Какво е асистент мениджър? Какъв вид личен асистент имате нужда. Длъжностна характеристика на помощник-мениджър: образец

При формирането на персонала ръководителят на всяка организация трябва задължително да информира наетия служител за неговите служебни задължения. Когато пише инструкция, ръководителят трябва да поддържа реда на нейните раздели, конкретната структура.Обикновено се описват характеристиките на професията, посочва се служебната позиция на служителя в структурата, изискванията, неговите права и отговорности. Помощник-управителят, както и останалите служители на организацията, е длъжен да действа и да спазва всички изисквания на този документ.

Ръководството е написано от ръководителя в съответствие с установените стандарти, не трябва да нарушава Кодекса на труда на Руската федерация. Той трябва да бъде задължително съгласуван със съответните служби (юрист, ръководител на отдела по персонала), запознат с кандидата за позицията, подписан от двете страни. В същото време някои юристи не смятат наличието на такъв документ за задължително за формализиране на служебните отношения.

Полезността на длъжностната характеристика

Основно предназначение:

• помощ на ръководителя в ежедневната му дейност;
• максимална информация за задълженията, функциите, изискванията към служителите;
• в случай на съдебен процес ще бъде по-лесно да се докаже несъответствие със заеманата длъжност;
• липсата в договора на подробна информация за характеристиките на функциите и преките задължения на служител;
• дава възможност на кандидата за длъжността да даде мотивиран отказ поради несъответствие с изискванията за длъжността;
• ви позволява да разграничите отговорностите между служителите на организацията;
• ви позволява да оцените работата на всеки служител;

Наличието на инструкции е полезно за самия асистент. Той ясно знае своите права и задължения. Не е необходимо да изпълнява функции, които не са посочени в инструкциите.

Нормативно - правна уредба за изготвяне на длъжностните характеристики

По принцип изглежда така:

• действащото законодателство на Руската федерация;

Законодателството ви позволява да предоставите на служител всякакви функции, ако му се вярва, той има достатъчно знания, опит, квалификация за решаване на такива проблеми. Моля, имайте предвид, че органът трябва да бъде издаден от ръководителя на неговата поръчка.

• описание на работата;

Длъжностната характеристика се съставя, като се вземат предвид спецификите на длъжността, определя се мандатът. Той трябва да отразява действително извършената работа от помощник-управителя.

• вътрешни документи:
• устав на организацията, указания на ръководството, вътрешни правила и поведение.

Помощникът трябва бързо да се ориентира в правната рамка, уреждаща дейността му и работата на подчинените му служители. Той трябва да изучава федералното, регионалното законодателство, регламентиорганизации.

Основните части на длъжностната характеристика

Структурата е представена в държавните наръчници за квалификацията на служителите. Той съдържа всички основни изисквания за помощник мениджър и посочва мястото му в структурата на организацията.

Основните компоненти на инструкциите:

• неговите общи разпоредби. Предписани са условията за записване в щата, процедурата за уволнение, подчинение в организацията, правилата за заместване на асистент в негово отсъствие. Посочва се нивото на квалификация, образование, умения, опит;
• изисквания и умения;
• служебни задължения. Основните функции на асистента са ясно посочени;
• правомощия. Този параграф предписва степента на компетентност, правата на асистента;
• отговорност. Предписано общо нивоспециална отговорност за грешки, нарушения, извършени в работата, техният списък е посочен (по искане на ръководителя);
• работни връзки. Разделът определя обхвата на служебно взаимодействие с останалите членове на екипа. Посочено е с кого и по какви конкретни въпроси се изисква сътрудничество.

Нека разгледаме по-отблизо всеки раздел.

Общи положения

Основни положения:

• асистент - специалист, който му помага в техническите и документални въпроси;
• назначаването на длъжност и освобождаването от нея се извършва със заповед на ръководителя на организацията;
• в процеса на работа асистентът изпълнява заповедите и инструкциите само на ръководителя;
• по време на отсъствието му се осигурява подходящ заместник, посочва се длъжността на заместващия, издава се заповед за заместващата организация;
• Асистентът трябва да има специално висше образование. Опит в профила - минимум две години. Може да се наложи да повишите квалификацията си, когато кандидатствате за работа.

Изисквания

Ролята на изпълнителен асистент може да включва много различни функции.

Лицето, заемащо тази длъжност на практика може да бъде:

• всъщност негов заместник и се отчита директно на лидера и само на него. Той често има подчинени на други служители;
• личен асистент. Той изпълнява работата на секретар и е в приемната, той също принадлежи към специалистите. В същото време той докладва не само на лидера, но и на лидера. кадрово обслужванеотносно функциите на секретариата.

Такъв асистент има много по-малко права и правомощия от специалист, съответстващ по функциите си на заместник-ръководител. Може да е със средно образование, може дори да не се изисква стаж по специалността.

Неправилно е да се идентифицират тези позиции. Единият предполага изпълнение на предимно спомагателни функции, а помощник-управителят изпълнява организационни и административни функции.

Основни изисквания към асистент с организационно-административни функции:

• изпълняват изисквания трудов договор, описание на работата;
• познава правилата на корпоративния етикет и бизнес комуникацията;
• да познава добре работния процес, поддържането на отчетна документация и структурата на организацията;
• компетентно провеждане на бизнес преговори;
• да може да изготвя важни документи;
• информира мениджъра в областта на представянето на важни отчети;
• работят на компютър, използват оборудване в офиса (скенер и принтер) за изпълнение на преките си задължения;
• желани знания чужди езици(на ниво комуникация);
• да може да съставя стандартни споразумения.

Ръководителят на предприятието, като се има предвид важността на длъжността на неговия помощник, може да допълни посочения списък, като вземе предвид спецификата на организацията и нейната работа.

Отговорности на помощник-управителя

Асистентът има много отговорности, работи директно с мениджъра.

Основните отговорности са:

• стриктно спазвайте всички заповеди, заповеди на ръководството;
• планирайте ежедневието на мениджъра за следващия ден. Разработване, координиране на времето за посещения, приеми. Изпратете графика на управителя своевременно;
• придружава ръководителя на приеми, при пътувания;
• да приемат посетители, да съставят списъци с посещения на ръководството, да отговарят на телефонни обаждания и да представят различни удостоверения в съответствие с техните правомощия;
• осигуряване на дейността на ръководителя, решаване на технически проблеми (организиране на преговори, срещи, резервиране на билети, резервиране на хотели);
• подготвя срещи, срещи, срещи на ръководителя, уведомява всички участници за дневния ред и часа на срещата;
• водят протоколи за хода и резултатите от срещи, срещи, преговори, документират резултатите от тях;
• координира работата на отделите, отделите на организацията, съгласно инструкциите и заповедите на ръководителя;
• довежда до вниманието на ръководителите на структурни подразделения заповедите на ръководството, контролира времето за тяхното изпълнение;
• приема, регистрира документи и заявления, подадени за подпис на ръководителя, предава ги на ръководителя;
• изготвя писма, искания, други документи от името на ръководителя;
• гарантира, че пълномощните, издадени от ръководителя, са взети под внимание;
• общувайте самостоятелно със служители на отдели и други организации, решавайте редица възникващи проблеми, които могат да бъдат разрешени без ръководител;
• получават необходимата информация - събират необходимата документация по искане на ръководителя;
• подготвя визуални средства, документация, необходима за срещи;
• организират деловодството, ръководят, контролират дейността на чиновниците;
• получава, регистрира и представя на ръководителя кореспонденцията, изпратена до ръководителя;
• общуват с посетителите. Запознайте се с клиентите на организацията, персонала, водете записи и организира лично приемане на посетителите на ръководителя. Също така отговаряйте на въпросите им, които той може да реши сам.

техническо задание

Основните правомощия и права на асистента:

• регистрират, подписват документи в рамките на своята компетентност;
• получават достъп до информация, която е затворена за широката общественост в случай на служебна необходимост;
• учебни документи, свързани с професионална дейност;
• познава структурата, ръководството на всички отдели на организацията;
• - съставяне на писма, искания, други документи, изготвяне на отговори на искания (от името на ръководителя);
• питат представители на структурни подразделения Задължителни документи, материали, получават информация в обем, необходим за изпълнение на преките им задължения;
• се запознават с решенията, заповедите и заповедите на ръководителя;
• участват в срещи, срещи на ръководителите на организацията;
• подайте искане до ръководителя за разрешение за предоставяне на важни документи на структурни звена;
• изпращат предложения за подобряване на своята работа и дейността на дружеството;
• организиране на работното място на ръководителя, създаване на условия за успешна и ефективна работа.

