Събиране на първична документация. Правила за попълване на първични документи

Първично счетоводствопредставлява начален етапсистемно възприемане на регистрацията на отделни транзакции, характеризиращи икономически процеси и явления, протичащи в организацията. Неговите обекти са: снабдяване, придобиване и потребление на материални ресурси, производствени разходи, движение на полуготови продукти и незавършено производство, обем на продукцията, нейната доставка и продажба, разплащания с доставчици, купувачи, клиенти, банки, финансови органи , учредители и др.

Първоначалната информация за икономическите процеси и явления се отразява в първичните документи.

Първичен счетоводен документ- това е писмено удостоверение за търговска сделка, което има правна сила и не изисква допълнителни обяснения или подробности.

Първичният счетоводен документ трябва да съдържа:

• наименование - финансово-икономическо съдържание на стопанска сделка. Документ, който няма име, както и документ с неясно, трудно за четене име, няма да има правна сила;
• име, а в някои случаи адреси и банкови сметки на страните (юридически и лица), участващи в тази бизнес сделка. Първичен документ, който не съдържа името и съответните атрибути на поне една от страните по бизнес сделката, губи своята адресируемост и не може да бъде изпълнен;
• дата на съставяне. Ако датата липсва или е неясна, документът губи своята адресируемост във времето. Всъщност такъв документ няма правна сила;
• съдържанието на стопанска операция (обект на документация), произтичащо от наименованието на документа, в който се появява в общ вид;
• метра от извършваната бизнес транзакция. Липсата на измервателни уреди в документа го лишава от счетоводна и сетълмент база;
• подписи на отговорните лица - директора на организацията и главния счетоводител.

Документите се попълват ясно и четливо от счетоводни служители ръчно записванемастило или паста от химикал, на пишеща машина или с помощта на компютърна технология.

Като правило за документи се използват стандартни формуляри под формата на бланки от междуведомствен характер. Това включва формуляри за поръчки, фактури, фактури, купони, извлечения и др. Първични документитрябва да бъде съставен в момента на сделката и ако това е така обективни причининевъзможно, то веднага след завършването му.

Ако възникне грешка в сметките във фермата, можете да използвате отрицателния или сторниран метод на въвеждане. В този случай грешният запис се повтаря с червено мастило или стандартни цветове (син, черен) и се огражда в правоъгълна рамка.

Червен цвят или правоъгълна рамка ще анулират грешно въведено, след което ще бъде направено правилно въвеждане. Възможно е да се коригират грешки в счетоводните записи чрез зачеркване и последваща корекция (грешното вписване се зачертава с един ред и под него се прави правилен запис, като се посочва датата на корекцията и подписът на счетоводителя; ако е необходимо, сертификат се съставя, като се разкрива необходимостта от корекция и причината за грешката).

Не трябва да има корекции, изтривания или петна в парични и банкови документи.

Когато работи с всеки документ, счетоводителят разчита на определени принципи и методологични основи, залегнали в официални документи.

Въз основа на първични документи се правят записи в счетоводни регистри, карти, отчети, дневници, както и на дискове, дискети и други носители.

Счетоводните документи могат да бъдат външни и вътрешни

Външни документиидват в организацията отвън - от държавни агенции, висши организации, банки, данъчна служба, от учредители, доставчици, купувачи и др., те се съставят по стандартни формуляри. Примери за такива документи включват: искане за плащане-поръчка, заявка за плащане, фактура на доставчик и др.

Вътрешни документисъставен директно от организацията.

Разграничават се следните видове вътрешни документи:

• административна;
• оневинителен (изпълнителен);
• комбиниран;
• счетоводна регистрация.

Административни- това са документи, които съдържат заповеди, инструкции за производство, извършване на определени стопански операции. Те включват заповеди на ръководителя на организацията и лица, упълномощени от него да извършват бизнес сделки.

Оневинителен(изпълнителни) документи удостоверяват факта на бизнес сделки. Те включват поръчки за получаване, актове за приемане на материали; актове за приемане и разпореждане с дълготрайни активи; документи за приемане на произведени продукти от работници и др.

Комбинирандокументи са разпоредителни и изпълнителни. Това включва входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати за издаване заплатислужители на организацията, предварителни отчетиотговорни лица и др.

Счетоводни документисе съставят в случаите, когато няма стандартни документи за вписване на стопанските операции, както и при обобщаване и обработка на ваучери и административни документи. Това са удостоверения, разпределителни листове и др.

Счетоводните документи също се делят на еднократни и натрупващи се. При извършване на всяка стопанска операция се използват еднократни първични документи. Документите за натрупване се съставят през определен период на постепенно натрупване на еднородни стопански операции. В края на периода тези документи изчисляват резултатите по съответните показатели. Примери за кумулативни документи са двуседмични, месечни работни поръчки, лимитни карти за освобождаване на материали от складовете на организацията и др.

Счетоводните документи се делят на първични и обобщени

Първични документисъставен по време на бизнес транзакция. Пример за такива документи са фактурите за освобождаване на материали от складовете на организацията до цеховете.

