغة المكتوبة يبدو واضحًا للغاية.

نصيحة 2. انتبه بشكل خاص لشكل التحية

لا تستخدم العبارة "يوم جيد!". حتى لو كنت تسترشد بالنوايا الحسنة لمطابقة المنطقة الزمنية للمرسل إليه ، فإن هذه العبارة تبدو بلا طعم ، بل أقول مبتذلة. من الأفضل استخدام الخيارات المحايدة: "مرحبًا...", "مساء الخير...". وبالطبع أضف اسم المرسل إليه إلى التحية إذا كنت تعرفه. بالنسبة لي شخصيًا ، على سبيل المثال ، إنه أكثر متعة بدلاً من كونه مجهول الهوية "مرحبًا!"احصل على الشخصية "مرحبا تمارا!".

تذكر أنك بهذه الطريقة توفر وقت المرسل إليه بشكل كبير. بعد كل شيء ، سيكون قادرًا على تقييم محتوى الرسالة المستلمة على الفور واتخاذ قرار سريع بشأن أولويتها وأهميتها.

يجب أن تكون صياغة الموضوع مختصرة ، ولكن في نفس الوقت تعكس بدقة موضوع المراسلات. على سبيل المثال، "اتفاقية ، فاتورة ، تصرف من Alfa LLC"بدلاً من المستندات. مع تغير جوانب القضية قيد المناقشة ، أضف توضيحًا للموضوع. على سبيل المثال، "التعاون مع بيرم" ← "التعاون مع بيرم. تاريخ المفاوضات "←" التعاون مع بيرم. مسودة الإتفاق".

إذا رأيت أثناء المراسلات أن حقل "الموضوع" قد تم ملؤه من قبل المستلم الخاص بك بشكل تعسفي أو لم يتم ملؤه على الإطلاق ، فخذ زمام المبادرة بنفسك وجرب أحد السيناريوهين.

السيناريو 1.عند الإجابة ، قم بملء حقل "الموضوع" بنفسك. إذا كان المرسل إليه منتبهًا ، فربما يكون هذا كافيًا بالفعل لإحضار مراسلاتك في شكل مناسب.

السيناريو 2.إذا استمر المستلم في تجاهل ملء حقل "الموضوع" ، فاكتب له رسالة بالمحتوى التالي: "علاء ، أقترح أن تشير على الفور إلى موضوع الرسالة في حقل" الموضوع ". أعتقد أنه بهذه الطريقة سنزيد بشكل كبير من فعالية اتصالاتنا "..

نصيحة 4. انتبه إلى الحقلين "إلى" و "نسخة إلى"

يجب أن تفهم بوضوح الغرض من هذه المجالات المقبولة عمومًا في بيئة الأعمال:

• <если>في الحقل "إلى" أنت فقط من يظهر - وهذا يعني أن مرسل الرسالة ينتظر ردًا منك على سؤاله أو طلبه ؛
• <если>يوجد العديد من المستلمين في الحقل - ينتظر المرسل ردًا من كل مستلم أو من أي من المستلمين. في هذه الحالة ، عند الرد ، احفظ قائمة المستلمين التي عيّنها المرسل باستخدام وظيفة "الرد على الكل" (بالطبع ، شريطة ألا تريد عن قصد الرد على كاتب الرسالة فقط ، مع إخفاء جوهر الجواب من بقية المشاركين في المراسلات) ؛
• <если>يظهر اسمك في حقل "نسخ" - يريد المرسل أن تكون على علم بالمشكلة ، بينما لا يتوقع إجابة منك. لذا ، لا يجب أن تدخل في مراسلات حول هذه المسألة. إذا كنت لا تزال تقرر القيام بذلك ، فستكون علامة على حسن الشكل أن تبدأ في كتابة إحدى العبارات: "إذا أمكن ، أود أن أنضم إلى مناقشة هذه المسألة ...", "دعني أعطيك رأيي ...".

بقدر ما يتعلق الأمر بمجال BCC ، فهو أداة البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للجدل من وجهة نظر أخلاقيات العمل. في بعض الأحيان يُنظر إليه على أنه أداة للمراقبة والمعلومات شبه السرية. بعد كل شيء ، لا يظهر المستلمون الموجودون في "نسخة مخفية الوجهة" للمستلمين الآخرين. في بعض الحالات عادة الشركات الكبرى، خاصة في المسائل الأخلاقية ، يُمنع منعًا باتًا استخدام هذا المجال في مراسلات الشركات ، باستثناء المراسلات الجماعية. لكن في معظم الشركات يستخدمونها ، مع مراعاة القواعد التالية:

• يشير إرسال رسالة مع ملء حقل "نسخة مخفية الوجهة" إلى أن مؤلف الرسالة قد أخطر المستلمين المخفيين (أو سيفعل ذلك) بشأن سبب وغرض هذا النوع من الرسائل ؛
• لا يحتاج المرسل إليه المخفي إلى الدخول في مراسلات.