Като се вземат предвид спецификата на работата на самата организация и особеностите на работата на асистента, предложеният списък от правомощия и права може да бъде променен, значително разширен или, обратно, намален.

Обикновено последният параграф е разпоредбите относно мерките за отговорност, които се прилагат за служителя.

Отговорност на асистента

Санкциите за нарушение на договора, длъжностната характеристика, вътрешните разпоредби, законите трябва да бъдат само в съответствие с приложимото законодателство. Обикновено степента на отговорност се регулира от Кодекса на труда на Руската федерация.

Помощник-мениджърът отговаря за:

• неправилно изпълнение на служебните задължения, отказ от изпълнение;
• нарушаване на сроковете за извършване на изискваната работа;
• нарушаване на заповеди, решения, резолюции на ръководителя;
• действия извън тяхната компетентност;
• недружелюбно, грубо отношение към партньори на организацията, посетители, служители, неспазване на бизнес комуникация и етикет;
• материални щети на организацията, нейните контрагенти, служители;
• предоставяне на невярна информация на служителите;
• недостатъчен контрол върху дейността на подчинените служители;
• разкриване на лични данни, поверителна информация, която е с ограничен достъп.

Има наказания за:

• непълно или недостатъчно добросъвестно изпълнение на служебните задължения (съгласно Кодекса на труда на Руската федерация);
• нарушения (според законодателството: административни, граждански, наказателни);
• причинени материални щети (съгласно Трудовия и Гражданския кодекс на Руската федерация).

Предвиденото наказание може да бъде лишаване от материално възнаграждение, дори уволнение. В края на текста на документа трябва да има визи на служители, които са съгласни с него, и подпис на помощник-управителя.

Ръководителят на организацията разработва инструкции, съгласувани от: юрист, ръководител на отдела за персонал, защита на труда. След внасяне на изменения, допълнения ръководителят одобрява. Посочват се неговата длъжност, фамилия (с декодиране), дата на одобрение и подпис.

Неговият подпис потвърждава съгласието си с промените при извършване на промени и законосъобразността на този документ.

Заключение

Длъжността - помощник на ръководителя е много многостранна, отговорна, специална длъжност. Той докладва пряко само на лидера и трябва безупречно да изпълнява всички негови инструкции - основното в работата му. Има повишена отговорност за нечестно отношение към работата. В този случай са възможни последици с увреждане на самия работодател.

Асистентът трябва да притежава специални личностни качества: ангажираност при изпълнение на функциите си, добросъвестност, общителност, да е взискателен към себе си, да умее да общува с голямо количествоот хора. Той трябва да има известна вродена харизма и чар.

Разгледахме подробно компонентите на инструкцията, техническото задание, функциите и изискванията. Те могат да се добавят и прецизират в зависимост от спецификата и размера на организацията. Основното е, че инструкцията трябва да бъде изготвена от ръководителя, съгласувана със съответните служби. Кандидатът за тази длъжност трябва да бъде запознат с него под личен подпис и е желателно да го получи на ръка.

Бизнес асистент е необходим на всеки мениджър, който докато ръководи голяма компания, той може да повери изпълнението на много от задълженията си. Това трябва да е човек с необходимите знания, умения, компетентност, на когото трябва да се доверите във всичко. Помощник - " дясна ръка» мениджър, задължително умен, трудолюбив, компетентен, надежден помощник, който при липса на лидер може до голяма степен да го замести. Не напразно наръчникът за квалификация го отнася към специалисти - ръководители.

) е незаменим служител за лидера. Той изпълнява толкова много функции и има толкова големи правомощия, че всъщност става вторият човек в компанията. Формулирайте го изцяло служебни задълженияпочти невъзможно. Изборът на личен асистент за конкретен лидер е задача от сферата на „мисията невъзможна“, така че влиза в категорията на суперсложните.

Опитът ми от работа в агенция за подбор на персонал формира специален поглед върху тази невероятна професия.

ЛИПСА НА КВАЛИФИЦИРАНИ ЛИЧНИ АСИСТЕНТИ НА HR ПАЗАРА

Личният асистент е отделен подвид в йерархията на административните специалности.

По правило сайтовете за търсене на работа публикуват свободни позиции със стандартен набор от изисквания - документооборот и организационна работа. Такива работни места като близнаци са подобни една на друга, с изключение на размера на компанията и обхвата на бизнеса. Но всъщност има огромен брой неизказани и специфични изисквания за позицията. Те не са включени в длъжностната характеристика в сайтовете, но именно тези изисквания са определящи при подбора на кандидатите.

По време на лична среща с работодателя и обсъждане по същество на такива свободни работни места се появяват „бележки по краищата“ - дълъг списък с изисквания, които не са публикувани в свободната позиция, които определят стратегията за търсене на кандидат за свободна позиция на RA. Ето примери за екзотични изисквания: скорост на ръчно броене; наличието на спортна категория; способността да се брои наум; опит в управлението на инвестиционни проекти; знания законодателна рамка; отлично познаване на всички премиум марки; база от контакти на собственици на елитни ресторанти. Обичайни изисквания: височина на гласа (тембър), ръст, тегло, размер на дрехите, владеене на езици и др.

Лидерът предлага и допълнителен списък с изисквания към личните качества на асистента, който е може би най-обемният. В същото време формалните изисквания за професионални умения и опит не стават по-малко важни.

Така се оказва, че на пазара има само няколко идеални кандидати и е много трудно да се избере RA за мениджър.

Но за всеки работодател идеалът за асистент е различен, но има една константа – всеки има нужда от надежден, всеотдаен и отговорен асистент, който да поеме всички организационни и информационни задачи, да освободи мениджъра от загуба на време и умело да решава стандартни и не - стандартни проблеми.

РАЗЛИКАТА НА ЛИЧНИЯ АСИСТЕНТ ОТ ДРУГИТЕ АДМИНИСТРАТИВНИ ПРОФЕСИОНАЛИСТИ

Преди да идентифицираме разликите, нека дефинираме видовете административни длъжности. Важно е да се разбере за какъв административен професионалист говорим и какви функции са му възложени.

Бизнес асистент (BA) (личен асистент (PA), личен асистент)- необходимо за ръководителя или собственика на големи компании (както руски, така и международни). Отчита се само на своя лидер.

Лице "приближено до императора", дясна ръка, довереник, "заместник-шеф". Планира работен план и график, бизнес календар, "връзка" с външния свят. Може да бъде водач, преводач, бавачка, домашен мениджър, прогноза за времето, търсачка, туристически агент, често върши част от работата за мениджъра (шефът присвоява резултата от работата), има специални познания / образование в областта на бизнеса и дейностите на лидера, знае как да взема самостоятелно решения.

секретар- необходимо е за ръководители на всякакви компании. Отчита се пред всички топ мениджъри. Функционалността е проста: управление на документи, среща с гости, чай / кафе, поддържане на живота в офиса, телефонни разговори, обработка на кореспонденция и изпълнение на прости инструкции за управление.

Изисквания:възраст - около 23-30 години, средно специално или висше образование (в зависимост от нивото на фирмата), не се допуска трудов стаж, изискват се компютърни умения, опит с офис техника, висока скорост на печат, познания бизнес етикет, при необходимост - владеене на чужд език. Лични качества: отговорност, старание, добронамереност, способност за монотонна работа.

Помощник секретар- Изисква се за мениджър с персонал до 50 човека. Подчинява се на лидера. Съчетаване на функциите на секретар с частични функции на помощник на ръководителя. Изпълнява прости инструкции на ръководителя.

Изисквания:висше или незавършено висше образование, възраст - около 25-32 г., висока скорост на печат, способност за работа с офис техника, подобен трудов стаж от година. Лични качества: старание, отговорност, дисциплина, способност за монотонна работа.

Офис мениджър- необходими за средни фирми с персонал от 30 души. Докладва както на мениджъра, така и на топ мениджърите. Отговаря за логистиката на офиса, поддържа първична документация, може да изпълнява функциите на секретар (посрещане на гости, разговори, документооборот).