Обобщени документисъставен въз основа на първични документи, например извлечения за заплати.

В момента на записване на данни в първичните документи се появява счетоводна информация, която не се записва автоматично. Всички негови количествени и качествени характеристики подлежат на логически, аритметичен и юридически контрол преди съставяне на първични документи. Такъв контрол се извършва както от служители, участващи в поддържането на първично счетоводство, така и от служители на управленските служби.

Подписвайки входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати, платежни нареждания и искания и други банкови документи, ръководителят на организацията внимателно анализира всяка бизнес сделка.

В процеса на получаване на счетоводна информация се разграничават следните етапи:

• предварителна работа преди изготвяне на първични документи;
• изготвяне на първични документи;
• одобряване на първични документи;
• работата на счетоводния отдел по изготвяне и обработка на първични документи.

Събирането на счетоводна информация включва подходящата работа на различни служби на организацията. Този етап се характеризира с най-високо нивоаналитично и ефективно счетоводство.

Вторият етап от счетоводния процес е обработката на счетоводната информация. Това включва прякото участие на служителите на функционалните служби за управление при получаване на счетоводна информация. Така че, когато отчитате стоките- материални актививъз основа на първични документи се осигурява групиране и обобщаване на данните в карти складово счетоводствоматериали. Всеки месец данните от карти и книги се прехвърлят в отчети за движението на материални активи. IN установени сроковеМениджърите на складове и ръководителите на отдели предават тези отчети на счетоводния отдел на организацията.

Мениджърите също участват в обработката на данните. По този начин, с помощта на служители на различни управленски служби, се идентифицират виновниците за недостиг и загуби.

След проверка на аритметичните изчисления, законосъобразността и целесъобразността на извършените стопански операции счетоводни документисе регистрират, след което се извършва икономическо групиране на данните им в система от синтетични и аналитични сметки счетоводствочрез записване в счетоводни регистри.

Счетоводните регистри са таблици за преброяване на определена форма, изградени в съответствие с икономическата групировка на данните за имуществото и източниците на неговото формиране. Те служат за отразяване на бизнес транзакции на.

Счетоводните регистри в зависимост от тяхната структура се делят на хронологични и систематични. В хронологичните регистри стопанските операции се отразяват в последователността на тяхното извършване. Систематичните счетоводни регистри служат за групиране на стопанските операции по установени признаци.

Счетоводните регистри се поддържат под формата на счетоводни книги, карти, извлечения, дневници, както и на компютърни носители.

Синтетичното счетоводство се води в систематични регистри, а аналитичното - в аналитични регистри. Вписванията в регистрите се извършват както ръчно, така и чрез компютърна техника.

Съвкупността и местоположението на данните в регистъра определят неговата форма, която зависи от характеристиките на обектите, които се вземат предвид, предназначението на регистрите и методите на счетоводна регистрация. Счетоводната регистрация се отнася до записването на бизнес операции в счетоводни регистри.

В счетоводните книги всички страници са номерирани и подвързани. включено последна страницапосочете номера и го потвърдете с подписи на упълномощени лица. В някои книги, например касови книги, страниците са не само номерирани, но и завързани с канап и запечатани с восъчен печат. В зависимост от обема на сметките в книгата, една или повече страници се разпределят за определена сметка. Счетоводните книги се използват за синтетично и аналитично счетоводство.

Картите се изработват от плътна хартия или свободен картон, без да се закрепват една към друга. Те се съхраняват в специални кутии, наречени картотечни шкафове. Картите се отварят за една година и се регистрират в специален регистър, за да се осигури контрол върху тяхната безопасност.

Листовете се различават от картите по това, че са направени от по-малко плътна хартия и имат по-голям формат. Те се съхраняват в специални папки, наречени регистратори. Изявленията се отварят, като правило, за месец или тримесечие.

Записите в счетоводните регистри трябва да бъдат ясни, кратки, ясни и четливи. След регистриране на стопанска операция в счетоводния регистър върху първичния документ се прави подходяща маркировка, за да се улесни последващата проверка на правилното осчетоводяване. В края на месеца се сумират резултатите за всяка страница от счетоводните регистри. Окончателните записи на систематичните и аналитичните регистри трябва да бъдат проверени чрез съставяне на оборотни ведомости.

След приемане на годишния отчет счетоводните регистри се групират, подвързват и депозират в текущия архив на организацията.

Методи за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри

има три начина за коригиране на грешни записи в счетоводните регистри: корекция, допълнителен запис, сторно.

Коригиращ методможе да се прилага само ако грешките са открити преди съставянето на баланса или са възникнали в счетоводните регистри, без да се засяга кореспонденцията на сметките. Този метод се състои в задраскване с тънка линия на неправилния текст, число, сума и надпис до или над правилния текст или сума със съответната клауза.

