كيفية كتابة نموذج نموذج مذكرة. ما يجب أن يكون في المذكرة وما لا يمكن أن يكون. للحصول على دفعة إضافية لزيادة حجم العمل

المذكرة ، التي ستجد عينة منها في مواد المقال ، هي جزء مهمتدفق المستندات الداخلية للشركة. إلى جانب التقارير والمذكرات التفسيرية وكذلك نوع مختلفالشهادات والمذكرات هي الأساس للاستجابة السريعة والقرارات الإدارية الفعالة في الوقت المناسب.

من المقال سوف تتعلم:

كيف يختلف نموذج كتابة المذكرة عن المستندات الداخلية الأخرى

من الناحية العملية ، قد تواجه في كثير من الأحيان حقيقة أن فناني الأداء لا يفهمون تمامًا الفرق بين تلك المستندات الداخلية التي يتم من خلالها التفاعل بين المسؤولين والإدارات والموظفين والإدارة. في كثير من الأحيان ، يمكن تعيين أسماء مختلفة للوثيقة التي لها غرض معين وهيكل ومحتوى: معلومات ، مذكرة أو مذكرة خدمة ، تقرير ، شهادة ، إلخ. في نفس الوقت ، عينة لتصميم وكتابة مذكرة الخدمة ، إذا يلتزم المرء بالتصنيف المعمول به ، ولديه اختلافات كبيرة عن متطلبات كتابة وإعداد مذكرة وأنواع أخرى من الوثائق.

كل نوع من المستندات المستخدمة في سير العمل الداخلي له غرضه الخاص ويمكن أن يكون استباقيًا أو إعلاميًا أو ، على سبيل المثال ، إعداد التقارير. لذلك ، قد تحتوي الشهادة على أي بيانات تشغيلية أو إحصائية ، ومعلومات ذات صلة ذات طبيعة رسمية وسيرة ذاتية. إنها ليست وثيقة مبادرة تشجع المرسل إليه على اتخاذ القرارات أو الإجراءات. يتم تجميعها ، كقاعدة عامة ، بأمر من المشرف المباشر.

أما نموذج المذكرة والكتابة مذكرة، تم تقديم تعريف هؤلاء الأرامل في المستندات الداخلية قاموس موجزأنواع وأنواع الوثائق ، التي تم تطويرها في عام 1974 من قبل الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، VNIIDAD ، TsGADA. وفقًا لهذا القاموس:

مذكرة- وثيقة يتم فيها ذكر أي قضية مع استنتاجات ومقترحات المترجم. المرسل إليه هو القائد ؛

مذكرة- يحتوي على معلومات حول أداء أي عمل. يتم إرسالها من قبل مسؤول إلى مسؤول آخر.

في أي الحالات ستحتاج إلى كتابة نموذج مذكرة 2018

بغض النظر عن تفاصيل الأنشطة التنظيمية والإنتاجية للمؤسسة ، وعدد موظفيها ، يتم استخدام عينة من كتابة مذكرة لاتخاذ قرارات الإدارة التشغيلية. إنه تذكير ويبلغ المسؤول بالحاجة إلى القيام بأي إجراء.

لذلك ، على سبيل المثال ، سيحتاج رئيس القسم إلى إعداد عينة مذكرةبالنسبة للمكافآت الموجهة لرئيس المؤسسة ، بحيث يتم تضمين أكثر موظفي الوحدة تميزًا في القائمة العامة لتلقي المكافأة.

فيما يلي نموذج لمذكرة لمكافآت الموظفين.

وفقا لل قانون العمل، حقيقة عدم امتثال الموظف انضباط العملواتخاذ قرار بشأن الاسترداد يتم على أساس نموذج مذكرة حول الانتهاكات التي كتبها رئيس الموظف المخالف. يخضع إجراء إصدار العقوبة التأديبية لتنظيم صارم. قد يؤدي انتهاك هذه اللائحة إلى قدرة الموظف على الطعن وإلغاء العقوبة من خلال المحكمة. لذلك ، من المهم بشكل خاص أن كلا من المحتوى والتصميم مذكرةيلبي المتطلبات المعمول بها.

أيضًا ، قد تكون هناك حاجة إلى مذكرة لتأجيل عينة الإجازة عندما يكون التغيير في توقيت الإجازة السنوية الممنوحة بسبب احتياجات الإنتاج. في هذه الحالة ، يجب على رئيس القسم الحصول على موافقة خطية من الموظف لمثل هذا النقل والكتابة مذكرةموجهة إلى الرئيس حول الحاجة إلى إجراء تعديلات على جدول الإجازة.

ملحوظة! يتم إجراء التغييرات على جدول الإجازات على أساس الأمر ذي الصلة ، والأساس الذي ، بدوره ، هو مذكرة.