Изисквания:висше образование, възраст - 25-35 години, подобен трудов стаж, организаторски умения. Лични качества: общителност, добронамереност.

Рецепционист- необходимо за фирми с персонал от 50 души, с голям брой посетители. Отчита се пред административния директор, помощник-управителя, офис мениджъра, мениджърския екип. Изпълнява технически задачи: посрещане на гости, чай / кафе, разговори, взаимодействие с куриери / шофьори.

Изисквания:добри външни данни, възраст - 22-27 години, липсата на трудов стаж е допустима, способност за използване на офис оборудване, PBX. Лични качества: добронамереност, общителност, устойчивост на стрес, усмихнат.

В описанието на административните длъжности, въпреки сходството на задълженията, има основна разлика: основната задача на секретаря е да управлява информационния поток, а основната задача на личния асистент е да управлява работата на мениджъра.

Има редица отличителни фактори, които ще ви помогнат да разберете класификацията на тези позиции:

Нашият съвет

На интервюто винаги уточнявайте обхвата на изпълняваните задължения, наличието и обема на личните задачи, графика и нивото на заплатата, т.к. някои работодатели не виждат разлика между длъжностите "секретар" и "личен асистент".

КАКВО ТРЯБВА ДА ЗНАЕ ЕДИН ЛИЧЕН АСИСТЕНТ?

Да съответства възможно най-близо високо ниволидер, PA трябва да притежава определени умения, качества и способности, тип характер и, може би най-важното, специален тип личност. И така, какво трябва да може да "човек-оркестър", това " Универсален войник” и „многофункционална джаджа”?

Професионални умения:

• управление на записи;
• управление на времето;
• организиране на работни събития;
• работа като заместник (функции на второ лице);
• финансова грамотност;
• управление на секретариата;
• поддържане на бизнес контакти;
• поддръжка при пътуване;
• работа като преводач;
• управление на личните дела на ръководителя (личен придружител)

Нека ги разгледаме по-подробно.

Управление на записи:

• работата с документи е компетентна компилация от всички гледни точки бизнес писма, книжа, отчети, договори, заповеди, различни справки и др.;
• при необходимост редактиране на писма и документи, изготвени от шефа, издаване на заповеди, подготовка на презентации и проекти на документи;
• работа с поща: сортиране на пощата на шефа по важност и спешност, да знаете къде да препращате писма, на кого какво да отговаряте, от кого да питате любезно и от кого да изисквате строго.

Управление на времето:

• съставяне на график и планиране, приоритизиране на задачите, проследяване на графици;
• фиксиране на задачи и напомняне на мениджъра за тях, информиране за крайни срокове, срещи, пътувания и други бизнес събития;
• оптимална организация на работния ден на ръководителя;
• планиране на собственото си работно време.

Организация на работни събития:

• подготовка на срещи, преговори, срещи, презентации, изискващи участието на ръководителя;
• водене на протоколи, изпращане на уведомления и писма с покани до участниците в събитието, предоставяне на информация за резултатите от срещите;
• организиране на бизнес пътувания.

Работа като заместник (функции на второ лице):

• притежават не само основни професионални знания и умения до съвършенство, но и притежават определени знания в различни полета;
• способност за управление: организиране на служители (включително първите лица на компанията), влияние върху ръководителите на отдели и контрол на изпълнението на задачите;
• ръководи отделни бизнес проекти;
• самостоятелно решаване на някои бизнес въпроси (например за провеждане на определени срещи);
• да бъде представител на ръководителя на бизнес събития, да изразява своята позиция и да отговаря на въпроси;
• говори от името на шефа, умее да преговаря и да се пазари коректно;
• действайте решително, не се страхувайте да поемете отговорност.

Управление на секретариата:

• поставяне на задачи за шофьори, куриери, извършване на покупки за събития, комбиниране на функциите на офис мениджър;
• сключване на споразумения с доставчици, свързване на съответния орган за бързо разрешаване на проблеми с техническата поддръжка на работния процес;
• поддържане на живота на кабинета на управителя и рецепция.

Поддържане на бизнес контакти:

• да могат да управляват информационните потоци (да знаят кой и кога може да бъде свързан / прескочен до шефа, който може да бъде прехвърлен на друго отговорно лице и почти винаги да вземат тези решения сами);
• бъдете в течение на всички събития в компанията;
• да предпази главата от ненужни контакти, без да накърнява имиджа на шефа и компанията;
• разрешаване на всякакви проблеми в най-кратки срокове - и винаги с положителен резултат;
• поздравете клиентите на компанията, поддържайте връзка с тях.

Подкрепа при пътуване:

• организиране на бизнес и пътувания на ръководителя (издаване на визи, резервация на железопътни и самолетни билети, трансфери, хотели);
• организиране на най-сложната логистика на полети, чартъри в двете посоки;
• лично запознаване с ръководителите на авиокомпаниите;
• организация на пътуването: от закупуване на билети, поръчване на трансфери, вечери до избор на подаръци. Всяко пътуване е съпроводено с определена програма, като се разписва "сценарий" на пътуването - от срещи и събития до точния час на вечеря в ресторант по определено меню;
• контрол на изпълнители и услуги в други държави;
• внимателно следене на цените за наемане на луксозни автомобили, яхти, бизнес джетове, възможност за договаряне на отстъпка.

Работете като преводач:

• превод на бизнес срещи;
• писмен превод на документи;
• водене на бизнес кореспонденция на чужд език.

Управление на личните дела на ръководителя (лична подкрепа). Личният асистент се нарича „личен“ с причина: неговата функционалност включва решаване не само на работни задачи, но и на лични задачи на мениджъра:

• необходимо е да се ориентирате в различни зони на луксозно обслужване - от ресторанти до подаръци;
• ако лидерът има деца - контролирайте работата на бавачки / учители / възпитатели, проследявайте посещенията на кръгове / секции / класове;
• организиране на почивка - от препоръки на страни и места до ежедневен контрол на храната и движението (включително организиране на пътувания със самолети, бизнес джетове, яхти, параходи);
• организация на съдържанието селски къщи, взаимодействие с обслужващия персонал;
• организиране на медицински мероприятия (записване за профилактични прегледи, организиране на операции, изследвания, лечение, контрол на навременното приемане на предписаните лекарства);
• отлично познаване на луксозни марки и марки облекла/обувки/аксесоари - висша мода, конфекция, взаимодействие с известни модни дизайнерии чужди модни къщи, работа с лични мерки;
• познаване на най-добрите руски скулптори, художници, антиквари, тъй като често трябва да купувате тяхната работа като подарък;
• организация спортни хобиташеф: оборудване по поръчка за лични измервания, закупуване на най-новите колекции аксесоари;
• следете откриването на нови ресторанти, голф игрища, състезания със спортни коли, графици на хиподрума, ключови забележителни събития;
• организиране на подобна подкрепа за роднини на шефа, негови родители, приятели, партньори и др.

И ето колко скромно изглежда обичайното свободно място, което включва всички изброени функции:

Отговорности:

• административно и организационно подпомагане на дейността на ръководителя;
• пряко участие в преговори, бизнес срещи, приеми, срещи, проекти;
• водене на бизнес кореспонденция (включително на английски), превод, устен и писмен;
• организиране / осигуряване на служебни и лични пътувания на ръководителя;
• деловодство, документооборот и кореспонденция;
• събиране и изготвяне на аналитични, информационни, справочни и други материали за ръководителя;
• довеждане до ръководителите на отдели на инструкции, заповеди, инструкции на ръководителя, контрол на тяхното изпълнение точно навреме;
• изпълнение на лични указания на ръководителя;
• командировки (придружаване на ръководителя по време на срещи и пътувания)

Всъщност функционалността и броя на задачите не могат да бъдат описани и изброени на интервюто. Бъдете готови, че неочакваните задачи ще ви „настигнат“ още в процеса на работа и ще паднат като пясък.

А мениджърът ще очаква бързи и професионални решения от вас.

Следователно желанието за работа в ненормиран режим, с безкраен поток от информация и с много инструкции, оставайки "сянката" на шефа, показвайки му

максимална преданост и лоялност, е комбинация от качества специален типот хора. Има малко от тях, така че те са високо ценени и дълбоко гмурканепри изпълнение на задълженията, често в ущърб на личните интереси, като правило се компенсира с прилична заплата.