Например, ако вместо 100 рубли. Ако са отразени 200 рубли, тогава 200 рубли трябва да бъдат задраскани. и напишете „100 рубли“ отгоре, а отстрани посочете: „200 рубли зачеркнати и 100 рубли написани отгоре, коригирано вярване (дата, подпис).“

Не се допускат корекции или зацапвания върху паричните документи, дори и посочените, особено в цифри.

Допълнителни записисе правят в случаите, когато сумата на бизнес транзакция е погрешно подценена. Например, доставчикът преведе 150 рубли от текущата сметка. Тази бизнес транзакция е отразена в правилната кореспонденция на сметките, но сумата й е подценена до 100 рубли. Направено е следното счетоводно записване: дебит на сметката „Разплащания с доставчици“, кредит на сметката „Разплащателна сметка“ - 100 рубли.

Но тъй като доставчиците трябва да прехвърлят 150 рубли, тогава липсващата сума от 50 рубли. е необходимо да направите допълнителни записи: дебит към сметката „Разплащания с доставчици“, кредит към сметката „Разплащателна сметка“ - 50 рубли.

Допълнителни публикации се правят през текущия или следващия месец. Това правило за коригиране на грешки се прилага в два случая: ако данните от първичния документ не са записани в отделен ред в счетоводния регистър и когато в счетоводния регистър е отразена погрешно занижена сума на бизнес операция.

Метод на обръщанее, че неправилният запис, главно цифров, се елиминира с отрицателно число, т.е. неправилното съответствие и сума се повтарят с червено мастило. В същото време се прави правилен запис с обикновено мастило. Сторниране възниква, когато сметките са кореспондирани неправилно или когато е записана преувеличена сума.

При сумиране на резултатите от операциите, записите, направени с червено мастило, се изваждат.

Точността на счетоводството и по-нататъшните изводи от него зависи от качеството на първичния документ и информацията, която съдържа.

Информацията, съдържаща се в приетите за счетоводство първични документи, се натрупва и систематизира в счетоводни регистри, чиито форми или изисквания са одобрени от упълномощения орган. Данните от счетоводните регистри в групирана форма се прехвърлят във финансовите отчети.

Ръководството определя лицата, упълномощени да подписват счетоводни документи. В този случай може да се установи йерархия на подписите в зависимост от заеманата длъжност, размера на парите, обхвата и същността на операцията.

Предприятията или организациите, използващи електронни подписи, следва да установят подходящи гаранции и контрол по отношение на правото на използване и достъп до електронни подписи. (17)

Изисквания за изготвяне на първични документи

1. Записите в първичните документи трябва да се извършват с мастило, пастел, химикалка, с помощта на пишещи машини, механизация и други средства, които гарантират безопасността на тези записи за периода от време, определен за тяхното съхранение в архива.

Не използвайте молив за писане.

• 2. Документите трябва да са изрядно подготвени, текстът и цифрите да са написани ясно и четливо.
• 3. Всички данни трябва да бъдат попълнени в документа. Ако някои данни не са попълнени, на тяхно място се поставя тире. Трябва да се попълнят задължителни данни.
• 4. В паричните документи сумата се посочва с цифри и с думи.
• 5. Първичните документи трябва да бъдат заверени с лични подписи на ръководителя на организацията, главния счетоводител или упълномощени лица.
• 6. Първичните документи трябва да съдържат препис от подписи на упълномощени лица.
• 7. Първичните документи трябва да бъдат подпечатани с печата на организацията, ако това е предвидено от формата и действащото законодателство. (18)

Ръководителят на организацията трябва, съгласувано с главния счетоводител, да одобри под формата на заповед списъка на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи.

Навременно и висококачествен дизайнпървичните счетоводни документи, предаването им в установените срокове за отразяване в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Движението на първичните документи в счетоводството (съставяне или получаване от други стопански субекти, приемане за счетоводство, обработка, предаване в архива) също трябва да се регулира от график, който се утвърждава със заповед на ръководителя.

Да предупреди както ръководителите, така и изпълнителите срещу непредвидено негативни последиции за да спестите време при търсене на информация, е необходимо след получаване на нормативни документи да създадете база данни за регистриране на първични документи.

Това означава, че всички първични документи, изписани и попълнени в счетоводството, трябва да имат свой идентификатор - код (еднократен, уникален номер), който им се присвоява при задължителна регистрация в един от регистрационните дневници, който трябва да бъде открити във всяко предприятие.

Процедура за изготвяне на документи:

• -спазване на всички установени реквизити и форми на документи;
• -точност и яснота на представяне на съдържанието на извършените стопански операции в документи;
• - навременно изпълнение на търговските сделки, ясно, спретнато и четливо изписване на текста;
• -зачертаване на празни места при липса на реквизит;
• -посочване на суми с цифри и думи във всички ценни документи; зачеркване на грешки, така че да се вижда задрасканото, и удостоверяване на верния текст с подписа на лицето, изготвило документа;
• -корекции не са разрешени.(27)

Първичните документи, създадени с помощта на механизиран метод, изискват специално потвърждение за надеждността на получените данни, т.е. авторизация и защита на регистрирани данни от неразрешено получаване на информация за тях. По факс може да се изпраща всякакъв вид документ, но не и първичен счетоводен документ, тъй като той няма потвърждение за неговата автентичност. Отговорността за навременното и качествено създаване на документи и тяхното предаване в установения срок за последващо отразяване в счетоводството се носи от лицата, които са подготвили и подписали тези документи.

