إدارة الفرق البعيدة. ميزات التحكم عن بعد في عمل الأقسام البعيدة

إذا كانت مهمتك هي إدارة الموظفين عن بُعد ، فقد وزعت فرقًا وتريد تطوير عملك معهم بنجاح ، فأنت بحاجة إلى معرفة ومهارات إضافية في الإدارة عن بُعد.

أثناء التدريب ، ستتعلم كيفية الاختيار الأشخاص المناسبينإلى الوظائف الشاغرة لديك وتطويرها بشكل فعال. سوف تتعلم كيفية التخطيط بشكل صحيح وصياغة وتعيين المهام للفرق الافتراضية. سوف تتعلم كيفية تحفيز الموظفين عن بعد ، والعثور على مستوى التحكم الضروري والكافي لهم ، وفهم نوع الاهتمام وعدد المرات التي يحتاجها الموظفون.

الجمهور المستهدف:

رؤساء المنظمات ورؤساء الأقسام الوظيفية والرؤساء ومديرو المشاريع الذين يرغبون في تحسين مهاراتهم وإتقانهم الأساليب الحديثةإدارة الموظفين عن بعد.

خلال التدريب سوف تتعلم:

• ما هي المشاكل الرئيسية التي يمكن أن تواجهها عند العمل مع فريق موزع.
• ما الذي يمنع الموظفين البعيدين من التحفيز وإدراجهم في العمل.
• دور الوسائل التقنيةفي الإدارة عن بعد.
• كيفية اختيار الموظفين المناسبين للعمل عن بعد.
• كيف تحفز الموظفين عن بعد.
• كيفية بناء عملية العمل بشكل صحيح للحصول على أقصى نتيجة.
• ما هو التحكم الضروري والكافي.
• كيف تلهم وتقود الناس افتراضيا.
• كيفية تطوير الكفاءات اللازمة للموظفين.

برنامج تدريب

اليوم 1
1. نقوم بجمع مشاكل الإدارة عن بعد التي يواجهها المشاركون.

2. نقوم بتحليل الصعوبات التي يواجهها الموظفون عن بعد:

• لماذا لا يسمعوننا.
• ما الذي يمنعهم من "فعل الشيء الصحيح ، من المرة الأولى".

3. نضع قائمة بالوسائل الفنية ووسائل الاتصال اللازمة:

• دور الوسائل التقنية في نجاح التحكم عن بعد ؛
• استخدام أفضل الممارسات العالمية.

4. نختار موظفين للعمل عن بعد:

• ما هي كفاءات الموظف؟
• مستويات تطوير الكفاءة.

  يمارس:

  • تجميع قائمة الكفاءات المطلوبة ؛
  • تقييم أهمية كل كفاءة ؛
  • اختيار السير الذاتية حسب الكفاءات اللازمة ؛
  • إجراء مقابلة في "حوض السمك".

5. نبني سير العمل:

• 5.1 التخطيط:

  • ميزات التخطيط عن بعد.

    الممارسة (العمل في مجموعات صغيرة):

    • جدولة المهام لفريق بعيد لمدة شهر.

• 5.2 تحديد الأهداف:

  • كيفية صياغة المهام بشكل صحيح ؛
  • كيفية وضعها بشكل صحيح على المؤدي.

    يمارس:

    • صياغة وتعيين مهمة لموظف بعيد.

6. كيفية تحفيز الموظفين عن بعد:

• لماذا ولاء الموظف مهم؟
• كيفية تنمية الشعور بالانتماء ؛
• كيفية التعرف بشكل صحيح على نتائج العمل. فن تعليق.

  الممارسة (العمل في أزواج):

  • تطوير الشعور بمشاركة الموظف ؛
  • ملاحظات متمايزة.

اليوم الثاني
1. التحكم. ضروري وكافي:

• أربعة مستويات من تطوير الفريق ؛
• ما هو أسلوب القيادة الذي يجب تطبيقه في أي مرحلة ؛
• الإبلاغ الفعال.

  يمارس:

  • تحديد مستوى تطوير الفريق البعيد ؛
  • تجميع قائمة بأساليب التحكم. ضروري وكافي ؛
  • تطوير هيكل تقرير فعال.

2. إدارة الصراع:

• تضارب المفاهيم
• صراع الواقع.

  يمارس:

  • توسيع رؤية المرء ؛
  • فصل الحقائق عن التفسيرات ؛
  • آلية الإسقاط.

3. كيف تكون قائدًا افتراضيًا:

• كيف تلهم فريق.
• ميزات القيادة عن بعد.

  يمارس:

  • القيادة الملهمة. كيف تقود الموظفين؟

4. الاهتمام الضروري والكافي للموظفين:

• تحديد التواتر الضروري والكافي للاجتماعات ؛
• كيفية تنظيم الاجتماعات.
• عقد اجتماعات (جسر مع الماضي ، الجوهر ، جسر لتوقعات المستقبل).

  يمارس:

  • عقد ومراجعة الاجتماع العادي.

5.تنمية الكفاءات اللازمة:

• ما إذا كان من الضروري تطوير الموظفين عن بعد ؛
• طرق التدريس الحديثة؛
• الدعم التدريبي كوسيلة لحل المشكلات والتخلص من القيود والمخاوف.
  

  يمارس:

  • جلسة تدريب مصغرة في "حوض السمك" ؛
  • ممارسة التدريب.

