Правилно водене на документация. Редът на срещата. За какъв протокол говорим?

На срещи, съвещания, сесии, конференции.

В протоколите се документира дейността на постоянните колегиални органи, като колегиуми на комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети. Освен това могат да се записват срещи, проведени от ръководителите на структурни подразделения, заместник генерални директори, директори.

Обичайно е да се съставят протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, семинари и др.).

Протоколът се съставя от секретаря въз основа на записките, които е водил на заседанието. Това могат да бъдат кратки бележки, преписи или диктофонни записи. За да подготви протокола, секретарят събира резюмета на доклади и изказвания, проекторешения преди заседанието.

протокол издава се на общ формуляр..

Заглавие, дата и номер на протокола

Заглавката на протокола ще бъде заглавие колегиален органили тип среща. Например Протокол (от какво?) от заседанието на педагогическия съвет; срещи на ръководители на структурни подразделения и др.

Датата на протокола е датата на срещата (протоколът обикновено се изготвя след срещата). Ако срещата е продължила няколко дни, датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Текст на протоколавключва следните части:

• уводна;
• основен.

Въведение

В уводната част на протокола след заглавието се посочват имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието. От нов ред след думата " присъстваха" в азбучен редизброява имената и инициалите на длъжностните лица, присъстващи на срещата.

Ако на срещата е имало други лица, тогава след думата „Присъствали“ от нов ред се поставя думата „ Поканен” и се посочва списък на поканените лица, в този случай преди всяко име се посочва длъжността и името на организацията.

В уводната част на протокола дневният ред е определен.

Състои се от списък с въпроси, които се обсъждат на срещата, и определя последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (говорителите). Всяка точка от дневния ред е номерирана с арабска цифра, формулирана е с предлозите „О” или „За”. Например: "За утвърждаване на учебни планове"; „За обобщаване на резултатите от учебната година.

За всяка точка е посочен говорител (длъжностно лице, подготвило този брой).

Главна част

В съответствие с последователността на въпросите от дневния ред се съставя текстът на основната част на протокола - той трябва да съдържа толкова точки, колкото точки има в дневния ред.

По този начин заглавната част на протокола винаги е форматирана по един и същи начин. Но текстът на протокола може да бъде изложен в различни форми: кратко или пълно.

Кратък протокол- определя обсъжданите на срещата въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Такъв протокол най-често се води в случаите, когато срещата има оперативен характер (виж фиг. 3.3.).

Пълен протокол- съдържа информация не само за обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни бележки, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, въпроси и забележки, забележки , позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата (вижте Фигура 3.4).

Ориз. 3.3. Пример за кратък протокол

Ориз. 3.4. Пример за пълен протокол

При използване на която и да е форма на протокол, текстът му ще бъде разделен на толкова части, колкото точки има в дневния ред.

Всеки раздел има три части: „ИЗСЛУШАХ“, „ИЗГОВОРИХ“, „РЕШИХ“ („РЕШИХ“), които се отпечатват от лявото поле. главни букви. Този дизайн ви позволява да подчертаете в текста речта на основния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитива, в който е формулирано решението.

В частта " СЛУШАХ» се посочва текстът на речта. В началото на текста от нов ред в именителен падеж се посочва името на говорещия. Записът на речта се отделя от името с тире. Речта се разказва в трето лице единствено число. Допуска се посочване вместо запис на речта след фамилията („Запис от речта е приложен“, „Текстът на доклада е приложен“).

В последния случай отчетите стават приложение към протокола.

В частта " ИЗВЪРШЕНА» от нов ред в именителен падеж посочете името на оратора и след тирето текста на речта или въпроса (ако е зададен на оратора по време на речта).

В частта " РЕШЕНО” („РЕШЕНО”) отразява взетото решение по обсъждания въпрос. Текстът на диспозитива се отпечатва изцяло в произволна форма на протокола.

Целият текст на протокола се отпечатва през 1,5 интервала.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Протоколът се подписва от секретаря и се предава за подпис на председателя в срок до 3 (три) работни дни след заседанието.

Подписите са отделени от текста с 3 интервала между редовете. Името на длъжността се отпечатва от границата на лявото поле, последната буква в фамилията е ограничена до дясното поле.

В деня на подписване на протокола от председателя той трябва да бъде регистриран.

Извлечение от протокола

Извлечение от протокола е точно копие на частта от текста на оригиналния протокол, свързана с точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението. Извлечението възпроизвежда всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, който го и заверява. Удостоверителният надпис е написан на ръка, състои се от думата „Вярно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечение), личен подпис, фамилия, инициали и дата (виж фиг. 3.5).

Ориз. 3.5. Пример за извлечение от протокола

Извлеченията от протоколите понякога заместват такова административно решение като решение. В този случай извлечението служи като средство за комуникация с изпълнителите взети решения. В този случай секретарят, например на УС, не по-късно от 2 (два) дни след подписване на протокола от заседанието, раздава извлечения от протокола по определени въпроси на отговорните изпълнители. Справките се подписват от секретаря.

Извлеченията от протоколите, изпратени до друга организация, подлежат на задължително запечатване.

Оригиналните екземпляри на протоколите се оформят от секретаря в случаите според вида на заседанията. Например протоколи общи събрания”, „Протоколи от заседания на Съвета на директорите”, „Протоколи от заседания с директора” и др. Вътре в делото протоколите са систематизирани по номера и хронология. Делата се образуват през календарната година.

Упражнение 8

ИНФОРМАЦИЯ И СПРАВОЧНИ ДОКУМЕНТИ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Повечето от документите, създавани от институциите, са информационни и справочни. Тези документи съдържат информация за действителното състояние на нещата. Информационно-справочните документи включват: удостоверения, меморандуми, актове, писма и др. Те имат спомагателен характер и нямат обвързващ характер. Съдържащата се в тях информация може да бъде взета предвид.

протокол

Протоколът заема специално място в системата на организационната и разпоредителна документация. Може да се припише на информационни документи (тъй като съдържа информация, съдържа информация за обсъждането на някои управленски въпроси) и тъй като съдържа разпоредителна част. може да се разглежда като ръководен документ.

протокол -, документ, който определя хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на срещи, съвещания, съвещания, конференции и други форми на работа на колегиални органи (комисии и министерства, общински управи, както и научни, технически и методически съвети ).

Събранията на акционерите, заседанията на съветите на директорите подлежат на задължително регистриране.

Протоколите са предадени на властите държавна властза регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, съвещания, семинари и др.).

Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола: кратък, пълен или дословен.

Кратък протокол- определя обсъжданите на срещата въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Такъв протокол се препоръчва да се води само в случаите, когато заседанието се стенобира, доклади и текстове на изказвания се предават на секретаря или когато заседанието е от оперативен характер.

Пълен протокол -записва не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни записи, които предават съдържанието на докладите и изказванията на участниците в събранието, всички изразени мнения, въпроси и забележки, бележки, позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.