قد يلزم أيضًا إصدار مذكرات نموذجية للشراء عندما يكون ذلك ضروريًا لتجديد مخزون القرطاسية والمواد الخام والمواد والمكونات وقطع الغيار. مذكرةيمكنك إبلاغ رئيس قسم آخر ، على سبيل المثال ، خدمة الأمن ، أن الموظفين سيعملون ساعات إضافية أو يأتون للعمل في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة.

وبالتالي ، يتم وضع عينات من مذكرات الموظف عندما يتعلق الأمر بمكافأته أو معاقبته ، وتأجيل الإجازة ، وتغيير جدول العمل. أي أن هناك عدة أسباب لتصميمها. ولكن ، نظرًا لأن المذكرة في مثل هذه الحالات تصبح وثيقة مهمة من الناحية القانونية ، على أساسها يصبح الأفراد و أسئلة مالية، يتم فرض متطلبات معينة على تصميمها ومحتواها.

كيف تكتب نموذج مذكرة 2018

نظرًا لأن المذكرة تنتمي إلى فئة أوراق العمل وهي وثيقة داخلية ، يجب أن يتوافق تصميمها مع GOST R 6.30-2003 ، ساري المفعول حتى 1 يوليو 2018. من يوليو ، جديد معيار الدولة، لكن أحكامه لا تغير قواعد التصميم.

هذا يعني أن مذكرة ، عينة يتم رسمها بشكل منتظم ورقة قياسيةورق كتابة A4. في هذه الحالة ، ليست هناك حاجة لاستخدام الترويسة الرسمية للمنظمة. يمكن كتابة نصه بخط اليد أو تنسيقه في شكل إلكتروني، بما يتوافق مع المسافات البادئة والهوامش المحددة بالمعيار.

متطلبات نموذج كتابة المذكرة عامة أيضًا. يجب أن يتكون من عنوان وجزء إعلامي. إذا لزم الأمر ، في الجزء الإعلامي ، حدد معلومات حول وجود التطبيقات وعدد نسخها وعدد الأوراق في كل تطبيق.

الاستمارة مذكرةالعينة لا تتضمن أي استنتاجات أو مبادرات. يجب تقديم نص الجزء الإعلامي بشكل موجز ومنطقي ، بدون تلوين عاطفي. إنه يذكر الحقائق فقط ، ولا ينبغي إصدار أحكام قيمية. إذا لزم الأمر ، من الضروري توضيح سبب كتابة المستند وأسبابه ، بالإضافة إلى توفير روابط للوائح المحلية الداخلية للمؤسسة ، والتشريعات الفيدرالية ، وغيرها من الإجراءات القانونية.

يجب ألا يتم تنفيذ نموذج مذكرة الخدمة 2018 بشكل صحيح فحسب ، بل يجب أن يحتوي أيضًا على جميع التفاصيل الضرورية التي تضمن أهميتها القانونية. هذه وثيقة داخلية بحتة ، كما يتضح من اسمها. لذلك ، فإن عدد التفاصيل المطلوبة محدود.

تتضمن تفاصيل المذكرة ما يلي:

1. المنصب واللقب والاسم وأسم العائلة المرسل إليه من المذكرة ؛
2. الموضع واللقب والاسم واسم عائلي لمترجم الوثيقة ؛
3. رقم التسجيل الوارد
4. تاريخ ومكان التجميع ؛
5. اسم نوع الوثيقة ؛
6. توقيع وتاريخ ونسخة توقيع المنشئ.

ليس من الضروري الموافقة أو الموافقة على مذكرة وفقًا لتصميم العينة. لا بد من تسجيل المستند في المكتب ووضعه على نسخته وتبقى في يد المنشئ رقم التسجيل. يعد ذلك ضروريًا حتى يتمكن المُجمع من تأكيد الإخطار في الوقت المناسب بالحقيقة أو المشكلة للأطراف المعنية الأخرى في حالة نشوب نزاع أو نزاع عمالي.

يجب أن يتذكر المترجم بوضوح أن هذا النوع من المستندات يستخدم فقط للتفاعل الأفقي للمسؤولين. في حالة كون المرسل إليه من المستند مسؤولاً أعلى ، يجب أن يطلق عليه "المذكرة".

نوصي بتضمين نموذج مذكرة 2018 في الألبوم مع نماذج من المستندات الأخرى المستخدمة في سير عمل المؤسسة. سيسمح ذلك لفناني الأداء بالحصول على أمثلة في متناول اليد للإملاء الصحيح والتنفيذ الصحيح لجميع أوراق العمل النموذجية: الخطابات ، أبلغ عنوالمذكرات والتقارير والأفعال وما إلى ذلك.