09:30 - 10:00 - التسجيل
10:00 - 11:20 - أول كتلة من البرنامج
11:20 - 11:35 - استراحة قهوة
11:35 - 13:00 - الكتلة الثانية من البرنامج
13:00 - 14:00 - غداء
14:00 - 15:45 - الكتلة الثالثة من البرنامج
15:45 - 16:00 - استراحة قهوة
16:00 - 17:30 - الكتلة الرابعة من البرنامج

ردود الفعل حول التدريب

كاربوخين فاديم ، بنك "AK BARS" PJSC ، رئيس القسم ، كازان

كان التدريب على الإدارة عن بُعد مفيدًا بالنسبة لي كمدير بدأ العمل مع فريق من الموظفين عن بُعد. بعد هذه الدورة ، قمت إلى حد ما بتعديل أساليب الإدارة التي كنت أرغب في استخدامها في عملي عن طريق القياس مع فريق محلي ، وأضفت بعض الأساليب والتوصيات إلى ترسانتي. سفيتلانا غونشار باستمرار
يحافظ على تناغم الجمهور عرض احترافيمادة نظرية وأمثلة من ممارسته الشخصية ومزيج من النظرية مع تمارين عملية مثيرة.


رومانتسوفا أولغا أناتوليفنا ، شركة Starateli LLC ، مدير شبكات DIY ، موسكو

قد يكون هناك موقف يضطر فيه مدير الموارد البشرية إلى المغادرة لفترة طويلة ، على سبيل المثال ، مع الزوج الذي حصل على عقد مربح في الخارج. في هذه الحالة ، يجب تنفيذ التوجيه في وضع التحكم عن بعد. يجب القيام بذلك بطريقة تجعل من الممكن حل جميع مشكلات العمل بسرعة ولا يعاني نظام العمل.

من المقال سوف تتعلم:

• ما الصعوبات التي يمكن أن تواجهها عند إدارة الموظفين عن بعد ؛
• ما هي منتجات البرامج التي يمكن استخدامها لإدارة الموظفين عن بعد ؛
• ما هي الصلاحيات التي يمكن تفويضها للنائب ؛
• كيف تتحكم في عمل موظفي الخدمة.

الصعوبات التي يمكن مواجهتها عند إدارة الموظفين عن بعد

كما تظهر الممارسة ، عندما تتم إدارة الموظفين عن بعد ، فإن المشكلة الرئيسية هي فقدان الموظفين للشعور بأنهم فريق واحد يحل المشكلات الشائعة. لن يحتاج المدير الغائب فقط إلى التواصل مع كل موظف على حدة باستخدام الصناديق الفرديةالتواصل ، ولكن أيضًا لاستخدام التكنولوجيا العالية لمناقشة المهام بشكل مشترك عبر الإنترنت وتنظيم الاجتماعات. بالإضافة إلى ذلك ، من أجل التوقيع على المستندات المهمة ومناقشة بعض القضايا التي تتطلب حضورًا شخصيًا ، ستحتاج إلى السفر بشكل دوري للقاء الموظفين.

من أجل التنفيذ الفعال للإدارة عن بُعد ، من الضروري تنظيم جميع عمليات وإجراءات الإدارة بشكل صارم وعقد اجتماعات التخطيط أسبوعياً. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري ضمان إمكانية الاتصال التشغيلي مع المرؤوسين لمناقشة المشاكل العاجلة.

فكر في مسألة تفويض السلطة ، وممارسة السيطرة ، تعلم أن تثق بموظفيك. عند الإدارة عن بُعد ، قد لا نلاحظ بعض الأشياء الصغيرة المهمة ، وفي الواقع يتكون العمل بشكل أساسي منها. لتقليل المخاطر ، قم بتعيين موظفين مؤهلين تأهيلا عاليا في قسم الموارد البشرية على استعداد لاتخاذ قراراتهم الخاصة والذين لا يخشون تحمل المسؤولية.

برنامج لإدارة الموظفين عن بعد

بالطبع خاص برمجة، والذي يسمح لك بإدارة الموظفين عن بعد. تجمع هذه البرامج بين جميع قنوات الاتصال المتاحة ، ولن تحتاج إلى استخدام هاتف أو جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت أو Skype أو Viber أو Whatsapp بشكل منفصل.

باستخدام أدوات إدارة مشروع البرامج كخدمة (SaaS) ، يمكنك بسهولة إنشاء منتديات ومحادثات للمراسلة الفورية ، واستضافة المؤتمرات ، وإنشاء تقويمات وأحداث مشتركة ، واستخدام الملفات الموجودة على خادم الشركة في وضع مشترك. الوصول. للتحكم عن بعد والعمل الجماعي ، يمكنك تقديم المشورة بشأن الموارد مثل كامب فاير ، هوبوت ، أسانا ، "نظام إدارة الأعمال البسيط".

.لاحظ أن أداة يدويةلإدارة الموظفين عن بعد ليست باهظة الثمن دائمًا. لذلك ، لاستخدام مورد Go to Meeting ، الذي يوفر وصولاً مشتركًا إلى المعلومات ، فإن الرسوم الشهرية هي 60 دولارًا فقط.

اعقد اجتماعًا قبل المغادرة مع موظفيك

حاول ألا تجعل أخبار مغادرتك والطريقة الجديدة للقيادة مرهقة للمرؤوسين. أخبر كيف سيتم بناء عمل خدمة الموارد البشرية في الظروف الجديدة ، وأكد أنك ستظل قادرًا على مناقشة المشكلات بسرعة مع كل موظف وستساعدهم أيضًا في إيجاد الحلول.

أخبر بالتفصيل عن جميع قنوات الاتصال التي يمكن استخدامها ، وقدم كل تعليمات ، والتي ستوضح بالضبط كيف وفي أي مواقف يمكنك الاتصال بك ، وفي أي وقت.