Системата за изграждане на каталог със задачи ще ви помогне да избегнете хаоса и объркването. Основава се на правилото за предимство:

1) инструкции, свързани с бизнеса;

2) лични задачи на шефа;

3) различни текущи дела;

4) дългосрочни планове.

Ако сте получили няколко задачи за един час, които е абсолютно невъзможно да изпълните едновременно, трябва да информирате мениджъра за текущата ситуация и да го помолите да даде приоритет.

ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ЛИЧЕН АСИСТЕНТ

Изискванията за PA се формират от задачите и обхвата на функционалните компетенции, които мениджърът определя: асистентът може да бъде изцяло ангажиран в бизнеса или може да бъде нает само за организиране на личното пространство на мениджъра. За някой няма значение наличието на профил висше образование, други изискват преди всичко познания по езици, за някои е важно какво кафе приготвя асистентът или как изглежда.

Но въпреки обхвата и спецификата на задачите в различните компании, основните изисквания винаги остават едни и същи.

Изисквания:

• висше образование (винаги се дава предимство на завършилите редовно обучение с отличие от първите пет университета);
• минимум две години опит на подобна позиция (винаги е желателен опит в работа с висши длъжностни лица);
• свободно владеене на необходимия език (често изисква ниво на носител на езика);
• Желание за пътуване и ненормирано работно време;
• възраст (не се посочва в свободните позиции, но е най-важното изискване);
• лични качества (всеки работодател има свои собствени желания, основните от които са: усърдие, аналитично мислене, комуникативни умения, висока производителност, компетентна реч)

Граматически правилна реч.Практиката показва, че най-успешните ЗП са завършилите езикови университети. Финансови и юридическо образованиесъщо е в търсенето, но е важно асистентът да владее чужд език и да знае добре руски, да има развита реч и богат речников запас.

Високо културно ниво. Високото културно ниво е най-търсеното качество на личния асистент.Можете бързо да овладеете функционалността, да придобиете необходимите умения, но културата се придобива от детството и се формира през годините. Например московските работодатели рядко избират кандидати от други градове. Те имат предубеждение, че поведението на посещаващите момичета, дори и със добро образованиеима нотка на провинциалност, тяхната реч се характеризира със специален диалект, акцент, неравномерни ударения, а представителните функции на асистент са изключително важни, въпреки че тук има много изключения.

Не е ясно как да съчетаете нередовния работен график със семейството и децата. Но ако имате успешна практика на такава комбинация, тогава да имате семейство е предимство. Децата трябва да са на възраст над три години.

Възраст.Има доста субективизъм в изискванията за възраст на личния асистент. Някои лидери изхождат от естетически норми и дават предпочитание на младостта. Но най-често работим с компании, чиито ръководители съзнателно правят избор в полза на жени на по-зряла възраст.

Сериозните корпорации винаги са свързани с големи финансови транзакции и голяма правна отговорност. В допълнение, клиентите са доволни от имиджа на стабилността на компанията. В този смисъл дългокраката красавица забележимо губи от солидна бизнес жена, която има опит в трудни и отговорни ситуации, която знае как професионално да „поеме удар“.

„Почувствайте“ шефа.Може би най-важният фактор. За успешна работанеобходима е пълна психологическа съвместимост с главата. За да направите това, асистентът трябва да има поне определени качества.

„ТРЯБВА ЛИ ДА НАПРАВИМ АНКЕТА?“

Основните изисквания към личния асистент са лоялност и преданост. Преди всичко - на ръководителя, след това на компанията като цяло.

Помощникът е в максимална близост до лидера и семейството му, което означава, че той трябва да бъде надежден, като скала, упорит, като разузнавач по време на разпит, грижовен, като майка.

За да разберем кое е най-важното за един лидер в личността на РА, направихме анкета. В него взеха участие 100 големи компании, като интервюираните бяха 70% собственици и 30% наети изпълнителни директори. Помолихме да отговорим на въпросите: „Какви качества трябва да притежава личният асистент? Какво трябва да бъде ефективен помощник за вас? Същите въпроси бяха зададени и на личните асистенти, за да се вземат предвид мненията и на двете страни.

Ето какво получихме:

Абсолютна преданост - 22%. Най-важното качество за лидерите беше лоялността. Лоялност, работа за идея, а не за пари, способност да четете мислите на първия човек, да определяте лошото настроение на шефа по телефона, да игнорирате недоволството по свой адрес, когато натрупаното раздразнение изплува поради безотговорността на подчинените, нечестността на партньори, проблеми с роднини, лошо време и др.

Отличителна черта на лоялния помощник е искрената и непоколебима готовност да помогне, дори ако решението на този проблем не е посочено в договора.

Ето защо мениджърите, движейки се по кариерния път хоризонтално или вертикално, често вземат със себе си личен асистент, с когото имат специални работни отношения.

Изпълнение - 20%.Отговорност, точност. Важното тук е прецизното изпълнение на задачата без инициативност, инициативност и лично мнение. Трудност: има само един опит да се чуе и разбере задачата и минимално време за ясно изпълнение; никой няма да повтори два пъти.

Интелигентност - 19%.Това е проактивна позиция и способност да бъдете в крак, да поддържате разговор с партньори за текущата политическа и икономическа ситуация в страната и света, способността да разберете как работи тази или онази техническа иновация, способността за многозадачност, съобразителност, бърза реакция в нетипични ситуации, находчивост, находчивост, аналитично мислене.

Възможността за съхраняване на информация - 13%.Степента на доверие в личния асистент като правило е много висока: на него се доверяват платежни карти и пин кодове, различна поверителна информация, асистентите участват в решаването на проблеми в личен животлидер. Ключът към доверието е спазването на субординация, умението да слушаш и спазването на конфиденциалност.

Контакти - 11%.Връзки, база от правилните хора/организации. Важни са личните познанства с управителите на ресторанти, яхтени центрове и авиокомпании, хотели, фондове, VIP клубове - това дава възможност за бързо и ефективно решаване на задачите на шефа.

Общителност - 8%.Мобилност, ефективност, адаптивност, способност за намиране взаимен езикс хора със съвсем различен статус. Личният асистент с право се счита за комуникационен гений.

Той може да спечели благоволението на почти всеки човек, да постави груб човек на мястото му, да разреши всеки конфликт и в същото време да остане очарователен и уважаван човек.

Работохолизъм - 5%.Възможност за активна работа в нестандартен режим.

Инициативност - 2%.Инициативата е стабилно свойство на човек със съзнателно и решително желание да въведе или трансформира нещо. Лидерите отбелязаха, че инициативата на асистента пречи на процеса на управление, носи дискомфорт на шефа, защото ако асистентът може да организира шефа си, да защитава позицията си в комуникацията с него, да бъде убедителен и конструктивен, тогава не е ясно кой е шефът тук.

Задачата на асистента не е желанието да се превърне в успешна бизнес единица с идеи, а желанието да помогне на мениджъра, ясно да следва заповедите и да изпълнява неговите инициативи.

Външен вид.За повечето мениджъри външният вид не е основен - по-скоро, напротив: те се опитват да избягват ярки, "декоративни" помощници, които ще изглеждат комични в сериозен бизнес с уважавани клиенти. Споменавания за "представителен" външен вид се срещат в една от десет реклами. Най-често такива свободни позиции идват от малки компании. В свободните позиции за лични асистенти на собственици в големи компании не се споменава външен вид.

Анализираме резултатите от проучването и на двете страни.

Портрет на асистент според мениджърите- всеотдаен, разумен изпълнител, умерено общителен, неприказлив, трудолюбив.

Портрет на асистент според асистентите- инициативен лидер, с ярка външност, гений за комуникация и идеи.

Таблицата показва, че отговорите на асистентите са коренно различни от визията на лидерите. Това е основният проблем на неразбирането на кандидатите (и вече работещите асистенти) какво наистина иска мениджърът от своя асистент.

Вземайки за основа отговорите и желанията на мениджърите от проучването и подсилвайки това с нашата практика за работа с изискванията на длъжността, ние сме убедени, че само професионални умения не са достатъчни, за да работите като личен асистент. В тази позиция, висока интелигентност, образование, житейски опит, способност за бързо навигиране в екстремни ситуации, ерудиция, остър ум, чувство за хумор, преданост и, с отлични комуникативни умения с притежание на обширна информация, способност за запазване на собственото затворени уста, са ценени.