إذا لم يكن كل موظف في المؤسسة بحاجة إلى إعداد مذكرات أو مذكرات ، فقد يكون هناك حاجة إلى نموذج مذكرة توضيحية عاجلاً أو آجلاً من قبل أي موظف تقريبًا. كل نوع من هذه الأنواع من الوثائق الرسمية له غرضه الخاص المتمثل في طبيعة المعلومات والمرجعية. ضع في اعتبارك أنواع الملاحظات الأنسب لحالة معينة.

يُطلق على نوع المستند لأغراض إعلامية أو مرجعية موجه إلى شخص مخول ، على سبيل المثال ، رئيس قسم أو رئيس مؤسسة ، تقرير. التشريع لا يعطيها تعريفا واضحا ، والغرض منه هو تقديم الاستنتاجات والمقترحات من أجل تشجيع الرئيس على اتخاذ أي قرار.

يمكن إعداده بمبادرة من الموظف ووفقًا للشفقة بأمر من الرأس. في أغلب الأحيان ، بمساعدتها ، يقدمون مقترحات تتعلق بتحسين المعدات التقنية في الإنتاج ، ويعبرون عن عدم موافقتهم على أي قرار تتخذه الإدارة ، ويذكرون موقفهم في التعارض مع الزملاء.

نموذج المذكرة التوضيحية

يفترض في النص الرئيسي لهذه الوثيقة صياغة موقف الشخص وتقديم عرض واضح للحجج بشأن مزايا القضية.

هناك أنواع التقارير التالية:

• الإبلاغ. لنفترض الإبلاغ عن اكتمال أي عمل أو مراحل ، وتنفيذ الأوامر ، وما إلى ذلك ؛
• معلوماتية. تم تجميعها لعرض النتائج والتفاصيل والتقدم وطرق أداء العمل. منتظمة
• مبادرة. تحتوي على المبادرات والاقتراحات والتوصيات وما إلى ذلك.

عينة مذكرة

يمكن أن تكون التقارير خارجية أو داخلية ، اعتمادًا على من هو المرسل إليه من المستند.

يتم توجيه العناوين الخارجية إلى رئيس مؤسسة أو مؤسسة أعلى. لتجميع هذا المستند ، استخدم الأشكال العامة للمؤسسة. وبحسب المثال ، يجب أن تتكون المذكرة من العناصر التالية:

• اسم المؤسسة أو المؤسسة ؛
• تواريخ
• فهرس؛
• عناوين التسجيل
• بيانات المرسل إليه ؛
• عنوان موضوع التقرير ؛
• النص المذكور ؛
• توقيعات الشخص المسؤول ؛
• الاسم الكامل لفناني الأداء مع رقم هاتف جهة الاتصال.

مذكرة عدم الامتثال الواجبات الرسمية

يتم وضع المذكرات الداخلية باسم رئيس المنظمة ؛ وتستخدم الأوراق العادية لتصميمها. يحتوي هذا المستند على العناصر التالية:

• تعيين القسم؛
• عنوان الوثيقة ؛
• التاريخ ورقم التسجيل ؛
• عنوان الموضوع
• نص؛
• الاسم الكامل للمرسل إليه ؛
• التوقيع واللقب والأحرف الأولى من الاسم وكذلك موقف المترجم.

من أنواع الوثائق الداخلية مذكرة عدم الوفاء بواجبات رسمية. الغرض منه هو الإبلاغ عن عدم الامتثال أو أداء غير لائقالموظف بواجباته المباشرة ، ويتضمن أيضًا اقتراحًا بفرض عقوبة تأديبية على هذا الموظف.

مذكرة الخدمة - مثال على الكتابة ومجلة المحاسبة

أحد أنواع المذكرات هو الخدمة. إنها وثيقة إعلامية وتستخدم للتفاعل بين كائنات أفقية مختلفة (أي ليست تابعة لبعضها البعض) لهيكل الإدارة من أجل حل المشكلات المتعلقة بكفاءتها. كيف يتم كتابة المذكرة؟

لا يوفر المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) هذا النوع من الوثائق. في الوقت نفسه ، يتم استخدامها لأغراض صناعية مختلفة:

• لطلب المعلومات ؛
• عند إصدار التعليمات ؛
• كوثيقة مصاحبة ؛
• كرسالة معلومات.

يحتوي نص هذا النوع من المستندات على بيانات حول سبب إصداره ، أي طلب ، تطبيق ، عرض ، إلخ. قد يحتوي على معلومات حول الاجتماعات المنعقدة ، وتحركات الموظفين ، وأي تغييرات في عمل المنظمة وأقسامها ، إلخ. قد يحتوي المستند أيضًا على معلومات لخدمة الأمن حول الموظفين الذين يعملون في عطلات نهاية الأسبوع للسماح لهم بدخول مقر الشركة.

للنجاحات العمالية للموظفين ، هدية قيمةأو اللقب أو الدبلوم. للقيام بذلك ، يتم وضع مذكرة للجائزة من قبل رئيس القسم أو النقابة أو الفريق.

