التوثيق المحاسبي. مستندات المحاسبة

المستندات الأساسية مطلوبة لتأكيد تنفيذ المعاملات التجارية. في الواقع ، هذا مصدر بيانات للمحاسبة في الشركة. يعد التواجد والتنفيذ الصحيح لمنظمة أساسية هو المفتاح لنجاح عمليات التدقيق الضريبي والتدقيق والانعكاس الصحيح لدوران الحسابات المحاسبية ، وبالتالي الدقة.

تم تحديد المتطلبات التي يجب أن تمتثل لها المستندات الأولية في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402 "بشأن المحاسبة". يتطلب التفاصيل التالية:

• اسم المستند
• تاريخ إعداد
• اسم الشركة أو الملكية الفردية
• وصف يعكس جوهر الصفقة التجارية
• القيمة النقدية و / أو الطبيعية للصفقة التجارية
• الوحدات
• مع فك وبيان المواقف

في أغلب الأحيان ، يتم تعيين رقم للوثيقة ، وفي العديد من الأشكال يكون إلزاميًا وضعها في الأسفل. الترقيم ، كقاعدة عامة ، يتم تنفيذه من بداية العام.

لاحظ أن الحاجة إلى وضع أشكال معينة تعتمد على تفاصيل النشاط وشكل الضرائب وخصائص السياسة المحاسبية لمنظمة معينة.

التسجيل الابتدائي

يتم توثيق وقائع النشاط الاقتصادي في وقت ارتكابها أو فور الانتهاء منها على الورق و / أو الوسائط الإلكترونية. يمكن للشركة تطوير أشكال من المستندات من تلقاء نفسها ، باستثناء المنظمات الحكومية التي يتعين عليها استخدام النماذج المعتمدة قانونًا. من المهم أن تتذكر أن المستندات الموحدة ، التي ينص القانون على استخدامها ، يجب تعبئتها.

إذا كان من الضروري إجراء تغييرات ، فيجب اعتمادها من خلال توقيع الشخص المسؤول ، ويجب أيضًا الإشارة إلى التاريخ. هناك وثائق يحظر تعديلها بموجب القانون.

تختلف الأغراض المختلفة ، وغالبًا ما تكون خمس سنوات على الأقل. معظم الوثائق المتعلقة أجورمخزنة حتى 75 سنة.

وفقًا لمكان تكوينها ، تنقسم الوثائق الأولية إلى خارجية وداخلية ، ووفقًا لغرضها - إلى وثائق إدارية ومبررة. مثال على وثيقة إدارية. تؤكد الوثيقة الداعمة عملية محددة ، على سبيل المثال ، فعل قبول للعمل المنجز. هناك مستندات تجمع بين الخصائص الإدارية والممتلكات النفي ، أي مجتمعة ، مثال على ذلك هو شهادة حساب أجر الإجازة.

مستندات محاسبة الأصول الثابتة والسلع والمواد

بوليصة الشحن (TN) - وثيقة تثبت البيع أو الإصدار. يضع البائع شكلين من أشكال TN ، ويحتفظ بأحدهما لنفسه كأساس للشطب ، وينقل الآخر إلى المشتري ، الذي يخوله هذا النموذج بقبول السلع والمواد للمحاسبة.

نموذج موحد TN - TORG-12. يحتوي الركن الأيمن العلوي على أكواد إحصائية. إذا كانت الشحنة قادمة من فرع ، فيجب الإشارة إلى عنوانها في عمود "العنوان الفعلي". أيضًا ، يتم كتابة جميع المعلومات حول المنتج في TN - الاسم وأرقام المقالات ورمز المنتج وشكل التغليف وعدد الأماكن في الدفعة ووحدة القياس ورمزها والوزن في مكان واحد والإجمالي والوزن الصافي والإجمالي والسعر و التكلفة الإجمالية. إذا كانت السلع والمواد ، فيجب أن تنعكس أيضًا في TN. في TN هناك أعمدة مع إجماليات الأعمدة عند الضرورة. عدد أوراق TN ثابت ، إذا كان هناك عدة أوراق. في الجزء السفلي ، يجب عليك إدخال بيانات الأشخاص المسؤولين.

تسجيل العمليات في محاسبة أنظمة التشغيل

تسجيل العمليات في محاسبة المواد

خدمات المستندات المحاسبية

يتم وضعه بموجب قانون يمكن تسميته بشكل مختلف - الخدمات المقدمة والعمل المنجز وقبول العمل وتقديمه ؛ من المهم أن يتم توضيح الصياغة المناسبة في العقد الخاص بهذه الخدمات. يتم استلام نسخة واحدة من النموذج من قبل العميل ، والأخرى تبقى مع المقاول. لا يوجد شكل موحد للفعل.

في القانون ، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية الأخرى ، يجب تحديد الفترة التي تم تقديم الخدمات خلالها إذا تم توفيرها بتردد معين. سجل مثال: "توفير خدمات التنظيف لشهر كانون الثاني (يناير) 2018".

المستندات النقدية

وثائق محاسبة العمليات المصرفية

وثائق الرواتب

الوثائق الرئيسية التي تستخدم كأساس لحساب الأجور مذكورة أدناه:

المستندات الخاصة بمحاسبة الضرائب والرسوم

معظم الوثائق الموضحة أعلاه أساسية لـ محاسبة الضرائب. على سبيل المثال ، يتم تضمين مبالغ أعمال الخدمات المقدمة وسندات الشحن في حساب ضريبة الدخل ، كما يتم حساب المساهمات في الأموال على أساس مستندات كشوف المرتبات.

بشكل منفصل ، أود أن أقول عن الفاتورة. هذا هو النموذج الذي يعمل على حساب ضريبة القيمة المضافة. تعد صحة واكتمال ملء جميع تفاصيل هذا المستند أمرًا بالغ الأهمية ، وإلا فقد ترفض السلطات الضريبية قبول مبلغ الخصم. تفاصيل مهمة- إذا تم إجراء الشحنة عن طريق أحد الفروع ، فمن الضروري الإشارة إلى نقطة التفتيش الخاصة به ، وليس المنظمة الأم. تبقى نسخة واحدة من الوثيقة مع المقاول (البائع) ، والثانية يحتفظ بها المشتري.

يعد الاهتمام بتصميم مستندات المحاسبة الأولية هو المفتاح للتكوين الصحيح لسجلات المحاسبة.

سجلات المحاسبة

السجلات المحاسبية هي وسيلة لتنظيم وتنظيم البيانات المتعلقة بأنشطة أعمال الشركة التي يتم الحصول عليها من المستندات الأولية. يتم تنظيم متطلبات السجلات بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي رقم 402. يمكن للمؤسسة أن توافق بشكل مستقل على أنواع السجلات المطلوب تقديمها. يمكن إجراء الصيانة على الورق أو إلكترونيًا باستخدام التوقيع الإلكتروني. يتم تسجيل هذه المعلومات في السياسة المحاسبية.

أمثلة على سجلات المحاسبة هي دفتر الأستاذ العام وسجل الفواتير الصادرة وما إلى ذلك.

تحتوي السجلات على التفاصيل التالية:

• اسم التسجيل
• فترة
• اسم الشركة
• التجميع الزمني و / أو المنهجي للعناصر المحاسبية (التواريخ ، أسماء عناصر التكلفة ، الأقسام ، إلخ.)
• الوحدات
• توقيع الشخص / الأشخاص المسؤولين ومناصبهم

هناك عدة تصنيفات لسجلات المحاسبة:

• حسب طبيعة السجلات:

1. التسلسل الزمني - تنعكس البيانات عند تنفيذ المعاملات التجارية (على سبيل المثال ، السجلات).
2. منهجي - يتم تجميع المعلومات على أساس الإسناد إلى حسابات محاسبية محددة (تحليل فرعي).
3. مدمج - يتم التسجيل على أساس مبدأ منهجي في ترتيب زمني، الجمع بين أول عنصرين (مثال على ذلك هو دفتر الأستاذ العام).

