التخطيط الفعال للوقت: توصياتي. كيف نفعل كل شيء أو التخطيط الفعال للوقت

تخطيط وقت العمل ليس مجرد مجموعة كلمات جميلة، ولكنه نظام معرفي يمكن أن يحقق فوائد على المستوى الفردي وعلى نطاق المؤسسة بأكملها.

سوف تتعلم:

• ما يعطي التخطيط العقلاني لوقت العمل في المؤسسة.
• ما هي طرق جدولة اوقات العمل.
• ما هي قواعد الجدولة الفعالة لوقت العمل.

ليس سراً أن فعالية المنظمة لا تتأثر بعائد العمل اليومي لموظفي الإدارة. يؤدي غياب التقنيات وأساليب العمل الحديثة ، ورفض تحسين أسلوب العمل الفردي من قبل القائد ومرؤوسيه إلى حقيقة أن الصعوبات في إنشاء عمل مثل هذا الفريق أصبحت بديهية.

المكونات التي تحدد مدى استعداد المدير للنجاح بسيطة للغاية. هذه هي مهاراته وقدراته ، المعرفة المهنيةوبالطبع الصفات الشخصية. ومع ذلك ، لا ينبغي استبعاد تحليل العوامل السببية التي تسبب المشاكل والصعوبات ، وكذلك الرغبة في التغلب عليها وتحسين جودة العمل. هنا يأتي الاستخدام العقلاني لوقت العمل من قبل المدير ، بمعنى آخر ، التخطيط له. بعد كل شيء ، إنه مصمم لإزالة عيوب عملية العمل اليومية.

تعتمد فعالية تخطيط وقت العمل على أهداف الأنشطة حسب مدتها: قصيرة الأجل وطويلة الأجل. لا يتطلب إطار الإدارة هذا جهدًا إضافيًا ، حيث أن جميع الإجراءات والأنشطة المحددة قد استلمت مواعيدها النهائية خلال عملية التنظيم.

الأهداف التي حددها القائد لها وظيفتان: تحديد الإجراءات اللازمة لتنفيذها وتحفيز تنفيذها. عندما يضع القائد لنفسه مهمة واضحة ، تصبح أفعاله واعية في تنفيذها. تحديد الهدف هو نوع من القوة الدافعة التي تشحن الفاعل بالطاقة حتى تحقيق النتيجة ذاتها.

من أجل أن يكون تخطيط ميزان وقت العمل فعالاً قدر الإمكان ، يحتاج المدير إلى اللجوء إلى تكتيكات "فترات التخطيط" (يمكن أن تكون فترات زمنية مختلفة: سنة ، شهر ، أسبوع ، يوم). تكمن الخصوصية في فردية كل نطاق من هذا القبيل ، مما يعني إنشاء خطط منفصلة من شأنها أن تعكس الفترة الزمنية المقابلة.

وبالتالي ، فإن التركيز الإيجابي الرئيسي التخطيط السليميصبح وقت الفراغ مكسبًا للوقت نفسه. سيكتسب المدير القدرة على تحقيق أهداف العمل الموصوفة بشكل فعال ومثمر ، وفي نفس الوقت يقضي أقل وقت ممكن. في تنظيم العمل الفردي ، من الصعب المبالغة في تقدير دور التخطيط: فهو يساعد في النهاية على الاستعداد لتحقيق الأهداف وتنظيم الوقت المخصص للعمل.

كيفية تفويض المهام لتوفير 25٪ من وقت العمل: قائمة التحقق

للتعامل مع التدفق الهائل للمعلومات وتنمية عملك ، من المهم إدارة وقتك بعقلانية وعدم إهدار الطاقة في المهام الروتينية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تفويض المهام بشكل صحيح إلى المرؤوسين ومراقبة تنفيذها.

تحقق من قائمة المراجعة التي أعدها محررو المجلة " مخرج تجاري"، سواء كنت تدير وقت عملك بشكل صحيح أو ترتكب أخطاء في تفويض المهام وتستمر في العمل.

طرق تخطيط وقت العمل

مبدأ باريتو

صاغ ويلفريد باريتو (1848-1923) المبدأ القائل بأن الأهمية الموضوعية لجزء صغير معين ضمن مجموعة معينة ستكون أعلى بكثير من وزنها النسبي في هذه المجموعة. استخدم باريتو في نموذجه صيغة 80/20 ، والتي بدأ تطبيقها في كل مكان.

• من 20٪ من البضائع المباعة يمكنك الحصول على 80٪ من الربح.
• 80٪ من البضائع المتبقية ستجلب 20٪ فقط من الربح.
• 20٪ من الأخطاء تسبب 80٪ من الخسائر.
• 80٪ من الأخطاء الأخرى تسبب 20٪ من الخسائر.

لم يتم تجاوز هذا المبدأ من قبل عشاق تخطيط وقت العمل. إذا قمت بإسقاطها على عمل المدير ، فستكون النتيجة كما يلي: لتحقيق 80٪ من النتائج ، تحتاج إلى قضاء 20٪ فقط من وقت العمل. ما تبقى من الوقت الذي يقضيه يجلب 20٪ فقط من النتيجة الإجمالية.

في لغة عملية العمل ، هذا يعني أن العمل السهل والممتع ، الذي يتطلب حدًا أدنى من الجهد ، ولكن قدرًا لائقًا من وقت العمل ، لا ينبغي أن يكون أولوية. من الضروري أن تبدأ الأنشطة بأقصى قدر من الاعتبار لأهمية كل مهمة. في المقام الأول يجب أن يكون تخطيط العمل أسئلة حيوية.

من أجل التنفيذ الكامل لمبدأ باريتو في مسائل التخطيط العقلاني وتتبع الوقت ، من الضروري تحليل جميع المهام للنسبة المئوية لمساهمتها في النتيجة الإجمالية ، وكذلك توزيعها حسب فئات ABC.

تخطيط ABC

أساس تحليل ABC هو التجربة التي تظهر أن نسب الحالات ذات الأهمية الأكبر والأقل غالبًا ما تكون متماثلة تقريبًا. تُستخدم الأحرف A و B و C لتصنيف أهمية المهام فيما يتعلق بتحقيق الأهداف إلى ثلاث فئات. جذب هذا المبدأ العديد من المديرين.

يمكنك أيضًا استخدام هذا التحليل للتخطيط لكيفية استخدامك لوقت عملك. الشيء الرئيسي هو أن تتذكر ما يجب توزيعه وقت العملمن الضروري فيما يتعلق بأهمية المهام ، وليس إجهادها ووزنها في الخطة العامة للنشاط.

يأتي تحليل ABC من تجربة تستند إلى ثلاث ركائز.

• تتلقى مهام الفئة أ (الأهم) 15٪ من إجمالي مهام المدير. على الرغم من وزنهم النسبي المنخفض في التخطيط ، إلا أنهم يساهمون بنسبة 65٪ في تحقيق الأهداف.
• تمثل مهام الفئة ب (المهمة) حوالي 20٪ من المؤشر العامالمهام ، وتقدر أهميتها أيضًا بنسبة 20٪.
• مهام الفئة C (باعتبارها الأقل أهمية): تُعطى حوالي 65٪ من الرقم الإجمالي ، لكن أهميتها ضئيلة - 15٪ فقط من الوزن النسبي.

وفقًا لذلك ، عند التخطيط لوقت العمل ، يركز تحليل ABC على الإنجاز الأولي للمهام من الفئة A ، نظرًا لأن نصيب الأسد من فعالية النهائي أنشطة العمليجلبونه. بعد ذلك ، هناك أسئلة من المجموعة ب ، والتي لا ينبغي إهمال مساهمتها في النتيجة النهائية أيضًا. وأخيرًا ، يمكنك بالفعل تحديد ما يجب فعله بالمهام المتبقية من الفئة C: المساهمة في التخطيط لوقت العمل أو التفويض.

مبدأ أيزنهاور في تخطيط وقت العمل

اكتسبت مصفوفة أيزنهاور (الأولويات) اعترافًا واسعًا كأداة لتخطيط الوقت الشخصي ووقت العمل.

يتكون من أربعة حقول (أرباع) ، حيث يتوافق كل منها مع فئة معينة من المهام. تُبنى الفئات على أساس مبدأين: الأهمية والإلحاح. من الأفضل توضيح علاقتهم بصريًا في الشكل أدناه.

يتم ملء الأرباع فقط إذا كانت الحالات التي تم إدخالها فيها تتوافق مع حقل معين. لفهم كيفية عمل هذه المصفوفة بشكل كامل ، تحتاج إلى تحديد المهام التي تتوافق مع كل ربع. تجدر الإشارة إلى أن المصفوفة ستكون فعالة فقط للمهام على مدار اليوم أو أي فترة زمنية قصيرة أخرى.

1. الربع الأول: مهم وعاجل

قلب مصفوفة أيزنهاور هو بالضبط الربع الأول ، لأنه محفوف السر الرئيسي- تُركت فارغة. سيشير هذا إلى أن الشخص لديه مهارة التخطيط الفعال لوقت العمل لتحقيق الأهداف.

يشير وجود القضايا التي تدعي الربع الأول إلى العمل العملي المستمر في حياة وعمل مثل هذا الشخص. وبالتالي ، فإن الإنسان ليس معتادًا على توزيع شؤونه وواجباته ، ولكنه بدلاً من ذلك يؤخر كل ما في وسعه حتى اللحظة الأخيرة. وعندما تنفد المواعيد النهائية يبدأ العمل.

بالطبع ، من الأفضل منعه المواقف الممكنةإذا كنت تفكر في كل شيء مقدمًا. بعد كل شيء ، هناك مبدأ معروف أنه من الصعب دائمًا القضاء على العواقب أكثر من التنبؤ بكل المشاكل المحتملة. في حالة إمكانية إجراء مثل هذه الحالات من قبل أشخاص آخرين ، يجب نقلهم.

1. الربع 2: مهم وغير عاجل

في التخطيط لوقت عمله ، حدد أيزنهاور المهام من الربع الثاني كأهم المهام. إذا كان المؤدي يؤدي باستمرار المهمة الموضوعة في هذا الربع في الوقت المناسب ، فيمكنه حينئذٍ قضاء الكثير من الوقت عليها حسب الضرورة. لن يلاحقه الغرور والعجلة والمختلفة عواقب سلبية. هذا مشابه جدًا لرؤية الطبيب: كيف سيمنع الفحص الوقائي للعيون المزيد مشاكل خطيرةمع الرؤية ، والوقت المناسب للعمل على التقرير سوف يتجنب المعالجة الليلية العاجلة.

يتم التخطيط والمحاسبة لوقت العمل في إطار الربع الثاني بطريقة تحقق الأهداف الشخصية للموظف.

وعلى الرغم من أن سيف داموكليس لا يعلق على العمال في شكل إلحاح العمل ، مما يسمح لنا بالتركيز على جودة العمل ، يجب ألا ننسى أنه لا تزال هناك مواعيد نهائية ، ويجب مراقبتها ، حيث يؤدي الفشل في إكمال مهمة الربع الثاني تلقائيًا إلى تحويله إلى الأول. وهذه النتيجة محفوفة بالعواقب المترتبة على التخطيط لوقت شخصي.

1. الربع 3: عاجل وغير مهم

لا يسمح لك نوع الحالات المطابقة للربع الثالث بالتركيز على الأمور الأكثر أهمية بسبب إلحاحها. ويمكن الخلط بسهولة بين مثل هذه الحالات وحالات من الربع الأول. ومع ذلك ، يجدر رسم خط فاصل بين المُلح والمهم ، لأن هذه المفاهيم ليست مترادفة. هناك طريقة بسيطة لتحديد ذلك: عليك أن تسأل نفسك ما إذا كانت هذه المهمة أو تلك تقربك من تحقيق هدف معين. عادةً ما تتلقى الحالات من الربع الثالث إجابة سلبية.

في أغلب الأحيان ، يتم إدخال القضايا المنزلية في هذا الربع: ملابس التنظيف الجاف في نهاية الموسم ، ومساعدة الجيران في ذلك مسألة عاجلة، لا اجتماعات مهمةوالمفاوضات. هناك مثال آخر - إصلاح الكمبيوتر ، ولكن هنا يجب أن تكون حريصًا للغاية: إذا كانت هذه المعدات مطلوبة للعمل ، فسيصبح إصلاحها مهمة ذات أهمية قصوى (أي الربع الأول) ، وإذا تم استخدامها فقط من أجل الترفيه ، فإن مكان هذه المشكلة هو في الربع الثالث.

لا تتناسب شؤون هذا الربع مع تخطيط وقت العمل فحسب ، بل إنها تصرف الانتباه عن الأهداف الرئيسية وتستغرق وقتًا ثمينًا. من الأفضل تجاهلها إن أمكن. كيف تحدد أهمية المهمة بالنسبة لك؟ بسيط جدا. يجب أن تسأل نفسك السؤال: "ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا؟"

1. الربع 4: غير مهم وغير عاجل

تشمل هذه الفئة شؤون حياتنا اليومية التي لا علاقة لها بالعمل: الشبكات الاجتماعية ، والمنتديات ، وتصفح الإنترنت ، ألعاب الكمبيوتر، مشاهدة المسلسلات. نعم ، هذا النشاط ممتع بالتأكيد ، لكنه ليس إلزاميًا.

بشكل عام ، هذا النشاط يقلل بشكل كبير من إنتاجية يوم العمل ، دعا أيزنهاور الحالات من هذه الفئة "تلتهم الوقت الشخصي".

خذ ، على سبيل المثال ، سلسلة تدوم 200 ساعة - من حيث إعادة الحساب ، تحصل على أسبوع كامل من الوقت الضائع ، والذي كان من الممكن استخدامه بفائدة أكبر بكثير.

لذلك ، من الضروري تحديد أكلة طعامك الشخصية والسعي للسيطرة الصارمة عليهم من خلال التخطيط ليس فقط للعمل ، ولكن أيضًا للوقت الشخصي.

هناك أيضًا أشياء روتينية في هذا الربع ليست ممتعة جدًا للكثيرين: على سبيل المثال ، غسل الأطباق والتنظيف والطهي. هنا ، أيضًا ، يجدر البحث عن حل وسط مع هؤلاء الأشخاص الذين تعيش معهم في نفس المنزل ، من أجل التخطيط لحمل موحد.

اللامبالاة الصحية: تعليمات لمن لا يؤمن بإدارة الوقت

ستخبرك التعليمات التي أعدها محررو مجلة Commercial Director كيف تجد الانسجام في الحياة حتى في المواقف اليائسة ، وتشرح المواقف التي يفرضها المجتمع ووسائل الإعلام التي تحتاج إلى التخلص منها بشكل عاجل ، وتخبرك بما يجب عليك فعله إذا كنت ليس لديك أيام كافية لإنجاز المهمة.

جدول تخطيط وقت العمل

هذا مثال بسيط على شكل جدول.

يوم الثلاثاء		المهمة الفرعية	تعليق
	تحقق من قائمة المهام
	تذهب إلى عملها
	اتصالات هاتفية		استرجع رقمي اتصال من البريد الإلكتروني للعمل
	كتابة المقال	تحليل المواد
	كتابة المقال	ترجمة مواد إضافيةمن لغة أجنبية وكتابة النص الرئيسي	لا تنس إصدار الهوامش إلى المصادر وتصحيح الواصلات الموجودة على الشرطة
	اذهب إلى المحرر
	مقابلة
الأربعاء

يوضح هذا المثال بوضوح مبدأ بناء خطط العمل. إذا لزم الأمر ، يمكن أن تكون الجداول ذات عمق أكبر ، مع مساحة ممتدة للملاحظات. لا يهم البرنامج الذي سيتم استخدامه لتنفيذ ، على سبيل المثال ، فرد تخطيط وقت عمل المدير / الأخصائي. طاولة -الأداة عالمية ، ويمكن رسمها حتى على ورق عادي. المهم حقًا هو أن تكون قادرًا على تكييفها مع نفسك ، ومهامك وأهدافك ، وتحديد الفترات الزمنية التي ستستخدم فيها: بالأيام ، والأسابيع ، والشهور.

كيف يتم تخطيط صندوق وقت العمل

تتمثل المرحلة الأولى من التخطيط في تحليل المعلمات الأولية للنظام - وجود نشاط لتحسين صندوق وقت العمل (FW) واتجاهاته. ثم يتبع الجواب على التساؤلات: من المسؤول عن هذا النشاط (المختصون ، الخدمات) وتخطيطه؟ إلى أي مدى تؤخذ ساعات العمل في الاعتبار؟ هل يقضي الوقت في المراقبة؟ هل تم الكشف عن احتياطيات FRV؟ هل يتم اتخاذ تدابير لتقليل ضياع وقت العمل في مرحلة التخطيط؟ ما هي الطرق المستخدمة لهذا؟

المرحلة التالية هي تحليل تطبيق PDF. في إطارها ، يدرسون ديناميات إنتاج العمال (بالإشارة إلى الوقت - بالساعة ، يوميًا ، سنويًا) وتحديد العوامل التي تؤثر عليه ؛ تحليل حالة PDF وتحديد الفرص غير المستخدمة لتقليل أنواع معينة من التغيب ؛ عمل بيانات رصدية حول تشغيل صندوق وقت العمل ، إلخ. يمكن العثور على مزيد من التفاصيل حول طرق تحليل استخدام صندوق وقت العمل في الأدبيات التعليمية والمنهجية.

قاعدة المعلومات لتحليل ملف PDF هي بيانات السجلات الإحصائية والوقت لساعات العمل ؛ ملخص المحاسبة الأولية (نشرة عن الوقت الضائع ، العمل الإضافي ، عن القضاء على الزواج) ؛ الصور الذاتية والصور الفوتوغرافية لوقت العمل ؛ بيانات المسح والاستبيان.

يفحص التحليل تطبيق PDF بأكمله و الأجزاء المكونة- الصناديق على مدار اليوم وداخل الورديات في إطار مستويات مختلفة من المؤسسة (الأقسام الهيكلية ، المؤسسة ككل ، المهن والمجموعات). هذا النهج يجعل من الممكن الكشف عن "الاختناقات" التي ينبغي الانتباه إليها في المقام الأول. نتيجة التحليل هي تقييم الاحتياطيات لتحسين استخدام PDF ، وبالتالي زيادة كفاءة تخطيط وقت العمل.

يتم استخدام النتائج التي تم الحصول عليها لتخطيط صندوق مفيد لوقت العمل. يتضمن هذا الحدث إعداد ميزانية موازنة مخططة ، ومقارنة مكوناتها بمعايير المؤسسة ، فضلاً عن توفير وقت العمل للتكاليف غير المنتجة. حظيت طرق توزيع رصيد وقت العمل بتغطية كافية في المواد والأدلة التعليمية.

اكتسب التخطيط والتحليل لوقت العمل ميزات محددة في اقتصاد السوق. على سبيل المثال ، تعتبر الإجازة الإدارية الإجبارية مفيدة للمؤسسة من حيث تكاليفها. فقد العمل بدوام جزئي وضعه الاحتياطي.

نهج مختلف للموظفين الدائمين بدوام كامل ، يصبح العمال المؤقتون مهمين في تخطيط ECF ؛ في وظيفة بدوام جزئي.

لغرض التنظيم والتخطيط الأكثر فعالية لوقت العمل ، يتم اتخاذ تدابير خاصة في المؤسسة: الاجتماعية والاقتصادية والتنظيمية والتقنية والعلاجية والوقائية. وهي تنعكس في مختلف الخطط التنظيمية والفنية ، والتخطيط لتحسين ظروف العمل ، وما إلى ذلك. وينبغي مناقشة مشاركة المشاركين الخارجيين مع السلطات المحلية وبعد ذلك فقط يتم تضمينها في تخطيط النشاط. يجب توفير أي حدث من الموارد.

كيف تخطط لوقت عملك بشكل صحيح

القاعدة 1. استيقظ في نفس الوقت

هذه المرحلة الأولية من أي تخطيط منضبطة للغاية وتنشيط.

القاعدة 2 مزاج ايجابيفي بداية اليوم

اعمل على مزاجك كل صباح ، لأنه يؤثر بشكل كبير على حل المهام لتحقيق الأهداف. للقيام بذلك ، يمكنك أن تسأل نفسك ثلاثة أسئلة:

• كيف ستقربني "اليوم" من النجاح؟
• ماذا علي أن أفعل لأجعل اليوم أكبر قدر ممكن من الفرح؟
• ماذا يجب أن تفعل في هذا اليوم للحفاظ على صحتك؟

الإجابة على هذه الأسئلة وخلق الدافع الإيجابيغالبًا لا تتجاوز دقيقتين. امنحها لنفسك قبل بدء نشاطك الصباحي المعتاد.

القاعدة 3

مفتاح الصباح المتناغم قوي النوم ليلاووجبة فطور جيدة. لكن الكثيرين يتبرعون بها ، معذورون بضيق الوقت. ومع ذلك ، تتطلب كلتا المهمتين تحديد الأولويات فقط في مرحلة التخطيط للروتين اليومي - في الأساس ، ما عليك سوى تخصيص وقتك بطريقة تجعلك تنام مبكرًا.

القاعدة 4: ضع في اعتبارك عوامل مثل التعب عند التخطيط ليوم عملك

يشعر الكثير من الناس أن إنتاجية عملهم تتقلب مثل الموجة الجيبية طوال اليوم. هذا لا يعتمد على النظم الحيوية اليومية - سواء كنت "قبرة" أو "بومة". يجدر بك معرفة فترات ارتفاع النشاط الشخصية الخاصة بك ووضع أهم الأشياء لهذه الفترة اليومية في تخطيط النشاط. من الأفضل تكريس فترة ما بعد الظهيرة لعمل روتيني يومي ليس له أهمية خاصة.

القاعدة 5. خذ فترات راحة في الوقت المحدد

من القواعد الأساسية لتخطيط وقت العمل الراحة القصيرة ، حيث تتيح للجسم التعافي وإعادة الانتباه إلى العمل. تأكد من أخذ فترات راحة قصيرة في العمل ، واضبط المدة والتردد بنفسك. تذكر الانتظام.

القاعدة 6

حاول ألا تقفز في العمل وتصل بالعمل الذي بدأته إلى نهايته المنطقية. لا تشتت انتباهك بالأشياء الصغيرة لأنها تسرق وقت العمل. تذكر أنه في كل مرة تعود فيها إلى العمل الذي بدأ بالفعل ، سيتعين عليك تكرار الإجراءات القديمة ، وسيؤثر ذلك على توازن تخطيط النشاط الشخصي.

المادة 7. البحث تطبيق مفيدوقت فراغ

احرص على ملء جميع الفجوات غير المحسوبة في جدولك (الانتظار في طابور ، والاجتماع غير المفيد) بأنشطة مفيدة. حدد جوهرها لنفسك من خلال طرح السؤال على نفسك: "كيف يمكنني ملء هذه الدقائق من أجل الحصول على أقصى فائدة؟"

القاعدة 8: التمسك بمبدأ 70/30

ما عليك سوى تسجيل 70٪ من وقت عملك في يومياتك. خلاف ذلك ، حتى إذا قمت بجدولة يوم عملك بنسبة 100٪ ، فلن تحصل على ضمانات بإنجاز جميع المهام ، بل وأكثر من ذلك: لن تتطابق العديد من الإجراءات مع الجدول الزمني. الغرض من تخطيط وقت العمل وفقًا لهذا المبدأ هو إنقاذ الجهاز العصبي من الحمل الزائد ، ومنع الشعور كآلة والقيود في إطار جامد.

القاعدة 9. في المساء ، ضع خطة ليوم غد

قم بالتخطيط ليوم غد في نهاية اليوم وافعل ذلك في شكل قائمة مكتوبة حتى لا يفوتك أي شيء. من الأفضل تحديد أهمية القضايا مسبقًا وتوزيعها في أعمدة. هذا سيجعل من الممكن التركيز على المهام الضرورية ، ويمكن نقل المهام الأقل أهمية في حالة القوة القاهرة.

المادة 10

قاعدة ثابتة للجميع. كلما وجدت وقتًا للراحة ، زادت إنتاجيتك لاحقًا. خلال هذه الفترة ، يمكنك ترتيب الأشياء في مكان العمل أو المنزل أو غسل الأطباق أو قراءة مجلة أو كتاب أو المشي هواء نقيلمساعدة من حولك. إذا لم تتمكن من القيام بذلك بشكل عفوي ، فخطط لتلك الإجراءات أيضًا.

القاعدة 11. كن واقعيا بشأن قدراتك

لا ترهق نفسك بكمية هائلة من العمل ، معتقدًا أنه يمكنك التعامل مع أي جبال. كن ذكيا بشأن تقييمك القوات الخاصةواتخاذ ما يضمن لك التعامل معه بشكل أفضل في يوم / أسبوع / شهر ، سيكون مثل هذا التخطيط لوقت العمل أكثر فعالية.

المادة 12

يساعد هذا الأسلوب في التعامل مع العناصر الموجودة على الطاولة وفي المكتب على توفير الوقت في المستقبل. اجعلها قاعدة ، بعد استخدام شيء ما ، أعده إلى حيث أخذته. قم بتعيين أماكن محددة لأنواع مختلفة من الأشياء - مجلد للأوراق أو مقلمة أو درج مكتب أو مربع اختيار.

المادة 13 أسلوب حياة صحيحياة

يبدو ، لماذا يحتاج العاملون في المكاتب إلى الرياضة ، واليوغا ، واللياقة البدنية ، التغذية السليمة، رياضة بدنية؟ ثم ماذا جسم صحييتم ضبط الرفاهية بشكل أفضل مع الطاقة الإيجابية والاستعداد لنشاط العمل عالي الإنتاجية ، خاصة بعد التخطيط عالي الجودة.

المادة 14

أفضل طريقة للتنظيم الذاتي في التخطيط والتنفيذ النشاط المهني- لتجربة الشعور بالرضا والحب لعملهم. ميزته هي أن الدافع لا يجب سحبه بالملقط ، فهو يأتي من تلقاء نفسه وبأحجام كبيرة.

تخطيط وتنظيم وقت عمل الرئيس

نصيحة 1. راجع خطط اليوم

للقيام بذلك ، يمكنك استخدام تحليل ABC أو مصفوفة أيزنهاور. حتى التحضير لمدة عشر دقائق ليوم عمل يمكن أن يوفر ما يصل إلى ساعتين في اليوم. استفد منها بشكل جيد.

نصيحة 2. تشكيل كتل من حالات مماثلة

يحتاج الشخص المشتت باستمرار إلى مزيد من الوقت للعمل أكثر من الشخص المركّز والمتحمس. ويرجع ذلك إلى الحاجة إلى "زيادة" و "غمر" أخرى ، أي العودة إلى نشاط العمل. ستساعد الكتل من نفس النوع من المهام في توفير وقت العمل: من السهل إصلاحها في مرحلة تخطيط النشاط.

النصيحة 3: خصص وقتًا لنفسك في العمل

في كثير من الأحيان ، يشتت انتباه الزوار أو المرؤوسين أو العملاء على الهاتف عن الواجبات المباشرة. كل منهم يخلق تداخلًا قويًا في أداء المهام المهمة حقًا ، ويعطل توازن وقت العمل. في هذا الصدد ، من المستحيل أن تكون متاحًا للجميع وكل شخص طوال يوم العمل - سواء في مكتبك أو عبر الهاتف. في عملية جدولة ساعات العمل ، ينظم أساتذة مهنتهم الفجوات لأنفسهم عندما لا يزعجهم أحد. يمكنك أيضًا استخدام أدواتهم ، على سبيل المثال ، تعيين ساعات استقبال الزوار ، واستخدام جهاز الرد على المكالمات.

النصيحة 4: خصص وقتًا محدودًا لكل مهمة عمل

مدة نوع معين من العمل تعتمد بشكل مباشر على الوقت المتاح. حتى أصغر مهمة تخضع للتخطيط: تعلم أن تمنح المهمة بالضبط نفس الوقت الذي تستغرقه لإكمالها. على سبيل المثال، اجتماع عمللا تتأخر ، فأنت تحتاج إلى مناقشة جميع الأسئلة التي تهمك بقدر الإمكان ، ولكن ليس أكثر من ساعة. يمكن القيام بذلك بمساعدة الأطر الزمنية واللوائح الصارمة. استعن بالدليل قاعدة بسيطة: "الوقت هو المال" ، نقدرهم وحفظهم.

نصيحة 5: استخدام التفويض

لا ينبغي لأي ممثل يحترم الوقت أن يقوم بجميع المهام بمفرده. تم وصف هذا النهج بالفعل في مبادئ وقواعد تخطيط وقت العمل: يجب تفويض كل ما يمكن تفويضه لأشخاص آخرين (65٪ من المهام التي تستهلك الوقت والجهد ، ولكنها لا تحقق نتائج مهمة). هذا لا ينطبق فقط على مساعدة الموظفين ، ولكن أيضًا على استخدام المساعدة من وكالات ومؤسسات وشركات استشارية تابعة لجهات خارجية.

تلميح 6. قسم المهام الكبيرة إلى مكونات

يميل الناس إلى التهرب من المهام الكبيرة أو الضخمة ، بكل طريقة ممكنة لتأخير تنفيذها ، لأن النتيجة تبدو بعيدة جدًا بالنسبة لهم. تشير هذه الحقيقة إلى ضعف مهارات التخطيط للوقت الشخصي ، ولكن يمكن التحايل عليها. الحالات التي تعطي أسرع نتيجة يحبها الجميع تقريبًا. هذا ما لاحظه ألبرت أينشتاين في مثال تقطيع الخشب. يمكن القيام بالشيء نفسه مع الأهداف طويلة المدى و مشاريع كبيرة: قسّمهم إلى مهام صغيرة ، وخطط لهم ، ثم أكملهم بشكل منهجي على مدى فترة زمنية (على سبيل المثال ، ساعتان في اليوم). بعد أسبوع ، على سبيل المثال ، ستظهر النتائج الأولى - سيتم تحقيق هدف الجزء الأول من المشروع (وفقًا للتخطيط) ، وهذا سيعطي القوة والحافز لمواصلة العمل في هذا الاتجاه.

تلميح 7. حدد مواعيد نهائية شخصية للمهام ذات الأولوية

عندما تعرف مسبقًا الحالات التي ستكون لها الأولوية للشهر الحالي ، يمكن تدوينها في تقويم العمل وأخذها في الاعتبار في التخطيط الشخصي جنبًا إلى جنب مع نفس المفاوضات / الاجتماعات. وبالتالي ، عندما يصبح من الضروري عمل حدث أو إجراء آخر لهذا التاريخ ، فسيكون "محجوزًا" بالفعل ، مما يذكرك مرة أخرى بالأهمية الموضوعية للمهمة. هذه النصيحة ذات قيمة خاصة في مسألة تخطيط أنشطة العمل.

نصيحة 8: كن منظمًا مكان العمل

بادئ ذي بدء ، يتعلق الأمر بالترتيب الموجود على سطح المكتب. يجب ترك تلك المستندات فقط عليها ، والتي بدونها يستحيل القيام بمهام الفئة أ. هذا الإجراء له خلفية نفسية: الترتيب على الطاولة يساعد في ترتيب الأفكار ، والأوراق الإضافية تستغرق وقتًا.

نصيحة 9. حاول ألا تدع الآخرين يضعون عليك مسؤوليات إضافية

غالبًا ما يهتم القادة بأشياء جديدة وينخرطون فيها ، مما يوسع مجالات اختصاصهم. عند الخروج من باب المصلحة الشخصية للاجتماعات التي لا يحضرها الموظف عادةً ، يمكنه الانضمام إلى مجموعات العمل أو تلقي مهام إضافية غير مدرجة في خطته ، ونتيجة لذلك ، يصبح عبئًا على العمل الرئيسي وتخطيطه. من الأفضل إعادة التحقق من جميع أفعالك للتأكد من ملاءمتها للوظيفة ، وبالتالي تحسين مهارات التخطيط للوقت.

تلميح 10. قم بتقييم مدى أهمية وإلحاح الأشياء التي يريدون فجأة إشراكك فيها.

تعتبر القوة القاهرة والأمور العاجلة الأخرى أمرًا شائعًا لأي شركة أو مؤسسة ، حتى لو كانت تسعى جاهدة للعمل في إطار تخطيط صارم. لحلها ، يتم تعبئة جميع الموارد المتاحة. إذا كنت توافق على المساعدة في الوضع الحالي ، فتذكر أن هذا سيستغرق وقتًا بعيدًا عن المهام المهمة الحالية في جدولك الزمني ، لذلك عليك دائمًا تقييم ما إذا كانت تستحق التضحية.

النصيحة 11 لا تتصرف بدافع - اتخذ قرارات ذكية

في بعض الأحيان يتم اتخاذ قرارات معينة نتيجة للاندفاع ، وهو دافع لا يمكن السيطرة عليه. لكن هذا يثير الانحرافات في الجدول الزمني ويتعارض مع التخطيط الفعال لساعات العمل لتحقيق الهدف. إذا كنت تشعر برغبة مؤقتة في القيام بشيء ما (على سبيل المثال ، اتصل) ، ففكر مليًا وقيّم ما إذا كان الأمر يستحق فعل ما خططت له.

نصيحة 12. حدد أولوياتك بشكل صحيح

في تدفق كبير من الحالات - المؤتمرات والاجتماعات والمكالمات والنصوص - قد يكون من الصعب جدًا التنقل ، وعندما تتعامل مع كل شيء دفعة واحدة أو تأخذها في أجزاء من نهايات مختلفة ، ينتهي بك الأمر بقليل من الوقت. من المفيد هنا تذكر طريقة تخطيط الوقت كمصفوفة للأولويات ، والبدء بتنفيذ مهام محددة بوضوح وذات مغزى لا لبس فيه ، والانتقال تدريجياً نحو المهام الأقل أهمية.

تخطيط وقت عمل سكرتير الرئيس

إن الواجب الرئيسي والغرض من تخطيط وقت العمل الفردي للسكرتير هو إعفاء المدير قدر الإمكان ومساعدته في تخصيص وقته. إنها مهمة زيادة كفاءة استخدام جميع الساعات والدقائق الممكنة لنشاط العمل. وهذا يعني أن مهام وتخطيط أنشطة الرئيس والسكرتير مترابطة.

بادئ ذي بدء ، يساعد السكرتير في أنواع العمل التنظيمية والإعدادية والإدارية ، ويحرر مساحة للإبداع للرئيس. ولهذه الغاية ، يحتاج المساعد إلى معرفة الروتين اليومي للمستوى الأعلى ، والجدول الزمني لمهامه لجميع الفترات الممكنة - اليوم / الشهر / الربع. يعتمد التخطيط الفعال لوقت عمل السكرتير على الجدول الزمني لمشرفه المباشر ، حيث إنه يعد جميع الاجتماعات والمفاوضات والمسائل الأخرى (استقبال الزوار ، الأعمال الورقية) المدرجة في جدول الرئيس. يلعب التسلسل الهرمي للمهام دورًا رئيسيًا في التخطيط وفقًا لقيمتها وأهميتها.

بالإضافة إلى ذلك ، تشمل واجبات السكرتير أيضًا الأعمال الأخرى التي لا تعتمد على نظام يوم السلطات (وينعكس في تخطيط نشاط العمل): هذا هو فحص البريد والرد على المراسلات ، وإدارة المستندات ، والرقابة ملف ، إلخ. يجب أن تكون مهارات تخطيط وقت المساعد في المقدمة. دائمًا ما تكون نقاط البداية في جدوله عبارة عن أنشطة متكررة ، على سبيل المثال:

• تحضير مكان عمل الرأس ؛
• ترتيب مكان عملك ؛
• التعامل مع جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني الواردة ؛
• عرض ملف التحكم ؛
• تزويد السلطات بموجز عن الوضع وتوضيح الجدول الزمني لليوم الحالي.

ضع في اعتبارك مثالًا بسيطًا لتخطيط وقت العمل فيما يتعلق بجدول المدير. سيبدو برنامج عمل السكرتيرة على هذا النحو. عندما يخطط الرئيس لعقد اجتماع في الساعة 11:00 ، فإن خطة المساعد في الساعة 10:30 ستحدد مؤسسته بجميع الإجراءات التالية: التذكير ، ونسخ المواد ، وتنظيف غرفة الاجتماعات ، والتسجيل. إذا كان المدير يخطط للمفاوضات خارج المكتب في الساعة 14:00 ، فإن جدول السكرتير سيتضمن بنودًا تتعلق باستدعاء السيارة وجمع المستندات. أيضًا ، تشير قائمة الأعمال إلى من وفي أي وقت تحتاج إلى الاتصال بالرئيس لإجراء محادثة هاتفية ، وما هي الوثائق التي يجب تصحيحها ، وما يجب ملؤه من البداية ، وما إلى ذلك.

الخيار الأفضل هو تحديد فاصل زمني ثابت للأنشطة اليومية ، مع الرئيس: توقيع المستندات ، واستقبال الزوار. سيؤدي ذلك إلى تحسين العمل والمساعدة في تخطيط وقت العمل لكل من الاختصاصي ومساعده. عند تطوير جدول العمل ، تحتاج أيضًا إلى ترك احتياطي لائق في حالة المهام العاجلة والمهمة المفاجئة والمكالمات الهاتفية وحالات الطوارئ الأخرى.

يخصص السكرتير نهاية يوم العمل لإرسال المراسلات الصادرة ، كما يخطط لأحداث الغد.

عندما ينتهي يوم العمل ، ويتأخر المدير في المكتب ، لا يمكن للمساعد العودة إلى المنزل إلا إذا كان هناك اتفاق مناسب بينهما وقام بتزويد المدير بجميع البيانات اللازمة.

قبل مغادرة المبنى ، يقوم السكرتير بإزالة جميع المستندات ، وإغلاق الخزائن ، والخزائن ، وإيقاف تشغيل المعدات الإلكترونية (لا ينطبق هذا على الهاتف والمودم والفاكس) ، ويرتب مكان العمل.

جدولة وقت المدير

جوهر التخطيط هو التحضير لتنفيذ الأهداف وتنظيم وقت العمل. لا تختلف مبادئ تخطيط وقت عمل المدير بشكل خاص عن المبادئ العامةأنظمة نشاط العمل. يتضمن الاستخدام الرشيد لموارد وقتك فهم وظائفك وأهدافك وأهدافك وميزانيتك الزمنية.

في عملية تنظيم وقت العمل للمتخصص ، يتم استخدام تقنيات التخطيط المعروفة على نطاق واسع. يحتاج المدير إلى الاسترشاد بالقواعد التالية:

• 60٪ من خطة العمل اليومية مخصصة للعمل المجدول ؛
• 20٪ من الوقت - لأعمال غير متوقعة ؛
• من الأفضل ترك الـ 20٪ الأخيرة للمهام التلقائية.

"مستوي" الهياكل التنظيميةتستخدم في المؤسسات الصغيرة لحل المشاكل المعقدة في ظروف عدم اليقين الكبير. تتميز هذه الوحدات بالعيوب التالية: عبء العمل المفرط على المديرين ، صعوبة التحكم في الإجراءات عدد كبيرالأشخاص ، وكذلك الصعوبات المرتبطة بتنسيق عمل الإدارات.

يجب تسجيل الوقت المستغرق (خاصة إذا لم يتم تدوينه في مرحلة التخطيط) مع الإشارة الإلزامية إلى ماذا وكيف تم استخدامه. يساهم هذا في حقيقة أنه ، بعد تلقي صورة كاملة لتكاليف وقت عمله ، سيتمكن المدير من تنظيم تخطيطه بشكل أكثر فعالية في المستقبل ؛ من أجل تطوير خطة الجودة ، سيتم تقسيم المهام إلى المدى القصير والمتوسط ​​والطويل.

يجب وضع الانتظام والاتساق والاتساق على أنها المبادئ الرئيسية للتخطيط. يجب عليك اتباع واحد من مبادئ مهمةأنشطة التخطيط - واقع الأهداف: تحمل أكبر عدد ممكن من المسؤوليات التي يمكن الوفاء بها.

في قلب الإنفاق العقلاني لوقت عمل المدير هي خطته طويلة الأجل. هذا نظام متعدد السنوات ، مع الأخذ في الاعتبار الخطط السنوية والفصلية التي يتم إنشاؤها. يمكن تنسيق هذا الأخير مع السنوي وتقسيمه إلى شهري. تتوافق الخطط اليومية والأسبوعية معها تمامًا وتعكس في نفس الوقت بدقة أكبر استخدام وقت عمل المدير. يعد تخطيط أنشطة العمل على مستوى يوم واحد خطوة مهمة في التخطيط الشامل لأنشطة عمل المدير ، فهو يخضع للمراقبة والتعديل المستمر حسب الموقف.

في المقالة ، بدأنا في تحليل موضوع إدارة الوقت ، والآن دعنا نتحدث عن قواعد التخطيط.

كما قال بنجامين فرانكلين ، "الوقت هو المال". نحن نستخدم هذه البديهية منذ أكثر من 250 عامًا.

لكن بعض فلاسفة الأعمال المعاصرين يعتقدون أن الوقت ورأس المال مفهومان متكافئان بطريقتين فقط:

• الوقت والمال موارد محدودة ؛
• الوقت والمال لهما قيمة.

وفقًا للعديد من الأشخاص الآخرين ، فإن الوقت أكثر قيمة للأسباب التالية:

• لا يمكنك الحصول على مزيد من الوقت لأي مبلغ من المال ؛
• لا أحد يحصل على وقت أكثر أو أقل منك.

"لديك بالضبط نفس الوقت الذي أمضاه مايكل أنجلو ، ليوناردو دافنشي ، توماس جيفرسون ، باستور ، هيلين كيلر ، ألبرت أينشتاين" - جاكسون براون ؛

• يمكن اقتراض المال ، لكن الوقت لا يمكن اقتراضه ؛
• يمكن إنفاق الأموال غدًا ، لكن الوقت لا يمكن إنفاقه إلا اليوم.

على الرغم من اختلاف وجهات النظر حول مسألة تكافؤ الوقت ورأس المال ، فمن الواضح أن الوقت محدود في أي مجال عمل ، والتخطيط أداة فعالة لإدارة هذا المورد الذي لا يقدر بثمن.

... "الخطط لا قيمة لها ، والتخطيط لا يقدر بثمن" دوايت ديفيد أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة.

لذلك إذا كنت ترغب في الاستفادة القصوى من وقتك ، فتذكر بعض الأساسيات. قواعد التخطيط.

قواعد التخطيط الأساسية:

1. لا تبدأ يومًا أبدًا إذا لم يكن قد تم التخطيط له بالفعل على الورق.

إذا لم يتم تدوين هدفك ، فلن يكون موجودًا على الإطلاق. قائمة المهام هي خريطة تمنعك من السقوط أو الانحراف عن هدفك.

2. العمل مع قائمة مهام مكتوبة يزيد من أدائك العام منذ اليوم الأول للتخطيط.

في المساء ، قم بإعداد قائمة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها في اليوم التالي. بفضل هذا ، ستعرف دائمًا من أين تبدأ يومك.

3. اعمل على قائمتك طوال اليوم.

إذا واجهت مهمة جديدة، أدخله بترتيب الأولوية بالنسبة إلى المهام المجدولة مسبقًا. بعد الانتهاء من المهمة التالية من القائمة ، تأكد من شطبها. سيعطيك هذا الشعور بالرضا عن عملك ، ويمنحك الحماس ويلهمك لإكمال المهام التالية.

4. التخطيط من الكبير إلى الصغير ، من الطويل إلى القصير ، من الغرض من الحياةلخطة اليوم.

لكل حالة ، حدد مواعيد نهائية ثابتة لموعد استكمالها. ... "مهمة إنتاجية واحدة مكتملة تساوي خمسين مهمة نصف منتهية." - مالكولم فوربس.

5. قسّم دائمًا مهمة معقدة إلى مهام فرعية صغيرة.

تساعد شجرة القرار هنا ، حيث تكون المهمة الرئيسية عبارة عن شجرة ، وتكون المهام الفرعية لتنفيذها هي الفروع. استمر في "التفريع" حتى تصبح عملية إكمال المهمة بأكملها بسيطة وشفافة. هذا هو المكان الذي يكون فيه MindManager مفيدًا ، حيث يمكنك بسهولة إنشاء خريطة ذهنية مرئية تفاعلية.

قبل أن تبدأ في فعل أي شيء ، تذكر الأساسيات قواعد التخطيطولا تنسى 10/90 القاعدة: 10٪ من الوقت المستغرق في التخطيط قبل بدء المهمة سيوفر 90٪ من الوقت لحلها. ونجاحك مضمون!

وأخيرًا ، مقطع فيديو قصير حول التخطيط لوقتك من ستيفن كوفي ، المتخصص في القيادة وإدارة الحياة والمعلم ومستشار الإدارة التنظيمية.

أوكسانا كليمينكومدرب - استشاري رئيسي في إدارة المشاريع ، رئيس إدارة المشاريع في Just Consulting ، موسكو
مجلة الإدارة الجديدة العدد 11 ، 2007

ما الذي يجب القيام به من أجل استخدام المورد الأكثر قيمة لديك - الوقت - على النحو الأمثل؟ كيف تتعلم التخطيط بكفاءة ودقة متابعة الخطة؟ ما هي المهارات اللازمة لإكمال الخطط اليومية بنجاح؟

لنبدأ بمثال. يلتقي رئيس الشركة باليوم الجديد على أمل الحصول على وقت للقيام بكل ما هو مخطط لهذا اليوم ، وإذا نجح الأمر ، فسيكون من الجيد الضغط على اجتماعين في الجدول الزمني والاتصال بشريك مهم كان معه كنت تخطط للتحدث لفترة طويلة ، لكنها ما زالت لم تنجح. بمثل هذا الموقف المتفائل ، يذهب المدير / المدير الأعلى إلى العمل. يأتي إلى المكتب ، وينغمس في العمل وسرعان ما يكتشف نفسه معتقدًا أنه سيكون من الصعب جدًا القيام بكل ما يخطط له اليوم. تنشأ قضايا عاجلة تتطلب حلولاً فورية ، وتتغير الخطة إلى ما بعد التعرف عليها. تحولت كرة الثلج في القضايا إلى انهيار جليدي ، وهناك نقص كارثي في ​​الوقت ، وفي نهاية يوم العمل ، ينقل القائد ، غير راضٍ عن نفسه ، كل ما لم يكن لديه وقت لفعله اليوم إلى غد.

هناك رأي مفاده أنه إذا لم يتم تنفيذ الخطة مائة بالمائة ، فإننا نعمل بشكل غير فعال. هذه واحدة من أكثر الأساطير شيوعًا حول التخطيط ، وبالطبع ، مثل كل الأساطير ، لا تدعي أنها صحيحة. بادئ ذي بدء ، عليك أن تفهم ذلك الخطة ليست عقيدةلكنها أداة إدارة متغيرة باستمرار. موافق ، مع حدوث تغير حاد في الطقس ، نشعر أيضًا في بعض الأحيان بمشاعر سلبية: إما أن يكون الجو حارًا جدًا ، أو أن الخريف مع هطول الأمطار والرياح في وقت غير مناسب ، أو ذوبان الثلج في وقت أبكر من اللازم ... لكن الطقس سيظل يتغير - بغض النظر عن مزاجنا. وعليك أن تأخذها كأمر مسلم به. هذا هو الحال مع التخطيط. كلما تفاعلنا بهدوء أكبر مع الحاجة إلى التعديل المستمر للخطط وكلما أسرعنا في التعرف على ذلك كبديهية الخطة تتغير دائمًا أثناء التنفيذكلما نجحنا في تنفيذه.

صنف كل الأشياء التي تفعلها

هناك العديد من الطرق للتخطيط الفعال ، وقد تم كتابة الكتب والمقالات عنها ، وتم تطوير الدورات التدريبية والندوات المتخصصة بشأنها. كل هذا يمكن ويجب تعلمه. هناك أيضًا أنواع مختلفة من التخطيط ، وأكثرها شيوعًا هي التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي أو الحالي. سوف نتناول فقط بعض جوانب التخطيط التشغيلي التي تستحق اهتماما خاصا. لأن أعباء العمل اليومية والأعباء الزائدة في جدول المدير هي التي تسبب أكبر قدر من التوتر. كيف تتجنبها؟ ضع في اعتبارك العديد من التصنيفات التي ستساعد القائد على تنفيذ التخطيط اليومي بوعي ووضوح.

طريقة واحدة للتخطيط هي حسب ساعات العمل:

• في الصباح (ما يجب القيام به في بداية يوم العمل) ؛
• اليوم (المهام الخاصة بالنصف الأول وخاصة النصف الثاني من اليوم) ؛
• في المساء (القضايا التي يمكن حلها في نهاية يوم العمل أو حتى في نهايته).

أي أن جميع المهام القادمة للغد مجمعة في ثلاث مجموعات حسب نوع شخصيتك ("أنت قبرة" أو "بومة"). من الأفضل التعامل مع المهام التي تتطلب جهدًا كبيرًا عندما يكون أداؤك في أعلى مستوياته.

الطريقة التالية هي حسب نوع النشاط:

• حروف؛
• العمل مع الوثائق
• الأنشطة الاستشارية داخل الشركة (اجتماعات العمل والاجتماعات وما إلى ذلك) ؛
• الأنشطة الاستشارية خارج الشركة (الاجتماعات والمفاوضات مع الشركاء والموردين والعملاء ، إلخ).

باستخدام هذا التصنيف في تحديد مقدار العمل لليوم التالي ، يمكنك أولاً تقييم نوع الحالات التي ظهرت أكثر من غيرها ، وثانيًا ، تعديلها بطريقة تقضي على الرتابة. من الناحية المثالية ، يحتاج المدير إلى تخصيص ساعات معينة للعمل مع الخطابات والمستندات الأخرى ووضع علامة عليها في جدول العمل.

يمكن أيضًا فرز المهام اليومية حسب مجالات الإدارة:

• تمويل؛
• مبيعات؛
• إنتاج؛
• تسويق؛
• إدارة شؤون الموظفين ، إلخ.

يتم تجميع القائمة وفقًا لنوع عمل الشركة. يجب أن تكون (القائمة) كاملة بما يكفي حتى لا تنسى أي شيء وتأخذ كل شيء في الاعتبار. ماذا سيعطي هذا التخطيط؟ أولاً ، يمكن ربط جميع الأنشطة القادمة (عقد الاجتماعات والمشاركة فيها ، وصياغة الوثائق وتحليلها) بشكل واضح بمجال الإدارة والأشخاص المحددين الذين يشاركون في هذه الأنشطة والمسؤولين عن تنفيذها. وهذا بدوره يسمح لك بتعيين المهام لمرؤوسيك - (على سبيل المثال ، قم بإعداد المعلومات اللازمة للاجتماع). ثانيًا ، بعد شهر سيكون من الممكن ، على سبيل المثال ، تحليل المناطق التي تتلقى اهتمامًا كافيًا وتلك التي تتلقى اهتمامًا أقل ، ومعرفة الأسباب. وأخيرًا ، سيسمح لنا مثل هذا التحليل بالتخطيط لعملنا بشكل متساوٍ وهادف في المستقبل.

بالنظر إلى أن أي عملية تمر بمراحل معينة ، يمكننا التمييز بين نوع آخر من تصنيف الشؤون اليومية - حسب مراحل العملية:

• البدء (كل الأشياء التي يجب أن تبدأ ، أي ، البدء) ؛
• التخطيط (الأنشطة قيد التطوير وتتطلب التخطيط) ؛
• التنفيذ (القضايا التي يتم تنفيذها الآن) ؛
• التحليل (العمل مع الوثائق والتقارير ، وكذلك حل المهام الأخرى ذات الطبيعة العقلية) ؛
• الرقابة (التدابير التي تهدف إلى التحقق من عمل بعض الإدارات والموظفين ، ومراقبة تنفيذ المشاريع ، وما إلى ذلك) ؛
• الانتهاء (الأشياء التي ستكمل).

أنت الآن بحاجة إلى اختيار تصنيفين أكثر ملاءمة وفهمًا لك ، ويمكن أن يصبحا الأكثر ملاءمة لك. أدوات فعالةتخطيط يوم العمل.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك فرز الحالات حسب منطقة الإدارة ومرحلة العملية.

نصنع جدول (انظر أدناه). في العمود الأول ندخل مراحل العملية ، في السطر الأول - مجالات الإدارة. في الخلايا عند التقاطع لدينا حالات قادمة. من الملائم أيضًا استخدام علامات مختلفة ، ووضع علامات على الأحداث بأحرف وألوان معينة. يمكنك تحديد الوقت المطلوب من اليوم بالحروف: U - الصباح ، D - بعد الظهر ، B - المساء. يستطيع لون مختلفحدد الأولويات (أحمر - مهم جدًا ، أصفر - مهم ، أخضر - أقل أهمية).

الجدول 1. مثال على مصفوفة التخطيط لمجالات الإدارة ومراحل العملية (مع علامات).

مجالات الإدارة / خطوات عملية	ادارة مالية	مراقبة التصنيع	إدارة المبيعات	إدارة التسويق	إدارة شؤون الموظفين
المبادرة		ابدأ بتنفيذ برنامج تطوير وصفات جديدة (لقاء مع كبير التقنيين ورئيس الإنتاج) - U
تخطيط				خطط لإجراء (خطاب مع بيان مهمة إلى المسوق) - U
تنفيذ					اعتماد نظام التحفيز (العمل بالوثائق) - د
	تقرير لمدة 2 أرباع السنة قدم مربع(العمل مع الوثائق) - د		تحليل نتائج المشاركة في معرض (لقاء) - ش
يتحكم	تقرير لمدة 2 أرباع السنة قدم مربع(العمل مع الوثائق) - د
انتهاء					تحضير كلمة عن نتائج مسابقة الفكرة (الكلام) - ب

من المهم أن تملأ مثل هذه المصفوفة تدريجيًا خلال اليوم ، كلما ظهرت المهام. في الشكل النهائي ، يمكن نقل مصفوفة المهام إلى مساعدك لإجراء تعديلات على الجدول الزمني لليوم التالي ، أو يمكنك القيام بذلك بنفسك. وبالتالي ، بدلاً من قائمة المهام الفوضوية ، ستحصل على جدول منظم ومريح ومرئي. يبقى فقط لربطها أيام معينةوساعات.

ربما ستختار لنفسك نوعين آخرين من التصنيف أكثر ملاءمة لك. على أي حال ، فإن التخطيط في طائرتين في وقت واحد يكون أكثر فاعلية من تجميع القائمة الطويلة المعتادة من المهام التي يصعب حصرها في ساعات العمل.

تحسين وتطوير مهارات التخطيط الخاصة بك

ليس سراً أن التخطيط الناجح يتطلب مهارات معينة. هذا هو التركيز على الشيء الرئيسي ، وبناء سلاسل منطقية ، وتحديد الأولويات ، ومرونة التفكير ، والعمل مع كمية كبيرة من المعلومات ، ورؤية منهجية لصورة شاملة ، وما إلى ذلك. إذا كانت هناك تغييرات في الجدول الزمني خلال اليوم ، فستكون القدرة على التبديل بسرعة وسهولة من موضوع إلى آخر ، وأحيانًا غير مرتبطة بالموضوع السابق ، مفيدة. في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يمكن للمرء أن يلاحظ مثل هذه الصورة. يعمل المدير مع المستندات ، ويركز كل انتباهه على تقرير يحتوي على أهمية المؤشرات الماليةلفترة معينة. وفجأة ، على سبيل المثال ، يأتي رئيس القسم إلى المكتب ، وكما هو الحال في كوميديا ​​محلية مشهورة ، يرفع يديه إلى السماء ، ينادي: "أيها الرئيس! كل شيء ضاع! ". بعد ذلك ، وبصعوبة في كبح جماح حماسه ، يقول إن العمل على وشك الفشل ، وأنه يكاد يكون من المستحيل تغيير أي شيء ، وأن كل أمل في القائد. يجب عليك التبديل من تقرير إلى قسم في بضع ثوانٍ ، وتحليل الموقف واتخاذ قرار إداري فعال بسرعة.

هل يمكنك تطوير مهارات التخطيط اليومية التي ستساعدك على التعامل مع التغييرات غير المتوقعة في الخطط؟ نقدم سلسلة تمارين بسيطة، والغرض منها هو معرفة كيفية التخطيط والتنقل بشكل فعال في عملية إكمال المهام المجدولة لهذا اليوم. يستغرق كل منهم بضع دقائق في الوقت المناسب (يمكنك القيام بها ، على سبيل المثال ، بين المهام المعقدة) ، ومع التدريب المنتظم بشكل أو بآخر ، يمكنك زيادة كفاءتك في تخطيط المهام بشكل كبير.

يمارس"هدف".يطور هذا التمرين القدرة على التركيز على شيء واحد مهم. على ورقة ، ارسم هدفًا كبيرًا - كما هو الحال في شرطة. رتب مهام اليوم التالي بترتيب عشوائي في دوائر الهدف ، مع ترك النقطة في المركز خالية. يمكن وضع الحالات البعيدة في الوقت المناسب على الورقة خارج المنطقة المستهدفة. كلما زادت الأشياء والأحداث التي تتذكرها ، كان ذلك أفضل. انظر الآن إلى مركز الهدف وركز على شيء واحد. احتفظ باهتمامك بها لمدة دقيقة واحدة. ثم انقل نظرك إلى المدخلات الأخرى على الورقة ، كما لو كنت تشاهد من الجانب ، وبذلك تمنح نفسك القليل من الراحة. مرة أخرى ، انظر إلى مركز الهدف ، مع التركيز على شيء آخر ، أيضًا لمدة دقيقة واحدة. وبالتالي ، بالتناوب بين التركيز على شيء واحد والنظر إلى أشياء أخرى كثيرة ، يمكنك التدرب جيدًا على القدرة على إبراز الشيء الرئيسي وتجاهل المرحلة الثانوية ، مما يتيح لك تحديد المهام الأساسية والأكثر أهمية بسرعة عند التخطيط.

يمارستبديل التلفزيون.هذا الإجراء البسيط والمعروف في السياق النفسي يسمى "متلازمة الزر". تخيل عقليًا أن لديك جهاز تحكم عن بعد في التلفزيون. حاول "تبديل" أفكارك من موضوع إلى آخر - في كل مرة تضغط على الزر الموجود على جهاز تحكم عن بعد وهمي. اختر سرعة التبديل التي تناسبك. في البداية ، يمكنك القيام بذلك ببطء ، ثم الإسراع بالتدريج. بدلاً من ذلك ، يمكنك تبديل مدة التفكير في الأشياء بالتناوب. الشيء الرئيسي هو أن "الزر الموجود على جهاز التحكم عن بعد" يعني بالنسبة لك إشارة للتبديل من موضوع إلى آخر. بهذه الطريقة ، ستتعلم كيفية نقل الانتباه بسرعة من قضية إلى أخرى دون أن تتعثر في موضوع واحد لفترة طويلة.

يمارس"ربط الكلمات". المهام الإبداعيةتتطلب مرونة في التفكير من المؤدي. إن عادة التفكير بالمصطلحات القياسية ليست أفضل مساعد لتطوير الحل الأمثل ومن غير المرجح أن تحقق النتائج المرجوة. الإبداع والعفوية عنصران مهمان في عملية التفكير الفعالة مثلهما مثل المنطق والاتساق. يمكن تطوير هذه المهارات من خلال اللعب. المهمة هي كما يلي: في كلمتين غير مرتبطين تمامًا ، تحتاج إلى العثور على شيء مشترك. أولاً ، يمكنك عمل قائمة من أزواج الكلمات (5-6 أزواج) ، ثم حاول بدورها العثور على كلمة مشتركة في كل منها. على سبيل المثال ، "التمساح" و "المسطرة". ما لديهم من القواسم المشتركة؟ بدلاً من ذلك ، يمكن أن يكون كلاهما أخضر. مثل هذا التدريب يطور مرونة التفكير ويساعد على العثور عليه بنجاح أفضل الخياراتحل المشكلات في أقصر وقت.

يمارس"شجرة".في كثير من الأحيان ، من أجل تحديد الأولويات بشكل صحيح ، تحتاج إلى تخطيط كل الأشياء وفقًا لمبدأ الأهمية أو الأساسي: متين ، على أساسه يتم تنفيذ كل ما تبقى ، وصغير ، ولكنه ضروري أيضًا. ارسم شجرة على قطعة من الورق - من الجذور إلى الأوراق. وتوزيع المهام على النحو التالي: الجذور - الأساسية والأولويات الرئيسية ؛ صُندُوق - الاتجاهات الاستراتيجيةتطوير؛ الفروع - الأنشطة حسب مجالات الإدارة أو خطوط الأعمال الفردية ؛ الإجازات هي مهام محددة.

بعد تلقي صورة مرئية للمعلومات ، انتقل إلى مزيد من العمل - قدم توضيحات ، وحدد موظفين للعمل في مناطق معينة ، وأداء مهام محددة ، وما إلى ذلك.

خطط يوميًا ، باستمرار ، طور مهاراتك ، حسّن مهاراتك ، ابتكار طرق وأساليب جديدة. اجعل عملية التخطيط تجربة إيجابية وإبداعية بالنسبة لك. حظا سعيدا في التخطيط والعمل الخاص بك!

مرحبا صديقي العزيز!

في مقال اليوم سنتحدث عن أثمن شيء في حياتنا. حول ما يتم استخدامه بشكل غير محسوس ، أو منحه أو إنفاقه مع الاستفادة. غالبًا ما نفتقر إليه ، وحتى أربع وعشرين ساعة في اليوم تبدو لنا حدًا أدنى لا يستطيع جميع أفرادنا إرضائه. هل تعلم؟ نعم نعم، نحن سوف نتكلمعن الوقت. كيف تناسب كل ما تحتاجه في يومك؟

ما هو مطلوب من أجل استخدام الدقائق بطريقة مناورة لتحقيقه أقصى تأثير؟ في مقال اليوم يمكنك أن تجد تعليمات مفيدةوطرق التحكم في عقارب الاتصال. الاستخدام الفعالالوقت هو الأداة التي لا يمكنك الاستغناء عنها الإنسان المعاصرفي عالم لا يقل حداثة.

ما هو الوقت؟

الوقت هو تذكير وهمي وليس بالقليل أن الحياة عابرة.يمكنك رؤيته في الصور ، يمكنك مقابلته في المرآة ، يمكنك رؤيته من خلال النظر إلى أطفالك ، مع ملاحظة مدى سرعة نموهم.

كل يوم ، مثل سوبر ماركت ضخم ، بدون خصومات وعروض ترويجية ، فإنه يوفر لنا أربع وعشرين ساعة جديدة لندرك أنفسنا في الفضاء. إما أن نستخدم الوقت بكفاءة أو نراقب ما يحدث. هل تستطيع أن تفعل كل شيء في يوم واحد؟ معظمنا ليس لديه مربيات أو خدام أو طهاة.

مقدار هائل من الوقت يلتهم الحياة والعمل والرغبة المجنونة في فعل كل شيء: الدراسة ، والمنزل ، والعمل ، ومقابلة الأصدقاء ، ولا تنس زيارة الآباء والجدات ، واختيار هدية لعيد ميلاد أحد أفراد أسرته ، وما إلى ذلك. و ظروف الحياةفي بعض الأحيان يتراكمون على رؤوسنا وينهارون مع تحطم السقف ، الذي يكاد يخرج من صخب الأعمال غير المكتملة.

هل شعرت في كثير من الأحيان بالحاجة إلى مساعد أو أداة أخرى من شأنها تبسيط حياتك؟

مساعدي الشخصي

الأدوات الحديثة هي سبب ممتاز لتعلم أشياء جديدة واللجوء إليها المساعدة الإلكترونية. حتى الآن ، يتزايد عددهم مثل الفطر ويسعد المشترين الأكثر فسادًا وتطورًا. المنظمون والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة- كل هذا تم إنشاؤه لجعل الحياة أسهل بالنسبة لي ولكم. ستساعدك التطبيقات التي يتم تثبيتها على هاتفك في ثوانٍ ، بفرح وليس إشعارًا باهتًا ، على التخطيط لوقتك وعدم نسيان أن المخيخ الاصطناعي الصغير لا يمكن نسيانه ، حتى لو أراد ذلك.

الإنسان بطبيعته مخلوق ويفعل كل شيء للتأكد من أن مقدار الجهد المبذول له ما يبرره بنسبة 100٪. لكن في بعض الأحيان ، عندما يكون الوقت خارج عن سيطرتنا بالفعل وينزلق بين أصابعنا ، فإن تخصيص عشر دقائق لوصف كل ما تحتاجه في التطبيق أو تدوين الملاحظات في دفتر ملاحظات يبدو مهمة مستحيلة. مألوف ، أليس كذلك؟

يأكل الطريق الصحيحالتعامل مع الوضع الحالي والفوضى المؤقتة. يخطط تشيب وديل ليومهما الخاص.

كيف تتعلم التخطيط ليومك؟

التخطيط شيء كثيرًا ما أخبرنا به آباؤنا كأطفال. يلعب التقسيم الواضح للمهام ، والبناء والتشكيل ، دور مانع الاضطرابات الجيد وعالي الجودة. بعد كل شيء ، تذكر أنك قمت بأداء واجبك - ذهبت في نزهة على الأقدام ، أو مشيت كلبًا ، أو أخرجت القمامة أو تغسل الأطباق - يمكنك مشاهدة الرسوم المتحركة المفضلة لديك.

العمل قبل المتعة!

نظريًا ، لم يتغير شيء ، باستثناء مرور الوقت ، نضجنا واعتدنا على حل مشكلاتنا ظرفية. أي ما سقط بالفعل على رأسنا الصغير المعذب بالفعل. كيفية التعامل معها؟ كيفية محاربة؟

كيف تنظم اليوم وتختار استراتيجية التخطيط؟

بالتأكيد ، قبل الذهاب إلى الفراش أو في الصباح ، يفكر الجميع في ما يجب القيام به ومتى يكون من الأفضل إدخاله في إدارة وقتك. يمكنك التخطيط ليومك بطرق مختلفة.بعد أن تعلمت القيام بذلك على المدى القصير من اليوم ، يمكنك الانتقال بأمان إلى خطط الأسبوع والشهر والسنة.

وهكذا ، لن تضيع كل دقيقة من حياتك الغالية.

القدرة على تحديد الأولويات هي مهارة مكتسبة نحتاجها كثيرًا من أجل توزيع الحمل بشكل صحيح.

يمكن تقسيم التخطيط تقريبًا إلى جزأين:

التخطيط على المدى القصير

كل ما يمكنك ، بصفتك سوبرمان ، تغييره أو تعديله على مدار اليوم.

التخطيط قصير المدى هو طريقة فريدة لتوزيع الأعمال كثيفة الاستهلاك للطاقة بشكل مربح لحل الشؤون اليومية والمناورة بنجاح في إعادة الهيكلة والتقدم من أجل تحقيق عدد العناصر المكتملة على النحو الأمثل.

يتضمن التخطيط قصير المدى عمل قوائم مهام أو مهام ترغب في إنجازها غدًا أو اليوم أو خلال ساعة.

التخطيط على المدى الطويل

يمكن تعلم التخطيط لمسافات زمنية أطول باستخدام هذا العنصر. هل ترغب في الذهاب في إجازة الصيف؟ البقاء على قيد الحياة بعد التجديد العالمي لغرفة المعيشة؟ وزع وقتك وطاقتك بحكمة. يشمل التخطيط طويل الأجل التخطيط قصير الأجل ولا يمكن لأحدهما استبعاد الآخر.

أسارع لكتابة واحدة نصيحة مهمة. لا توجد اتفاقيات في التخطيط. مهم جدا تحليل كل التفاصيل الصغيرةيعطيها القوة. تتكون صورة وقتك من ألغاز صغيرة ، وإذا كسرت الانسجام ، فلن تكون هناك تحفة كنتيجة لذلك. لنأخذ مثالا.