Стенографски протокол -се съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и дословно предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него.

Пълните и стенографските протоколи се съставят въз основа на ръкописни стенографски или магнетофонни записи.

Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните реквизити: наименование на институцията, вид на документа, място за поставяне на датата, индекс на документа, място за съставяне на протокола, място за заглавие на Текстът. Датата на протокола е датата на заседанието. Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата. Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на заседанието. Заглавието на текста отразява вида на заседанието или колегиалната дейност (Протокол - заседания на съвета).

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

Във водната част на протокола след заглавието се посочват имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието. От нов ред след думата присъстващи се изброяват по азбучен ред фамилните имена, инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (в кратката форма на протокола тези данни се пропускат), както и фамилните имена, инициалите и длъжностите на поканените. Думите "Председател", "Секретар", "Присъстваха" се изписват с главна буква от началото на левия ръб. При съставянето на протокола от разширено заседание не се изброяват имената на участниците, но се посочва общият им брой. Участниците се преброяват според регистрационните списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.

Дневният ред е включен във водната част на протокола.В него се изброяват обсъжданите на заседанието въпроси с имената на ораторите (ораторите) и се определя последователността на тяхното обсъждане. Той изброява обсъжданите на срещата въпроси с имената на ораторите и фиксира последователността на тяхното обсъждане. Дневният ред на заседанието се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси.

Основната част на текста на протокола съдържа толкова точки, колкото точки има в дневния ред. Секциите са съответно номерирани.

Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват с главни букви, за да се подчертае в текста на протокола записът на изказването на основния оратор, участниците в дискусията на въпроса и диспозитива, формулиращ разрешението на въпроса. Със същата цел в текста на протокола фамилията и инициалите на всеки оратор се отпечатват от нов ред в именителен падеж. Представянето на записа на речта е отделено от фамилното име с тире, посочено е от трето лице единствено число, съдържанието на доклада е написано под формата на пряка реч. Ако текстът на доклада е съкратен или представен от оратора в писмена форма, тогава след тирето те също пишат с главна буква - „Докладът е приложен“.

Пред думата “ИЗСЛУШАХА” се поставя номерът на точката от дневния ред, последвана от двоеточие.

Ходът на обсъждането на доклада е отразен в раздел „ИЗКАЗВАНИЯ” Въпросите и отговорите се записват в раздел „ИЗКАЗВАНИЯ”. Думи - въпрос и отговор не се пишат.

Например:

А. В. Смирнов - Взети ли са мерки за ликвидиране...?

Приетите решения се съдържат в раздел „РЕШЕНО”. Ако има няколко решения, те се номерират с арабски цифри с точка. Всяко решение се придружава от посочване на длъжността, фамилията и инициалите на лицето, отговорно за изпълнението му, и съдържа краен срок, например:

РЕШИ:

1. Изготвяне на проект на нов Правилник за длъжностните лица. Отговорник - мениджър Човешки ресурси Родионова Н.П. Срок - 18.11.2001г.

Диспозитивът е изграден по схемата: действие – изпълнител – срок. Изпълнителят може да бъде организация, структурно звено или конкретно длъжностно лице.

Протоколът може да фиксира решението за одобрение на всеки документ. В този случай в протокола трябва да има препратка към датата и номера на документа, а самият документ да бъде приложен към протокола.

По време на изборите резултатите от гласуването за всеки кандидат се отбелязват в протокола.

Протоколът се подписва от председателя и секретаря. Секретарят редактира текста, запознава всеки оратор със записа на изказването му и получава подписа на оратора, който е съгласен със записа на изказването му. Протоколът от заседанието за провеждане, избран от президиума, се подписва от председателя, секретаря и всички членове на президиума.

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол. В същото време се възпроизвеждат всички подробности на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, за която се изготвя извлечението. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той съставя и заверка. Състои се от думата „Верно“, обозначение на длъжността на лицето, което заверява извлечението, личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение е дадено за представяне на друга организация, то се заверява с печат.

Шаблон за протокол

(с надлъжно разположение на детайлите)

Герб на руската федерация

Име на компания

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

датата

_______________________________

Място на публикуване

Заглавие:

Заседанията на комисията за...

Председател - Смирнов С.С.

Секретар - Антонова M.I.

Присъстващи: 30 души (приложен списък)

(ако до 15 души, тогава в протокола

фамилни имена с инициали

по азбучен ред, разделени със запетаи)

ДНЕВЕН РЕД:

1. За процедурата за подготовка на конференцията.

Докладът на мениджъра...

1. СЛУШАХА:

Соколов А.И. - Текстът на доклада е приложен.

ИЗПЪЛНЕНО:

Иванов М.И. - кратък запис на речта (в трето лице).

РЕШИ:

1.1. Одобри...

2. СЛУШАХА:

ИЗПЪЛНЕНО:

РЕШИ:

председател ПодписС.С. Смирнов

действайте- документ, съставен от няколко лица и потвърждаващ конкретни факти или действия.

Съставят се актове в различни ситуациии следователно има много разновидности:

акт за приемане на работа по договора;

акт за приемане и предаване на документи;

Актът за отписване на материали;

търговски акт

акт за проверка и др.

Актовете се съставят от постоянно действаща или назначена по указание на ръководителите комисия.

Специална група се формира от търговски актове, установяващи фактите на повреда, повреда или недостиг на товари, други нарушения на правилата за транспортиране. Такъв акт се съставя на отпечатан формуляр на установения образец, попълнен без петна, изтривания или зачертавания. Всички допълнения и поправки в акта трябва да бъдат посочени и заверени с подписите на двете страни.

Ако актът е вътрешен документ на предприятието, той се съставя на общ формуляр. Ако актът е външен документ, той трябва да съдържа справочни данни за организацията.

В акта трябва да има:

името на организацията (структурно подразделение);

името на вида документ;

заглавие към текста

подписи;

· тюлен;

приложения; (с копия от оправдателни документи).

Текстът на акта се състои от уводна и констативна част.

Водната част на акта посочва основанието за изготвянето му. Това може да е връзка към документ, към устна заповед от ръководството, към всякакви факти, събития, действия.

Актът може да има заглавие, например: „Акт за недостиг на потребителски стоки“ или „Акт за приемане и предаване на документи, обозначени с „Поверително“.

Основната част на акта гласи:

· цели и цели;

графикът на работа на комисията;

резултати (изводи, заключения, предложения).

След текста и бележката за заявлението, ако е необходимо, се посочва информация за броя на екземплярите на акта, тяхното местоположение или адресатите, до които са изпратени.

Актът се подписва от всички лица, участвали в изготвянето му.

За редица актове (по материални, финансови и други важни въпроси) е необходимо одобрение от ръководителя и заверка с печата на предприятието.

С актовете за ревизии и проверки се запознават всички лица, чиято дейност засягат. В същото време в акта след подписите на съставителите има бележка „Актът е запознат с: длъжности, подписи, преписи от подписи и дати“.