Първично счетоводство за производствено предприятие- това е информационната основа на управлението, чието качество пряко зависи от качеството на счетоводството. Първичното счетоводство е комплекс от информационни и логически операции с документи, придружаващи всеки материал и финансови потоции техните елементи от входа до изхода на производствените и икономически съоръжения на предприятието и фирмата като цяло.

Така първичните документи са носители на информация за всички производствено-икономически обекти и субекти и техните взаимодействия и дават възможност за комплексна оценка на всички контролни фактори: количествени, качествени, финансови.(12)

Стопанските операции на предприятията се документират с първични счетоводни документи. Записът се извършва в момента на транзакцията или непосредствено след нейното приключване. Предприятията попълват първични формуляри непрекъснато, като документират всички обекти и операции.

Документите се съхраняват на хартия или в електронен формулярпоследвано от извеждането им на хартия. Ако електронният формуляр е заверен с подпис, хартиеният формуляр е копие. След 19 юни 2015 г. разрешено електронен документооборотмежду предприятия, които имат взаимно споразумение.

Дефиниция и концепция на тази документация

Под първични документи се разбират формуляри, въз основа на които вземат предвид:

• Приемане и издаване на стоки и материали, пари в брой, други активи, участващи в извършване на дейност.
• Регистрация на получаване на дълготрайни активи.
• Издаване на отчетни средства, ценни книжа, заплати.
• Регистрация на предоставените услуги и извършената работа.
• Поддържане на кадрови досиета.
• Други действия и операции на предприятието.

За информация относно това какви са първичните счетоводни документи вижте следното видео:

Законодателно регулиране на въпроса и основни правила за регистрация

Ред за регистрация и поддръжка първична документациясе регулират от Закона за счетоводството.

Съставът на информацията в документите трябва да се третира отговорно. Основата са документите финансови отчетии данъчно облагане.

Формулярите са правно обвързващи ако са налични необходимите подробности:

• Име на формуляра.
• Дата на съставяне.
• Данни на стопански субект.
• Съдържание на операцията.
• Натурално и парично изражение на факта на стопанската дейност.
• Данни за лицето, заверило документа.
• Подпис на отговорното лице.

Липсата на някой от реквизитите не позволява документът да се използва в счетоводството. Първичните счетоводни данни трябва да бъдат документирани и икономически обосновани.

Когато съставят формуляри, служителите на предприятието могат да допуснат грешки и неточности.

Разрешено коригиране на грешен записв следния ред:

• Задраскване на неправилен текст. Данните за грешка трябва да могат да се четат.
• Въведете правилния запис до него и коментирайте: „Вярно“ или „Вярвайте на коригираното“.
• Посочва се датата на корекцията.
• Заверка на текста с подпис с препис от данните на лицето, извършило корекциите.

Поради възможността за попълване на един формуляр на машинописна и ръчно, корекции могат да се правят и в документи, отпечатани със специализирани програми.

Първични документи може да иманеправилни форми на изпълнение във формата:

• Без печат. Поради въвеждането на предположението, че е възможно да се подготви документация без използване на печат, предприятието може да издава формуляри без печат. За да се предотвратят искове от данъчните власти, правото трябва да бъде заложено в местни вътрешни актове и споразумения.
• Факсимилен подпис. Правото за използване на факсимилета трябва да бъде съгласувано с партньорите. Данъчните власти не приемат факсимилни документи.
• Подписи на лица, които не са посочени в заповедите. Този пропуск може да бъде коригиран чрез посочване на правото на подписване на документи от лицата, съставящи формулярите.

За липса на счетоводни документи или използване на формуляри, съставени с недостатъчни данни и използвани в данъчното облагане, се налага глоба по чл. 120 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Ако все още не сте регистрирали организация, тогава най-лесният начиннаправете това с помощта на онлайн услуги, който ще ви помогне да генерирате всички необходими документи безплатно: Ако вече имате организация и мислите как да опростите и автоматизирате счетоводството и отчетността, тогава на помощ ще дойдат следните онлайн услуги, които напълно ще заменят счетоводител във вашата фирма и ще спестите много пари и време. Цялото отчитане се генерира автоматично и се подписва електронен подписи се изпраща автоматично онлайн. Идеален е за индивидуални предприемачи или LLC на опростената данъчна система, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко клика, без опашки и стрес. Опитайте и ще се изненадатеколко лесно стана!

Характеристики на създаване на формуляри

Компанията може да използва стандартизирани формуляри или да ги разработи самостоятелно.

Списък на приложимите документи одобренив приложението към счетоводната политика на предприятието.

