Първична документация на икономист. Първични счетоводни документи: видове, класификация, изисквания

Първичен счетоводни документи

(Английски основни регистрационни документи) - съгласно законодателството на Руската федерация относно счетоводството, подкрепящи документи, които трябва да се използват за документиране на всички бизнес транзакции, извършени от организация, въз основа на които се извършва, изготвени към момента на стопанска сделка или непосредствено след нейното извършване и удостоверяване на факта на съответната сделка. От дизайна на P.u.d. е началото на счетоводната регистрация на стопанските операции, те формират основата на счетоводната информация, осигурявайки на счетоводството необходимата информация за непрекъснато и непрекъснато отразяване стопанска дейносторганизации. Към P.u.d. включват поръчки, договори, приемо-предавателни документи, платежни нареждания, касови бележки и разходни ордери, фактури, фактури, работни нареждания, касови бележки, разписки за продажба и други подобни документи. Информацията, съдържаща се в P.u.d., е систематизирана и натрупана в процеса на поддържане на регистрите счетоводство.

Основна информация за P.u.d. установен от Федералния закон „За счетоводството“** (член 9). P.u.d. се приемат за счетоводство, ако са съставени по формуляра, съдържащ се в албумите на унифицирани форми на първични счетоводна документация. P.u.d., чиято форма не е предвидена в тези албуми, трябва да съдържа: името на документа; датата на изготвянето му; име на организацията, от името на която е съставен; съдържание на стопанска сделка; измерване на бизнес транзакции във физическо и парично изражение; имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение; лични подписи на тези лица. Само ако всички изброени данни присъстват в счетоводния документ, документът може да се счита за П.д., приет за счетоводство и служи като документално доказателство за факта на стопанска операция.

Включването в P.u.d. не е забранено. и други, в допълнение към задължителните, подробности. Законодателството може да установи специални изисквания за подготовката на някои видове P.u.d. Например правилата за изготвяне на фактури са установени от Процедурата за поддържане на дневници на фактури при изчисляване на данъка върху добавената стойност, одобрена с Указ на правителството на Руската федерация от 29 юли 1996 г. № 914. Формуляри на P.u.d., използвани за регистриране на търговски сделки, за които не са предвидени стандартни формуляри на документи, както и формуляри на документи за вътрешнифинансови отчети

одобрени при приемането на счетоводната политика на организацията.

Малките предприятия могат да използват стандартни междуведомствени PUD формуляри, ведомствени формуляри, както и формуляри, разработени самостоятелно във връзка със съответните стандартни, които съдържат задължителни и гарантират надеждността на счетоводното отчитане на извършените транзакции, за документиране на транзакции. PUD, получени от счетоводния отдел на организация, която е малък бизнес, се проверяват във форма за пълнота и правилност на техния дизайн и съдържание от гледна точка на законосъобразността на документираните транзакции и логическата връзка на отделните показатели.

Списъкът на лицата, които имат P.u.d., се утвърждава в съгласие с главния счетоводител. По правило такива лица са служители на отделите за счетоводство, доставки и продажби, договорни и някои други услуги. Документите, използвани за формализиране на бизнес операции с парични средства, се подписват от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица. P.u.d. трябва да се изготви в момента на сделката, а ако това е невъзможно, веднага след нейното приключване. Навременно и P.u.d., тяхното прехвърляне към установените за отразяване в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи. Извършване на корекции по касови и банкови сметки. не е позволено. В останалите П.у.д. корекции могат да се правят само по споразумение с участниците в бизнес транзакциите, което трябва да бъде потвърдено с подписите на същите лица, подписали тези документи, като се посочва датата на корекциите.

За контролиране и рационализиране на обработката на данни за бизнес транзакции въз основа на P.u.d. са съставени. Те съдържат данни за стопански операции, записани в първични документи, както и нови обобщени показатели. Чрез съставянето на консолидирани счетоводни документи е възможно да се намали броят на записванията в счетоводните сметки. Обобщените документи включват например листове за групиране, таблици за развитие, листове за разпределение на разходите, отчети или отчети за движението на продукти, суровини, консумативи и др.

P.u.d. могат да бъдат конфискувани само от органите за разследване, предварителното разследване и прокуратурата, съдилищата, данъчните инспекции и данъчната полиция въз основа на техните решения в съответствие със законодателството на Руската федерация. В такива случаи или други организации имат право, с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването на P.D., да правят копия от тях, като посочват причината и датата на изземването.

Голям юридически речник.

Академик.ру.

2010 г.Вижте какво представляват „Първични счетоводни документи“ в други речници: Първични счетоводни документи

2010 г.- (английски основни регистрационни документи) съгласно законодателството на Руската федерация относно счетоводството, подкрепящи документи, които трябва да се използват за документиране на всички бизнес транзакции, извършвани от организация, въз основа на които ... Енциклопедия на правото

- (първични счетоводни документи) Писмени доказателства за настъпването на факти от стопанския живот. Те отразяват всички данни, които се използват за счетоводство. P.u.d. съставен или в унифицирана форма (счетоводни документи... ...Икономически и математически речник първични счетоводни документи

2010 г.- Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с оправдателни документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството. Първичните счетоводни документи се приемат на... ... Речник: счетоводство, данъци, търговско право

ПЪРВИЧНИ СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ- (англ. primary accounting documents) – писмени доказателства за фактите от стопанския живот. Те отразяват данни, които се използват за счетоводство. Изисквания за P.u.d. отразени във Федералния закон „За... ... Финансово-кредитен енциклопедичен речник

2010 г.- 1. Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с оправдателни документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводство... Източник: Федерален закон от... ... Официална терминология

Счетоводни документи Първични счетоводни документи

Вижте Първични счетоводни документи... Голям юридически речник

Първични счетоводни документи- всички стопански операции трябва да бъдат документирани с оправдателни документи, които са първичните счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството... Енциклопедичен речник-справочник за ръководители на предприятия

Консолидирани счетоводни документи- виж Първични счетоводни документи... Първични счетоводни документи

Книги

• Търговия. Наръчник за счетоводител на търговско предприятие + CD, Агафонова M.N.. За счетоводител на минимаркет и мегамол, търговска точка на едро или комисионна, търговска верига и малък магазинТова практическо ръководство ще ви помогне да настроите и поддържате правилно счетоводството си...

Данните, съдържащи се в първичните документи, се отразяват в счетоводните регистри. Счетоводните регистри са списъци на транзакциите в хронологичен ред, групирани по счетоводни сметки (например отчети, отчети в табличен вид).

Формулярите на регистъра се одобряват от ръководителя на организацията. Необходимите данни за счетоводния регистър са:

• регистрационно име;

• наименование на организацията (стопанско лице), съставило регистъра;

• началната и крайната дата на поддържане на регистъра и (или) периода, за който е съставен;

• хронологично и/или систематично групиране счетоводни обекти ;

• мерна единица;

• имената на длъжностите на лицата, отговорни за поддържането на регистъра и техните подписи с препис.

Регистрите се съставят на хартиен носител и (или) под формата на подписан електронен документ електронен подпис .

При извършване на корекции в регистрите трябва да посочите датата на корекцията, както и подписите на лицата, отговорни за поддържането на този регистър (с препис).

При регистрация счетоводни обекти В регистрите не се допускат:

Пропуски или тегления;

Отражение измислени и мними счетоводни обекти .

Служителят, отговорен за изготвянето на първичния документ, трябва да осигури своевременното му предаване за включване в счетоводните регистри. В този случай този служител носи отговорност за верността на данните, записани в първичния документ. Това е посочено в част 3 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Предприемач на OSNO

Използване на документация за бизнес транзакции, извършени от индивидуален предприемач обща системаданъчно облагане, се регулира от Процедурата, одобрена със заповед от 13 август 2002 г. на Министерството на финансите на Русия № 86n и Министерството на данъците на Русия № BG-3-04/430.

Изискванията за първичните счетоводни документи се съдържат в параграф 9 от тази процедура. Те почти напълно съвпадат с изисквания към първичните счетоводни документи, използвани от организациите. Единственото допълнение е, че индивидуалните предприемачи трябва да прикачат към първичния документ, който документира продажбата на стоки или тяхната покупка, първичен документ, потвърждаващ плащането за този продукт.

Отделно поделение

Ситуация: може ли отделен отдел да отразява бизнес транзакции въз основа на първични документи, издадени от името на централния офис на организацията? Отделно подразделение се разпределя в отделен баланс и води счетоводство самостоятелно.

Да, може.

В същото време счетоводната политика трябва да отразява условието, че всички първични документи се съставят от името на централния офис.

Организацията установява самостоятелно методите на счетоводство и ги предписва в счетоводната политика за счетоводни цели (член 8 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Разпоредбите, посочени в счетоводната политика, се прилагат за всички отделни подразделения на организацията (клауза 9 от PBU 1/2008). Следователно, ако счетоводната политика на организацията гласи, че всички първични документи се изготвят от името на централата, тогава отделно подразделение има право да води счетоводство въз основа на такива регистри.

В допълнение, един от задължителните детайли на всеки първичен документ е името на икономическия субект, който е съставил документа (подточка 3, част 2, член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Икономическите субекти се считат по-специално за търговски и организации с нестопанска цел(алинея 1, част 1, член 2 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Организацията е юридическо лице, регистрирано в съответствие със законодателството на Руската федерация (клауза 1, член 48, член 51 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Отделно подразделение независимо юридическо лицене е, то е част от него (член 55 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Следователно отделно подразделение, което води счетоводство независимо въз основа на документи, изготвени от името на централния офис на организацията, не нарушава счетоводното законодателство.

Счетоводна справка

Ситуация: в какви случаи е необходимо изготвянето на счетоводна справка?

Счетоводен сертификат трябва да бъде изготвен във всички случаи, когато счетоводителят трябва да обоснове транзакции или изчисления. Например:

• при подаване на актуализирани декларации за обосновка на изчисленията, отразени в тях (писмо на Федералната данъчна служба на Русия от 14 декември 2006 г. № 02-6-10/233);

• за потвърждаване на сумите, отразени в счетоводството, например при изчисляване на дивиденти;

• за оправдаване на сторниращи вписвания и др.

Този първичен документ трябва да съдържа задължителните данни, изброени в част 2 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Подписи в документи

Съставете всички първични документи при извършване на сделка (сделка, събитие). А ако това е невъзможно - веднага след приключване на операцията (транзакция, събитие). Отговорност за регистрацията носят служителите, подписали първичния документ.

Списъкът на служителите, които имат право да подписват първични документи, може да бъде одобрен от ръководителя на организацията с негова заповед.

В същото време процедурата за подписване на документи, използвани за формализиране на транзакции с парични средства, се регулира по-специално от Директива на Банката на Русия № 3210-U от 11 март 2014 г. и Наредба на Банката на Русия № 383-P от 19 юни , 2012 г.

Във всеки случай първичният документ трябва да бъде подписан по такъв начин, че да е възможно да се идентифицират подписалите го (лицата, отговорни за обработката на транзакцията). Тоест подписите в документа трябва да бъдат дешифрирани .

Това следва от част 2 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ и се потвърждава от писмото на Министерството на финансите на Русия от 10 септември 2013 г. № 07-01-06/37273.

Да приемем, че организация, която не е малко (средно) предприятие, е сключила договор с трета страна изпълнител за предоставяне на счетоводни услуги. Кой трябва да подпише първичните документи за главния счетоводител в този случай?

Самият мениджър трябва да назначи списък с лица, които имат право да подписват първични счетоводни документи (клауза 14 от Правилника, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34n, информация на Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012). Това могат да бъдат служители на организацията (касиер, мениджър и др.), Както и представители на трета организация, която води счетоводство.

Правото на подписване на банкови документи може да бъде прехвърлено на служители на пълен работен ден, както и на лица, предоставящи счетоводни услуги (клауза 7.5 от Инструкция на Банката на Русия № 153-I от 30 май 2014 г.). По този начин, в допълнение към ръководителя на организацията, банковите документи могат да бъдат подписани от служител на организацията или ръководител на трета организация, която води записи.

В същото време самият ръководител на организацията не може да подпише за главния счетоводител. Факт е, че тъй като организацията не е малко (средно) предприятие, управителят не може да поеме счетоводството. Това заключение следва от част 3 на член 7 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

За разлика от организациите индивидуален предприемачне може да прехвърля правото да подписва първични документи на трети лица. Това е пряко посочено в параграф 10 от Процедурата, одобрена със заповед от 13 август 2002 г. на Министерството на финансите на Русия № 86n и Министерството на данъците на Русия № BG-3-04/430.

Ситуация: може главен счетоводителподписва договори, ако е основател на организацията?

Да, може, но само ако има пълномощно за право на подпис, издадено от ръководителя на организацията (клауза 4 на член 185.1 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

В други случаи правото да подписва договори от името на организацията принадлежи на ръководителя (освен ако не е предвидено друго в устава на организацията) (клауза 1, член 53 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

Ситуация: с какъв цвят мастило да се подписват първични документи, както и фактури??

от общо правиловъв всякакъв цвят, но има специални изисквания към банковите документи.

Законодателството не налага изисквания за цвета на мастилото, с което трябва да се подписват първични документи, както и фактури. Клауза 2.8 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР от 29 юли 1983 г. № 105 (прилага се до степента, която не противоречи на действащото законодателство) гласи, че вписванията в първичните документи трябва да се правят с мастило, пастел или химикалка. Не използвайте молив за писане.

Изключение се прави само за банкови документи. Точка 1.7.2 от Правилата, одобрени с Наредбите на Банката на Русия от 16 юли 2012 г. № 385-P гласи, че всеки документ, представен в кредитна институцияна хартиен носител, да са с подписи на упълномощени длъжностни лица и отпечатък от печат и да отговарят на декларираните образци. В този случай подписите върху всички документи трябва да бъдат направени с химикал с черно, синьо или лилаво мастило.

съвет:Подписвайте изходни документи и фактури, като използвате традиционните цветове на мастилото (черно, синьо или лилаво).

Факт е, че при копиране на първични документи и фактури, попълнени с червено или зелено мастило, посочените по този начин данни може да не се появят върху копията на документите. Това може да доведе до негативни последици при подаване на копия от документи за данъчна ревизия(вижте например резолюция на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 14 февруари 2006 г. № A19-13900/05-43-F02-290/06-S1).

Електронни документи

Първични документиможе да се издава както на хартиен носител, така и в електронен вид (част 5 от член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Последният вариант е възможен, ако документите са маркирани електронен подпис (Член 6 от Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ).

Изискванията за електронен подпис са предвидени в Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ.

Има следните видове електронен подпис: прост неквалифициран, подобрен неквалифициран и подобрен квалифициран (член 5 от Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ). Правната сила на документа ще зависи от това какъв подпис използва организацията.

По този начин, първични документи, заверени от прости или засилени неквалифицирани електронен подпис , не могат да бъдат приети за осчетоводяване и данъчно счетоводство. Те не се признават за еквивалентни на документи на хартиен носител, удостоверени със саморъчен подпис.

Напротив, сертифицирани от повишена квалификация електронен подпис документите се приравняват на собственоръчно подписаните и се приемат за счетоводни и данъчни цели.

Подобни заключения следват от параграфи 1 и 2 на член 6 от Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ и потвърдени от писма на Министерството на финансите на Русия от 12 април 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декември 2012 г. № 03-03-06/2/139 от 28 май 2012 г. № 03-03-06/2/67 от 7 юли 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

Форматът за подаване на документ за прехвърляне на стоки по време на търговски операции в електронна форма е одобрен със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № ММВ-7-10/551. Форматът за подаване на документ за прехвърляне на резултатите от работата (документ за предоставяне на услуги) в електронна форма е одобрен със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № ММВ-7-10/552. Тези формати са актуални както в стопанската дейност, така и при подаване на документи по искане на инспекцията в електронен вид.

Федералната данъчна служба на Русия не планира да разработва формати за стандартни формуляри.

Ако законодателството на Русия или споразумение предвижда подаване на първичен документ на контрагент или на държавна агенция (например данъчна служба) на хартиен носител, организацията е длъжна да направи хартиено копие на електронния документ на своя за собствена сметка (част 6, член 9 от Закон от 6 декември 2011 г. № 402 -FZ).

Какво ще стане, ако една организация състави документи, които не отговарят на формата, одобрен от Федералната данъчна служба на Русия? След това предайте формулярите на инспекторите на хартиен носител - заверете копията с бележка, че документите са подписани електронен подпис .

Подобни разяснения са дадени в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 10 ноември 2015 г. № ED-4-15/19671.

За подробности как да подадете документи на данъчни инспектори вижте:

• Как да подадете документи по искане на инспектори по време на камерна данъчна ревизия ;

• Как да подадете документи при поискване от инспектори при данъчна ревизия на място .

Ако организацията реши да обработва първични документи в електронен вид, този метод за поддържане на документация трябва да бъде отразен в счетоводната политика. По-специално, счетоводната политика трябва да записва:

• списък на документите, участващи в електронния документооборот;

• списък на служителите, упълномощени да подписват електронни документи;

• начин електронен обмендокументи (със или без участието на оператор за електронен документооборот);

• процедура за съхраняване на електронни документи;

• начин на подаване на документи по искане на данъчната служба (по електронен път или на хартиен носител).

Но форматите на електронните документи, които организацията използва, не е необходимо да се отразяват в счетоводните политики. Това беше потвърдено от Федералната данъчна служба на Русия в писмо от 10 ноември 2015 г. № ED-4-15/19671. Въпреки че това писмо се отнася до счетоводната политика за данъчни цели, заключението на Федералната данъчна служба на Русия е от значение и за счетоводната политика за счетоводни цели.

Маркировки върху документи

Ситуация: възможно ли е да се правят служебни бележки върху първичните документи?

Да, можеш.

В законодателството няма забрана да се правят служебни бележки върху първичните документи. Например, можете да поставите маркировка върху документ, че е обработен и отразен в счетоводството (клауза 2.20 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105).

Печат върху документи

Печатът не е посочен сред задължителните данни на първичните документи, изброени в част 2 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Затова поставете печат върху документа:

• ако организацията собствен изборизползва самостоятелно разработен формуляр, одобрен от управителя, който включва печат;

• ако организацията по свой избор използва унифициран формуляр, съдържащ се в албума с унифицирани формуляри, който включва печат. В същото време управителят одобри, че формулярът се използва без промени (или промените не засягат печата);

• при прилагане на стандартни задължителни формуляри, установени от упълномощени органи (правителството на Руската федерация, Банката на Русия и др.) въз основа на федералните закони, ако стандартните формуляри изискват печат.

Такива заключения следват от разпоредбите на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Списъкът с документи, върху които се изисква печат на организацията (по желание), е даден в маса.

В споразумения, които организацията обикновено сключва (покупко-продажба, предоставяне на услуги и т.н.), също не е необходимо да се поставя печат. Печатът трябва да бъде положен само ако това е изрично предвидено в договора (клауза 1, член 160 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

Още нещо. От 7 април 2015 г. LLC и акционерни дружестваможе изобщо да няма уплътнения. Това е предвидено в членове 2 и 6 от Закона от 6 април 2015 г. № 82-FZ.

Документи на чужд език

Документи, съставени на чужд език, трябва да има превод ред по ред на руски. Това е необходимо както за счетоводни, така и за данъчни цели (клауза 9 от Правилника за счетоводство и отчетност, член 313 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 28 февруари 2012 г. № 03-03- 01.06.106 г.).

Не е необходимо да добавяте нищо към самите документи. Прикачете отделни преводи, подписани от преводачите. Документът може да бъде преведен на руски както от професионален преводач, така и от служител на организация, който говори чужд език (писма на Министерството на финансите на Русия от 20 април 2012 г. № 03-03-06/1/202 от 26 март 2010 г. № 03-08-05/1).

Въпреки това организацията може да запази някои думи на чужд език, ако те са регистрирана търговска марка, например името на авиокомпанията върху самолетен билет (член 6 от Конвенцията за защита на индустриалната собственост от 20 март 1883 г.) или не са от съществено значение за потвърждаване на направените разходи, например в самолетен билет на чужд език - условията за прилагане на тарифата, правилата за въздушен транспорт, правилата за превоз на багаж и друга подобна информация (писма на Министерството на финансите на Русия от март 24, 2010 г. № 03-03-07/6 от 14 септември 2009 г. № 03-03-05/170).

Ако документите на чужд език са съставени по стандартен формуляр (идентичен по броя на колоните, техните имена, декодиране на произведения и т.н. и се различават само по количество), тогава по отношение на техните постоянни показатели, еднократно превод на руски е достатъчен. Впоследствие само променящите се индикатори на този първичен документ трябва да бъдат преведени. Такива разяснения се съдържат в писмото на Министерството на финансите на Русия от 3 ноември 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Поправки на грешки

Разрешени са корекции в първичните документи (част 7, член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Процедурата за коригиране на грешки в първичните документи е фиксирана в счетоводни политики за счетоводни цели или приложение към него. Организацията самостоятелно разработва начини за извършване на корекции в първичния документ (както на хартиен носител, така и под формата на електронен документ). Съсредоточете се върху изискванията на Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, счетоводните разпоредби и вземете предвид особеностите на документооборота. Когато разработвате такива методи, можете да се съсредоточите върху действащите разпоредби, регулиращи подобни въпроси (например Правила за попълване на фактури, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137). Това се казва в писмо на Министерството на финансите на Русия от 22 януари 2016 г. № 07-01-09/2235.

Коригирайте грешките в първичните документи, както следва: зачеркнете неправилния текст и напишете коригирания текст над задраскания текст. Задраскването става с един ред, за да може да се прочете корекцията. Удостоверете корекциите в документите с подписите на лицата, съставили документа (като посочите техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица), и посочете датата, на която е направена корекцията.

Не можете да правите корекции на касови и банкови документи. Такива правила са установени в параграф 7 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, раздел 4 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105, и параграф 4.7 от директивата на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U .

Грешка в счетоводния регистър може да бъде коригирана въз основа на счетоводна справка. Този документ трябва да съдържа обосновка за корекцията.

В счетоводните регистри не се допускат корекции, които не са разрешени от лицата, отговорни за поддържането на съответния регистър (част 8, член 10 от Закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г.). Ако корекцията в регистъра е разрешена от отговорните лица, тогава я удостоверете с подписите на тези лица (като посочите техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица), и посочете датата, на която е извършена корекцията. Такива правила са установени в член 10, параграф 8 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Вътрешен контрол

Организацията е длъжна да организира и осъществява вътрешен контрол на фактите от икономическия живот. А ако отчитането му подлежи на задължителен одит, то е длъжно да поддържа вътрешен контрол върху счетоводството и отчитането (с изключение на случаите, когато управителят е поел отговорността за счетоводството). Такива изисквания са установени в член 19 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

В допълнение, една от задачите на главния счетоводител е да организира и контролира създаването (получаването), обработката и съхранението на документи (клауза 6.6 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105 (валиден доколкото не противоречи на закона)). Следните инструменти могат да се използват за изпълнение на тази задача:

• график на документооборота;

• номенклатура на делата.

Процедурата за генериране и обработка на документи трябва да бъде фиксирана в графика на документооборота (клауза 5.1 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105). Разработването на графика се организира от главния счетоводител. Графикът е одобрен със заповед на ръководителя на организацията (клауза 5.2 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105).

Графикът на документооборота трябва да описва:

• етапи на създаване (получаване), проверка и предаване на документ за съхранение;

• график на всеки етап;

• списък на служителите, извършващи стопанска дейност и изготвящи документи;

• списък на служителите, проверяващи документи;

• взаимоотношения между отговорни лица.

Графикът може да бъде изготвен под формата на диаграма или списък на произведенията, посочващи операциите и взаимоотношенията на изпълнителите. Приблизителна формана този документ е дадено в приложението към Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105. Въпреки това е възможно да се разработи собствена структураграфики.Такива правила са установени в параграф 5.4 от Правилника, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105.

Пример за график на документооборота в табличен вид

Главният счетоводител на Alpha LLC е разработил график на документооборота в таблична форма (вижте например част от графика на документооборота, посветен на банкови документи).

Пример за график на документооборота под формата на диаграма

Alpha LLC реши да продължи да издава удостоверения за пътуване на служители, пътуващи в командировка. Главният счетоводител на Alpha разработи график на документооборота под формата на диаграма (вижте например схема за обработка на удостоверение за пътуване).

В организации с малък документооборот всичко може да се сведе до изготвяне на отделни бележки за служителите. Служителят трябва да опише подробно какви документи трябва да попълни, за да няма претенции към него от счетоводството. Например, служител отива да вземе платена стока от доставчик. В бележката трябва да пише какви документи трябва да носи, както и срока, в който те трябва да бъдат предадени в счетоводството. Към бележката можете да приложите и образци на необходимите документи.

Пример за бележка до изпълнителя относно процедурата за попълване на документи

Документооборотът в Alpha LLC се организира чрез изготвяне на отделни бележки за служителите (вижте например Бележка за командирован служител).

Контролът върху изпълнението на графика на документооборота се възлага на главния счетоводител (клауза 5.7 от Наредбата, одобрена от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. № 105). Служителите на организацията трябва да са запознати с този документ или извлечение от него. Изискванията на главния счетоводител за подготовка на документи са задължителни за всички служители на организацията. За неспазване на изискванията на главния счетоводител служителите могат да бъдат подложени на дисциплинарни наказания. Някои организации предписват спазването на изискванията за документация като едно от условията за бонус.

След обработката на документа е необходимо да се гарантира неговата безопасност и последващо прехвърляне в архива.

Един от начините за организиране на съхранението на документите е съставянето на списък на делата. Той съдържа информация кои документи в кой отдел и колко време трябва да се съхраняват. Формирайте номенклатурата на делата в счетоводния отдел подобно на номенклатурата на делата в службата за персонал.

Отговорност за липса на първични документи

Внимание:липсата (непредставянето) на първични документи е нарушение (член 106 от Данъчния кодекс на Руската федерация, член 2.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация), за което е предвидена данъчна и административна отговорност.

Липсата на първични документи, фактури, както и счетоводни и данъчни регистри се признава за грубо нарушение на правилата за водене на записи на приходите и разходите. Отговорността за това е предвидена в член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Ако такова нарушение е извършено през един данъчен период, инспекторатът има право да глоби организацията в размер на 10 000 рубли. Ако се установи нарушение в различни данъчни периоди, глобата ще се увеличи до 30 000 рубли.

Нарушение, довело до подценяване на данъчната основа, води до глоба в размер на 20 процента от сумата на всеки неплатен данък, но не по-малко от 40 000 рубли.

Освен това, по искане на данъчната инспекция, съдът може да наложи административна отговорност на служители на организацията (например нейния ръководител) под формата на глоба в размер на:

• от 300 до 500 rub. за непредставяне на първични документи, необходими за данъчен контрол (част 1 на член 23.1, част 1 на член 15.6 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация);

• от 2000 до 3000 rub. за неспазване на процедурата и условията за съхранение на първични документи (част 1 на член 23.1, член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Във всяка конкретен случайизвършителят на престъплението е установен лично. В същото време съдилищата изхождат от факта, че ръководителят е отговорен за организирането на счетоводството, а главният счетоводител е отговорен за него. правилно управлениеи своевременно изготвяне на доклади (клауза 24 от резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 24 октомври 2006 г. № 18). Следователно субектът на такова престъпление обикновено се признава за главния счетоводител (счетоводител с правата на главния). Ръководителят на организация може да бъде признат за виновен за:

• ако организацията изобщо не е имала главен счетоводител (постановление на Върховния съд на Руската федерация от 9 юни 2005 г. № 77-ad06-2);

• ако счетоводството и изчисляването на данъците са прехвърлени на специализирана организация (клауза 26 от резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 24 октомври 2006 г. № 18);

• ако причината за нарушението е писмена заповед на ръководителя, с която главният счетоводител не е съгласен (клауза 25 от резолюцията на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 24 октомври 2006 г. № 18).

Изгубени са първични документи

Ситуация: какво да направите, ако първичните документи са загубени?

Ако документите, потвърждаващи записаните транзакции, бъдат изгубени, организацията трябва да предприеме действия за разследване на причините и възстановяване на загубата. За да направите това, служителят, който е открил загубата, трябва да напише бележка, въз основа на което е издадена заповед на управителя за назначаване на комисия за разследване на загубата. Документирайте резултатите от работата на комисията в акт.

Ако по време на работата на комисията данъчната инспекция поиска документи, които са били изгубени, организацията ще може да поиска увеличаване на срока за подаване на документи (клауза 3 на член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация). В този случай заповедта за създаване на комисия ще бъде документална обосновка на такова искане.

Ако въз основа на резултатите от работата на комисията документите не бъдат открити (възстановени), организацията няма да може да потвърди счетоводните и данъчните счетоводни данни. Освен това организацията може да се сблъска с липсата на документи .

Първични счетоводни документи има важноне само по счетоводни въпроси, но и по отношение на данъчно законодателство, по-специално определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и които са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Правилата показват, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчни структурикато потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби, първична документацияподлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Заслужава да се отбележи, че на законодателно нивоКонкретни форми на първична документация не са фиксирани. По този въпрос бизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи неговите нужди и ще послужи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

като правило, пълен списъксертификатите, изпълняващи основни функции, остават непроменени и са одобрени на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

1. споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансови въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. И така, от момента, в който купувачът получи разписка за продажба, сделката се счита за сключена.
2. Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да включват допълнителни условиясделки и фиксирани конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
3. Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
4. Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на посочените по-горе критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
5. фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
6. Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
7. Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретна целизползване на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективното извършване на стопанска дейност в рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

1. Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
2. Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
3. Счетоводни документи. Тази категорияе обобщаващ и е необходим за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. IN тази групаможем да включим тези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационна и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се показват на потребителите под формата на книги, прости листовеи сметки карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още 3 групи:

1. Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
2. систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Най-много ярък примерСистематичният регистър е касовата книга.
3. Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

• име на документа;
• дата на съставяне;
• информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
• същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
• финансови изчисления по сделката;
• подписи на длъжностните лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчната служба открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да бъдете подложени на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

1. Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
2. Компилирането може да започне, когато се планира извършването на определени бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
3. Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
4. Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

1. Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, показващи приходи и разходи пари в брой, този метод ще бъде неподходящ.
2. Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
3. Обръщане. Неправилен запис се коригира с помощта на отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. IN напоследъкмного компании дублират информация и компилират както хартия, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява задължителни формуляри за първична документация, което дава право на стопански субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще се използва на практика в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

Точността на счетоводството и по-нататъшните изводи от него зависи от качеството на първичния документ и информацията, която съдържа.

Информацията, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, се натрупва и систематизира в счетоводни регистри, чиито форми или изисквания са одобрени от упълномощения орган. Данните от счетоводните регистри в групирана форма се прехвърлят във финансовите отчети.

Ръководството определя лица, упълномощени да подписват счетоводни документи. В този случай може да се установи йерархия на подписите в зависимост от заеманата длъжност, размера на парите, обхвата и същността на операцията.

Предприятията или организациите, използващи електронни подписи, следва да установят подходящи гаранции и контрол по отношение на правото на използване и достъп до електронни подписи. (17)

Изисквания за изготвяне на първични документи

1. Записите в първичните документи трябва да се извършват с мастило, пастел, химикалка, с помощта на пишещи машини, механизация и други средства, които гарантират безопасността на тези записи за периода от време, определен за тяхното съхранение в архива.

Не използвайте молив за писане.

• 2. Документите трябва да са изрядно подготвени, текстът и цифрите да са написани ясно и четливо.
• 3. Всички данни трябва да бъдат попълнени в документа. Ако някои данни не са попълнени, на тяхно място се поставя тире. Трябва да се попълнят задължителни данни.
• 4. В паричните документи сумата се посочва с цифри и с думи.
• 5. Първичните документи трябва да бъдат заверени с лични подписи на ръководителя на организацията, главния счетоводител или упълномощени лица.
• 6. Първичните документи трябва да съдържат препис от подписи на упълномощени лица.
• 7. Първичните документи трябва да бъдат подпечатани с печата на организацията, ако това е предвидено от формата и действащото законодателство. (18)

Ръководителят на организацията трябва, съгласувано с главния счетоводител, да одобри под формата на заповед списъка на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи.

Своевременното и висококачествено изпълнение на първичните счетоводни документи, тяхното предаване в рамките на установения срок за отразяване в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Движението на първичните документи в счетоводството (съставяне или получаване от други стопански субекти, приемане за счетоводство, обработка, предаване в архива) също трябва да се регулира от график, който се утвърждава със заповед на ръководителя.

Да предупреди както ръководителите, така и изпълнителите срещу непредвидено негативни последиции за да спестите време при търсене на информация, е необходимо след получаване нормативни документисъздаване на база данни за регистриране на първични документи.

Това означава, че всички първични документи, изписани и попълнени в счетоводството, трябва да имат свой идентификатор - код (еднократен, уникален номер), който им се присвоява при задължителна регистрация в един от регистрационните дневници, който трябва да бъде открити във всяко предприятие.

Процедура за изготвяне на документи:

• -спазване на всички установени реквизити и форми на документи;
• -точност и яснота на представяне на съдържанието на извършените стопански операции в документи;
• - навременно изпълнение на търговските сделки, ясно, спретнато и четливо изписване на текста;
• -зачертаване на празни места при липса на реквизит;
• -посочване на суми с цифри и думи във всички ценни документи; зачеркване на грешки, така че да се вижда задрасканото, и удостоверяване на верния текст с подписа на лицето, изготвило документа;
• -корекции не са разрешени.(27)

Първичните документи, създадени по механизиран метод, изискват специално потвърждение за надеждността на получените данни, т.е. авторизация и защита на регистрирани данни от неразрешено получаване на информация за тях. По факс може да се изпраща всякакъв вид документ, но не и първичен счетоводен документ, тъй като той няма потвърждение за неговата автентичност. Отговорността за навременното и качествено създаване на документи и тяхното предаване в установения срок за последващо отразяване в счетоводството се носи от лицата, които са подготвили и подписали тези документи.

Първично счетоводство за производствено предприятие- това е информационната основа на управлението, чието качество пряко зависи от качеството на счетоводството. Първичното счетоводство е комплекс от информационни и логически операции с документи, придружаващи всеки материал и финансови потоции техните елементи от входа до изхода на производствените и икономически съоръжения на предприятието и фирмата като цяло.

Така първичните документи са носители на информация за всички производствено-икономически обекти и субекти и техните взаимодействия и дават възможност за комплексна оценка на всички контролни фактори: количествени, качествени, финансови.(12)

Всеки ден в предприятието се извършват десетки операции. Счетоводителите изпращат пари на контрагенти, фондове и учредители, изчисляват заплати, получават компютри и мебели, начисляват неустойки, изчисляват амортизации и др. За всяка такава операция е необходимо да се състави първичен документ (клауза 1, член 9 Федерален законот 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-нататък Закон № 402-FZ).

Първичният документ се създава по време на транзакцията или след нейното приключване като потвърждение на факта на транзакцията (клауза 3 на член 9 от Закон № 402-FZ). Въз основа на първичните данни счетоводителите правят записи.

Фактура, акт за предоставяне на услуги за създаване на уеб сайт, счетоводна справка – всичко това са първични документи, които счетоводителите използват в ежедневната си работа. Има много видове първични продукти, като тяхното разнообразие зависи от характеристиките на дейността на компанията. Например в транспортна фирмаедин от основните видове първична документация ще бъде товарителницата, а в библиотеката - актът за отписване на литература.

Първичните документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко пет години, като периодът започва да се брои след отчетната година (клауза 1, член 29 от Закон № 402-FZ). Тоест документ от 03.07.2016 г. трябва да се съхранява поне до 2021 г. включително. Отделни срокове за съхранение на първичните материали са установени от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. № 558. За да запазят счетоводните документи, предприятията често създават специални архиви.

Първичният документ може да бъде хартиен или електронен. На практика все повече и повече повече компанииприлагам електронен документооборот(EDO). По-конкретно фирмите обменят договори, фактури за плащане, актове, разписки за доставка и фактури.

EDI значително опростява процедурата за обработка на първични документи от момента на тяхното създаване до момента на записването им и ускорява работата между контрагентите. Голям плюс е, че електронните документи не трябва да се отпечатват, ако това не противоречи на закона или условията на договора (клауза 6, член 9 от Закон № 402).

Електронният документ е заверен от квалифициран електронен подпис. Ако страните вземат подходящо решение, първичният документ може да бъде подписан с обикновен или неквалифициран подпис (писмо на Департамента по данъчна и митническа политика на Министерството на финансите на Русия от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/ 2/53176).

Липсата на първични документи във фирма може да доведе до сериозна глоба от 10 000 до 30 000 рубли (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните власти също ще налагат глоби за грешки в регистрацията. Освен това лицата, отговорни за обработката на документи, могат да бъдат глобени съгласно член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 2000 до 3000 рубли. Има и друга опасност: ако по време на ревизията данъчните власти не установят необходимия документ, те могат да премахнат част от разходите от данъчната основа, следователно компанията ще трябва да плати допълнителен данък върху дохода.

Задължителни реквизити на първичния документ

Само първичният документ с всички необходими данни има юридическа сила (клауза 4 на член 9 от Закон № 402-FZ):

1. заглавие (например „Акт за предоставени услуги“, „ Платежно нареждане", "Счетоводна справка");
2. дата на съставяне;
3. име на създателя на документа (например OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. съдържание на документа или бизнес транзакция (например „Услуги за достъп до Интернет“, „Предадени материали за обработка“, „Плащане на фактура за офис консумативи“, „Начислена лихва по договора за заем“);
5. натурални и парични показатели (парчета, метри, рубли и др.);
6. отговорни длъжности (например „Счетоводител“, „Складовник“, „Човешки ресурси“, „Ръководител отдел „Продажби“ и др.);
7. лични подписи на страните.

Правилно изпълнен документ ще помогне, ако е необходимо, в съдебно производство, например, когато купувачът не плати дълг или се опита да анулира сделката. Но документ с грешки или фиктивни подписи може да изиграе жестока шега - така че никога не трябва да подписвате за доставчика, ако той внезапно е забравил да подпише. Внимателно съхранявайте всички първични документи и винаги внимателно проверявайте всички подробности във входящите документи.

На практика все още е възможно да се срещнете с оплаквания от клиенти относно липсата на пломба. Нека ви напомним, че от 07.04.2015 г. печатът е отменен за повечето организации и може да се използва по желание (Федерален закон от 06.04.2015 г. № 82-FZ). Информацията за печата на организацията трябва да бъде посочена в устава. Ако контрагентът настоява да постави печат, а вие нямате такъв законно, можете да уведомите контрагента писмено за липсата му и да предоставите извлечение от счетоводната политика.

Формуляри на първични документи

В работата си можете да използвате унифицирани и свои собствени форми на първични документи (клауза 4, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). В този случай домашният първичен документ трябва да има всички необходими данни. Много компании са принудени да разработят своя собствена версия на акта за отписване на материали, тъй като няма унифицирана форма на документа.

Допустимо е използването на комбиниран формуляр на първичния документ, когато унифицираният формуляр се взема за основа и се допълва с необходимите колони или редове. В този случай трябва да се запазят всички задължителни данни (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Изборът на дружеството по отношение на използваните форми на първично счетоводно отчитане трябва да бъде посочен в неговата счетоводна политика.

В процеса на дейност може да възникне необходимост от нови първични документи, тогава те могат да бъдат разработени и одобрени от счетоводната политика.

Обърнете внимание! Тъй като вашият контрагент може да използва и самостоятелно разработен първичен документ, вашата счетоводна политика трябва да показва, че вие ​​също приемате тези документи за счетоводство.

За повечето документи имате право да не използвате унифицирани формуляри, но касовите операции трябва да се извършват само съгласно одобрени формуляри на документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Видове първични документи

Специалистите могат да намерят основните форми на първични документи в албуми с унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Ето най-често срещаните.

Документи за осчетоводяване на търговски сделки

• ТОРГ-12;
• Продуктов етикет;
• Универсален преводен документ.

Документи за счетоводно отчитане на ДМА

• OS-1 „Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции)“;
• OS-4 “Акт за отписване на дълготрайни активи”;
• OS-6 „Инвентарна карта за записване на дълготрайни активи“.

Първичен касов апарат

Касовите транзакции се обработват изключително в съответствие с Процедурата парични операции(Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. № 3210-U). Не можете например да проектирате „консумативи“ в свободна форма или да разработите своя собствена версия.

Формулярите на първичните касови документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88:

• КО-1 “Приходен касов ордер”;
• КО-2 “Разходен касов ордер”;
• КО-3 „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи“;
• КО-4 “Касова книга”;
• KO-5 „Книга за отчитане на средствата, приети и издадени от касата.“

Касовите документи трябва да се проверяват много внимателно, тъй като такива първични документи са пряко свързани с движението на пари в брой и винаги привличат вниманието на контролните органи. Например данъчните власти определено ще обърнат внимание на PKO, в който сумата надвишава 100 000 рубли. И всичко това, защото не можете да плащате в брой с един контрагент в размер над 100 000 рубли. Липсата на подписи в касовите документи също ще бъде причина за производство пред Федералната данъчна служба.

Нека да обобщим. И така, първичните документи са неразделна част от счетоводството и данъчното счетоводство. Транзакциите не могат да се извършват без оправдателни документи. Често счетоводителите създават счетоводни записи въз основа на копие или сканиране на първичния документ. Много е важно копията да се заменят с оригинални документи своевременно, в противен случай регулаторните органи могат да сметнат операцията или транзакцията за фиктивни. Само изготвените в съответствие със закона документи са гаранция за сигурността и надеждността на счетоводството във фирмата.