Например:

съставен от:

Председател ____________________________________________________

членове на комисията:

Членове на комисията: 1. _____________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

Присъстват: 1. _____________________________________

Длъжност, фамилия, инициали

Имената на членовете на комисията и присъстващите са подредени по азбучен ред. Заглавието на длъжността включва името на институцията.

Констативната част започва с параграф. Той определя целите, задачите и същността на работата, извършена от съставителите на акта, нейните резултати. Резултатите от работата могат да бъдат представени под формата на таблица.

В заключителната част на акта се правят изводи или се правят препоръки. Тази част от текста не е задължителна - актът може да завърши с изложение на фактите.

След текста, преди подписите, ако е необходимо, посочете броя на екземплярите от съставения акт и тяхното местоположение (тази част от акта също не е задължителна). Например:

Съставен в 3 екземпляра:

1-во копие. изпратено до Министерството на икономиката на Русия

2-ро копие. изпратено до Министерството на железниците на Русия

3-ти екземпляр. - по делото 05-24.

Попълнете текста на акта за подписване. Актът се подписва от председателя на комисията и всички съставители. При подписване на позицията фамилиите не се посочват пред имената. Например:

председател на комисията ПодписК.Я. Лакин

Членове на комисията: ______________ V.N. Кирилов

Подпис

______________ И.Н. Потапов

Подпис

Н.Н. Ламшина

Подпис

Както във всеки документ, в акта преди текста има заглавие, което започва с предлога "О" ("За") и е формулирано с помощта на отглаголно съществително„При проверка“, „При приемане и предаване“, „При отписване“, „При унищожаване“ и др.

Някои видове актове изискват одобрение. Например, акт за ликвидация на институция се одобрява от ръководителя на висшето ведомство (министър), акт за разпределяне на документи и файлове за унищожаване - от ръководителя на институцията. Одобрението се издава с печат в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-97.

Ето пример за акт:

Министерство на културата на Русия ОДОБРЕНО

Комитет по култура Председател на Комитета

Администрации ПодписН.И. Петров

___________________________ ___________________

Име на района Дата

18.05.2000 № 12

град Новосибирск

За проверка на безопасността на документите в комисията

Причина: заповед на председателя на комисията от 20 април 2000 г. № 102 „За проверка на безопасността на управленските документи“.

Съставен от комисия в състав:

Председател: Зам Председател на комисията Сидоров Г.В.

Членове на комисията: 1. Гл. Общ отдел Григориева Н.И.

2. Инспектор на отдела по персонала Михайлова Г.Г.

3. Зам главен счетоводител Myshkin S.I.

4. Референт Прокудина М.В.

В периода от 16 до 18 май 2000 г. комисията провери организацията и условията за съхранение на управленската документация в комисията по култура. Документите се съхраняват в структурни подразделения и в общ отдел.

Номенклатурата на делата се съгласува ежегодно с Регионалния архив на Новосибирск. Не са установени факти за смърт, загуба, повреждане или противозаконно унищожаване на документи.

Съставен в 2 екземпляра:

1-во - по дело No 1-23

2-ро - към регионалния архив.

председател на комисията ПодписГ.В. Сидоров

членове на комисията: ПодписН.И. Григориева

Подпис GG. Михайлова

ПодписС.И. Мишкин

ПодписМ.В. Прокудин

Вариант 2

Документирайте резултата от одита на работата на предприятието Sibtekhmash OJSC, извършен от 01.02.2000 г. до 01.03.2000 г., в резултат на одита бяха установени следните недостатъци: документацията на персонала не е рационализирана , някои лични досиета на инженерно-техническия персонал са в окаяно състояние; допуска се необосновано отписване на опаковъчна хартия, пирони и резервни части за ремонт на оборудване; в машинния цех е преразход спойка в размер на 60 кг.; началник склад П.И. Яковлев ненавременно изпрати опаковки за връщане на доставчици, за което заводът плати глоба в размер на 1,5 хиляди рубли. Останалата информация зависи от вас.

секретар ПодписМ.А. Антонова

16. Съставете протокол от заседанието на комисията по инвентаризация на завода за газово оборудване, който разгледа въпроса за резултатите от инвентаризацията на склад № 2 на спомагателни материали. На заседанието беше прието решение за одобряване на резултатите от инвентаризацията и приписването за сметка на началника на склада на недостига спомагателни материалив размер на 365 милиона рубли, както и ведомост за сравняване на склад № 2 и обяснителна бележка от началника на склада. Останалата информация зависи от вас.

17. Съставете пълен протокол от общото събрание на работниците от производствената кооперация "Старт", който обсъди въпроса за създаването на производство строителни материализа строителство на жилищни сгради. На срещата беше изслушана информацията на председателя за възможността за създаване на такава работилница и перспективите за нейната работа. След обсъждането беше решено да се възложат на председателя и неговия заместник по строителството да разработят работа в рамките на 6 месеца и да отпуснат 315 милиона рубли за тези цели.

18. Изгответе резюме на производствената среща на служителите от отдела за планиране и икономика на завода за медицински препарати, която разгледа въпроса за ранното разработване на техническия и промишлен финансов план за 1998 г. След дискусията производствената среща реши да разработи техническия и производствения финансов план три дни по-рано падежна дата. Останалата информация въведете сами.

Подобна информация.

Протокол от заседанието- документ, който записва всички събития, които се случват на среща на служителите на екипа на предприятието. Той не е строго обвързващи документи, но в някои случаи е наистина необходимо.

ФАЙЛОВЕ Отворете тези файлове онлайн 2 файла

Ролята на протокола

Срещите в организациите, независимо от техния статут, сфера на дейност и размер, се провеждат с определена честота. Те ви позволяват да решавате много текущи проблеми, своевременно да предприемате необходимите мерки за разрешаване на сложни въпроси, да определяте стратегията за развитие на компанията и др.

Не всички срещи обаче се записват с протоколи и това не е нарушение на закона. По принцип ръководството на дружеството има право да определя кои срещи трябва да се записват и кои могат да се провеждат без издаване на този документ.

Основната функция на протокола е да записва в писмена форма всички задачи, въпроси, становища, изразени на срещата, и най-важното - колективни решения.

Колкото по-задълбочен и подробен е протоколът, толкова по-добре.

Обикновено се изискват протоколи на тези срещи, които имат пряко въздействиеза бъдещето на компанията. Препоръчително е също да се записват срещи с участието на представители на други предприятия и служители на държавни институции.

Заседателен ред

Срещата не е събитие, което се провежда, както се казва, изневиделица. Изисква внимателна предварителна подготовка, която обикновено се извършва от отговорно лице, назначено за това със специална заповед на директора. Той събира Задължителни документи, пише списък актуални въпросии неотложни проблеми за решаване, уведомява всички потенциални участници за предстоящата среща и извършва други подготвителни дейности.