مذكرة خدمة للجائزة

لا توجد متطلبات صارمة لتنفيذ مذكرة في التشريع. ومع ذلك ، فإن عينة من ملء مذكرة مماثلة في شكلها لمذكرة ؛ يمكن تطويرها وتجميعها مباشرة في المنظمة ، مع مراعاة خصوصيات المؤسسة.

من أجل التحكم في الوثائق ، يجب الاحتفاظ بسجل خاص. وفقًا لعينة سجل تسجيل المذكرات ، قد تحتوي على بيانات عن أرقام تسجيل المستندات أو تاريخها أو اسمها أو ملخص، معلومات حول المسؤول الذي وقع المستند ، إلخ.

عينة من مجلة تسجيل مذكرات الخدمة

بالإضافة إلى تسجيل دفتر اليومية ، يتم أيضًا توفير البطاقة أو المحاسبة التلقائية للوثائق.

نموذج المذكرة التفسيرية

لتوضيح ظروف أي أحداث ووقائع ، يتم تقديم مثل هذا النوع من المستندات كملاحظة توضيحية صاغها موظف في المؤسسة باسم مسؤول أعلى.

من المفترض أن تكتب بخط اليد في نسخة واحدة على ورقة عادية باسم الشخص الذي طلبها. تقدم بعض المنظمات لتنفيذ مذكرة توضيحية على جهاز الكمبيوتر. استمارة المذكرة التفسيرية ل المستوى التشريعيغير ثابت ، ومع ذلك ، في بعض المؤسسات هناك نماذج موحدة لتسجيلها. في الوقت نفسه ، تعتبر الملاحظة التفسيرية التي لم يتم وضعها في النموذج صالحة.

وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 193) ، قبل التقديم على الموظف إجراءات تأديبية، يجب طلب مذكرة توضيحية منه ، حيث يمكن للموظف الإبلاغ عن ظروف وأسباب الإجراءات المتخذة.

يمكن صياغة الملاحظات التوضيحية إما من قبل الموظف أو من قبل الوحدة الهيكلية ككل.

المذكرة هي نموذج لتداول الأفلام الوثائقية داخل المنظمة ، مما يجعل من الممكن الاستجابة بشكل فعال لجميع أنواع الظروف.

أغراض وأنواع وثيقة الخدمة

يهدف خطاب الخدمة إلى إخطار مسؤول معين بالصعوبات القائمة أو تقديم أي اقتراحات بخصوص مشكلات الإنتاج.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد وثيقة الخدمة نوعًا من التأكيد على أن الموظفين لا يقومون بعملهم فحسب ، بل يرون أيضًا المشكلات الحالية ، والتي تم تسليط الضوء عليها لاحقًا في هذه المذكرة. في الوقت نفسه ، فإن الموظف الذي كتب مذكرة إلى المدير حول وجود أي انتهاكات يتنصل تمامًا من المسؤولية عن حل هذه المشكلة.

تنقسم ملاحظات الخدمة إلى:

• تلك التي يشار فيها إلى عوامل معينة من الفعل أو الظاهرة التي حدثت شخصية سلبية. تتضمن مذكرات الإنتاج هذه إيضاحية ومذكرة وأعمال بشأن الانتهاكات والشكاوى المكتشفة ؛
• تلك التي هي تفسيرات إضافية للوثائق الرئيسية. يمكن أن تكون هذه ملاحظات على شطب أو شراء المواد ، على التخصيص مساعدة ماليةحول الترقية والمكافآت وما شابه.

في المقابل ، يمكن إجراء التعداد الرسمي بين المرؤوسين وصاحب العمل (داخليًا) ، وبين رؤساء الأقسام الهيكلية والرئيس الرئيسي للمؤسسة (خارجي). خارجياً ، يُقصد بتقديم مستندات الإنتاج خارج المنظمة ، ومستلم هذا النوع من المذكرات هو الإدارة العليا.

معلومات وشكل ورقة العمل الداخلية

عادةً ما يغطي محتوى الوثائق الرسمية الإنتاج ، والمواد ، والقضايا الاقتصادية ، بالإضافة إلى قضايا المكافآت ، أو الترقيات ، أو التخفيضات. وبالتالي ، يمكن لأي موظف في أي قسم أن يتقدم كتابيًا لتزويده ببعض الموارد المادية أو المالية ، سواء للإنتاج أو للاستخدام الشخصي. بالإضافة إلى ذلك ، قد يبرز محتوى هذا المستند شكوى ضد موظف معين أو مشرف مباشر.

بالنسبة لمكافأة الموظفين ، يكتب صاحب العمل المباشر مذكرة في شكل عريضة موجهة إلى رئيسه. حيث يسلط الضوء على مزايا المرؤوس ، ويقدم اقتراحات حول طرق المكافأة.