• في المظهر:

1. كتب.
2. أوراق مجانية.
3. البطاقات.

ترتبط مشكلة الحساب الأساسي الآن بشكل أساسي بحقيقة أن مكانًا مهمًا في معدل الدوران تشغله المعاملات فرادىوأصحاب المشاريع الفردية ، الذين غالبًا ما تكون شهاداتهم الوثائقية غير موحدة ، فإن برامج المحاسبة الخاصة تقدم مساعدة كبيرة هنا ، ولكن لا يستطيع كل رائد أعمال تحمل تكاليفها.

إجابة

تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة تصميم المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.

المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة يتم تجميعها وتنظيمها في سجلات المحاسبة ، والتي يتم اعتماد أشكالها أو المتطلبات الخاصة بها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم تحويل بيانات سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.

تحدد الإدارة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة ، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي تم الاحتفاظ به ، ومقدار المال ، ونطاق وطبيعة العملية.

رجال الأعمال أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونيةيجب وضع الضمانات والضوابط المناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها. [17)

متطلبات إعداد الوثائق الأولية

1. يجب أن تتم عمليات الإدخال في المستندات الأولية باستخدام الحبر والقلم الرصاص الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف بمساعدة الآلات الكاتبة والميكنة والوسائل الأخرى التي تضمن سلامة هذه السجلات خلال الوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.

يحظر استخدام قلم رصاص بسيط في الكتابة.

• 2. يجب إعداد المستندات بدقة ، وكتابة النصوص والأرقام بشكل واضح ومقروء.
• 3. يجب أن تملأ الوثيقة كافة التفاصيل. إذا لم يتم ملء أي شرط ، فسيتم وضع شرطة في مكانه. يجب ملء التفاصيل الإلزامية دون فشل.
• 4. في المستندات النقدية ، يشار إلى المبلغ بالأرقام والكلمات.
• 5. يجب أن تكون المستندات الأساسية مصدقة من التوقيعات الشخصية لرئيس المنظمة أو كبير المحاسبين أو الأشخاص المخولين.
• 6. يجب أن تحتوي المستندات الأساسية على نسخ من تواقيع الأشخاص المخولين.
• 7. يجب أن تكون المستندات الأساسية مختومة بختم المنظمة ، إذا تم النص عليها في النموذج والتشريع الحالي. (18)

يجب أن يوافق رئيس المنظمة ، بالاتفاق مع كبير المحاسبين ، في شكل أمر على قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية.

في الوقت المناسب و جودة التصميممستندات المحاسبة الأولية ، وتحويلها إلى المواعيد النهائيةللتفكير في المحاسبة ، وكذلك موثوقية البيانات الواردة فيها ، يتم ضمانها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأساسية في المحاسبة (التجميع أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى ، وقبول المحاسبة ، والمعالجة ، والنقل إلى الأرشيف) من خلال جدول زمني معتمد بأمر من الرئيس.

لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من غير المتوقع عواقب سلبيةومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات ، فمن الضروري بعد الاستلام الوثائق المعياريةلإنشاء قاعدة لتسجيل المستندات الأولية.

هذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمعبأة في المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (لمرة واحدة ، رقم فريد) ، يتم تعيينه لهم عند التسجيل الإلزامي في إحدى دفاتر يومية التسجيل التي يجب فتحها في كل مؤسسة.

إجراءات تجميع المستندات:

• - الامتثال لجميع التفاصيل المحددة وأشكال الوثائق ؛
• - الدقة والوضوح في عرض محتوى المعاملات التجارية في المستندات ؛
• - دقة توقيت تسجيل المعاملات التجارية ، وكتابة النص بشكل واضح ودقيق ومقروء ؛
• - عبور الأماكن الحرة في غياب الدعائم ؛
• - بيان المبالغ بالأرقام والكلمات في جميع الوثائق القيمة ؛ شطب الأخطاء بحيث يمكن رؤية الرمز المشطوب ، والتصديق على النص الصحيح بتوقيع الشخص الذي أصدر المستند ؛
• - التصحيحات غير مسموح بها. (27)

تتطلب المستندات الأساسية التي تم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات المستلمة ، أي ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الاستلام غير المصرح به للمعلومات المتعلقة بها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات عن طريق الفاكس ، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي ، لأنه لا يحتوي على تأكيد على صحتها. يتحمل الأشخاص الذين وضعوا هذه المستندات ووقعوا عليها مسؤولية إنشاء المستندات عالية الجودة في الوقت المناسب ونقلها ضمن الحدود الزمنية المحددة للتفكير اللاحق في المحاسبة.

الحساب الأساسي لـ مصنع- هذا هو أساس المعلومات للإدارة ، والتي تعتمد جودتها بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية هي عبارة عن مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.

وبالتالي ، فإن المستندات الأولية هي ناقلات للمعلومات حول جميع الأشياء والمواضيع الإنتاجية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل التحكم: الكمية والنوعية والمالية.

كل يوم تقوم الشركة بالعديد من العمليات. يصدر المحاسبون فواتير للأطراف المقابلة ويرسلون لهم الأموال ، ويحسبون الرواتب ، والعقوبات ، ويحسبون الاستهلاك ، ويعدون التقارير ، وما إلى ذلك. ويتم إصدار عشرات المستندات من مختلف الأنواع يوميًا: الإدارية ، والتنفيذية ، والابتدائية. المجموعة الأخيرةله أهمية كبيرة لتشغيل المؤسسة.

ما هي "المستندات الأساسية"؟

يجب تأكيد كل حدث من أحداث الحياة الاقتصادية للمنظمة بالورق. يتم تشكيلها في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة. عند إعداد الترحيلات ، يتم إعداد التقارير على أساس المعلومات المحددة في مستندات المحاسبة الأولية. قائمتهم كبيرة. في هذه المقالة ، سننظر في المستندات الرئيسية والأكثر استخدامًا.

لماذا هناك حاجة أساسية؟

المستندات الأساسية- عنصر أساسي في المحاسبة. كما ذكر أعلاه ، يتم تشكيلها في وقت المعاملة أو بعد انتهاء العملية مباشرة وهي دليل على حقيقة واحدة أو أخرى من حقائق الحياة الاقتصادية للمؤسسة.

قد تتضمن قائمة مستندات المحاسبة الأولية لمعاملة واحدة ما يلي:

1. عقد.
2. يفحص.
3. شيك أمين الصندوق أو مستند دفع آخر.
4. بوليصة الشحن.
5. شهادة إتمام.

التفاصيل المطلوبة

حاليا ، هناك نماذج موحدة من وثائق المحاسبة الأولية. يتم استخدامها لعكس المعلومات حول عمليات مختلفة ، على التوالي ، تختلف قائمة الأعمدة فيها. وفي الوقت نفسه ، تحتوي جميع المستندات الأولية على تفاصيل إلزامية موحدة. فيما بينها:

1. الاسم التجاري.
2. عنوان المستند (إلى
3. تاريخ التكوين.
4. محتوى العملية التي تم إعداد المستند من أجلها. على سبيل المثال ، عند ملء فاتورة ، قد يشير العمود المقابل إلى "نقل المواد للمعالجة".
5. المؤشرات النقدية والطبيعية. تستخدم الأولى لتعكس التكلفة ، والأخيرة - الكميات والأوزان ، إلخ.
6. وظائف الموظفين المسؤولين ("محاسب رئيسي" ، "أمين مخزن" ، إلخ).
7. توقيعات الأشخاص المتورطين في الصفقة.

