Списък на първичните счетоводни документи. Указания за съставяне и поддържане на първичната документация в счетоводството

Всички бизнес транзакции, извършвани в предприятието, трябва да бъдат документирани. За всяка операция трябва да се изготвят подходящи подкрепящи изходни документи счетоводство.

Първични счетоводни документи - какво се отнася за тях?

Първично счетоводство счетоводни документисе делят на административни и оневинителни.

Първите включват на първо място различни видове инструкции, заповеди за извършване на всички видове операции. По правило тези форми се одобряват от ръководството на предприятието.

Оправдателните документи включват документи, потвърждаващи факта на сделката.

Също така административни и оправдателни формуляри могат да бъдат комбинирани в един счетоводен документ, който ще съдържа както заповед за извършване на действие, така и потвърждение за изпълнението на това действие.

Оневинителен счетоводни документииначе може да се нарече първично счетоводно отчитане. Първичните счетоводни формуляри са първото доказателство за сделката и са задължителни за отразяване на сделката в счетоводството. Всички счетоводни записи трябва да бъдат отразени само след получаване на правилно изпълнен подкрепящ документ. Нещо за запомняне важно правило: „Няма документ – няма окабеляване!“

Важно е не само да имате формуляр за оправдателна присъда, но и да го оформите правилно. Наличието на грешки може да го направи невалиден, следователно, когато получавате формуляр, не забравяйте да проверите всички редове, за да сте сигурни, че са попълнени правилно. Задължително се проверява наличието на подписи на отговорни лица и наличието на печат, като той трябва да е ясен и четим. Само с правилна регистрация можете да сте сигурни, че в бъдеще няма да имате проблеми с контролните органи. Правилно съставените първични документи в счетоводството трябва да съдържат определен набор от подробности.

Задължителни данни за първичните документи:

• наименование и код на формуляра;
• дата на съставяне;
• име на организацията;
• вид на стопанската сделка и нейното съдържание;
• натурални и парични измерители на дейност;
• подписи на отговорни лица.

Държавният комитет по статистика на Русия е установил унифицирани форми на първични документи, които трябва да се използват при регистриране на бизнес транзакции.

За счетоводството се използват стандартни форми на първични счетоводни документи парични операции, за , дълготрайни активи, нематериални активи, стока- материални активи, търговски операции, както и операции, свързани с.

Ако е необходимо да се направят промени в съществуващите унифицирани формуляри, да се допълнят с подробности и необходими редове, тогава предприятието трябва да издаде заповед или заповед за въвеждане на допълнителни подробности. Когато променяте стандартната форма на първичния счетоводен документ, си струва да запомните, че не можете да изтриете съществуващи данни, можете само да ги допълвате.

Ако унифициран формуляр не е одобрен за нито един първичен счетоводен документ, тогава организацията самостоятелно разработва формуляр, удобен за себе си, в този случай основните изисквания за изменените формуляри са наличието в тях на всички задължителни данни, посочени по-горе.

Правото на подписване на първични документи може да бъде възложено само на определен кръг лица, чийто списък с имена и длъжности трябва да бъде отразен в съответния документ за правото на подписване на конкретен документ (например можете да изтеглите примерна власт на адвокат от линка).

Ако е допусната грешка във вече попълнен първичен счетоводен документ, той може да бъде коригиран, ако не е касова или банкова бланка. За последното не се допускат корекции. Ако са допуснати грешки в паричните формуляри, тогава такъв формуляр се зачертава и изхвърля, след което се попълва нова форма. Примери за формуляри, които не позволяват корекции, включват входящи и изходящи касови ордери, касови чекове и съобщения за парични вноски.

Корекциите в първичните счетоводни документи се извършват, както следва: необходимо е да зачеркнете неправилно посочените данни и да напишете правилната информация в горната част, трябва да посочите датата на промяната и подписа. Корекциите трябва да бъдат съгласувани с лицата, които са съставили този формуляр и са го подписали. При одобрение, до корекцията, трябва да посочите фразата: „коригиран и съгласуван“.