التخطيط طويل المدى: تجديد غرفة المعيشة. يبدو أنه ليس من الواضح؟ ودعنا نتعمق أكثر ونلاحظ الحجم الكامل للجبل الجليدي. في أداتك الذكية أو دفتر ملاحظاتك ، ستحتاج إلى تقسيم العنصر بالتفصيل ، مع مراعاة الوقت والمكان والحدث.

على سبيل المثال ، لإجراء إصلاحات في غرفة المعيشة قبل نهاية عام 2016:

• تخصيص ميزانية (10000 دولار)
• العثور على دخل إضافي بمبلغ 400 دولار أمريكي شهريا
• عمل التصميم الداخلي مع المصمم حتى سبتمبر 2016 ، إلخ.
• تحديد أسلوب الإصلاح

يمكن تقسيم كل عنصر إلى تفاصيل إعلان ما لا نهايةأو رضاك ​​التام عن إيجاز كل شيء ، بسيط وواضح. وفي النهاية سيتحقق الهدف. مهمة مكتملة! أنت أحسنت.

التخطيط اليومي ومن أين تبدأ؟

كيف تضع خطة لهذا اليوم ، تسأل؟ لن أذهب بدون نصيحة. تعمل إستراتيجية التخطيط بشكل رائع إذا كنت المهام الصعبةستؤدي أولا. في كثير من الأحيان لا نرغب في الانغماس فورًا في المسبح برؤوسنا ولا نفعل أشياء ممتعة أو مثيرة للاهتمام أو مملة ، مما يؤخر مثل هذه المتعة في المساء.

أداء دماغنا عند غروب الشمس أقل فعالية منه في الصباح. لذلك ، كن صبورا و حل المشكلات العالمية عندما يكون لديك مسالة رمادية او غير واضحةعلى نحو أكثر فاعلية ، أي في الصباح.

يمكن تطبيق هذا التكتيك تمامًا في تنظيم يوم العمل. إذا كنت تنتظر بالفعل حالة طوارئ ، فحدد أصعب المهام وضرورتها في أسرع وقت ممكن ، من أجل حلها المنتصر بصرخة "Banzai!". وبالتالي ، ستحرر يومك من المخاوف غير الضرورية وستكون قادرًا على مدح نفسك بسرور من خلال وضع علامة على هذا العنصر على أنه مكتمل.

تم تصميم التخطيط وأنواعه لحقيقة أنك ستصبح في المستقبل القريب السيد الحقيقي لوقت يومك ، وبالتالي حياتك. من خلال العمل يوميًا في تطبيقك أو أداتك أو منظمك ، سوف تنمو عادة جيدةوالتي يمكن أن تصبح سببًا لأن تكون أفضل غدًا من الأمس.

يعتمد تحقيق النتيجة بشكل مباشر عليك وعلى رغبتك في التحكم في وقتك والعيش بألوان زاهية وكفاءة قدر الإمكان كل يوم. العمل من أجل العمل دون - ارتجاف فارغ من الفضاء. بماذا تحلم؟ ؟

بعد أن رسمت جميع الخطوات على مراحل ، سيكون من دواعي سرورك أن تلاحظ أنه في رأسك بدا الأمر أكثر ترويعًا وضخامة مما كان عليه في شاشة الكترونيةأو المفكرة. خطوة بخطوة ، إكمال مهمة تلو مهمة ، سيزداد أدائك وكفاءتك ، وستنخفض الفوضى والاضطراب والخوف بشكل مباشر.

حول هذا ، ربما ، سوف أنهي أفكاري الملحمية وأتركك بمفردك مع إدراك الوقت وقوته. آمل أن تكون الدقائق التي قضيناها معك مفيدة ، وستساعدك النصائح المقدمة في هذه المقالة على التعامل مع تدفق المهام التي يسهل تتبعها.

أصدقائي الأعزاء ، اشترك في تحديثات المدونة ، في التعليقات ، أخبرنا كيف تخطط لوقتك؟ أوصي به إلى أصدقائك في الشبكات الاجتماعيةللقراءة ولنا السعادة المخطط لها!

نراكم قريبا على مدونة elenarou. وداعا وداعا.

من المؤكد أنه يحدث لك في نهاية يوم شاق أنك تشعر بالفراغ ليس لأنك متعب ، ولكن لأنك لم تحقق شيئًا واحدًا مهمًا. كل واحد منا لديه أعذار لهذا: اجتماعات لا نهاية لها ، وإلهاءات متكررة ، ومسائل عاجلة. لكن النتيجة واحدة - لم يكن لديك الوقت للقيام بأي شيء خططت له مسبقًا. إذن كيف تتعلم التخطيط لأمورك بحيث يكون لديك وقت لكل شيء - المهام المهمة ، والأسرة ، والترفيه؟

أهمية التخطيط

إذا كنت تخطط بفاعلية وذكاء ، فإن هذه المهارة تتيح لك:

• تعرف على المدة التي سيستغرقها تحقيق هدف معين.
• تأكد من أن لديك وقتًا كافيًا لإكمال المهام الأكثر أهمية.
• التخطيط لظروف غير متوقعة.
• تجنب القيام بالعديد من المهام التي لا يمكنك التعامل معها.
• اعمل بجد لتحقيق أهدافك الشخصية والمهنية.
• امنح وقتًا كافيًا للعائلة والأصدقاء وتنمية الذات والهوايات.
• يحقق .

لا يمكن شراء الوقت أو إبطائه ، ولكن يمكن أن يضيع الوقت ويأسف على الماضي. يساعدك التخطيط على الاستمتاع بالحاضر والسعي لتحقيق النجاح في المستقبل.

كيف تخطط لوقتك

من الأفضل القيام بالعديد من الأشياء اليوم والآن ، ولكن من الأفضل البدء في التخطيط في بداية الأسبوع أو الشهر والقيام بذلك بانتظام. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل بالقطعة ، يمكنك البدء الآن.

هناك المئات من الطرق والتطبيقات المختلفة التي تسمح لك بالتخطيط الفعال لوقتك. على سبيل المثال:

• wunderlist
• تريلو
• تودويست
• أي فعل

هذه الخدمات مريحة ، فهي تسمح لك بإدخال البيانات بسهولة وتلقيها تعليقفي شكل رسوم بيانية ومعلومات إضافية.

تحديد الوقت المتاح

بالتأكيد لديك أشياء تفعلها كل يوم وتقضي وقتًا معينًا عليها. من المغري تضمين ذلك أيضًا ، لكن كن واقعيًا - فأنت بحاجة إلى التخطيط وقت فراغ. حدد مسبقًا مقدار وقت الفراغ الذي ستقضيه في العمل ، ومقدار الوقت الذي تقضيه في تطوير الذات ، ومقدار الوقت الذي تقضيه في الصحة والأسرة والترفيه.

خطط لأنشطتك الرئيسية

ما هي الإجراءات التي يجب عليك القيام بها لضمان قيامك بعملك بشكل جيد؟ انطلق بالضبط من هذا ، لا تجعله سيئًا ، لا تأخذ هذا الوقت.

تحديد الحالات ذات الأولوية العالية

يجب أن تكون هذه الأشياء في المقام الأول بالنسبة لك ، وهذا لا يعني بالضرورة القيام بها أولاً (قد يكون هناك وقت معين لها خارج عن إرادتك). هذا يعني تخصيص وقت للتحضير الدقيق.

على سبيل المثال ، أولويتك القصوى هي الدراسة في عام. لقد قمت بالتسجيل في دورة تدريبية ، ويجب أن تكون في مكان معين ثلاث مرات في الأسبوع من الساعة السادسة إلى الثامنة مساءً. يجب ألا تفوتك درسًا واحدًا ، واحرص على عدم التأخر عن الدورات الدراسية وأداء جميع واجباتك المدرسية ، إن وجدت. هذه هي أولويتك القصوى. تذكر أيضًا أن حضور الدورات وحده لن يكون كافيًا ، لأن الشخص سيحقق نتائج عالية فقط عندما ينسج مهارة جديدة في حياته اليومية. في حالة اللغة الإنجليزية ، هذا يعني قراءة الكتب ومشاهدة الأفلام بتلك اللغة. لا يجوز لك القيام بذلك كل يوم ، ولكن يجب عليك حضور الدورات والاستعداد لها.

التخطيط للطوارئ

من الأخطاء الشائعة التي يرتكبها القادمون الجدد إلى التخطيط هو التفكير في أن كل شيء سوف يسير كما هو مخطط له بالضبط. في عالمنا ، يمكن لأي شخص وأي شيء أن يخذلك: الناس ، والظروف ، والظروف الجوية ، وسعر الصرف ، وسياسة الحكومة ، وجسدك. لذلك ، كن أكثر حكمة وخصص بضع ساعات فقط في حالة.

جدولة الوقت التقديري

الوقت التقديري هو مقدار الوقت المتبقي بين مهامك إذا قمت بإكمالها في وقت أبكر مما هو متوقع. إنها أيضًا فترة زمنية مخصصة بوعي تريد خلالها تحقيق الأهداف. كل هذا يتوقف على قيمك وأولوياتك. بالنسبة لبعض الأشخاص ، قد يكون الأمر يتعلق بقراءة كتاب أو مشاهدة فيلم.

حلل نشاطك

عند التخطيط ، لن يكون كافيًا محاولة الحصول على الوقت للقيام بكل شيء. سوف تحتاج إلى البحث عن توازن أبدي محتمل. حتى أكثر أشخاص ناجحونيتسمون بالمرونة الشديدة عند التخطيط - فهم وأجسامهم وقدراته من أجل تحسين قائمة مهامهم كل أسبوع. يمكنك أيضًا تفويض مسؤولياتك وطلب المساعدة والاستعانة بمصادر خارجية للمهام.

للحصول على فهم أعمق للتخطيط ، خذ دورة تدريبية. يمكنك من خلاله التعرف على أساسياته ، وكذلك اختيار الأسلوب المناسب لك.

نتمنى لك حظا سعيدا!