نقطة مهمة

الوثيقة الأولية التي تحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة لها قوة قانونية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن استخدام الأوراق التي تم تنفيذها بشكل صحيح في الإجراءات القانونية كدليل على صحة (أو بطلان) المطالبات. يتم وضع العديد من الوثائق من قبل المقاولين. من الضروري التحقق بعناية من صحة التنفيذ وعدم وضع التوقيعات بأي حال من الأحوال للموردين (المقاولين ، وما إلى ذلك) ، إذا لم يفعلوا ذلك.

من الضروري تخزين الوثائق الأصلية بعناية.

هل تحتاج إلى طباعة أساسية؟

في الممارسة العملية ، يقوم العديد من الأطراف المقابلة بتقديم مطالبات حول عدم وجودها في نموذج TTN وبعض المستندات الأخرى. تذكر أنه منذ عام 2015 ، تم إعفاء معظم المنظمات من الالتزام بالحصول على الختم. يمكن لمثل هذه المؤسسات استخدامه وفقًا لتقديرها الخاص. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب تسجيل المعلومات المتعلقة بوجوده في السياسة المحاسبية.

في حالة إصرار الطرف المقابل على استخدام الختم عند تسجيل الأساسي ، ويحق للشركة عدم وضعه لأسباب قانونية ، يجب إرسال إشعار كتابي مناسب للطرف المقابل مع إشارات إلى اللوائح التي تحكم هذه المشكلة.

معاهدة

إذا كان الطرف المقابل شريكًا طويل الأجل ، فمن الممكن تمامًا إبرام اتفاقية لعدة معاملات. في هذه الحالة ، من المهم تحديد المواعيد النهائية للوفاء بالالتزامات بوضوح ، وتسلسل وإجراءات الحساب ، والفروق الدقيقة الأخرى. يجوز أن يحرر العقد لبيع البضائع أو تقديم الخدمات أو أداء العمل. تجدر الإشارة إلى أن القانون المدني يسمح أيضًا بالإبرام الشفوي للاتفاق. ومع ذلك، في النشاط الرياديكقاعدة عامة ، يتم استخدام أشكال مكتوبة من العقود.

يفحص

في هذا المستند ، يشير المورد إلى المبلغ الذي سيتم تحويله إلى الطرف المقابل للمنتج أو الخدمة أو العمل. عند إجراء دفعة ، بشكل افتراضي ، من المفترض أن الشخص المعني يوافق على المعاملة.

يجب أن تتضمن الفاتورة:

1. عنوان الوثيقة.
2. اسم الخدمات (البضائع ، الأعمال) التي يتم الدفع لها.
3. سعر.
4. المبلغ الإجمالي.
5. بيانات الدفع.

حاليًا ، يتم تضمين القائمة الكاملة لمستندات المحاسبة في برنامج 1C ، بحيث تتم معالجتها تلقائيًا.

يرجى ملاحظة أن الفاتورة ليس لها قيمة خاصة للسلطات التنظيمية. في ذلك ، يحدد البائع السعر المحدد. من منصب المحاسب ، تعتبر الفاتورة أهم وثيقة أولية على أساسها مداخيل حسابية.

نوع الفاتورة عبارة عن فاتورة. تحتوي هذه الورقة على سطر خاص لتحديد مبالغ ضريبة القيمة المضافة.

وثائق الدفع

يمكنك تأكيد حقيقة الدفع بشيك أمين الصندوق أو أي مستند آخر مشابه. يؤكد الدفع حقيقة الدفع مقابل توريد المنتجات والخدمات والعمل. يتم تحديد نوع المستند المحدد اعتمادًا على طريقة الدفع: نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.

يعد أمر الدفع أحد أكثر مستندات التسوية شيوعًا. إنه أمر من صاحب الحساب للمصرف بتحويل الأموال إلى الحساب المحدد. يمكن استخدام المستند عند الدفع مقابل الخدمات والسلع ودفع السلفة وسداد القرض وما إلى ذلك.

في حالة الاستقطاعات من الميزانية ، يتم ملء الحقل 22 "الرمز". في أمر دفعيشير هذا العمود إلى UIN (معرف فريد). بفضله ، تعترف السلطة المالية بالدافع.

يمكن ملء حقل "الرمز" في أمر الدفع بطرق مختلفة. يعتمد ذلك على كيفية وفاء الموضوع بالضبط بالالتزام بالميزانية: طوعًا أو بناءً على طلب السلطة التنظيمية.

بوليصة الشحن

يقوم المرسل بإعداد نموذج TTN. هي أساس نقل البضائع إلى المستلم. الوثيقة مؤلفة من 4 نسخ. وفقًا لـ TTN ، يأخذ البائع عملية البيع في الاعتبار ، ويصل المشتري - تسليم البضائع.

يرجى ملاحظة أنه يتم وضع TTN أثناء نقل البضائع لوحدكالشركات. إذا تم تنفيذ النقل من قبل شركة خارجية ، يتم إصدار نموذج 1-T.

آخر نقطة مهمة: يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في TTN مع المعلومات الواردة في الفاتورة.

شهادة إتمام

يتم إعداد هذا المستند بين العميل والمورد. القانون هو تأكيد لأداء العمل ، وتقديم الخدمات بتكلفة متفق عليها ضمن الشروط المنصوص عليها في الاتفاقية. ببساطة ، هذا تقرير المقاول للعميل.

حاليًا ، لم تتم الموافقة على شكل موحد للقانون. للمؤسسة الحق في تطوير نموذج من تلقاء نفسها وإصلاحه في السياسة المحاسبية.

التفاصيل الرئيسية للقانون هي:

1. رقم وتاريخ القيد في الوثائق المحاسبية.
2. تاريخ إعداد.
3. تفاصيل العقد الذي تم تشكيل القانون بموجبه.
4. الوقت والحجم وتكلفة العمل.
5. تفاصيل الحساب الذي سيتم الدفع إليه.
6. اسم العميل والمقاول.
7. توقيعات أطراف الصفقة.

يتم دائمًا كتابة الفعل في نسختين.

نموذج M-15

يستخدم هذا الاختصار للإشارة إلى فاتورة لإصدار البضائع إلى أحد الأطراف. تجدر الإشارة إلى أن هذه الوثيقة ليست إلزامية ، ولكن غالبًا ما تستخدمها المؤسسات.

يتم إصدار فاتورة للإفراج عن المواد إلى الجانب إذا كان من الضروري نقل الأشياء الثمينة من المكتب الرئيسي (الرئيسي) إلى الأقسام البعيدة أو الشركات الأخرى (إذا كان هناك اتفاق خاص).

قواعد التسجيل f. م - 15

في الجزء الأول من الورقة ، يتم لصق رقم ، وفقًا لتدفق المستندات الخاص بالمؤسسة. هنا يجب عليك أيضًا الإشارة إلى الاسم الكامل للشركة و OKPO.

يعكس الجدول الأول تاريخ إعداد المستند ، ورمز المعاملة (إذا تم استخدام النظام المناسب) ، واسم الوحدة الهيكلية ، ونطاق المؤسسة التي أصدرت الفاتورة.

وبالمثل ، يشار إلى معلومات حول المستلم والشخص المسؤول عن التسليم. فيما يلي رابط للمستند الذي تم إصدار الفاتورة بموجبه. يمكن أن يكون عقدًا أو طلبًا أو ما إلى ذلك.