في التدريبات ، كثيرًا ما يُطرح علي السؤال التالي: هل توجد أي معايير مقبولة بشكل عام فيما يتعلق بالوقت الذي يلزم خلاله الرد على خطاب من عميل أو زميل؟ لكن لا توجد إجابة عالمية لذلك.

إذا تحدثنا عن المراسلات الداخلية ، فكل شيء هنا يتحدد بسرعة وإيقاع حياة الشركة نفسها. هناك شركات يعتبر التأخير في الاستجابة لأكثر من ساعة ونصف سلوكاً سيئاً. وفي مكان ما خلال اليوم تكون الإجابة بترتيب الأشياء.

بواسطة قاعدة عامةأكثر وقت مقبول للرد على الرسالة هو في غضون 2-3 ساعات. هذا هو ما يسمى بوقت الانتظار المريح ، عندما ينتظر المرسل إجابة ولا يشعر بعدم الراحة الداخلية من صمت المرسل إليه.

ولكن ماذا لو ، بعد استلام الرسالة وقراءتها ، فهمت أنه لا يمكنك تقديم إجابة كاملة لها في غضون 24 ساعة؟ بعد ذلك ، وفقًا لقواعد الأخلاق الحميدة ، قم بإخطار المرسل باستلامك للرسالة والتوقيت التقريبي للرد عليها. على سبيل المثال: "مرحبا ، سيرجي فاسيليفيتش! تم استلام رسالتك. سأجيب في اليومين المقبلين "أو" أندريه ، تلقيت الرسالة. شكرًا لك! للحصول على إجابة أحتاج معلومات إضافية. سأحاول الإجابة في أقرب وقت ممكن ....

نصيحة 6. اتبع القواعد الأساسية لتقديم المعلومات في خطاب

لا يوجد الكثير منهم:

• عند قراءة حرف ، فإن الحجم الأكثر راحة يناسب "شاشة واحدة" ، كحد أقصى - على صفحة A4 ؛
• يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة 3 ميغا بايت. يمكن أن تؤدي الملفات الأكبر حجمًا إلى "تعليق" البريد عند المرسل إليه ؛
• عند "حزم" المرفقات ، استخدم الترميزات العالمية zip أو rar. قد يتم حظر الامتدادات الأخرى أو قطعها أثناء النقل وتسبب مشاكل للمستلم ؛
• لا تبدأ الرد كبريد إلكتروني جديد (بدون حفظ تاريخ المراسلات). خلاف ذلك ، سيضطر المستلم لقضاء بعض الوقت في البحث عن الرسالة الأصلية ؛
• الكتابة بلغة يسهل على المرسل إليه فهمها. يتساءل الكثير من الناس عما إذا كان من المناسب استخدام مفردات مهنية أو خاصة بالشركة ، ولغة عامية ، ومختصرات ، وتعبيرات باللغة الإنجليزية.

في كل حالة محددةهذا يحتاج إلى التعامل معها بشكل منفصل.

لذلك ، غالبًا ما تكون المراسلات داخل الشركة مليئة بالعامية والاختصارات: فهي مألوفة ومفهومة لجميع المشاركين وتوفر الوقت. لكن عليك توخي الحذر عند استخدامها في المراسلات مع الأطراف المقابلة.

كان هناك مثل هذه الحالة في ممارستي. كانت زميلة تحضر مواد لدار نشر وفي الرسالة الأخيرة كتبت: "ماشا ، من فضلك أرسل جميع موادك في أسرع وقت ممكن". قررت ماشا أن هذا كان تسمية لتنسيق غير معروف لها ، والذي يحتاج النص إلى الترجمة إليه. لقد قضت الكثير من الوقت ، عن طريق الخطاف أو المحتال ، في معرفة كيفية تلبية طلب الناشر. تخيل انزعاج ماشين عندما علمت ، بعد يومين ، أن كلمة "asap" المشفرة هي اختصار للكلمة المستخدمة على نطاق واسع في البيئة الناطقة باللغة الإنجليزية "في أقرب وقت ممكن" ("في أقرب وقت ممكن"). لكن ماشا يمكن أن ترسل المواد في غضون نصف ساعة من لحظة تلقيها للطلب!