Не е позволеносамостоятелно разработване на документи за поддържане на:

1. Касова отчетност.
2. Изчисления с помощта на техниката PKM.
3. Транспортни превози.

Други документи, разработени от министерствата за тясно специализирано ползване, не се подменят. Например, предприятията не променят стандартните формуляри, одобрени от Министерството на транспорта.

Практиката показва, че предприятията използват предимно унифицирани формуляри. Когато фирмата разработва собствени счетоводни форми процедурата се спазва:

• Включване на необходимите подробности.
• Одобрение на формуляри в съответствие с документооборота, установен от счетоводната политика.
• Информиране на Федералната данъчна служба за използването на формуляри.
• Съгласуване на формуляри на документи с партньори и прилагане на формуляри към споразумението. За партньори, използващи формуляри за изчисляване на данъци, е необходимо да имат потвърждение за законността и правната сила на документите.

Видове използвани формизависят от профила на предприятието.

Какво е включено в списъка на тези документи

Първични счетоводни форми групирани по вид операция.

Предприятия в счетоводството използване:

Значителна група първични документи е предназначена за поддържане на кадрови записи.

Срок на годност

Предприятието трябва да гарантира безопасността на първичните счетоводни документи в продължение на 5 години. Може да са необходими формуляри за изясняване на данни и потвърждаване на коректността на счетоводството и плащането на данъци към бюджета по време на одит.

Изключение включват формуляри, потвърждаващи изплащането на заплати на служителите. Счетоводни карти, кадрови заповеди, извлечения се съхраняват 75 години.

Съхранението се извършва от дружеството или градския архив.

Нюансите на циркулацията на тези документи са описани в следния видеоклип:

Дейностите на всяко предприятие са тясно свързани с поддържането и обработката на първичната документация. Необходимо е за отчитане, изчисляване на данъчни плащания и вземане на управленски решения. В статията ще разгледаме какво е това - първичната документация в счетоводството - и как се обработва.

Основни понятия

Първична документация в счетоводството - какво е това?? Нарича се доказателство за факта на комисионна, отразено на хартия. В момента се събират много документи автоматизирана система"1C". Обработка на първична документациявключва регистриране и записване на информация за извършени бизнес транзакции.

Първичното счетоводство е началният етап на записване на събития, настъпили в предприятието. Бизнес транзакциите са действия, които включват промени в състоянието на активите или капитала на организацията.

Обработка на първична документация в счетоводството: пример за диаграма

По правило в предприятията понятието „работа с документация“ означава:

• Получаване на първични данни.
• Предварителна обработка на информацията.
• Одобрение от ръководството или специалисти, упълномощени със заповед на директора.
• Повтаря се.
• Извършване на действия, необходими за извършване на бизнес сделка.

Класификация

Има еднократни и кумулативни първична документация. ОбработкаИнформацията, съдържаща се в такива документи, има редица характеристики.

Еднократната документация е предназначена да потвърди събитие веднъж. Съответно процедурата за неговата обработка е значително опростена. Натрупаната документация се използва за определено време. Като правило отразява операция, извършена няколко пъти. В този случай, когато обработка на първична документацияинформацията от него се прехвърля в специални регистри.

Изисквания за поддържане на документи

Първичната документация се съставя по време на сделката или непосредствено след нейното приключване.

Информацията се отразява на специални унифицирани формуляри. Ако няма одобрени формуляри, предприятието може да ги разработи самостоятелно.

Етапи на обработка на първичната счетоводна документация

Във всяко предприятие има служител, който отговаря за работата с първичната информация. Този специалист трябва да познава правилата, да спазва стриктно законовите изисквания и последователността на действията.

На етапи обработка на първична документацияса:

• Данъчно облагане. Той представлява оценка на сделката, отразена на хартия, индикация за сумите, свързани с нейното изпълнение.
• Групиране. На този етап документите се разпределят в зависимост от общите характеристики.
• Контиране. Това включва обозначаването на дебит и кредит.
• Гасене. За предотвратяване на повторно плащане по първични счетоводни документи p отбелязва "платено".

Грешки в документите

Те могат да възникнат от различни причини. По принцип появата им се дължи на небрежното отношение на служителя към работата, която изпълнява, неграмотността на специалиста и неизправността на оборудването.

Коригирането на документи е силно обезкуражено. В някои случаи обаче е невъзможно да се направи без корекция на грешки. направи грешка счетоводител по първична документациятрябва да го поправя така:

• Зачертайте грешния запис с тънка линия, така че да се вижда ясно.
• Напишете правилната информация над зачеркнатия ред.
• Поставете отметка в квадратчето „Коригирано да вярвам“.
• Посочете датата на корекцията.
• Знак.

Използването на коригиращи агенти не е разрешено.