في الجدول الرئيسي ، يشير العمودان 1 و 2 إلى الحساب الفرعي والرمز المحاسبي المحاسبة التحليليةجميع المواد المطلوب شطبها.

• اسم المواد التي تشير إلى الخصائص الفردية والعلامة التجارية والحجم والدرجة ؛
• رقم الصنف (إذا لم يكن موجودًا ، فلن يتم ملء الخلية) ؛
• كود الوحدة
• اسم وحدة القياس.
• كمية البضائع المنقولة ؛
• معلومات حول الأشياء الفعلية التي تم تحريرها من المستودع (تم ملؤها من قبل صاحب المتجر) ؛
• التكلفة الإجمالية للمواد
• السعر بدون ضريبة القيمة المضافة
• مبلغ ضريبة القيمة المضافة المخصصة ؛
• التكلفة الإجمالية مع ضريبة القيمة المضافة ؛
• عدد جرد المواد
• رقم جواز السفر (إن وجد) ؛
• رقم قياسي حسب بطاقة الحساب.

يتم التوقيع على الفاتورة من قبل المحاسب والموظف المسؤول عن الإفراج عن الأشياء الثمينة من المستودع والمستلم.

تقارير مسبقة في "1C"

يعد تكوين مستندات التقارير أحد أكثر الإجراءات شيوعًا للمحاسب. تتم معالجة العديد من المدفوعات النقدية المستندات المسبقة. وتشمل هذه نفقات السفر والمشتريات التجارية وما إلى ذلك.

غالبًا ما يتلقى موظفو المؤسسة أموالًا من مكتب النقد لتغطية نفقات الأسرة. بعد الحصول على الأشياء الثمينة الضرورية (على سبيل المثال ، القرطاسية) ، يقوم الموظفون بالإبلاغ وتقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة.

يجب على المحاسب بدوره تسجيل جميع المصروفات في النظام المحاسبي. يفتح" تقارير النفقاتيمكنك "في" 1C "في قسم" البنك ومكتب النقد "، القسم الفرعي" مكتب النقد ". يتم تنفيذ تقديم مستند جديد بواسطة الزر" إنشاء ".

في الجزء العلوي من النموذج:

1. الاسم التجاري.
2. المستودع الذي ستقيد فيه الأشياء الثمينة المستلمة حديثًا.
3. موظف مسؤول عن الأموال المستلمة مقابل التقرير.

يحتوي المستند على 5 إشارات مرجعية. في قسم "السلف" ، حدد المستند الذي تم إصدار الأموال من أجله:

1. وثيقة المال.
2. أمر نقدي للحساب.
3. الانسحاب من الحساب.

إذا تم شراء البضائع بالأموال الصادرة ، فإنها تنعكس في علامة التبويب التي تحمل الاسم نفسه. في قسم "الحاوية" ، أشر إلى معلومات حول الحاوية القابلة للإرجاع (على سبيل المثال ، زجاجات المياه). تعكس علامة التبويب "الدفع" معلومات حول النقد المدفوع للموردين لشراء شيء ما أو إصداره مقابل تسليم قادم.

في قسم "أخرى" ، تتم الإشارة إلى بيانات مصاريف السفر: البدل اليومي ، وتكاليف الوقود ، والتذاكر ، وما إلى ذلك.

شكل "عالمي"

في قائمة مستندات المحاسبة الأولية ، هناك ورقة واحدة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المواقف. يتم استخدامه في تكوين كل من المحاسبة و إقرار ضريبي. يتعلق الأمر بالمحاسبة. النموذج مطلوب ، إذا لزم الأمر ، لتصحيح الخطأ الذي حدث. بالإضافة إلى ذلك ، يعد المستند ضروريًا عند إجراء العمليات التي تتطلب شرحًا وانعكاسًا للحساب وتأكيدًا للمعاملات ، إذا لم تكن هناك أوراق أخرى.

فارق بسيط

تجدر الإشارة إلى أن الشركة لها الحق في تأكيد أداء المعاملات التي لا تتطلب تنفيذ النماذج المعيارية (المعيارية ، الموحدة) ، ليس بمساعدة شهادة ، ولكن من خلال مستندات محاسبية أولية مطورة بشكل مستقل. ومع ذلك ، يجب تحديد قائمتهم في السياسة المالية للشركة.

قواعد تجميع الشهادة

لم يتم اعتماد نموذج واحد موحد لهذا المستند. وفقًا لذلك ، يمكن للمتخصصين تجميعها في نموذج مجاني أو استخدام القوالب المطورة في المؤسسة. المعلومات الإلزامية التي يجب تضمينها في الشهادة تشمل:

1. معلومات عن المؤسسة.
2. تاريخ وأسباب التجميع.
3. أساسي مستندات المحاسبةوسجلات المحاسبة المرفقة بها شهادة.
4. توقيع الموظف المسؤول.

يمكنك الكتابة على ورقة A4 بيضاء عادية أو على ورق الشركة ذي الرأسية.

عند التجميع ، يجب أن تكون حريصًا جدًا على عدم ارتكاب الأخطاء. كلما كانت المرجع أكثر تفصيلاً ، قل عدد الأسئلة الإضافية التي يطرحها المفتشون.

يجب أن تحتوي الوثيقة ، بالطبع ، على معلومات موثوقة فقط. إذا تم العثور على أخطاء أثناء الكتابة ، فمن الأفضل أن تقوم بإعداد شهادة مرة أخرى.

ميزات التخزين

يجب الاحتفاظ بكل ما يتعلق بمستندات المحاسبة الأساسية في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل. يبدأ حساب هذه الفترة من تاريخ نهاية فترة التقرير التي صدرت فيها الأوراق.

بالإضافة إلى ذلك

يمكن إصدار الأساسي في ورق أو في شكل إلكتروني. في مؤخراعلى نحو متزايد ، تختار الشركات إدارة المستندات الإلكترونية. هذا أمر مفهوم: يستغرق الأمر وقتًا أقل بكثير لمعالجة الأوراق وإرسالها.

يجب أن تكون المستندات الإلكترونية مصدقة من خلال التوقيع الرقمي (معزز أو تقليدي - بالاتفاق بين الأطراف المقابلة).

مسؤولية

المستندات الأساسية - عنصر رئيسي مهمالحياة الاقتصادية للمشروع. في حالة عدم وجودها ، ستواجه الشركة عقوبات شديدة من السلطات التنظيمية. كما سيتم فرض عقوبات في حالة اكتشاف أخطاء في الوثائق الأولية ، ومعلومات غير دقيقة.

وينطوي انتهاك اللوائح على عقوبة ليس فقط وفقًا لقانون الضرائب ، ولكن أيضًا وفقًا لقانون المخالفات الإدارية. إذا كانت هناك أسباب ، يمكن أيضًا محاكمة الجناة.

خاتمة

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المستندات في عمل المؤسسة. في الوقت نفسه ، قد يكون لبعضها نموذج موحد ، وقد يتم تطوير البعض الآخر بشكل مستقل من قبل الشركة. بغض النظر عن ذلك ، يجب أن تكون جميع التفاصيل المطلوبة موجودة في المستندات.

تمارس بعض المؤسسات استخدام المستندات المجمعة. نحن نتحدث عن نماذج موحدة ، يتم استكمالها وفقًا لخصوصيات المنظمة.

من المهم أن تعكس الأنواع المختارة من الوثائق الأولية في السياسة المحاسبية للمؤسسة. في سياق أنشطة الشركة ، قد تنشأ الحاجة إلى وثائق جديدة. إذا تم تطويرها بواسطة المؤسسة ، فيجب ذكرها في السياسة المحاسبية.