يجب تثبيت البرنامج المختار لإدارة الموظفين عن بُعد واختباره مسبقًا حتى يتمكن كل موظف من استخدامه بثقة واستخدام جميع الفرص المتاحة لهم إلى أقصى حد.

اتفق مع الإدارة على دفع تكاليف الرحلات الشهرية

لا يمكن أن تحل Skype أو المراسلة الفورية الأخرى محل الاجتماعات وجهًا لوجه والمحادثات وجهًا لوجه مع الموظفين. هذه ضرورة موضوعية ، لأن الوجود المباشر للقائد ، وإن كان بشكل دوري ، يعد حافزًا جيدًا ويسمح لك بممارسة السيطرة واكتشاف أخطاء المرؤوسين وتصحيحها في الوقت المناسب.

سيكون الظهور المنتظم في الشركة مفيدًا لك أيضًا ، لكي تشعر بإيقاعها ، ولا تفقد الاتصال بثقافة الشركة. ستكون قادرًا على التواصل شخصيًا مع الإدارة ، والتعرف على التغييرات المخطط لها ، وتوقيع المستندات المهمة التي يجب أن تكون معتمدة من خلال توقيعك بخط اليد.

يجب أن يكون لكل موظف في قسم الموارد البشرية أهداف محددة وخطة عمل واضحة

يجب أن يكون لكل موظف خطة عمل مطورة لمدة ربع أو نصف عام. يجب أن تسرد المهام المحددة التي يجب إكمالها خلال هذه الفترة. عند صياغة الأهداف ، صف ما يجب أن يسعى الموظف لتحقيقه من أجل حل المهام التي تواجهه بشكل فعال. يجب صياغة الأهداف بالتفصيل والأهداف - على نطاق أوسع.

يمكن للموظفين إرسال تقارير أسبوعية إلى البريد الإلكتروني أو إلى العنوان الموجود في برنامج إدارة الفريق عن بُعد. عندما يعلمون أنك على دراية ، سيكون هذا عاملاً تأديبيًا إضافيًا. يمكن للموظف أن يقدم تقارير دورية عن كيفية تنفيذ الخطة الشخصية ، ولكن إذا كانت هناك صعوبات في تنفيذ الخطة ، فيجب عليه إبلاغك بذلك على الفور.

عيّن لنفسك نائباً وقم بتفويض بعض صلاحياتك إليه

بالطبع ، هذا الموظف يجب أن يلهمك بالثقة ، إنه لأمر جيد إذا كنت قد عملت معه بالفعل في مشاريع مشتركة. ناقش معه صلاحياته - أي القضايا يمكنه أن يقررها بنفسه ، وأي منها - فقط بعد مناقشتها معك ، وأي القرارات لا يمكن لأحد سواك أن يتخذها. على سبيل المثال ، قد يوافق على خطط وبرامج تدريب الموظفين التي طورها مديرو الموارد البشرية ؛ حل المشكلات المتعلقة بتفاعل مديري الموارد البشرية داخل خدمة الموظفين ومع الخدمات الأخرى. لكن الأسئلة المتعلقة بميزنة قسم الموارد البشرية ، والاستراتيجية طويلة الأجل للعمل مع الموظفين ، ومبررات كشوف المرتبات للشركة ، ومراجعة حزم التحفيز لفئات معينة من الموظفين يجب أن تكون من اختصاصك.

كن مستعدًا لحقيقة أنه لن تتطابق جميع القرارات التي سيتخذها نائبك مع تلك التي ستتخذها في مواقف مماثلة. هذا أمر لا مفر منه ، وعليك أن تتصالح معه ، وإلا فلن تتمكن من تخفيف العبء عن نفسك.

ابق على اطلاع دائم بالحياة التجارية للشركة

اطلب إرسال جميع المستندات المهمة إليك في الوقت المناسب في شكل إلكتروني. قم بتعيين شخص يكون مسؤولاً عن مسح هذه المستندات وإعادة توجيهها إلى بريدك الإلكتروني. ينطبق هذا على الأوامر واللوائح التي وضعها المتخصصون في قسمك ، وكذلك تلك المستندات التي يتم إرسالها إلى رؤساء الأقسام الأخرى للموافقة عليها.

تحتاج إلى الاطلاع على الملاحظات والتعليقات التي يقدمها رؤساء الخدمات الأخرى من أجل تسجيل الشكاوى ، وتحديد أسبابها ، من أجل أخذها في الاعتبار لاحقًا في عمل القسم. هذا هو السبب في أنك لن تحتاج فقط إلى نص المستند في شكل إلكتروني ، ولكن إلى نسخة ممسوحة ضوئيًا منه.

التخصص: الإدارة ، الإدارة العامة ، الموارد البشرية شكل: مفتوح

الغرض من التدريب:
اكتساب المشاركين للمعارف والمهارات في التحكم عن بعد للموظفين المرؤوسين.

التدريب المقصودللمديرين من مختلف المستويات الذين تشمل كفاءاتهم الاتصالات وإدارة الموظفين الموجودين خارج المكتب و / أو على مسافة كبيرة.

تنسيق العمل:

يتضمن وضع التعلم النشط تحليل الحالات العملية في تمارين جماعية وفردية مع كتل المعلومات النظرية. أثناء التدريب ، تطوير نصيحة عمليةواختبار المشاركين وتبادل الخبرات داخل المجموعة.

المؤلف والمقدم - زاكابلوتسكايا إيلينا أناتوليفنا :
مدرب أعمال ، مستشار إداري ، مدرب تنفيذي.

التخصص: المهارات الإدارية ، التفاوض ، المبيعات والعمل مع العملاء ، الفعالية الشخصية ، تقنيات الموارد البشرية.