تلميح 7. قم بإنهاء كل حرف بكتلة من توقيعك وجهات الاتصال الخاصة بك

بغض النظر عن مدى قربك من معرفة المرسل إليه ومدة استمرار مراسلاتك ، يجب أن تحتوي كل رسالة من رسائلك على كتلة تتكون من توقيع ومعلومات الاتصال. إنه عنصر أساسي في الثقافة علاقات عمل.

يجب أن تحتوي الكتلة على:

• اسمك الأول والأخير. ليست هناك حاجة لاستخدام الاختصارات. بدلاً من "T.L. فوروتينتسيف "في توقيعي أشير "تمارا ليونيدوفنا فوروتينتسيفا"أو "تمارا فوروتينتسيفا"حتى يفهم المرسل إليه كيفية الاتصال بي في خطاب الرد ؛
• موقعك. هذا يعطي المتلقي الفرصة لفهم حدود سلطتك و الكفاءة المهنيةعند حل القضايا ؛
• تفاصيل الاتصال (الهاتف ، البريد الإلكتروني ، اسم الشركة ، الموقع الإلكتروني). لذلك سوف تزود المرسل إليه بإمكانية الاتصال التشغيلي الإضافي إذا لزم الأمر.

إلى كل ما قيل أود أن أضيف: رسائل البريد الإلكتروني- نفس الملابس التي يلتقون بها. بمعنى آخر ، مع مراعاة آداب المراسلات التجارية ، سوف تترك انطباعًا ممتعًا على المرسل إليه غيابيًا.

بالحروف شخص ذكييعكس طبيعة أولئك الذين يتم توجيههم إليهم.

[ليشتنبرغ جورج كريستوف]

اكتب الرسائل التي ترغب في تلقيها.

[قول مأثور قديم]

الكتابة حجة قوية في عالم الأعمال.

[بختيريفا فيكتوريا]

1. لماذا يوجد معايير موحدة للشركات في المراسلات التجارية؟

البريد الإلكتروني هو سمة إلزامية للاتصالات التجارية لأي شركة. لا توجد عمليا أي شركات لا تستخدم البريد الإلكتروني. لكن اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل شعرت يومًا أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى ثقب أسود عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل وقد لا تحصل على رد؟
• عندما يتصل الموظفون ببعضهم البعض ويطلبون قراءة بريد إلكتروني عاجل ، وهذا يحدث طوال اليوم
• عندما لا تستطيع فهم ما يريدون منك تحديدًا في رسالة بريد إلكتروني
• عندما تغرق القضايا المعقدة والصعبة ، عند مناقشتها عبر البريد الإلكتروني ، في بحر من المعلومات والتفاصيل ، ولا يتم حل المشكلة

إذا كانت هذه الأسئلة ذات صلة بك ، فيمكنك توفير الكثير من الوقت كل يوم عن طريق إدخال قواعد موحدة للمراسلات الإلكترونية. في هذا المقال سنتحدث عن آداب المراسلات التجارية.

2. سبع قواعد رئيسية لأخلاقيات المراسلات التجارية

نحن نفصل بشكل مشروط قواعد المراسلات التجارية على قواعد الأخلاقو قواعد الاتصال وتبادل المعلومات.

تخضع قواعد الاتصال لقواعد تبادل المعلومات داخل العمليات والمشاريع التجارية. سنخصص لهم مقالاً منفصلاً. تشكل قواعد الأخلاق أسلوب العلاقات الداخلية لموظفي الشركة وتؤثر حتمًا على تشكيل صورة شركتك بين الشركاء. على سبيل المثال ، تلقيت مؤخرًا رسالة من أحد شركائنا تبدأ بعبارة "مساء الخير بختيريف". ما رأيك في تعاوننا؟

من أجل عدم "فقدان ماء الوجه" أثناء إجراء المراسلات التجارية ، من الضروري اتباع "القواعد الذهبية" لأخلاقيات المراسلات التجارية:

1. نبدأ دائمًا في خطاب بالاستئناف
2. يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني
3. قبل الإرسال ، من الضروري إجراء تدقيق إملائي وعلامات ترقيم أخطاء الكلام
4. يجب أن تكون الرسالة منظمة (لا ماء!)
5. يجب أن تحتوي الرسالة على الصياغة الصحيحة
6. إذا أرسلنا مرفقات في خطاب ، فسنكتب بالتأكيد أن هناك ملفات مرفقة (ستساعد هذه الخطوة في تجنب المواقف عند إرسال خطاب وعدم إرفاق الملف ؛ المستلم ، بعد قراءة الرسالة وعدم العثور على المرفق المستند ، يمكنه الرد بسرعة والكتابة لك أن المستندات المرفقة التي أشرت إليها في الرسالة مفقودة).
7. نحن لا نحذف الرسائل أبدًا. من أهم النقاط. يجب عدم حذف محفوظات الرسائل مطلقًا ، نظرًا لأن الرسالة عبارة عن مستند. إذا لزم الأمر ، يجب أن تكون دائمًا قادرًا على رفع تاريخ المراسلات. راديسلاف غانداباس ، على سبيل المثال ، قام بتضمين طلب عدم حذف تاريخ المراسلات في توقيعه.