يرجى ملاحظة أنه يمكن للطرف المقابل أيضًا تطوير أشكال معينة من الأوراق المالية بشكل مستقل. من الضروري الإشارة في السياسة المالية إلى أن المؤسسة تقبل مثل هذه المستندات من الأطراف المقابلة.

لإصلاح العديد من المعاملات ، لا يجوز للمؤسسات استخدام نماذج موحدة من الوثائق الأولية. ومع ذلك ، إذا كان الأمر يتعلق المعاملات النقدية، ثم يتم إصدارها حصريًا عن طريق الأوامر المعتمدة ووثائق الدفع الأخرى.

يعمل التوثيق الأساسي كأساس لإجراء إدخالات محاسبية في سجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجيل موثوقية حقيقة الصفقة التجارية التي أدت إلى تغيير في الوضع الاقتصادي للمؤسسة على الورق. تسجيل المنظمة الأولية ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

أشكال وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد وتطوير أشكال المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال من قبل أطراف المعاملة بشكل مستقل. تمت الموافقة على قائمة النماذج القياسية الإلزامية للاستخدام في حالات محددة بموجب القانون. في مثل هذه العينات ، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن إنشاء مستندات غير موحدة من قبل الشركة ، مع مراعاة خصوصيات أنشطتها. تخضع لموافقة الإجراءات المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى أشكال للاستخدام الداخلي والخارجي. تصف المستندات الداخلية المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي جمعت هذه الشهادة. تم تصميم المعاملات الخارجية لإصلاح المعاملات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.

بالنسبة للأشكال الداخلية ، يعتبر التقسيم إلى المجموعات التالية نموذجيًا:

1. النوع الإداري - يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات الوحدات الهيكليةوالموظفين.
2. يتم استخدام الإصدار التنفيذي من القوالب لعرض المعاملات التي تمت في الفترة الحالية.
3. المستندات للمحاسبة - الغرض منها هو تنظيم مجموعة الأحداث بالكامل وتلخيص المعلومات الوثائقية المستلمة ( مثال رئيسي- السجلات).

تشمل السجلات المحاسبية الكتب والمجلات وبطاقات المحاسبة. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية ، والتي تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:

• كرونولوجي - يتم عرض جميع العمليات فيها بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث ؛
• منهجي (مثال - دفتر النقدية) ؛
• مجموع؛
• تحليلي
• تركيبي ، يتضمن تفصيل المبالغ حسب الحسابات المحاسبية المعممة.

قد تتخذ الوثائق الأساسية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة ، وفاتورة للدفع ، ومذكرة شحنة ، وأعمال قبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن المستندات الأساسية مجموعة من النماذج للتسويات مع الموظفين. هذه الفئة تشمل الجداول الزمنية ، كشوف المرتبات.

ملحوظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على الترحيل والتخلص من أصول المؤسسة باستخدام الأساسي. تتميز هذه الفئة من الوثائق بوجود نماذج قياسية. في السابق ، كانت إلزامية لجميع كيانات الأعمال. الآن تقرر كل منظمة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطوير قوالبها الخاصة.

يتم إيلاء اهتمام خاص في الممارسة المحاسبية لسجل النقد الأساسي. إنها موحدة. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو هيكل النموذج إلى الحرمان حتى من شكل موقع من القوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي توضح استلام الأموال في مكتب النقدية والتخلص منها. وهي تشمل دفتر النقدية ، الذي يلخص مجموعة كاملة من الإجراءات النقدية.

تصنيف المنشآت الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادًا على المرحلة التي يقع فيها العمل حاليًا ، يتم استخدام شكل أو آخر من أشكال وثائق المحاسبة الأولية. عادة ما يمكن تقسيم المعاملات ، من حيث توفير المستندات ، إلى ثلاث مراحل.

1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ، ويطورون إجماعًا يناسب كلا الطرفين. لم تتغير الأموال والبضائع بعد ، ولم يتم تقديم الخدمات بعد ، ولم يتم إنجاز العمل ، ولكن كل شيء جاهز لبدء التفاعل. ستكون الأنواع التالية من المرحلة الابتدائية نتيجة لهذه المرحلة:
   • عقد (أشكال مختلفة ممكنة) ؛
   • فاتورة للدفع.
2. مكافأة الصفقة.يمكن أن يتم الدفع في شكل مختلف. يتم تحديد هذه النقطة المهمة من خلال المصدر الأساسي الذي يؤكد تحويل الأموال:
   • إذا لم يتم الدفع نقدًا ، فسيتم تأكيده من خلال مستخرج من الحساب الجاري ، وشيك من محطة الدفع ، وما إلى ذلك ؛
   • إذا تم تحويل الأموال "نقدًا" ، فسيتم التأكيد إيصال الدفع، نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر استلام نقدي.
3. نقل البضائع وتقديم الخدمات وأداء العمل. لقد قامت بالدفع ، والآن حان الوقت للطرف الآخر للوفاء بالتزاماته. إن حقيقة أنها فعلت ذلك بحسن نية ، وأن الطرف الأول ليس لديه أي مطالبات ، ستثبت من خلال الوثائق الأولية التالية:
   • بوليصة الشحن (إذا تم نقل البضائع) ؛
   • إيصال مبيعات (يمكن إصداره مع إيصال نقدي أو تحويله كمستند واحد) ؛
   • فعل الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

هذه المستندات مطلوبة لتقديم الضريبة ، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول ، والتي تؤثر بشكل مباشر على القاعدة الضريبية.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم محاسبة الوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج من خلال نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد هذا ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والأشكال الأخرى. يبدأ الموظف أو أي شخص مسؤول آخر سجلات تسجيل الوثائق. تتم معالجة جميع الاستمارات الواردة باعتبارها واردة. الصادرة هي النماذج التي يتم إنشاؤها داخليًا بواسطة المؤسسة (بغض النظر عما إذا تم إصدارها إلى جهات خارجية أو تظل في المؤسسة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة عبر عدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

1. قبول.
2. المعالجة الأولية.
3. التوزيع حسب أنواع الاستمارات والغرض منها.
4. التسجيل في دفاتر المحاسبة مع وضع ختم على المستند وتخصيص رقم وارد بتاريخ القبول.
5. الرؤية من قبل إدارة الشركة (عندما ينظر المدير إلى المراسلات الواردة ، فإنه يضع قرارات بشأنها).
6. تنفيذ الوثيقة.

للتنظيم نظام فعالسير العمل وضمان التحكم في سلامة النماذج ، من الضروري تطوير واعتماد جدول سير العمل مع تصنيف الحالات. في الجدول الزمني ، من الضروري الكشف عن مراحل التسجيل ، وتسجيل المستندات ، وإجراءات نقلها إلى التخزين ، مع الإشارة إلى الإطار الزمني ، وإدراج الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

من الضروري الاحتفاظ بالوثائق الأولية المنفذة والمنعكسة في المحاسبة لمدة 5 سنوات على الأقل. يوفر أمر وزارة الثقافة المؤرخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 تصنيفًا للنماذج بالإشارة إلى توقيت تقديمها للأرشيف:

• يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والتعليمات تؤثر على سير الأعمال الأساسية للشركة) أو 5 سنوات ، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية ؛
• تخضع النماذج المصاحبة لتنفيذ المعاملات التجارية للتخزين لمدة 3-5 سنوات.

