Примерен Word за минути от срещите. Характеристики на документирането на работата на постоянните колегиални органи. Извлечение от протокола

Едно от свещените задължения на секретаря е подготовката на срещи, срещи и срещи, които се инициират от лидери от различни нива. В повечето случаи секретарят води и протоколи за такива събития. В тази статия ще ви кажем как да направите тези процеси по-ефективни.

За да започнем да говорим за протокола, първо трябва да се спрем на подготовката на срещите. Преди такова събитие е важно да обмислите дневния ред, да определите състава на участниците, да прочетете докладите на всички оратори и други материали. Всичко това ще изисква допълнителни усилия, но в резултат на това поддържането на протокола ще бъде много по-лесно.

КАК ДА СПЕСТИМ ВРЕМЕ?

Според различни проучвания от 10 до 50% от работното време на ръководителя на организацията и другите служители могат да бъдат изразходвани за срещи. За да спестят време, инициаторите на срещата, домакините и участниците трябва да имат предвид следните правила:

Обсъждайте на срещата само въпроси, които не могат да бъдат разрешени в работен ред.

Ограничете броя на участниците в срещата. Тя е право пропорционална на продължителността на събитието. Ако среща с 5 души е с продължителност 1 час, тогава с 10 или повече участници е вероятно да продължи 2 часа или повече.

Подгответе предварително информационни материали за срещата. Изчисления, аналитични справки, таблици, графики, обобщения, фото и видео материали, презентации, мостри на продукти, експертни становища трябва да бъдат предоставени от специализирани специалисти. Но секретарят на събранието е длъжен да провери готовността на материалите. Следователно ден или два преди събитието трябва:

а) с помощта на отговорни лица, които ще направят презентации, съставете списък на всички информационни материали;

б) получават от отговорни лица материали, направени в в електронен формат(например презентации, обяснителни бележкии т.н.);

в) получават разпечатани резюмета и текстове на доклади от отговорни лица.

За всеки проблем назначете по един отговорен служител, дори когато група хора трябва да изпълнят поръчката.

Не си губете времето да разобличавате виновните. Не забравяйте, че основната задача на всяка среща е да обсъдите дневния ред и да вземете решения по него.

ДНЕВЕН РЕД

Това е списък с въпроси, които се предвижда да бъдат обсъдени на срещата. Те се определят от председателстващия събранието. Секретарят обаче може също да участва в този процес.

Използвайте следните указания, когато определяте дневния ред:

• Разделете темите на срещата, които са твърде широки, на няколко подтеми.При необходимост отговорните лица могат да провеждат подготвителни срещи за всяка подтема.

Например, среща, насрочена за края на месеца на тема „Относно изпълнението на планираните показатели от основните производствени цехове“, трябва да бъде предшествана от поредица от малки срещи в цеховете: „Относно изпълнението на плана от леярна”, „За изпълнението на плана от заготовковия цех”, „За изпълнението на плана от машинния цех”, „За изпълнението на плана от монтажния цех.” Или среща на тема „За внедряването на ERP система в предприятие“ трябва да бъде предшествана от няколко срещи: „За проблемите на внедряването на ERP система в производството“, „За осигуряване на комуникация между ERP системата и 1C в счетоводството ”, „Относно техническата поддръжка на ERP системата и преноса на данни” и др.

• Поставете на дневен ред въпроси с еднаква важност, обединени от обща тема. Например осигуряване на транспорт, ред на доставка до склада, експедиция и износ Завършени продуктиот помещенията на предприятието.

В дневния ред може да се постави и по-широк набор от взаимосвързани въпроси. Например, те могат да включват:

Придобиване на нова производствена линия;

Технологична подготовка на производството;

Извършване на промени в конструкторската и технологична документация във връзка с придобиване на ново оборудване;

Модернизация на производствени сгради и разработване на машинни подвързии;

Логистична поддръжка на производството.

В същото време реконструкцията на входа на фабриката или организирането на електронни плащания за пропуски в столовата на фабриката явно не си струва да се обсъжда на тази среща.

Ясно е, че секретарят не винаги може да влияе върху съдържанието на дневния ред. Събранието се събира от лидера, който очертава и кръга от въпроси. И ако мениджърът включи в дневния ред на една среща закупуването на нова производствена линия за производство на отливки и организирането на пролетен суботник за почистване на територията, тогава може да не е възможно да го убедите. Но от наша страна можем да предложим да пренесем обсъждането на организацията на суботника на друга среща, например като го комбинираме с въпроса за боядисване на фасадата на сградата или провеждане на тържества по случай рождения ден на организацията.

• Включете в дневния ред само онези въпроси, които са от компетентността и сферата на отговорност на участниците в срещата. Например, би било безполезно да се обсъждат проблеми с доставките в отсъствието на ръководителя на доставките.
• Ограничете броя на темите и точките от дневния ред. Те трябва да бъдат толкова много, колкото могат да бъдат ефективно обсъдени и разрешени в рамките на определения период от време. Например, за 1 час от срещата можете да обсъдите от 1 до 5 въпроса, в зависимост от мащаба на обсъжданите теми и качеството на подготовката на срещата.
• Включете в дневния ред отчет за поставените задачи и възложени на последното заседание, ако срещите са обединени от обща тема и състав на участниците. Бъдете подготвени за това, че дори такава точка да не е в дневния ред, председателят със своите правомощия може да я внесе. Ето защо е по-добре да разпечатате списъка с инструкции предварително - председателят, отговорното лице и секретарят трябва да го имат.

УЧАСТНИЦИ В СРЕЩАТА

Общи изисквания към участниците в събитието:

Компетентност и интерес към въпросите от дневния ред;

Достатъчно висока позиция за вземане на решения и даване на указания на подчинените след резултатите от срещата.

Списъкът на участниците по време на събитието може да се промени. Ако в дневния ред има теми, които засягат всички участници в срещата, и въпроси, които се отнасят само за някои от тях, тогава първо трябва да обсъдите общи въпроси. В края на тази част от срещата служителите, които не участват в по-нататъшно обсъждане, могат да бъдат освободени.

Как да уведомим всички

Информирайте всички участници в срещата за датата, часа, мястото на провеждането му, темата на събитието.

Можете да съобщите за среща чрез телефонно обаждане, SMS съобщение, имейл (с известие за доставка и четене), личен байпас.

Ако някой от участниците не е на работното място за различни причини(годишен отпуск, временна неработоспособност, командировка и др.), е необходимо да се установи причината за отсъствието и да се напомни на служителя, който замества отсъствието съгласно схемата за заместване, че трябва да присъства на срещата.