3. أنواع الحروف

هناك العديد من التصنيفات المختلفة ، نقترح تمييز الحروف وفقًا لهيكل التصميم:

1. خطاب الاتصال (خطاب الرفض ، خطاب المطالبة ، خطاب الاعتراف ، خطاب التبرير ، إلخ.)
2. رساله الموافقه

التواصل عبر الرسائل

في هذا النوع من الرسائل ، نقوم بتضمين جميع أنواع الحروف التي يستخدمها الموظف في سياق أنشطته المهنية.

هيكل الرسالة

لا ينبغي تنسيق الحرف في نص واحد. يجب أن يكون منظمًا ومُحكمًا بشكل جيد بحيث لا يغيب المتلقي عن المعلومات المهمة. يتكون هيكل الحرف من مكونات واضحة:

موضوع الرسالة

يجب أن يحتوي موضوع الرسالة على الإجراء المحدد الذي تتوقعه من المدعى عليه: "التفاوض على عقد" ، "اقتراح قضايا للنظر فيها" ، "إرسال تقرير" ، إلخ.

إذا كنت ترسل مستندات ، فيجب أن يحتوي سطر الموضوع على صياغة واضحة للمستندات الواردة في مرفق الخطاب.

لماذا من المهم كتابة سطر الموضوع الصحيح؟

من خلال موضوع الرسالة ، من السهل جدًا العثور على الحرف الضروري في التدفق اليومي للمعلومات. لن تضيع أي حرف.

ملاحظة: إذا قمت بإرسال خطاب داخل الشركة ، فسيتم تنسيق موضوع الرسالة وفقًا لمعيار معين ؛ إذا قمت بإرسال خطاب خارج الشركة ، فمن المستحسن تنسيق الموضوع وفقًا للنموذج: اسم الشركة: الغرض من الرسالة.

كلما كان نص الرسالة أكثر إيجابية ، كان ذلك أفضل! واحدة من المهارات الأساسية في المراسلات التجارية التي يجب عليك تطويرها في موظفيك هي القدرة على التعبير عن أفكارك بوضوح ودقة.

ملاحظة. إذا قمنا ، عند كتابة خطاب ، بذكر حقيقة من خطاب المحاور ، فيجب نقلها ، وفصلها باللون أو الخط.

توقيع الشركة

يجب أن يكون قالب تصميم توقيع الشركة هو نفسه لجميع موظفي الشركة.

يجب أن يحتوي التوقيع على جميع التفاصيل الأساسية للمرسل إليه حتى يتمكن مستلم الخطاب ، إذا لزم الأمر ، من الاتصال بك بسهولة.

بإخلاص،

الاسم الكامل ، المنصب.

ملاحظة. إذا أردنا علاقة دافئة مع شريك / عميل ، فإن الأمر يستحق إصدار توقيع شخصي. يسعد أي شخص أن يتلقى خطابًا بموقف شخصي ، حتى في المراسلات الرسمية.

يشير التوقيع الشخصي دائمًا إلى نص الرسالة. مثال: اتمنى لك يوم جيد/ شكراً / كان من دواعي سروري أن أتحدث اليوم / أشكركم على تخصيص الوقت لمثل هذه القضية المهمة / تحياتي للعائلة والأطفال ، إلخ.

إلى CC

نقوم بملء حقلي "إلى" و "نسخة" أخيرًا حتى لا نرسل الرسالة عن طريق الخطأ عندما لا تكون جاهزة بعد.

ما هو الفرق بين الحقلين "إلى" و "نسخة إلى"؟

في الحقل "إلى" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي نريد تنفيذ بعض الإجراءات منه.

في حقل "نسخ" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي قد يستفيد من قراءة محتويات الرسالة.

ملاحظة. أثبتت تجربتنا أن حقل "نسخ" مفيد للغاية. إذا كنا نتفاوض مع موظف عادي ، فإننا نناقش أسئلة مهمة، لكننا لا نتلقى إجابات على الأسس الموضوعية وفي وقت ثابت، فمن الجدير إدراج نسخة من خطاب المدير أو مدير أعلى ، بمجرد أن تبدأ المراسلات بطريقة بناءة.

لسوء الحظ ، في العديد من الشركات المستوى ثقافة الشركةليس على المستوى المناسب ، ونتيجة لذلك توجد مواقف يكون فيها ، من أجل أن يقوم الموظف بعمله بشكل جيد ، من الضروري وجود رقابة صارمة من قبل فريق الإدارة.

يوجد أيضًا في Outlook وظيفة مثل "Bcc" - وهي أداة مهمة تتيح لك إبلاغ الأطراف المهتمة بالخطاب ، ولكن في نفس الوقت لا تحرج المستلم من أن الرسالة ليست موجهة إليه وحده!

رساله الموافقه

نوع مهم من الرسائل يسمح لك بتلخيص نتائج الاجتماع ، وصياغة اتفاقيات كتابية ، وتحديد وقت الانتهاء وتوضيح: هل فهم الطرفان ما يجب عليهما القيام به بشكل صحيح؟

من المفيد كتابة مثل هذه الرسائل بعد اجتماع ومفاوضات واجتماعات من أجل الحصول على اتفاقيات مكتوبة ورؤية مشتركة لتنفيذها.

هيكل الرسالة:

1. تحية ونداء وامتنان للمشاركين في المناقشة.
2. تكرار الغرض من الاجتماع الذي تم فيه عقد الاتفاقيات.
3. قائمة بجميع الموضوعات التي تمت مناقشتها ، بالتزامن مع القرارات المتخذة بشأنها وتعيين الشخص المسؤول عن التنفيذ.
4. إصلاح الأفكار التي لا تتطلب التنفيذ العاجل للتاريخ.
5. سؤال للمتلقي: هل كل شيء مراعى؟ هل هناك أي تعليقات أو إضافات؟

على سبيل المثال:

تصميم الرسالة

الخط

يجب أن يكون خط الحرف موحدًا ، ويمكن استخدام الخط المائل لإبراز النقاط الرئيسية في النص والعناوين ، ولكن من الضروري الالتزام بنمط تصميم واحد.

ملاحظة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة يُنظر إليها على أنها زيادة في النغمة. يجب تجنبها.

فقرة

من المستحسن ترتيب كل فكرة منفصلة في فقرة منفصلة بحيث يسهل فهم النص.

المسافة الفارغة

يجب ألا تندمج الفقرات مع بعضها البعض. لجعل الحرف أكثر قابلية للقراءة ، يجب أن تكون المسافة البادئة بعد التحية وقبل كل فقرة وقبل التوقيع:

لجعل الحرف أكثر جاذبية بصريًا ، من الأفضل تنسيق الروابط الموجودة في نص الحرف كروابط تشعبية:

أسلوب الكتابة

ندعوك إلى فصل دراسي رئيسي من قبل سيرجي بختيريف.

اربح ساعة واحدة على الأقل من وقت الفراغ كل يوم مع هذا التدريب!

ستتعلم في الفصل الرئيسي:
✓ كيفية إدارة المهام بحيث تكتمل جميع المهام بنسبة 100٪ وفي الوقت المحدد
✓ كيفية التحضير الفعال للاجتماعات وعقدها
كيفية تنظيم العمل المنتج للموظفين في مكتب واحد

بدون مراسلات تجارية ، لا يوجد مكان في العمل ، بغض النظر عما إذا كنت تكتب نيابة عن الشركة ، أو نيابة عنك كرجل أعمال خاص. وبشكل أكثر تحديدًا ، كيف تلتزم بقواعدها. سيحكم عليك شركاؤك أو عملاؤك المحتملون في العمل كثيرًا من خلال طريقة تواصلك معهم. قد يقول المرء أن خطاب العمل هو "وجه" رجل أعمال. ولكي لا تفقدها ، من المهم معرفة القواعد الذهبية للتواصل بهذا الشكل.

قواعد البريد الإلكتروني للأعمال

نظرًا لأنه يتم استخدام البريد الإلكتروني الآن في كثير من الأحيان أكثر من البريد العادي ، فقد قررنا الانتباه إلى كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح في الشبكة. إليك بعض التوصيات لك ، لن يسمح لك الالتزام بها بفقدان ماء الوجه أمام المحاور.

اسم صندوق البريد

أول ما يلفت انتباهنا عندما نفتح رسالة جديدة هو العنوان الذي أُرسلت منه. يقلل الكثير من أهمية هذه اللحظة ، ويرسلون خطابات عمل من حسابات بريد شخصية. لا حرج في هذا إذا كان عنوان البريد الإلكتروني يحتوي فقط على اسمك بتنسيق يمكن للبشر قراءته. ولكن إذا كان هناك العديد من الأسماء المستعارة مثل "kissa1988" أو "pupsik-26" ، فإن إرسال رسالة من هذا الصندوق أمر غير مقبول بكل بساطة. تخيل المشاعر التي سيشعر بها الشخص عندما يتلقى عرض عمل من "طفل" أو "شمس".