Трябва да се отбележи, че служителите на предприятието, които са получили информация за предстоящата среща и покана за участие в нея, могат да откажат, но само ако има основателни и доста основателни причини, тъй като срещата е част от техните служебни задължения.

Събранието обикновено има свой председател, който следи хода му, обявява дневния ред и провежда гласуването. Най-често това е ръководителят на фирмата, но може да има и друг служител. В същото време информацията за председателя трябва да бъде включена в протокола.

От самото начало на срещата всички събития, случващи се на нея, се записват внимателно. И това е направено различни начини: воденето на записи не изключва използването на инструменти за фото и видео фиксиране.

След приключване на заседанието протоколът трябва да бъде подписан от секретаря и председателя на събранието, както и при необходимост от неговите участници, които по този начин потвърждават, че цялата въведена в него информация е вярна.

Кой трябва да състави протокола

Функцията за водене на протокол обикновено е отговорност на секретаря на предприятието или друг служител, на когото е възложено да изпълнява тази мисия точно на срещата. В същото време лицето, избрано да води протокола, трябва да има ясно разбиране как и защо се прави това и да има поне минимални умения за писане на протоколни документи.

Съставяне на протокол

Днес законът не предвижда строга унифицирана форма на протокола от събранието, така че организациите да могат да го съставят във всякаква форма или според модела, одобрен в счетоводната политика на дружеството. Трябва обаче да се включи определена информация:

• Номер на документ;
• дата на създаване;
• име на компания;
• населеното място, където е регистрирана фирмата;
• списък на лицата, присъстващи на срещата (с включване на техните длъжности, пълно име);
• данни за председателя на събранието и секретаря;
• дневен ред (т.е. въпросите, които трябва да бъдат разгледани);
• фактът на гласуване (ако има такъв) и резултатите от него;
• резултата от срещата.

Понякога точното време (до минути) на началото и края на срещата се въвежда в протокола - това ви позволява да дисциплинирате служителите и да оптимизирате времето, прекарано в такива срещи в бъдеще.

При необходимост към протокола от заседанието могат да бъдат приложени допълнителни документи, фото и видео доказателства. Ако има такива, присъствието им да се отрази в протокола от заседанието като отделна точка.

Трябва да се отбележи, че протоколът трябва да се съхранява много внимателно, трябва да се избягват грешки и корекции и е напълно неприемливо да се въвежда недостоверна или умишлено невярна информация в него. При установяване на такива моменти при проверка на вътрешната документация на компанията от регулаторните органи, компанията може да бъде строго наказана.

Основни правила за регистрация на протокола

Протоколът по правило се съставя в един екземпляр, но при необходимост от него могат да се направят копия, чийто брой не е ограничен.

Документът трябва да бъде подписан от прекия съставител, секретаря, както и от всички членове на събранието.

Можете да съставите протокол на обикновен лист формат А4 или на бланката на организацията - това няма значение, както и дали се съхранява в ръкописна форма или се попълва на компютър. Не е необходимо да се заверява с печата на предприятието, тъй като от 2016г юридически лицазаконно имат пълно правоне използвайте печати и щемпели за заверка на вашата документация.

След като бъдат формализирани и правилно одобрени, протоколите трябва да се съхраняват заедно с други твърди документи, които записват вътрешни срещи, преговори и срещи. След загуба на релевантност, той трябва да бъде изпратен за съхранение в архива на предприятието, където трябва да се съхранява за период, определен от закона или вътрешни местни актове на дружеството (най-малко 3 години), след което може да бъде изхвърлен. на (тази процедура също трябва да се извършва стриктно по предвидения от закона начин) .

• Защо ви трябват протоколи от срещи?
• Какъв вид протокол е протоколът от заседанието.
• Как да вземете протокол от среща.
• Какви са разделите на протокола от срещата?

Протокол от заседаниетое вид бизнес документ, който отразява пълния набор от събития, настъпили като част от среща на персонала на компанията. Този видДокументът не е включен в списъка на задължителните за поддръжка в предприятието, но често може да бъде доста полезен.

Защо ви трябват протоколи от срещи?

Всяка компания има редовни срещи. Този тип среща дава възможност за разрешаване на голям брой остри проблеми, на които да се реагира навреме трудни въпроси, формулиране на стратегия за развитие на предприятието и др.

В същото време част от срещите не подлежат на протоколно записване, което също е норма. Ръководният екип на организацията може самостоятелно да изготви списък с общи събития, по време на които официално се поддържа запис, както и да посочи онези, при които не е необходимо да се прави това.

Основната цел на протокола е да отрази в писмена форма целия кръг от въпроси, задачи и становища, изразени по време на заседанието, както и съвместно приетите решения.

Най-добрият вариант е най-подробният протокол.

Най-често такава документация се използва в рамките на срещи, които имат пряко влияние върху бъдещето на организацията. Освен това е желателно да се записва съдържанието на всички срещи с трети предприятия и служители на държавни институции.

3 листчета за срещата

Увеличете ефективността на вашите срещи с три листчетаподготвен от редакцията на сп. Генерален директор.

Какъв вид протокол е протоколът от заседанието

В управленската дейност са широко разпространени няколко вида протоколи: протокол за споразумение, протокол за намерение и протокол за изземване на веществени доказателства (документи). Основните документи на общото събрание на акционерите, в съответствие с действащото законодателство, включват протокола от преброителната комисия и протокола от събранието.

Освен това е разрешено съставянето на протокол от едно длъжностно лице, ако изпълнява административни функции (при задържане, злополука и др.). За всички видове тези документи са разработени определени стандартни образци.

Ще разгледаме такава форма на протокол от срещата, която се използва за общоуправленско събитие. Този документ се изготвя в организацията въз основа на резултатите от колегиално обсъждане на въпроси и вземане на решения.

Зараждането на протокола в областта на деловодството у нас се свързва с началото на ХVІІІ век, когато в управленската дейност се появява практиката за провеждане на дебати преди развитието и утвърждаването на мнението на мнозинството. Традиционно протоколът е:

• информационен документ (фиксира процеса на обмен на мнения),
• административен документ (регистрира решението, взето по време на заседанието).

Понастоящем е обичайно да се съставя протокол от срещата, за да се определи хода на колегиалните събития, провеждани от лидери от различни нива. Освен това този документ се използва за регистриране на събития по време на различни семинари, срещи, конференции и др.

Решението относно необходимостта от изготвяне на протокол от срещата по време на оперативни дейности се взема от ръководителя, който назначава и провежда тези събития. Ако просто трябва да прехвърлите информация на служителите по конкретен проблем, да обясните взетите преди това решения и т.н., тогава не можете да използвате протокола. Ако има нужда от този документ, той отразява състава на участниците, представя идеи или предложения.

Как да вземете протокол от срещата

Записването на хода на срещата е задължение на секретаря на ръководителя на организацията. Тази функция може да бъде изпълнявана от друг служител.