Също така ще бъде полезно да добавите подсказка към календара на вашия компютър, като например „напомнете на заместника, че трябва да присъства на срещата за планиране“.

Информацията за това кой и кога е бил предупреден за срещата може да бъде въведена в таблица (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Уведомяване на участниците в срещата

Срещата ще се проведе на 24.06.2017 г. от 11:00 ч. в кабинета на директор „Обществени поръчки“.

Тема: Сключване на договори с доставчици за второ полугодие на 2017г.

Разположение на местата за участниците в срещата

Не забравяйте да подготвите схема за сядане за срещата, ако ще има:

Висши длъжностни лица (градове, области, територии, републики, федерации);

Собственици транснационални корпорациии стопанства и др.;

Представители на партньорски организации.

На секретаря, ако е възможно, се предоставя място на отделна маса до масата на председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема за сядане

Карти с имена

На масите срещу съответните места е необходимо да поставите карти с имена с позицията и (или) пълното име. всеки участник. Най-простият вариант е лист хартия, сгънат в "къща" (фиг. 1)

Ориз. един.Карта с името на присъстващия на срещата

Значки

В особено критични случаи е необходимо да се подготвят значки (нагръдници), които трябва да показват:

ПЪЛНО ИМЕ. участници;

техните позиции;

Името на организацията, която всеки участник представлява;

Населеното място, където се намира посочената организация.

Значката може също да включва:

Логото на организацията, която участникът представлява;

Лого (емблема) на събитието (срещи, конференции и др.).

Можете да използвате значки с връв или щипка. Продават се в магазини за канцеларски материали и канцеларски материали.

Можете сами да разработите вложки с текст, след което да ги отпечатате на принтер, да ги изрежете с ножица и да ги поставите в значки (фиг. 2).

Ориз. 2.Вложка за значка, проектирана от вас

Ако са отделени достатъчно средства за подготовка, вложките могат да бъдат поръчани от организация, която предоставя услуги за печат. А за обикновени вътрешни срещи баджовете изобщо не са необходими.

ПРОДЪЛЖИТЕЛНОСТ НА СРЕЩАТА

На различни видовесрещите са разпределени различно количествовреме. Например една сутрешна среща може да отнеме около половин час, докато междурегионална среща по конкретен въпрос може да отнеме целия ден.

Продължителността на срещата трябва да бъде планирана предварително. Всички участници трябва да знаят началния и крайния час на събитието. Това ще ви помогне да работите бързо и ефективно, за да не останете до късно.

прекъсвания

Ако продължителността на срещата надвишава астрономически час (60 минути), тогава е необходимо да се правят почивки на всеки академичен час (45 минути).

При особено дълги събития могат да се осигурят паузи, по време на които на участниците се предлагат закуски (сандвичи, плодове, сладки) и напитки (чай, кафе, сокове, минерална водаи т.н.).

Когато нивото на срещата е ниско, а в близост до заседателната зала има охладител, кафе машина и съдове за еднократна употреба за посетителите на офиса, тогава участниците в срещата ще могат да си налеят кафе, чай или вода.

Бутилки с вода и чаши могат да бъдат поставени предварително на масите, на които седят участниците в срещата - тогава те ще могат да утоляват жаждата си не само по време на почивката, но и по всяко време. По-добре е да не слагате храна на масите. Ще бъде неудобно, ако някой от участниците изпусне сандвич върху бизнес документи или разлее кафе.

По-добре е да поставите масата със закуски и напитки в отделна стая. Обикновено това се прави от секретаря, но само ако той не води протокол. Когато секретарят не може да напусне стаята по време на среща, друг член на персонала, назначен да вземе почивката, трябва да организира почивката. Или, алтернативно, секретарят подготвя всичко за кафе паузите преди срещата. При разширени срещи асистентите обикновено са незаменими.

Времева рамка

Продължителността на събитието трябва да бъде регламентирана. Председателят на събранието следи за спазването на това правило.

Когато насрочвате срещата, не забравяйте да вземете предвид времето, необходимо на всеки говорител да говори и да обсъжда всеки въпрос.

Проверете при председателя графика за всяка реч.

Планирайте почивки, ако е необходимо.

Съберете всички периоди от време на калкулатора и добавете към получената сума

Колко време може да продължи срещата, трябва да бъде съобщено на председателя. Ако той е съгласен с тази цифра, правилникът трябва да бъде представен на вниманието на всички участници, ако не, те ще трябва да направят корекции и да докладват на председателя.

След съгласуване дневният ред с времеви ограничения се изпраща на всички участници в срещата (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Дневен ред с ограничения във времето

ПРОТОКОЛ ЗА СРЕЩА: 5 ОСНОВНИ СТЪПКИ

протоколдокументират както дейността на постоянните колегиални органи (комисии, комитети, съвети и др.), така и временните колегиални органи - различни заседания, съвещания, семинари и конференции.

Има следните видове протоколи:

. Кратък протокол- документ, в който е фиксирано пълното име. и позиции на участниците в срещата, нейната тема, основни въпроси, резюмедоклади, взети решения, списък със задачи за всяко отговорно лице. Такъв протокол, като правило, се води на оперативни срещи.

. Пълен протокол, в допълнение към всичко по-горе, включва подробни записи на всички изказвания, мнения, изменения и други нюанси на дискусията. Този документ ви позволява да възстановите подробна картина на срещата.

Формата на протокола се избира от председателя на заседанието или ръководителя на предприятието.

Текстовете на речите и другите материали, които се подготвят за срещата, се изготвят под формата на приложения. Те трябва да бъдат посочени в текста на протокола.

Секретарят носи отговорност за това доколко правилно и пълно се записва ходът на срещата. Тази отговорност не може да се подценява, тъй като протоколът е единственият документ, който отразява всички изказвания, дискусии, коментари и решения, които трябва да бъдат изпълнени. По време на срещата участниците в нея може да не чуят нещо, да нямат време да го запишат. Това ще бъде лесно да се възстанови, като се обърнете към протокола.

Стъпка 1: Подгответе работното място

За да улесните воденето на минути, преди началото на срещата:

. Изберете своето място в залатакъдето ще се проведе събитието. Трябва да се вижда от всички участници в лицето, изказванията на председателя, ораторите и „забележките от публиката“ да се чуват ясно (вижте схемата за сядане в Пример 2).

. Поставете на масата си списък на участниците в срещата с пълните имена. и позиции, както и схема за сядане. Преди началото на срещата би било полезно внимателно да проучите кой къде седи и след това да разгледате диаграмата, ако е необходимо.

. Запасете се с канцеларски материали. Вземете със себе си 2-3 химикалки, 2 молива, 2 гуми.