Първични счетоводни документи. Обработка

При пристигането си в предприятието първичните счетоводни документи се проверяват за коректност: дали всички редове са попълнени, дали сумите са изчислени правилно, дали има подписи и печати, дали всички данни са въведени правилно. След това формулярът трябва да бъде регистриран в специални дневници. например, ведомост за заплатиформуляр Т-53 се регистрира в регистъра за заплати, формуляр Т-53а, а входящите и изходящите касови ордери се регистрират в регистъра на входящите и изходящите касови документи, формуляр КО-3. След регистрация документите се предават за съхранение в счетоводството, където се завеждат в съответните папки и се съхраняват там за определен период от време. След определен период от време документът се прехвърля в архива. Срокът за съхранение на първичните документи се определя и регламентира от архивното законодателство. Съхраняването и систематизирането на счетоводните документи в предприятието се нарича документооборот. Прочетете повече за съхраняването и унищожаването на документи.

Законът, който определя условията за съхранение на първичните счетоводни документи, се нарича Федерален законот 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация“.

Отговорен за правилна организациясъхранение и унищожаване е ръководителят на организацията. За безопасност и правилен дизайнЗа документите отговаря главният счетоводител.

На нашия уебсайт можете да изтеглите много формуляри и бланки на първични счетоводни документи в раздела „”, където ще намерите както празни формуляри, така и образци за попълването им с кратки препоръки за изпълнение. За да улесните намирането на формуляра, от който се нуждаете, те са разделени на секции, които лесно можете да разберете и да намерите формуляра, от който се нуждаете.

Видео урок. Изтриване на документи в 1C Accounting: инструкции стъпка по стъпка

Практически видео урок за изтриване на документи в 1C Accounting 8.3. Проведено от Олга Ликина: експерт на сайта „Счетоводство за манекени“, счетоводител по заплати в M.Video Management LLC. Урокът обхваща инструкции стъпка по стъпказа изтриване на документи.

Видео урок „Как да съставим първична документация за предприятие“

Гледайте видео урока от учителя на сайта „Счетоводство за манекени“ Н. В. Гандева.

Всеки счетоводител трябва да знае кои документи принадлежат към първичните документи. Това се дължи на факта, че именно тази документация е основа за счетоводство. Те доказват факта на извършване на бизнес сделки. Един начинаещ счетоводен специалист трябва да разбере какво е това, защо са необходими първични документи, как да ги съставят и съхраняват. В противен случай проблемите с регулаторните органи не могат да бъдат избегнати.

Юридическите лица и частните предприемачи могат да прехвърлят средства един на друг само въз основа на определен първична документация. Предполага се, че първичният отчет се изготвя дори преди извършването на бизнес сделка, но законодателството не изключва възможността за изготвянето му след приключване на сделката, но трябва да има основателни причини за това.

Както първичните, така и сборните счетоводни документи трябва да включват следните реквизити: наименование на формата; датата и мястото, където е съставен; пълното наименование на фирмата, която го е подготвила; какви сметки се използват за прехвърляне на средства; пълно имеотговорно длъжностно лице и др.

Защо са необходими?

Първичните документи (ПД) са задължителен компонент на счетоводството. Те се съставят по време на стопански операции и служат като доказателство, че тези сделки са извършени. При извършване на транзакция може да участва различен номерпървични документи: зависи от спецификата на изпълнението му.

Списък на операциите, които трябва да бъдат извършени по време на транзакцията:

1. Подписване на договор с получателя. Ако е постоянно, можете да подпишете едно споразумение за няколко транзакции, но в този случай си струва незабавно да обсъдите времето на работата, последователността на транзакциите за сетълмент и други нюанси.
2. Издаване на фактури за плащане.
3. Директно плащане, потвърждение за което е касова бележка(или стока), ако говорим за плащане в брой, или платежни карти, ако парите се превеждат по банков път.
4. При изпращане на стоките изпълнителят издава фактурата на клиента.
5. След предоставяне на услугите в пълен обем, изпълнителят трябва да получи сертификат за изпълнение от клиента

Съществуващи видове

Има 6 основни вида PD счетоводство, които се използват най-често при извършване на различни транзакции:

Договор	В договора се определят правата и задълженията на страните по сделката. Договорът може да бъде съставен за предоставяне на услуги или продажба на стоки. Гражданският кодекс не изключва възможността за сключване на устен договор, но трябва да се помни, че само документ, подписан от две страни, може да защити правата и интересите на увреденото лице пред съдебен орган при възникване на проблеми, в т.ч. неизпълнение на задължения от другата страна.
Предложение за фактура	Този документ показва колко трябва да плати клиентът, за да получи услуги или работа. Когато плащането е извършено, това означава, че клиентът е съгласен с условията, предложени от изпълнителя. Няма конкретен формуляр за този документ, така че форматът му може да варира между доставчиците. Трябва обаче да запомните, че документът трябва да съдържа заглавието на самия документ; данни за плащане; наименованието на стоките и услугите, както и тяхната цена. Можете да го подготвите в програмата 1C. Фактурата няма никаква стойност от гледна точка на счетоводството и отчетността пред регулаторните органи, в нея се записва само цената, определена от продавача. Не е необходимо да поставяте печат и подпис върху него, но ако компанията иска да играе на сигурно и да се защити, е по-добре да го направи. Ако бъдат нарушени интереси или права на купувача, той има право да поиска от продавача връщане на преведените средства.
Документация за плащане	Това е потвърждение на факта, че клиентът е заплатил фактурата, издадена от производителя. има различни видоветакива документи: заявки за плащане, нареждания и чекове, формуляри за строга отчетност.
Опаковъчен лист	Приложимо в случаите, когато трябва да формализирате сделка за покупко-продажба на материални активи. Този документ трябва да бъде изготвен в два екземпляра. Продавачът се нуждае от него, за да покаже продажбата, а купувачът се нуждае от него, за да капитализира получената стока. Данните в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат напълно. На този документ трябва да има печат на продавача и купувача.
Акт за извършване на работа или предоставяне на услуги	Двустранен документ. Той потвърждава не само факта на извършената работа, но и цената, която е платена за продукта или услугата. Този документ служи и като доказателство, че страните са изпълнили изцяло задълженията си една към друга и нямат взаимни претенции.
Фактура	Важен документ е, с помощта на който се полага основата за приемане на представените за приспадане суми на ДДС. Очевидно този документ е много важен за онези структури, които са платци на ДДС.

Списък на първичните счетоводни документи

И така, списъкът на първичната счетоводна документация изглежда така:

споразумение	Сключва се с клиента в писмена форма. Важно е да се каже, че законът не забранява устнона такъв договор обаче страните често предпочитат да записват правата и задълженията, предвидени в споразумението, на хартия.
Проверете	Той съдържа данни за извършване на плащане и наименование на стоките, които се закупуват.
Касова бележка (продажба или касова бележка) или формуляр за строга отчетност	Издава се при плащане в брой. В случай на безкасово плащане, купувачът на стоки или услуги остава с платежен документ, заверен от банковата структура като потвърждение на плащането.
Фактура	Издава се в момента на изпращане на стоката.
Акт за предоставяне на услуги или извършване на работа	Предоставя се след пълно предоставяне на услугите.

Дефиницията на понятието „първичен счетоводен документ“ е дадена в член 60-1 от Данъчния кодекс на Руската федерация: първичните документи са документирано доказателство, че сделката е извършена или е настъпило събитие, което дава право за нейното извършване. Такива документи може да има на хартиен носителили на електронен носител. Счетоводството се извършва въз основа на такава документация.

Член 60-2 предвижда формулярите на тези документи и изискванията за тяхното съставяне.

Друг нормативен акт, който определя първичната документация и също така определя нейните форми, е Законът за счетоводството и финансовата отчетност.

Русия е страна, в която законодателството относно счетоводството и плащането на данъци периодично се променя. Предвид факта, че формулярите могат да бъдат променяни или допълвани, трябва да проследите какви промени са одобрени от различни държавни агенции, включително Министерството на финансите. Например в началото на 2019 г. беше одобрена формата на счетоводен сертификат, който преди това имаше безплатна форма.

Кодексът за административните нарушения предвижда редица санкции за липса на първични документи в организацията, те са определени в член 276 от Кодекса.

Общи инструкции за употреба

ПД са основа за започване на счетоводно отчитане на определени операции и извършване на вписвания в счетоводния регистър. Такъв документ действа като писмено доказателство за факта, че дадена бизнес сделка е завършена.

Тези първични счетоводни документи, чиито форми не са официално одобрени, се одобряват от ръководителя на организацията, като издава подходяща заповед. Те трябва да съдържат всички задължителни реквизити, изисквани от закона.

Тази документация трябва да бъде изготвена на хартиен носител и подкрепена с подписа на лицето, което е съставило документа. В случай на използване електронен документ, то трябва да бъде подписано електронно.

Унифицираните форми на PD не са задължителни за използване. Изключение правят касовите документи, одобрени от оторизирани структури.

Формулярът PD трябва да съдържа следните задължителни данни:

• име на документа;
• точна дата на операцията;
• в какво се състои стопанската операция във физическо и стойностно изражение;
• името на структурата, която съставя документа;
• информация за лицата, които отговарят за правилното изпълнение на документа.