يتم وضع خطاب داخل الإنتاج إلى رئيس المنظمة من المرؤوسين يدويًا في شكل حر. ومع ذلك ، لكتابة هذا النوع من المستندات ، يمكنك استخدام الكمبيوتر أو معدات الطباعة.

الكتابة الصحيحة للوثيقة

على الرغم من أن هذا القانون لا يحتوي على عينة تم إنشاؤها على المستوى التشريعي ، إلا أنه يجب أن يحتوي على المعلومات التالية دون فشل:

• إلى من يتم توجيه هذا الطلب (المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم المرسل إليه) ، يشار إليه في الزاوية اليمنى العليا من المستند ؛ رقم الملاحظة وتاريخ التسجيل ؛
• اسم الحرف الذي يتم تكوينه ؛
• الجزء التمهيدي ، وعادة ما يعكس وقت وتاريخ ووقت الحادث ؛
• الجزء الرئيسي ، الجوهر التفصيلي للحدث مذكور ؛
• الجزء الأخير ، يتضمن مقترحات المترجم ، والتي يطلب من رئيس المؤسسة تنفيذها ؛
• تحت النص هو تاريخ كتابة المستند ، ووظيفة المترجم أو مهنته ، ولقبه وأحرفه الأولى.

أما بالنسبة للرسائل الخارجية ، فيجب أن يكون لها محتوى مشابه ، يتم وضعها على ترويسة المؤسسة ، ويفضل أن تكون في شكل مطبوع ، باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر.

لدى العديد من المؤسسات نموذج مذكرات جاهز تم تطويره واعتماده من قبل الإدارة. بفضل ذلك ، سيكون من الأسهل والأكثر كفاءة للعمال إعداد مثل هذا العمل الوثائقي.

في الرسائل الداخلية والخارجية ، يجب ذكر المعلومات بإيجاز ووضوح ، دون الحاجة إلى ماء لا داعي له. وبالتالي ، يتم حفظ وقت الشخص الذي يقوم بإعداد المستند والشخص الذي يتم توجيهه إليه. وأيضًا يسهم العرض الواضح للمقترحات في أسرع استجابة من الرأس.

تشكيل خطابات الإنتاج في شكل إلكتروني

تسمح العديد من المؤسسات بتجميع المذكرات باستخدام جهاز كمبيوتر ، مما يسمح لك بإنشاء نموذج إلكتروني للمستند. طريقة التسجيل هذه ، تختار كل وحدة هيكلية بشكل مستقل ، وتنص على ذلك في مستندات معينة ينص عليها القانون. وبالتالي ، فإن النسخة الإلكترونية تبسط إلى حد كبير عملية إعداد الوثيقة وإرسالها ، مما يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم لمراجعة الملاحظة واتخاذ تدابير الاستجابة.

لا تختلف الطريقة الإلكترونية لتجميع خطاب العمل كثيرًا عن النسخة المكتوبة بخط اليد ، ولكن لا تزال هناك الاختلافات التالية:

• في وثيقة إلكترونيةليست هناك حاجة للإشارة إلى من يتم توجيهها ، لأن هذه المعلومات مكتوبة بالفعل في شريط العنوان ؛
• يتم وضع توقيع المنشئ في الملاحظة الإلكترونية تلقائيًا (التوقيع الممسوح ضوئيًا المُعد مسبقًا) ؛
• يتلقى المرسل إشعارًا من المرسل إليه بأنه قد استلم الرسالة وقرأها. هذه الخدمة هي تأكيد على إرسال ملاحظة.

إحدى المزايا الرئيسية لإنشاء نموذج إلكتروني للملاحظة هو قالب موجود بالفعل. والتي يمكن استخدامها في الصياغة اللاحقة لوثائق مماثلة. يتم التمتع بهذه الميزة من خلال خدمات المؤسسة أو العاملين بها ، والذين ، بحكم طبيعة نشاطهم ، يجب عليهم في كثير من الأحيان وضع المذكرات.

جوانب التجميع

عند تجميع المذكرات ، من الضروري مراعاة الفروق الدقيقة التالية ، والتي تنطبق حسب نوعها والغرض منها:

سيسمح الامتثال للفروق الدقيقة المذكورة أعلاه حتى للموظف عديم الخبرة بإعداد مذكرة كفؤة ومفهومة للمدير.

أهمية الوثيقة

الوثائق الرسمية تساعد على تجنب مباشرة حالات الصراعبين موظفي مؤسسة معينة ، مما يؤثر بشكل إيجابي على عملها. كما أنهم يلعبون دورًا مهمًا في المحاسبة و إقرار ضريبيحيث تتطلب المشاكل المالية بعض الاهتمام والامتثال لمختلف الفروق الدقيقة.