. Проверете дали офис оборудването и другите уреди работят: часовник, диктофон, видео камера (ако има). Не забравяйте захранващия кабел и резервните батерии или акумулатори.

Преди срещата освежете основните моменти от всички доклади.

Стъпка 2: коригирайте напредъка на срещата

В допълнение към материалите, подготвени за заседанието (текстове на доклади, изказвания, справки, проекторешения, дневен ред, списъци на участниците и др.), Протоколът се съставя въз основа на звукозапис, видеозапис, стенограми или чернови на ръкописни бележки. които се съхраняват по време на срещата.

Как се водят чернови на бележки?

1. Подгответе листове за чернова на протокол- техният брой зависи от обхвата на дневния ред. На първия лист напишете датата на срещата, нейната тема, номер на протокола, списък на участниците, дневен ред (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Проект на протокол от заседанието. Лист номер 1

Напишете въпросите за дискусия на отделни празни листове, като оставите достатъчно място за бележки:

Лист номер 2: "За състоянието на работата по сключването на договори за доставка на цветни и черни метали." доклад на Прохоров P.D.;

Лист номер 3

Лист номер 4: "Относно транспортното снабдяване с доставки." Доклад на Медведев В.Ю.;

Лист номер 5: ... (ще се допълни по време на срещата);

Лист номер 6: „За състоянието на сетълментите по сключени и изпълнени договори за закупуване на суровини и материали“. Доклад на Фомина К.Д.;

Лист номер 7: ... (ще се допълни по време на срещата);

Лист номер 8: „За сключването на споразумения с Amethyst LLC за доставка на стомана и сплави на OAO ESPZ“. Предложенията на Телегин I.I.;

Лист номер 9: … (ще се допълни по време на срещата).

2. Проверете дали присъстват всички участници в срещата.Зачертайте с молив отсъстващите в черновата на протокола - може да закъснеят. Разберете причините за неявяване и закъснение след срещата.

Времето на пристигане на закъснелите, фиксирайте директно в текста на протокола в скоби:

В този случай ще се знае точно кой от присъстващите и какво точно е пропуснал по време на срещата.

3. Попълнете позицията "ЧУТО". На първия лист от черновата и на листовете със съответните заглавия на докладите последователно записвайте пълното име. и позиции на лектори, теми на изказвания и тяхното резюме. Трябва да коригирате само основна информация: дати, цифри, факти. След това проверете бележките с предоставените текстове на изказвания (резюмета). Ако откриете несъответствия, докладвайте ги на председателя на събранието.

4. Въведете елемента "ИЗГОВОРЕНО"(ако е необходимо). Този параграф се попълва, когато ходът на речта на ораторите е прекъснат от коментари, въпроси и възражения от други участници. в пълен протоколвсяка подобна забележка трябва да се записва незабавно, особено ако е придружена с фразата: „Моля да се впише в протокола“. Например:

Факт е, че всяко изявление може да промени хода на срещата и впоследствие може да се наложи да се подчертае моментът, в който и във връзка с какво се е случило това.

В кратък протокол

В съвременната управленска практика протоколите от срещи са необходими за документиране на работата на срещите, водени от мениджъри от различен ранг. Протоколите се използват и за записване на работата на срещи, конференции и семинари. Пример и всички необходими правила за изготвяне на протокола от срещата са по-късно в нашата статия.

В тази статия ще прочетете:

• Защо протоколът от срещата е важен?
• Каква е предпочитаната форма на протокол от срещата?
• Какви са нюансите на протокола от заседанието на съвета на директорите
• Кои протоколи от срещите трябва да се използват?
• Как се обработват протоколите от срещите?
• Къде мога да намеря примерен протокол от заседание?
• Къде е препоръчително да се съхраняват протоколите от срещите?

За какво е протоколът от срещата?

Необходим е протокол за резултатите от действие на колегиално управление, за да се документира изминалото обсъждане на проблемите и взетите решения.

Спешно проверете партньорите си!

Знаеш ли това данъчните власти по време на проверка могат да се придържат към всеки подозрителен факт за контрагента? Затова е много важно да проверявате тези, с които работите. Днес можете да получите безплатно информация за миналите проверки на вашия партньор и най-важното - да получите списък с открити нарушения!

Регистрирането на протокола от заседанието в домашното деловодство се практикува от началото на 18 век. Тогава за първи път започнаха да обсъждат въпроса, преди да вземат решение. Исторически протоколът е:

– информационен документ (с документация за хода на дискусията);

- административен документ (с фиксиране на решението, взето в резултат на обсъждането).

Съставянето на протоколи в съвременната управленска практика е предвидено за документиране на дейностите на срещи под ръководството на мениджъри от различен ранг. Протоколите се използват и за записване на работата на срещи, конференции и семинари.

Решението за необходимостта от съставяне на протокол се взема на заседания от ръководителя, който ги назначава. Ако по време на срещата ще бъде обсъдено информиране на служителите по конкретен въпрос за изясняване на предварително прието решение, тогава може да не е необходимо да се съставя протокол от срещата. Въпреки това, изпълнението на протокола може да се изисква на оперативната среща. В този случай се записват данни за състава на присъстващите, изразените предложения или мнения.

Как да се постигне изпълнение на договореностите, приети на срещата

Александър Шувалов, изпълнителен директорфирма "Туле-център", Москва

Дори и с правилното организация на срещата, при спазване на установените правила, дневен ред и конструктивни убеждения, не винаги се осигурява необходимият резултат - компанията не успява да осъществи фундаментални промени, сякаш срещата изобщо не се е състояла. Този проблем не е причинен от мързела на служителите. Необходимо е да се помни сериозният проблем с нефиксирането на споразумението на срещата.

Така че в резултат инструкциите и решенията след срещата просто висят във въздуха. Мнозина са готови да възразят, като твърдят, че записваме цялата информация в дневници. Но ситуациите са много чести, когато служител е „забравил“ нещо, не го е поправил или го е объркал. Човек след срещата забравя за информацията, обсъдена на срещата.

Затова оформянето на протокола от заседанието отдавна се е превърнало в познато и задължително правило за мен. За да направи това, секретарят премина съответния курс. Съхраняваме протоколи от всички срещи в нашия архив.

След срещата е необходимо всички служители да бъдат напомнени за възложените задачи – чрез имейл или записи в CRM системата и други програми, използвани във фирмата.

Трябва ли да водя протокол от срещата в специален формуляр?