Преди началото на заседанието на секретаря се дава списък на поканените и примерен списък с въпроси. Участниците изпращат резюмета. Това помага да се подготви шаблон на документ, за да се ускори работата по компилирането на окончателната версия на протокола. Ако има много участници, препоръчително е да имате регистрационен лист, където да бъдат посочени пълните имена на явилите се лица. След началото на заседанието секретарят ще издаде окончателен списък на присъстващите.

Записването на информацията се извършва от секретаря на заседанието по време на събитието. За да се подобри точността на регистриране, се използват диктофонни записи. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат при окончателното изпълнение на документа.

Ако се провежда масово събрание с голямо количествоучастници, след това двама секретари водят пункцията. Работата на двама специалисти наведнъж върху един документ ще помогне за ускоряване на процеса, ако срещата се проточи.

Отделни забележки, бележки, коментари, дискусии по теми, които не са свързани с темите на срещите, не са отразени в документа. Той фиксира общия смисъл на доклади, въпроси и предложения. Решенията и указанията, които ръководителят дава на отделните изпълнители, се записват точно.

В същото време трябва да се отбележи, че докладите и въпросите не е необходимо да се цитират дума по дума.

Ако ръководителят се нуждае от точна информация, той ще изисква доклад, подписан от отговорния служител. На срещите се договаря състоянието на нещата като цяло, така че няма нужда от подробен запис. В резултат на това документът обобщава хода на срещата: обсъжданите теми, повдигнатите въпроси и взетите решения.

В някои случаи ръководителите на организацията изискват точно дословно фиксиране на всяка фраза. Това е характерно за срещите модерни компании, където на такива събития се решава голям бройоперативни въпроси.

От какви раздели се състои протоколът от срещата?

При документиране на процеса на срещата е необходимо да се гарантира, че протоколът от срещата отговаря на GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. Това означава, че при записване на информация е необходимо да се спазват правилата за оформяне на протокола от заседанието относно заглавието, заключителната част на документа и неговото съдържание.

Заглавката на протокола.

Заглавката трябва да съдържа редица подробности:

• пълно име на организацията;
• вид на документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дата;
• място на регистрация;
• заглавие към текста.

В наименованието на предприятието е задължително да се посочи организационно-правната форма. Пълното име трябва да съответства на официално установеното, посочено в устава или правилника на организацията, и всички думи трябва да бъдат изписани изцяло, без съкращения.

Ако фирмата има официално регистрирана кратко заглавиедопуска се посочването му в скоби след пълното.

Ако организацията има родителска структура, нейното име се поставя над името на компанията, създала документа. В този случай обикновено се посочва в съкратена форма.

Например:

• Публично дружество;
• Агенция "Разпространение, обработка, събиране на печат";
• (АД Агенция "Роспечат");
• Затворено акционерно дружество "Нови технологии".

Датата на протокола съответства на датата на заседанието. За многодневни срещи се записват датите на нейното начало и край. В никакъв случай не трябва да посочвате датата на подписване на протокола, тъй като понякога той се съставя няколко дни след края на събитието.

Например: заседанието на съвета на директорите на акционерно дружество се проведе в продължение на два дни (13.01.09 и 14.01.09). Протоколът е съставен на следващия ден и е заверен ден след края на събитието, тоест на 16.01.09г. В този случай посочете числата "13 - 14.01.2009 г.". В този случай са приемливи още две опции за изписване на датата: „13.01.2009 г. - 14.01.2009 г.“ или „13 - 14 януари 2009 г.“.

Номерът на протокола (индекс) е поредният номер на заседанието. Номерацията се определя за календарната година, като има няколко групи протоколи, като за всяка от тях има отделна последователна номерация. По този начин е необходимо да запишете номерата си в протоколите: заседания на дирекцията, общи събрания на акционерите, събрания на трудовия колектив, заседания на техническия съвет и др.

Традиционно е да се пише двуцифренномера на документи и дати, които имат една цифра. Това става чрез добавяне на нула преди единичната цифра. Това обикновено се обяснява по следния начин: нула („№ 01“ или „01 януари 2008 г.“) няма да ви позволи да посочите в това мястодруг знак, трансформиращ в резултат 1 в 11, 21 или 31. Нека припомним още веднъж, че нормативните документи не установяват точни правилада пиша такива числа. Това е просто обичайна практика.

Трябва да се посочи мястото на регистрация на документа, ако е трудно да се установи по името на организацията. Посочва се също, ако срещата се провежда на място, различно от местоположението на предприятието (авторът на документа) местност. Съгласно GOST R 6.30-2003 (параграф 3.12), мястото на регистрация на протокола се изписва в съответствие със съществуващото административно-териториално деление, като се използват общоприети съкращения.

Заглавието към текста на протокола съдържа указание за вида на съвместната дейност (конференция, среща, сесия и др.) И името на колегиалния орган в родителен падеж.

Например „заседания на методическия съвет“ или „заседания на трудовия колектив“ или „заседания на ръководителите на структурни подразделения“.

Реквизитите на заглавната част могат да бъдат разположени надлъжно или ъглово. Този избор зависи от организацията.

Уводна част на текста

Текстът на протокола се състои от уводна и основна част.

В уводната част на документа след заглавието се изписват инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Председателят, който ръководи заседанието, е длъжностно лице, но длъжността му не трябва да се посочва в документа.

Секретарят отговаря за организацията и документирането на дейността на събранието. По този начин той отговаря за цялата процедура по сеч. В същото време секретарят на събранието (сесията) може всъщност да не е секретар според длъжността си. Възможно е да се възложи допълнително задължение за дърводобив на подходящ служител. В случай на редовно поддържане на такава документация от определен служител, тази функция трябва да бъде посочена в неговия описание на работата. Но това не е необходимо за еднократна необходимост от съставяне на протокол, просто ръководителят издава заповед на служителя.

Например на заместник-директора Панков са поверени задълженията на председател на съвещанието на ръководителите на отдели, а неговият личен асистентЕгорова е назначена за секретар на събранието. В такава ситуация позициите им персоналне са посочени в протокола. В проектодокумента те ще действат само като председател и секретар на събранието.

Образец на уводната част на протокола от заседанието:

• Председател - Панков Ю.П.
• Секретар - Егорова Д.Л.
• Присъстват: Бесонов А. Д., Коренев Н. Р., Лужин Е. Н., Малинина Е. М., Устюгов А. К.
• Поканени: генерален директор на АД "Опал" Шумилов А. Б., технически директор на АД "Лазурит" Остер М. А.

На следващия ред след думата „Присъстваха“ по азбучен ред се посочват инициалите и фамилиите на служителите на предприятието, които са участвали в разглеждането и разработването на решения по време на срещата.

Ако на срещата присъстват други поканени длъжностни лица от това предприятие, те са посочени в раздела „Поканени“. В същото време длъжностите, които заемат, не са посочени, фамилиите и инициалите са подредени по азбучен ред. И само в случай на участие на служители на трети страни се посочват техните длъжности и името на компанията.