Лични качества на асистент:

• способността да се подчиняваш, да усещаш настроението;
• способността да се предвиди реакцията на лидера;
• общителност;
• организационни умения;
• работа в режим на многозадачност;
• находчивост, бърза реакция;
• устойчивост на стрес;
• способността за съхраняване на информация;
• ерудиция, познания в различни области;
• висока ефективност;
• добронамереност, усмивка;
• желанието за развитие (саморазвитие);
• дипломация;
• точност;
• познаване на етикета

КАК ДА СЕ ЯВИ НА ИНТЕРВЮ В АГЕНЦИИ ЗА НАБИРАНЕ НА ПЕРСОНАЛ?

Когато разглеждате свободни работни места, е необходимо да вземете предвид не само сайтовете за търсене на работа, но и да се свържете с агенции за подбор на персонал, тъй като не всички свободни работни места са публикувани в Интернет.

Почти всички големи и средни компании, известни на пазара, се опитват да не рекламират търсенето на асистент, особено ако собственикът на холдинга се нуждае от асистент. Ако причината за свободното място е смяна на съществуващ служител,

тогава позицията става като цяло строго поверителна и е невъзможно да се знае за нейното съществуване. В такива случаи агенцията ще се свърже с вас, ако автобиографията ви е в нейната база данни.

Взаимодействието с агенция за набиране на персонал за свободно работно място има редица предимства:

• ще ви разкажат подробно за компанията, спецификата на бизнеса, личността на мениджъра и някои допълнителни изисквания;
• безплатни съвети как да се държите на интервю с работодател;
• да ви помогне да редактирате и форматирате автобиографията си;
• ще даде редица препоръки как да изглежда срещата.

Когато започвате контакти с агенция за подбор на персонал, не забравяйте, че от първата минута на взаимодействие вече сте оценявани и вече се подлагате на „тайно“ тестване с всички сили. Комуникирайки с вас по имейл, консултантът на агенцията прави първите заключения относно кореспонденцията и стила на представяне на информацията. Това важи и за телефонната комуникация - има значение тембърът на гласа, дикцията, дружелюбието, деловитостта, скоростта на реакция. Преди първата среща преминавате тест за точност и хладнокръвие.

Необходимо е да сте готови за конкурса и да запомните, че именно за тези свободни позиции се разглеждат огромен брой кандидати, които отговарят на формалните изисквания: професионален опит, образование, възраст, семейно положение, външен вид, представяне, устойчивост на стрес, владеене на чужди езици и др.

След това кандидатът се тества чрез различни методи (тестове, въпросници, графология, физиономия, език на знаците). Това се прави, за да се определят личните качества и вида на темперамента на кандидата, да се идентифицират качества, които са абсолютно несъвместими с тази работа и с този лидер, за да се разбере дали могат да намерят общ език.

В резултат на това успяваме да изберем само няколко от стотици кандидати, но въпреки продължителността и пристрастността на подбора в агенцията, вие ще имате редица същите пристрастни срещи с работодателя.

Като правило, прехвърляйки свободно място за личен асистент, работодателят се освобождава от цялата трудна и мъчителна работа по проверка на кандидатите за професионални компетенции и оставя за себе си важна, последна функция - подбор за тяхната психо-емоционална съвместимост с мениджър.

Дори ако вече имате богат опит в търсенето на работа, не забравяйте, че трябва да се подготвите предварително за всяко ново интервю:

• трябва да проучите цялата налична информация за компанията и лидера, да прочетете интервюта, речи, статии на бъдещия шеф и да направите изводи за себе си;
• подгответе кратка история за себе си (разказ за семейството и за дейностите / дейностите на родителите също трябва да е готов - това е показател житейски ценностичовек);
• успехът зависи от уменията за самопредставяне.

Рекламирайте себе си с всички подходящи атрибути маркетингова реклама. Няма нужда да рисувате заслугите си и да изброявате функции (всичко това вече е в автобиографията). Разкажете ни какви ползи можете да донесете на мениджъра, говорете за победи на предишното си място на работа, с какви високопоставени хора сте общували, какви мащабни събития сте организирали - потвърдете своя професионализъм и постижения с факти;

• необходимо е накратко да се формулират причините за напускане на предишното място на работа. Вие също ще трябва да обясните защо искате да станете асистент на този конкретен лидер;
• не забравяйте да проведете интервюта относно компетенциите, т.е. ще бъдете помолени да опишете реални случаиот вашата практика, в която показахте вашите качества и чудеса на съобразителността. Трябва да запомните предварително всички трудни ситуации, запомнете няколко добри примери. Подгответе честни примери за неуспехи. Те също могат да бъдат попитани за тях и тук е важно да покажете, че сте коригирали грешката сами;
• абсолютната вероятност да ви бъде дадено ситуационно интервю (по казуси). Ще ви бъде предложена и описана ситуацията, подобни на тезикоито могат да възникнат на практика, съответно ще е необходимо да се намери правилният изход и решение. Ето примери за случаи:

Упражнение 1.Вашият шеф е на път за летището, времето е ограничено и изведнъж той открива, че е загубил мобилния си телефон. Преди това е имало редица срещи, като той не знае къде точно го е оставил, а не е изключена и кражба. Шефът ви звъни от колата, от телефона на шофьора си и казва, че чака важни обаждания в следващите 30 минути, но няма телефон. Вашите действия?

Задача 2. Необходимо е да наемете Porsche за пътувания в Италия. Как можете да спестите?

Задача 3.По указание на шефа карате колата си на спешна среща с важен партньор и бързате да нарушите правилата за движение. Спира те КАТ, взимаш книжката и се обаждаш на КАТ. Преди срещата има минимум време. Вашите действия?

Цел:проверка на скоростта на реакция (колко бързо личният асистент е в състояние да премине към следващата стъпка), методи за решаване на проблема (самостоятелно, молба за помощ на лично ниво, свързване на други хора и т.н.).

В момента на решаването на този проблем се появява модел на поведение трудна ситуация- определя се приоритетът на действията (или решаване на моя проблем, или навременна среща), степента на конфликт (ще изисквам, ще скандализирам, ще доказвам), склонността към пренасочване на отговорността (ще се обадя на шефа / партньор и обясня ситуацията, ще кажа, че не мога да направя нищо), креативност, предложени нестандартни решения, брой алтернативни решения (версионно мислене), наличие на необходимите умения и опит в решаването на подобни ситуации.

Задача 4.Имате задача от вашия шеф към партньор, който не познавате, да му направите подарък (който самият шеф донесе в офиса в голяма, красива кутия). Разполагате с адреса на фирмата, телефонния номер на партньора, за когото е подаръкът, определеното време за доставка на кутията и потвърждението на шефа, че партньорът е там и чака.

При пристигането ще разберете, че партньорът току-що е заминал за спешна среща и не се знае кога ще се върне.

Нямате много време и не можете да чакате. Следните опции са налични за избор:

• тръгнете с подарък за следващата задача;
• обадете се на шефа и получете инструкции какво да правите по-нататък;
• дайте подарък на секретаря с молба да го прехвърлите на партньора веднага след завръщането му;
• предложете свои собствени решения.

Цел:определяне на най-желания модел на поведение в рамките на предложената свободна позиция. Разкриват се качества, които са абсолютно неприемливи за един бъдещ шеф.

Провокация 1.В края на интервюто на кандидата се задава въпросът: „Оценете ме като интервюиращ по скала от 1 до 10“.

Цел:такова предложение често предизвиква объркване. В крайна сметка едно е да оцениш по телефона съвета на сервизен оператор на някоя фирма, а съвсем друго е да погледнеш човек в очите и да му кажеш, че не се е справил много добре. И така, личният асистент се тества за смелост и лоялност.

Провокация 2.Колко са 17% от 258 450? Време за реакция - 3 секунди.

Цел:проверка на устойчивост на стрес, ерудиция, изобретателност, наблюдение на действията на личен асистент. В условия на стрес, интервюта и ограничено време личните асистенти се губят („Защо да смятам? Не съм счетоводител!“), веднага се отказват („Не мога да направя сметката толкова бързо“).