من بين أمور أخرى ، تعتبر الرسائل المكتبية فعالة في مكافحة المخالفين في المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن كتابة مستندات الشكوى إلى صاحب العمل يتيح لك حل المشكلة دون نزاعات واعتداء. نظرًا لأنه يمكن كتابة شكاوى المكتب بشكل مجهول ، أو ببساطة لن يتم الإعلان عن اسم المترجم ، بناءً على طلبه ، من قبل الرئيس.

لذلك ، تعمل هذه الوثيقة كأداة متعددة الوظائف ، بفضلها معظم القضايا التنظيميةيمكن حلها في غضون فترة زمنية قصيرة نسبيًا.

في تواصل مع

)? يتعين على الممثلين التعامل مع هذه القضية من وقت لآخر. مناطق مختلفةأنشطة. الملاحظة هي واحدة من أكثر طرق التفاعل شيوعًا وشعبية بين موظفي المؤسسة وإدارتها. سنقدم لك عينة من المذكرة أدناه ونخبرك بكيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح.

لماذا تحتاج إلى كتابة مذكرة؟

المذكرة هي شكل من أشكال سير العمل الداخلي الذي يسمح لك بحل مواقف الإنتاج الحالية بشكل أكثر فاعلية وسرعة.

الغرض من المذكرة هو إخطار المسؤول بمشكلة قائمة ، لتقديم مقترحات لحلها أو الاتفاق على الإجراءات المخطط لها.

فائدة إضافية لهذه الوثائق هي أنها دليل مباشر على أن الأخصائي قد سلط الضوء على المشكلة الموجودة في مجال مسؤوليته. إذا لم يستطع الاختصاصي حل المشكلة بمفرده وفي شكل مذكرة يقدمها لحلها من قبل متخصصين آخرين ، فإنه يتنصل بالتالي من المسؤولية عن النظر في المشكلة في وقت غير مناسب أو بجودة رديئة.

لا يوجد شكل خاص من المذكرات ، فهي توضع بأي شكل من الأشكال ، ويمكن نقلها على الورق أو عبر وسائل الاتصال الإلكترونية.

مثال على تجميع مذكرة ، شكلها ، قالبها

في الحالات التي يتم فيها تقديم ورقة العمل التي ندرسها ، توصلنا إلى حلها. أنت الآن بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأن مثال لكتابة مذكرة. كما ذكرنا أعلاه ، لا يوجد نموذج خاص للمذكرة. مهما يكن هنا المتطلبات العامةلمحتوى الوثيقة.

وتشمل هذه:

1. بيان إلزامي للمرسل إليه من إشعار الخدمة. في الزاوية اليمنى العليا ، تحتاج إلى كتابة الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي ، بالإضافة إلى وضع الشخص الذي تم إرسال الاستئناف إليه.
2. يشار أدناه إلى اسم المستند ورقمه.
3. الخطوة التالية هي تحديد جوهر المشكلة التي واجهها منشئ المستند ، أو الموقف الذي يجب التعامل معه.
4. فيما يلي اقتراحات لحل المشكلة ، أو إشارة إلى الإجراءات التي يتوقعها مؤلف المذكرة من المرسل إليه.
5. في نهاية المستند ، يُشار إلى اسم العائلة والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي أرسل الاستئناف ، بالإضافة إلى منصبه.

يمكنك استخدام نموذج المذكرة هذا إذا لزم الأمر.

كيف تكتب مذكرة: تصميم عينة

كيف تكتب مذكرة (عينة) ، ضع في اعتبارك مثال بسيط. قد يكون نص المذكرة مطابقًا للنص الوارد أدناه.

مثال على المذكرة

مدير شركة Gvozdika LLC

سلوبودين فلاديمير الكسندروفيتش

مذكرة

منذ 02 يناير 2018 ، تم كسر الناقل في محل الحلويات. لإصلاحه ، من الضروري شراء قطع الغيار وفقًا للقائمة المرفقة. التكلفة الإجمالية أعمال الترميمبما في ذلك شراء الأجزاء - 12500 (اثنا عشر ألفًا وخمسمائة روبل 00 كوبيل). يرجع ذلك إلى حقيقة أن سقف الصندوق لإصلاح وصيانة المعدات قد استنفد ، وهناك التفاصيل الضروريةلا ، لتجنب التوقف

1. تخصيص المبلغ المطلوب حسب القائمة المرفقة.
2. توفير فريق إصلاح للعمل.

مع خالص التقدير ، رئيس متجر الحلويات ديمترينكو دينيس سيرجيفيتش.

كيف تكتب مذكرة في شكل إلكتروني ، سنقول أدناه.

ميزات إدارة المستندات الإلكترونية

إذا سمحت المؤسسة بتبادل البيانات باستخدام الاتصالات الإلكترونية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، فسيتم تبسيط إرسال المذكرة. تشمل مزايا مثل هذا التوزيع للوثائق داخل المؤسسة أيضًا كفاءة النظر في الطلبات.