Работа с входящи документи

Процесът на обработка на входящи документи включва:

• Определяне на вида на документа. Счетоводните книжа винаги съдържат информация за извършени стопански операции. Например, те включват фактура, нареждане за получаване на средства и др.
• Проверка на данните на получателя. Документът трябва да бъде адресиран до конкретно предприятие или негов служител. На практика се случва документите за закупуване на материали да се издават специално на фирмата, въпреки че не е сключен договор с доставчика.
• Проверка на подписи и отпечатъци от печати. Лицата, подписващи документа, трябва да имат правомощия за това. Ако потвърждаването на първични документи не е от компетентността на служителя, те се считат за невалидни. Що се отнася до печатите, на практика често възникват грешки в онези предприятия, които имат няколко печати. Информацията върху разпечатката трябва да съответства на вида на документа, върху който се появява.
• Проверка на статуса на документите. Ако се установи повреда на книжата или липсват листове, е необходимо да се състави протокол, копие от който се изпраща на контрагента.
• Проверка на валидността на събитието, отразено в документа. Служителите на предприятието трябва да потвърдят информация за факта на сделката. Документите за приемане на ценности се заверяват от управителя на склада, а условията на договора се потвърждават от търговеца. На практика има ситуации, когато доставчик получава фактура за стоки, които компанията не е получила.
• Определяне на периода, за който се отнася документът. При обработката на първични документи е важно да не се взема предвид една и съща информация два пъти.
• Определение за счетоводен раздел. При получаване на първична документация е необходимо да се установи за какви цели ще се използват предоставените стойности. Те могат да действат като дълготрайни активи, материали, нематериални активи, стоки.
• Определяне на регистъра, в който ще бъде
• Регистрация на хартия. Извършва се след всички проверки.

Работа с изходящи документи

Процесът на обработка на този тип документация е малко по-различен от горния.

Първо, упълномощен служител на предприятието създава чернова на изходящия документ. Въз основа на това се разработва проект на документ. Изпраща се на управителя за одобрение. Но друг служител, който има съответните правомощия, може да одобри проекта на документа.

След заверка проектът се формализира съгласно установени правилаи се изпраща на получателя.

Планиране на документооборота

Този етап е необходим за осигуряване на бързо получаване, изпращане и обработка на документацията. За компетентна организациядокументооборот в предприятието, разработват се специални графици. Те посочват:

• Място и срок за обработка на първичните книжа.
• Трите имена и длъжност на лицето, съставило и представило документите.
• Счетоводни записи, съставени на базата на документи.
• Време и място на съхранение на документацията.

Счетоводни регистри

Те са необходими за регистрация на първична документация. В същото време върху книжата се поставя счетоводна маркировка. Необходимо е да се предотврати повторна регистрация на документи.

Първичните документи могат да се съхраняват в електронни регистри. Въпреки това, при поискване от държавни агенции или контрагенти, компанията трябва да предостави хартиени копия.

Характеристики на възстановяване на документи

В момента не е включено в разпоредбите ясен редвъзстановяване на документи. На практика този процес включва следните дейности:

• Назначаване на комисия за разследване на причините за изгубване или унищожаване на документи. Ако е необходимо, ръководителят на предприятието може да включи правоприлагащите органи в процедурата.
• Свързване с банкова организация или контрагенти за копия на първични документи.
• Корекция на данъчна декларация за доходи. Необходимостта от подаване на актуална справка се дължи на факта, че недокументираните разходи не се признават за разходи за данъчни цели.

В случай на загуба на първична документация Федералната данъчна служба ще изчисли размера на данъчните облекчения въз основа на наличните документи. В този случай има вероятност данъчният орган да наложи санкции под формата на глоба.

Често срещани грешки в процеса на изготвяне на първични документи

По правило лицата, отговорни за поддържането на документацията, извършват следните нарушения:

• Попълнете формуляри, които не са унифицирани или одобрени от ръководителя на предприятието.
• Те не посочват подробности или ги показват с грешки.
• Те не заверяват документи с подписа си и не допускат служители, които нямат правомощия да подписват документи.

Документацията, потвърждаваща фактите на бизнес транзакциите, е изключително важна за предприятието. Към неговия дизайн трябва да се подхожда много внимателно. Всяка грешка може да доведе до негативни последици.

Всеки счетоводител трябва да знае кои документи принадлежат към първичните документи. Това се дължи на факта, че именно тази документация е основа за счетоводство. Те доказват факта на извършване на бизнес сделки. Един начинаещ счетоводен специалист трябва да разбере какво е това, защо са необходими първични документи, как да ги съставят и съхраняват. В противен случай проблемите с регулаторните органи не могат да бъдат избегнати.

Юридическите лица и частните предприемачи могат да прехвърлят средства един на друг само въз основа на определена първична документация. Предполага се, че първичният отчет е съставен дори преди извършването на бизнес сделката, но законодателството не изключва възможността за съставянето му след приключване на сделката, но трябва да има основателни причини за това.

Както първичните, така и сборните счетоводни документи трябва да включват следните реквизити: наименование на формата; датата и мястото, където е съставен; пълното наименование на фирмата, която го е подготвила; какви сметки се използват за прехвърляне на средства; пълно имеотговорно длъжностно лице и др.

Защо са необходими?