Един ред се използва за съставяне на списъка на присъстващите служители и поканените лица. След това се пропуска един празен ред и през същия интервал се съставя дневният ред. По-голямата част от текста е набрана с интервал между редове и половина.

Секретарят предварително формира списък на участниците в срещата въз основа на инструкциите на ръководителя. Такъв списък е необходим за информиране на заинтересованите страни за датата на събитието и дневния ред. Няма да е излишно предварително да раздадете основни материали, за да се запознаете с въпросите и да се подготвите за срещата. Списъкът на участниците в срещата се коригира в деня на срещата при наличието на официални лица.

При разширено заседание (повече от 15 души) или заседание на постоянен колегиален орган при регистриране на протокола не се поставят имената на присъстващите, а само общ бройучастници, което се фиксира при регистрацията. След това регистрационният списък се прилага към протокола под формата на приложение. Самият документ трябва да гласи: „Присъстваха: 19 души (списъкът е приложен).“

Дневният ред е неизменен атрибут на уводната част. Мениджърът, който е насрочил срещата, определя съдържанието. В случай на предварително раздаване на дневния ред на участниците за запознаване, съдържащата се в него информация се вписва в съставящия се документ.

Номерирането на точките от дневния ред се определя с арабски цифри. Формулирането на теми трябва да започне с предлога "За" или "За", отговаряйки на въпроса "за какво?". Всеки абзац трябва да съдържа инициалите и фамилията на оратора, т.е. длъжностното лице, подготвило посоченото съобщение.

Пример за форматиране на протокола от срещата като част от дневния ред.

Дневен ред:

1. За одобряване на правилата за сигурност на информацията.

Доклад на началника на информационния отдел Дорохова Ю.Р.

1. Относно извършването на промени в щатното разписание.

Реч на И. Н. Сергеев, заместник генерален директор

Основен текст

Съставете част от протокола

Ръчно създадените дословни или аудиозаписи, направени от секретаря по време на срещата, стават основа за съдържанието на протокола. В края на срещата секретарят изготвя документ в съответствие със съществуващите изисквания. След това черновата отива при председателя на събранието за редакция. След извършване на всички промени, протоколът се фиксира с подписи и преминава в ранга на официални документи.

Правната сила на протокола, тоест официалността, надеждността, неоспоримостта, се определя не само от правилата за попълването му. Според традиционното тълкуване "юридическата сила е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установената процедура за регистрация." Ако се спазват задължителните правила за регистрация, тогава документът придобива юридическа сила след подписване от две лица: председател и секретар.

Въвеждането на този реквизит не създава затруднения, тъй като е еднакъв за всички видове протоколи, които разгледахме. Подписите трябва да са отделени от текста с 2 или 3 интервала между редовете. Думите "Председател" и "Секретар" са разположени от границата на лявото поле, последната буква от фамилията граничи с дясното поле.

Протоколът е вътрешен документ, поради което обикновено не се подпечатва върху него.

Ако е повече от една страница, втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани. При проектирането на номера на страници използвайте арабски цифрибез думата "страница" (страница), без използване на тирета, кавички и други знаци.

Според общо правилоза регистрация на протокола се предоставят не повече от пет дни. Датата на готовност на посочения документ обикновено се определя от ръководителя, който е провел срещата, или председателя на постоянната структура. В допълнение, периодът на подготовка може да бъде определен от правилника на колегиалния орган.

Има редица документи, които ограничават периода на обработка за конкретни видове протоколи. По-специално, законът "За акционерните дружества" изисква тези предприятия да изготвят протокола от заседанието на съвета на директорите за 3 дни и дори 15 дни са дадени за подготовка на такъв трудоемък документ като протокола от общото събрание. на акционерите.

Служителите се информират за решенията от протокола на заседанието чрез изпращане на пълни копия или извлечения от диспозитива. В малките организации запознаването на служителите с приетите решения често става срещу подпис. За целта към протокола се прилага лист за запознаване.

Също така често въз основа на решенията на събранията се разработват административни документи, например решения на колегиален орган или заповед на директора на предприятието.

• Как един изпълнителен директор намира перфектния личен асистент

Протокол от заседанието в кратка и пълна форма

Има кратка и пълна форма на представяне на текста в протокола.

Всъщност те се различават един от друг само по количеството детайли в отразяването на процеса на срещата, а дизайнът им е идентичен. Тази ситуация се е развила в резултат на практиката и тази информация се излъчва във всяко обучение в областта на офис работата.

Краткият протокол е документ, в който се записват повдигнатите въпроси по време на заседанието, имената на ораторите и взетите решения.

Тази форма се използва традиционно:

• ако срещата се записва стенографирано (стенограмата на изказванията ще бъде приложение) или случващото се записва със специални технически средства;
• ако срещата е с оперативен характер и е необходимо да се документира взетото решение, без да се уточнява хода на обсъждането.

В случай на използване на кратък протокол от семинара, възможността за възстановяване на хода на обсъждане на въпроса, изразените мнения и коментари, потокът на процеса на разработване на управленско решение се губи.

Запазен изцяло Подробно описаниекакво се случи на срещата. Този формуляр включва текстовете на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички мнения, въпроси и забележки, направени по време на процеса, както и други подробности за събитието.

Съответно пълният протокол се състои от 3 части: „ИЗСЛУШАХМЕ“, „ПРЕДСТАВЯХМЕ“, „РЕШИХ“ („РЕШИХ“), за разлика от краткия, който има само две: „ИЗСЛУШАХ“ и „РЕШИХ“ („РЕШИХ“ ).

Броят на разделите в основната част на текста на протокола и тяхната номерация съответства на броя на точките, включени в дневния ред. Всеки раздел е представен в 3 части пълна форма– „ИЗСЛУШАХМЕ”, „ГОВОРИХМЕ”, „РЕШИХМЕ” („РЕШИХМЕ”) - и в 2 части на кратка. Посочените думи се изписват с главни букви от лявото поле.

Непосредствено след подзаглавието "ЧУТО" е необходимо да се посочи в родителния падеж фамилията и инициалите на основния оратор (който слуша?). Следва резюме на речта му с тире. Записът на изпълнението традиционно се прави в минало време от трето лице единствено число. В случай на предварителна подготовка на текста на съобщението в писмен вид и предаването му на секретаря, достатъчно е да посочите предмета му в съставяния документ. Следва: „Текстът на доклада е приложен“.

Пълната форма се характеризира с посочване след думата "РЕЧ" на имената и инициалите на участниците в обсъждането на въпроса. В същото време фамилията и инициалите на всеки говорител се изписват от нов ред в именителен падеж (кой говори?). Самият запис на отчета преминава през тире след фамилията и се съставя от трето лице единствено число. Тук, според текста, се дават въпроси, изразени по време на доклада или в края му, и отговори на тях.