كيف تكتب مذكرة في شكل إلكتروني؟ تمامًا كما هو الحال في النسخة الكلاسيكيةعلى ورقة. لا توجد فروق ذات دلالة إحصائية في الوثائق. لا تختلف العينة في هذا التنسيق عمليًا عن المثال السابق.

يظل الجزء الرئيسي من مذكرتك (أي وصف الموقف نفسه والمقترحات المقدمة للنظر فيها) هو نفسه تمامًا كما في مثالنا.

الاستثناء الوحيد هو أنك لست بحاجة إلى الإشارة إلى المرسل إليه في المذكرة. سيتم إدخال اسم المستخدم الذي تم إرسال الاستئناف إليه في سطر "العنوان". إذا تحدثنا عن تبادل المستندات من خلال مورد مشترك (على سبيل المثال ، عنوان بريد إلكتروني واحد لكل قسم) ، فأنت بحاجة إلى الإشارة في سطر الموضوع إلى من يتم توجيه الرسالة إليه.

بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام البريد الإلكتروني (فردي صندوق بريد) في معظم الحالات ، يوجد بالفعل توقيع يتم إدراجه تلقائيًا في نص الحرف. يتيح لك ذلك توفير الوقت بشكل كبير ، بما في ذلك كتابة مذكرة. إذا كان بريدك لا يسمح لك بالتعرف على المرسل (على سبيل المثال ، عند استخدام صندوق بريد مشترك) ، فتأكد من تضمين اسمك وموقعك في نهاية الخطاب.

هام: عند إرسال المعلومات عبر البريد الإلكترونيلا تنس أن تطلب إشعارًا بشأن قراءة الرسالة المرسلة (لهذا تحتاج إلى تحديد المربع المقابل). هذا الإخطار دليل على أنك أرسلت بالفعل مذكرة إلى مستلم معين في وقت محدد.

يجب إصدار هذه الوثيقة إذا رأى الموظف (بغض النظر عن المنصب الذي يشغله في هذه الشركة) أنه من الضروري نقل شيء مهم إلى انتباه رئيس الشركة وتدرك أنه لا يمكن حل المشكلة دون تدخله الشخصي.

انتباه!غالبًا ما يتم الخلط بين المذكرة والمذكرة.

هاتان الفئتان من النداءات المكتوبة داخل الشركة متشابهة حقًا في أهم شيء - فهي معلوماتية بطبيعتها وتنطوي على إجراءات معينة من الشخص الذي يتم توجيهها إليه.

إنها تتعلق إما باختصاصي واحد أو آخر ، أو أنشطة وحدة معينة. ومع ذلك، المذكرة ملونة بشكل هرمي أكثر: تتم كتابته دائمًا "من أسفل إلى أعلى" ، أي من متخصص ذي مستوى أدنى إلى منصب أعلى.

يمكن توجيه الخطاب الرسمي إلى ممثل من نفس رتبة المؤلف ، وإلى شخص أقل في المنصب. علاوة على ذلك ، فهي موجهة أيضًا إلى ممثلي المنظمات الشريكة. في الواقع ، المذكرة هي نوع فرعي لملاحظة الخدمة ، بالإضافة إلى ملاحظة تفسيرية.

فيما يتعلق بالفرق بين المذكرة والمذكرة ، انظر تعليق أحد المتخصصين.

هل يجب على القائد كتابة وثيقة؟

يجب عليه ذلك ، ولكن في الحالات التي يريد فيها نقل شيء ما إلى انتباه أخصائي أو رئيس قسم وينتظر إجراءات محددة استجابةً لذلك.

ما هي الأقسام التي تتكون منها المذكرة؟

كما ذكر سلفا، لا توجد عينة محددة لهذا الورق. ومع ذلك ، هناك قواعد للكتابة، وفقا للقوانين علاقات عمل، وكذلك اللوائح الداخلية لشركة معينة.

عادة ما توجد عينات من هذه الملاحظة في المستندات المحلية للشركة - في شكل ورقيأو يتم تقديمها للموظف مع بريد إلكتروني داخلي للشركة. في الحالة الأخيرة (إذا كان من المعتاد لشركتك معالجة الطلبات إلكترونيًا) ، فأنت بحاجة إلى استخدام وظيفة إيصال القراءة.

نعم ، مشابه يحتوي المستند دائمًا على:

• الاسم الكامل للشركة والوحدة الهيكلية (من حيث كتبت) ؛
• رقم التسجيل؛
• إشارة إلى المرسل إليه (تحتاج إلى ذكر الرتبة واللقب والأحرف الأولى أو الاسم الكامل واسم الأب) ؛
• اسم الورقة والغرض منها (على سبيل المثال ، مذكرة خدمة للإصلاحات) ؛
• نص - جزء إعلامي (قصير ومباشر) وما هي الإجراءات المتوقعة من المرسل إليه ؛
• التاريخ؛
• توقيع مفكك.