Такива документи са разделени на следните групи:

• отчитане на заплатите;
• осчетоводяване на извършени касови операции;
• счетоводно отчитане на ДМА;
• осчетоводяване на СМР.

Правила за попълване

Отчетните документи трябва да бъдат подготвени спретнато и ясно.

Основни правила:

• Разрешено е използването на химикалки и химикалки, можете да използвате компютри и пишеща машина;
• такава документация трябва да бъде изготвена в момента, когато транзакцията е планирана;
• разрешава се съставяне на документи след извършване на операцията, ако има обективни причини за това;
• документът отразява всички възможни подробности;
• Ако липсва някаква информация, могат да се добавят тирета.

През 2019 г. се използват стандартни формуляри за изготвяне на PD. Документите се делят на външни и вътрешни.

Първата организация получава отвън: от държавни агенции, висши организации, банкови структури, данъчни власти и др. Примери за външни документи: фактури, платежни нареждания или рекламации. Що се отнася до вътрешните документи, те се изготвят директно в организацията.

Ако документът е попълнен неправилно, организацията ще има затруднения при определянето на данъчната основа и това може да доведе до разногласия с данъчната служба.

Корекция на съдържанието

Случва се дори опитен счетоводител, който е изготвял документ повече от веднъж, да направи грешка. Възможно е да се коригира само когато документът не е отразен в счетоводството, тоест не е осчетоводен. Трябва да се помни, че извършването на корекции с щрих е неприемливо.

Могат да се използват само следните три метода:

• допълнителен вход;
• обратен метод;
• коректорски метод.

Последното се прилага, когато е допусната грешка в счетоводния регистър, но не засяга кореспонденцията на сметките. Този метод е подходящ да се използва преди изготвянето на баланса. В този случай неправилното число или друг знак трябва да се зачертае с тънка линия и до него да се посочи правилната стойност. Отстрани посочете „коригирано вярване“ и поставете дата и подпис.

Допълнителен запис би бил подходящ, ако сумата на извършваната транзакция е подценена.

Методът на обръщане включва коригиране на неправилен запис с помощта на отрицателно число. Неправилен номер се посочва с червено мастило, а правилният запис веднага се прави и се изписва с нормален цвят.

Разяснения относно протокола за съгласуване

Актовете за съгласуване не са правно свързани с първичните документи, поради което не са регулирани нормативни документи. Те показват взаимни разчети, извършени за определен период между фирми със статут на юридическо лице или индивидуални предприемачи.

Този вид документ се използва по инициатива на счетоводителите, тъй като с негова помощ е възможно да се разрешат редица спорни въпроси, което защитава интересите на организацията.

В какви случаи е важно да се състави протокол за помирение:

• когато продавачът е представил богат изборстоки;
• при предоставяне на отсрочка на плащанията;
• ако цената на продукта е висока;
• ако между страните съществуват редовни отношения.

Този документ може да се използва в съда в случай на спорна ситуация между страните.

Срок на годност

Разпоредбата за съхранение на първична документация е закрепена на законодателно ниво.

За различни видовеИма различни условия за съхранение на документи:

За една година	Необходимо е да се поддържа кореспонденция с регулаторните органи относно сроковете за подаване на отчетна документация.
Най-малко 5 години	Съхраняват се касова документация и документи като баланс за тримесечието, отчет на организацията с обяснителна бележка за тримесечието; протокол от заседанието за приемане на тримесечния баланс; първична документация и касова книга; документи по системно и несистемно счетоводство и други.
Поне 10 години	Годишният счетоводен баланс, инвентарният опис, предавателният баланс, разделителният баланс, ликвидационният баланс и други документи трябва да се поддържат.
Най-малко 75 години	Запазва се личната сметка на всеки служител и фишовете за заплати.

В настоящата практика под първични счетоводни документи се разбират документи, отразяващи фактите от стопанския живот (сключване на сделки, движение на материални запаси и др.). Те се съставят по време на сделките или след тяхното приключване, за да потвърдят фактите, които са се случили. Въз основа на тях счетоводителят прави записи в счетоводната програма на предприятието и приема сумите за данъчно счетоводство.

В каква форма се съставя „първичният“?

Според разясненията на Министерството на финансите дружеството има право самостоятелно да определя кои форми на „първично” да използва. Взето решениее фиксирано в счетоводната политика на организацията. Практиката показва, че бизнес субектите използват една от трите възможности:

• Унифицирани формуляри, предлагани от Goskomstat.
• Мостри, разработени от компанията независимо и обезпечени с вътрешни правила.
• Комбинирани опции: първични документи в унифициран формат, допълнени с определени полета.