Ако по време на заседанието не е имало обсъждане или не са били задавани въпроси, то в протокола частта „ИЗКАЗАНИ” не се отбелязва. Така този фрагмент от текста ще включва 2 части: „СЛУШАХМЕ“ и „РЕШЕНО“ („РЕШИХ“). Това се допуска и в пълната форма на протокола по отделните въпроси от дневния ред.

След думата "РЕШИХА" (или "РЕШИХА") се изписва диспозитива на конкретната точка от дневния ред. В случай, че по даден въпрос се вземат едновременно няколко решения, се поставят техните номера арабски цифри. В този случай първата цифра показва номера на точката от дневния ред, а втората - номера на взетото решение.

При вземане на три решения по първа точка от дневния ред, номерацията им ще бъде както следва: 1.1, 1.2 и 1.3.

Ако по втората точка от дневния ред е взето само едно решение, номерът й се записва 2.1 (грешка би било номерът да се посочи само като 2).

Текстът на диспозитива обикновено се формулира по стандартния образец, установен за административните документи. Съответно предложенията ще отговорят на въпросите: на кого да се направи и какво точно и до коя дата. В този случай се допуска посочване на отговорния изпълнител както в началото, така и в края на текста.

Обичайната практика за съставяне на протокола не предвижда фиксиране на резултатите от гласуването. Но ако се е случило, то това следва да бъде отразено в диспозитива. В протоколите от общите събрания на акционерите има много специфики, включително по реда на отразяване на резултатите от гласуването на взетите решения, които се записват и след резултатите от заседанието на преброителната комисия.

Протокол от оперативното съвещание: характеристики на съставянето и възможни проблеми

Оперативната среща има няколко характеристики:

• редовност (например веднъж месечно в определено време);
• постоянен състав на участниците;
• практически непроменени теми и въпроси;
• кратка продължителност.

Тези особености внасят свои собствени нюанси в изготвянето на протокола от оперативното заседание. След като предварително е усвоил алгоритъма на дейностите и въпросите, секретарят е в състояние да изготви окончателен документ за кратко време.

Скоростта на регистриране на протокола от срещата ви позволява много бързо да го подкрепите от главата.

Воденето на протоколи от онлайн срещи може да бъде малко трудно. Ето най-често срещаните проблеми.

Проблем 1.Секретарят или служителят, на когото е възложено да води протокол, не познава същността на разглеждания въпрос, поради което му е трудно да фиксира хода на дискусията.

Възможно решение: Секретарят може да се свърже с лицето, направило презентацията на срещата, или друг специалист, който може да изясни темата.

Проблем 2Поради липсата на строго фиксирани правила на оперативната среща по време на нея, секретарят не винаги има време да записва всичко, което се случва.

Възможно решение: секретарят може да организира аудиозапис на процеса на срещата и въз основа на нея да бъде изготвен протокол от срещата.

Проблем 3.Секретарят не винаги може да изолира най-важната, съществена част от цялото разнообразие от информация, получена по време на разглеждането на въпроса. Понякога е трудно да се разбере какво точно да се запише в протокола.

Възможно решение: в такава ситуация, за да подготви протокола от срещата, секретарят трябва първо да анализира наличната информация и да подчертае най-важните аспекти. След това вече можете да съставите документ, като въведете само основната информация в него.

• Телефонен етикет на секретаря: 5 правила за общуване с клиенти

Как да напиша перфектния протокол от срещата

Редовна сеч	Перфектно дърводобив
Всички енергично пишат различни бележки в тетрадките си по време на срещата.	Вниманието на всички е привлечено от екрана или дъската, на която се провежда онлайн протокола.
Всеки има свое разбиране за резултатите от срещата.	Постигнато е общо разбиране за резултатите от срещата, определени са отговорниците и графикът на дейностите, необходими за постигане на конкретен резултат.
Участниците губят малко енергия по време на срещата.	Участниците напускат срещата енергизирани, съсредоточени върху определени задачи.
Липса на ангажираност за изпълнение на решенията, взети на срещата.	Задължителното изпълнение на взетите решения и разпределените задачи - в крайна сметка всички присъстващи си спомниха вашето обещание да направите всичко навреме.
Неспазване или неспазване на дневния ред на събранието.	Следвайте визуалния дневен ред на срещата.
Съгласуваният и подписан протокол от срещата се появява едва на следващия ден, а понякога и по-късно.	Съгласуването и подписването на протокола става веднага след края на срещата.
Проследяването на изпълнението на решенията изисква много време.	Лесно е да се контролира изпълнението на решенията, тъй като те се проследяват в корпоративната система за контрол на задачите.

За да организирате идеална сеч, можете да вземете като обикновени листовефлипчарт и маркери, както и по-сложни и модерни технологии. На първо място е необходимо да се следва определена методика и да не се отклонявате от установените правила.

Добре установеният идеален протокол изглежда така: протоколът се съгласува, отпечатва и подписва веднага след срещата. След това, докато участниците стигат от конферентната зала до своята работно място, има разпределение на отговорността. Обратно в офисите си служителите получават по имейл най-новия протокол и възложените им отговорности в корпоративната система за управление на задачите. За да го направите реално, просто следвайте нашите инструкции.

За да получите съгласуван протокол и възложени решения, можете да използвате спец проба. Пример за шаблон за протокол от среща:

1. Организационни подробности.
2. Списък на участниците.
3. Дневен ред.
4. Взети решения.
5. Задачи.
6. Въпроси за обсъждане по-късно.
7. Подписи на участниците.
8. Протоколът е съставен.

Нека да разгледаме по-отблизо правила за пълненепосочения шаблон.

1. Контролирайте началния и крайния час на срещата. Срещите са склонни да пропускат начална и крайна дата. За да се борим с това явление, е необходимо ясно да контролираме и фиксираме времевата рамка на срещата.

В допълнение, ефективна стъпка би била да регистрирате закъснелите за срещата в отделна тема. Малцина биха искали да бъдат етикетирани като недисциплинирани. Можете също така да водите статистика и да определяте рейтинга на хората, склонни да закъсняват.

2. Задайте роля на всеки участник в срещата. Това е много прост и работещ метод за постигане на успех. Установено е, че участниците в много срещи не винаги осъзнават какво и кой от тях трябва да направи, за да повиши ефективността на срещата и да постигне резултати.

Задължително е да се определи подходящата роля за всеки.

1. Председател на събранието - отговаря за спазването на определени правила за подготовка и провеждане на събитието. От него зависи ефективността и силата на срещата.
2. Докладчик на заседанието – отговаря за качеството и навременна подготовкаи предоставяне на необходимата информация на участниците в срещата.
3. Участник в срещата – поема функцията самоподготовкаи активност по време на събитието.
4. Секретар на заседанието – осигурява изготвянето на протокола.
5. Пазител на енергия - отговаря за енергията на срещата. Той може да назначи почивка в срещата, ако нейната динамика е намаляла, залата е задушна и т.н. Той спира процеса и провежда зареждащо събитие.
6. Пазител на знанието - гарантира фиксирането на информацията, за да се предотврати загубата на всяка ценна мисъл. Обикновено това лице посочва на секретаря важността на записването на определено изявление.
7. Context Keeper - Следи дневния ред на срещите. При нарушаване на дневния ред посоченото лице сигнализира на всички участници.
8. Time Keeper - Отговаря за спазването на времевата рамка на срещата. Показва необходимостта от вземане на решение и фиксиране на резултата две минути преди края на обсъждането на въпроса.

3. Определете целите, съставете дневен ред за срещата. Много срещи се провеждат без писмен дневен ред. В резултат повечето от участниците не са напълно наясно с целта на поканата си за събитието. В резултат на това много време в началото на срещата се изразходва за подобряване на ефективността на всички присъстващи.

Използвайте предоставеното място в протокола, за да посочите дневния ред на срещата. Освен това е желателно, в съответствие с принципа, даден в параграф 1, да се контролира продължителността на събитието, като се сравнява количеството планирано и действително изразходвано време за всяка точка от дневния ред. По този начин, след няколко седмици усилено измерване, броят на срещите, завършени по график, ще се увеличи.

4. Запишете решения. Следващите 3 точки са тясно преплетени. Това се отнася за резултатите от срещата. Каква е целта на всички срещи? Целта на който и да е от тях е да се постигне споразумение за следващите стъпки. Има 3 вида споразумения:

• решения, засягащи всички;
• задачи, възложени на определени изпълнители;
• въпроси, които бяха повдигнати по време на срещата, но не доведоха до разработването на конкретна резолюция или конкретна задача. Това се случва, когато се засяга тема, която не е включена в дневния ред на срещата, или когато тя е лошо подготвена, което не позволява да се вземе еднозначно решение.

Всяко обсъждане на промени в разпоредбите, бизнес процесите, наградите и наказанията, информацията и други неща трябва да бъде формализирано под формата на резолюции, които важат за всички участници в срещата. Тези данни трябва да бъдат включени в блока "Взети решения".

5. Pin задачи. Трябва да се помни, че за ефективното изпълнение на задачата тя трябва да бъде възложена само на едно отговорно лице.

За тази цел можете да използвате секцията за коригиране на задачи.

Всяка поръчка задължително трябва да има текст, краен срок и отговорен изпълнител. При попълване на посочените полета, информацията се вижда на екрана и всеки участник в срещата може да се запознае с възложените задачи и служителите, които ги изпълняват.

6. Запишете въпроси за обсъждане по-късно. Във връзка със склонността на хората към асоциативно мислене, по време на всяка среща винаги има проблеми, които не са планирани за обсъждане. При липса на бързо решение за тях (например чрез правилото на „три реда“), трябва да коригирате темата в раздела „Въпроси за обсъждане по-късно“.

Записването на тези моменти е от голямо значение. Благодарение на това присъстващите ще разберат, че темата няма да бъде загубена и ще бъде обсъдена по-късно. В резултат на това те могат спокойно да се върнат към въпросите от дневния ред. И дори ритуалът за фиксиране на непланирана забележка дава възможност да преминете от разглежданата тема към друга. Ако това не бъде направено, участниците в мислите си непрекъснато се връщат към неразрешения проблем.

7. Приключете съгласуването на решенията и подписването на протокола. Разпределете задачите в системата за контрол на задачите. Важен моменте обобщаване в края на срещата след обсъждане на дневния ред, вземане на решения, възлагане на задачи и отстраняване на проблеми. Изготвената и записана резолюция следва да бъде прегласувана.

В резултат протоколът от срещата е готов, достъпен за разпечатване и гледане от всички участници.

Веднага след като одобренията и подписите приключат и участниците са отишли ​​по местата си, можете да назначите отговорни лица чрез корпоративната система за контрол на задачите. В резултат на това в края на срещата всички имат съгласуван документ и издадени инструкции.

Как се съхраняват протоколите от срещите

Съгласно ал.1 на чл. 89 от Федералния закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ „За акционерните дружества“, всяко предприятие трябва да организира съхранението на протоколите от заседанията на съвета на директорите (надзорния съвет) на дружеството и бюлетините за гласуване. Съгласно параграф 2 от този член изброените документи трябва да се съхраняват по местонахождението на изпълнителния орган. Условията и редът за съхранение се определят в съответствие с разпоредбите, одобрени с Решение на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 16 юли 2003 г. № 03-33/ps.

Параграфи 2.1.12 и 2.1.14 от посочените нормативен документзадължава постоянно да съхранява „...протоколите от заседанията на съвета на директорите (надзорния съвет) на дружеството и бюлетините за гласуване“.

Освен това е важно да се следят оригиналните документи на организацията. При повреда или изгубване на липсващите документи следва да се завери копие по определен ред. В този случай е необходимо да се състави подходящ акт, който посочва причините за повредата или загубата. Такъв акт придружава копие от постъпилия за съхранение документ на фирмата и те трябва да се съхраняват неотлъчно.

Актът трябва да бъде одобрен от ръководителя на структурното звено и одобрен от едноличния изпълнителен орган на дружеството. В случай на повреда или загуба на документи, свързани с или счетоводство, актът се подписва и от главния счетоводител.

Бюлетините се съхраняват по специален ред. Бюлетините за гласуване, включително обявените за невалидни, трябва да бъдат запечатани от преброителната комисия и предадени в архива на АО за последващо съхраняване. Това се организира, след като преброителната комисия състави протокола за резултатите от гласуването на общото събрание.

Част 1 от член 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация установява отговорност за неизпълнение акционерно дружествоотговорности за водене на документи. Определен е размерът на глобата: за длъжностни лица - 2,5-5 хиляди рубли, за организации - 200-300 хиляди рубли.

Нов курс в "Училището на генералния директор"

Извлечение от протокола на заседанието

Извадка от протокола на заседанието е пълно копие на съдържанието на този документ, свързан с точката от дневния ред.

В извлечението подлежат на копиране всички подробности от протокола от заседанието, уводната част, интересуващата точка от дневния ред, за която се прави извлечението, и текстът, съдържащ обсъждането и решаването на посочения въпрос. Секретарят съставя и заверява документа. За целта ръчно се въвежда думата „Верно“ и се посочва длъжността на лицето, потвърдило автентичността на извлечението, неговото фамилно име, инициали, дата и подпис.

По някакъв начин извлечението може да замени решение (административен документ). В тази ситуация това е начин за предаване на съгласуваните решения на срещата директно на изпълнителите. В 2-дневен срок от подписването на протокола секретарят предава собственоръчно заверени извлечения по конкретни въпроси директно на отговорниците по тях.

Ако тези документи се изпращат на трето лице, те трябва да бъдат заверени с печат.

Секретарят извършва оформянето на делата, като раздава оригинални екземпляри от протоколите според вида на колегиалните събития. Например „Протоколи от заседания на борда на директорите“, „Протоколи от производствени заседания“ и др. По делото се подават документи по брой и дата на срещите. Оформянето на дела се извършва през цялата календарна година.