مذكرة لتخصيص عينة النقل. يوفر الضيف الجديد معايير إضافية. نموذج مذكرة عن مكافآت الموظفين

إذا لم يكن كل موظف في المؤسسة بحاجة إلى إعداد مذكرات أو مذكرات ، فقد يكون هناك حاجة إلى نموذج مذكرة توضيحية عاجلاً أو آجلاً من قبل أي موظف تقريبًا. كل نوع من هذه الأنواع من الوثائق الرسمية له غرضه الخاص المتمثل في طبيعة المعلومات والمرجعية. ضع في اعتبارك أنواع الملاحظات الأنسب لحالة معينة.

يُطلق على نوع المستند لأغراض إعلامية أو مرجعية موجه إلى شخص مخول ، على سبيل المثال ، رئيس قسم أو رئيس مؤسسة ، تقرير. التشريع لا يعطيها تعريفا واضحا ، والغرض منه هو تقديم الاستنتاجات والمقترحات من أجل تشجيع الرئيس على اتخاذ أي قرار.

يمكن إعداده بمبادرة من الموظف ووفقًا للشفقة بأمر من الرأس. في أغلب الأحيان ، بمساعدتها ، يقدمون مقترحات تتعلق بتحسين المعدات التقنية في الإنتاج ، ويعبرون عن عدم موافقتهم على أي قرار تتخذه الإدارة ، ويذكرون موقفهم في التعارض مع الزملاء.

نموذج المذكرة التوضيحية

يفترض في النص الرئيسي لهذه الوثيقة صياغة موقف الشخص وتقديم عرض واضح للحجج بشأن مزايا القضية.

هناك أنواع التقارير التالية:

• الإبلاغ. لنفترض الإبلاغ عن اكتمال أي عمل أو مراحل ، وتنفيذ الأوامر ، وما إلى ذلك ؛
• معلوماتية. تم تجميعها لعرض النتائج والتفاصيل والتقدم وطرق أداء العمل. منتظمة
• مبادرة. تحتوي على المبادرات والاقتراحات والتوصيات وما إلى ذلك.

عينة مذكرة

يمكن أن تكون التقارير خارجية أو داخلية ، اعتمادًا على من هو المرسل إليه من المستند.

يتم توجيه العناوين الخارجية إلى رئيس مؤسسة أو مؤسسة أعلى. لتجميع هذا المستند ، استخدم الأشكال العامة للمؤسسة. وبحسب المثال ، يجب أن تتكون المذكرة من العناصر التالية:

• اسم المؤسسة أو المؤسسة ؛
• تواريخ
• فهرس؛
• عناوين التسجيل
• بيانات المرسل إليه ؛
• عنوان موضوع التقرير ؛
• النص المذكور ؛
• توقيعات الشخص المسؤول ؛
• الاسم الكامل لفناني الأداء مع رقم هاتف جهة الاتصال.

مذكرة عدم الامتثال الواجبات الرسمية

يتم وضع المذكرات الداخلية باسم رئيس المنظمة ؛ وتستخدم الأوراق العادية لتصميمها. يحتوي هذا المستند على العناصر التالية:

• تعيين القسم؛
• عنوان الوثيقة ؛
• التاريخ ورقم التسجيل ؛
• عنوان الموضوع
• نص؛
• الاسم الكامل للمرسل إليه ؛
• التوقيع واللقب والأحرف الأولى من الاسم وكذلك موقف المترجم.

أحد أنواع الوثائق الداخلية هو مذكرة عدم الوفاء بواجبات رسمية. الغرض منه هو الإبلاغ عن عدم الامتثال أو أداء غير لائقالموظف بواجباته المباشرة ، ويتضمن أيضًا اقتراحًا بفرض عقوبة تأديبية على هذا الموظف.