مرجع! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 فترة تخزين محدودة بـ 5 سنوات. قانون الضرائبينص على ضمان سلامة وتوافر الوثائق المحاسبية لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير شروط وفترات تخزين خاصة لهذه الأشكال:

1. لا يمكن أرشفة المستندات التي ساعدت في انعكاس رسملة الأصول الخاضعة للإهلاك لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذه الممتلكات.
2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية في فترة حدوث الخسارة ، والتي تُستخدم لتقليل مبلغ ضريبة الدخل ، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على القاعدة الضريبية لنتائج عدم الربحية.
3. يجب الاحتفاظ بعمليات التوصيف الأولية لظهور الذمم المدينة لمدة 4 سنوات من تاريخ الاعتراف بالدين المستحق على أنه غير قابل للتحصيل (إذا حدثت مثل هذه الحقيقة).

بالنسبة للنماذج الإلكترونية ، تكون فترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم إجراء شطب المرحلة الابتدائية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.

اعتماد نماذج التوثيق الأولية

يمكن تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة من قبل كيانات الأعمال بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه الأشكال ، فإن المعيار الرئيسي للامتثال لقواعد القانون هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:

• عنوان الوثيقة ؛
• تاريخ التسجيل؛
• معلومات حول الشركة التي تشكل النموذج الذي يمكن من خلاله تحديد المؤسسة ؛
• محتوى الصفقة التجارية المعروضة يشير إلى تقييم موضوع المعاملة ؛
• تخفيض العدادات الطبيعية والقيم الكمية ؛
• حضور توقيعات المسؤولين المسؤولين (مع الإشارة الإلزامية لمنصبهم واسمهم الكامل).

يتذكر!لاستخدام القوالب المطورة ذاتيًا كوثائق أولية ، من الضروري الموافقة عليها من خلال إجراء محلي للمؤسسة.

تنتمي المستندات النقدية والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بدقة. لا يُسمح للمؤسسات ، بأمرها أو بأي ترتيب آخر ، بإزالة الأسطر أو الخلايا منها أو تغيير الهيكل. يمكن للمؤسسات إجراء التعديلات الخاصة بها على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بنفسك ، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.

للموافقة على الأساسي ، يمكنك أخذ الأمثلة الخاصة به في تطبيق منفصل للسياسة المحاسبية. الخيار الثاني - لكل نموذج ، يصدر الرئيس طلبًا للمؤسسة. يشير نص الأمر إلى معلومات حول إدخال أشكال جديدة من التوثيق في المحاسبة ، والتي يجب وضعها وفقًا لقالب واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الترتيب في شكل تطبيقات مستقلة.

إذا كانت منظمة ما ستستخدم النماذج القياسية الموصى بها من قبل الإدارات ذات الصلة لتعكس المعاملات الفردية ، فلن تحتاج هذه النماذج إلى الموافقة عليها من خلال الإجراءات الداخلية. لإصلاح مثل هذا القرار ، يكفي إدخال إدخال في السياسة المحاسبية على استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال أشكال جديدة من المستندات في نظام إدارة المستندات ، يُنصح بالموافقة عليها بالترتيب.

ما الذي يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا؟

الحالة المثالية للوثائق الأولية - شرط ضروريلا توجد مشاكل مع عمليات تدقيق الضرائبوالمراجعات ، وإثبات براءة الشخص في نزاع مع الطرف المقابل ، وما إلى ذلك. نقدم عددًا من الفروق الدقيقة الهامة، والتي يجب أن يتذكرها المحاسب دائمًا عند العمل مع المستندات الأساسية.

1. الأساسي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية ، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم الوفاء بشروط المعاملة. لن تصبح المحكمة مساعدًا أيضًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو ترك المدعى عليهم دعاواهم بسبب عدم وجود أدلة على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من المستندات الأولية.

   مهم!بدون "أساسي" في حالات نادرة ، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار آراء الخبراء الإضافية والوثائق الداعمة. إذا تم تقديم حقيقة أداء العمل ، فإن عدم وجود عقد موقع من العميل لن يعفيه من الدفع.

2. الأفضل بدون أخطاء ، لكن العيوب البسيطة ليست مشحونة. حلم رهيبأي محاسب - رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بسبب بيانات غير صحيحة في المستندات الأولية. أما إذا كانت الأخطاء طفيفة فلا يجوز إنكار الخصم. ينظم الجزء 2 من الفن أهمية الأخطاء. 9 قانون اتحاديبتاريخ 06 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "في المحاسبة". أكدت سلطات الضرائب ذلك في الرسالة المؤرخة 12 فبراير 2015 رقم GD-4-3 / [بريد إلكتروني محمي]). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشهد بدقة على حقيقة الدفع وتسليم البضائع (توفير الخدمات). لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كانت بوليصة الشحن لا تحتوي على إشارة إلى العقد أو لم يتم الإشارة إلى وزن الشحنة ، فهذا عيب ، ولكنه ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان اسم المستند وتاريخه والتكلفة الإجمالية للبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى مفقودة ، فقد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
3. احذر من التوقيع المزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات ، أو تم توقيع المستند من قبل شخص ليس لديه السلطة للقيام بذلك ، فلن يتم التعرف على مثل هذا المستند الأساسي من قبل السلطات. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم جدًا كتابة التوقيع بخط اليد - ستكون ملفات الفاكس غير صالحة.
4. لا يتم استبدال الأساسي الذي يحتوي على خطأ.على سبيل المثال ، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور على خطأ فيها عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل ، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم تعترف أحيانًا بالوثائق التصحيحية ، فمن الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التصحيح في المستند وقم بالتصديق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
5. الترجمة ليست دائما مطلوبة.بطبيعة الحال ، يتم تجميع الابتدائية على لغة الدولة. لكن في بعض الأحيان ترجمة الكلمات الفردية من لغة اجنبيةتبين أنه غير مناسب ، على سبيل المثال ، إذا كان هو اسم علامة تجارية أو منتج.
6. أساسي إلكتروني - فقط مع EDS. اليوم ، ليس من الضروري أن تقتصر على الشكل الورقي للوثائق الأولية ، فالقانون يسمح أيضًا بوسائل الإعلام الإلكترونية. ولكن سيتم معادلته بورق فقط إذا تم اعتماده من خلال توقيع رقمي مؤهل. لا يُسمح بـ EDS غير المؤهل إلا في حالات معينة ، منصوص عليها بشكل خاص حالات خاصة، والابتدائي غير مدرج فيها.

يعد نشاط قسم المحاسبة جزءًا لا يتجزأ من عمل المؤسسة ؛ أنها تنطوي على تنفيذ معظم إجراءات مختلفة- من الحساب إلى التسجيل والحفاظ على الوثائق الأولية. كما تختلف درجة مسؤولية الشركة أو مشرفها المباشر عن الأخطاء المرتكبة بشكل كبير: إذا كانت تتعلق بمشاكل داخلية بحتة ، فلا داعي حتى للحديث عن غرامة ؛ إذا كنا نتحدث عن مستندات الدفع ، والتي يتم على أساسها دفع الضرائب لاحقًا ، فقد يواجه الجاني ليس فقط عقوبة مالية ، ولكن أيضًا السجن. هذا هو السبب في أنه جيد عمل منظممع الأساسي يشير إلى مجالات العمل ذات الأولوية للكيان القانوني.

يستخدم مصطلح "الوثائق الأولية" ، على عكس أو ما شابه ، حصريًا في المحاسبة ، والتي ، إذا لزم الأمر ، قرار مشترك القضايا التنظيميةيسبب صعوبات لممثلي الإدارات الأخرى في المؤسسة. أدناه سيتم وصف ماهية المنظمة الأساسية ككل ، بالإضافة إلى قائمة إرشادية بالوثائق المدرجة فيها.

ما هو التوثيق المحاسبي الأساسي؟

الغريب أن الفعل المعياري الرئيسي المستخدم في تنظيم عمل قسم المحاسبة ، القانون الفيدرالي “On محاسبة»رقم 402-FZ ، المعتمد في 6 ديسمبر 2011 والذي يحتوي على تعديلات بتاريخ 29 يوليو 2018 ، لا يعطي تعريفا لا لبس فيه لهذه العبارة. وفقًا للفقرة 1 من المادة 9 من القانون المذكور ، يمكن تصنيف أي أوراق مصدق عليها رسميًا ومنفذة بشكل صحيح ، والتي تعكس واحدة أو أخرى من الحياة الاقتصادية للمشروع ، على أنها وثائق أولية.

تتضمن هذه الحلقات استلام الأموال مقابل المنتجات التي توفرها الشركة أو الخدمات المقدمة أو العمل المنجز ، أو ، على العكس من ذلك ، تحويل الأموال على حساب اقتناء عناصر المخزون. بناءً على طلب رئيس المؤسسة (الفقرة 4 من نفس المادة) ، قد تتضمن قائمة مستندات المحاسبة الأولية معلومات عن التسويات المتبادلة التي لا تتعلق بالمعاملات المالية.

مهم:المعيار الرئيسي للتوثيق الأساسي في المحاسبة هو وجود حقيقة تحويل الأموال من شخص (موظف ، رجل أعمال فردي ، شركة) إلى شخص آخر. وبالتالي ، لن يتم تضمينه في قائمة المنظمات الأساسية تحت أي ظروف ، ولكن الأمر النقدي الوارد أو الصادر يكون بالكامل.

معمدة تخزين المستندات الأولية في قسم المحاسبة لا تقل عن خمس سنواتمن سنة التسجيل. كما تبين الممارسة ، يطلب ممثلو دائرة الضرائب الفيدرالية في أغلب الأحيان مؤسسة أولية في السنة الأولى أو الثالثة ؛ في المستقبل ، يمكن نقل الأوراق لتخزينها في الأرشيف وبعد ذلك فترة محددة- إتلاف وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة ومتطلبات التشريع المحلي.

ومع ذلك ، نظرًا لأنه في الممارسة البيروقراطية الروسية يكون التخلص من المستندات أكثر صعوبة من الاستمرار في تخزينها ، يمكن ترك المستند الأساسي الذي أصبح غير ضروري في الأرشيف طالما كان هناك مساحة كافية ؛ لا توجد عقوبات على ذلك سواء بموجب القانون الاتحادي المحدد رقم 402-أو أي قوانين تنظيمية أخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تعيين صيانة الوثائق الأولية لموظف واحد أو عدة موظفين في المؤسسة ، اعتمادًا على مؤهلاتهم وعدد الموظفين. إذا كانت القضية تتعلق برجل أعمال فردي ليس لديه المتخصصين المناسبين تحت إمرته ، فيحق له ذلك اختيار الخاصةأو إعداد المستندات من تلقاء نفسها ، أو إشراك شركات خارجية تقدم مثل هذه الخدمات.

قائمة وثائق المحاسبة الأولية

في الطبعة الأخيرةالقانون الاتحادي رقم 402-FZ (أو بالأحرى ، في الفقرة 4 من المادة 9 من المستند) ، يتم نقل الحق في تحديد الوثائق التي تنتمي إلى الأساسي إلى الرئيس ( إلى الرئيس التنفيذي، مدير) للمشروع. وفقًا للممارسة المتبعة ، يوقع على القائمة التي أعدها بالفعل كبير المحاسبين ، على الرغم من أنه يمكنه تولي الوظيفة (من تحليل الأنشطة إلى التلخيص) على عاتقه بالكامل.

لذلك ، ليست هناك حاجة للحديث عن قائمة واحدة من الوثائق الأولية ؛ يمكننا فقط تسمية أكثر المقالات التي يتم تضمينها بشكل متكرر في قائمة الأوراق هذه:

1. معاهدة. النقطة الأكثر إثارة للجدل فيما يتعلق بملكية المستندات: في كثير من الأحيان ، لا يتم تخزين العقود في قسم المحاسبة ، ولكن في القسم القانوني أو حتى في قسم شؤون الموظفين. من ناحية أخرى ، فإن توقيع العقد هو الخطوة الأولى نحو حقيقة جديدة للحياة الاقتصادية للمؤسسة ، وبالتالي ، فإن العديد من المديرين ، بأوامرهم ، يشملون عقود البيع ، وتقديم الخدمات ، وأداء العمل ، الإيجار ، وغيرها من الأعمال المرتبطة مباشرة بحركة التدفقات النقدية ، إلى الأساسي. في الواقع ، يحتوي العقد الذي تمت صياغته بشكل مناسب على جميع علامات المستند الأساسي المدرجة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ ، مما يعني أنه لا يوجد انتهاك واضح في هذه الحالة.
2. يفحص. على أساس الفاتورة المقترحة ، يقوم المشتري (المستهلك) ، قبل أو بعد استلام البضائع أو الخدمات ، بتحويل الأموال إلى البائع (المورد). يمكن اعتبار قبول الفاتورة بمثابة الموافقة الفعلية على دفعها. بالإضافة إلى ذلك ، قد يحتوي هذا المستند الأساسي (أو يتكرر وفقًا للعقد) على شروط توفير عناصر المخزون أو العمل ، وكذلك طرق التسوية مع البائع وحتى إجراءات إعادة الأموال في حالة أن أحد طرفي الصفقة أو كليهما يفشلان في الوفاء بالتزاماتهما.
3. قائمة التعبئة. تحتوي هذه الوثيقة ، المضمنة دائمًا في الأساسي ، على القائمة الكاملةأصناف المخزون الصادرة أو المنقولة: كيف المنتجات النهائيةوالعناصر الفردية أو المواد الخام. لا يتم تنظيم عدد نسخ سند الشحن: يجب أن يتوافق مع عدد الأطراف في المعاملة. وبالطبع ، يجب أن تكون كل نسخة مصدقة بتوقيعات جميع الأطراف المقابلة ؛ بصمات الأختام أو الطوابع في هذه الحالة اختيارية.
4. قانون قبول التحويل. الوثيقة الأولية التي تم تجميعها على أساس نتائج تقديم الخدمات أو أداء العمل أو توريد أصناف المخزون. موقعة من قبل ممثلي كلا الطرفين ؛ إذا رفض أحدهم (الطرف المتلقي عادة) التوقيع ، فيمكن التصديق على الورقة من جانب واحد (بالتأكيد في وجود مراقبين). قد يحتوي قانون قبول النقل أيضًا على تعليقات أو توضيحات أو توضيحات إضافية أدخلتها الأطراف في الجدول ذي الصلة. يعد استخدام أختام أو طوابع المنظمات للحصول على الشهادات أمرًا اختياريًا. هناك اختلاف في هذا المستند ، مدرج أيضًا في المستند الأساسي ، وهو إجراء قبول ونقل الأصول الثابتة (OS-1) ، مما يعكس حركة الأصول الثابتة للشركة.
5. قسيمة الراتب. يوفر بيانات عن رواتب جميع موظفي الشركة ، بما في ذلك الحوافز و مدفوعات التعويض: المكافآت والرسوم الإضافية وما إلى ذلك. هذه الوثيقة الأساسية مصدق عليها بتوقيع كبير المحاسبين ورئيس المؤسسة ؛ أيضًا ، على عكس البندين المذكورين أعلاه ، لتأكيد القوة القانونية للبيان ، يتم لصق بصمة "حية" لختم أو ختم المنظمة.
6. المستندات النقدية. وتشمل هذه الطلبات الواردة والصادرة ودفتر النقد. يمكنك الحصول على الصورة الأكثر اكتمالا للحركة من خلال محتواها. التدفقات المالية. تحتوي KO-1 و KO-2 و KO-4 على معلومات تتعلق بكل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية - لذلك ، سيتم توجيه الأشخاص المصرح لهم أولاً قبل كل شيء عند التحقق. المستندات النقدية الإضافية المستخدمة بكثافة أقل قليلاً (سجل الطلبات النقدية KO-3 ودفتر الأستاذ للتدفق النقدي KO-5) تنتمي أيضًا إلى الوثائق الأولية ، ويتم وضعها وتخزينها وفقًا للقواعد العامة.