Първичните документи (ПД) са задължителен компонент на счетоводството. Те се съставят по време на стопански операции и служат като доказателство, че тези сделки са извършени. При извършване на транзакция може да участва различен номерпървични документи: зависи от спецификата на изпълнението му.

Списък на операциите, които трябва да бъдат извършени по време на транзакцията:

1. Подписване на договор с получателя. Ако е постоянно, можете да подпишете едно споразумение за няколко транзакции, но в този случай си струва незабавно да обсъдите времето на работата, последователността на транзакциите за сетълмент и други нюанси.
2. Издаване на фактури за плащане.
3. Директно плащане, потвърждение за което е касова бележка(или стока), ако говорим за плащане в брой, или платежни карти, ако парите се превеждат по банков път.
4. При изпращане на стоките изпълнителят издава фактурата на клиента.
5. След предоставяне на услугите в пълен обем, изпълнителят трябва да получи сертификат за изпълнение от клиента

Съществуващи видове

Има 6 основни вида PD счетоводство, които се използват най-често при извършване на различни транзакции:

Договор	В договора се определят правата и задълженията на страните по сделката. Договорът може да бъде съставен за предоставяне на услуги или продажба на стоки. Гражданският кодекс не изключва възможността за сключване на устен договор, но трябва да се помни, че само документ, подписан от две страни, може да защити правата и интересите на увреденото лице пред съдебен орган при възникване на проблеми, в т.ч. неизпълнение на задължения от другата страна.
Предложение за фактура	Този документ показва колко трябва да плати клиентът, за да получи услуги или работа. Когато плащането е извършено, това означава, че клиентът е съгласен с условията, предложени от изпълнителя. Няма конкретен формуляр за този документ, така че форматът му може да варира между доставчиците. Трябва обаче да запомните, че документът трябва да съдържа заглавието на самия документ; данни за плащане; наименованието на стоките и услугите, както и тяхната цена. Можете да го подготвите в програмата 1C. Фактурата няма никаква стойност от гледна точка на счетоводството и отчетността пред регулаторните органи, в нея се записва само цената, определена от продавача. Не е необходимо да се поставя печат и подпис върху него, но ако компанията иска да играе на сигурно и да се защити, е по-добре да го направи. Ако бъдат нарушени интереси или права на купувача, той има право да поиска от продавача връщане на преведените средства.
Документация за плащане	Това е потвърждение на факта, че клиентът е заплатил издадената от производителя фактура. има различни видоветакива документи: заявки за плащане, нареждания и чекове, формуляри за строга отчетност.
Опаковъчен лист	Приложимо в случаите, когато трябва да формализирате сделка за покупко-продажба на материални активи. Този документ трябва да бъде изготвен в два екземпляра. Продавачът се нуждае от него, за да покаже продажбата, а купувачът се нуждае от него, за да капитализира получената стока. Данните в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат напълно. На този документ трябва да има печат на продавача и купувача.
Акт за извършване на работа или предоставяне на услуги	Двустранен документ. Той потвърждава не само факта на извършената работа, но и цената, която е платена за продукта или услугата. Този документ служи и като доказателство, че страните са изпълнили изцяло задълженията си една към друга и нямат взаимни претенции.
Фактура	Важен документ е, с помощта на който се полага основата за приемане на представените за приспадане суми на ДДС. Очевидно този документ е много важен за онези структури, които са платци на ДДС.

Списък на първичните счетоводни документи

И така, списъкът на първичната счетоводна документация изглежда така:

споразумение	Сключва се с клиента в писмена форма. Важно е да се каже, че законът не забранява устнона такъв договор обаче страните често предпочитат да записват правата и задълженията, предвидени в споразумението, на хартия.
Проверете	Той съдържа данни за извършване на плащане и наименование на стоките, които се закупуват.
Касова бележка (продажба или касова бележка) или формуляр за строга отчетност	Издава се при плащане в брой. В случай на безкасово плащане, купувачът на стоки или услуги остава с платежен документ, заверен от банковата структура като потвърждение на плащането.
Фактура	Издава се в момента на изпращане на стоката.
Акт за предоставяне на услуги или извършване на работа	Предоставя се след пълно предоставяне на услугите.

Дефиницията на понятието „първичен счетоводен документ“ е дадена в член 60-1 от Данъчния кодекс на Руската федерация: първичните документи са документирано доказателство, че сделката е извършена или е настъпило събитие, което дава право за нейното извършване. Такива документи може да има на хартиен носителили на електронен носител. Счетоводството се извършва въз основа на такава документация.

Член 60-2 предвижда формулярите на тези документи и изискванията за тяхното съставяне.

Друг нормативен акт, който определя първичната документация, както и нейните форми, е Законът за счетоводството и финансовата отчетност.

Русия е страна, в която законодателството относно счетоводството и плащането на данъци се променя периодично. Предвид факта, че формулярите могат да бъдат променяни или допълвани, трябва да проследите какви промени са одобрени от различни държавни агенции, включително Министерството на финансите. Например в началото на 2019 г. беше одобрена формата на счетоводен сертификат, който преди това имаше безплатна форма.