برنامج

1. مقدمة
   • تأثير الموظفين على كفاءة الشركة
   • وظائف المدير
   • أساليب القيادة
   • مبادئ التحكم عن بعد: التخطيط ، والتحفيز ، والتحكم ، والتفويض
2. ميزات العمل عن بعد
   • من يمكنه العمل عن بُعد: ملف تعريف كفاءة الموظف للعمل عن بُعد
   • ميزات البحث عن الموظفين عن بعد ، مناقشة الشروط
   • معايير فعالية عمل الموظفين عن بعد
   • الخصائص علاقات العملعلى مسافة
3. تحديد الأهداف وتخطيط أنشطة الموظفين عن بعد
   • لماذا من المهم تحديد الأهداف للموظفين؟
   • قواعد تحديد الهدف البعيد. SMART كأداة للإدارة الفعالة
   • تحديد أولويات الموظف. تعريف معايير النتائج
   • تخطيط الموارد. المالية ، والتسويق ، والأحداث ، وإدارة خط الإنتاج
   • خطة العمل الفردية (PIP): شروط التطبيق والتهديدات
   • تحديد الأهداف الرئيسية وأخطاء التخطيط
4. المراقبة عن بعد للموظفين
   • أنواع السيطرة
   • تردد التحكم. ميزات جهاز التحكم عن بعد
   • السيطرة على الدخل والمصروفات
   • زيارات المدير: التقنية ، الأخطاء ، مجالات الاستخدام
   • ردود الفعل على نتائج مراقبة أداء الموظف
5. تعليق
   • التعليقات كأداة إدارة
   • وقت ومكان تقديم التغذية الراجعة للموظف
   • خوارزمية ردود فعل الموظفين الفعالة
   • أخطاء التعليقات
6. التواصل عن بعد مع الموظفين
   • أهمية التواصل مع الموظفين عن بعد
   • أنواع الاتصالات وخصائص الاستخدام
   • أخطاء في التواصل مع الموظفين عن بعد
   • قوانين الاتصالات عن بعد. تأثير التلاشي ، مبدأ "الهاتف المكسور" ، خدعة الرسائل
   • تقنية لإجراء المؤتمرات عن بعد والفيديو
7. التعامل مع المستندات والبريد الإلكتروني
   • أهداف وغايات تكوين الوثائق ورسائل البريد الإلكتروني
   • كتابة خطاب كأداة لإدارة الوقت
   • تعيين المرسل إليهم من الرسائل والمستندات. المعلومات اللوجستية
   • الردود على رسائل البريد الإلكتروني للموظفين
8. التفويض أم أنه من الأسهل أن تفعل كل شيء بنفسك ...
   • مبادئ التفويض
   • مؤشرات نقص التفويض
   • أساطير حول التفويض. أخطاء التفويض
   • تقنيات التفويض وتقييم الأداء
9. دافع الموظف عن بعد
   • المجال التحفيزي للموظف
   • الارتباط بين أهداف الشركة وأهداف الموظف: البحث القاسم المشترك
   • ممثل مدير الشركة أمام موظف
   • طرق لإدارة تحفيز الموظفين عن بعد. العوامل المثبطة
   • علامات الإرهاق المهني. طرق التعامل مع الإرهاق
   • لا تفعل شيئًا كأداة لزيادة الدافع
10. نتائج التدريب
    • تشكيل خطة لمزيد من العمل و التنمية الفرديةمشاركون

ينمو سوق الخدمات عن بُعد بنسبة 10-15٪ سنويًا. يتطور سوق الخدمات عن بُعد في التسويق وتطوير البرامج وتصميم مواقع الويب والترويج بشكل سريع بشكل خاص. هذا النمو يدفع بالتوظيف السريع للعمال عن بعد وتشكيل فرق العمل. لجعل آلية التعاون عن بعد فعالة ، يحتاج القائد أو المدير إلى تطبيق مهارات بناء الفريق والبرامج الخاصة التي تعمل على تحسين العمل الجماعي في المشروع والتحكم في الوقت الذي يقضيه في إدارة الموظفين عن بُعد.

فوائد إدارة الفرق البعيدة

الاستعانة بمصادر خارجية بأي شكل من الأشكال يوفر الموارد للمؤسسة ، ولا يخلق وظائف إضافية ، ولا يتحمل تكلفة تأجير المباني والمعدات (). الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الموظفين عن بعد له العديد من المزايا الأخرى:

• فرصة للتوظيف أفضل المتخصصينفي السوق ودفع لهم فقط مقابل ساعات العمل الفعلية وليس ليوم كامل ؛
• فرصة للعمل معها أفضل المحترفينمن مدن مختلفة وبتفكير مختلف ؛
• قدرة مدير واحد على إدارة عدة مشاريع لعدة عملاء في نفس الوقت.

ستساعد الأساليب الحديثة في التوظيف (انظر) وتكييف الموظفين وتحفيزهم على جعل فريق المشروع أكثر فعالية.

غالبًا ما يتم البحث عن الموظفين في عمليات التبادل المستقل أو باستخدام الآلية الشبكات الاجتماعية. في الحالة الثانية ، تُمنح الميزة غالبًا للمرشحين الذين أثبتوا بالفعل أنفسهم في العمل في أحد الفرق البعيدة أو أي شخص يعرفونه. آلية التوظيف هذه لا تعمل دائمًا بنجاح.

عند اختيار موظف ، عليك التركيز على صفاته الشخصية ، بما في ذلك:

• مبادرة؛
• الاستعداد للعمل الجماعي والتفاعل المستقل مع أعضاء الفريق ؛
• القدرة على العمل مع وسائل الاتصال ومنتجات البرمجيات التقنية ؛
• الاستعداد للعمل على النتيجة وليس على العملية.

ستساعد الاستطلاعات والاختبارات المعدة مسبقًا في تحديد هؤلاء الموظفين.

تكيف وتحفيز الموظفين عن بعد

عضو الفريق الجديد غير قادر على الفور على الاندماج في فريق تم إنشاؤه بالفعل. تحتاج إلى قضاء الوقت والجهد في ذلك. لهذا تحتاج:

• إنشاء وتزويدهم بخدمة دعم قادرة على الإجابة بسرعة على جميع الأسئلة ؛
• تكييف الوافدين الجدد مع ثقافة الشركة الراسخة للفريق وقاعدة معارفه بمساعدة الندوات عبر الإنترنت والدورات التدريبية (انظر).

يجب أن يتمتع عضو الفريق الذي يساهم بالفعل في الفريق بالقدرة على النمو. سيصبح هذا هو الجوهر الرئيسي لدوافعه. يمكن أن تكون الأدوات التحفيزية الأخرى:

• إدخال نظام الدرجات (المستويات التطوير الوظيفي) ، حيث ينمو الموظف من مبتدئ إلى خبير ؛
• إسناد المهام الإدارية إليه ؛
• التدريب في التخصصات ذات الصلة وتوسيع نطاق العمل ، وبالتالي ، صندوق الأجور.

التدريب عن بعد للموظفين عن بعد

أصبح تدريب الموظفين عن بعد الوسيلة الأساسية لتعزيز الموظف عن بعد. لا تستطيع الفرق الصغيرة دائمًا دفع تكاليف الدورات التدريبية الإضافية. يمكن أن يكون حل المشكلة هو تنظيم ندوات عبر الإنترنت ودورات تدريبية ، وتدريب الشركات ، بعد الانتهاء بنجاح من زيادة درجة الموظف. من المهم ألا يصبح التدريب مضيعة للوقت ، وهو ، علاوة على ذلك ، لن يتم دفع أجره ، بل هو نقطة انطلاق طبيعية للنمو. يجب أن تسجل نتائجه في محفظة الموظف وأن تنعكس في أجره.

إدارة الموظفين عن بعد

أي فريق يتطلب إدارة الجودة. لن يعمل أحد بشكل مستقل بشكل أكثر كفاءة. تشمل الإدارة:

• تحديد الأهداف؛
• توزيع المسؤوليات (انظر) ؛
• تخصيص الموارد؛
• مراقبة تقدم المشروع ؛
• قبول نتيجة العمل ؛
• مراقبة جودة العمل.

هناك عدد من المبادئ ، والتي سيؤدي تطبيقها إلى جعل عمل المدير أكثر فاعلية ، والمزيد عنها لاحقًا في المقالة.

1. إنشاء قنوات اتصال عمل مستقرة.يمكن أن تكون هذه أي محادثة جماعية في برنامج المراسلة أو Skype ، أو تسمح لك بعض أنظمة CRM بعقد اجتماعات جماعية. للتواصل الجماعي ، يجب تحديد الوقت مبدئيًا وعدم تغييره طوال فترة العمل في المشروع.
2. التواصل الصوتي.يمتلك الصوت القدرة على نقل المزيد من ظلال المعنى أكثر من النص ، ومن السهل تحفيز أو نقل الرسائل الأكثر أهمية به. بالإضافة إلى ذلك ، يزيد الاتصال الصوتي من الشعور بالملكية بين الموظفين.
3. مناقشة جماعية.الجميع معالميجب مناقشة المشاريع في دردشة جماعية. يخلق التفاهم بين الموظفين المهام المشتركةوالمسؤولية عن تنفيذها.
4. استخدام برامج التعاون(أو منصات مثل WeVue) للتعاون في مشروع ، حيث يمكن للجميع رؤية مراحل المشروع ومشاركة عملهم ومسؤوليتهم عنه.
5. إنشاء مدونة داخلية للمشروع.يمكن بسهولة تحويل آلية الاتصال والتغذية الراجعة هذه إلى وسيلة اتصال غير رسمية وإنشاء فريق له تقاليده وترفيهه الخاص.
6. تشكيل وحدة ثقافة الشركة - سم. .
7. استخدام مؤتمرات الفيديو.هذا يسمح لك لخلق شعور بالوحدة.
8. غير مزعجة ولكنها تحكم كاملالموظفين عن بعد ووقت العمل في المشروع بمساعدة الوسائل التقنية الحديثة.
9. ترتيب الجزء وظائف التحكم على الموظفين.
10. مراعاة الاختلافات في التقاليد والثقافاتأعضاء مختلفين في الفريق ، لن يتم فهم بعض نكات Muscovite في Tyumen ، ولن يقدر الفنان دائمًا روح الدعابة للمطور.

10 أخطاء شائعة في الإدارة. كيف تتحكم في الموظفين عن بعد دون مشاكل نموذجية؟

يمكن أن تؤدي أخطاء المدير إلى فشل المشروع. من الأفضل عدم القيام بها. من بين الأكثر شيوعًا:

1. فرض رأيك.أي مدير يعتبر نفسه دائمًا أكثر ذكاءً من موظفيه ، لأنه الرئيس. في الوقت نفسه ، عند تعيين محترف ، من المفترض مسبقًا أنه من حيث كفاءاتهم ، يتفوق على المرشحين الآخرين ويعرف أكثر قليلاً. يجب أن نسمح له بإظهار مهاراته الخاصة ، وعدم فرض رأي الرئيس.
2. الكثير من السيطرة.في إدارة الموظفين عن بُعد ، غالبًا ما تستغرق الاجتماعات والتقارير النهائية والمتوسطة واليومية الموظف وقتًا أطول من العمل في مشروع. يجب أن يكون هذا العبء معقولاً.
3. أخطاء بمرور الوقت.يمكن للموظفين العمل في مناطق زمنية مختلفة ويجب أن يكون وقت الاتصال مناسبًا للجميع.
4. قلة التغذية الراجعة.يجب أن يكون كل موظف قادرًا على الوصول إلى المدير بمهامه ومشاكله.
5. "إدارة الفطر".إن شعار "أبقهم في الظلام ، وأطعمهم معلومات خاطئة وآمل أن يكبروا لا يعمل مع محترفين. يجب أن تكون المعلومات حول تقدم المشروع وأهدافه في الوقت المناسب ويمكن الاعتماد عليها.
6. غير كافٍ جهاز التحكمعمل الموظفين.بدون المواعيد النهائية الصارمة والرقابة على التقيد بها ، دون تحليل وقت العمل في كل مرحلة ، يمكن أن تتعطل المواعيد النهائية للمشروع.
7. إستعمال منصات مختلفةوالبرمجياتلأعضاء الفريق المختلفين.
8. اختيار المفضلين والخاسرين.يجب أن يكون نظام الدرجات موضوعيًا وشفافًا.
9. عدم وجود معايير جودة واضحةقبول العمل.
10. لا يوجد مدير اتصالفي أي وقت من اليوم.

10 خدمات مفيدة (برامج ، تطبيقات) لضبط العاملين وتنظيم عملهم

من المستحيل إدارة الأفراد عن بعد بدون وسائل تقنية. ستساعدك 10 منتجات برمجية على القيام بذلك بشكل فعال:

1. وريك.خدمة لإدارة المشاريع وتحديد المهام وضبط وقت العمل عليها. باستخدام Rayk ، يمكنك العمل مع فرق كبيرة وتحديد الأولويات وتتبع تقدم المهام. إنه متاح كإصدار ويب وكتطبيق لنظامي التشغيل iOS و Android.
2. قسم العمل. النظام المثاليللشركات الرقمية. يسمح لك بأخذ الوقت في الاعتبار ، والتحكم في التعاون ، ولديه وظائف CRM. بمساعدتها ، يمكنك تنفيذ مشاريع نظام كبيرة.
3. أسانا.تطبيق ويب مع إصدارات لـ أجهزة محمولة، والتي يمكنك من خلالها ضبط عمل الفرق الصغيرة. التناظرية المبسطة من Wrike. تم استخدام أوبر بنجاح في العمل مع سيارات الأجرة.
4. تثاقل.برنامج تواصل الفريق. رسول الشركات يضع نفسه على أنه "قاتل Skype" والبريد داخل الشركات. مناسبة لجميع مهام بناء الفريق وإعداد التقارير.
5. بيتريكس 24. نظام مجاني لإدارة المشاريع والتحكم في الوقت. يحتوي الإصدار المدفوع على إمكانات إدارة المشاريع في فرق مماثلة لـ Microsoft Project ، بينما يحتوي الإصدار المجاني على دردشة جماعية ورسول يتكامل مع الشبكات الاجتماعية. يسمح لك بتعيين المهام وتتبع التقدم.
6. ميجابلان.برنامج التعاون السحابي الروسي ، هناك إصدارات مدفوعة ومجانية. يمكنك تعيين المهام وتتبع التقدم ، وهناك وظيفة التحكم في الوقت.
7. جيرا. برنامج للعمل الجماعي ، وهو نظام لحل المشكلات التشغيلية وتتبع الأخطاء بإمكانيات متقدمة لإدارة المشروع.
8. تريلو. برنامج للتنظيم عمل التصميممجموعات صغيرة طورتها شركة Fog Creek Software. استنادًا إلى أيديولوجية العمل الخاصة بنظام إدارة مشروع كانبان ، يتم دعم العمل باستخدام الأجهزة المحمولة.
9. كيكيدلر. برنامج لمراقبة السلوك البشري على الحاسوب. يكون التثبيت منطقيًا إذا كان المدير مهتمًا بالوقت الذي يقضيه في مكان العمل ، وليس التفكير في المشكلة أو إنشاء فكرة. في بعض الحالات ، يمكن اعتباره انتهاكًا للخصوصية.
10. ستافيكوب. برنامج لمراقبة وقت العمل ، يقوم بمراقبة وتحليل جميع الإجراءات على الكمبيوتر ، ولكن للتحليل يقدم استخدام تقارير المستخدم نفسه. يزيد من انضباط الموظفين.

إدارة الموظفين عن بعد - حقائق مثيرة للاهتمام

بالنسبة لأولئك الذين يتعلمون كيفية إدارة فريق بعيد ، قد تكون الحقائق التالية مفيدة:

• على مدى السنوات العشر الماضية ، زاد عدد الموظفين الذين يعملون عن بعد في الولايات المتحدة بنسبة 115٪ ؛
• أصبحت الشركة الإعلامية Makeshift ، التي تعمل مع موظفين عن بُعد في 80 دولة ، الشركة الرائدة عالميًا في عدد المواد الحصرية ، التي يتم الحصول عليها أحيانًا من مواقع خطرة ؛
• لم تنجح مذكرة "عدم العمل في المنزل أو العمل" الصادرة عن ماريسا ماير ، المسؤولة التنفيذية العليا في شركة Yahoo ، والتي تحث العمال على العودة إلى المكتب ، وتم إلغاؤها.

الفرق البعيدة هي المستقبل! مهمة الحاضر هي بناء عملهم بشكل فعال!

الاتصالات عن بعد ليست دائما سهلة. هل تعرف نفسك في الأمثلة أدناه؟

في الساعة 10 مساءً ، يتلقى محامي الشركات النص الأصلي من زميله وبعد بضع ساعات يتساءل (ليس للمرة الأولى) ، لماذا لا توجد شروط عقد للمستندات المتعلقة بالعمل؟

بعد فترة طويلة و غداء لذيذمع أحد العملاء ، يقوم ممثل شركة إعلانات بفتح خطاب من رئيسه ، يحتوي على تذكير بإرسال نفقاته في الوقت المناسب. منزعجًا من هذه الإدارة الدقيقة (أسلوب الإدارة الدقيق) ، يستجيب على الفور ، ويطرح أفكاره غير الخاضعة للرقابة في رسالة رد.

في مؤتمر جماعي أسبوعي عبر الإنترنت ، يشعر أحد أعضاء الفريق عن بُعد بالارتباك بشأن ما إذا كانت زميلتها لا تسمعه حقًا (كتم الصوت) ، في اللحظة التي تتأخر فيها فقط في الإجابة على سؤال ، أو إذا تشتت انتباهها ثم أعفت نفسها.

لقد غيّر العصر الرقمي شكل الاتصال

عندما يقوم محاورونا المحتملون ، على الجانب الآخر من الهاتف ، بإيقاف تشغيل التنبيهات الصوتية ، فمن الآمن أن نقول إننا نعيش في وقت صعب. أحدث العصر الرقمي ثورة في الاتصال ، وهو ما يعادل الثورة المصاحبة لاختراع المطبعة. هذه التغييرات ، كما نقول غالبًا ، هي نقطة ألم. وهذا يؤثر على كيفية سماعنا بشكل صحيح ، وعلى ما نسمعه ، لأن فوضى المعلومات التي تُلقى علينا غالبًا ما تؤدي إلى سوء فهم وتشويش خطير للغاية.

يواجه الأشخاص الذين يعملون في فرق بعيدة هذه التحديات طوال الوقت. وفقًا لآخر استطلاع أجراه المكتب الأمريكي لإحصاءات العمل ، يعمل 22٪ من الأمريكيين من المنزل ، بينما يعمل 50٪ عن بُعد كجزء من فريق. يتطلب هذا التحول المتزايد مهارات جديدة للتصرف في التفاعل.

مشكلة الاوامر عن بعد

لماذا تتطلب الفرق البعيدة مهارات تعاون جديدة؟ ما هو الشيء المفقود في رسائلنا النصية ورسائل البريد الإلكتروني والمؤتمرات عبر الإنترنت وغيرها من الاتصالات الرقمية؟ إجابة: لغة الجسد.

حتى لو كنا بجوار بعضنا البعض ، فإن لهجة النص أو شكليات البريد الإلكتروني تظل حرة في التفسير ، لدرجة أنه حتى أقرب أصدقائنا يمكن أن يصبحوا مشوشين ويساء فهم الرسالة.

تخلق هذه التفسيرات الخاطئة قلقًا يمكن أن يكون مكلفًا ويؤثر على الروح المعنوية ومعدلات المشاركة والإنتاجية والابتكار. الاتصال عن بعد يشوه طبيعة محادثاتنا. والتأخير بين الرسائل يخفي ردود فعل عاطفية. هل سبق لك أن اختبرت ذلك فورًا بعد الكتابة والإرسال بريد إلكتروني، هل شعرت بالقلق حيال كيف يمكن أن ينظر إليه الشخص الموجود على الجانب الآخر من الشاشة؟ ماذا لو رأى رئيسك في العمل خطابًا منك متأخرًا وقررت أن هذا يعد غزوًا لوقتها الشخصي؟

على الرغم من أننا ربما بدأنا في التعود على هذا النوع من المراسلات "غير المتزامنة" ، إلا أنها لا تزال تسبب سوء فهم في التواصل الاجتماعي. بدون استجابة فورية ، يمكن أن يصرف انتباهنا ، أو نفكر في الأشياء الخاطئة ، أو حتى نشعر بخيبة أمل في محاورنا.

التعاون الفعال بين الفرق البعيدة

للحفاظ على مستوى عالٍ من الاتصال ، يجب على الفرق البعيدة العثور على ملفات جديدة و طرق أفضلالتفاعلات.

أولاً ، ضع في اعتبارك أن هناك ثلاثة أنواع من المسافات في التفاعل عن بُعد:

• المادي (المكان والزمان)
• التشغيلية (حجم الفريق ، الإنتاجيةومستويات المهارة)
• تقارب (القيم والثقة والاعتماد المتبادل)

أفضل طريقة للمديرين لتحسين أداء الفريق هي التركيز على زيادة القرب ، أي تقليل المسافة بين الفرق. حاول تغيير المراسلات لمكالمات الفيديو ، هذا هو أفضل علاجلزيادة التفاهم المتبادل بين الموظفين وخلق التعاطف من البريد الإلكتروني أو حتى الرسائل الصوتية. وإنشاء طقوس جماعية افتراضية تمنح الأشخاص الفرصة للتفاعل وتبادل الخبرات بانتظام. على سبيل المثال ، اللقاءات.

عندما تتواصل الفرق البعيدة بشكل جيد وتستخدم نقاط القوة، يمكنهم الحصول على ميزة على الفرق من الأقسام الأخرى. وهنا عدد قليل أفضل الممارسات:

في بعض الأحيان ، نستخدم كلمات قليلة في الرسائل.

يمكن أن يتسبب الإيجاز في قضاء بقية أعضاء الفريق وقتًا أطول في تفسير رسالتك (وبالمناسبة ، سيظلون يسيئون تفسير الرسالة). لا تفترض أن الآخرين يفهمون ما يخصك. عبارات قصيرةوالاختصارات ، لا تظن أن الآخرين يمكنهم قراءة أفكارك وتخمين ما لم يقال. خذ الوقت الكافي لتكون واضحًا للغاية في رسائلك. في الواقع ، ليس من الممكن أن تصبح واضحًا بنسبة 100٪. لا يمكنك أبدًا أن تكون واضحًا جدًا ، ولكن من السهل جدًا أن تكون أقل وضوحًا.

لا تقصف فريقك بالرسائل

كيف تتعقب مهمة؟ بريد إلكتروني، رسائل أم هاتف؟ هل تسأل المحاور ما إذا كان قد تلقى رسالتك السابقة؟ يمكن أن يصبح إساءة استخدام هذا شكلاً من أشكال الهيمنة الرقمية ، وهو مصدر إزعاج لا هوادة فيه ولا يرحم. تتطلب رسائلك وقتًا حتى يفكر المستلم. إذا طرحت ثلاثة أسئلة متتالية في وقت واحد ، فمن غير المرجح أن تحصل على إجابة جيدة للجميع مرة واحدة ، بل ستزعج المحاور إذا استقبلهم واحدًا تلو الآخر.

ضع قواعد الاتصال

تحتاج الفرق البعيدة إلى إنشاء معايير جديدة تضمن الوضوح في الاتصال. قامت شركات مثل Merck بإنشاء اختصارات لاتصالاتها الرقمية ، مثل "Four Hours of Answer (4HR)" و "No Need to Answer (NNTR)" ، والتي تضفي إمكانية التنبؤ واليقين على المحادثات الافتراضية.

يمكن للفرق الفردية أيضًا وضع معاييرها الخاصة ، مثل استخدام Slack أو Google Docs أو Telegram أو Whatsapp ، على سبيل المثال. بالإضافة إلى المعايير يمكن أن تكون أيضًا على المستوى الفردي ، مثل وقت الاستجابة المفضل وأسلوب الكتابة ونبرة الصوت.

على سبيل المثال ، يفضل بعض الأشخاص الرسائل القصيرة والسريعة بينما يفضل البعض الآخر الردود الطويلة والمفصلة ؛ يختلف الناس أيضًا في تفضيلهم للفكاهة والسمة غير الرسمية وتسامحهم معها.

بينما نميل غالبًا إلى النظر إلى القدرة على التنبؤ البشري على أنها نوع من الخلل في الأشخاص ، إلا أن القليل من الصفات مطلوبة في العمل أكثر من القدرة على التنبؤ ، خاصة في التعاون الافتراضي.

نحن جميعًا فريدون ، لكن سلوكنا المتوقع يساعد الآخرين على فهم ما نقوم به وبالتالي يساعد الآخرين على فهمنا بشكل أفضل. يستفيد الجميع من هذا. يمكنك تسهيل ذلك على الآخرين من خلال وضع آداب شخصية واضحة والالتزام بها في جميع الأوقات.

الفرص المخفية في المراسلات

كونك على الجانب الآخر من الشاشة ، يمكنك إنشاء فرص جديدة لأعضاء الفريق من خلال الإنشاء الجو المناسببالنسبة لأولئك الذين يميلون إلى أن يكونوا غير لفظيين.

تظهر الأبحاث أن الانطوائيين أقل انسحابًا عبر الإنترنت مما هم عليه في وضع عدم الاتصال. ومع ذلك ، تحتاج إلى الحذر من الأخطاء اللاواعية ، حيث يمكن أن تظهر علامات الترقيم والقواعد واختيار الكلمات تحيزًا تجاه الأشخاص.

لا يعني الافتقار إلى لغة الجسد في المحادثات النصية البعيدة أننا لا ننقل من خلال النص أكثر مما نعتقد.

في العالم الرقمي ، لا يزال هناك اتصال ميتا كبير حيث ينتبه الشخص إلى ما بين السطور. على سبيل المثال ، استخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية السلبية بعد الإشارة إلى جنس الشخص أو جنسيته أو دينه. وهذا يعطي انطباعًا قويًا بأن الرموز التعبيرية السلبية يمكن اعتبارها وجهًا مثيرًا للاشمئزاز.

تعمد إنشاء عطلة

لا تزال كعكات عيد الميلاد مهمة للفرق البعيدة. يمكن أن يؤدي إنشاء طقوس افتراضية للاحتفالات والتواصل الاجتماعي إلى تقوية العلاقات وبناءها أساس متينللتعاون في المستقبل. بفضل هذا ، تقوم نوعًا ما بتقليل المسافة بين العمال عن بُعد.

احتفلت إحدى الشركات بميلاد كل موهبة جديدة من خلال إنشاء رمز تعبيري مخصص لها. وهكذا لكل موظف كان هناك لمدة ستة أشهر. يمكنك أن تبتكر شيئًا خاصًا بك ، بغض النظر عن كيفية قيامك بذلك ، فمن الأهمية بمكان أن تكون كذلك.

مع حدوث المزيد والمزيد من الاتصالات في البيئة الرقمية كل عام ، سيستمر الناس في تجربة أشكال جديدة من سوء الفهم والصراع. عندما تظهر التقنيات الجديدة ، فإنها لا تأخذ ذلك في الاعتبار (على الرغم من أن المطورين سيحاولون بلا شك سد هذه الفجوة). بدلاً من ذلك ، نحتاج إلى التكيف مع القواعد الجديدة ، وتراكم مهارات الاتصال التي تعكس عصرنا الرقمي.