في أغلب الأحيان ، يتم تنظيم المنظمة الأساسية ترتيبًا زمنيًا - من المستند الأول في المعاملة إلى المستند الأخير ؛ خيارات أخرى ممكنة - عن طريق الملحقات ، مجتمعة ، إلخ.

كيف هي التوثيق الأساسي في المحاسبة؟

المكونات الضرورية لأي مستند أساسي هي:

• العنوان وفقًا للشكل الموحد المعمول به ؛
• تاريخ التوقيع (يمكن تحرير الورقة وطباعتها في أي وقت مناسب) ؛
• الاسم الرسمي الكامل للمؤسسة أو المؤسسة (يمكنك إضافة اسم مختصر) ؛
• وصف وشرح حلقة حركة الأموال ، أو حقيقة النشاط الاقتصادي ؛
• قيمة المعاملة من الناحية المادية (من ناحية) والنقدية (من ناحية أخرى) ، مع الإشارة التي لا غنى عنها لوحدات القياس ؛
• الأسماء وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة أو معايير الدولة لمناصب الأشخاص المسؤولين عن إبرام اتفاق وإجراء معاملة ؛
• التوقيعات مع نسخ من ممثلي أطراف الصفقة الذين شاركوا في إبرام العقد.

على النحو التالي من الفقرة 5 من نفس المادة ، يمكن حاليًا إعداد الوثائق الأولية في قسم المحاسبة في شكل ورقي وإلكتروني ؛ في الحالة الأخيرة ، يتم اعتمادها باستخدام التوقيعات الرقمية المؤهلة للأطراف وإرسالها إلى الأطراف المقابلة على أي وسيط مناسب أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

يتم إصدار معظم المستندات الأولية على أساس نماذج موحدة لا تخضع للتعديل ؛ تشمل الاستثناءات العقود وأعمال القبول والتحويل وعدد من الأوراق الأخرى ، والتي يتم تطوير شكل وهيكلها مباشرة من قبل الكيان التجاري.

بعض النصائح لإعداد الوثائق الأولية:

1. يُسمح بإجراء إدخالات في النموذج يدويًا باستخدام أقلام حبر جاف وأقلام هلام بالحبر الأزرق أو الأسود ؛ يستخدم الحبر الأحمر لإجراء تصحيحات. لملء الوثائق الأساسية في شكل إلكتروني ، يجوز استخدام أي أجهزة كمبيوتر إلكترونية مناسبة من الناحية التكنولوجية.
2. يجب تنفيذ كل من المستندات المدرجة في قائمة المستندات الأولية في الوقت المناسب. تعبئة وتوقيع الأوراق رجوعبموافقة متبادلة من الأطراف ، من الممكن تمامًا ، ولكن لا يُنصح بشدة بإبلاغ السلطات التنظيمية بهذا الأمر.
3. إذا كان الإجراء الخاص بإدخال البيانات في النموذج يتضمن تكرار المعلومات الرقمية (على سبيل المثال ، مبلغ الدفع) المكتوب ، فلا يمكن إهمال أحد أو المكون الآخر ، وإلا فقد يتم إبطال المستند.
4. عند إصدار وثيقة التقارير الأوليةلا تترك الحقول فارغة. إذا لم يكن هناك شيء للدخول فيه ، فيجب استخدام شرطة ، أو أفضل من ذلك ، علامة عالمية ، وهي علامة مزدوجة حرف لاتيني Z.

مهم:لا يجوز استخدام الشرائط التصحيحية أو السوائل أو شفرات الحلاقة لتصحيح الأخطاء أو ببساطة شطب البيانات المدخلة بشكل غير صحيح حتى يستحيل قراءتها في الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. اعتمادًا على الموقف ، يمكنك استخدام إصلاحات المخطط التفصيلي لتكملة النص الأساسي للدخول والانعكاس. في الحالة الأولى ، يتم شطب المعلومات الخاطئة بخط رفيع ، ويتم عمل سجل فوقها يعكس الحالة الحقيقية للأمور ، وعلى جانب الصفحة يوجد نقش "تصحيح (يمكن) الوثوق به" ، مصحوبًا بعلامة توقيع الشخص المسؤول وبصمة ختم أو ختم المنظمة. في الحالة الثانية ، يتم استكمال المعلومات الموجودة بالفعل بمعلومات جديدة ضرورية للحصول على فهم شامل للمعاملة. في الثالث ، والذي يستخدم غالبًا بشكل خاص عند العثور على معلومات مبالغ فيها في المصدر الأساسي ، يتم تكرار البيانات التي لا تتوافق مع الواقع باستخدام لصق أحمر ، وبجانبها ، يتم تقديم البيانات الصحيحة ، وهي عادية بالفعل. مطلوب أيضًا توقيع مصدق في هذه الحالة.

يجب أن تكون الوثيقة الأولية ، مثل الوثائق الأخرى ، واضحة ومقروءة ورائعة. سيساعد هذا في المستقبل ، في حالة وجود نزاعات ، على إثبات الحقيقة بسرعة ، وإثبات حالة الفرد في دعوى قضائية أو التحكم في عمل الأشخاص المصرح لهم. وسيكون الحافز الإضافي للإفراج الضميري وفي الوقت المناسب عن الوثائق هو الفقرة 3 من المادة 327 من القانون الجنائي لروسيا ، والتي بموجبها يعاقب على استخدام الأوراق المزورة بغرامة تصل إلى 80 ألف روبل أو ما يصل إلى ستة أشهر من دخل الجاني ، الاعتقال لمدة تصل إلى ستة أشهر ، العمل الإجباري أو التصحيحي لمدة تصل إلى 480 ساعة و 24 شهرًا على التوالي.

إن إثبات براءة الشخص أو عدم وجود جثة جرمية أمر صعب ويستغرق وقتًا وأعصابًا أكثر بكثير من التنفيذ عالي الجودة للوثائق الأولية.

تلخيص لما سبق

تشمل الوثائق الأساسية الوثائق التي تعكس حلقات النشاط الاقتصادي لمؤسسة أو منظمة. يتم تسجيلهم من قبل موظفي قسم المحاسبة ، وإذا لم يكن هناك أي تسجيل ، فإن صاحب المشروع نفسه أو الشركات التي تقدم خدمات مماثلة. يتم اعتماد قائمة كاملة من الوثائق الأولية المستخدمة في أنشطة الشركة من قبل رئيسها ، وعادة ما يتم تجميعها من قبل كبير المحاسبين.

عادةً ما تتضمن المستندات الأساسية العقود والفواتير وأعمال القبول والتحويل ، بما في ذلك الأصول الثابتة والمستندات النقدية والأوراق الأخرى. يجب أن تتضمن المربعات المدرجة في الفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 402-FZ. يُسمح بإجراء تصحيحات في المستندات بطرق محددة بدقة: نقوش عكسية أو كفافية أو تكميلية.