В литературата по деловодството има изявление, според което протоколите от заседанията се съставят на общ формуляр. Общата форма за регистрация на протоколи и други документи обаче не се използва от всички фирми. На първо място, тя се използва от властите държавна власти местните власти. В края на краищата, съгласно регулаторните правни актове, тези органи трябва да използват формуляри с изображението на герба (държава, герб на субекта Руска федерацияили община), направени по типографски начин. Други организации имат право самостоятелен подборметод за изготвяне на формуляри за протокола от заседанието.

Ако компанията не работи с печатни форми на протоколи от срещата, тогава изборът се прави в полза на компютърни шаблони на формуляри - по-удобно е да се работи с конкретни видове шаблони на формуляри - писма, инструкции, заповеди, бележки, протоколи, други видове документи.

В този случай не се изисква общият формуляр. За разработване на шаблони за формуляри, разпоредбите на стандарт 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията” (Раздел 4 „Изисквания към формулярите на документите”).

Как се пише протокол от среща

1) Заглавната част на протокола. Той съдържа следните подробности:

- пълно наименование на организацията;

- вид на документа (ПРОТОКОЛ);

- номер и дата;

- мястото, където е съставен протоколът;

- заглавие към текста.

Името на организацията трябва да бъде посочено заедно с правната форма. То трябва да съответства на официалното име на организацията (посочено в правилника на организацията или в устава). Също така е необходимо правната форма да се посочи изцяло, а не като съкращение.

• Обучение по продажби: какво трябва да знаете, преди да започнете

Ако дружеството има официално регистрирано съкратено наименование, то може да бъде посочено в реда по-долу пълно име- в скоби. Ако фирмата има родителска организация, името на последния е посочено над името на организацията, съставяща документа (препоръчва се в съкратена форма).

Например:

Публична корпорация
Агенция "Разпространение, обработка, събиране на печат"
(ОАО Агенция "Роспечат")

Затворено акционерно дружество "Нови технологии"

Датата на протокола е денят на събранието. Ако продължителността на срещата е била няколко дни, тогава датите от началото до края на срещата са посочени в датата на протокола (и не само датата на подписване на протокола), която може да бъде съставена няколко дни след самата среща).

Протоколът се номерира в рамките на една календарна година, така че номерът (индексът) на протокола се представя от поредния номер на заседанието. Назначава се отделно за всяка група протоколи, съставляващи дружеството - отделно се номерират протоколите от заседанията на дирекцията, протоколите от общите събрания на акционерите, протоколите от събранията на трудовия колектив и протоколите от заседанията на техническия съвет.

Място на съставяне - посочването му е важно в случаите, когато събранието се провежда в др местност, а не по местонахождението на фирмата.Мястото на съставяне е посочено съобразно административно-териториалното деление, допускат се само общоприети съкращения.

Заглавието към текста се съдържа в протокола, като се посочва вида на колегиалната дейност (заседание, събрание, заседание и др.) и наименованието на колегиалния орган в основния случай. Например срещи на събранието на трудовия колектив или срещи на ръководителите на структурни подразделения.

Детайлите на заглавната част могат да бъдат поставени в ъгъла или надлъжен начин. Правото на избор подходящ вариантзадържани от компанията.

2) Уводната част на текста. След заглавието се вписват инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Трябва да се има предвид, че председател на протокола е длъжностното лице, което води заседанието, съгл персоналдлъжността му не е посочена в текста.

Секретарят отговаря за организирането на събранието, документирането на дейността му, изготвянето и оформянето на протокол. Не е необходимо секретарят на събранието да е служебен секретар. В крайна сметка това служебно задължениеза служител може да бъде допълнително. Ако се извършва постоянно, е необходимо да се регулира. описание на работата. тази работаповерени на служителя от ръководителя, ако се изпълняват като еднократна задача.

Председател - Панков Ю.П.

Секретар - Егорова Д.Л.

Присъстват: Беспалов A.D., Корнеев N.R., Лунков E.N., Маринина E.M., Устинов A.K.

Поканени: изпълнителен директор на СМУ № 15 АД Шувалов Т.Б., финансов директор на СМУ № 14 АД Османова М.Т.

След думата "Присъствали" от нов ред пишем азбучен рединициали и фамилии на длъжностните лица на дружеството, участващи в събранието. Ако служители на организацията са поканени да участват в срещата, те трябва да бъдат посочени в раздела „Поканени“ по азбучен ред (фамилия и инициали), без да се посочва длъжността. При участие в срещата на представители на други организации също е необходимо да се посочат длъжностите и имената на компаниите.

Списък на участниците в срещата и поканените се отпечатва с един интервал между редовете. След това се оставя празен ред и дневният ред се отпечатва след един ред. Прието е основната част от текста да се отпечатва през 1,5 интервала между редовете.

• Споразумение за услуга: образец, типични грешки

Съставянето на списъка на участниците е задължение на секретаря. Списъкът се формира предварително по указание на ръководителя. Този списък се коригира в деня на събитието в зависимост от действителната наличност на официални лица.

Ако се съставя протокол от заседанието на разширен (с участието на повече от 15 души) или постоянен колегиален орган, имената на участниците не се изброяват, но се посочва броят на общия им брой. Този брой се определя според регистрационните данни - в този случай регистрационният списък се включва в броя на приложенията към протокола. В този случай в протокола от заседанието се отразяват следните данни:

Присъстват: 19 души (списъкът е приложен).

Дневният ред е посочен в уводната част на протокола. Съдържанието на дневния ред се определя от ръководителя, който назначава събранието, който отговаря и за неговото провеждане. Ако този документ е бил разпространен преди срещата, тогава информацията от него трябва да бъде прехвърлена в протокола.

• Текущи активи на предприятието: концепция, управление и анализ

Дневният ред съдържа въпросите, които ще се обсъждат на събитието, като се определят имената на лекторите и последователността на обсъждане на тези въпроси.

Протоколът по всяка точка трябва да съдържа инициалите и фамилията на оратора.

Дневен ред:

1) При одобряване на правилата за сигурност на информацията.
Доклад на ръководителя на информационния отдел Доронина Ю.Р.

2) При извършване на промени в щатното разписание.
Реч на И. Н. Сергеев, заместник генерален директор

3) Основната част на текста

Протоколът от заседанието на дружеството, в зависимост от формата на представяне на текста, може да бъде пълен и кратък. Формулярите на протокола се различават само по пълнотата на отразяване на срещата. Тези форми не предполагат разлики в дизайна:

Кратък протокол - този документ коригира:

– въпроси, които бяха обсъдени на срещата;

– имена на говорещи (говорещи);

- взети решения;

Този протокол обикновено се използва за следните случаи:

- когато срещата се стенографира или записва на диктофон;

- на оперативно съвещание, важностдава се фиксиране на решението без детайлизиране на хода на дискусията.

Краткият протокол от заседанието на организацията не позволява да се определи хода на обсъждане на въпроса, направените коментари, становища, процеса на разработване на административната част - управленското решение.

Пълният протокол има за цел да документира детайлна картина на случващото се, включително съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, изказани въпроси, коментари, забележки и позиции.

Следователно пълният протокол предполага наличието на три части за всеки обсъждан въпрос - „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗГОВОРИХ”, „РЕШИХ” („РЕШИХ”). И накратко, само две: „ИЗСЛУШАХМЕ“ и „РЕШИХМЕ“ („РЕШИХМЕ“).

Основната част на текста съдържа няколко раздела, съответстващи на броя точки, включени в дневния ред. Разделите са номерирани според него. Всеки раздел съдържа 3 части за пълния протокол – „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗГОВОРИХ”, „РЕШИХ” („РЕШИ”). Краткият протокол се състои от 2 части. Въведете тези думи от лявото поле с главни букви.

В текста на протокола след думата "ИЗСЛУША" е необходимо да се посочат имената и инициативите на основния оратор в родителен падеж, с изявление през тирето на записа на неговото изказване. По правило презентацията се провежда в 3-то лице. единствено числов миналото време. Ако се изготвя писмен доклад с предаване на секретаря, в протокола може да се посочи само темата на доклада, като се добави „текстът на доклада е приложен“. Помислете за пример:

1. СЛУШАХА:

Петрова В. Ю. - относно резултатите от изпълнението на работния план на отдела за продажби за 4-то тримесечие на 2015 г. Той отбеляза, че планът е изпълнен на 100%.

1. СЛУШАХА:

Петрова В. Ю. - текстът на доклада е приложен.

Имената и инициалите на участниците в дискусията се посочват в протокола след думата „ИЗКАЗАЛ”. Всяко фамилно име и инициали в текста на протокола се отпечатват от нов ред в именителен падеж.

Записите на речта се посочват след фамилното име чрез тире с представяне от трето лице единствено число. Тази част също съдържа въпроси, които бяха изразени по време на доклада или след неговото приключване, като се посочват отговорите на тях.

Ако на заседанието няма разисквания или въпроси, частта „ИЗКАЗАНО” се пропуска, този фрагмент се състои само от 2 части „ИЗСЛУШАХА” и „РЕШИХА” („РЕШИХА”). Може би това е и за пълния протокол при разглеждане на някои от въпросите в дневния ред.

След думата "РЕШИХА" (или "РЕШИХА") се изписва диспозитива на съответната точка от дневния ред. Когато вземате няколко решения по един въпрос, трябва да ги номерирате арабски цифри. Първата цифра ще покаже номера на артикула, втората цифра ще покаже номера на взетото решение.

По-специално, ако се вземат решения по първия параграф 3, те ще бъдат посочени като 1.1, 1.2 и 1.3.

Ако се вземе само едно решение по 2-ри въпрос, ще бъде посочено не 2, а 2.1.

1.1. Да се ​​изготви програма за обучение на търговци от щатни специалисти на дружеството за 2-ро тримесечие на 2009 г. до 03.03.2009 г. Отговорник - началник кадрово обслужванеУшаков Л.Б.

1.1. До началника на службата за персонал Ушаков Л.Б. да изготви програма за обучение на търговци от щатни специалисти на дружеството за 2-ро тримесечие на 2009 г. Срок - 03.03.2009 г.

Съгласно обичайната практика за изготвяне на протокола от заседанието, той не трябва да фиксира резултатите от гласуването. Въпреки че, ако е гласувано, то трябва да бъде отразено в диспозитива. Протоколите от общите събрания включват много специфики - включително при отразяване на данни от гласуването на решения, с фиксиране на тези решения в протокола на преброителната комисия, също и в протокола обща срещаакционери. Помислете за пример:

1.1. Одобряване на кандидатурата на Fedorov A.E. за позицията финансов директоробщество.

1.1. Одобрява годишния отчет, баланса, отчет за приходите и разходите за 2014г.; План за развитие и списък с най-важните задачи за 2015 г.

Резултати от гласуването: "ЗА" - 78 гласа (97,5% от общ бройгласове на участващи в събранието); „ПРОТИВ” – не; „ВЪЗДЪРЖАЛ СЕ” – 2 гласа (2,5% от общия брой на гласувалите в събранието). Решението е взето със 78 гласа. Приложен е протокол No 2 на преброителната комисия.

Правно обвързващ ли е протоколът от срещата?

Протоколът се съставя въз основа на стенографски, ръкописни или аудиозаписи, направени на заседанието. След заседанието секретарят пренабира бележките, като ги подрежда в съответствие с посочените изисквания, и ги предава на председателстващия заседанието за редакция. Протоколът при спазване на това правило се подписва и придобива силата на официален документ.

Правната сила на протокола - неговата надеждност, официалност, неоспоримост - зависи от правилата за регистрация. стандартна дефиницияприема: "юридическа сила е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за регистрация." Ако се спазват посочените правила за регистрация, протоколът от събранието на организацията придобива юридическа сила, когато е подписан от 2 лица - председателя и секретаря.

Протоколът от заседанието на организацията е вътрешен документ, поради което по правило не посочва печата.

Ако протоколът от заседанието на организацията е съставен на няколко страници, е необходимо да се номерират втората и следващите страници. Номерата на страниците се записват с арабски цифри, без да се посочва думата "страница" (страница), без да се използват кавички, тирета и други знаци.

Какво е времето за подготовка на протокола

Общото правило е срокът за изготвяне на протокола от заседанието да не надвишава пет дни. Конкретна дата за готовност на протокола от заседанието може да бъде определена от ръководителя, който е ръководил заседанието, или от председателя на постоянен колегиален орган. Крайният срок за изпълнение на протокола може да бъде установен в правилника на колегиалния орган.

За някои сортове обаче са определени ясни срокове по определени документи.

Решенията, взети в рамките на срещата, трябва да бъдат съобщени на служителите или чрез изпращане по пощата, или копия от целия протокол, или като извлечение от диспозитива. Запознаването на служителите в малки фирми понякога се извършва срещу подпис, като се състави лист за запознаване с протокола.

Също така се практикува изготвянето въз основа на взетите решения на други административни документи - например заповед на ръководителя на дружеството или решение на колегиален орган.

Използвам iPad, за да координирам протокола от срещата

Иля Алябушев, продуктов директор в IDESIDE, бизнес консултант в областта на изграждането на разпределени екипи от мениджъри, анализатори и разработчици, Москва

Когато съгласувам протокола от срещата с партньори, работя с iPad. Използвам PDF Converter и PDF Expert, когато коментирам всеки елемент от документа. С помощта на първия успях да конвертирам документ в PFD формат по пощата, вторият е много удобен за съставяне на коментари. Партньорите, разбира се, бяха изненадани от коментарите в PDF файла - те трябваше да прочетат предложенията в една програма и да направят промени в документа в друга.

Как да издадете извлечение от протокола на събранието

Честа практика за документиране на събрание е изготвянето на извлечения от протокола. Извлечение от протокола е точно копие на частта от текста на оригиналния протокол, която се отнася до точката от дневния ред, по която се прави извлечението. В същото време се възпроизвеждат всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, който обсъжда неговото обсъждане и решение.

Извлечението от протокола се подписва само от секретаря, той също участва в съставянето на заверителния надпис. Съдържа думата "Верно", посочваща длъжността на лицето, което заверява извлечението, неговия личен подпис, фамилия, дата и инициали. Ако се издава извлечение от протокола, за да се предаде в друга организация, то трябва да бъде заверено с печат.

Къде и как да съхранявате протокола от срещата

Протоколът от заседанието се съхранява в зависимост от формата на деловодство, приета в конкретна компания. При централизирано деловодство протоколът от заседанието може да се съхранява при секретаря, в службата за деловодство. Мястото на съхранение в рамките на децентрализираното офис управление се определя от структурата на компанията - обикновено се използват секретариатите на длъжностните лица, провеждащи срещи.

Протоколът се оформя в дела съгласно номенклатурата на делата, но във всички случаи трябва да се оформя в отделни дела - в зависимост от наименованието на колегиалния орган или вида на провежданото заседание.

Заседанията на ръководството се провеждат от главния изпълнителен директор. В структурата на дружеството има експертен съвет, ръководен от изпълнителния директор. Протоколите от заседанията и експертния съвет трябва да се съставят в 2 различни случая.

За протоколи различни видовехарактеризиращ се с постоянен срок на годност. Сред тях са протоколите от колегиалния изпълнителен орган, контролните, одитните органи, експертните, научните, методическите съвети, срещите с ръководителите на организацията, общите събрания на акционерите, акционерите.

Информация за автора и фирмата

Александър Шувалов, генерален директор на Thule-Center, Москва. През 1993 г. завършва Московския държавен институт международните отношения. Започва кариерата си във Великобритания в Boeing. Получава MBA от университета в Кеймбридж. През 1998 г., след като се завръща в Русия, той оглавява завода за мазнини в Саратов като антикризисен мениджър. От 1999 г. е ръководител на групата компании AnhelGmbH. От 2008 г. е ръководител национални продажби в текстилен холдинг Новотекс. 2009-2010 г. - Изпълнителен директор инвестиционен фонд Lloyds Banking Group (Лондон).

Иля Алябушев, продуктов директор в IDESIDE, бизнес консултант в областта на изграждането на разпределени екипи от мениджъри, анализатори и разработчици, Москва. Завършва Южен Урал Държавен университет. Преди да се присъедини към IDeside, той ръководи разработването на проекти в холдинга Astra-system technology, участва в създаването сложни системимониторинг на сигурността в градовете. Получих сертификат от международната асоциация ScrumAlliance.

По време на дейността си юридическите лица често вземат решения по въпроси, внесени в общото събрание, на което могат да присъстват учредители, акционери, ръководители на отдели, както и представители на страни, които са бизнес партньори. В такава ситуация задачите, които трябва да бъдат решени на събранието, се изготвят с помощта на формуляр като протокола от общото събрание. Това е доста специфичен документ, който показва накратко хода на цялото събитие и може също да съдържа обобщение на представената информация.

Въпросите се решават въз основа на протокола от общото събрание

Протоколът от общото събрание е необходим за решаване на различни проблеми, които са неразделна част от дейността на организация или предприятие. С помощта на този документ могат да се формализират промени в състава на учредителите или акционерите, издаването на акции, реорганизацията или ликвидацията на предприятието.

При въпроси, изискващи колективно решение, трябва да се използва протоколът от общото събрание. Шаблонът за компилация е един и същ за всички подобни събития в рамките на една организация. По този начин, като отражение стопанска дейностпредприятия, този документ има важно правно значение.

Протоколът от общото събрание, извадката за неговото изготвяне и нормите, приложими към неговото съдържание, се установяват от различни законодателни актове на Руската федерация. Поради това е необходимо стриктно да се спазва установени изискванияна неговото изпълнение, тъй като регулаторните органи по време на проверките имат право да обезсилят решенията юридическо лицевъз основа на констатирани нарушения и неспазване на основните изисквания към протокола.

Законови изисквания за регистрация

Протоколът от общото събрание на членовете, участващи в стопанската дейност на организацията, трябва да бъде съставен не по-късно от 15 дни от датата на провеждането му. Документът се съставя в два екземпляра и трябва да съдържа определен набор от данни:

• Дата и място на срещата.
• Броят на гласовете, които участниците притежават.
• Общият брой на гласовете, включително отсъстващите участници.
• Фамилия и име на председателя на събранието.
• Съставът на президиума.
• Дневен ред.

По правило в протокола се посочват под формата на резюмета основните въпроси, представени за обсъждане и гласуване, и одобрените резултати.

Целта на протокола

Протоколът от общото събрание е документ, който определя хода на вземане на всякакви решения, които определят посоката на дейността на юридическото лице, колективно. Всички форми и видове протоколи са насочени към документиране взети решенияколегиални органи. Също така се съставя протокол по време на бизнес срещи, заседания на комисии, преговори, консултативни срещи. Целта на протокола е да документира колективните решения и постигнатите договорености.

Всяко предприятие или организация трябва да използва методите на колегиално вземане на решения и да може компетентно да съставя протоколи от своите заседания. Значението на записването на колегиални решения е добра помощ правилно управлениедейността си като юридическо лице.

Ако в една компания основателят или директорът взема еднолично решение относно извършването на стопанска дейност, задължително се организира консултативна среща, за да се вземат важни решения относно дейността на компанията. По този начин разглеждането на такива решения и възникналите въпроси се записва в протокола на общото събрание.

Важна процедура

Процесът на съставяне на протокол се състои от няколко етапа:

• Определяне и изготвяне на дневния ред.
• Съставяне и подготовка на необходимата документация.
• Уведомяване на всички участници за мястото на общото събрание.
• Раздаване на необходимите информационни данни за участниците при подготовката на дневния ред на заседанието, като се открояват отделните му въпроси.

Преди започване на преговорните процеси е необходимо да се въведат данните за регистрация на участниците в срещата в протокола. За целта се изготвя списък на всички участници, чийто брой трябва да съответства на броя на гласовете, необходими за вземане на правно валидно решение.

За допълнително документиране на информация за взетите решения и хода на общото събрание, съвр технически средствааудио или видео записи, които се използват за транскрибиране и обработка на всички изказвания и взети решения. Също така, едновременно със записването, е необходимо да се съставят чернови на протокола в писмена форма през цялото заседание. Посочва се списъкът на документите, участвали във внасянето на въпроси за гласуване или обсъждане. Това са отчети, проекти, справки, използвани в общото събрание.

Правила за проектиране

Протоколът от общото събрание на собствениците или участниците трябва да бъде съставен правилно и да отговаря напълно на него нормативни изискванияруското законодателство.

Според съдържанието си документът може да бъде както разширен, така и резюмепроведената среща. Всички изказвания, които се състояха на общото събрание на съвещателния орган, се показват в пълна форма. Кратката форма съдържа само данни за лекторите, темата на изказването. Кратката форма се нарича протокол на схема. Формата на съставяне на протокола се определя от председателя на заседанието или при вземане на колегиално решение. Образец на протокола от общото събрание на участниците е представен по-долу.

Този документ е съставен в съответствие с всички норми и изисквания на деловодството за въвеждане на подробности в съответствие с GOST.

Съдържание на протокола. Данни за организацията

Протоколът от общото събрание, чийто образец е в процес на разработване, трябва задължително да съдържа данни за пълното наименование на организацията, както и приетите съкращения по отношение на правната форма (ООД, АД и др.). В този случай името трябва да съответства на посоченото в устава на предприятието и вписано в Единния държавен регистър, както и да има пълно декодиране без използване на съкращения.

Ако това е протоколът от общото събрание на LLC, образецът се съставя съгласно същите правила и разпоредби като за организации с различна организационна и правна форма на собственост. Той фиксира местоположението на юридическото лице, отразено под формата на запис на юридическия адрес на организацията и трябва да съответства на въведеното в учредителни документи, както и регистрация в Единния държавен регистър.

Данни за срещата

В следващия раздел, след като посочите правни данни, които отразяват действителното наименование на местоположението на предприятието, трябва да посочите информация, свързана с времето и формата на срещата. На първо място се посочва вида на общото събрание, което може да бъде годишно, извънредно, планово и др. Протоколът от общото събрание на участниците в LLC в съответствие с действащото законодателство се определя най-малко веднъж годишно.

Формуляри за срещи

Формата на срещата може да се определи като:

• Лично присъствие на упълномощени представители или участници-акционери.
• Задочна форма чрез събиране на документация, изпратена по-рано, за да се уточнят мненията по въпроси, свързани с гласуването.

Отбелязват се и датата и мястото на заседанието на консултативния съвет, посочва се действителният адрес, на който са се събрали участниците.

Основната част на протокола

Посочени са темата, въпросите, по които е проведено заседанието. В случай на годишни срещи законодателството определя редица въпроси, които трябва да бъдат разгледани. В останалата част от срещата участниците са свободни да избират темите, които трябва да решат.

Задължително се посочва часът на започване и приключване на регистрацията на лицата, имащи право да присъстват и участват в обсъждането. В този случай организаторът или секретарят извършва процедурата по регистрация на всички пристигащи, като идентифицира присъстващите и въвежда тези данни в раздел „Присъствие“ на протокола. Трябва да се посочи пълното име. участник, както и заеманата длъжност и броя на притежаваните от него гласове. В случай на акционерни дружествамогат да се вписват и данни за лична карта или издадени пълномощни.

Тази част също така посочва часа на откриване и закриване на колегиалното заседание, резултатите от гласуването, които се записват по време на преброяването на гласовете.

При разглеждане на всяка точка от дневния ред се посочват:

• Броят на гласовете с право на участие в събранието.
• Броят на участвалите гласове.
• Броят на подадените гласове за различни вариантигласуване.
• Формулиране на взетите решения.

Следва раздел, в който се записват всички основни моменти от изслушаните изказвания, както и имената на лицата, изказали се по всеки въпрос. Информацията е представена под формата на резюмета, представляващи резюме на изказванията.

Заключителна част

След съставянето протоколът от общото събрание на учредителите, акционерите или другите участници се запечатва с подписите на председателя, както и на секретаря на събранието. Посочва се и датата на съставянето му, която може да не съвпада с датата на заседанието.

Специални протоколи и срещи

Друг интересен пример за такава документация е протоколът от общото събрание на собствениците на къща или градинарско дружество. Такива срещи и тяхното записване се отличават с факта, че участниците имат равни права и в случай, че не се явят голям брой хора, все още могат да се вземат решения въз основа на мнението на тези, които са пристигнали и са участвали в решаването на проблемите повдигнати за обсъждане. Въз основа на такъв протокол останалите членове на жилищния фонд или градинарското дружество са длъжни да спазват взетите решения, независимо дали са участвали в това събрание или не.

При изготвянето на такъв документ обикновено се посочва съставът на комисията за повторно преброяване на гласовете. Председател и секретар на събранието могат да бъдат както упълномощени лица, така и избрани чрез гласуване измежду присъстващите участници. Методът за управление на жилищни сгради или градинарско партньорство се избира от общото събрание на собствениците на жилищни помещения или парцели. Взетите решения по посочените въпроси са задължителни за всички собственици.

Съставянето на протокола от общото събрание изисква специално внимание и наличието на определени умения в документалната работа. Не трябва да се допуска пренебрегване на правилата, установени за изпълнение на този документ, тъй като той е единственото документално отразяване на легитимността на решенията, взети от колегиалното събрание, които са важни, а също така имат голяма правна сила и се предоставят по време на одити към регулаторните органи.

Срещи се провеждат в много организации, независимо от формата на собственост. За тях се разменят работници и ръководители важна информациявзема решения. За да бъде събитието ефективно, се създава протокол от срещата. Извадката на този документ в организациите е приблизително същата. Правилата са обсъдени по-долу.

Видове срещи

Тези дейности могат да се провалят, ако не се подготвите за тях. Тази функция пада върху лидера. Тя трябва да определи характера на събитието. Специалистите разграничават няколко вида срещи:

1. Обучение (конференция), чиято цел е да предостави на служителите знания, да подобри техните умения.
2. Информационен. Събитието е необходимо за обобщаване на информация и изследване на различни гледни точки по възникващи проблеми.
3. Обяснителна. На такива срещи мениджърите убеждават работниците в правилността на провежданата икономическа политика.
4. Проблемно. Събитието се провежда с цел разработване на метод за решаване на реални проблеми.

Какъвто и да е видът на срещата, тя трябва да бъде документирана. Това позволява то да се провежда компетентно и организирано.

обучение

За да бъде срещата ефективна, старши персоналТрябва да сте наясно със следните правила:

1. Необходимо е ясно да се дефинират темата и желаните резултати. Това ще помогне да се организира събитието.
2. Внимателно разработване на дневния ред. Необходимо е да се установи последователността на разглеждане на въпросите. В същото време е по-добре да започнете с лесни въпроси, като преминете към по-сложни.
3. Участниците трябва да бъдат запознати с фактите, които ще бъдат обсъдени. Това е най-добре да се направи преди срещата.
4. Трябва да се изпрати предварително покана до лицата, които трябва да присъстват. Ако някои не могат да помогнат при разрешаването на проблеми, но трябва да знаят резултатите от събитието, тогава трябва да предоставят протокол.
5. Мястото на срещата трябва да бъде избрано въз основа на нейните цели. Важни за създаването на бизнес среда са условията за настаняване на хората.

Тези нюанси са основните при подготовката за срещата. Ако те бъдат спазени, събитието ще се проведе ефективно и организирано.

Защо се изисква протокол от среща?

Всяка организация има редовни срещи. Този тип събития помагат да се решат много остри проблеми, да се вземат навременни решения сложни задачи, създаване на стратегия за развитие на компанията. Често срещите не се записват в протоколи, което се счита за норма. Ръководството може самостоятелно да определи списъка от събития, по време на които се съхранява записът. Те също така установяват къде не е необходимо да се прави това.

Основната цел на протокола е да отразява писмено всички въпроси, задачи и становища, поставени на заседанието, както и съвместно вземане на решения. Подробният протокол се счита за най-добрата форма. Обикновено такъв документ се използва при събития, които ще повлияят на бъдещото развитие на компанията. Освен това е необходимо да се записва съдържанието на срещи с предприятия и служители на държавни институции. Примерен протокол от заседание за различни формисъбитията са подобни, има само малки разлики.

Правене

Протоколът от заседанието се води от ръководителя на предприятието. Но тази функция може да се изпълнява от друг работник. Преди това събитие на секретаря се дава списък на поканените и приблизителен списък с въпроси. На участниците се предоставят резюмета на докладите. Това ще ви позволи да подготвите шаблон на документ, за да ускорите работата по изготвянето на документа. Примерните протоколи от срещи на такива събития са подобни във всички предприятия.

Когато има много участници, по-добре е да имате регистрационен лист, където да бъдат записани пълните имена на явилите се. С началото на заседанието списъкът на присъстващите се утвърждава от секретаря. Записът на информацията се записва от секретаря по време на събитието. Диктофонните записи се използват за подобряване на точността на регистриране. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат при окончателното регистриране на протокола.

Ако има много участници на събранието, тогава се канят 2 секретари да водят протокол. Такава работа ускорява процеса, ако събитието се забави. Реплики, забележки, коментари, които не са свързани с темата на срещата, не се включват в съдържанието на документа. Протоколът включва общото значение на доклади, въпроси и предложения. Решенията и инструкциите се записват точно, които се предоставят от ръководителя на отделните служители.

Ако мениджърът се нуждае от точна информация, той може да изиска доклад, подписан от отговорното лице. На срещите се обсъжда състоянието на нещата като цяло, така че не е необходимо да се правят подробни бележки. В резултат на това протоколът включва хода на срещата: обсъждани теми, въпроси, решения. Понякога лидерите изискват дословно фиксиране на всички фрази. Случва се на срещи. модерни организации, което решава много оперативни въпроси.

Декор

Срещи? Пробата включва основната информация, която трябва да бъде включена в документа. В държавните ведомства протоколите се водят въз основа на специални формуляри. Обичайната форма на примерен протокол от заседание се състои от:

1. Задължителни данни (дата, номер, име на предприятието, вид на документа с обозначение на събитието, място на провеждане).
2. Списък на присъстващите (три имена, длъжност на участниците). Може да се използва избирателен лист, в който да се разпишат всички дошли.
3. Ако на събитието са присъствали лица от други институции, то те трябва да бъдат вписани в секция „Поканени“.
4. Главна част. Посочва 3 части: изслушани (пълно име и позиция на ораторите, теми на изказвания, представяне на същността), говорили (пълно име и длъжност на лицето, което е задало въпроси или е предоставило коментари), решено (ръководителят дава инструкции или резолюция се налага, определят се срокове за изпълнение на задачите).
5. В края на подписа поставя секретаря и ръководителя. Печатът не е необходим.

По този примерен протокол ще може да се състави компетентен документ. Той трябва да бъде номериран, за да се контролира хода на срещата. Окончателният документ се изготвя известно време след срещата. Това може да отнеме няколко часа или дори дни, всичко зависи от количеството информация.

Примерният протокол от срещата с директора е абсолютно същият като тази, която се води без него. След това документът се предава за подпис на ръководителя на събитието. Протоколът се изпраща на заинтересованите страни или се създават официални извлечения с указания за изпълнителите.

Ако се състави протокол от техническа среща, образец от него може да включва специфичните нюанси на това събитие. Но като цяло той трябва да съдържа основната същност, проблемите и проблемите, обсъждани от участниците. Представеният в статията примерен протокол от семинара може да послужи като пример при изготвянето на този документ.

оперативно съвещание

Това събитие има следните характеристики:

1. Конкретна честота, например всяка седмица.
2. Определен състав от присъстващите.
3. Подобни теми и въпроси.
4. Кратка продължителност.

Примерният протокол за оперативно съвещание е същият като за редовно събитие. Само секретарят първо се запознава с алгоритъма на работа, въпроси за обсъждане. Това ускорява работата по документа, тъй като по-голямата част от него се оформя предварително. Протоколът се изготвя бързо, документът веднага се предава за подпис на ръководството.

Съхранение

За да разреши проблема със съхранението на протоколите, секретарят трябва да се запознае с вътрешните документи на организацията. Зависи от спецификата на предприятието. Документите от заседанията на съветите на директорите или акционерите на АД се съхраняват постоянно. Протоколите се оставят по местонахождението на настоящия орган на организацията. Документите от срещите обикновено се съхраняват 3 или 5 години и след това се архивират и унищожават въз основа на инструкции.

Заключение

Протоколите от срещите позволяват на присъстващите да запомнят дневния ред и да изпълняват задачите навреме. Сега има електронни ресурсиза оперативната подготовка и разпространение на тази документация. Следователно ще бъде удобно за секретаря да представи версия на протокола на заинтересованите страни.