أيضًا ، في المراسلات التجارية ، العناوين البريدية التي تبدأ بـ [بريد إلكتروني محمي], [بريد إلكتروني محمي]إلخ. إنهم لا يؤخذون على محمل الجد ، وهناك فرصة جيدة لعدم فتح الرسالة. معظم الخيار الأفضل- إجراء المراسلات التجارية من صندوق البريد [بريد إلكتروني محمي]حيث يكون الاسم هو اسمك الأول واسم العائلة ، فالشركة هي اسم الشركة.

المستلمون

في مراسلات البريد الإلكتروني ، من الممكن إرسال خطاب إلى مستلم مباشر ووضع مستلمين آخرين في نسخة. يُتوقع من المستلمين في نسخة من الرسالة ألا يستجيبوا لها. إنهم مثل المراقبين المدعوين. لذلك ، قبل الإرسال ، حدد من الذي تريد تلقي الرد منه بالضبط ، وقم بترتيب المرسل إليهم بشكل صحيح. ومع ذلك ، إذا أمكن ، لا تضع عدة أشخاص في المستلمين المباشرين للرسائل. قد يحدث ألا يقوم أي منهم بالإجابة عليك إذا قرر الجميع عقليًا "تحويل" هذه المسؤولية إلى متلقي آخر.

إذا انتهى بك الأمر بنفسك إلى نسخة من خطاب عمل ، فعندئذٍ ، كما فهمت بالفعل ، لا ينتظر المرسل إجابتك. ولكن إذا أصبح من الضروري الرد عليك على وجه التحديد ، فيمكنك القيام بذلك ، ولكن سيكون من التهذيب الاعتذار في بداية الرسالة عن "التدخل".

تصميم الرسالة

أسلوب العمل الرسمي. في المراسلات التجارية ، بالطبع ، يتم استخدام الأسلوب الرسمي. يفتقر إلى الصفات والتوضيحات والتفاصيل غير الضرورية. فقط التفاصيل والوضوح والمنطق. بعد كتابة رسالة عمل ، من المفيد قراءتها مرة أخرى وإزالة جميع العبارات التي لا تحمل عبئًا دلاليًا خاصًا ولا تغير جوهر ما ورد. فقط عندما تكون مقتنعًا بإزالة كل هذه الكلمات والعبارات ، يمكنك القول إن هذه القاعدة لكتابة خطاب العمل قد تمت مراعاتها.

معرفة القراءة والكتابة. إن القول بأنه من المهم كتابة رسالة بشكل صحيح وبدون أخطاء يشبه قول "رجل ثلج يجب أن يكون مصنوعًا من الثلج". ومع ذلك ، من المستحيل عدم ذكر هذه القاعدة. معرفة القراءة والكتابة هي أساس أي مراسلات. من غير المرجح أن يؤخذ الشخص الذي يكتب خطاب عمل به أخطاء إملائية على محمل الجد.

موضوع الرسالة. لا بد من كتابتها. حاول أن تجعلها قصيرة ، ولكن رحبة ، بحيث يصبح من الواضح للوهلة الأولى المستلم ما هو موضوع الرسالة. يجب ألا يتكون الموضوع من كلمة واحدة. "معلومات" ، "سؤال" ، إلخ. - سطور خاطئة لموضوع البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. " عرض تجاريمن الشركة X "هو الموضوع الصحيح. إذا كانت المعلومات الواردة في رسالتك مهمة بشكل خاص ، فيمكنك تمييزها بعلامة "أهمية" خاصة ، والتي تتوفر في جميع خدمات البريد الإلكتروني تقريبًا.

الخط. يجب أن يكون نص الرسالة قابلاً للقراءة أولاً. لذلك ، استخدم الخط Arial أو Times New Roman ، واختر متوسط ​​الحجم (على سبيل المثال ، في بريد mail.ru ، يكون حجم الخط الأمثل هو 3). لا تجرب الخطوط أو الألوان. في المراسلات التجارية ، هذا غير مناسب. لا تستخدم Caps Lock نقاط أستفهاموالعديد من الشخصيات الخاصة (بما في ذلك الرموز). الشيء الوحيد المسموح به هو اختيار بعض العبارات بخط مائل أو غامق. لكن حاول استخدام هذا فقط عند الضرورة القصوى.