مذكرة الخدمة - مثال على الكتابة ومجلة المحاسبة

أحد أنواع المذكرات هو الخدمة. إنها وثيقة إعلامية وتستخدم للتفاعل بين كائنات أفقية مختلفة (أي ليست تابعة لبعضها البعض) من هيكل الإدارة من أجل حل المشكلات المتعلقة بكفاءتها. كيف يتم كتابة المذكرة؟

لا يوفر المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) هذا النوع من الوثائق. في الوقت نفسه ، يتم استخدامها لأغراض صناعية مختلفة:

• لطلب المعلومات ؛
• عند إصدار التعليمات ؛
• كوثيقة مصاحبة ؛
• كرسالة معلومات.

يحتوي نص هذا النوع من المستندات على بيانات حول سبب إصداره ، أي طلب ، تطبيق ، عرض ، إلخ. قد يحتوي على معلومات حول الاجتماعات المنعقدة ، وتحركات الموظفين ، وأي تغييرات في عمل المنظمة وأقسامها ، إلخ. قد يحتوي المستند أيضًا على معلومات لخدمة الأمن حول الموظفين الذين يعملون في عطلات نهاية الأسبوع للسماح لهم بدخول مقر الشركة.

لنجاحات العمال يمكن ، هدية قيمةأو اللقب أو الدبلوم. لهذا الغرض ، يتم وضع مذكرة للجائزة من قبل رئيس القسم أو النقابة أو الفريق.

مذكرة خدمة للجائزة

لا توجد متطلبات قانونية صارمة ل مذكرة. ومع ذلك ، فإن عينة من ملء مذكرة تشبه في شكل مذكرة ؛ يمكن تطويرها وتجميعها مباشرة في المنظمة ، مع مراعاة خصوصيات المؤسسة.

من أجل التحكم في الوثائق ، يجب الاحتفاظ بسجل خاص. وفقًا لعينة سجل تسجيل المذكرات ، قد تحتوي على بيانات عن أرقام تسجيل المستندات أو تاريخها أو اسمها أو ملخص، معلومات حول المسؤول الذي وقع المستند ، إلخ.

عينة من مجلة تسجيل مذكرات الخدمة

بالإضافة إلى تسجيل دفتر اليومية ، يتم أيضًا توفير البطاقة أو المحاسبة التلقائية للوثائق.

نموذج المذكرة التفسيرية

لتوضيح ظروف أي أحداث ووقائع ، يتم تقديم مثل هذا النوع من المستندات كمذكرة توضيحية ، تم إعدادها بواسطة موظف في المؤسسة باسم مسؤول أعلى.

من المفترض أن تكتب بخط اليد في نسخة واحدة على ورقة عادية باسم الشخص الذي طلبها. تقدم بعض المنظمات لتنفيذ مذكرة توضيحية على جهاز الكمبيوتر. استمارة المذكرة التفسيرية ل المستوى التشريعيغير ثابت ، ومع ذلك ، في بعض المؤسسات هناك نماذج موحدة لتسجيلها. في الوقت نفسه ، تعتبر الملاحظة التفسيرية التي لم يتم وضعها في النموذج صالحة.

وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي (المادة 193) ، قبل التقديم على الموظف إجراءات تأديبية، يجب طلب مذكرة توضيحية منه ، حيث يمكن للموظف الإبلاغ عن ظروف وأسباب الإجراءات المتخذة.

يمكن صياغة الملاحظات التوضيحية إما من قبل الموظف أو من قبل الوحدة الهيكلية ككل.

المذكرة هي وثيقة معلومات ومرجعية ، وأداة المراسلات التجاريةداخل المنظمة.

يتم وضع مذكرة من أجل إبراز أي منها امور اعمالفيما يتعلق بعمل قسم أو موظف معين ، يعتمد قراره على وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو الموظف.

تتم كتابة المذكرات ، على عكس المذكرات ، بين الوحدات الهيكلية أو الموظفين من نفس الوضع الرسمي الذين لا يخضعون مباشرة.

لمكافآت الموظفين

المذكرة الخاصة بالمكافآت هي الأساس لإصدار أمر لتشجيع الموظف ، ويضعها رئيس القسم باسم الإدارة العليا ، وتحدد أسباب وأسباب المكافآت ، وبيانات الموظف و المترجم. لكي ينظر الرئيس في الأمر ، من الضروري تسجيل ملاحظة. بعد اتخاذ القرار بشأن المكافأة ، يتم إصدار أمر.

عن زيادة الراتب

LLC "شركة"

الأمر رقم 25 \ 10982 بتاريخ 25 نوفمبر 2010

على زيادة راتب إيفانوف ف.

فيما يتعلق ب أداء جيدمدير المبيعات Ivanov V.A. بحسب نتائج الربع الأول من عام 2010

انا اطلب:

1. قم بتثبيت مدير قسم المبيعات إيفانوف فيكتور ألكساندروفيتش الراتب الرسميبمبلغ 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2. كبير المحاسبين Vasilyeva A.V. ضمان الدفع في الوقت المناسب للراتب المحدد في الفقرة 1 من هذا الأمر والمبالغ الأخرى المحسوبة على أساسه.

3. إلى رئيسه خدمة الأفرادفيدوروف جي:

3.1. في التوظيفإجراء تغييرات بتحديد الراتب لمنصب مدير المبيعات عند 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل.

3.2 اختتم مع إيفانوف ف. اتفاق تكميليإلى عقد عمل مؤرخ [التاريخ عقد التوظيف] [رقم عقد العمل] بشأن إنشاء راتب قدره 25000 (خمسة وعشرون ألف) روبل اعتبارًا من 1 ديسمبر 2010.

2.4 للتعرف على هذا الطلب ، قام Ivanov V.A. تحت الرسم.

المدير العام لشركة ذات مسؤولية محدودة "شركة"

زدانوف ف.

أنا على علم بالطلب من قبل ____________________ Vasilyeva A.V.

على دراية بالترتيب ____________________ Fedorov G.I.

تعرفت على الأمر ____________________ Ivanov V.A.

يمكن أن يكون أساس زيادة الراتب بمثابة:

- مذكرة من رئيس الدائرة التي ينتمي إليها الموظف

- زيادة الأسعار في الدولة ونتيجة لذلك الحاجة إلى إعادة فهرسة رواتب الشركة - زيادة رواتب الموظفين

- إسناد مسؤوليات وظيفية جديدة للموظف.

على عدم الوفاء بالالتزامات

مذكرة
04.10.2013 № 6

عن الفشل في أداء الواجبات

أوجه انتباهكم إلى أن سائق الشحن سوكولوف إيفان إيغوريفيتش لم يقدم السيارة المخصصة له (رقم C 042 MK 83) لإجراء فحص تقني مجدول ، وبالتالي انتهاك الأحكام المسمى الوظيفيمن 06.10.2010

فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح إعلان توبيخ سوكولوف الأول.

يتم وضع مذكرة بشأن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية على ورقة A4.

حول المخالفات في العمل

مدير عام قسم المعلومات

التكنولوجيا شركة بيسيدا ذ

مذكرة

09.12.2014 № 10-23/158

حول انتهاك انضباط العمل

أعلمكم أنه يوم أمس الموافق 08.12.2014 ، خلال ساعتين من الساعة 16-00 حتى نهاية يوم العمل ، قام أخصائي القسم تقنيات المعلوماتكان فريغاتوف رومان فيكتوروفيتش غائبًا عن مكان العمل.

المستندات الثبوتية ، التي تشهد على صحة أسباب الغياب ، Fregatov R. لم تقدم.

فيما يتعلق بالانتهاك ، نظرًا لطبيعته المتكررة ، أقترح على Fregatov R.V. إصدار توبيخ.

رئيس القسم إي. ليوبيمشيكوف

استنادًا إلى أمثلة المذكرات المقدمة ، أصبح من السهل الآن إنشاء الأمثلة الخاصة بك.

إيفجينيا ستريب

لشراء القرطاسية

توضح المذكرة "لشراء القرطاسية" حقائق الحاجة إلى الإنتاج لشراء عدد معين من القرطاسية ، مرفق بها قائمة ادوات مكتبيه(الاسم ، الكمية).