Правото на стопански субекти самостоятелно да разработват „първични“ форми не се прилага следните видоведокументи:

• касови документи (по-специално консумативи и разписки);
• формуляри за строга отчетност;
• транспортни фактури.

За тях Министерството на финансите въвежда като задължителни унифицирани формуляри.

Ако дружеството, което е сключило сделката, не е посочило формулярите на „първичния документ“ в договора, контрагентът има право да представи документи, използвайки свои образци. За да избегне въпроси от страна на регулаторните органи, компанията трябва да посочи в счетоводната си политика, че приема документи по формуляри, разработени от нейните доставчици и клиенти.

важно! Наличието на „основна“, която опосредства конкретна операция, е задължително изискване за нейното отразяване в счетоводството и данъчното счетоводство.

Задължителни данни за „основното“

Съгласно чл. 9 402-FZ първичните счетоводни документи трябва да съдържат следните задължителни данни:

• името на бизнес документа, например „Сертификат за приета работа“;
• номер според вътрешни правиланомерация на фирмата инициатор;
• дата на изготвяне на документа;
• пълно наименование на фирмата, издала „първичната регистрация”;
• същността на извършената бизнес сделка (например изпращане на стоки до купувача, внасяне на пари в касата, приемане на извършената работа и др.);
• измерване на настъпил икономически факт в пари или в натура;
• длъжност и пълно име на служителя, отговорен за изпълнението или обработката на сделката;
• саморъчен подпис на упълномощено лице.

Списъкът на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи, се определя от ръководителя на организацията. Обезпечава се с негова заповед.

Някои формуляри съдържат допълнителни подробности във връзка със стандартния списък. Например в пътни листовеТрябва да се въведе информация за автомобила, неговия собственик и шофьор.

Необходимо ли е да поставите печата на организацията върху „първичния“ документ? Това не е задължителен реквизит, не може без него само ако е предвидено в образеца, заложен в счетоводната политика на компанията.

Видове първични документи

Действащото законодателство не установява затворен списък от първични счетоводни документи за 2018 г. Разнообразието им се определя от обхвата на дейност на икономическия субект. За една фирма ще ви трябва товарителница, за друга - акт за отписване на литература от библиотеката.

Най-често срещаните видове документи включват:

• товарителница – посредничи при сделки по приемане и предаване на стоки и материали;
• сертификат за приемане - изготвя се в ситуации, когато едната страна приема резултатите от работата, извършена от другата;
• ведомост – изготвя се при заплащане на персонала заплати;
• OS-1 – отразява постъпването или изчерпването на обект от дълготрайни активи (с изключение на недвижими имоти);
• INV-1 – консолидира резултатите от инвентаризацията;
• авансов отчет – потвърждава разходите на служител, пристигащ от командировка;
• касови документи (чекове, PKO, RKO и др.);
• платежно нареждане;
• счетоводна справка и др.

Даденият списък на първичните счетоводни документи не е пълен. Компаниите в различни области на дейност използват необходимите формуляри за отразяване на своите сделки.

В зависимост от начина на изпълнение „първичният” може да бъде на хартиен или електронен носител. Вторият вариант се използва във фирми, където електронен документооборот. Помага за опростяване и ускоряване на обработката на бизнес документи и рационализиране на взаимодействието между контрагентите.

Съгласно действащото законодателство всички видове „първични материали” се съхраняват в дружеството в продължение на пет години. Обратното броене започва от края на отчетната година. Например книжата, издадени през 2018 г., трябва да се съхраняват до 2023 г. включително. Нарушаването на това правило ще доведе до производство пред данъчната служба и налагане на санкции на организацията.

Счетоводството е научно организирана система, предназначена за събиране, обработка, запис и анализ на информация, използвана във финансовите и икономическите дейности. Счетоводството отразява стопанските операции, изразени в парично изражение.

Накратко за счетоводството можем да кажем: “Всичко си има цена!” Всякакви сделки по покупко-продажба на стоки и услуги, договорни отношения между партньори, доставчици и клиенти, трудови отношениясвързани с отчитане на работното време и заплатите - всичко може да се сведе до паричен „знаменател“.

С помощта на счетоводството се отразява извършването на различни стопански операции, които отразява дейността на всяко предприятие, независимо от формата на собственост и вида на дейността.

Съвкупността от счетоводни данни ни позволява да определим окончателния финансов резултатработа, провеждане на анализи и определяне на перспективи за по-нататъшна работа за подобряване на показателите за ефективност.

Първична документация в счетоводството: какво е това?

Основата на счетоводството е първичната документация в счетоводството. Ако визуално си представите счетоводната система като разпространено дърво с гъста зеленина, тогава листата са основните счетоводни документи.

Листата се събират в "клони" - регистри, от които се създава мощна "корона" на дървото - синтетично счетоводство за счетоводни сметки, а мощната зелена корона е обезпечението цъфтящо дърво, тези. правилно и пълно счетоводно отчитане на предприятието.

В какъв ред се извършва това, можете да разберете в нашия нова публикациячрез връзката.

Образец на първичен счетоводен документ - ведомост.

Какво е първичен документ в счетоводството?

Първичният документ естандартен формуляр по определен образец, попълнен в съответствие със счетоводните изисквания, методически препоръкистатистически, данъчни, застрахователни, банкови и други органи.

Стандартните форми на първични документи се утвърждават от държавните статистически органи. Различни тясно насочени документи се одобряват от министерства и ведомства по вид дейност.

Първичните документи са необходими за регистриране на бизнес сделки; те потвърждават извършването на сделка за покупко-продажба, лизинг, получаване и разход на пари, плащане на доставчици. Основата на счетоводството в организацията са първичните документи.

Корекции в първични документи

1. Ако това не е строг формуляр за отчитане, тогава документът трябва да бъде пренаписан правилно и повреденият документ трябва да бъде унищожен.

2. Зачеркнете формуляра за строг отчет с червена наклонена линия от единия ъгъл на листа до другия и направете вписването „отменено“. Не унищожавайте повредената форма.

Първично счетоводствопредставлява начален етапсистемно възприемане на регистрацията на отделни транзакции, характеризиращи икономически процеси и явления, протичащи в организацията. Неговите обекти са: снабдяване, придобиване и разход материални ресурси, производствени разходи, движение на остатъци от полуготови продукти и незавършено производство, обем на продукцията, нейното изпращане и продажба, разплащания с доставчици, купувачи, клиенти, банки, финансови органи, учредители и др.

Първоначалната информация за икономическите процеси и явления се отразява в първичните документи.

Първичен счетоводен документ- това е писмено удостоверение за търговска сделка, което има правна сила и не изисква допълнителни обяснения и подробности.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа:

• наименование - финансово-икономическо съдържание на стопанска операция. Документ, който няма име, както и документ с неясно, трудно за четене име, няма да има правна сила;
• име, а в някои случаи адреси и банкови сметки на страните (юридически и лица), участващи в тази бизнес сделка. Първичен документ, който не съдържа името и съответните атрибути на поне една от страните по бизнес транзакция, губи своята адресируемост и не може да бъде изпълнен;
• дата на съставяне. Ако датата липсва или е неясна, документът губи своята адресируемост във времето. Всъщност такъв документ няма правна сила;
• съдържанието на стопанска сделка (обект на документация), произтичащо от наименованието на документа, в който се появява в общ вид;
• метра от извършваната бизнес транзакция. Липсата на измервателни уреди в документа го лишава от счетоводна и сетълмент база;
• подписи на отговорните лица - директора на организацията и главния счетоводител.

Документите се попълват ясно и четливо от счетоводни служители ръчно записванемастило или паста от химикал, на пишеща машина или с помощта на компютърна технология.

По правило за документи се използват стандартни формуляри под формата на формуляри от междуведомствен характер. Това включва формуляри за поръчки, фактури, фактури, купони, извлечения и др. Първичните документи трябва да бъдат съставени в момента на транзакцията и ако това е обективни причининевъзможно, то веднага след завършването му.

Ако възникне грешка във вътрешнофирмени сметки, можете да използвате метода на отрицателно или сторно въвеждане. В този случай грешният запис се повтаря с червено мастило или стандартни цветове (син, черен) и се огражда в правоъгълна рамка.

Червен цвят или правоъгълна рамка ще анулират грешно въведено, след което ще бъде направено правилно въвеждане. Възможно е да се коригират грешки в счетоводните записи чрез зачеркване и последваща корекция (грешното вписване се зачертава с един ред и под него се прави правилен запис, като се посочва датата на корекцията и подписът на счетоводителя; ако е необходимо, сертификат се съставя, като се разкрива необходимостта от корекция и причината за грешката).