لتسهيل القراءة والحصول على رسالة أفضل ، يمكنك استخدام العناوين الفرعية في نص الرسالة. ولكن لا ينبغي أن يكون هناك الكثير منهم - لا يزيد عن 3-4.

يجب ألا تمتد فقرة واحدة لأكثر من 4 أسطر. عندما نقرأ فقرات طويلة جدًا ، يندمج النص ويمكن أن تضيع الفكرة الرئيسية.

يجب إجراء أي عمليات نقل وقوائم بمساعدة علامات خاصة.

قالب الشركة. سيكون من الرائع أن تقوم بتطوير قالب بريد إلكتروني للشركة بأسلوب شركتك. وسوف ترسل جميع رسائل الأعمال فقط باستخدام هذا القالب. سيسمح لك ذلك بالتميز عن البقية والحفاظ على الإجراءات الشكلية التي تتطلبها رسالة العمل. ومع ذلك ، لا تفرط في استخدام "العلامة التجارية" - فالإبداع المفرط سيضر فقط. بعد كل شيء ، نحن نتحدث عن الاتصالات التجارية ، وليس الترفيه. لا تنس أيضًا أن المستلمين يمكنهم قراءة رسائلك ليس فقط على الكمبيوتر ، ولكن أيضًا على أجهزة محمولة. لذلك ، يجب تحسين القالب ليناسب دقة الشاشة المختلفة.

يجب أن يكون هناك سبب إعلامي واحد فقط في خطاب واحد. وبناءً على ذلك ، يجب تضمين إجراء هدف واحد فقط من المستلم. يعتبر من الخطأ احتواء عدة أسئلة أو اقتراحات أو طلبات للمتلقي في رسالة واحدة في وقت واحد.

يجب تقسيمها إلى الأجزاء التالية:
- مقدمة؛
- الجزء الرئيسي؛
- خاتمة.

في المقدمة ، اذكر بإيجاز الغرض من الرسالة وأسباب كتابتها. الجزء الرئيسي هو جوهر الرسالة. في الختام ، تحتاج إلى تلخيص ما سبق - يمكن أن تكون هذه استنتاجات وطلبات وتعليمات واقتراحات وما إلى ذلك. من غير المرغوب فيه للغاية استخدام أي "تذييلات" في المراسلات التجارية. تجنب أيضًا الأقوال المأثورة والاستعارات والأمثال وما إلى ذلك.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال صورة رسومية في خطاب ، فلا تقم بإدخالها في نص الرسالة نفسها ، ولكن قم بإرفاقها كملف منفصل. قد لا يتم عرض الصور بشكل صحيح على أجهزة مختلفة ، أو قد يتم تعطيلها تمامًا في واجهة برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم. في النص ، عند الضرورة ، حدد ببساطة "المعلومات موجودة في الملف المرفق". إذا كان هناك العديد من هذه الملفات ، فتأكد من كتابة أسمائها.

إذا كنت تستخدم الاختصارات والاختصارات ، فيجب أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ أن المستلم سيفهم المقصود بها. بشكل عام ، من الأفضل تشغيلها بأمان وعدم استخدام مثل هذه الأشياء.

قلة العاطفة. يجب ألا تحتوي خطابات العمل على أي منها تلوين عاطفي. على الاطلاق. حتى لو كتبت شكوى وتريد حقًا إظهار استياءك الكامل ، أو على العكس من ذلك ، فأنت تشكر شريكك بصدق على صفقة ناجحة. يجب أن تكون الرسالة مقيدة وحتى إلى حد ما بدم بارد. كل شخص يقدر شخصيته الفردية ، لكن المراسلات التجارية ليست كذلك أفضل طريقةلاظهار ذلك. رسالة رسمية من شخص مرح أو حزين أو بواب أو المدير التنفيذييجب أن تكون هي نفسها.

استخدام المفردات. لربط الجمل في المراسلات التجارية ، يتم استخدام مجموعة التعبيرات التالية:

1. لهذا السبب؛
3. على أي أساس؛
4. بالقوة (بشيء) ؛
5. وفقا لل؛
6. قائم على؛
7. انتبه على؛
8. مع مراعاة؛
9. ما خدم.

وما إلى ذلك وهلم جرا. ايضا في الرسائل التجاريةيُسمح باستخدام الاختصارات والمختصرات المقبولة عمومًا في المجال الذي تُكتب فيه الرسالة. إذا كنت تشك في ما إذا كان المستلم سيفهم اختصارًا معينًا ، فمن الأفضل كتابة العبارة بالكامل.

تحيات. من فضلك لا تستخدم أبدا العبارة المبتذلة "يوم جيد". هذا ، كما يمكن للمرء أن يقول ، هو شكل سيء ليس فقط للمراسلات التجارية ، ولكن أيضا من رسائل البريد الإلكتروني من حيث المبدأ. التحية المثلى هي "مرحبًا ، الاسم الأول / اسم العائلة". بالمناسبة ، من الجيد مخاطبة مستلم الرسالة بالاسم ليس فقط في التحية ، ولكن أيضًا على طول النص. إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه شخصيًا ، فيجب أن تشير في البداية إلى المكان الذي حصلت منه على عنوان المستلم.

حجم الحرف. هذا ليس عملاً فنياً وليس أفكارك الشخصية "حول الموضوع". يجب أن تكون الرسالة قصيرة قدر الإمكان من أجل نقل ملء المعلومات الموجودة فيها. من الأفضل أن يتناسب نص الحرف مع "شاشة" واحدة. قراءة الحروف الطويلة متعبة وتزعج الكثير من الناس.

الردود على الرسائل. عند الرد على رسالة مستلمة ، انقر دائمًا على الزر "رد" ، وليس الزر "إنشاء". باستخدام الخيار الأول ، سيتم تلقائيًا سحب سجل المراسلات بالكامل في إجابتك. هذا صحيح ، لأن الشخص قد لا يتذكر على الفور من أنت وماذا تريد منه إذا لم يرى الخلفية. خاصة إذا مضى أكثر من خمسة أيام على آخر المراسلات. لا تتردد في الاقتباس من المحاور الخاص بك أثناء الرد على رسالته. سيعطيه هذا فرصة لتذكر ما تحدثت عنه من قبل.

اشكر المحاور دائمًا حيثما كان ذلك مناسبًا. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "فلاديمير ، شكرًا لك على رسالتك" أو "إيرينا أليكسيفنا ، شكرًا لك على هذا الرد السريع". ستظهر هذه الفروق الدقيقة احترامك للمحاور وتلطيف مزاج الاتصال الإلكتروني.

إذا أرسل لك المحاور رسالة عبر فيها عن عدم رضاه أو حتى وقحًا لك بصراحة ، فحاول ألا تجيب عليه بنفس الطريقة ، مهما كنت ترغب في ذلك. تختلف المواقف ، لكنها تستجيب دائمًا بأدب وبضبط النفس.

بالطبع ، كلما أسرعت في الإجابة ، كان ذلك أفضل. عظيم إذا كان يمكنك الرد في غضون ساعات قليلة. هذا الإطار الزمني هو الأمثل. ولكن لنفترض أن الإجابة في غضون أيام قليلة. يقول علماء النفس إن وقت انتظار الشخص المريح للرد على بريد إلكتروني هو 48 ساعة ، أي يومين. إذا كان عليك الانتظار لفترة أطول ، فقد يُنظر إلى هذا بالفعل على أنه عدم احترام أو تجاهل. إذا كانت المشكلة التي أثيرت في الرسالة تتطلب مزيدًا من الوقت للرد ، فتأكد من كتابة أنك تلقيت الرسالة وأخذها في الاعتبار والإجابة في أسرع وقت ممكن. بهذه الطريقة لن يشعر المرسل على الأقل بالتجاهل.

اختتام الرسالة. يجب ألا تكتب عبارات يمكن اعتبارها محاولة للتلاعب: "آمل حقًا في تعاون مربح" ، "شكرًا مقدمًا على إجابتك" ، وما إلى ذلك. قل وداعا في البريد الإلكتروني عبارات أفضل"مع احترام" و "خالص تمنياتي" وما شابه. نعم ، هذه العبارات مقولبة ، لكنها الأنسب للتواصل التجاري. في التوقيع ، اكتب اسمك ولقبك ومنصبك واسم الشركة. اترك أيضًا جهات اتصال يمكن الاتصال بك من خلالها ، باستثناء البريد الإلكتروني.

وقت الإرسال. بالطبع ، لا يُقصد من رسائل البريد الإلكتروني أن تتم قراءتها بمجرد استلامها. ولكن في أخلاقيات العمليعتبر البريد الإلكتروني غير صحيح لإرسال بريد إلكتروني في عطلات نهاية الأسبوع ، العطل، في وقت متأخر من المساء أو في الليل. حاول الالتزام بساعات العمل القياسية.

وبالطبع ، قبل النقر فوق الزر "إرسال" ، تحقق بعناية من كتابة اسم المستلم وعنوان بريده الإلكتروني. أعد قراءة نص الرسالة بالكامل وتحقق من عدم وجود أخطاء إملائية أو عبارات غير صحيحة.