حول تخصيص الأموال

موظف __________________________/_____________/

متفق عليه

رئيس القسم __________________________/_____________/

الانتباه

تقع مسؤولية المحاسبة وتخزين الأدبيات المشتراة خصيصًا للأقسام على عاتق رؤساء هذه الأقسام.

قرار تخصيص الأموال لشراء الأدب:

مشرف

جامعة الشركات ___________________________ / ____________ /

المبلغ في الحجم

روبل ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

أتعهد بتوفير السلع و شيكات أمين الصندوق، وكذلك غير المنفقة السيولة النقديةحتى 25 "____________" 200_. ___________________________ / _____________ /

المقبوضات السلعية والنقدية ، وكذلك الأموال غير المنفقة بمبلغ

روبل _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

يعد ذلك ضروريًا حتى تتوافق الكمية الفعلية للسلع والمواد مع البيانات المحاسبية. محاسبة. يمكن أن تكون الأسباب مختلفة - تاريخ انتهاء الصلاحية ، والكسر ، وتلف الممتلكات ، وما إلى ذلك.

يتم شطب المخزون والمواد وفقًا للتعليمات التي وضعتها المؤسسة. يجب على جميع الأشخاص المسؤولين ماليًا الذين يعملون مع السلع والمواد التأكيد كتابةً على أنهم على دراية بها.

عادة ما تملأ الوثائق الأوليةيتم التعامل مع عمليات الشطب من قبل الموظفين المسؤولين عن التحقق من المعلومات الواردة في التقارير. على سبيل المثال ، موظفو المحاسبة.

إذا وجد شخص مسؤول ماليًا ممتلكات تالفة ، فمن الضروري إجراء جرد. يمكن أن تبدأ بإرسال طلب مكتوب إلى الرئيس. للقيام بذلك ، يتم إعداد مذكرة لشطب السلع والمواد.

نموذج العينة:

كيفية رسم SZ؟

مذكرة الخدمة مثل رأي مستقلالمستند ليس في مصنف مستندات الإدارة عموم روسيا (OKUD). ولكن غالبًا ما يتم استخدامه في ممارسة الأعمال. من المستحسن إصداره وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية".

الوثيقة التي نتحدث عنها في هذه المقالة يتم تجميعها من قبل الموظف المسؤول عن الجرد باسم رئيس القسم.

يجب أن يحتوي على طلب للشطب. كما يشير إلى أساس ذلك ويرفق قائمة كاملة الأصول المادية. تتكون SZ من الأعمدة التالية:

• اسم السلع والخدمات ،
• مقدار،
• قيمة الكتاب،
• رقم المخزون.

بعد الإعداد ، يتم تقديم المستند للتوقيع على الرأس. بعد النظر ، إذا تم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى التحقق ، يصدر المدير ويوقع أمرًا لإجراء جرد في نموذج INV-22. يوافق على تكوين العمولة وتوقيت الجرد ويشير إلى الممتلكات التي يجب فحصها. بناءً على الطلب ، يبدأ إجراء الجرد. بعد تنفيذه ، يتم وضع قانون يتم على أساسه شطب الممتلكات المتضررة.

عينات المذكرة

ضع في اعتبارك بعض الأمثلة لتصميم SZ. بفضل العينات ، ستتمكن من إنشاء المستند الذي تحتاجه بشكل مستقل.

1. غالبًا ما يتعين على المنظمات التجارية التخلص من البضائع التالفة. في هذه الحالة ، يقوم موظفو المتجر بإعداد مذكرة لشطب البضائع ، والتي يتم تقديمها للتوقيع عليها إلى مدير المتجر.

2. في الإنتاج ، قد يكون من الضروري شطب المواد غير المناسبة لتصنيع المنتجات. إذا تعذر استخدام المادة لسبب ما ، يتم إصدار مذكرة لشطب المواد ، عينة:

3. يلتزم كل صاحب عمل بتزويد موظفيه بملابس رسمية ، بما يتوافق مع المطورين. عندما تهترئ ، يتم شطب ملابس العمل ، ويتم إصدار ملابس جديدة للموظف في المقابل. لهذا الغرض ، تم ملء مذكرة لشطب ملابس العمل:

4. عند أداء العمل ، يستخدم الموظفون الأصول الثابتة للشركة ، والتي قد تصبح أيضًا متقادمة وتحتاج إلى استبدالها. نتيجة لذلك ، يجب شطب هذه الممتلكات ، ويجب توفير العمال معدات حديثة. أدناه يمكنك أن ترى كيف تبدو مذكرة شطب الأصول الثابتة ، عينة.

)? يتعين على الممثلين التعامل مع هذه القضية من وقت لآخر. مناطق مختلفةأنشطة. الملاحظة هي واحدة من أكثر طرق التفاعل شيوعًا وشعبية بين موظفي المؤسسة وإدارتها. سنقدم لك عينة من المذكرة أدناه ونخبرك بكيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح.

لماذا تحتاج إلى كتابة مذكرة؟

المذكرة هي شكل من أشكال سير العمل الداخلي الذي يسمح لك بحل مواقف الإنتاج الحالية بشكل أكثر فاعلية وسرعة.

الغرض من المذكرة هو إخطار المسؤول بمشكلة قائمة ، لتقديم مقترحات لحلها أو الاتفاق على الإجراءات المخطط لها.

فائدة إضافية لهذه الوثائق هي أنها دليل مباشر على أن الأخصائي قد سلط الضوء على المشكلة الموجودة في مجال مسؤوليته. إذا لم يستطع الاختصاصي حل المشكلة بمفرده وفي شكل مذكرة يقدمها لحلها من قبل متخصصين آخرين ، فإنه يتنصل بالتالي من المسؤولية عن النظر في المشكلة في وقت متأخر أو بجودة رديئة.

لا يوجد شكل خاص من المذكرات ، فهي توضع بأي شكل من الأشكال ، ويمكن نقلها على الورق أو عبر وسائل الاتصال الإلكترونية.

مثال على تجميع مذكرة ، شكلها ، قالبها

في الحالات التي يتم فيها تقديم ورقة العمل التي ندرسها ، توصلنا إلى حلها. أنت الآن بحاجة إلى اتخاذ قرار بشأن مثال لكتابة مذكرة. كما ذكرنا أعلاه ، لا يوجد نموذج خاص للمذكرة. مهما يكن هنا المتطلبات العامةلمحتوى الوثيقة.

وتشمل هذه:

1. بيان إلزامي للمرسل إليه من إشعار الخدمة. في الزاوية اليمنى العليا ، تحتاج إلى كتابة الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي ، بالإضافة إلى وضع الشخص الذي تم إرسال الاستئناف إليه.
2. يشار أدناه إلى اسم المستند ورقمه.
3. الخطوة التالية هي تحديد جوهر المشكلة التي واجهها منشئ المستند ، أو الموقف الذي يجب التعامل معه.
4. فيما يلي اقتراحات لحل المشكلة ، أو إشارة إلى الإجراءات التي يتوقعها مؤلف المذكرة من المرسل إليه.
5. في نهاية المستند ، يُشار إلى اسم العائلة والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي أرسل الاستئناف ، بالإضافة إلى منصبه.

يمكنك استخدام نموذج المذكرة هذا إذا لزم الأمر.

كيف تكتب مذكرة: نموذج التصميم

كيف تكتب مذكرة (عينة) ، ضع في اعتبارك مثال بسيط. قد يكون نص المذكرة مطابقًا للنص الوارد أدناه.

مثال على المذكرة

مدير شركة Gvozdika LLC

سلوبودين فلاديمير الكسندروفيتش

مذكرة

منذ 02 يناير 2018 ، تم كسر الناقل في محل الحلويات. لإصلاحه ، من الضروري شراء قطع غيار وفقًا للقائمة المرفقة. التكلفة الإجمالية أعمال الترميمبما في ذلك شراء الأجزاء هو 12500 (اثنا عشر ألفًا وخمسمائة روبل 00 كوبيل). يرجع ذلك إلى حقيقة أن سقف صندوق إصلاح وصيانة المعدات قد استنفد ، وهناك التفاصيل الضروريةلا ، لتجنب التوقف

1. تخصيص المبلغ المطلوب حسب القائمة المرفقة.
2. توفير فريق إصلاح للعمل.

مع خالص التقدير ، رئيس متجر الحلويات ديمترينكو دينيس سيرجيفيتش.

كيف تكتب مذكرة ل في شكل إلكتروني، سوف نقول أدناه.

ميزات إدارة المستندات الإلكترونية

إذا سمحت المؤسسة بتبادل البيانات باستخدام الاتصالات الإلكترونية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، فسيتم تبسيط إرسال المذكرة. تشمل مزايا مثل هذا التوزيع للوثائق داخل المؤسسة أيضًا كفاءة النظر في الطلبات.

كيف تكتب مذكرة في شكل إلكتروني؟ تمامًا كما في النسخة الكلاسيكيةعلى ورقة. لا توجد فروق ذات دلالة إحصائية في الوثائق. لا تختلف العينة في هذا التنسيق عمليًا عن المثال السابق.

يظل الجزء الرئيسي من مذكرتك (أي وصف الموقف نفسه والمقترحات المقدمة للنظر فيها) هو نفسه تمامًا كما في مثالنا.

الاستثناء الوحيد هو أنك لست بحاجة إلى الإشارة إلى المرسل إليه في المذكرة. سيتم إدخال اسم المستخدم الذي تم إرسال الاستئناف إليه في سطر "العنوان". إذا تحدثنا عن تبادل المستندات من خلال مورد مشترك (على سبيل المثال ، عنوان بريد إلكتروني واحد لكل قسم) ، فأنت بحاجة إلى الإشارة في سطر الموضوع إلى من يتم توجيه الرسالة إليه.

بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام البريد الإلكتروني (فردي صندوق بريد) في معظم الحالات ، يوجد بالفعل توقيع يتم إدراجه تلقائيًا في نص الحرف. يتيح لك ذلك توفير الوقت بشكل كبير ، بما في ذلك كتابة مذكرة. إذا كان بريدك لا يسمح لك بالتعرف على المرسل (على سبيل المثال ، عند استخدام صندوق بريد مشترك) ، فتأكد من تضمين اسمك وموقعك في نهاية الخطاب.

هام: عند إرسال المعلومات عبر البريد الإلكترونيلا تنس أن تطلب إشعارًا بشأن قراءة الرسالة المرسلة (لهذا تحتاج إلى تحديد المربع المقابل). هذا الإخطار دليل على أنك أرسلت بالفعل مذكرة إلى مستلم معين في وقت محدد.

في أي مؤسسة ، ينشأ الموقف عندما يحتاج الموظفون إلى إخطار الإدارة بالمشكلات التي نشأت ، أو شرح الظروف التي نشأت ، أو اقتراح طرق لحل مشكلات العمل. هذا هو الغرض من هذه الوثيقة. في المقالة ، سنحلل بالتفصيل كيفية كتابة مذكرة بشكل صحيح ، يمكنك تنزيل عينة مجانًا.

هم انهم:

1. الإبلاغ. يتم كتابته إذا قدم الموظف اقتراحًا أو طلب المساعدة لحل الانتهاكات أو الخلافات مع موظف آخر.
2. توضيحي. في أغلب الأحيان بسبب حادث عواقب سلبية، يتم كتابة نص تفسيري يوضح أسباب المخالفة.
3. تحليلي أو إعلامي. أنها تحتوي على تحليل لمشكلة العمل أو مفهوم ، والاستنتاجات والاقتراحات على أساس المعلومات الواردة.

سبب الخلق هو مبادرة الموظفين ، ولكن يمكن أن يكون تعليمات شفهية أو مكتوبة من الرئيس.

متطلبات الوثيقة

دعنا نتعرف على كيفية كتابة مذكرة ، وسنقوم بعمل عينة لها تنظيم الميزانية. في قائمة وثائق المحاسبة الأولية المستخدمة وكالات الحكومة، الذي تم تحديده بموجب الملحق رقم 1 لأمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 30 مارس 2015 برقم 52 ن ، لا يوجد نموذج موحد لإعداد هذه الورقة. هي مكتوبة في شكل حر الصفحة البيضاءورق مقاس A4. إذا لزم الأمر ، في مؤسسة ذات بنية متفرعة ، من الممكن تطوير هذا النموذج.

يجب أن يحتوي نموذج المذكرة (العينة) على التفاصيل الضرورية التي تتيح للمستخدمين توجيه المستخدمين بسرعة إلى جوهر المستند ومصدره ومدى ملاءمة التاريخ والرقم التسلسلي. هذا المستند لا يخضع للتسجيل الإلزامي. لكن قد تقرر المنظمة تسجيلهم ، على سبيل المثال ، للتحكم.

شكل المذكرة

ميزات وصياغة مهمة

يجب احترام الأخلاق في سلوك العمل ، وخاصة بين موظفي الخدمة المدنية. المذكرة التي تحمل عنوان "أوجه انتباهكم إلى ..." لا تفي بالمعايير الأخلاقية العالية المطلوبة. اكتب عن الانتهاك جدول العملمن الأسهل تخطي عبارة "استرعي انتباهك" في التقرير والبدء فورًا في توضيح الحقائق وجوهر الحادث. على سبيل المثال: "بالأمس ، 15/8/2018 ، تعطل أحد الدروس في قاعة الدراسةبسبب…".

السؤال الذي يطرح نفسه في كثير من الأحيان إذا كانت المؤسسة قد اعتمدت إدارة المستندات الإلكترونيةكيف تكتب مذكرة ، هل نموذج تصميمها متماثل ، وكيف يختلف عن الورق؟ لا توجد فروق ذات دلالة إحصائية في الشكل الإلكتروني. عند الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني ، يمكنك طلب إشعار بأنه قد تمت قراءته من قبل المرسل إليه.

تجميع خطوة بخطوة

تتكون قاعدة العمل مع المذكرة من عدة خطوات:

1. الموظف يخلق خدمة.
2. ينسقه مع المشرف المباشر والأطراف المهتمة ، على سبيل المثال ، مع المتخصصين الذين سيشاركون في تنفيذ العمل.
3. ثم يتم تقديمه للنظر فيه إلى المرسل إليه في القسم أو القسم المحدد.
4. يتعرف المرسل إليه على المحتوى ويتخذ قرارًا ، مع إعطاء التعليمات ، إذا لزم الأمر.
5. يتم إرسال المستند للتنفيذ ، ويتم إخطار المؤلف بالنتيجة.

إذا لم يكتب المخرج رفضًا ، فإن قراره الإيجابي فقط هو أساس اتخاذ أي إجراءات أو أداء العمل.

ضع في اعتبارك الموقف عندما يرسم نائب المدير خدمة باسم رئيس المؤسسة. يحتاج إلى الحصول على إذن لوصول موظفي الطرف الثالث إلى مباني المدرسة قبل الدخول في اتفاقية لتوريد المعدات. عند القراءة ، يجوز للمدير أن يضع قراره بضرورة وضع قائمة بالأشخاص للوصول إليها ، أو الأمر بإعداد تصاريح مؤقتة.

أخبرنا كيف يتم كتابة المذكرة ، ويرد أدناه مثال لموظفي الدولة.

عينة لتنظيم الميزانية

كيف وكم لتخزين

يتم وضع المستندات في المنظمة ، المكتملة من خلال العمل المكتبي ، في الأرشيف في تواريخ مختلفةالتخزين ، حسب نوعها ونوعها. في عام 2019 ، لا تزال قائمة أنواع المستندات مع الإشارة إلى فترات التخزين من أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 ، رقم 558 ، ذات صلة بصيغته المعدلة في 16 فبراير 2016.

يتم تخزين المذكرات التوضيحية والتقارير والمذكرات الأخرى مع المستندات الأخرى التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة المنظمات الحكومية- المراسلات والأفعال وطلبات إصدار التصاريح والبيانات المتعلقة بفقدان الشهادات وما إلى ذلك. مدة تخزينها في الأرشيف هي 5 سنوات.