يجب أن تكتب بإيجاز وفي صلب الموضوعمع العلم أن وقت العمل محدود لكل موظف وهو مكلف.

مهم!الأخطاء في لغة الكتابة غير مسموح بها. يجب أيضًا تجنب العبارات الخرقاء والمربكة والمرهقة التي يمكن تفسيرها بشكل غامض وتشويه معنى ما تريد نقله.

مبدأ الكتابة هو نفسه دائمًا: ما حدث - ما تريد - لماذا تعتقد أن الشخص الذي تخاطبه يجب أن يفعل ذلك. سيتم إعطاء وزن إضافي من خلال كتابة ملاحظة على ورقة ذات رأسية مع شعار الشركة.

من الجيد أيضًا الإشارة إلى العواقب المترتبة على الأعمال التي يتحملها الوضع الحالي وكيف سيؤدي ذلك إلى تصحيح تدخل المرسل إليه. على سبيل المثال ، ينتهك شخص ما الروتين الداخلي ويجلب الخلاف إلى الفريق ، ونتيجة لذلك نشأ الشقاق في القسم ، يتم انتهاك روح الفريق اللازمة لزيادة المبيعات.

من الأفضل التمسك بأسلوب محايد يشبه العمل.عند التقديم. وفقًا لذلك ، لا ينبغي للمرء استخدام عبارات فاحشة أو عامية أو مراجعات ملونة عاطفية ، وخاصة التعليقات المسيئة أو المسيئة أو غير الأخلاقية.

إذا كنت لا تريد من المرسل إليه إجراء واحد ، ولكن عدة إجراءات ، فيجب تحديدها في قائمة مرقمة ، كل منها في سطر جديد ، مفصولة بفاصلة منقوطة.

إرشادات خطوة بخطوة: كيف تؤلف بشكل صحيح؟

كيف تكتب مذكرة للمخرج حسب النموذج بشكل صحيح؟ في الزاوية اليمنى العليا ، يتم وضع "رأس" للمستند - لمن وإلى أي وحدة يتم نقل الورق ، تأكد من الإشارة إلى الموقع وبيانات جواز السفر. أدناه ، في المركز - مذكرة والغرض منها (على سبيل المثال ، للإصلاحات ، أو للشطب ، للترقية أو المكافآت للموظف) ، يوجد أيضًا رقم تسجيل.

النص أدناه مكتوب - جوهر المشكلة ، أولاً الجزء الإعلامي ، ثم ما تريده (على سبيل المثال ، أطلب منك إصدار أمر تفتيش بخصوص هذا الحادث وكذا) ، أو أطلب منك استبدال المعدات التالية في قسم كذا وكذا (يخبرنا أولاً عن سبب القيام بذلك وما هي حالة المعدات الموجودة).

هنا محدد مثال على الشكل الذي قد تبدو عليه هذه الورقة.

المدير العام لشركة Lotos-V LLC

سيرجيف سيرجي سيرجيفيتش

من كبير مديري المبيعات إيفانوفا آي.

MEMO رقم 21

(لإصلاح واستبدال المعدات)

أوجه انتباهكم إلى أنه في قسم المبيعات بشركة Lotos-M LLC ، فإن أجهزة الكمبيوتر غير مناسبة لمزيد من العمل وتحتاج إلى استبدالها وإصلاحها. لذلك في الوقت الحالي ، من بين 8 أجهزة كمبيوتر (على أساس جهاز واحد لموظفين اثنين) ، هناك 5 أجهزة معطلة تمامًا ، واثنان آخران معترف بهما من قبل مسؤول النظام على أنهما عرضة للإصلاح. بسبب الحادث ، يتباطأ التفاعل مع العملاء. يُجبر الموظفون على استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية والأجهزة اللوحية التي يتم إحضارها معهم. كما تم الإعلان عن أن الطابعة غير قابلة للإصلاح لأنها قديمة جدًا.

أطلب منك:

1. شراء 5 أجهزة كمبيوتر جديدة ؛
2. طلب إصلاح جهازي كمبيوتر ؛
3. استبدال الطابعة في القسم.

بإخلاص

كبير مديري المبيعات ، إيفانوفا إيرينا إيفانوفنا (توقيع).

لذلك ، من الواضح أنه إذا كان الموظف يريد شيئًا من موظف آخر ، فهذا أقل بكثير من رئيسه يجب أن يتم كتابيًا ووفقًا للنموذج المعمول به في شركة معينة، بما يتماشى مع أخلاقيات العمل.

هذا فقط يضمن عدم تجاهل استئنافك وإعطاء إجابة شاملة له ، وبهذه الطريقة فقط سيتم اعتبار استئنافك عقلانيًا ، وليس طلبًا خاصًا يمكن للإدارة (أعلى أو عام) تجاهله .