• трябва да помислите върху формата на облеклото, т.к. асистентът трябва да има безупречно чувство за стил. Необходимо е да изглеждате добре поддържан, спретнат, защото асистентът е лицето на компанията, връзката между мениджъра и бизнес партньорите, клиентите и служителите.

Успехът в кариерата зависи само от 30% от професионалните умения. Решаващите 70% са способността да общувате с хората по приятелски и конструктивен начин.

Вътрешно решение за наемане на служител се взема през първите 40 секунди от комуникацията (правилото четиридесет и второ). Това е първото впечатление, за което всички са предупредени. И не мислете, че първото впечатление - красив стайлинг, спретнат маникюр и стилна пола до коляното. Всичко това, разбира се, е важно. Но дори две секунди са достатъчни за опитен специалист по подбор на персонал, за да ви види от обувките до корените на косата. Остават 38 важни момента, от които да се възползвате максимално и ще определят вашия успех.

„КАК ДА РАЗБЕРА ДАЛИ СЪМ ПОДХОДЯЩ ЗА ТАЗИ ПОЗИЦИЯ?“

Дали да изпратите автобиографията си на примамлива свободна позиция - всеки решава сам.

Но ако частично „не попадате“ под посочените изисквания, препоръчително е да изпратите автобиография и да отделите време само ако има съответствие с основните изисквания за позицията.

Нека подчертаем най-фундаменталните точки на „съответствието“, за които работодателят едва ли ще си затвори очите.

Опит.В повечето случаи наличието на известен опит е от решаващо значение. Посочвайки в изискванията продължителността на работата на подобна позиция, работодателят разчита на определено ниво на квалификация, придобито от кандидата. Асистент, който работи две години, няма да има достатъчно опит, за да изпълни качествено необходимите задачи.

Има по-голям шанс за интерес към вашата автобиография, ако трудовият стаж е по-малък от изисквания, но получен в по-големи компании. Също така си струва да подчертаете вашите постижения, качеството на задачите в сложни проекти.

Сфера. Познаването на определени бизнес специфики може да бъде строго изискване, ако се очаква да участва личен асистент различни проектикомпании. При изясняване на функционалността ще стане ясно дали това е просто желание, което се основава на идеята за идеалния кандидат. Те могат да обмислят кандидати от подобни структури - но опитът в подобна област ще бъде безспорно предимство.

Размер на компанията.Организационната структура, броят на нивата на управление, взаимодействието с отдели, области, отдели, наличието на процеси на сливане и диверсификация на компанията, нивото на доставчици, клиенти и пазар на конкуренти, области на присъствие, оборот, печалба, компания персоналът са фактори, които определят качеството и опита на комуникациите на личния асистент, неговото разбиране на бизнес процесите, нивото на ангажираност в дейностите на компанията. Това определя професионализма на асистента.

Следователно, като правило, големите компании търсят помощник от същия голям бизнес, в противен случай служителят няма да бъде ефективен.

Познаване на езици.В случай, че позицията включва работа в международна компания или много комуникация с чуждестранни колеги или партньори, английският за асистент е основният инструмент на работа. Ако познаването на езика не достигне свободното ниво, не трябва да опитвате, първият тест веднага ще потвърди факта на загубеното време.

Възраст.Моментът е деликатен и деликатен. Както знаете, на работодателите беше забранено да посочват възрастта на кандидатите в описанието на свободните работни места (клауза 6, член 25 от Закона на Руската федерация от 19 април 1991 г. № 1032-1 „За заетостта в Руска федерация»; в червено. от 29 декември 2015 г.). Въпреки законовата забрана, това изискване е ключово и решаващо и ако мениджърът е решен да наеме младо и привлекателно момиче,

едва ли ще се съгласи да приеме жена в предпенсионна възраст. За съжаление възрастта е най-честата неофициална причина за отказ. Как да разберете дали сте на подходящата възраст? На първо място, трябва да бъдете по-внимателни: често от текста и подсказките в свободното място става ясно кое възрастова групато се изчислява.

Има модел: млад лидер избира млад помощник за себе си. Зрял шеф с жена и деца си избира зрял помощник. Един зрял лидер без съпруга по правило не се интересува от възрастта на асистента. Разгледайте корпоративния уебсайт на компанията: най-често има информация, която ще ви помогне да разберете приблизително възрастовите предпочитания на мениджърите. В автобиографията си, напротив, трябва да посочите датата на раждане и да поставите снимка в строг бизнес стил.

ТЪРСЕНЕ. ЗАПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВИ

Нуждата от личен асистент може да възникне:

• когато във фирмата има две или повече нива на подчинение;
• ако лидерът има нужда от подкрепа голям бройконтакти извън компанията.

Но реалностите на пазара са такива, че нито един лидер не може без личен асистент. И колкото по-сериозен е бизнесът и колкото по-големи са задачите на компанията, толкова по-силна е нуждата от личен асистент (бизнесмените добре осъзнават важността на този човек както за ръководителя, така и за цялата корпорация).

В зависимост от нивото на изискванията и разнообразието от задачи, асистентите получават различни парични суми:

• $ 1500-2000 - стандартни задължения на секретар и комбиниране на функциите на офис мениджър;
• $2000-3000 - в допълнение към горното: поддръжка при пътуване, административна поддръжка, изпълнение на индивидуални лични задачи;
• $ 3000-5000 - в допълнение към горното: управление на бизнес проекти, внедряване на промени, пълно управление на личните дела на шефа, управление и контрол на делата на всички партньори;
• $5000-6000 и повече - в допълнение към горното: професионални умения за спортно обучение, наличие на категория по бойни изкуства и стрелба, лично придружаване на шефа на всички срещи.

Няма кариерно развитие като личен асистент. Това наистина е най-високото стъпало на административната стълбица. Да, и главата няма да пусне никъде - шефът цени разумния личен асистент повече от топ мениджърите. Но има интересен начин, ако има желание да се развивате в рамките на тази позиция - като подобрите професионалните си компетенции и умения, доколкото е възможно, разширите кръга от отговорности (появяващи се в рейтингите на най-добрите лични асистенти), вие ще знаете и можете да правите повече, съответно вашите доходи и статус ще бъдат по-високи.

Комуникационни умения с висши служители на различни компании, организационни умения, опит с бизнес документация и способност за анализ на ситуацията ще бъдат полезни за личен асистент в областта на маркетинга. HR и адвокат са още няколко възможности за кариера, но ще са необходими допълнително образование, специализирани курсове и тежка раздяла с шефа, защото мениджърът няма да пусне ценен помощник.

Най-амбициозните усъвършенстват своите управленски умения (ако имат възможност) и планират по-нататъшното си развитие на стола на заместник-ръководителя, но това са единични случаи, когато шефът позволява на своя помощник официално да заеме тази висша позиция.

Отговори

Упражнение 1.Незабавно пренасочете към себе си, след което, когато преминат важни обаждания, блокирайте номера на шефа и вземете нова SIM карта, но в същото време потърсете изгубения телефон.

Задача 2.Наемането на Porsche за пътувания из Италия за един ден е 2500 евро, но същото Porsche може да се наеме за същите пари в Германия за една седмица. Шофьорът на шефа отива в Германия, взима кола от там и я доставя на шефа в Италия. В Италия готвачът кара една седмица, след което оставя колата, а шофьорът излита и я връща обратно. Резултатът е огромни спестявания.

Задача 3.Няколко решения.

Задача 4.Изборът на първия вариант: всъщност задачата не е изпълнена и този избор характеризира неспособността да се действа при неочаквани обстоятелства.

Избор на втория вариант: има желание да се изпълни възложената задача при всякакви обстоятелства, но няма изобретателност и изобретателност. Има и тенденция към пренасочване на отговорността.

Изборът на третия вариант: има желание да се изпълни поръчката, но последствията не се изчисляват, тъй като подаръкът е предназначен специално за партньора, да не говорим за възможна конфиденциалност.

Провокация 1.Отговорът (ласкателство, комплименти, малко критика, честност) ще определи колко добре асистентът ще работи с конкретен шеф, като се има предвид неговия психологически тип и стил на управление, защото често дори малко критика към шефа е неприемлива.