Не трябва да има корекции, изтривания или петна в парични и банкови документи.

Когато работи с всеки документ, счетоводителят разчита на определени принципи и методологични основи, залегнали в официални документи.

Въз основа на първични документи се правят записи в счетоводни регистри, карти, отчети, дневници, както и на дискове, дискети и други носители.

Счетоводните документи могат да бъдат външни и вътрешни

Външни документиидват в организацията отвън - от държавни агенции, висши организации, банки, данъчна служба, от учредители, доставчици, купувачи и др., те се съставят по стандартни формуляри. Примери за такива документи включват: искане за плащане-поръчка, заявка за плащане, фактура на доставчик и др.

Вътрешни документисъставен директно от организацията.

Разграничават се следните видове вътрешни документи:

• административна;
• оневинителен (изпълнителен);
• комбиниран;
• счетоводна регистрация.

Административни- това са документи, които съдържат заповеди, инструкции за производство, извършване на определени стопански операции. Те включват заповеди на ръководителя на организацията и лица, упълномощени от него да извършват бизнес сделки.

Оневинителен(изпълнителни) документи удостоверяват факта на бизнес сделки. Те включват поръчки за получаване, актове за приемане на материали; актове за приемане и разпореждане с дълготрайни активи; документи за приемане на произведени продукти от работници и др.

Комбинирандокументи са разпоредителни и изпълнителни. Това включва входящи и изходящи касови ордери, извлечения за заплати за изплащане на заплати на служители на организацията, предварителни отчетиотговорни лица и др.

Счетоводни документисе съставят в случаите, когато липсват стандартни документи за вписване на стопански операции, както и при обобщаване и обработка на оправдателни и разпоредителни документи. Това са удостоверения, разпределителни листове и др.

Счетоводните документи също се делят на еднократни и натрупващи се. При извършване на всяка стопанска операция се използват еднократни първични документи. Документите за натрупване се съставят през определен период на постепенно натрупване на еднородни стопански операции. В края на периода тези документи изчисляват резултатите по съответните показатели. Примери за кумулативни документи са двуседмични, месечни работни поръчки, лимитни карти за освобождаване на материали от складовете на организацията и др.

Счетоводните документи се делят на първични и обобщени

Първични документисъставен по време на бизнес транзакция. Пример за такива документи са фактурите за освобождаване на материали от складовете на организацията до цеховете.

Обобщени документисъставени въз основа на първични документи, например извлечения за заплати.

В момента на записване на данни в първичните документи се появява счетоводна информация, която не се записва автоматично. Всички негови количествени и качествени характеристики подлежат на логически, аритметичен и юридически контрол преди съставяне на първични документи. Такъв контрол се извършва както от служители, участващи в поддържането на първично счетоводство, така и от служители на управленските служби.

Подписвайки входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати, платежни нареждания и искания и други банкови документи, ръководителят на организацията внимателно анализира всяка бизнес сделка.

В процеса на получаване на счетоводна информация се разграничават следните етапи:

• предварителна работа преди изготвяне на първични документи;
• изготвяне на първични документи;
• одобряване на първични документи;
• работата на счетоводния отдел по изготвяне и обработка на първични документи.

Събирането на счетоводна информация включва подходящата работа на различни служби на организацията. Този етап се характеризира с най-високо нивоаналитично и ефективно счетоводство.

Вторият етап от счетоводния процес е обработката на счетоводната информация. Това включва прякото участие на служителите на функционалните служби за управление при получаване на счетоводна информация. По този начин при осчетоводяване на инвентарни позиции въз основа на първични документи се предвижда групиране и обобщаване на данните в карти складово счетоводствоматериали. Всеки месец данните от карти и книги се прехвърлят в отчети за движението на материални активи. IN установени сроковеМениджърите на складове и ръководителите на отдели предават тези отчети на счетоводния отдел на организацията.

Мениджърите също участват в обработката на данните. По този начин, с помощта на служители на различни управленски служби, се идентифицират виновниците за недостиг и загуби.

След проверка на аритметичните изчисления, законосъобразността и целесъобразността на извършените стопански операции, счетоводните документи се регистрират, след което се извършва икономическото групиране на данните им в система от синтетични и аналитични счетоводни сметки чрез записване в счетоводни регистри.

Счетоводните регистри са таблици за преброяване на определена форма, изградени в съответствие с икономическата групировка на данните за имуществото и източниците на неговото формиране. Те служат за отразяване на бизнес транзакции на.

Счетоводните регистри в зависимост от тяхната структура се делят на хронологични и систематични. В хронологичните регистри стопанските операции се отразяват в последователността на тяхното извършване. Систематичните счетоводни регистри служат за групиране на стопанските операции по установени признаци.

Счетоводните регистри се поддържат под формата на дневници, картони, отчети, дневници, както и на компютърни носители.

Синтетичното счетоводство се води в систематични регистри, а аналитичното - в аналитични регистри. Вписванията в регистрите се извършват както ръчно, така и чрез компютърна техника.

Наборът и местоположението на данните в регистъра определят неговата форма, която зависи от характеристиките на обектите, които се вземат предвид, предназначението на регистрите и методите на счетоводна регистрация. Счетоводната регистрация се отнася до записването на бизнес операции в счетоводни регистри.

В счетоводните книги всички страници са номерирани и подвързани. включено последна страницапосочете номера и го потвърдете с подписи на упълномощени лица. В някои книги, например касови книги, страниците са не само номерирани, но и завързани с канап и запечатани с восъчен печат. В зависимост от обема на сметките в книгата, една или повече страници се разпределят за определена сметка. Счетоводните книги се използват за синтетично и аналитично счетоводство.

Картите се изработват от дебела хартия или свободен картон, без да се закрепват една за друга. Те се съхраняват в специални кутии, наречени картотечни шкафове. Картите се отварят за една година и се регистрират в специален регистър, за да се осигури контрол върху тяхната безопасност.

Листовете се различават от картите по това, че са направени от по-малко плътна хартия и имат по-голям формат. Те се съхраняват в специални папки, наречени регистратори. Изявленията се отварят, като правило, за месец или тримесечие.

Записите в счетоводните регистри трябва да бъдат ясни, кратки, ясни и четливи. След регистриране на стопанска операция в счетоводния регистър върху първичния документ се прави подходяща маркировка, за да се улесни последващата проверка на правилното осчетоводяване. В края на месеца се сумират резултатите за всяка страница от счетоводните регистри. Окончателните записи на систематичните и аналитичните регистри трябва да бъдат проверени чрез съставяне на оборотни ведомости.

След приемане на годишния отчет счетоводните регистри се групират, подвързват и депозират в текущия архив на организацията.

Методи за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри

има три начина за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри: корекция, допълнителен запис, сторно.

Коригиращ методможе да се прилага само ако грешките са открити преди съставянето на баланса или са възникнали в счетоводните регистри, без да се засяга кореспонденцията на сметките. Този метод се състои в задраскване с тънка линия на неправилния текст, число, сума и надпис до или над правилния текст или сума със съответната клауза.

Например, ако вместо 100 рубли. Ако са отразени 200 рубли, тогава 200 рубли трябва да бъдат задраскани. и напишете „100 рубли“ отгоре, а отстрани посочете: „200 рубли зачеркнати и 100 рубли написани отгоре, коригирано вярване (дата, подпис).“

Не се допускат корекции или зацапвания върху паричните документи, дори и посочените, особено в цифри.

Допълнителни записисе правят в случаите, когато сумата на бизнес транзакция е погрешно подценена. Например, доставчикът преведе 150 рубли от текущата сметка. Тази бизнес транзакция е отразена в правилната кореспонденция на сметките, но сумата й е подценена до 100 рубли. Направено е следното счетоводно записване: дебит на сметката „Разплащания с доставчици“, кредит на сметката „Разплащателна сметка“ - 100 рубли.

Но тъй като доставчиците трябва да прехвърлят 150 рубли, тогава липсващата сума от 50 рубли. е необходимо да направите допълнителни записи: дебит към сметката „Разплащания с доставчици“, кредит към сметката „Разплащателна сметка“ - 50 рубли.

Допълнителни публикации се правят през текущия или следващия месец. Това правило за коригиране на грешки се прилага в два случая: ако данните не са записани на отделен ред в счетоводния регистър първичен документи когато в счетоводния регистър е отразена погрешно занижена сума на стопанска операция.

Метод на обръщанее, че неправилният запис, главно цифров, се елиминира с отрицателно число, т.е. неправилното съответствие и сума се повтарят с червено мастило. В същото време се прави правилен запис с обикновено мастило. Сторниране възниква, когато сметките са осчетоводени неправилно или когато е записана преувеличена сума.

При сумиране на резултатите от операциите, записите, направени с червено мастило, се изваждат.