Кодексът за административните нарушения предвижда редица санкции за липса на първични документи в организацията, те са определени в член 276 от Кодекса.

Общи инструкции за употреба

ПД са основа за започване на счетоводно отчитане на определени операции и извършване на вписвания в счетоводния регистър. Такъв документ действа като писмено доказателство за факта, че дадена бизнес сделка е завършена.

Тези първични счетоводни документи, чиито форми не са официално одобрени, се одобряват от ръководителя на организацията, издавайки подходяща заповед. Те трябва да съдържат всички задължителни реквизити, изисквани от закона.

Тази документация трябва да бъде изготвена на хартиен носител и подкрепена с подписа на лицето, което е съставило документа. В случай на използване електронен документ, то трябва да бъде подписано електронно.

Унифицираните форми на PD не са задължителни за използване. Изключение правят касовите документи, одобрени от оторизирани структури.

Формулярът PD трябва да съдържа следните задължителни данни:

• име на документа;
• точната дата на операцията;
• в какво се състои стопанската операция във физическо и стойностно изражение;
• името на структурата, която съставя документа;
• информация за лицата, които отговарят за правилното изпълнение на документа.

Такива документи са разделени на следните групи:

• отчитане на заплатите;
• осчетоводяване на извършени касови операции;
• счетоводно отчитане на ДМА;
• осчетоводяване на СМР.

Правила за попълване

Отчетните документи трябва да бъдат подготвени спретнато и ясно.

Основни правила:

• Разрешено е използването на химикалки и химикалки, можете да използвате компютри и пишеща машина;
• такава документация трябва да бъде изготвена в момента, когато транзакцията е планирана;
• разрешава се съставяне на документи след операцията, ако има обективни причини за това;
• документът отразява всички възможни подробности;
• Ако някаква информация липсва, могат да се добавят тирета.

През 2019 г. се използват стандартни формуляри за изготвяне на PD. Документите се делят на външни и вътрешни.

Първата организация получава отвън: от държавни агенции, висши организации, банкови структури, данъчни власти и др. Примери за външни документи: фактури, платежни нареждания или рекламации. Що се отнася до вътрешните документи, те се изготвят директно в организацията.

Ако документът е попълнен неправилно, организацията ще има затруднения при определянето на данъчната основа и това може да доведе до разногласия с данъчната служба.

Корекция на съдържанието

Случва се дори опитен счетоводител, който е изготвял документ повече от веднъж, да направи грешка. Възможно е да се коригира само когато документът не е отразен в счетоводството, тоест не е осчетоводен. Трябва да запомните, че извършването на корекции с щрих е неприемливо.

Можете да използвате само следните три метода:

• допълнителен вход;
• обратен метод;
• коректорски метод.

Последното се прилага, когато е допусната грешка в счетоводния регистър, но не засяга кореспонденцията на сметките. Този метод е подходящ да се използва преди изготвянето на баланса. В този случай неправилното число или друг знак трябва да се зачертае с тънка линия и до него да се посочи правилната стойност. Отстрани посочете „коригирано вярване“ и поставете датата и подписа.

Допълнителен запис би бил подходящ, ако сумата на извършваната транзакция е подценена.

Методът на обръщане включва коригиране на неправилен запис с помощта на отрицателно число. Грешният номер се посочва с червено мастило и веднага се прави правилният запис, който се изписва с нормален цвят.

Разяснения относно протокола за съгласуване

Актовете за съгласуване не са правно свързани с първичните документи, поради което не са регулирани нормативни документи. Те показват взаимни разчети, извършени за определен период между фирми със статут на юридическо лице или индивидуални предприемачи.

Този вид документ се използва по инициатива на счетоводителите, тъй като с негова помощ е възможно да се разрешат редица спорни въпроси, което защитава интересите на организацията.

В какви случаи е важно да се състави протокол за помирение:

• когато продавачът е представил богат изборстоки;
• при предоставяне на отсрочка на плащанията;
• ако цената на продукта е висока;
• ако между страните съществуват редовни отношения.

Този документ може да се използва в съда в случай на спорна ситуация между страните.

Срок на годност

Разпоредбата за съхраняване на първична документация е закрепена на законодателно ниво.

За различни видовеИма различни условия за съхранение на документи:

За една година	Необходимо е да се поддържа кореспонденция с регулаторните органи относно сроковете за подаване на отчетна документация.
Най-малко 5 години	Съхраняват се касова документация и документи като баланс за тримесечието, отчет на организацията с обяснителна бележка за тримесечието; протокол от заседанието за приемане на тримесечния баланс; първична документация и касова книга; документи по системно и несистемно счетоводство и други.
Поне 10 години	Годишният счетоводен баланс, инвентарният опис, предавателният баланс, разделителният баланс, ликвидационният баланс и други документи трябва да се поддържат.
Най-малко 75 години	Запазва се личната сметка на всеки служител и фишовете за заплати.