Провокация 2.Основното нещо, когато отговаряте на такива въпроси, е да не отказвате да дадете незабавен отговор, да не мълчите, да пресмятате в ума си и да страдате няколко минути. Мога:

• вземете лист хартия и изчислете процента;
• вземете мобилен телефон и изчислете на калкулатор;
• започнете да си мислите на глас, че 50% са около 130 000, 25% са около 65 000, а 17% са около 50 000. Никой не се нуждае от точен отговор, важна е вашата реакция, начин на мислене и съобразителност във всяка ситуация.

азОбщи положения .

Настоящата длъжностна характеристика определя правата, задълженията и отговорностите на личен асистент на ръководството, наричан по-долу „Компанията“.

	Длъжност	Личен асистент на ръководители
	Квалификации	Образование и професионален опит: висше (незавършено висше) образование; 1 година опит на подобна позиция; плавност английски език(устно и писмено). Необходими знания и умения: познаване на бизнес етикет, правила за бизнес комуникация, телефонни разговори; владеене на компютър (MS Office) и офис техника; способност за ръководене делова кореспонденцияна руски и английски език; владеене на правилна реч и писане; подходящ професионален имидж; представителен външен вид; дипломация, способност за предпазливост и предпазливост по поверителни въпроси; способността за намиране на взаимно разбирателство с ръководството, колегите, клиентите; устойчивост на стрес, добронамереност; познаване на правилата за вътрешния трудов ред на дружеството.
	Директно отчитане
	Наличие и състав на подчинени
	Заповед за заместване	помощник секретар

II.права

Личният асистент има право на:

1. Представлява Дружеството в отношенията с други организации, представлява интересите на Дружеството в трети страни при организиране на срещи и телефонни връзки на ръководството.

2. Поискайте и получете необходими материали, документи, информация от служители на други подразделения за изпълнение на заповед на ръководството и прекия ръководител на Дружеството.

3. В рамките на служебните си задължения подписват и заверяват документи, а именно: мотивационни писма за изходящи факсове, заявки; заявления за еднократни пропуски за влизане в административната сграда.

4. Независимо провеждане на кореспонденция / преговори с външни организации по въпроси, свързани с разрешаването на текущи въпроси, които не изискват решение на висшето ръководство и съгласието на други служители, а именно изясняващ характер - за решаване на текущи въпроси, свързани с работния график на управление или изпълнение на поръчки, които не налагат задължения.

IV.Отговорност

Личният асистент на ръководството отговаря за:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в рамките, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

2. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Обществен работник

________________/____________/

Началник отдел Човешки ресурси

___________________/_________/

Началник на административна служба

___________________/_________/

Информация от сайта на Бизнес мрежата RB.RU

ОДОБРЯВАМ:

________________________

[Длъжност]

________________________

________________________

[Име на компания]

________________/[ПЪЛНО ИМЕ.]/

"____" ____________ 20__ г.

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА

Заместник директор

1. Общи положения

1.1. Настоящата длъжностна характеристика определя и регламентира правомощията, функционалните и длъжностните задължения, правата и отговорностите на помощник-директора на [наименование на организацията в родителен падеж] (наричано по-долу за краткост Учебното заведение).

1.2. Помощник-директорът принадлежи към категорията ръководители, назначава се на длъжност и се освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на [име на длъжността на непосредствения ръководител].

1.3. Помощник-директорът се отчита пряко на [име на длъжността на непосредствен ръководител в дателен падеж] на образователната институция.

1.4. За длъжността помощник-директор се назначава лице с висше професионално образование и най-малко 3 години трудов стаж по професионална дейност.

1.5. Помощник-директорът трябва да знае:

• закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация относно образованието и възпитанието;
• приоритетни направления за развитие на образователната система на Руската федерация;
• основна информация за развитието на образованието в чужди страни, теорията и методите за управление на образователните системи;
• местните разпоредби на институцията;
• основите на гражданското, административното, трудовото, бюджетното, икономическото законодателство в частта, свързана с регулирането на дейността на образователните институции и техните структурни подразделения;
• основи на управлението, управление на персонала, управление на проекти;
• местни разпоредби образователна институция;
• изисквания за работа на персонални компютри, други електронни цифрови устройства;
• организиране на офис работа;
• правила за защита на труда и пожарна безопасност.

1.6. Помощник-режисьорът в своята работа се ръководи от:

• местни актове и организационни и разпоредителни документи на образователната институция;
• правилник за вътрешния трудов ред;
• правила за защита и безопасност на труда, осигуряване на промишлена санитария и противопожарна защита;
• тази длъжностна характеристика.

1.7. По време на временното отсъствие на помощник-директора, неговите задължения се възлагат на [заместник-длъжност], който ще бъде назначен в своевременнопридобива съответните права и носи отговорност за неизпълнение или неточно изпълнение на възложените му задължения във връзка със заместването.

2. Длъжностни задължения

Помощник-директорът има следните отговорности:

2.1. Извършва работа по осигуряване дейността на директора.

2.2. Осигурява подкрепа за взаимодействието на директора с представители на властта Изпълнителна власти ръководители на организации, неговите телефонни разговори, координира графика на срещите и представителствата на ръководителя на различни срещи, сесии, конференции и семинари, като взема предвид неговите правомощия, предоставя му необходимата информация за представителство в изпълнителните органи и други организации.

2.3. В рамките на предоставените му правомощия той координира работата на структурните звена на учебното заведение, ръководи подчинените изпълнители.

2.4. Води бизнес кореспонденция с организации.

2.5. Получава необходимата информация за директора от структурните подразделения на образователната институция, призовава за приемане на служители от негово име.

2.6. Приема и предава телефонни съобщения, записва съобщенията и ги довежда до знанието на адресатите.

2.7. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от директора.

2.8. Води деловодство, получава кореспонденция, адресирана до директора, систематизира я и му докладва за резултатите от изпълнението на взетите решения.

2.9. Прехвърля документи на структурните звена на образователната институция на конкретни изпълнители за тяхното използване в работата или изпълнение и изготвяне на отговор и предложения за тяхното изпълнение, следи времето за изпълнение на инструкциите.

2.10. Организира приемането на посетителите, съдейства за бързото разглеждане на техните предложения и искания.

2.11. Представлява директора в други организации в рамките на предоставените му права.

В случай на служебна необходимост помощник-директорът може да участва в изпълнението на служебните си задължения извънредно по начина, предвиден от разпоредбите на федералното трудово законодателство.

3. Права

Помощник-директорът има право:

3.1. Да дава инструкции на подчинените служители и служби, задачи по редица въпроси, включени в неговите функционални задължения.

3.2. Да контролира изпълнението на производствените задачи, навременното изпълнение на индивидуалните поръчки и задачи от подчинените служби.

3.3. Изисква и получава необходимите материали и документи, свързани с въпросите на неговата дейност, службите и подчинените му звена.

3.4. Взаимодейства с други предприятия, организации и институции по производствени и други въпроси от своята компетентност.

3.5. Подписват и заверяват документи от своята компетентност.

3.6. Ползвайте други права, установени от Кодекса на труда на Руската федерация и други законодателни актове на Руската федерация.

4. Отговорност и оценка на изпълнението

4.1. Помощникът на директора носи административна, дисциплинарна и материална (и в някои случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация - и наказателна) отговорност за:

4.1.1. Неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните указания на прекия ръководител.

4.1.2. Неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовите си функции и възложените задачи.

4.1.3. Неправомерно използване на предоставените служебни правомощия, както и използването им за лични цели.

4.1.4. Невярна информация за състоянието на поверената му работа.

4.1.5. Непредприемане на мерки за потискане на установените нарушения на правилата за безопасност, противопожарни и други правила, които представляват заплаха за дейността на предприятието и неговите служители.

4.1.6. Неспазване на трудовата дисциплина.

4.2. Оценката на работата на помощник-директора се извършва:

4.2.1. Непосредственият ръководител - редовно, в хода на ежедневното изпълнение от служителя на неговите трудови функции.

4.2.2. Сертификационна комисияпредприятия - периодично, но най-малко веднъж на две години въз основа на документираните резултати от работата за периода на оценка.

4.3. Основният критерий за оценка на работата на помощник-директора е качеството, пълнотата и навременността на изпълнението от него на задачите, предвидени в тази инструкция.

5. Условия на труд

5.1. Режимът на работа на помощник-директора се определя в съответствие с правилника за вътрешния трудов ред, установен в учебното заведение.

5.2. Във връзка с производствената необходимост помощник-директорът е длъжен да пътува в командировки (включително местни).

5.3. За решаване на оперативни въпроси, свързани с осигуряването на производствени дейности, помощник-директорът може да получи служебни превозни средства.

6. Право на подпис

6.1. За осигуряване на дейността си помощник-директорът има право да подписва организационни и разпоредителни документи по въпроси, отнесени към неговата компетентност с тази длъжностна характеристика.

Запознах се с инструкциите ____ / ____________ / "__" _______ 20__

Длъжностната характеристика е документ, който установява задачите, изпълнявани от служител, определя неговите длъжностни отговорности и границите на неговите
Въпреки че разработването на длъжностни характеристики за всяка професия или длъжност в Руската федерация не се регулира от трудовото законодателство, в по-голямата част от работодателските организации (както държавни, така и частни) този документ е задължително наличен.

Длъжностната характеристика на помощник-мениджъра съдържа максимум информация

Целесъобразността на изготвянето на длъжностна характеристика се обяснява с факта, че в случай на съдебен процес, без него ще бъде трудно да се докаже неизпълнението на служителя (а техният изчерпателен списък е установен в документа за инструкции), тъй като заетостта договор със служителя в съответствие с част 2 на член 57 Кодекс на труда RF съдържа само длъжността и нейната обща трудова функция.

Длъжностната характеристика позволява на работодателя да:

1. Обосновете отказа на търсещия работа поради неспазване на установените в него изисквания
2. Ясно разграничете отговорностите между отделните служители
3. Оценявайте ефективността по време и след изпитанието
4. Да обоснове несъответствието на служителя с длъжността, която заема (като се вземат предвид резултатите от сертифицирането).

Наличието на длъжностна характеристика е полезно и за самия служител, тъй като установява границите на неговите задължения и отговорности и никой не трябва да изпълнява функции, които не са предвидени нито в трудовия договор, нито в трудовите задължения.

Раздели за развитие и обучение

При съставянето на инструкции те обикновено използват разпоредбите на GOST R 6.30-2003 и квалификационния указател за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители (одобрен от Министерството на труда на Руската федерация през 1998 г.). Инструкцията под формата на проект се одобрява от разработчиците, съгласува се с представителния орган на служителите (ако има такъв) и се одобрява от ръководителя.

Инструкцията влиза в сила от определена дата и служителят трябва да бъде запознат с нея срещу подпис. Препоръчително е да предоставите на служителя копие от този документ (също срещу подпис). Според установената практика инструкциите включват типични подраздели:

1. Общи положения
2. Работни задължения
3. Отговорност

Важно е да запомните, че инструкцията не е съставена за всеки служител, а за конкретна длъжност / професия. Следователно, като се вземат предвид спецификите на конкретна длъжност, инструкцията установява обхвата на задълженията, които служителят ще изпълнява на тази конкретна длъжност.

Характеристики на длъжностната характеристика на помощник-управителя

Изпълнителен асистент - отговорна длъжност

Помощник мениджър е специална позиция. Трудовата функция на помощник-мениджъра е да изгражда работата на своя ръководител както технически, така и организационно.

Планиране на срещи и събития, планиране на работен ден, седмица, по-дълъг период, организиране на пътувания и събития, следене на изпълнението на важни документи – това са само малка част от задълженията на квалифицирания помощник мениджър.

Неправилно е да се идентифицират длъжностите и съответно задълженията, изпълнявани от секретаря, асистента, офис ръководителя и помощник управителя. Ако първите постове значат повече второстепенни функции, тогава се изискват организационни и административни функции от помощник-управителя. Неслучайно квалификационният указател отнася тази длъжност към категорията на мениджърите.

Съответно изискванията, установени за служител, нает на длъжността помощник-мениджър, са представени както за ръководството: от нивото на образование до квалификациите и опита от предишна работа. Личните качества също са много важни.

Тъй като нито трудовият договор, нито други документи съдържат подробно изложение на компетенциите на помощник-мениджъра, те трябва да бъдат отразени възможно най-точно в длъжностната характеристика. Характеристики на инструкцията за длъжността "Помощник на ръководителя":

• Подробно техническо задание
• Изготвяне на инструкции по аналогия с инструкциите на ръководителя (с изключение, разбира се, функцията на пряко управление и вземане на еднолични решения)
• Отчитане на поверителния характер на определени задължения
• Повишена отговорност за недобросъвестност (като се има предвид възможни последствиявреди на работодателя)
• Възможност за изпълнение на функции, делегирани от ръководителя допълнително.

Общи изисквания към помощник-управителя

Често има специални изисквания за длъжността помощник мениджър

Разделът „Общи положения“ може да включва, освен изброяване на изискванията за опит и образование, и необходимите умения, подчиненост и процедура за заместване. Най-честите състояния са:

1. висше образование
2. Опит (обикновено поне 1 година, понякога повече)
3. Владеене на чужди езици.
4. Умения за бизнес комуникация, писане и етикет
5. Собственост на офис техника
6. Устойчивост на стрес

Освен това служител на тази позиция трябва да познава местните актове на предприятието, да се разбира със служителите и ръководството. Що се отнася до чуждите езици, струва си да изисквате знания само в случаите, когато асистентът ще ги използва практически в хода на изпълнение на задълженията си.

Заемащият длъжността помощник-мениджър трябва да може да използва и съхранява поверителна информация.

Задължения и права

Обикновено задълженията на помощник мениджъра включват:

• Изпълнение на преките задачи на ръководството
• Планиране и координиране на работното време на мениджъра
• Контрол и организация на преговорите (телефонни и устни)
• Компилация и редакция
• Конфиденциалност на документите и контрол на безопасността

Функции като копиране, поддържане на информационни бази данни и друга техническа и спомагателна работа обикновено се изпълняват от секретар (секретар-референт). За успешната работа на помощник-мениджъра те са надарени с доста широки права:

1. Представлява интересите на организацията при срещи и телефонни разговори
2. Поискайте всякакви необходимата информация, документи от служители за изпълнение на указанията на ръководителя
3. В рамките на делегираните правомощия да води кореспонденция и преговори, заверява документи за разрешаване на текущи проблеми.

Разбира се, всяка организация, като взема предвид естеството на своята дейност, допълва или променя списъка с права, предоставени на служител.

Граници на отговорност

Длъжностна характеристика на изпълнителен асистент избягва съдебни спорове в бъдеще

При установяване на отговорност е необходимо да се запомнят нормите на закона:

• За неизпълнение на служебните задължения - съгласно Кодекса на труда
• За – в рамките на административното, гражданското и наказателното законодателство
• За - в съответствие с нормите на Кодекса на труда и Гражданския кодекс.

След като разработите длъжностна характеристика за помощник-мениджър, като вземете предвид нормите на действащото законодателство и спецификата на дейността на конкретна организация, можете не само да изберете най-подходящия служител за такава отговорна позиция, но и да избегнете евентуални съдебни спорове в бъдеще.

Становище на правен експерт:

Член 81, параграф 3 от Кодекса на труда на Руската федерация съдържа основанието за прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя. Свързано е с професионалната пригодност на служителя. Тази основа трябва да бъде потвърдена от резултатите от сертифицирането. При съставянето на длъжностна характеристика за помощник-мениджър е необходимо да бъдат описани подробно всички квалификационни изисквания за специалист.

Условията на работа на дадено лице и неговата/нейната ефективност могат да зависят от степента на детайлност и спецификация. В крайна сметка лидерът се нуждае от истински съвестен помощник. Трябва също така да обърнем внимание на нашите читатели, че един мениджър може да има няколко помощника. Те могат да имат специализация по технически въпроси, по финансови въпроси и т.н.

Има един вид ръководители, които нямат заместници в състава. Той прави всичко сам, а няколко помощници просто му помагат в това. Той взема всички решения сам. За да се състави висококачествена длъжностна характеристика на помощник-мениджър, е необходимо самият мениджър да се включи в процеса. В противен случай ще бъде просто лист хартия.

Видео материалът ще ви научи как да станете уверени в себе си и да преминете интервю за работа: